Информационные технологии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные технологии

И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев

Издательство: ТК Велби, Проспект

Год: 2007

В учебнике изложены понятие, структура, средства и методы информационных технологий. Технические средства информационных технологий представлены как совокупность устройств организационной, коммуникационной и компьютерной техники. С учетом преобладающего использования в информационных технологиях цифровой техники много внимания уделено программному обеспечению компьютерных технологий.

Учебник написан в соответствии с государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования Российской Федерации.

Для студентов, преподавателей, специалистов-информатиков, работающих в различных областях, а также широкого круга читателей.

Предисловие

Настоящее издание является учебником - введением в информационные технологии в офисной деятельности.

Необходимо отметить следующие особенности изложения материала.

1. Содержание понятия «информационная технология» раскрывается на обобщенном представлении категории «технология» и вводится как один из видов технологий, а не как самостоятельная и самодостаточная категория, что характерно практически для всех определений, дающихся в учебной и научной литературе.

2. Как следствие информационные технологии не сводятся исключительно к так называемым «новым» информационным технологиям, подразумевающим использование только средств вычислительной техники.

3. В состав технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий на равных основаниях, включены организационная, коммуникационная и вычислительная техника, используемые в офисной деятельности.

При рассмотрении программных средств компьютерных информационных технологий основное внимание уделяется принципиальным вопросам их построения и использования, в связи с чем отсутствует описание конкретных программ. Такое описание можно найти в многообразной и многочисленной литературе по компьютерной тематике.

Глава 1. ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Понятие информационной технологии

Понятие «информационная технология» базируется на понятии «технология». Наиболее широкое по содержанию его толкование дал польский философ и писатель Станислав Лем, который определил технологии как «...обусловленные состоянием знаний и общественной эффективностью способы достижения целей, поставленных обществом...».

А наиболее распространенным является определение, зафиксированное в различных энциклопедиях и словарях: «ТЕХНОЛОГИЯ (от греч. techne -- искусство, мастерство, умение и ...логия) - совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции...».

Последнее определение, несомненно, уже и конкретнее того, которое сформулировано С. Лемом, поскольку ограничивает его применение сферой промышленного производства, но оно позволяет вычленить основные его составляющие (рис. 1.1):

-- объект технологии, т. е. то, на что направлены действия, осуществляемые в рамках технологии (сырье, материалы, полуфабрикаты);

-- цель технологии, т. е. конечный результат действий, осуществляемых в рамках технологии (обработка, изготовление, изменение состояния, свойств, формы);

-- средства технологии и методы их применения, т. е. способы осуществления действий над объектом технологии для достижения цели технологии.

Поскольку в соответствии с определением С. Лема технологии не ограничиваются сферой промышленного производства, а определяются потребностями общества во всем их многообразии, то

Технология
Объект	Цель	Средства и методы

Рис. 1.1. Составляющие понятия «технология»

различные области человеческой деятельности требуют и различных технологий.

Различия технологий проявляются в том, на что направлена деятельность людей в той или иной сфере, т. е. в объектах технологий. Для промышленного производства, как уже указывалось, это сырье, Материалы, полуфабрикаты -- все, что составляет материально-вещественные ресурсы производства.

Если в качестве объекта деятельности, а следовательно, и соответствующих способов ее осуществления выступают энергетические ресурсы (например, электрическая энергия), то мы получаем энергетические технологии (производство, передача, преобразование, распределение, потребление энергии).

Финансовые ресурсы как объект деятельности порождают финансовые технологии (банковские и бухгалтерские технологии, технологии работы на рынке ценных бумаг, технологии финансового и экономического анализа и т. п.).

Информация как общественный ресурс тоже является объектом деятельности и, следовательно, связана с соответствующими технологиями -- информационными технологиями.

Опираясь на рассмотренное содержание понятия «технология», можно сформулировать следующее определение понятия «информационная технология»:

1.2 Объекты информационных технологий

В сформулированном определении понятия «информационная технология» в качестве ее объекта выступает информация. В современной научной литературе существует множество подходов к определению содержания понятия «информация».

Для наших целей достаточно указать на практическое совпадение содержания таких понятий, как «информация», «сведения» «сообщение», «данные», которые в словарях и энциклопедиях определяются друг через друга. Будем в дальнейшем опираться на достаточно однозначное понимание содержания этих понятий как сведений о чем-либо.

Эти сведения или информация как объект информационных технологий характеризуются формой восприятия или представления и содержательной интерпретацией, а также материальным носителем (рис. 1.2).

Объекты информационных технологий
Форма представления и восприятия	Содержательная интерпретация	Материальный носитель

Рис. 1.2. Характеристика объекта информационных технологий

Форма восприятия и представления информации определяет основной способ конечного их использования в той или иной сфере деятельности и предполагает один из следующих вариантов (рис. 1.3):

текстовая информация;

аудиоинформация (звуковая);

видеоинформация (визуальная).

Форма восприятия и представления информации
Текстовая информация	Аудиоинформация (звуковая)	Видеоинформация (визуальная)

Рис. 1.3. Формы восприятия и представления информации

Текстовая информация -- это различные виды письменной речи или представления данных с помощью систем специальных знаков (математические и химические формулы, тексты программ и т. п.).

Аудиоинформация -- это устная речь, музыка, звуки естественного или искусственного происхождения, системы звуковых сигналов различного назначения.

Видеоинформация -- это различного вида образы, воспринимаемые органами зрения (рисунки, схемы, карты, фильмы и т. п.).

Содержательная интерпретация определяет восприятие конкретной информации той или иной формы восприятия и представления в рамках конкретного вида деятельности или решаемой задачи.

Так, текст некоторого документа на английском языке понятен и может быть использован специалистом, знающим английский язык, но не имеет практического смысла для человека, не владеющего указанным языком. Одна и та же математическая формула описывает различные сущности в зависимости от интерпретации операндов, ее составляющих. Одни и те же звуковые сигналы, подаваемые с помощью горна в различных армиях мира, воспринимаются по-разному. Этих примеров достаточно для того, чтобы показать необходимость такой характеристики информации, как ее содержательная интерпретация.

Носитель информации -- это материальное воплощение информации той или иной формы восприятия и представления.

В принципе, в качестве носителя информации может выступать любой материальный объект (в том числе и физическое поле той или иной природы), определенные состояния или свойства которого могут рассматриваться как представление информации. Рассмотрим примеры.

Носителями текстовой информации в разное время человеческой истории выступали такие материальные объекты, как поверхность каменных пещер, выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный в этом отношении носитель -- бумага. Все эти носители имели то свойство, что в течение определенного времени изменяли свои физические свойства в диапазоне, позволяющем сохранять изображение текста.

Носители аудиоинформации не так разнообразны. Это прежде всего естественная среда, передающая звуковые волны, а также различного рода искусственные материальные объекты, определенные свойства которых позволяют фиксировать, хранить и воспроизводить звуковые колебания (восковые валики, виниловые диски, намагниченные проволока и пленка, магнитные и оптические диски). Естественно, следует упомянуть и электромагнитные поля, позволяющие воспринимать, передавать и воспроизводить звуковые колебания (радио, телефон, телеграф и т. п.).

Носители видеоинформации естественным образом включают в себя все перечисленные выше носители текстовой информации. Кроме того, они включают в себя различного рода фотоматериалы, голографические пластины и прочие материалы, позволяющие фиксировать, хранить и воспроизводить зрительные образы. К носителям видеоинформации следует отнести электромагнитные поля, позволяющие воспринимать, передавать и воспроизводит звуковые колебания (телевидение).

К особым видам носителей информации относят так называемые «электронные». Это не вполне точное название (поскольку в большинстве случаев речь идет о магнитных и оптических носителях) объединяет все виды носителей, которые хранят данные

в виде некоторых объектов (файлов, дисковых томов и т. п.), интерпретация которых с помощью программ, выполняемых компьютером, воспроизводит ту или иную форму информации на соответствующих устройствах.

1.3 Результаты информационных технологий

Целью, или результатом, информационной технологии является целенаправленное изменение свойств информации, определяемое содержанием решаемой задачи или проблемы.

Такие изменения осуществляются с помощью различного рода информационных преобразований.

Каждое такое преобразование характеризуется содержанием, направлением и объемом (рис. 1.4).

Информационное преобразование
Содержание	Направление	Объем

Рис. 1.4. Характеристики информационного преобразования

Содержание информационного преобразования определяется конкретным набором изменяемых свойств информации, и с этой точки зрения выделяют следующие информационные преобразования (рис 1.5):

сбор информации;

накопление информации;

регистрацию информации;

передачу информации;

копирование информации;

упорядочение информации;

хранение информации;

поиск информации;

— представление информации;

	Сбор	Накопление	Регистрация
Защита					Передача
Выдача	Информационные преобразования	Копирование
Представление					Упорядочение
	Поиск	Хранение

Рис. 1.5. Виды информационных преобразований

выдачу информации;

защиту информации.

Сбор информации представляет собой процесс получения сведений из различных источников о состоянии тех явлений и объектов, свойства которых являются существенными для решения конкретных задач.

Накопление информации -- это процесс аккумулирования собранных сведений в каком-либо накопителе в том случае, когда нет возможности немедленного их использования.

Регистрация информации -- это процесс фиксирования собранных (или иных) сведений на том или ином материальном носителе.

Передача информации -- это процесс изменения пространственных координат

сведений, т. е. их перемещение из одного места в другое.

Копирование информации -- это процесс дублирования сведений для одновременного их использования в нескольких местах.

Упорядочение информации -- это процесс размещения сведений в соответствии с определенными отношениями между ними.

Хранение информации -- это процесс изменения временных координат сведений, т. е. их содержание в хранилище (архиве) с целью последующего использования. Хранится только упорядоченная информация.

Поиск информации -- это процесс выборки сведений из хранимой информации по тому или иному запросу. Запросы, как правило, учитывают упорядоченность хранимой информации.

Представление информации -- это процесс приведения сведений из формы получения (при передаче) или хранения (при поиске) в форму, удобную для последующего использования при решении конкретных задач.

Выдача информации -- это процесс передачи сведений в необходимой форме представления для решения конкретных задач.

Защита информации -- это процесс обеспечения сохранности сведений как таковых, а также процесс ограничения доступа к ним

При решении конкретных задач для каждого вида информационного преобразования определяются его направление и объев. Направление характеризует конкретную реализацию преобразования (например, степень упорядоченности в соответствующем преобразовании), а объем -- его количественные характеристик (например, количество сведений, передаваемых на хранение).

1.4 Средства и методы информационных технологий

Каждое информационное преобразование в зависимости от eго направления и объема, а также возможностей конкретной реализации может осуществляться различными методами и средствам.

Средства и методы информационных технологий включают в себя (рис. 1.6):

комплекс технических средств;

средства управления техническим комплексом;

организационно-методическое обеспечение.

Средства и методы информационных технологий
Комплекс технических средств	Средства управления техническим комплексом	Организационно- методическое обеспечение

Рис. 1.6. Структура средств и методов информационных

Комплекс технических средств -- это совокупность инструментов, приспособлений, машин, механизмов и автоматических устройств, с помощью которых осуществляется собственно информационное преобразование.

Средства управления техническим комплексом позволяют персоналу осуществлять целенаправленное использование технических средств для реализации информационного преобразования.

Организационно -- методическое обеспечение увязывает реализацию всех действий технических средств и персонала в единый монологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного преобразования и включает в себя:

нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению различных документов в рамках решения конкретной задачи;

инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной информационной технологии.

Если основу комплекса технических средств составляют средства компьютерной техники, то речь идет о компьютерных информационных технологиях.

Глава 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

2.1 Общая характеристика технических средств информационных технологий

Технические средства являются неотъемлемой и наиболее существенной составляющей информационной технологии, выполняя ту же роль, что и средства производства в трудовой деятельности.

В самом общем смысле технические средства (техника) представляют собой совокупность средств человеческой деятельности создаваемых и используемых для осуществления процессов производства и обслуживания непроизводственных потребностей общества.

Основное назначение техники:

— облегчение и повышение уровня эффективности трудовых усилий человека;

— расширение его возможностей в процессе трудовой деятельности;

— освобождение (полное или частичное) человека от работы в условиях, опасных для здоровья.

Состав технических средств весьма разнообразен, но можно предложить следующую их классификацию (рис. 2.1), учитывающую описанное назначение техники:

— приспособления и инструменты;

— машины и механизмы;

— автоматические устройства.

Технические средства
Приспособления и инструменты	Машины и механизмы	Автоматические устройства

Рис. 2.1. Классификация технических средств

В процессе общественного развития технические средства последовательно приобретали новые возможности, расширяя сферы своего применения.

Первоначально они представляли собой различные приспособления и инструменты, с помощью которых облегчалось выполнение трудовых операций на основе использования мускульной силы человеческого организма без применения внешних источников энергии.

Качественно иной, более высокий уровень развития технических средств представляют собой машины и механизмы -- механические устройства, выполняющие полезную работу на основе использования внешних (по отношению к человеческому организму) источников энергии. При своей энергетической независимости машины и механизмы существенно зависят от человека, осуществляющего управление ими. Использование машин и механизмов и той или иной сфере деятельности называется механизацией.

Следующий уровень развития технических средств представлен автоматами -- устройствами, самостоятельно, под управлением некоторой программы, выполняющими ряд заданных операций. Их отличие от машин и механизмов состоит в том, что наряду с энергетической независимостью они обладают определенной автономностью поведения в рамках заданной программы. Использование автоматов (автоматических устройств) в той или иной сфере деятельности называется автоматизацией.

Определение состава и классификацию технических средств информационных технологий можно производить на основе приведенных общих положений о средствах и орудиях трудовой деятельности с учетом специфики предметов труда, которыми в данном случае выступают информационные объекты -- данные на материально-вещественных носителях.

Во многом общие представления о средствах и орудиях трудовой деятельности сложились исходя из преобладающего энергосилового характера выполняемых операций над материальными объектами, составляющими множество предметов труда в процессе производства. Они практически без изменения могут быть применены к тем техническим средствам офисных технологий, объектами действия которых являются собственно материально-вещественные носители данных, но не сами эти данные. С учетом этого в составе технических средств достаточно просто выделить группы, относящиеся к приспособлениям и инструментам, машинам и механизмам, автоматическим устройствам.

При рассмотрении в качестве предметов трудовой деятельности собственно данных необходимо уточнить критерии отнесения тех или иных технических средств к определенной группе, поскольку речь идет уже не об энергосиловых, а об информационных преобразованиях, не о физическом, а об умственном труде.

Умственную деятельность можно определить как совокупность преобразований информации, совместно выполняемых различны ми органами человеческого организма и включающих в себя:

— восприятие данных различной формы представления (через органы чувств);

— их содержательную (семантическую) обработку в процессе мозговой деятельности;

— оперативное и долговременное хранение, реализуемое соответствующими биохимическими процессами;

— выдачу результатов посредством их представления в той или иной форме (с помощью голосовых связок, мимики, жестов, создания зрительных образов с использованием подручных средств)

Все указанные преобразования информационных объектов можно свести к трем группам:

— изменение формы представления информации (запись текста под диктовку, зачитывание вслух бумажного документа, переписывание документа и т. п.);

— изменение материального носителя данных (часто сопровождает изменение формы представления данных);

— изменение содержания (семантики) данных (реферирование документа, формирование управленческого решения и т. п.)

Достаточно очевидно, что основу умственной деятельности составляет изменение содержания данных (а зачастую и их создание), в то время как изменение их носителя и формы представления играет подчиненную, обслуживающую роль. Поэтому решение вопроса о развитии и группировке технических средств обеспечения умственного труда следует начинать именно с содержательной обработки данных. Исторически такие средства начали развиваться и применяться применительно к счетной работе.

Выполнение вычислений предполагает:

— восприятие и фиксацию исходных чисел;

— выполнение действий над ними (арифметических операций) с кратковременным (оперативным) хранением промежуточных результатов;

— отображение (представление) итоговых значений.

Разработанные для выполнения этой работы технические средства могут быть сгруппированы в зависимости от того, какие операции на них возлагаются:

1) счеты, счетные палочки, логарифмические линейки, арифмометры - относятся к инструментам и приспособлениям;

2) настольные счетные машины, счетно-перфорационная техника - относятся к машинам и механизмам;

3) компьютерная техника -- относится к автоматическим устройствам.

Таким образом, применительно к техническим средствам информационных технологий с учетом изложенных соображений можно применить традиционную классификацию, предполагающую выделение приспособлений и инструментов, механизированных (механических) и автоматизированных (автоматических) устройств.

Указанная группировка технических средств является обобщенной, отражая лишь те их особенности, которые связаны со степенью их применения в тех или иных технологиях с точки зрения замены живого труда.

Более содержательной является функциональная группировка (рис. 2.2), отражающая целевое предназначение технических средств. В этом отношении можно выделить:

— средства организационной техники;

— средства коммуникационной техники;

— средства вычислительной (компьютерной) техники.

Технические средства информационных технологий
Организационная техника	Коммуникационная техника	Компьютерная техника

Рис. 2.2. Функциональная структура технических средств

Организационная техника включает в себя различные и разнообразные средства облегчения и обеспечения офисного и инженерно-технического труда от канцелярской «мелочи» (скрепки, кнопки, ластики и т. п.) до сложнейших комплексов копировального и проекционного оборудования.

Коммуникационная техника включает в себя различные средства передачи информации (телефоны, радиосвязь, факсимильная вязь и т. д.).

Компьютерная техника включает в себя различные виды автоматических средств выполнения разнообразной обработки информации.

2.2 Жизненный цикл технических средств информационных технологий

В целом комплекс технических средств информационных технологий в процессе своего существования проходит через последовательность стадий, имеющую циклическую структуру, основная составляющая которой получила название «жизненного цикла».

Это понятие довольно широко распространено и является концентрированным выражением концепции циклического развития сложной системы, в соответствии с которой ее функционирование осуществляется по своеобразной спирали, каждый виток которой («жизненный цикл») имеет одну и ту же структуру (последовательность стадий), но от витка к витку характеризуется все боле высоким уровнем сложности и эффективности.

Структура жизненного цикла комплекса технических средств офисных технологий включает в себя следующие последовательные компоненты:

— формирование состава (проектирование) комплекса технических средств;

— установка комплекса технических средств;

— эксплуатация комплекса технических средств;

— оценка эффективности функционирования комплекса технических средств и принятие решения о его модернизации.

Следует иметь в виду, что такое представление структуры жизненного цикла комплекса технических средств является упрощением, поскольку не учитывает следующих факторов:

— функциональную неоднородность технических средств;

— временную неоднородность функционирования технически средств;

— различия в принципах восстановления работоспособности отдельных видов технических средств.

Функциональная неоднородность проявляется в наличии в составе комплекса, с одной стороны, различных по возможностям орудий труда (инструментов и приспособлений, средств механизации и автоматизации), а с другой -- различных функционалы ориентированных средств (организационной, коммуникационной компьютерной техники).

Временная неоднородность комплекса технических средств проявляется в различных длительностях эксплуатации отдельных его составляющих и неодновременности моментов начала и окончания реального их полезного использования.

Различия в принципах восстановления работоспособности проявляются в том, что одни технические средства являются орудиями разового использования, другие -- требуют периодического ремонта для восстановления своих эксплуатационных характеристик, а третьи -- могут подвергаться модернизации с последующим расширением своих возможностей и улучшением качества выполнения необходимых функций.

По указанным причинам имеет смысл рассматривать структуру процессов функционирования отдельных технических средств, а их состав и специфичные особенности и будут определять сложную структуру реализации жизненного цикла комплекса технических средств информационных технологий в целом.

Каждое техническое средство в отдельности в процессе своего функционирования в офисе проходит через следующие стадии.

1. Определение необходимости технической поддержки определенного вида деятельности.

2. Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности.

3. Приобретение технических средств.

4. Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств.

5. Выполнение техническими средствами необходимых функций по поддержке определенного вида деятельности (эксплуатация).

6. Оценка функционирования технических средств и их эксплуатационных характеристик.

7. Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении эксплуатационных характеристик технических средств.

8. Модернизация при необходимости и возможности улучшения паспортных значений эксплуатационных характеристик технических средств.

9. Демонтаж технических средств при необратимой утрате эксплуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требованиям (моральном устаревании), а также при модернизации, если она проводится вне места эксплуатации.

10. Продажа технических средств.

11. Утилизация технических средств.

Варианты следования указанных стадий представлены на рис. 2.3.

Определение необходимости технической поддержки определенного вида деятельности предполагает проведение соответствующей работы по анализу решаемых задач, их составу, объему обрабатываемой информации, в результате чего делаются выводы о необходимости (или об отсутствии таковой) применения технических средств для более эффективной организации обработки данных.

1	Определение необходимости технической поддержки

2	Выбор конкретной разновид-ности технических средств

3	Приобретение технических средств
4	Установка (монтаж) технических средств
6	Оценка функционирования технических средств
5	Эксплуатация технических средств
7	Восстановительный ремонт технических средств
8	Модернизация технических средств
9	Демонтаж технических средств
10	Продажа технических средств

11	Утилизация технических средств

Рис. 2.3. Структура жизненного цикла технических средств

Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности предполагает проведение работы по анализу имеющихся технических средств и отбору тех из них, которые являются наиболее приемлемыми в конкретных условиях. При этом учитываются следующие факторы.

1. Степень соответствия возможностей и эксплуатационных характеристик конкретных технических средств выявленным потребностям в рамках реализации необходимого вида деятельности.

2. Совместимость выбираемых технических средств с другими компонентами технического комплекса как в рамках конкретной технологии, так и в составе всего технического обеспечения.

3. Степень соответствия технико-эксплуатационных характеристик выбираемых средств достигнутому уровню научно-технических разработок в соответствующей области.

4. Требуемый уровень квалификации персонала для эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.

5. Гарантированная длительность эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.

6. Надежность выбираемых технических средств.

7. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для персонала.

8. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для окружающей среды.

9. Затраты на приобретение выбираемых технических средств.

10. Затраты на установку выбираемых технических средств.

11. Затраты на возможное обучение или переподготовку персонала.

12. Затраты на эксплуатацию выбираемых технических средств.

Приобретение технических средств может осуществляться либо непосредственно в торговой сети (для относительно несложных технических средств), либо по договорам о поставках, заключаемых с производителями технических средств или с соответствующими специализированными организациями, имеющими необходимые лицензии.

Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств выполняется с учетом особенностей конкретных видов оборудования.

Для одних групп технических средств (характеризующихся относительной простотой устройства и эксплуатации) она сводится к распаковке оборудования и выполнению действий, предусмотренных инструкциями по установке и не требующих специальной профессиональной подготовки персонала и проведения каких-либо предварительных работ по подготовке помещения.

Другая группа технических средств для своей установки требует привлечения специального персонала (монтажников и наладчиков) и, может быть, выполнения в небольшом объеме предварительных работ по соответствующему обустройству помещения (прокладки дополнительных линий электропитания и коммуникаций и т. п.).

Достаточно сложные комплексы технических средств могут потребовать выполнения сложных по своему составу и содержанию работ, требующих координации и соответствующего обеспечения. Монтаж оборудования в этом случае должен проводиться в соответствии с рабочими чертежами, проектом производства монтажных работ, а также отраслевыми и междуведомственными нормами.

Выполнение техническими средствами необходимых функций офисной деятельности (эксплуатация) должно осуществляться в соответствии с инструкциями предприятий -- изготовителей оборудования. Эти инструктивные документы должны быть выполнены на рабочем языке организации (по законодательству Российской Федерации это русский язык) и оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ 2.601-95 «ЕСКД. Эксплуатационные документы».

Эксплуатационные документы (ЭД) предназначены для эксплуатации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения правил эксплуатации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования), отражения сведений, удостоверяющих гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утилизации.

В соответствии с ЭД в процессе использования технических средств необходимо вести техническое обслуживание (регламентные работы, своевременную замену выработавших свой ресурс узлов, восполнение расходных материалов и т. д.).

Особое внимание в процессе эксплуатации технических средств должно быть уделено обеспечению безопасности труда, общие порядок и правила которого основаны на нормативных документах.

В процессе функционирования технических средств необходимо регулярно оценивать эффективность их работы, соответствие реальных значений эксплуатационных характеристик паспортным, а также соответствие реальным потребностям.

Оценка эффективности функционирования технических средств может осуществляться в соответствии со специально разработанным регламентом, но в большинстве случаев процедурно реализуется в том же порядке, что и определение потребности в технической поддержке функций офисной деятельности.

Но результатом здесь является принятие решения о реализации одного из следующих вариантов действий.

1. Направление технического средства на восстановительный ремонт при необходимости доведения значений эксплуатационных характеристик до уровня паспортных.

2. Направление технического средства на модернизацию при необходимости и возможности улучшения значений эксплуатационных характеристик по сравнению с уровнем паспортных знамений.

3. Продажа или безвозмездная передача технического средства, уровень значений эксплуатационных характеристик которого уже недостаточен для использования в организации, но представляет интерес для других пользователей.

4. Списание и утилизация технического средства, эксплуатационные свойства которого уже не отвечают никаким потребностям.

Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении эксплуатационных характеристик технических средств осуществляется либо по гарантийным обязательствам предприятия-изготовителя, если выход из строя оборудования произошел в сроки и по причинам, в них оговоренным, либо путем обращения в соответствующие представительства изготовителей или специализированные организации, выполняющие ремонтно-восстановительные работы.

Модернизация при необходимости и возможности улучшения паспортных значений эксплуатационных характеристик технических средств во многом по содержанию выполняемых работ совпадает с выбором конкретной разновидности технических средств (точнее определением возможностей модернизации), выполнением определенных ремонтных и производственных работ, а также установкой (монтажом) оборудования, что позволяет использовать ту же нормативную базу, что и для упомянутых стадий жизненного цикла техники.

Демонтаж технических средств при необратимой утрате эксплуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требованиям (моральном устаревании) по содержанию выполняемых работ во многом совпадает с монтажными действиями и, следовательно, имеет практически ту же нормативную базу.

Продажа или передача технических средств предполагает устранение из организации заменяемых и (или) демонтируемых компонентов оборудования. При этом продажа осуществляется на договорных началах с передачей всей необходимой технической документации.

Утилизация технических средств должна осуществляться таким образом, чтобы извлечь максимальную пользу за счет извлечения тех материалов и компонентов, которые могли бы быть привлечены в качестве вторичного сырья (рециклинг), а также минимизировать или исключить вредное воздействие на окружающую среду.

Глава 3. СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

3.1 Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники

Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных -- внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации -- с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации -- с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм -- производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:

Ручные пишущие средства.

Пишущие машины.

Диктофонная техника.

Печатающие устройства для персональных компьютеров.

2.0. Средства копирования документов:

Средства электрофотографического копирования.

Средства ризографии.

3.0. Средства микрографии.

4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:

Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).

Конвертовскрывающие машины.

Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

Машины для уничтожения документов (шредеры).

Первичные и вторичные средства хранения документов.

Картотечное оборудование.

5.0. Средства коммуникационной техники:

5.1. Средства и системы телефонной связи.

5.2. IР-телефония.

5.3. Электронная почта.

5.3. Пневматическая почта.

6.0. Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

— объем документооборота;

— временные характеристики документопотоков;

— средняя информационная емкость документов;

— количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;

— тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

— объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);

— первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

— вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

— имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;

— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

— наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;

— фирма -- производитель данной техники и страна сборки;

— наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

— технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

— соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

— стоимость оборудования;

— стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

— наличие сертификата Ростеста;

— срок службы оборудования.

По определению, документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

— экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;

— предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

— исполнение документов и вторичное копирование;

— передача документов на архивное хранение;

— экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофотографического копирования и критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.

Основными характеристиками копировальных аппаратов являются следующие:

— скорость копирования;

— производительность;

— рекомендуемый объем копирования;

— формат оригинала и копии.

Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:

— по габаритам: портативные, настольные, офисные;

— по принципам сканирования: аналоговые (более старые модели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);

— по цветности: одноцветные и цветные;

— стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для издательских комплексов), широкоформатные (для изготовления чертежей);

— по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;

— по объему копирования (в день, месяц, год).

При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:

— на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;

— гарантийный срок работы копировального аппарата;

— производительность;

— трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;

— наличие технической документации;

— подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производителя (при покупке нескольких копиров);

— получение информации о надежности работы копировальных аппаратов из данных сервис-центров.

Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в России следующие:

1. Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования -- до 6 копий/мин, объем копирования --- до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.

2. Низкоскоростные офисные настольные копировальные аппараты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирования-- 10--20 копий/мин, объем копирования -- до 1500--3000 копий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможностям они значительно превосходят копировальные аппараты в малогабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производительность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителями формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.

3. Офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования -- 15---40 копий/мин формата А4 или 10--20 копий/мин формата A3, рекомендуемый объем копирования -- до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копировальных аппаратах предусмотрены следующие дополнительные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; возможность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ресурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.

4. Копировальные аппараты для больших офисов и бизнес центров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирования -- 40--85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования -- 1500-- 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осуществлять печать оригиналов большого формата, получать отпечатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно записанных заданий копирования на специальных карточках и др.

В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспечивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей.

В последнее время практически все ведущие фирмы -- производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. При этом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут быть включены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

О цветных копировальных аппаратах. По сути это цифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белой и цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветной фотографии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройства таких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабанов низок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельно поставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.