Электронная почта как элемент электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа по дисциплине

Электронный Документооборот

Тема: Электронная почта как элемент электронного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ»

1.2 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ»

1.3 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 ПРАВОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.2 ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.3 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ОСНОВЕ WEB-ТЕХНОЛОГИЙ

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

3.1 МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.2 ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

3.3 ПОЧТОВОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ OUTLOOK EXPRESS

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность курсовой работы. Международная компьютерная сеть Internet является огромным информационным ресурсом, без которого работа научных работников, преподавателей вузов, инженеров и студентов в настоящее время становится малоэффективной. Internet позволяет не только вести научную переписку в электронном виде, но также оперативно публиковать результаты исследований и эффективно осуществлять поиск необходимых материалов, тем самым активно вытесняя общепринятые бумажные носители в качестве основного источника информации.

Internet -- виртуальное образование, которое никому не принадлежит, поскольку является объединением огромного числа независимых глобальных и корпоративных сетей. Internet не имеет ни политических, ни территориальных границ. Internet делает информацию доступной вне зависимости от того, где вы находитесь, где живете, какова ваша национальность и каких взглядов вы придерживаетесь.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений.

В настоящее время тема использование электронной почты для организации электронного документооборота является одной из наиболее актуальных, в связи с развитием компьютерных технологий. Любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко и хорошо организованный документооборот, а это возможно с использованием новых технологий делопроизводства (Internet, электронная почта и др. системы автоматизации документооборота). Большинство современных предприятий в целях повышения эффективности своей деятельности используют автоматизированные системы делопроизводства и документооборота.

Лично меня эта тема заинтересовала еще, как будущего работника в сфере делопроизводства, так как ему такая тема должна быть знакома.

Цель курсовой работы - проанализировать использование электронной почты для организации электронного документооборота.

Задачи курсовой работы:

- проанализировать понятие и содержание электронного документооборота; - исследовать процессы, связанные с организацией электронного документооборота; - систематизировать характеристику электронной почты.

Объект исследования - электронный образовательный документ.

Предмет исследования - электронные документные ресурсы.

Краткий обзор литературы - Поиск литературы по теме "Использование электронной почты для организации электронного документооборота " в значительной мере был затруднен. Ввиду теоретического и законодательного отставания Украины. Описываемому вопросу посвящено малое количество литературы и ГОСТов.

Основой исходной информацией явилась литература и ГОСТы, взятые в библиотеке ХГАК. Мне пришлось проработать большое количество литературы для того чтоб найти нужный мне материал. Также пришлось обратиться к Internet ресурсам.

Методика исследования - В книге Т.В. Майстрович "Электронный документ как объект библиотечного дела". Она разработала теорию электронных библиотек. Она дала более подробное и глубокое определение понятию "электронный документ", которое отображено в первой главе курсовой работы.

В книге И.Д. Коровякавой и В.В. Цуркан под редакцией К.В. Тараканова "Информатика". В ней дана исчерпывающая информация понятия "документ" что очень помогло в составлении первой главы курсовой работы.

В учебном пособии А.А. Соляник "Документные потоки и массивы", обобщены теоретические знания об особенностях документных потоков и массивов как искусственно созданной подсистемы документных коммуникаций общества, рассмотрены сущность, признаки, свойства и структура документных потоков и массивов, закономерности их развития, методы анализа и оценки. Информация этого учебного пособия понадобилась в составлении первой и второй глав курсовой работы.

В практическом пособии В.Н. Романенко и Г.В. Никитина "Сетевой информационный поиск", освещаются возможности поиска информации и документов в Internetе. Рассматриваются принципы и особенности хранения документов в электронных сетях. Наиболее рациональные приемы поиска различных видов документов, методика формулировки запросов и принципы выбора поисковых машин. Это пособие дало часть требуемой информации для второй и третьей глав курсовой работы.

В учебном пособии Н.С. Ларькова "Документоведение", отразились новейшие научные достижения в области документоведения и ряда смежных научных дисциплин. Использование на предприятии систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Это учебное пособие дало часть информации для второй главы курсовой работы.

В книге С.В. Глушкова и А.С. Сурядного "Персональный компьютер" рассмотрено, как правильно пользоваться электронной почтой для экономии времени. В ней рассказывается о программах и приложениях для электронной почты. Эта информация помогла в составлении третьей главы курсовой работы.

В книге Т.В. Майстрович "Электронный документ как компонент библиотечного фонда". Она разработала классификацию электронных документов, обосновала методологический подход к их библиотечному учету, эта информация пригодилась в составлении второй главы курсовой работы.

В книге Г.Г. Асеева "Электронный документооборот" рассмотрены вопросы управления документированной информацией и электронного делопроизводства в организациях любого типа. Автор описывает методологию построения систем автоматизации документооборота. Так же уделено внимание Web - технологиям в управлении документооборотом. Этот материал мне понадобился при составлении второй главы курсовой работы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ»

Латинское слово "document" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа. Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, документоведение, библиографо -, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности - библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность, которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно - коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия "документ" является задачей теоретического документоведения, называемого документологией. На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т. е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.). В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ГОСТ): ГОСТ 2392-94. Документ І. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности. ГОСТ 3017-95. Документ ІІ. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. ГОСТ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику.

1.2 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ»

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин "электронный документ".

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия "электронный документ". Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" сохранён прежний термин - "документ на машинном носителе", который определяется как "документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.

В 2003 году был принят Закон Украины "Про электронный документ" и "Про электронно-цифровую подпись". В которых следующее определения:

Электронный документ - информация, которая представлена в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты документа, в том числе и электронно-цифровую подпись.

Электронно-цифровая подпись - это обязательный реквизит электронного документа, который формируется автором во время создания электронного документа и проверяется с целью подтверждения целесности документа и идентификации автора другими субъектами электронного документооборота.

Электронные документы имеют существенные особенности, что влияет на структуру их жизненного цикла, технологии создания, распространения

и использования. Компьютерные технологи обработки данных в совокупности с технологиями электронных коммуникаций внедряют новые механизмы работы с документом, которые не только расширяют возможности быстрого доступа, экономичности, информационной емкости, сколько превращают саму совокупность информационных процессов у этой отрасли. Так, с физической точки зрения компоненты электронного документа можно территориально разделить. Разделение на компоненты определяется базисными форматами, которые используют при электронном сохранении объектов разных видов (текстовых, графических, аудио, видео и др.).

Специфика электронного документа отражается на всех этапах его жизненного цикла, влияя на функционирование документарного потока и массивов.

Возможности безбумажной обработки и пользования электронным документом часто позволяют избежать процесса его печати и традиционной транспортировки по каналам распространения. Для введения документа в обращение достаточно расположить его на сервере, зарегистрировать в поисковых системах и обеспечить возможность отдаленного доступа к документу через телекоммуникационные сети. Использование технологий электронной доставки порождает потоки электронных документов, что функционируют между владельцами и пользователями электронных документарных ресурсов. Организация массивов электронных документов как основы цифровых библиотек дает возможность снизить расходы времени на опубликование, поиск и доставку документа, расширить аудиторию потенциальных пользователей.

Жизненный цикл электронного документа

Этап І

1. Возникновение замысла документа (определение содержательной нагрузки и структуры документа, основных гиперссылок и др.) 2. Создание документа (перевод информации в электронную форму, редактирование содержания, компьютерный дизайн и т.п.)

Этап ІІ

Введение документа в обращение (расположение на сервере, рекламирование путем распространения баннеров и регистрации в поисковых системах)

Этап ІІІ

Документоиспользование (обеспечение отдаленного доступа к документу через телекоммуникационные сети)

Создание нового документа	Модернизация	Длительное сохранение на сервере без изменений
Новый документ может быть как электронным, так традиционным	Полная замена дизайна обновления или корректировки содержания документа	Документ длительное время не обновляется

Создание печатного документа		Уничтожение документа

1.3 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Понятие электронный документооборот сходно с понятием делопроизводства.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию архивного хранения документов.

Электронный документооборот - совокупность создания, передачи, получения, хранения и уничтожение электронных документов, которые выполняются с использованием проверки телесности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Причины перехода к электронному документообороту:

& Усложнение информационных ресурсов, возрастание их объема.

& Увеличиваются задержки на распространение документов.

& Понижение эффективности работы специалистов при поиске документов.

& Сложность формирования и редактирования текстов документов, невозможность аудио-, видео -, вставок в документ.

Факты, способствующие развитию электронного документооборота:

Т Появление долговечных носителей.

Т Дешевеют компьютеры, и увеличивается их мощность.

Т Совершенствуется программное обеспечение.

Т Снижение стоимости связи.

Т Разработка стандартов на представление, хранение.

Электронный документооборот предусматривает перестройку методов в соответствии с возможностями современных технологий.

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 ПРАВОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В XXI в. информационно-коммуникационные технологии станут ведущим фактором, что существенно будет влиять на развитие общества. Много стран уже осознали те преимущества, которые предоставляет их развитие и распространение. В настоящее время в Украине является ощутимой потребность нормировать новые отношения, что возникают в связи с бурным развитием компьютерных технологий. Уже вступили в силу принятые 22 мая 2003 г. законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" и "Об электронной цифровой подписи", принят ряд подзаконных нормативных актов.

Правовые основы для применения электронных документов в гражданских отношениях впервые заложены новым Гражданским кодексом

Украины, который вступил в силу с 1 января 2004 г. согласно ст. 207 "Требования к письменной форме правомерности": "правомерность считается таким, что поступил в письменной форме, если воля сторон выражена посредством телетайпного, электронного или другого технического средства связи. Во время осуществления правомерности допускается применение электронно-цифровой подписи. По существу, Гражданский кодекс Украины приравнивает электронные документы к бумажным и допускает засвидетельствование их электронной подписью.

Определение электронного документа подано в ст. 5 "Электронный документ" Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте": "документ, информация в котором зафиксирована в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты документа". В законодательных актах, принятых в отдельных странах, дается несколько другое определение электронного документа. Например, в Законе Республики

Беларусь "Об электронном документе" от 10 января 2000 г. (ст. 1 "Основные понятия"), указано, что электронный документ - это "информация, зафиксированная на машинном носителе, и которая отвечает требованиям, установленным законом". Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 г. "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (ст. 1 "Основные понятия, что используются в данном Законе") его определено так: это "документ, в котором информация, зафиксированная в электронно-цифровой форме та засвидетельствованная электронной подписью". В Законе Республики Узбекистан от 29 апреля 2004 г. "Об электронном документообороте" (ст. 5 "Электронный документ") - им является "информация, что зафиксирована в электронной форме, подтвержденная электронной цифровой подписью и имеет другие реквизиты электронного документа, что позволяют его идентифицировать".

Законом Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" не предусмотрен состав обязательных реквизитов электронного документа. Хотя, они должны содержать все те обязательные реквизиты, что и их бумажные аналоги. В пункте 2 ст. 5 "Электронный документ" этого Закона сказано, что "состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством" Но такого указания недостаточно, ибо в таком случае встает вопрос, что же такое электронный документ и чем он отличается от обычного электронного сообщения. Ведь одним из свойств документа есть наличие в нем реквизитов, что открывает возможность идентифицировать его, то есть установить источник происхождения, авторство. Отсутствие идентифицирующих реквизитов в электронном документе и невозможность установить источник его происхождения, лишает его статуса документа. Определение его структуры и обязательных реквизитов является особенно актуальным в среде электронного документооборота, где электронные сообщения уже могут не иметь обычной структуры и реквизитов бумажного документа в связи с необходимостью их автоматизированной обработки. Этот вопрос, например, положительно решено в Законе Республики Беларусь "Об электронном документе", где в ст. 7 "Структура электронного документа" отмечено, что "электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, что составляет содержание документа и информации об адресате.

А особенная часть состоит из одного или нескольких электронных цифровых подписей".

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора. Пункт 2 ст. 7 "Оригинал электронного документа" Закону Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" предусматривает, что "в случае послания электронного документа нескольким адресатам или его сохранение на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа". В упомянутых выше нормативных актах разных государств содержатся аналогичные положения. Так, Законом Республики Таджикистан от 10 мая 2002 г. "Об электронном документе" предусмотрено, что "все экземпляры электронного документа зафиксированы на носителе и идентичные друг другу являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу". Отсюда видим, что электронный документ может иметь нескольких оригиналов, что противоречит самому понятию "оригинал". Возникает вопрос, правильно ли уточнена суть и свойства электронного документа? Все же оригинал электронного документа может быть лишь один, но в связи с легкостью копирования можно создать любое количество абсолютно идентичных его аналогов. В итоге та реализация, что первой выполнит функции документа, будет признан оригиналом электронного документа, а все другие будут также считаться выполненными, потому что наделены всеми свойствами оригинала, который уже не имеет юридической силы.

Согласно с пунктом 3 ст. 8 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" электронный документ не может использоваться как оригинал, когда идет речь о: свидетельство о праве на наследство; документ который соответственно законодательству может быть создан лишь в одном оригинальном экземпляре, кроме существования центрального хранилища оригиналов электронных документов; другие случаи предусмотрены законом. В таком случае оригинал документа должен быть подан в бумажной форме. По общему правилу, установленному ст. 7 этого Закона, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ с бумажным носителем, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковое юридическое действие. Законом предусмотрена также возможность нотариального засвидетельствования электронных документов (но пока еще такой порядок законодательно не урегулирован). При этом одним из основных требований до оригинала является наличие возможности проверить его целостность, а одним из способов обеспечения этого - применение электронно-цифровой подписи (ЕЦП).

Юридическое действие и доказательность электронному документу предоставляется посредством так называемой электронной подписи. Согласно со ст. 6 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" электронная подпись есть обязательным реквизитом электронного документа, что используется для идентификации автора или лица, которое подписало документ. Пункт 2 ст. 6 "Электронную подпись" содержит такое положение: "наложение электронной подписи завершается создание электронного документа". Следовательно, законодатель определил момент,

после которого электронный документ приобретает юридическую силу - с момента наложения электронной подписи. В Федеральном Законе Российской Федерации от 10 января 2002 г. "Об электронной цифровой подписи" (ст. 3 "Основные понятия, что используются в данном Федеральном законе") понятия электронной цифровой подписи определяется как "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического изображения информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и такой что открывает возможность идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искривления в электронном документе". Законом Республики Таджикистан от 10 мая 2002 г. "Об электронном документе" (ст. 1 "Основные понятия") определено, что электронная цифровая подпись - это "набор символов, что производятся средствами электронной цифровой подписи и являются неотъемлемой частью электронного документа".

Каждое из поданных определений, раскрывая понятие электронной подписи, выделило его разные черты. Отсюда выплывает, что в определении электронной цифровой подписи должны найти отображение такие его основные характеристики:

Ш она есть неотъемлемой частью электронного документа;

Ш уникально связан с лицом, которое подписывает, предоставляет возможность ее идентифицировать;

Ш дает возможность установить, что он создан с использованием закрытого ключа, отвечает открытому ключу;

Ш содержит положение о сертификации ключа подписи и ссылки на учреждения, которые имеют право его выдать.

Определение такого понятия, как электронный документооборот, есть в ст. 9 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте": совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, сохранения использование и уничтожение электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае потребности с подтверждением факта получения таких документов.

Порядок электронного документооборота определяется его субъектами: государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно с законодательством. Впрочем, общие правила организации электронного документооборота установлены Законом Украины "Об электронных документах и электронном документообороте". Это означает, что государственные органы всех уровней будут устанавливать правила электронного документооборота между собой и с юридическими лицами всех форм собственности, а документооборот между юридическими лицами будет осуществляться в порядке, определенном по договоренности сторон. И все это - с соблюдением требований законодательства.

Передача электронных документов осуществляется автором таких документов или посредником с использованием информационных и

телекоммуникационных средств (например, посредством электронной почты) или путем отправления электронных носителей на которых записанные документы (дискеты, компакт-диски и тому подобное).

Сохранение электронных документов должно осуществляться на электронных носителях и обеспечивать возможность проверки целостности этих документов в любой момент. Что же касается срока сохранения электронных документов, то он должен быть не меньше от срока, установленного законодательством для сохранения соответствующих документов с бумажным носителем.

Урегулировать соответствующие отношения относительно засвидетельствования наличия электронного документа призванное постановление Кабинета Министров Украины "Об утверждении Порядка засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени". Напомним, что услуги, которые должны получить граждане через веб-сайты государственных органов, должны быть интегрированы в единственный информационно-аналитический правительственный портал. Чтоб взаимодействие государственных органов и граждан через Internet в онлайновом режиме было двусторонним, нужно наработать ряд подзаконных актов, что будут регулировать использование электронного документа и, в частности, электронной подписи.

Согласно с Порядком услуги засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени осуществляются путем добавления к нему оценки времени и содержат в себе: регистрацию обращений, на основании которых формируется оценка времени; формирование оценки времени посредством личного ключа центра сертификации; передачу пользователю услуги фиксации времени сформированной оценки времени; регистрацию и сохранение оценки времени, переданной пользователю услуги фиксации времени. В процессе фиксации времени оценка времени добавляется или логически соединяется с электронными данными таким образом, чтоб была исключена возможность вносить в них изменения с сохранением оценки времени после предоставления услуги фиксации времени.

2.2 ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Деятельность практически любой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров к внедрению систем автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД). Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. В этом случае очень большую поддержку оказывает электронная почта.

Произвольные информационные технологии предусматривают возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

Следовательно, использование автоматизированных систем облегчает работу с документами. И если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть, а именно в нашем случае электронную почту, для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

Использование на современном предприятии систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) дает ему большие преимущества. Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации.

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально - удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально - распределенную структуру организации.

3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений.

4. Минимизируются трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, например, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

5. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Всего этого можно добиться путем внедрения систем управления документооборотом на основе WEB - технологий. Их использование также позволяет решить большинство возникающих проблем. Которые состоят в крайне медленном движении документов, значительном усилии на изготовление копий и контроле прохождения наиболее важных документов и противоречии между потребностью в централизации управления и децентрализации технологий учета.

2.3 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ОСНОВЕ WEB-ТЕХНОЛОГИЙ

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес - партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами. Основные функции системы управления документами - классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам.

Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их изменить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, так как интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

В случае если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

электронный документооборот почта

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

3.1 МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

* обмен сообщениями между пользователями;

* обмен документами между пользователями;

* обмен данными между приложениями;

* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

3.2 ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Что такое почта - мы знаем. Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам. Для того чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся. Чтобы ускорить процесс, вы поднимаете телефонную трубку, набираете телефонный номер и, если произойдет правильное соединение, то ваш абонент услышит то, что вы хотите ему передать. Если абонент не отвечает или его номер занят, придется повторить процедуру еще раз, сожалея о том, что вы тратите на это свое драгоценное время. Эти два вида связи - почтовая и телефонная - стали для нас традиционными, и мы уже хорошо знаем их достоинства и недостатки.

В настоящее время наиболее распространенными средствами обмена, данными с помощью компьютера, становятся электронная почта. Она составляет значительную часть коммуникационной среды и становится наиболее предпочтительным способом информационного обмена с помощью компьютера.

Электронная почта - обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов. На размер почтового сообщения в сети Internet накладывается следующее ограничение - размер почтового сообщения не должен превышать 64 килобайт.

Электронная почта позволяет пересылать сообщения практически с любого компьютера на любой другой, так как большинство компьютеров, работающих в разных системах, ее поддерживают.

Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо - текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение компьютера и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время.

Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо.

Преимущества электронной почты:

– электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;

– стоит это дешевле;

– для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;

– если нужно перечитать, исправить полученное или составленное Вами письмо, или использовать выдержки из него, это сделать легче, поскольку текст уже находится в компьютере;

– удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;

– экономится бумага.

Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных сетях. В наших условиях, пожалуй, лучше полагаться на электронную почту, чем на простую. Если письмо все-таки потерялось, Вы об этом сможете узнать достаточно скоро и послать новое.

Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей. Одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая - передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).

Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.

Для того чтобы ваше электронное письмо дошло до своего адресата, необходимо, чтобы оно было оформлено в соответствии с международными стандартами и имело стандартизованный почтовый электронный адрес. Общепринятый формат послания определяется документом под названием "Standard for the Format of ARPA - Internet Text messages", сокращенно - Request for Comment или RFC822, и имеет заголовок и непосредственно сообщение. Заголовок выглядит приблизительно так:

From: почтовый электронный адрес - от кого пришло послание

To: почтовый электронный адрес - кому адресовано

Cc: почтовые электронные адреса - кому еще направлено

Subject: тема сообщения (произвольной формы)

Date: дата и время отправки сообщения

Строки заголовка From: и Date: формируются, как правило, автоматически, программными средствами. Помимо этих строк заголовка, послание может содержать и другие, например:

Message-Id: уникальный идентификатор послания, присвоенный ему почтовой машиной

Reply-To: обычно адрес абонента, которому вы отвечаете на присланное вам письмо

Само послание - как правило, текстовый файл достаточно произвольной формы.

3.3 ПОЧТОВОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ OUTLOOK EXPRESS

Рассмотрим одно из почтовых приложений Outlook Express.

Приложение Outlook Express доставит по электронной почте все самое интересное из Сети!

Программа Outlook Express основана на стандартах сети Internet. Простая в установке и использовании, она предлагает все необходимое для того, чтобы создание, отправка и чтение электронной почты были доступными и простыми.

Начать работу с Outlook Express для новичка в мире электронной переписки или человека, который пользуется другим почтовым приложением, не составит особого труда. Стоит только запустить справку о программе, как Вы поймете, насколько просто перейти на использование Outlook Express. Вы узнаете о том, как легко и быстро новые пользователи Outlook Express подключаются к Internetу и используют его. Вы всегда сможете настроить Outlook Express по вашему вкусу!

Перейти к использованию Outlook Express достаточно просто. Все существующие сообщения и адреса будут сохранены, поэтому не стоит беспокоиться о возможном их уничтожении. Outlook Express использует ваши учетные записи, так что вам не придется вводить заново имена или пути к серверу.

Получение, чтение и отправка писем. Для того чтобы получить пришедшие письма, необходимо забрать их с почтового сервера, на который они первоначально приходят и где ожидают получателя. Для извлечения писем с почтового сервера нужно выбрать на панели инструментов кнопку "доставить". Можно воспользоваться и пунктом "Доставить почту" из меню "Сервис". При этом ОutIооk Ехргеss подключится к Internet, если компьютер не подключен, и обратится к почтовому серверу, чтобы передать имя пользователя и пароль, ему соответствующий. Это делается с целью исключения возможности доступа к чужим письмам. Затем ОutIооk Ехргеss отошлет готовые к отправке письма (те, которые находятся в папке "Исходящие") и получит сообщения с почтового сервера (все сообщения будут помещены в папку "Входящие")..

Возможности, предоставляемые адресной книгой. Удобство использования адресной книги при отправке сообщений не вызывает сомнений. Адресная книга Outlook Express более совершенна, чем в других стандартных почтовых приложениях и предоставляет более широкий круг возможностей. Вот некоторые из них.

ь Хранение и обновление информации об адресатах: домашний адрес и адрес электронной почты, рабочий и домашний телефоны и т. д.

ь Создание почтовых групп или списков рассылки. Можно отправлять сообщение сразу целой группе, а также обновлять информацию об отдельных представителях данной группы.

ь Определение тех лиц, которым необходимо отправлять сообщения в текстовом формате, а не формате HTML.

ь Использование адресов конференций. Можно выделить несколько адресов и вызвать на конференцию NetMeeting указанных абонентов.

ь Автоматическое включение визиток в ответные сообщения.

Простой поиск адресов. Вам нужно отыскать чей-то электронный адрес? Воспользуйтесь командой «Найти людей» на основной странице Outlook Express или меню «Правка». Outlook Express обеспечит доступ к пяти каталогам, содержащим огромное количество адресов. Выберите один из них и укажите имя или известный адрес.

В случае успешного поиска, щелкните один из выведенных пунктов и выберите «Свойства». Вы получите дополнительные сведения, которые помогут вам успешно завершить поиск.

Отправка почты в удобное для вас время. Подготовив сообщение, вы не хотите его тут же отправлять? Пожалуйста, ведь существует возможность отложенной отправки. Вам придется всего лишь выбрать из меню «Файл» команду «Отправить позже». Сообщение будет послано только после того, как вы в следующий раз выберите команду «Доставить почту», для автоматической отправки и приема почты.

Подпись сообщения. В заключение, воспользуйтесь возможностью автоподписи для вставки в конец письма вашей заранее оформленной личной подписи и пустого абзаца. Автоподпись может содержать графические изображения или вашу визитную карточку.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время человечество активно осваивает новую коммуникативную среду, в которой формируются цифровые аналоги информационных массивов, сохраняемых в традиционной среде отлаженной системой библиотек и архивов.

Информационное развитие ставит перед обществом массу новых проблем, которые нужно решать. Одна из проблем, над которой уже давно работают, это: "Использование электронной почты для организации электронного документооборота". К счастью это проблема в скором времени решиться т.к. на данный момент электронная почта постепенно, но уверенно используется в документообороте предприятий и организаций Украины. Использование электронной почты, позволяет быстро обмениваться различной информацией, документами между пользователями, что значительно облегчает и ускоряет электронный документооборот. В условиях очень быстрого развития современного информационного общества возрастает потребность полного внедрении электронной почты в документооборот предприятий и организаций Украины.

В своей курсовой работе я попыталась:

В проанализировать использование электронной почты для организации электронного документооборота;

В раскрыть понятие и содержание электронного документооборота;

В исследовать процессы, связанные с организацией электронного документооборота;

В систематизировать характеристику электронной почты.

Но, к сожалению, в Украине существует масса недостатков ведения документов в организациях и на предприятиях, а именно:

h недостаточно развита нормативно-правовая база.

h слабая оснащенность бюджетных организаций современной компьютерной техникой.

h эпизодичность использования информационных технологий для подготовки и распространения электронных документов.

h нехватка кадров документного обеспечения управления и современной литературы.

h усложнение информационных ресурсов и взрывной рост их объема. Бумажные ценности, как известно, со временем приходят в негодность и безвозвратно исчезают.

О масштабах проблемы, которая увеличивается с каждым днем, говорит тот факт, что только сеть государственных архивов Украины насчитывает более 1 тыс. `мертвых” бумажных хранилищ, содержащих свыше 70 млн. дел. Сумасшедший поток документов и информационных материалов, обращающихся внутри крупных коммерческих структур, придает новый импульс построению электронных документов. И здесь дело касается уже не только компактного, безопасного хранения и быстрого поиска документов, но и вопросов быстрой пересылки электронных документов. Все это обусловило актуальность создания новой информационной технологии построения корпоративного электронного документа, который можно быстро переслать с помощью электронной почты.

Решение проблемы очевидно. Организация или предприятие должно быть снабжено компьютерной техникой. На рабочем столе каждого исполнителя должен стоять компьютер. Для того чтобы исполнитель смог пользоваться электронной почтой должно быть подключение к Internetу. Для этого естественно нужны деньги. Но к сожалению тормозит решение проблемы нехватка бюджетных средств в Украине. На данный момент усугубляет ситуацию мировой кризис от которого Украина еще не отошла.