Табличний редактор Microsoft Excel

Під панелями інструментів Microsoft Excel за звичаєм знаходиться рядок формул, а у нижній частині вікна рядок стану. Щоб вивести або забрати ці рядки слід у меню Вид вибирати відповідні пункти: Строка формул або Строка состояния.

2. Введення та редагування даних

Виділення елементів таблиці

Одне з комірок таблиці завжди є активним, активна комірка виділяється рамкою. Щоб зробити комірку активною, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цієї комірки або натиснути на ньому мишею.

Для виділення декількох суміжних комірок необхідно установити покажчик миші на одному з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.

Заповнення комірок

Для введення даних у комірку необхідно зробити її активною і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування (мал. 8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активним буде сусідня комірка.

Щоб відредагувати дані у комірці, необхідно:

зробити комірку активною і натиснути клавішу F2, або двічі натиснути у комірці мишею;

у комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і відредагувати дані;

вийти з режиму редагування клавішею Enter.

Створення робочої книги

Для створення нової робочої книги у меню Файл вибрати команду Создать. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал. 9) вибрати спочатку вкладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга. Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку .

Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал. 11). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення.xls і значки на мал. 10. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов.

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал. 12). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла - формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно ввести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить.

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

3. Форматування табличних даних

Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводитися в форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених клітинках. Для цього виконайте команду Формат | Клітинки. З'явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому потрібно вибрати вкладку Число.

У лівій частині вікна діалогу Формат ячеек у списку Числові формати наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів (див. Рис.). На малюнку зі списку Числові формати обрано рядок (усі формати). У правому вікні Тип ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації.

Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення Тип.

Будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст. Введений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.

Щоб ввести текст, виділіть комірку і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів. Можна форматувати окремі символи чи фрагменти тексту в комірці та вводити текст у формулах, діаграмах, текстових вікнах.

Для форматування розташування тексту в комірці використовується закладка Вирівнювання в діалоговому вікні Формат клітинок.

Тут Ви можете розташувати текст для читання знизу-вгору, згори-вниз, вирівняти по правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки, можна переносити слова тексту в межах комірки.

За допомогою інших закладок Ви можете відформатувати шрифт, параметри рамки навколо комірки, способи заливання комірки різним кольором, включити або знятит захист з комірки.

Стиль подання даних

Поки даних у вашій таблиці небагато і проблем роботи з ними теж небагато, але коли ви ввійдете в смак роботи з таблицями в Excel, у вас з'явиться природне бажання впорядкувати формати даних, бо якщо цього не зробити, то навіть просте завдання зміни формату може викликати серйозні проблеми.

Одним із способів упорядкування даних є введення стилю. Ви вводите телефонні номери - один стиль, заповнюєте таблицю продажів - інший стиль, вводите дані в телефонно-адресну книгу - третій стиль. Після цього для зміни подання даних досить лише змінити потрібний стиль і дані, відображувані цим стилем, зміняться автоматично.

Порядок введення формули

Вводити формулу треба зі знака рівності. Це треба для того, щоб Excel зрозумів, що в клітинку вводиться саме формула, а не дані.
Виділимо довільну комірку, наприклад А1. У рядку формул введемо = 2 +3 і натиснемо Enter. У комірці з'явиться результат (5). А в рядку формул залишиться сама формула.

Експериментуйте з різними арифметичними операторами: додавання (+), віднімання (-), множення (*), ділення (/). Щоб їх правильно використовувати треба чітко представляти їх пріоритет.

1. У першу чергу виконуються вирази всередині дужок.

2. Множення і ділення мають вищий пріоритет ніж додавання і віднімання.

3. Оператори з однаковим пріоритетом виконуються зліва направо.

Моя вам порада - ВИКОРИСТОВУЙТЕ Дужки. У цьому випадку ви убезпечите себе від випадкової помилки в обчисленнях з одного боку, а з іншого - дужки значно полегшують читання і аналіз формул. Якщо у формулі кількість закривають і відкривають дужок не збігається, Excel видасть повідомлення про помилку і запропонує варіант її виправлення. Відразу після введення закриває дужки Excel відображає жирним шрифтом (або іншим кольором) останню пару дужок, що дуже зручно при наявності у формулі великої кількості дужок.

Тепер давайте спробуємо попрацювати з використанням в формулах посилань на інші клітинки.

Введіть у клітинку А1 число 10, а в комірку А2 - число 15. У комірці А3 введіть формулу = А1 + А2. У комірці А3 з'явиться сума осередків А1 і А2 - 25. Поміняйте значення комірок А1 і А2 (але не А3!). Після зміни значень у клітинках А1 і А2 автоматично перераховується значення клітинки А3 (згідно формули).

Щоб не помилитися при введенні адрес клітинок, можна використовувати при введенні посилань миша. У нашому випадку треба виконати наступне:

1. Виділити комірку А3 та ввести в рядку формул знак рівності.

2. Клацнути на комірці А1 і ввести знак плюс.

3. Клацнути на комірці А2 і натиснути Enter.

Результат буде аналогічним.

Відносні, абсолютні і змішані посилання

Відносне посилання вказує на клітинку, згідно з її положення щодо осередку, яка містить формулу. Позначення відносної осередку - А1.

Абсолютне посилання вказує на клітинку, місцезнаходження якої незмінно. Позначення абсолютної осередку - $ A $ 1.

Змішана посилання містить комбінацію відносної і абсолютної посилань - $ A1, A $ 1.

Для швидкої зміни типу посилання використовується клавіша F4. Введіть у клітинку А1 будь-яке число. У осередок А2 введіть формулу = А1. Потім натискайте клавішу F4. Після кожного натискання клавіші тип посилання буде змінюватися.

Для початку розберемо відносні посилання. Введіть у клітинки наступні значення:

* А1 - 20 В1 - 200

* А2 - 30 В2 - 300

У осередок А3 введіть формулу = А1 + А2 і натисніть Enter.

Тепер встановіть курсор на правий нижній кут комірки А3, натисніть праву кнопку миші і протягніть на клітинку В3 і відпустіть кнопку миші. З'явиться контекстне меню, в якому треба вибрати «Копіювати клітинки».

Після цього значення формули з комірки А3 буде скопійовано у клітинку В3. Активізуйте комірку В3 і подивіться яка формула вийшла - В1 + В2. Чому так вийшло? Коли ми записали в комірці А3 формулу А1 + А2, Excel інтерпретував цей запис так: «Взяти значення з клітинки, розташованої в поточному стовпці на два рядки вище і скласти із значенням клітинки, розташованої в поточному стовпці на один рядок вище». Тобто скопіювавши формулу з комірки А3, наприклад, в клітинку С43, ми отримаємо - С41 + С42. Ось в цьому принадність відносних посилань, формула як би сама підлаштовується під наші завдання.

Розглянемо тепер абсолютні посилання.

Введіть у клітинки наступні значення:

* А1 - 20 В1 - 200

* А2 - 30 В2 - 300

* Введіть в клітинку С1 число 5.

У осередок А3 введіть таку формулу = А1 + А2 + $ C $ 1. Аналогічним чином скопіюйте формулу з А3 в В3. Подивіться що вийшло. Відносні посилання «підлаштувалися» під нові значення, а ось абсолютна - залишилася незмінною.

Спробуйте тепер самі проекспериментувати зі змішаними посиланнями і подивіться як вони працюють. Можна посилатися на інші аркуші тієї ж книги точно так, як і на клітинки поточного листа. Навіть можна посилатися на листи інших книг. У цьому випадку посилання буде називатися зовнішньої посиланням.

Наприклад, щоб записати в клітинку А1 (Лист 1) посилання на комірку А5 (Аркуш2), треба виконати наступне:

* виділити клітинку А1 і ввести знак рівності;

* клацніть на ярлику «Лист 2»;

* клацніть на комірці А5 і натисніть клавішу введення;

* після цього буде активізований знову Лист 1 і в комірці А1 з'явиться наступна формула = Аркуш2! А5.

Посилання на клітинку з іншої книги буде виглядати так - = [Кніга2]

Аркуш2! А5.

Редагування формул відбувається аналогічно редагування текстових значень у клітинках. Тобто треба активізувати клітинку з формулою виділенням або подвійним клацанням миші, а потім провести редагування, використовуючи, при необхідності, клавіші Del, Backspace. Фіксація змін виконується клавішею Enter.

Використання тексту в формулах

З текстовими значеннями можна виконувати математичні операції, якщо текстові значення містять тільки наступні символи:

Цифри від 0 до 9, + - е Е /

Ще можна використовувати п'ять символів числового форматування:
$% () Пробіл

При цьому текст повинен бути укладений у подвійні лапки.

Неправильно: = $ 55 + $ 33

Правильно: = «$ 55» + $ «33»

При виконанні обчислень Excel перетворить числовий текст у числові значення, так результатом вищевказаної формули буде значення 88.
Для об'єднання текстових значень служить текстовий оператор & (амперсанд). Наприклад, якщо клітинка А1 містить текстове значення «Іван», а осередок А2 - «Петров», то ввівши в клітинку А3 наступну формулу = А1 & А2, отримаємо «ІванПетров».

Щоб вставити між ім'ям і прізвищем треба написати так = А1 & «» & А2.

Амперсанд можна використовувати для об'єднання комірок з різними типами даних. Так, якщо в комірці А1 знаходиться число 10, а у клітинці А2 - текст «мішків», то в результаті дії формули = А1 & А2, ми отримаємо «10 мешков». Причому результатом такого об'єднання буде текстове значення.

5. Робота з майстром функцій

Excel містить більше 400 вбудованих функцій. Тому безпосереднього вводити з клавіатури у формулу назви функцій і значення вхідних параметрів не завжди зручно. В Excel є спеціальний засіб для роботи з функціями - Майстер функцій. При роботі з цим засобом вам спочатку пропонується вибрати потрібну функцію зі списку категорій, а потім у вікні діалогу пропонується ввести вхідні значення.

Майстер функцій викликається командою Вставка | Функції або натисканням на кнопку Майстер функцій. Ця кнопка розташована на панелі інструментів Стандартна, а також у рядку формул.

Функціями в Microsoft Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв'язання визначеної задачі. Функції в Microsoft Excel являють собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються числові значення або адреси комірок.

Наприклад:

=СУММ (А5:А9) - сума комірок А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ (G4:G6) - середнє значення комірок G4, G5, G6.

Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:

=СУММ (F1:F20) ОКРУГЛ (СРЗНАЧ(H4:H8); 2);

Для введення функції у комірку необхідно:

­ виділити комірку для формули;

­ викликати Мастер функций за допомогою команди Функция меню Вставка або кнопки ;

­ у діалоговому вікні, що з'явилося (мал. 13), вибрати тип функції в переліку Категория і потім потрібну функцію в переліку Функция;

­ натиснути кнопку ОК;

­ у полях Число1, Число2 та ін. наступного вікна ввести аргументи функції (числові значення або посилання на комірки);

­ щоб не указувати аргументи з клавіатури, можна натиснути кнопку, яка знаходиться праворуч поля, і виділити мишею ділянку комірок, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід натиснути кнопку, яка знаходиться під рядком формул;

­ натиснути ОК.

Вставити у комірку функцію суми СУММ можна за допомогою кнопки .

6. Фільтрація даних зведених таблиць

табличний формула редактор програма

Сортуванням називають пере впорядковування даних, при якому значення обраних вами полів (їх називають ключовими полями або ключами) розташовуються:

· числа - в порядку зростання або зменшення їх величин,

· тексти - в алфавітному порядку (прямому чи зворотному),

· дати і час - у хронологічному порядку (прямому або зворотному).

Перед сортуванням даних важливо правильно виділити область, у якій відбуватиметься сортування. Якщо перед вибором меню Данные / Сортировка помістити курсор усередину таблиці, то Excel автоматично виділить усі її рядки і стовпці. Якщо ж виділити тільки частину таблиці, то і сортування відбудеться тільки у межах виділеної області. Наприклад, якщо ви виділите тільки стовпець із прізвищами співробітників, але не виділите стовпець із сумами належних їм виплат, то прізвища будуть перевпорядковані, але суми виплат залишаться нерухомими в колишніх комірках. Так можна зіпсувати дані, на введення яких був витрачений значний час. Виправити помилку можна, якщо відразу після неправильного сортування натиснути кнопку скасування, або закрити файл, не зберігаючи на диску внесені зміни.

Якщо сортування відбувається за одним ключем, то достатньо просто встановити курсор у ключове поле і скористатися однією з кнопок. При цьому Excel сам виділить всю таблицю і виконає сортування за обраним ключем. Щоб Excel зміг правильно визначити межі таблиці, у ній не повинно бути пустих рядків чи стовпців.

Для сортування за декількома полями слід помістити курсор усередину таблиці або виділити діапазон комірок, що підлягає сортуванню, та вибрати в меню Данные опцію Сортировка. В результаті не екрані з'явиться вікно.
Якщо ви бажаєте сортувати стовпці (а не рядки, як це робиться за замовчуванням), то сповістіть про це програмі, клацнувши у вікні, що з'явилося, на кнопці Параметры. Там же можна задати режим, що забезпечує сортування назв місяців, днів тижня тощо не в алфавітному, а в хронологічному порядку.

Звичайно Excel вважає перший рядок шапкою таблиці, що не бере участі в сортуванні. Якщо ж таблиця не має шапки, і її перший рядок підлягає сортуванню нарівні з іншими, то у вікні сортування слід вибрати: Идентифицировать поля по позначенням столбцов листа.

У графі Сортировать по виберіть заголовок чи координату стовпця, по якому буде виконуватися сортування, а також напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию.

Записи, що містять однакові значення ключового поля, у свою чергу, можуть бути відсортовані по другому ключовому полю, якщо ви заповните графу Затем по. Наприклад, при сортуванні персоналу записи з однаковими прізвищами сортуються по іменах. Аналогічно, записи, що містять однакові значення в двох перших ключових полях, можна піддати сортуванню, указавши третє ключове поле в графі В последнюю очередь по. Наприклад, якщо збігаються і прізвище, і ім'я, то сортування здійснюється за полем по батькові.

Для виконання сортування з обраними параметрами, клацніть мишкою на кнопці ОК.

Підведення підсумків можна виконувати тільки після виконання відповідного сортування даних. Якщо, наприклад, вам потрібно підвести підсумки по датах із проміжними підсумками по товарах, то і сортування повинне виконуватися в першу чергу по датах, у другу - по товарах. Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаваються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок по даті додавається там, де відбувається зміна дати. Отже значення, по яких підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці. Закінчивши сортування, і обравши в меню Даные пункт Итоги, на екран виводиться вікно (рис. 9), у якому тртеба відповісти на наступні питання:

1. Де треба вставляти рядки з підсумками? Якщо, наприклад, ми виберемо тут Дата або Товар, то рядок підсумків буде з'являтися там, де змінюється значення дати чи найменування товару відповідно.

2. Як треба підбивати підсумок? Частіше усього підсумок - це просто сума значень у стовпці. Але замість суми можна вибрати, наприклад, середнє арифметичне, максимальне або мінімальне значення тощо.

3. У яких стовпцях треба підбивати підсумок? Тут слід зазначити найменування стовпців, у яких виконується обчислення суми, середнього і т.п.

4. Чи потрібно вилучати всі старі підсумки перед виводом нових? Якщо ви відмовитеся від вилучення, то нові підсумки будуть додаватися до раніше сформованого. Це дозволяє виводити декілька різних підсумків одночасно, наприклад, до раніше обчислених сум додати ще і середні значення тощо.

5. Чи потрібно після виводу кожного рядка з підсумками переходити на нову сторінку?

6. Де потрібно розміщати рядки з підсумками? (під відповідними групами рядків даних або над ними).

Вказавши потрібні параметри, клацніть мишкою на кнопці ОК, і у вашій таблиці додадуться рядки з підсумками.

Зліва від таблиці з підсумками відображаються символи структури - кнопки з зображеннями знаків плюс і мінус. Користуючись ними, можна сховати деталі даних, залишивши тільки їхні підсумки, або знову відновити відображення деталей.

Якщо таблиця містить проміжні підсумки різних рівнів деталізації, то зручно користуватися також розташованими в лівому верхньому куті кнопками з зображеннями цифр. Кнопка з цифрою 1 забезпечує виведення тільки загального підсумку, приховуючи всі дані таблиці і всі проміжні підсумки. Кнопка 2 додає проміжні підсумки наступного рівня деталізації і т.д. Кнопка з найбільшою цифрою забезпечує виведення усіх наявних у таблиці вхідних даних з усіма проміжними підсумками.

Зведені таблиці є ще одним засобом підведення підсумків. Щоб побудувати зведену таблицю, помістіть курсор усередині бази даних, виберіть у меню Даныеопцію Сводные таблицы і дайте відповіді на питання програми:

Фільтрація

При вирішенні багатьох задач виникає потреба здійснювати фільтрацію даних, тобто відображати й обробляти не всі рядки, наявні в таблиці, а тільки ті, що задовольняють визначеним умовам. Excel має два засоби для фільтрації даних - автофільтр і розширений фільтр.

Щоб установити автофільтр, треба помістити курсор усередину таблиці і вибрати в меню Данные опції Фильтрі Автофильтр. В результаті біля заголовків стовпців з'являться кнопки списків, що розгортаються, з яких можна вибрати наступні опції:

· (Все) - знімає фільтр із даного стовпця і забезпечує вивід рядків із будь-якими значеннями в даному стовпці;

· (Первые 10…) - дозволяє відфільтрувати задану кількість або заданий відсоток найбільших або найменших елементів даного стовпця;

· (Условие…) дозволяє задати одну або дві умови фільтрації у формі рівності або нерівності

Якщо умов дві, то їх можна зв'язати логічною операцією І чи АБО. У першому випадку будуть відфільтровані рядки, для яких одночасно виконуються обидві умови, у другому - хоча б одна з них.

· У списку містяться також усі значення даних, присутніх в даному стовпці. Вибір такої опції приводить до того, що через фільтр пройдуть тільки рядки з обраним вами значенням.

Для зняття автофільтра потрібно виконати ті ж дії, що і при його встановленні.

Щоб використати розширений фільтр, потрібно створити допоміжну таблицю, що має таку ж шапку, як і шапка вхідної таблиці, що підлягає фільтрації. Для цього найзручніше просто скопіювати шапку вхідної таблиці.

Якщо помістити в допоміжну таблицю деяке значення, то у відфільтрованій таблиці будуть показані тільки ті рядки, що містять зазначене вами значення в одноіменному стовпці.

У комірки допоміжної таблиці можна включати і нерівності. Наприклад, вираз <100 забезпечить фільтрацію чисел, менших ста.

Якщо рядок допоміжної таблиці містить декілька заповнених комірок, то всі задані ними умови повинні виконуватися одночасно. Якщо в допоміжній таблиці заповнені декілька рядків, то через фільтр пройдуть дані, що задовольняють умові, заданій хоча б в одному з рядків допоміжної таблиці.

Для накладення розширеного фільтра, необхідно помістити курсор усередині основної таблиці і вибрати в меню Даныеопції Фильтр і Расширенный фильтр. При цьому в поле Исходный диапазон (рис. 6) буде автоматично занесено діапазон комірок вхідної таблиці. Для занесення діапазону комірок, допоміжної таблиці, у поле Диапазон условий, потрібно установити курсор у це поле, а потім виділити мишкою допоміжну таблицю разом з шапкою. При бажанні можна задати також діапазон комірок, куди треба помістити результати фільтрації, якщо ви не хочете фільтрувати список на місці. Є також можливість відображати в результатах тільки унікальні записи. Тобто, якщо таблиця містить записи що повторюються, то результат фільтрації міститиме тільки по одному екземплярові кожного з них. Для зняття розширеного фільтра потрібно вибрати в меню Данныеопції Фильтр і Отобразить все.

7. Побудова діаграм

Діаграма - це подання даних таблиці в графічному вигляді, що використовується для аналізу і порівняння даних. На діаграмі вміст кожного комірки зображується у вигляді крапок, ліній, смуг, стовпчиків, секторів і в іншій формі. Групи елементів даних, що відбивають вміст комірок одного рядку або стовпця на робочому аркуші, складають ряд даних.

За допомогою Microsoft 2003 можна створювати складні діаграми для даних аркуша. Діаграма - графічне зображення залежності між величинами. Діаграми є наочним засобом представлення даних робочого листа. Діаграму можна створити на окремому аркуші або помістити в якості впровадженого об'єкта на лист із даними.

Представлення даних на діаграмі

Діаграма пов'язана з даними, на основі яких вона створена, і оновлюється автоматично при зміні даних.

Значення осі. Excel створює значення осі на основі зазначених даних. В даному випадку значення осі змінюються від 0 до 70, що відповідає значенням клітинок діапазону на аркуші.

Імена категорій. В якості імен осі категорій Excel використовує заголовки стовпців або рядків даних. У наведеному прикладі як імена осі категорій відображаються заголовки рядків, що відповідають першому кварталу, другого кварталу і т.д.

Імена рядів даних діаграми. Excel також використовує заголовки стовпців або рядків даних як імена рядів даних. Імена рядів відображаються в легенді діаграми. У наведеному прикладі як імена рядів виступають заголовки рядів планованих і фактичних значень.

Маркери даних. Маркери даних одного кольору представляють один ряд даних. Кожен маркер відповідає одному значенню даних аркуша. У наведеному прикладі самий правий маркер даних відповідає фактичному значенню за четвертий квартал, рівному 60.

Підказки. При зупинці покажчика над яким-небудь елементом діаграми з'являється підказка з назвою елементу. Наприклад, при зупинці покажчика над легендою з'являється підказка «Легенда».

Створення діаграми

Щоб створити діаграму, необхідно, перш за все, ввести дані для діаграми на лист. Потім виділіть будь осередки, які містять вихідні дані діаграми. Далі в меню Вставка виберіть команду Діаграма або натисніть кнопку Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. У будь-якому випадку Excel виведе на екран перше вікно майстра діаграм. За допомогою чотирьох вікон діалогу майстер діаграм збере всю інформацію, необхідну Excel для побудови діаграми.

Крім того, можна створити діаграму за один крок без використання майстра діаграм. При створенні таким способом діаграми використовуються стандартні тип і параметри форматування, які пізніше можна змінити.

Створення діаграми за один крок. Найшвидший спосіб для створення листа діаграми, який використовує стандартний тип діаграми, виділіть необхідні дані та натисніть клавішу F11. У цьому випадку лист діаграми - це аркуш книги, який містить лише діаграму.

Крок 1. Вибір типу діаграми.

Перше вікно діалогу Майстра діаграм, пропонує вибрати тип діаграми.

Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних та іншу для нестандартних типів діаграм.

Крок 2. Завдання вихідних даних діаграми.

У другому вікні діалогу майстра діаграм можна задати дані, які використовуються Excel при побудові діаграми.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм дозволяє задати вихідний діапазон і розташування в ньому рядів даних. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з вихідними даними, то це поле буде містити посилання на виділений діапазон.

Excel виводить рухому рамку навколо вихідного діапазону. Якщо з якихось причин вихідний діапазон вказаний неправильно, виділіть потрібний діапазон і введіть його прямо у вікні діалогу Майстра діаграм.

Excel зазвичай обирає орієнтацію рядів, припускаючи, що діаграма повинна містити менше рядів, ніж точок. Переглядаючи зразок при різній орієнтації рядів, можна вибрати найбільш ефективний спосіб відображення даних в створюваній діаграмі.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм, як і перше, містить дві вкладки. Щоб переконатися, що Excel використовує правильні імена та діапазони клітинок, для кожного ряду даних, можна перейти на вкладку Ряд.

Крок 3. Завдання параметрів діаграми.

Третє вікно діалогу Майстра діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назва діаграми та заголовки для її осей, легенду, підписи значень в рядах даних і т.д.

Крок 4. Розміщення діаграми.

Excel може впровадити діаграму в робочий аркуш або помісити її на окремому аркуші, так званому листі діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього потрібно двічі натиснути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню.

Висновок

Електронна таблиця (ЕТ) - сховище (частина запам'ятовуючого простору) для зберігання відповідним чином структурованої сукупності даних різних типів. Електронна таблиця повинна розглядатися в шкільному курсі інформатики як об'єкт опрацювання, а табличний процесор - засіб опрацювання електронних таблиць. Під опрацюванням будемо розуміти аналіз даних, їх корекцію, синтез висновків, прийняття рішень, експерименти - все, що стосується дослідницької діяльності людини, яка використовує в своїй практичній професійній діяльності електронні таблиці і табличний процесор.

Електронна таблиця - це також «запам'ятовуючий» простір, спеціальним чином структурований для опрацювання даних, які там зберігаються, за допомогою програм табличних процесорів. Електронна таблиця може бути порожньою, тоді лише вказана її структура за допомогою табличного процесора, або зберігати певні дані в клітинках таблиці (у відповідних полях запам'ятовуючого простору) - числа, формули, тексти або інші об'єкти.

Програма для опрацювання електронних таблиць як і текстові та графічні редактори, належить до прикладного програмного забезпечення загального призначення і знання можливостей використання такої програми та вміння виконувати в її середовищі основні операції з електронними таблицями сьогодні є загальноосвітніми. Значна кількість професій потребують від потенційних працівників умінь працювати з табличною інформацією, опрацьовувати її за допомогою табличних процесорів.

Принципи, які можуть бути покладеними в основу методики вивчення такої програми, багато в чому схожі на принципи, на яких будувалась методика вивчення текстових та графічних редакторів. До них можна віднести:

1. Використання індуктивного методу, за яким пояснення основних можливостей та принципів опрацювання електронних таблиць будується від конкретних прикладів до узагальнень у вигляді правил-алгоритмів, які не залежать від конкретної програми та знань і навичок користувача стосовно роботи з нею.

2. Мотиваційне навчання, при якому кожна вказівка чи група пов'язаних за змістом завдання вказівок спочатку демонструється на прикладах, пояснюється мета та необхідність їх введення.

3. Навчання через систему доцільних задач. Для кожної конкретної вказівки чи групи вказівок добирається система завдань з практично значущим і зрозумілим змістом для відповідної вікової групи учнів. Учні ознайомлюються з умовою завдання та самостійно шукають в середовищі потрібні вказівки для одержання результатів, при цьому вимоги до результатів виконання завдання (вигляд відформатованої таблиці, діаграма, результати обчислень тощо) учні одержують у надрукованому вигляді. Завдання полягає в тому, щоб із запропонованої табличної інформації шляхом її опрацювання за допомогою табличного процесора одержати конкретні результати, тобто використовується дидактичний принцип навчання «за зразком» - орієнтовною основою дій.

4. Використання при проведенні практичних занять за комп'ютером завдань двох видів:

· введення вхідних даних з клавіатури та подальше їх опрацювання в середовищі табличного процесора;

· опрацювання заздалегідь введених до пам'яті комп'ютера табличних даних та аналіз одержаних результатів.

5. Використання наочних орієнтирів для контролю за результатами виконання завдань.

6. Використання навчальної допомоги різного рівня при використанні завдань для самостійного виконання.

7. Проведення лабораторних робіт комплексного характеру для закріплення знань та вмінь учнів в нових умовах.

8. Використання методу проектів для поглибленого вивчення можливостей електронних таблиць.

Інформаційні ресурси

1. Белинский П.П. Информатика. - М.: КНОРУС, 2005. - 448 с.

2. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000. - СПб.: Питер, 2000. - 415 c.

3. Волобуєва Т.Б. Курс користувачів персональним комп'ютером. - К.: Освіта, 2006. - 354 с.

4. Гаврилов А.В. Локальные сети ЭВМ. - М.: Наука, 2000. - 328 с.

5. Гандерлой М. Моя первая книга о Microsoft Office Excel 2000. - М.: Изд-во Эксмо, 2005. - 391 c.

6. Глушаков С.В. Персональний комп'ютер. - Харків: Фомо, 2004. - 499 с.

7. Гурин Н.И. Работа на персональном компьютере. - М.: Наука, 2004. - 224 с.

8. Дейт К. Информатика. - М., 2000. - 324 с.

9. Евсеев Г. Новейший самоучитель работы на компьютере. - М., 2005. - 688 с.

10. Кирий В.Г. Информатика. - М.: Наука, 2004. - 38 с.

11. Леонтьев В.Р. Новейшая энциклопедия персонального комп'ютера. - М.: Олма-Пресс, 2004. - 311 с.

12. Макарчук О.М. Практичний курс інформатики. - К.: Либідь, 2001. - 366 с.

13. Онищук А.Р. Створення таблиць в Excel. - К.: КНЕУ, 1997. - 366 с.

14. Послед Б. Excel 2000. Лекции и упражнения. - К.: ДиаСофт, 2000. - 411 с.

15. Руденко В.Д. Практичний курс інформатики. - К.: Фенікс, 1997. - 399 с.

16. Соколов П.Т. Інформатика в школі. - К.: Знання, 2000. - 394 с.

17. Чаповська Р.Б. Microsoft Excel 2000. - Шепетівка: Аспект, 2005. - 258 с.

18. Макарова Н.В. Информатика. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 768 с.

Размещено на Allbest.ru