Специализированный программный продукт по работе со счетами-фактуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В связи с быстрым развитием компьютерных технологий и еще большим расширением границ применения средств электронной вычислительной техники связанным с информационным взрывом, сущность которого состоит в том, что человек должен воспринимать и перерабатывать лавинообразно нарастающее количество информации.

Перерабатывать большой объем информации в кратчайшие сроки очень затруднительно, а порой практически невозможно без специального, соответствующего нынешним запросам, программного обеспечения.

Подход к организации обработки данных находит наиболее яркое выражение в концепциях банков данных. Опыт применения ЭВМ показывает, что для построения прикладных систем обработки данных самым эффективным инструментом оказывается не универсальные алгоритмические языки высокого уровня, а специализированные языки для создания систем управления данными. Такие средства обычно включается в состав систем управления данными (СУБД). СУБД дают возможность осуществлять непосредственное управление данными, а программистам разрабатывать более совершенные программные средства их обработки.

Сейчас существует большое количество разработок в области систем управления базами данных, а также пакетов прикладных программ. Но специализация различных предприятий не всегда позволяет адаптировать уже имеющиеся программные средства под свою специфику работы, тем более, что это связано с дополнительными затратами. Поэтому задача моего дипломного проекта связана с конкретным запросом ОАО "СаратовОблГаз" разработать специализированный программный продукт по работе со счетами-фактуры, поступающими на предприятие и исходящими с предприятия и отвечающие требованиям отдела бухгалтерии.

1. Обоснование необходимости автоматизации оформления счетов-

фактур

Постановлением №914 п.6 организации предоставлено право составлять счета-фактуры с использованием компьютера. При этом допускаются незначительные отклонения от стандартной формы. Но вместе с тем последовательность расположения и число показателей должны соответствовать типовой форме.

Применение компьютера при организации составления счетов-фактур значительно уменьшает трудозатраты и снижает возможность ошибок. Важную роль играет такой фактор как внимательность снижающаяся при ручной работе, при которой возможность исправить допущенную ошибку существенно меньше. Наряду с этим большое значение имеет сохранность данных и защита от несанкционированного доступа. Базу данных счетов-фактур целесообразно организовывать таким образом, чтобы были возможны сортировка, поиск и выборка данных по покупателям, периодам, видам товаров и другим параметрам. Это необходимо, прежде всего, для организации внутреннего контроля за полнотой отражения продаж в счетах-фактурах, для оперативного решения спорных вопросов, возникающих в отношениях с покупателями и с налоговыми органами во время проверок.

В случае применения компьютерной формы учета при наличии большого количества покупателей или поставщиков допускается ведение книги продаж или ведение книги покупок также с использованием компьютера. При этом имеет смысл несколько увеличить число показателей, отражаемых в книгах продаж и книгах покупок с целью адаптации данных, указанных в них, к данным налогового и бухгалтерского учета. Желательна также и возможность сортировки, поиска и выборки по отдельным признакам. В данном случае рекомендуется соблюсти требования по введению новых регистров учета не только в интересах проведения налоговых проверок, но и в интересах совершенствования учета, и в целях предоставления пользователям бухгалтерской информации более точных и разнообразных данных, позволяющих принимать эффективные управленческие решения.

Следует помнить, что страницы книг продаж (покупок) должны быть распечатаны, пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью по истечении 20-дневного срока после окончания отчетного периода (месяца или квартала). Требование регулярно переносить данные, хранящиеся и обрабатываемые в электронном виде, на бумажные носители, характерно для всех форм компьютерного учета. Действующим законодательством допускается ведение компьютерного учета даже кассовой книги, но ее вывод на бумагу должен производиться в конце рабочего дня. Требования, предъявляемые к ведению книги продаж и книги покупок, сопоставимы с теми, которые предъявляются к ведению кассовых книг (нумерация, прошнуровывание, скрепление печатью и т.д.). Тем не менее, распечатка некоторых записей может осуществляться через длительный период времени после их внесения в базу данных (продолжительность отчетного квартала плюс 20 дней). При этом весьма вероятно нарушение требований последовательности внесения записей, отсутствия помарок и не оговоренных исправлений. Однако следует помнить, что ведение компьютерного учета журналов учета счетов-фактур законодательством не предусмотрено, поэтому компьютеризация данного учета при проверках может быть истолкована как нарушение установленного порядка учета счетов-фактур.

2. Описание предметной области

2.1 Документы, регулирующие применение счетов-фактур

С 1 января 1997 года на основании Указа Президента РФ от 8 мая 1996 года № 685 "Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины" (далее- Указ № 685) все плательщики налога на добавленную стоимость обязаны оформлять счета-фактуры по каждой отгрузке товаров (выполнению работ, оказанию услуг).

Основные положения по составлению счетов-фактур и связанных с ними документов утверждены Постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 года № 914 "Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее- Постановление №914).

Разъяснения о порядке применения счетов-фактур были приведены также в совместном письме Госналогслужбы РФ и Минфина РФ от 25 декабря 1996 года № ВЗ-6-03/890,109 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость с 1января 1997 года" (далее - Письмо № 109).

Однако Минюст РФ письмом от 12 февраля 1997 года №07-02-61-97 (далее - Письмо Минюста) признал несоответствие рекомендации по порядку применения счетов-фактур Письма № 109 Положениям Постановления № 914 и подверг сомнению целесообразность издания данного письма (поскольку в Указе № 685 определение порядка ведения журнала учета счетов-фактур было поручено Правительству РФ).

Счета-фактуры, введенные Указом № 685 для укрепления налоговой и платежной системы, призваны упорядочить налоговый учет в организациях и на предприятиях, сократить случаи уклонения от уплаты налога поставщиками и необоснованного предъявления к зачету сумм НДС покупателями. Счета-фактуры являются инструментом дополнительного контроля налоговых органов за полнотой уплаты НДС и используются ими для выявления фактов уклонения от НДС при встречных проверках.

2.2 Применение счетов-фактур. Новая обязанность плательщиков

налога на добавленную стоимость

В соответствии с Указом Президента № 685 и Постановлением № 914 все плательщики налога на добавленную стоимость, в том числе и субъекты малого предпринимательства, при совершении операций по реализации (отгрузке) товаров (работ, услуг) обязаны выписывать счета-фактуры и регистрировать их в книге продаж и книге покупок, которые ведутся по установленным формам.

Согласно Закону РФ от б декабря 1991 года № 1992-1 "О налоге на добавленную стоимость" плательщиками налога являются предприятия и организации, осуществляющие производственную и иную коммерческую деятельность, а именно:

- организации независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, имеющие статус юридических лиц (государственные, муниципальные предприятия, хозяйственные товарищества и общества, учреждения и другие виды организаций);

- предприятия с иностранными инвестициями;

-индивидуальные(семейные) частные предприятия;

-филиалы, отделения и другие обособленные подразделения организаций, находящиеся на территории Российской Федерации и самостоятельно реализующие товары (работы, услуги);

- международные объединения и иностранные юридические лица.

Составление счетов-фактур является обязательным при реализации продукции (работ, услуг) как облагаемой НДС, так и освобожденной от этого вида налога. Следовательно, наличие льгот по НДС не. освобождает налогоплательщиков от составления указанного документа, за исключением:

- предприятий розничной торговли и общественного питания, осуществляющих продажу за наличный расчет, а также организаций, оказывающих платные услуги (работы) непосредственно населению с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ), которые вместо счетов-фактур используют чек по форме, Предусмотренной Постановлением № 914 (см. п. 7.8 "Особенности применения счетов-фактур на предприятиях розничной торговли и общественного питания"). При этом в чеке должны быть указаны: наименование организации-продавца, номер кассового аппарата, номер и дата выдачи чека, стоимость (цена) продаваемого товара с НДС;

- малых предприятий, перешедших на упрощенную систему налогообложения (предполагающую замену уплаты всей совокупности установленных законодательством налоговых платежей уплатой единого налога с суммы совокупного дохода либо с суммы валовой выручки) и соответственно не являющихся плательщиками НДС;

- граждан, выступающих в качестве, предпринимателей без образования юридического лица (индивидуальные предприниматели), которые по Закону РФ "О налоге на добавленную стоимость" не являются плательщиками НДС.

Обязанность по составлению счетов-фактур у предприятий и организаций возникает также в случаях:

* поступления на счет поставщика любых денежных средств, получение которых связано с расчетами по оплате товаров (работ, услуг), а также аванса (предоплаты) (см. п. 7.3. "Отражение в счетах-фактурах предоплаты")

* получения средств от взимания штрафов, взыскания Пеней по хозяйственным договорам и выплаты неустоек за нарушение обязательств, предусмотренных договорами поставки товаров..(выполнения работ, оказания услуг);

* безвозмездной передачи товаров (работ, услуг), основных средств, нематериальных активов (в том числе зачисляемых в уставные фонды);

* направления средств на совместную деятельность в период создания общей долевой собственности (см. п. 7.14 "Совместная деятельность"). Таким образом, оформление счетов-фактур обязательно при совершении практически любых хозяйственных операций, кроме внутрипроизводственных.

Изменения в документообороте

Общеустановленные нормы исчисления и уплаты НДС определены в Законе РФ "О налоге на добавленную стоимость" и изданной на его основе инструкции Госналогслужбы РФ от II октября 1995 года № 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" с изменениями и дополнениями (далее - Инструкция ГНСРФ№39).

В соответствии с данными документами сумма налога на добавленную стоимость при реализации товаров (работ, услуг) должна быть выделена отдельной строкой:

- в расчетных документах (поручениях, требованиях-поручениях, требованиях);

- реестрах чеков;

- реестрах на получение средств с аккредитива;

- приходных кассовых ордерах.

Кроме того, суммы НДС должны быть отражены обособленно в первичных учетных документах, к которым согласно п. 16 Инструкции №С РФ №39 относятся:

-счета;

-счета-фактуры;

-накладные;

-активы полненных работ;

-другие документы, на основании которых производятся записи в регистрах бухгалтерского учета и которые отражают факт совершения хозяйственной операции.

В случаях, когда в этих первичных документах, подтверждающих стоимость приобретенных материальных ресурсов (работ, услуг), не выделена сумма НДС, в расчетных документах исчисление ее расчетным путем не производится.

Таким образом, счета-фактуры, являясь дополнительными учетно-контрольными документами первичного учета, не отменяют и не заменяют ранее действовавших форм первичных и расчетных документов.

С введением счетов-фактур появились новые формы аналитического учета хозяйственных операций:

* книга продаж;

* книга покупок;

* журнал учета счетов-фактур полученных;

* журнал учета счетов-фактур выданных.

Таким образом, согласно Постановлению № 914 начиная с 1997 года сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным (оприходованным) и оплаченным товарам (работам, услугам) принимается к зачету у покупателя товаров только при наличии счетов-фактур, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, и соответствующих записей в книге покупок.

Счета-фактуры необходимы для начисления НДС, они не заменяют введенных ранее и действующих в настоящее время счётов-фактур типовых форм 868 и 868-а,на основании которых производится оплата отгруженной продукции (выполненной работы, оказанной услуги).

Учитывая то, что основным документом, регулирующим порядок исчисления и уплаты НДС, Является Закон РФ "О налоге на добавленную стоимость", возмещение суммы НДС у покупателя товара (работы, услужи) до внесения соответствующих поправок и изменений может быть произведено при наличии не только правильно оформленного счета-фактуры, но и правильно оформленных первичных и расчетных документов по оприходованным и оплаченным товарам (выполненным работам, оказанным услугам).

Санкции за неправильное оформление счетов-фактур

Ответственность за несоставление и неиспользование счетов-фактур регулируется подпунктом «б» пункта 1 статьи 13 Закона РФ от 27 декабря 1991 года № 2118-1 "Об основах налоговой системы в Российской Федерации", то есть к налогоплательщику применяются санкции за ненадлежащую организацию учета (ведение учета объекта налогообложения с нарушением установленного порядка) в размере 10% от доначисленных сумм налога.

Однако в подпункте "б" пункта 1 статьи 13 ответственность установлена при имеющем место занижении или сокрытии сумм дохода (прибыли). Таким образом, санкции не должны применяться:

- для поставщиков, не составивших счет-фактуру, если сделка не была отражена в учете;

- для покупателя -в случае отнесения уплаченного НДС на издержки производства и обращения (кроме организаций, имеющих льготы по НДС).

При этом ответственность Согласно Письму № 109 наступает для покупателя за неиспользование счета-фактуры (когда поставщик не предоставил данный документ, покупателю не грозят санкции).

Кроме того, часто налоговые работники определяют ответственность за несоставление и неиспользование счетов-фактур в размере 10% от суммы налога, начисленного к уплате за предыдущий отчетный период.

Вместе с тем при начислении штрафов налоговые органы могут исходить из того, что в Письме №109 (п. 1,, последний абзац) указывается, что целью использования счета-фактуры является выявление фактов уклонения от уплаты НДС и необоснованного предъявления сумм НДС к зачету. Следовательно, отсутствие счетов-фактур или отступление от требовании их заполнения может трактоваться как сокрытие сумм налога. За это нарушение предусмотрено применение санкций, указанных в подпункте "а" пункта 1 статьи 13 Закона РФ от 27 декабря 1991 года №2118-1 "Об основах налоговой системы в Российской федерации", то есть в размере до 200% от суммы налога. При этом если поставщик товара уплатил сумму налога, а покупатель предъявил ее к зачету, то последний несет ответственность в размере 200%, а поставщик - только 10%. То есть финансовое состояние покупателя ставится в прямую зависимость от добросовестности и исполнительности делового партнера.

Но следует иметь в виду, что п.1 Письма № 109, как указано в Письме Минюста, не соответствует пункту 1 Постановления № 914, в котором устанавливается только то, что счет-фактура дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость к порядке, установленном федеральным законом.

Тем не менее, правильная организация оформления счетов-фактур продавцами и особенно проверка поступающих счетов-фактур покупателями становится делом весьма ответственным. Упущение даже незначительной детали может серьезно отразиться на финансовом . состоянии организации.

Порядок составления счетов-фактур

Счет-фактура-документ строгого учета

Основанием для зачета (возмещения) НДС у покупателя товара (работы, услуги) является счет-фактура, заполненный по установленным нормам (пункт 8 Постановления № 914). Так как само понятие "установленные нормы для заполнения счетов-фактур" четко не определено, к ним можно отнести все требования по составлению счетов-фактур.

Счет-фактура, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющая фактическую поставку товаров или оказания услуг (выполнения работ) и их стоимость, является первичным учетным документом.

Постановлением №914 бланки счетов-фактур не определены как .бланки строгой отчетности, однако пунктом 10 Письма №109 к их учету предъявлены следующие требования:

- обязательность ведения достоверного количественного и номерного учета незаполненных бланков счетов-фактур (нумерация счетов-фактур в возрастающем порядке);

-запрет на передачу незаполненных бланков счетов-фактур другим организациям, а также филиалам, отделениями иным обособленным подразделениям организаций или физическим, лицам;

-требование назначения должностного лица, уполномоченного осуществлять контроль за правильностью учета и использования бланков счетов-фактур.

Такие требования дают основания считать эти бланки фактически бланками строгого учета, поэтому к их учету и хранению предъявляются особые требования.

Счет-фактура должна быть составлена на русском языке в двух экземплярах. Номера копий счетов-фактур должны быть идентичны номерам оригиналов. Пронумерованные бланки счетов-фактур используются для оформления операций по отгрузке товаров (выполнению работ и оказанию услуг) в порядке возрастания номеров. Не использованные в текущем отчетном периоде пронумерованные бланки подлежат использованию в следующем отчетном периоде. Нумерация новых бланков счетов-фактур осуществляется в возрастающем порядке от последнего присвоенного номера.

Пример заполнения счета-фактуры приведен в таблице 1.

Таблица 1. Заполнение счета-фактуры (продажа без аванса)

Счет-фактура № 102 от 25.06.97 (5)
Поставщик АО «Саммер Интернешнал» (1)
Адрес 145314, г. Москва, ул. Дружбы, д.5 (1а) тел. 148-56-17 (1б)
Расчетный счет № 003474596 (1в) в КБ «Москва» (1г)
БИК 045305684 к/с 000409884 Город Москва (1д)
Идентификационный номер поставщика (ИНН) 2349876676 (1е)
Код по ОКОНХ 87100 (1ж)
Код по ОКПО 78901234 (1з)
Грузоотправитель и его адрес он же (2)
Грузополучатель и его адрес ООО «Феникс» 143635, ул. Правды, д.1 (3)
К платежно-расчетному документу № от (4)
Покупатель ООО «Феникс» (6)
Адрес 143635, г. Москва, ул. Правды, д.1 (6а) тел. 143-63-54 (6б)
Расчетный счет № 000843467 (6в) в АКБ «Инкомбанк» (6г)
БИК 044787894 к/с 045723097 Город Москва (6д)
Идентификационный номер покупателя (ИНН) 4567890342 (6е)
Код по ОКОНХ 87200 (6ж)
Код по ОКПО 34567890 (6з)
Дополнение (условия оплаты по договору (контракту), способ отправления и т.п.)
Согласно договору № 282 от 16.12.96 самовывоз (7)

Наимено-	Код	Ед.	Коли-	Цена	В	Сумма	В	Ставка	Сумма	Всего
вание	по	изм.	чество	(тыс.	т. ч.	(тыс.	т. ч.	НДС	НДС	с
товара	ОКДП			руб.)	акциз	руб.)	акциз	(%)	(тыс. руб.)	НДС (тыс.
										руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Флюро-пленка РФ-3		рул.	60	200		12000		20	2400	14400
70ммх30м
Рентген-пленка
Ретина		пачка	5	100		500		20	100	600
24 х 30/100
Германия
ВСЕГО К ОПЛАТЕ						12500			2500	15000

Руководитель предприятия Климов И.П. .

Получил Первашов .

Гл. бухгалтер Иванов П.В. .

Первый экземпляр счета-фактуры (оригинал) не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (п. 1 Постановления №914) предоставляется покупателю, за исключением случаев, когда завершение налогового отчетного периода приходится до истечения 10-дневного срока. В этом случае регистрация его в книге продаж должна производиться поставщиком в том отчетном периоде, когда произведена реализация, но не позднее установленного 10-дневного срока (п. 7 Письма № 109). Вместе с тем ни Постановление Правительства РФ № 914, ни Письмо № 109 не дают никаких указании или рекомендаций в отношении покупателя в данной ситуации. Возможно, что записи в книге покупок должны быть произведены аналогичным образом.

Наличие у покупателя вместо оригинала счета-фактуры его копии может быть истолковано как нарушение. Поэтому во избежание применения финансовых санкций необходимо истребовать у поставщика первый экземпляр счета-фактуры. При этом следует помнить, что счета-фактуры, переданные по факсу, также нельзя применять в учете.

Представление или составление счета-фактуры с нарушением указанных сроков может быть квалифицировано налоговыми органами как нарушение требований оформления данных документов, вследствие чего налогоплательщику может быть отказано в праве на зачет сумм налога.

Поэтому логично включить в договор поставки между поставщиком и покупателем пункт об обязательном приложении счета-фактуры к отгрузочным документам. В этом случае сроки представления счетов-фактур должны быть соблюдены по договору.

3аполнение реквизитов счета-фактуры. Счет-фактура должен содержать следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Постановлением № 914:

-порядковый номер;

-наименование и регистрационный номер поставщика товаров (работ, услуг);

-наименование получателя товаров (работ, услуг);

-наименование товаров (работ, услуг);

-стоимость (цену) товаров (работ, услуг);

-сумму НДС;

-дату представления счета-фактуры.

Кроме обязательных, заполняются и другие реквизиты (см. приложение №1к Постановлению № 914).

Вместе с тем, в целях создания благоприятных условий налогоплательщикам для перехода к новому порядку расчетов по НДС на основе счетов-фактур - в качестве временной меры и впредь до особых указаний - допускалось при составлении счетов-фактур поставщиками не заполнять строки 1г, 1д, 1ж, 1з, 6г, 6д, 6ж, 63 и гр. 2, содержащие такие реквизиты, как коды по ОКОНХ, по ОКПО покупателя и продавца, наименование и местонахождение банков покупателя и поставщика, код товара по ОКДП (см. п. 4 Письма № 109, абзацы третий и двенадцатый), что значительно упрощало процедуру оформления документа.

Однако вышеизложенное противоречит п.8 Постановления № 914, который требует заполнения счетов-фактур в соответствии с установленными нормами и определяет, что счета-фактуры в противном случае не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном законом.

Во избежание ошибок при заполнении данных реквизитов и для уменьшения трудоемкости работ рекомендуется размножать (типографским или иным способом) счета-фактуры для конкретного предприятия с уже заполненными соответствующими строками. Что касается графы 2 - код ОКДП продукции (работ, услуг),- то ее могут заполнить заранее организации, выпускающие ограниченную номенклатуру продукции; при этом возможно указать и наименование товаров.

При заполнении строк 1г и 6г следует помнить, что наименование банка пишется полностью, в отличие от других строк, где до- . пускается применять сокращения.

Так, в строках 1 и la указываются данные о поставщике, причем полное или сокращенное наименование его должно полностью соответствовать записям в учредительных документах. При типографском исполнении бланков счетов-фактур эти данные, так же как данные строк 16, 1в, 1е и 2 (в том случае, если грузоотправителем является поставщик или грузоотправитель постоянен), можно зафиксировать в бланке, избегая утомительного переписывания идентичных данных и с возможными ошибками.

В строке 3 указывается наименование грузополучателя, соответствующее учредительным документам, и его почтовый адрес. В том случае, когда покупатель и грузополучатель не являются одним и тем же лицом, в этой строке возможны весьма частые ошибки. Следовательно, если поставки осуществляются На основании долговременных договоров, в них следует уточнить реквизиты грузополучателя. Когда счет-фактура оформляется на разовые поставки, то покупателю до совершения операции следует располагать точными рек визитами грузополучателя и обратить внимание продавца на их идентичное воспроизведение. В данном случае ошибки, допущенные поставщиком, могут быть обнаружены по истечении достаточно длительного времени -после поступления товаров и счетов-фактур к покупателю.

При этом следует в соответствии с п. 5 Постановления № 914 требовать от поставщика внесения исправлений. Те из них, которые произведены без учета требований Постановления №914, (разный цвет чернил, разный шрифт пишущей машинки или разная насыщенность картриджа-принтера) с большой вероятностью могут быть расценены представителями налоговых органов как неоговоренные исправления или помарки с последующим признанием счета-фактуры недействительным со всеми вытекающими отсюда последствиями. Поэтому не следует самостоятельно вносить исправления в реквизиты партнера.

В строке 4 указывается номер и дата составления расчетного документа, к которому прилагается данный счет-фактура. При отсутствии этих реквизитов счет-фактура при наличии расчетного документа может быть признан недействительным. Вместе с тем возможно указывать номер приложенного счета-фактуры не только в расчетном документе (как это было предусмотрено п. 5 Письма № 109), но и в отгрузочных документах (накладных, нарядах и т. д.), что обеспечит возможность самоконтроля за полнотой и своевременностью поступления счетов-фактур, а также полнотой и. законностью предъявления оплаченных сумм НДС к зачету.

В строке 5 указывается номер и дата счета-фактуры. При этом следует учитывать требования Постановления № 914, которое устанавливает предельный срок представления счета-фактуры организацией-поставщиком покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товара. Поэтому счета-фактуры, выписанные по истечении этого срока будут признаваться недействительными. Когда счет-фактура передается по почте и при этом установленным порядком зарегистрирован, окончание 10-дневного срока может быть определено по моменту его отправки. Чтобы избежать подобных проблем, как уже указывалось выше, счета-фактуры лучше выписывать одновременно с отгрузочными документами.

В строках 6 - 6в и 6е счета-фактуры указываются данные о покупателе. Как и при заполнении строки 2 (см. выше) покупатель должен сам позаботиться о правильности предоставленных поставщику данных, а при допущении партнером ошибок - о своевременном их выявлении и исправлении. При компьютерном методе .заполнения счетов-фактур достаточно выверить правильность сведений о покупателе в базе данных поставщика, а затем осуществлять лишь выборочный контроль и своевременно отслеживать внесение изменений (при их наличии). В случае же, если счет-фактура заполняется на пишущей машинке или от руки, ошибки весьма вероятны. Следует помнить, что опечатки или применение аббревиатуры, не отраженной в учредительных документах, скорее всего .будет расценено налоговыми органами как повод к признанию данного счета-фактуры недействительным (вследствие заполнения счета-фактуры с отступлениями от установленного порядка).

Некоторое упрощение и ускорение процесса заполнения данных реквизитов возможно при долговременных хозяйственных связях путем изготовления покупателем факсимильных штампов и снабжения ими поставщиков. Пунктом 6 Постановления № 914 заполнение строк счета-фактуры подобным образом не определено, но если допускается оформление счета-фактуры от руки, то и использование штампов не должно вызвать какого-либо возражения со стороны налоговых органов. Данная мера позволит полностью исключить ошибки при заполнении строк 6-6в и 6е и максимально ускорить составление счета-фактуры. Однако такой подход к заполнению счета-фактуры следует согласовать с местными органами ГНИ.

В строке 7 указываются дополнительные условия поставки, условия оплаты и т. п., при этом оговариваются только те условия, которые зафиксированы в соответствующем разделе договора поставки.

В графе 1 основной части счета-фактуры записывается наименование товаров (работ, услуг). При этом Постановление №914 требует указывать номера моделей, типы, размеры, ГОСТЫ, параметры и т. д., таким образом, перечисление характеристик товара может занять несколько строк счета-фактуры. Поэтому в данной графе, возможно, следует указывать только те характеристики, которые будут достаточны для отличия данного вида товара (работ, услуг) от ему подобных.

Например, при реализации электродвигателей достаточно указать их тип и мощность. Если же передается нестандартизированное оборудование, изготовленное по индивидуальному проекту, следует указать наименование оборудования и номер договора, в соответствии с которым Оно изготовлено. Целью встречных проверок счетов-фактур является не контроль факта оприходования товара (или его наличия на складе или в производстве), а подтверждение самого факта продажи и покупки конкретного товара. Поэтому, если указанных в графе 1 данных достаточно для того, чтобы отличить этот товар от других ему подобных, претензии по полноте Отражения его характеристик со стороны налоговых органов будут необоснованными.

Вместе с тем следует отметить, что в соответствии с п. 5 Инструкции ГНС РФ№ 39 с изменениями и дополнениями товаром для целей налогообложения считается. продукция (предмет, изделие), в том числе производственно-технического назначения, здания, сооружения и другие виды недвижимого имущества, электро- и теплоэнергия, газ, вода.

Таким образом, факт отражения в графе "Наименование товара" только отличительных признаков относится к товарам, имеющим вид предметов и изделий. При реализации зданий и сооружений данные о них должны быть более полными; необходимо из карточки учета зафиксировать объемные характеристики, материал, из которого исполнено недвижимое имущество, и его привязку к местности. При реализации электро- и теплоэнергии, газа и воды характеристики указывать не следует, при этом достаточно в графе 3 указать единицу измерения (кВт, ккал, куб. м), в графе 4 - количество, а в графе 5 - цену за единицу и т. п. Тем не менее, рекомендуется ссылаться на номер и дату договора поставки данных видов товаров.

Составление счетов-фактур обязательно и для случаев реализации работ и оказания услуг. В соответствий с п. 6 Инструкции ГНС РФ№ 39 к работам относятся объемы выполненных строительно-монтажных, ремонтных, научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических, проектно-изыскательских, реставрационных и других работ. При реализации результатов выполненных работ в графе 1 достаточно указать вид работ, номер договора и, если возможно, объект, на котором работы выполнялись, например

- строительство жилого дома на 160 квартир по договору № 160 от 13 января 1993 года);

К услугам в соответствии с п. 7 Инструкции ГНС РФ №39 относятся услуги:

- пассажирского и грузового транспорта, включая транспортировку (передачу) газа, нефти, нефтепродуктов, электрической и тепловой энергии; по погрузке, разгрузке, перегрузке, хранению товаров;

- по сдаче в аренду имущества и объектов недвижимости, в том числе по лизингу;

- посреднические;

- связи, бытовые, жилищно-коммунальные;

- физической культуры и спорта;

- по выполнению заказов предприятиями торговли;

- рекламные;

- инновационные, а также по обработке данных и информационному обеспечению.

При оформлении счетом-фактурой транспортных услуг следует указывать вид транспорта, а в соответствующих графах -единицу измерения и объем оказанных услуг (например, тонно-километры).

При отражении услуг по сдаче имущества в аренду в счете-фактуре фиксируется не только номер и дата договора, но и дается краткая характеристика арендованных объектов.

При реализации других услуг в графе 1 достаточно указать вид услуг, а также сослаться на номер договора.

Счет-фактура кроме факта собственно реализации товаров (работ, услуг) составляется поставщиком также по мере поступления любых денежных средств, связанных с расчетами по оплате товаров, и средств, полученных в качестве финансовых санкций за нарушение хозяйственных договоров. В данном случае в графе 1 указывается назначение денежных средств, при этом здесь могут иметь место записи:

-аванс(предоплата);

- штрафы;

- пени;

- неустойки и т.п.

Следует иметь ввиду, что в данном случае составление счета-фактуры производится только в одном экземпляре, и этот документ покупателю не направляется, а хранится в делах поставщика с обязательной регистрацией в книге продаж. Вместе с тем покупатели, перечисляющие указанные суммы, не производят соответствующие записи в книгу покупок.

В бухгалтерском учете получателя поступление средств отражается по дебету счетов учета денежных средств проводкой:

Д 51 "Расчетный счет"

К 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" или

К 64 "Расчеты по авансам полученным" и др.

Кроме того, одновременно сумма начисленного НДС фиксируется бухгалтерской записью:

Д 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" или

Д 64 "Расчеты по авансам полученным"

К 68 "Расчеты с бюджетом" субсчет "По НДС"

Вместе с тем сторона, перечисляющая данные средства, не отражает суммы НДС в бухгалтерских проводках.

Счета-фактуры, кроме того, составляются и при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), включая основные средства и нематериальные активы. При этом они оформляются в двух экземплярах и в обычном порядке отражаются в книге продаж и книге покупок. Тогда в графе 1 делается запись "Безвозмездная передача".

Так как плательщиком налога при безвозмездной передаче является передающая сторона, то в книге покупок производится сторнировочная запись на сумму выделенного НДС, не подлежащего возмещению из бюджета. При этом не происходит фактического уменьшения задолженности покупателя перед бюджетом по суммам налога, а итоговая сумма по графе 76 или 86 уменьшается. Судя по всему, достаточно было в указанных графах поставить прочерки, а на бланке счета-фактуры сделать запись "НДС уплачен передающей стороной" (по правилам, предусмотренным п. 7 Постановления №914).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 года № 56 с изменениями и дополнениями в бухгалтерском учете у принимающей стороны такая операция должна отражаться в общеустановленном порядке.

В случае передачи товаров (работ, услуг), зачисляемых в уставные фонды и при направлении средств участников совместной деятельности в период создания общей долевой собственности в графе 1 делаются соответственно записи "передача в уставный фонд" и "передача по договору о совместной деятельности". Так как указанные обороты налогом на добавленную стоимость не облагаются, на счете-фактуре в соответствии С п. 7 Постановления №914 должна быть сделана надпись или поставлен штамп "Без налога (НДС)".

В случае частичной оплаты за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) допускается составление счетов-фактур с одинаковыми реквизитами с пометкой "Частичная оплата". То есть, если в счет поставки какого-либо товара произведен аванс (предоплата) (однократно или в порядке нескольких платежей), счета-фактуры оформляются на каждый случай поступления денежных средств, но в двух экземплярах выписывается только счет-фактура, подтверждающий отпуск товара покупателю на всю сумму (см. 7.3 "Отражение в счетах-фактурах предоплаты").

Графа 2 (код товара (работы, услуги) по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг - ОКДП) счета-фактуры, как указывалось выше, какое-то время согласно Письму №109 (не зарегистрированному в Минюсте) не заполнялось "впредь до особых указаний", что вошло в противоречие с Постановлением №914. После отказа Письму в регистрации Минюстом (письмо Минюста от 12 февраля 1997 года № 07-02-61-97), судя по всему, данный реквизит должен быть заполнен.

Следует отметить, что ОКДП принят постановлением Госстандарта России от 06 августа 1993 года № 17 и действует с 1994 года (номер госрегистрации ОК 004-93). Позднее в него внесены несколько изменений, утвержденных Госстандартом России - 1/94, 2/95, 3/96. При заполнении графы 2 счета-фактуры достаточно указания цифровой части кода. Вследствие единой классификации продукции (товаров) и работ (услуг) при кодировании весьма вероятны, некоторые ошибки.

Часто предприятия в графе 2 счета-фактуры указывают не код реализуемого товара, а код услуги по его реализации. При оказании торговой услуги (реализация не принадлежащего предприятию товара на условиях договора комиссии) код услуги используется в счете-фактуре, направляемом организации, которой эта услуга оказывается; при этом следует помнить о подразделении данной услуги на оптовую и розничную. Покупателям же продукции (товара) должен выдаваться счет-фактура, содержащий код продукции (товара) по ОКДП.

В ОКДП под оптовой торговлей понимается реализация товара (продукции) не для целей конечного потребления. Розничная торговля при этом представляется как продажа конечному потребителю (например, физическому лицу для личного потребления).

Заполнение граф 3-11 не должно вызвать затруднений. В них последовательно указываются:

- единица измерения;

- количество товара;

- цена единицы товара без НДС (в том случае, когда счет-фактура составляется на выполненные работы, стоимость которых отражена в договоре за весь объем, единица измерения и цена товара в счете-фактуре не указываются);

- стоимость всего товара без НДС;

- ставка НДС (Постановлением № 914 предусмотрено указание только двух ставок -20% и 10%, но если речь идет о реализации ГСМ, то должна быть указана ставка 13,79%, как это предусмотрено Инструкцией ГНСРФ№39);

- сумма НДС и стоимость каждого вида товара (работы, услуги) с НДС или без НДС (по. товарам, работам, услугам, освобожденным от уплаты НДС).

Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара (работы, услуги), и скреплен печатью организации. При получении товара (работы, услуги) покупателем указанный документ должен быть подписан также принимающей стороной (п. 4 Постановления № 914). При этом подписи указанных должностных лиц, воспроизводимые факсимильно или другим способом, не допускаются. Органами Госналогслужбы и Минфина РФ разрешено визирование счета-фактуры доверенными лицами директора. Для подтверждения соответствующих полномочий необходим приказ руководителя предприятия с определением в нем круга доверенных лиц, имеющих право на подписание счетов-фактур.

Наличие подписи уполномоченного представителя предприятия-покупателя на экземпляре счета-фактуры, остающегося у предприятия-продавца, не обязательно. Согласно п. 5 Постановления №914 счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение .получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно.

Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книге покупок и продаж.

3. Обоснование выбора субд

3.1 Модели данных

Самым эффективным инструментом для построения прикладных систем обработки данных являются не универсальные алгоритмические языки высокого уровня, а специализированные языки для создания систем управления данными. Системы Управления Базами Данных (СУБД) дают возможность пользователю осуществлять непосредственное управление данными, а программистам быстро разрабатывать более современные программные средства обработки данных. Принятая в СУБД организация данных и тип используемого транслятора -- этим определяются характеристики готовых прикладных пакетов.

Существуют реляционная, иерархическая и сетевая модели данных, определяющиеся по способу установления связей между данными. Простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы является реляционная модель. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели.

Данные об одном объекте хранит строка таблицы. Отношение пользователь может воспринимать как последовательный файл состоящий из однотипных записей. Пользователь не может предполагать о наличии или отсутствии индексации, о способе хранения отношений, о порядке следования строк таблицы в отношении и т.д. Следовательно, реляционная модель абстрактна.

В реляционной модели главным является управление данными, основанное на сложном наборе математических правил и на обеспечении целостности и точности информации хранящейся в Базе Данных (БД). Для некоторых изготовителей, которые применяли менее официальное и менее полезное определение, реляционная модель -- это модель, которая может извлекать информацию из БД или же связать две таблицы базы данных, основываясь на общих полях. В реляционной модели подразумевается наличие средств, которые позволяют удостоверится в корректности и полноте информации, находящейся в БД. Правила целостности, установленные в реляционной СУБД, должны хранится вместе с БД и соблюдаться на глобальном уровне -- это указывается в модели.

Иерархической и сетевой моделями называются такие модели, у которых существуют связи между данными, имеющими какой-нибудь общий признак. Связи в иерархической модели могут быть представлены в виде дерева-графа, здесь осуществляются лишь односторонние связи от старших вершин к младшим. Вышесказанное не относится к сетевой модели. В этой модели, по крайней мере теоретически, возможны связи «всех со всеми». Но существуют ограничения, так как на практике это невозможно. Чтобы ускорить доступ к информации в базе данных используют иерархическую и сетевую модели. Но так как каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. При недостатке основной памяти снижается скорость обработки данных, также для таких моделей сложно реализовать СУБД.

Системы управления базами данных считаются наиболее стратегически важными среди программных пакетов. На первый план среди систем обработки данных для учреждений сейчас выходят пакеты СУБД для настольных компьютеров, обеспечивая возможности, предоставляющиеся прежде лишь пакетами для мини- и больших компьютеров. Одновременно с этим конечные пользователи требуют простоты доступа к данным, а разработчики хотят получить богатую возможностями программную среду для создания прикладных систем.

Ни одна система полностью не удовлетворяет все потребности пользователей, но изготовители современных СУБД с большим апломбом претендуют на выполнение этих требований.

3.2 Реляционная модель

Существует такое понятие как уровень реляционности. Теоретической основой реляционной модели являются логика предикатов первого порядка и теория отношений. Она предполагает 333 характеристики и определяет специальные правила, в соответствии с которыми базу данных можно отнести к «достаточно реляционной» или «полностью реляционной». О реляционности можно много спорить, так как ни один пакет СУБД для ПК нельзя отнести к полностью реляционному, хотя почти всегда изготовители утверждают, что это так. Это помогает в продаже пакетов, но зато вводит в заблуждение пользователей. Изготовители СУБД для ПК злоупотребляют термином «реляционная» для описания любых систем, работающих с данными табличной структуры. Это продиктовано стремлением подчеркнуть отличие программных изделий этого типа от менее мощных пакетов, работающих с неструктурированными файлами.

Реляционная СУБД должна подчинятся принципиальным требованиям её модели. В реляционной БД должен обеспечиваться доступ к данным на логическом уровне (пользователь или программист производит выбор данных по значениям и именам без явного перемещения по записям). При выполнении каждого запроса в реляционной БД образуется совокупность из одной или нескольких записей. Эта совокупность фактически сложный тип данных (называемый отношением), над которым определен полный набор реляционных операций. И суть дела в том, что некоторые многотабличные базы данных являются реляционными, а некоторые нет.

С помощью нереляционной СУБД можно управлять простой по структуре информацией, например, такой, которую можно представить в виде таблицы, содержащейся в одном файле. Реляционные СУБД позволяют создавать и накапливать различные виды информации в отдельных файлах с последующим связыванием их или установлением между ними определенной зависимости.

Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств поддержки, недостатком -- жесткость структуры данных и зависимость скорости её работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей базы.

В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют техническим возможностям ПК и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Так как работа у нас ведется с несколькими таблицами, то выберем реляционную СУБД.

3.3 Обзор существующих подходов проектированию баз данных

Существует три подхода к проектированию БД:

От запроса пользователя.

От реального лица.

Комбинированный.

При первом подходе осуществляется просмотр всех запросов пользователей на язык СУБД. Пишутся и реализуются программы реализирующие данный запрос. Учитывается запрос пользователя, разрабатывается БД. Этот подход используется, когда БД создается для ограниченного числа клиентов (не стесненных в средствах).

При втором подходе собирается вся информация, которая может представить интерес для пользователя предметной области. Устанавливаются все возможные связи. Разрабатывается программа.

При третьем подходе совмещаются первые два.

СУБД -- это пакет программ, позволяющий:

обеспечить пользователей (прикладные программы) языковыми средствами написания и манипулирования данными;

обеспечить поддержку логических моделей данных. Модель данных определяет логическое представление физических данных;

обеспечить операции создания и манипулирования логическими данными и одновременное отображение (выполнение) этих операций над физическими данными;

обеспечить защиту и целостность (согласованность) данных, поскольку при коллективном режиме работы многих пользователей возможно использование общих физических данных. Это означает, что необходимо обеспечивать защиту от некорректных обновлений пользователями, защиту от несанкционированного доступа, защиту данных от разрушений при сбоях оборудования.

Возможны два варианта построения СУБД.

В первом случае средства описания и манипулирования данными СУБД включаются в универсальный язык программирования Pascal ,на котором пишутся прикладные программы.

Во втором случае СУБД представляет собой интерпретатор (или компилятор) специального «языка запросов» к данным, способный в диалоговом или программном режимах выполнять команды управления БД этого языка. Прикладная программа может быть полностью написана на этом языке. Тем не менее такие СУБД допускают расширение на языках Ci , Pascal и т.д. Первые СУБД были разработаны для больших и малых ЭВМ и сформировались как раздел большой науки -- теории баз данных. Они достаточно громоздки сложны для освоения и использования. БД, СУБД, аппаратные средства, обслуживающие службы и некоторые другие компоненты вместе составляют банк данных.

Пользователь СУБД для персональных ЭВМ в одном лице может быть и администратором, и системным, и прикладным программистом своей персональной БД. СУБД персональных ЭВМ удовлетворяют всем требованиям баз данных, но отличаются более прямой архитектурой, что существенно проще для освоения и использования. Они снабжены «дружественным интерфейсом», встроенной системой интерактивной помощи и пр. Эти качества, а также интегрированность в себе многих функций, СУБД персональных компьютеров приобрели благодаря тому, что с самого начала создавались как товар для потребителя.

СУБД поддерживает некоторую модель данных и отображает её в соответствующие структуры физической БД. Модели данных, поддерживающие СУБД, делят на сетевые, иерархические и реляционные. Соответственно различают сетевые, иерархические и реляционные СУБД.

Всё проектирование делится на три этапа:

Инфологическое.

Логическое.

Физическое.

Задача инфологического проектирования БД -- получение смысловых моделей, отражающих информационное содержание конкретного программного обеспечения.

Задача логического этапа проектирования -- организация данных, выделенных на этапе инфологического проектирования в форму, принятую в выбранной конкретной СУБД.

Задача физического этапа проектирования -- выбор рациональной структуры хранения данных и методов доступа к ним, исходя из арсенала методов и средств, который предоставляется разработчику данной Системой Управления Базой Данных.

4. Основные особенности языка Visual FoxPro 5.0

Несмотря на появление новых систем управления базами данных, Visual FoxPro все еще остаётся одним из наиболее популярных программ в этой области. Это прежде всего связано с тем, что Microsoft при создании новых версий сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Можно быть уверенным, что созданное приложение можно будет использовать и в дальнейшем.

Visual FoxPro 5.0. является системой управления реляционными базами данных, которые в настоящее время являются наиболее распространенными, и фактически стали промышленным стандартом. В Visual FoxPro реализованы все атрибуты реляционных систем управления базами данных. В базе данных можно определить условия целостности данных с помощью первичных и внешних ключей. В Visual FoxPro реализованы триггеры и хранимые процедуры, которые позволяют централизованно обрабатывать события, возникающие при любых изменениях в базе данных.

Visual FoxPro является объектно-ориентированным, визуально программируемым языком, управляемым по событиям и в полной мере соответствует новым требованиям, предъявляемым к современным средствам проектирования.

В Visual FoxPro имеются несколько уровней разработки приложений. Если необходимо в кратчайшее время разработать постое приложение, то можно воспользоваться средствами быстрой разработки приложений, которые представлены многочисленными мастерами для создания форм, отчетов, почтовых этикеток и многого другого. Но если недостаточно средств, предоставляемых мастерами, используйте конструкторы для создания форм отчетов, меню и запросов.