Створення бази даних

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Створення бази даних

Приступаючи до створення бази даних, необхідно знати її призначення, які відомості вона повинна містити. Слід визначити, з яких вона полягатиме таблиць (тим), які буде потрібно звіти, уточнити форми, використовувані зараз для запису даних, і тому подібне, як вони будуть взаємозв'язані, які в таблицях будуть поля. Запис таблиці повинен повністю описувати об'єкт відповідно до поставленого завдання.

Для відображення області завдань Створення файлу у вікні Microsoft Access в меню Файл (File) виберіть команду Створити (New) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів. З клавіатури вибрати команду можна натисненням на клавіші Ctrl+т (Ctrl+N).

Якщо в розділі Створення (New) клацнути заслання Нова база даних (Blank Database) то на екрані відображуватиметься діалогове вікно Файл нової бази даних (File New Database) з пропозицією дати ім'я новій базі даних dbl, розширення .mdb і зберегти її в теці Мої документи (My Documents). «1» додається за умовчанням до привласненого імені базі даних. Зміните ім'я бази даних або залиште як є і натискуйте кнопку Створити (Create).

2. Створення бази даних за допомогою шаблону

Після клацання заслання На моєму комп'ютері в області завдань Створення файлу (New File) відкривається діалогове вікно Створення (New) що дозволяє вибрати шаблон створюваної бази даних (мал. 1). У правій частині вікна ви побачите, як виглядатиме база даних виділеного шаблону. Проте попередній перегляд передбачений не для всіх шаблонів.

Як приклад, на вкладці Бази даних (Databases) виділимо значок Контакти (Contact Management) і натискуватимемо кнопку ОК . На екрані відображуватиметься вікно, що пропонує зберегти створювану базу даних. Після виконання цієї операції з'явиться вікно Створення бази даних (Database Wizard) з повідомленням, що база даних «Контакти» міститиме:

· Відомості про контакти (Contact information);

· Відомості про дзвінки (Call information).

Мал. 1 Шаблонів, пропонованих для створення бази даних

Натискуйте кнопку Далі (Next) . У наступному вікні необхідно визначити, які таблиці входитимуть в базу даних, і зададуть їх структуру, тобто вибрати поля (стовпці) з яких полягатиме кожен запис. Наприклад, в списку Таблицы бази даних (Tables in database) виберіть Відомості про контакти (Contact information) і встановите прапорці біля тих підло таблиці, які використовуватимуться (мал. 2).



Мал. 2 Вибір таблиці бази даних і її полів

У наступному вікні із списку Виберіть вигляд оформлення екрану (What style would you like for style database) (мал. 3). Вибраний вигляд відображується в лівій частині вікна.

У наступних вікнах Виберіть вигляд оформлення звіту на друці і Задайте назву бази даних (What would you like the title of the database to be) (мал. 4). Ця назва буде приведена у всіх формах і звітах. Після установки прапорця Додати малюнок у всі звіти (Yes, I I'd like to include а picture) ви зможете вибрати растровий (bmp, dip) або векторний (wmf, emf) малюнок, який поміщатиметься у всі звіти. Для відображення на екрані вікна Вибір малюнка (Insert Picture) натискуйте кнопку Малюнок (Picture).

Мал. 3 Вибір вигляду оформлення екрану

Мал. 4 Введення назви бази даних

У останньому вікні можна встановити прапорець Так, запустити базу даних (Yes, start the database) і натискувати кнопку Готово (Finish) . Буде створений новий файл бази даних, а на екрані відображуватиметься Головна кнопкова форма (Main Switchboard) нового застосування (мал. 5). Внизу вікна Microsoft Access відображує мінімізоване вікно створеної бази даних. Майстер помістив в нову базу даних різних типів об'єктів: таблиці, форми, звіти і тому подібне (Детальніше форми розглянуті в главі 25.)

Призначення донопок показаної на малюнку головної кнопкової форми:

· Ввод/просмотр форми «Контакти» (Enter/View Contacts) -- відкриває форму Контакти;

· Ввод/просмотр інших відомостей (Enter/View Other Information) -- відкриває кнопкову форму для форм (Reports Switchboard), яка має дві кнопки: одна відкриває форму для додавання записів, інша -- повертає у вікно головної кнопкової форми;

· Перегляд звітів (Preview Reports) -- відкриває форму, що дозволяє проглянути і роздрукувати звіти;

· Зміна елементів кнопкової форми (Change Switchboard Items) -- дозволяє додати у форму нові сторінки або кнопки і змінити їх;

Мал. 5 Головна кнопкова форма нової бази даних

· Вихід (Exit this database) закриває базу даних, з якою ви працювали, залишаючи на екрані вікно Microsoft Access.

Як приклад на мал. 6 показана форма до бази даних, що відображує на екрані після натиснення кнопки Ввод/просмотр форми контакти (Enter/View Contacts) . Робота з формами розглянута в главі 25.

Мал. 6 Форма для нової бази даних Контакти, створена за допомогою головної кнопкової форми

3. Створення таблиці за допомогою майстра

При створенні таблиці слід керуватися наступними принципами:

· таблиця повинна містити всі необхідні відомості;

· відомості в таблиці або між таблицями не повинні дублюватися;

· кожне поле в таблиці містить конкретний факт по темі таблиці;

· дані слід розбити на найменші логічні одиниці, наприклад, ім'я, прізвище;

Таблицю можна створити декількома способами:

1. За допомогою майстра таблиць (Table Wizard).

2. У режимі конструктора таблиці (Table Design).

3. За рахунок імпорту даних із зовнішніх джерел.

4. За рахунок зв'язку із зовнішньою таблицею.

Майстри в Access є зручним і ефективним засобом побудови бази даних, таблиць, запитів, форм і так далі Вікно майстра таблиці можна відображувати на екрані декількома способами:

1. У вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) вибрати значок Таблиці (Tables) і двічі клацнути значок Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard).

2. У вікні бази даних на панелі інструментів натискувати кнопку Створити (New) і в діалоговому вікні Нова таблиця (New Table) вибрати Майстер таблиць (Table Wizard).

Мал. 7 Вибір майстра таблиць у вікні Нова таблиця

Після вибору у вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) значка Таблиці (Tables) і подвійного клацання значка Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard), на екрані відображуватиметься вікно майстра таблиць. У цьому вікні положенням перемикача виберіть область використання створюваної таблиці Ділове вживання (Business) або Особисте вживання (Personal) (мал. 7). Вочевидь, що від сфери застосування бази даних залежить структура таблиці, використовувані в ній поля.

Мал. 7 Вибір полів створюваної таблиці

У списку Зразки таблиць (Sample Tables) виділите, якого типа таблиця буде створена, в списку Зразки полів (Sample Fields) виберіть, які поля матиме таблиця.

Кнопки майстри таблиць, розташовані між списками мають наступне призначення:

· < -- видалення виділеного поля таблиці;

· << -- видалення всіх полів таблиці;

· > -- введення виділеного поля таблиці;

· >> -- введення всіх полів таблиці.

Вибрані поля перемістяться в список Поля нової таблиці (Fields in my new table). Перемістити поле з одного списку іншою можна не лише кнопками, але і подвійним клацанням миші.

За бажання ви можете натискувати кнопку Перейменувати поле (Rename Field) і ввести нове ім'я поля у вікно, що з'явилося на екрані. У одну таблицю можна послідовно ввести поля, призначені як для ділового, так і для особистого вживання і з різних зразків таблиць. Імена полів не повинні повторюватися. Якщо серед зразків полів немає потрібного вам поля, то його можна створити.

Натискуйте кнопку Далі (Next) і в наступному вікні положенням перемикача виберіть спосіб визначення ключа (мал. 8):

· Microsoft Access автоматично визначає ключ (Yes set а primary key for me) -- ключове поле задається автоматично. Окрім вибраних вами полів таблиця міститиме поле Лічильник (AutoNumber).

· Користувач визначає ключ самостійно (No, I'll set а primary key) -- ключове поле вибирається користувачем.

Мал. 8 Завдання імені таблиці і вибір способу визначення ключа

Призначення ключового поля розглянуте нижче.

Введіть ім'я таблиці або погодитеся з тим ім'ям, яке пропонується автоматично в полі Задайте ім'я для нової таблиці (What Do You Want To name Your Table?) .

Хоча імена полів, елементів управління і об'єктів можуть містити пропуски і розділові знаки, їх не рекомендується включати в імена полів, особливо, якщо передбачається використовувати дані спільно з іншими програмами. При деяких обставинах пропуски можуть викликати конфлікти в програмах Visual Basic. Як роздільники слів можна використовувати прописні букви або символ підкреслення, наприклад, ім'я поля Дата народження можна записати як Дата народження.

Потім майстер визначає співпадаючі поля в декількох таблицях. У останньому вікні майстра створення таблиці задайте положення перемикача, аби визначити подальші дії із створення таблиці:

· Змінити структуру таблиці -- передбачає внесення до таблиці нових полів.

· Ввести дані безпосередньо в таблицю -- використовується, якщо намічено введення даних в таблицю.

· Ввести даних в таблицю за допомогою форм, що створюються майстром, -- створює форму для введення даних.

На будь-якому етапі створення таблиці після натиснення кнопки Готово (Finish) відкриється нова таблиця.

4. Ключове поле

Одне або декілька полів (стовпців), комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис в таблиці, називається первинним ключем. Ключове поле дозволяє уникнути виникнення помилок при введенні даних, оскільки вони в цьому полі не можуть повторюватися. Як ключове поле можна використовувати ідентифікаційний номер, що привласнюється громадянам податковою службою, серія і номер паспорта співробітника. Ключове поле може містити число або послідовність символів, що дозволяють ідентифікувати кожен запис і уникнути дублювання. Ключове поле використовується для швидкого пошуку і зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів.

Первинний ключ не може містити порожніх значень (Null ) і завжди повинен мати унікальний індекс. У будь-якій таблиці бажано мати одне або декілька ключових полів. Значення Null означає, що в полі немає жодних даних, наприклад, тому, що вони невідомі. Значення Null не можна прирівнювати до рядка, що містить пропуски.

У спеціальному полі Лічильник (AutoNumber) кожному запису привласнюється унікальний для цього поля номер, який автоматично збільшується з кожним новим записом (див. нижче розділ «Створення або зміна ключового поля»). Його можна використовувати для нумерації записів по порядку.

Складений ключ (composite primary key) є комбінацією з декількох полів. Він використовується в тих випадках, коли неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для скріплення двох таблиць у відношенні «багато до багатьом» (див. нижче розділ «Зв'язку між таблицями в базі даних»).

Дані ключового поля використовуються для індексування таблиці, що прискорює пошук і обробку інформації. Якщо не задано сортування таблиці, то записи розташовуються за значенням ключа. При включенні нових записів або видаленні старих запису таблиці не переміщаються, змінюється лише місце розташування кожного індексу. Первинний ключ використовується для пов'язання однієї таблиці з іншою.

Якщо поставити перемикач в положення Користувач визначає ключ самостійно (No, I'll set а primary key) то в наступному вікні в списку, що розкривається Виберіть поле з унікальними для кожного запису даними (What field -will hold data that is unique for each record?) вкажіть ключове поле (мал. 9). Положення перемикача в цьому вікні визначає, які дані використовуватимуться в ключовому полі:

· Последовательные числа, що автоматично привласнюються кожному новому запису (Consecutive number Microsoft Access assigns automatically to new record) -- Access вводить числа, що зростають з кожним записом, автоматично.

· Числа, що вводяться користувачем при додаванні нових записів (Numbers I enter when I add new records) -- користувач вводить для кожного запису лише числові значення.

· Поєднання чисел і букв, що вводиться користувачем при додаванні нових записів (Numbers and/or letters I enter when I add new records) -- користувач вводить для кожного запису як числові, так і символьні значення.

Мал. 9 Вибір ключового поля і використовуваних в нім даних

5. Створення таблиці в режимі конструктора

У вікні бази даних в режимі конструктора таблиць замість панелі інструментів бази даних відображує панель інструментів конструктора таблиць.

Для переміщення між полями використовуйте клавіші управління курсором: стрілка-управо, стрілка-вліво і так далі або клавіші Tab, Shift+Tab.

Властивості полів таблиці

Властивості поля визначають параметри поля: розмір, тип даних і так далі Властивості полий таблиці задаються в режимі конструктора таблиць. У верхній частині вікна (мал. 10) наводиться список полів, в якому обов'язково вказується Ім'я поля (Field Name) і Тип даних (Data Type) . Інформація, введена в поле Опис (Description) відображуватиметься в рядку стану таблиці при виборі поля. Опис не повинен перевищувати 255 символів. Цю властивість можна не задавати.

Мал. 10 Вибір типа даних для поля

Тип даних (Data Type) визначає, яку інформацію можна ввести в поле. У списку вічка, що розкривається, передбачені наступні типи даних:

· Текстовий (Text) -- використовується для полів, що містять комбінації символів і цифр (не більше 255 символів). За умовчанням полям привласнюється цей тип даних, оскільки він набув найбільш широкого поширення.,

· Поле Memo (Memo) -- призначено для введення букв, цифр і розділових знаків (довгі тексти і коментарі -- не більше 65535 символів). Поле цього типа не може бути ключовим.

· Числовий (Number) -- містить лише цифрову інформацію (за винятком грошових величин), яку надалі можна використовувати для обчислень.

· Грошовий (Currency) -- призначений для введення грошових величин. Стандартний шаблон для полів цього типа передбачає використання двох десяткових знаків, тобто облік копійок. Максимальне число десяткових знаків, що відображуються, не перевищує чотири. Він використовується для запобігання помилкам при округленні.

· Дата/время (Date/Time) -- містить інформацію про дату і час. Дата і час зберігаються у вигляді числа, ціла частина якого представляє дату, дріб -- час. Дата і час можуть виводитися в різних форматах.

· Лічильник (AutoNumber) -- має формат довгого цілого (Long Integer). При додаванні новому запису значення цьому полю привласнюються автоматично. Це поле можна використовувати як ключового.

· Логічний (Yes/No) -- застосовується для полів тих, що містять значення Так (Yes) або Немає (No). Наприклад, в такому полі можна вказати чи має даний співробітник дітей чи ні. У логічні поля можна записати число, яке інтерпретується як Брехня (False) або 1 -- мається на увазі Істина (True) . Логічне поле не може бути ключовим, але по ньому можна індексувати таблицю.

· Поле об'єкту OLE (OLE Object) -- містить об'єкти з інших програм (растрові і векторні малюнки, аудіо і відео файли, електронні таблиці і так далі). Це поле не може бути ключовим або індексним.

· Гіперпосилання (Hyperlink) -- призначено для зберігання адреси веб-сторінки, розташованої в Інтернеті, интранете, локальній мережі або на автономному комп'ютері. Після клацання мишею на цьому полі автоматично запускається оглядач. Гипрессилки дозволяють виконувати переходи між об'єктами Microsoft Access без допомоги програмування. Для створення заслання, що відкриває об'єкт Access, введіть ім'я об'єкту в поле гіперпосилання.

· Майстер підстановок (Lookup Wizard) -- завантажує майстра підстановок і виводить комбіноване вікно, що дозволяє вибрати із списку необхідне значення, наприклад, можна вибрати поле з іншої бази даних.

Панель властивостей містить ряд додаткових властивостей поля, Приведемо деякі з них:

· Розмір поля (Field Size) -- для текстового поля визначає максимальне число символів, яке може бути введене в (не більше 255). Для числових полів вибирається довге ціле (Long Integer), ціле (Integer ) і тому подібне Чим ширше поле, тим важче користуватися таблицею, оскільки вона може не поміщатися на екрані. Проте поле, що має дуже маленький розмір, може не вміщати необхідну інформацію. Біля деяких типів полів: Дата/время (Date/Time) , Грошовий (Currency), Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) цього властивість відсутня.

· Формат поля (Format) -- дозволяє змінити відображення даних на екрані або при друці, наприклад, довгий формат дати (Long Date) відображує: Вівторок, 18 грудня 2001 р. короткий (Short Date) -- 18.12.2001. Формат вибирається із списку, що розкривається. За умовчанням він визначається регіональними налаштуваннями, зробленими у вікні Панель управління операційної системи. Біля полів типа Поле об'єкту OLE (OLE Object) ця властивість відсутня.

· Нові значення (New Value) -- визначає спосіб обчислення нового значення для запису, що додається в таблицю. Ця властивість є лише біля полів Лічильник (AutoNumber) . Із списку, що розкривається, вибирається значення або Випадкові (Random). При виборі значення Послідовні (Increment) нове значення поля збільшується на 1.

· Маска введення (Input Mask) -- визначає, як вводитимуться і редагуватимуться дані. З її допомогою можна задати, який тип символів (буква або цифра) вводитиметься в поле. Маску введення можна створити за допомогою майстра, що запускається натисненням кнопки з трьома точками «», яка відображується в кінці рядка після установки в ній покажчика миші. Майстер пропонує список масок, використовуваних при введенні часу, номера телефону, індексів і тому подібне

· Число десятинних знаків (Decimal'Places) -- використовується для числових полів. Можна вибрати із списку, що розкривається, значення Авто або певне значення. Число десяткових знаків можна ввести уручну.

· Підпис (Caption) -- дозволяє в режимі таблиці виводити як заголовок напис, приведений в даному рядку. Підпис може містити будь-які символи

· Значення за умовчанням (Default Value) -- передбачає автоматичне введення певного значення, наприклад, якщо майже всі представлені в таблиці комп'ютери мають процесор Pentium, то в стовпці Процесор можна передбачити введення за умовчанням цієї назви.

· Умова на значення (Validation Rule) -- передбачає введення умови, яка перевірятиметься кожного разу після зміни значення поля.

· Повідомлення про помилку (Validation Text ) -- з'являється в рядку стану при введенні в таблицю значення не відповідного умові перевірки.

· Обов'язкове поле (Required) -- після введення значення Так (Yes) для цієї властивості, всі записи таблиці у вказаному полі мають бути заповненими. Якщо вказане поле не буде заповнено, Access відображуватиме на екрані відповідне попередження.

· Порожні рядки (Allow Zero Length) -- поле повинне містити хоч би один символ, якщо для нього встановлено значення Так (Yes) . Ця властивість передбачена лише для тестових, MEMO полів і гіперпосилань.

· Індексоване поле (Indexed) -- визначає індекс, що створюється по одному полю, що прискорює пошук значень в цьому полі. Якщо в цьому полі часто виконуватиметься пошук значень, то в списку значень властивості, що розкривається, вибирається Так (Збіги допускаються) (Yes (Duplicates OK)). Якщо два записи не можуть мати однакового значення для даного поля, то встановлюється значення Так (Збіги не допускаються) (Yes (No Duplicates)) . Значення Немає (No) видаляє значення індексу, окрім єдиного ключового поля. Не можна індексувати таблиці по наступних полях: Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) і Гіперпосилання (Hyperlink).

На вкладці Підстановка (Lookup) властивості поля може вибиратися Тип елементу управління (Display Control) який впливає на відображення даних при введенні. Наприклад, якщо у вас тип даних: Текстовий (Text) то ви можете відображувати його як Поле (Text Box), Список (List Box) або Поле із списком (Combo Box) (мал. 11).

Мал. 11 Вкладка Підстановка властивостей поля

Властивості таблиці

Властивості таблиці дозволяють більш повно описати таблицю, але їх можна не вводити. Аби задати властивості таблиці, відображуватимете її в режимі конструктора і натискуйте на панелі інструментів кнопку Властивості (Properties) або натискуйте клавіші Alt+Enter.

Короткий опис властивостей таблиці (мал. 12) даний нижче:

· Опис (Description) -- використовується для пояснень, що стосуються призначення таблиці;

· Умова на значення (Validation Rule) -- дозволяє задати умову для перевірки правильності що вводяться в таблицю даних. Умова відноситься до таблиці в цілому, а не до конкретного поля;

· Повідомлення про помилку (Validation Text) -- служить для введення повідомлення, яке відображуватиметься на екрані при введенні даних, не відповідних умові на значення;

· Фільтр (Filter) -- містить фільтри, що накладаються на таблицю після її відкриття. Фільтри можуть обмежувати кількість записів згідно з критеріями, заданим користувачем;

· Порядок сортування (Order by) -- задає порядок сортування таблиці після її відкриття;

· Ім'я підтаблиці (Subdatasheets Name) -- визначає, чи треба відображувати в підтаблицях дані в зв'язаних записах і як їх відображувати. За умовчанням встановлено значення Авто (Auto) що дозволяє автоматично додавати вкладені таблиці для зв'язаних записів. Значення Немає (None) відключає підтаблиці;

Мал. 12 Властивостей таблиці

· Підлеглі поля (Link Child Fields) -- визначає ім'я зв'язаного поля підлеглої таблиці, якщо задана властивість Ім'я підтаблиці. Можна не вказувати 'значення цієї властивості, якщо встановлено значення Авто для властивості Ім'я підтаблиці;

· Основні поля (Master Fields) -- визначає для таблиці, що стоїть по ієрархії тієї, що вище розглядається, ім'я єднального поля, якщо задано значення Ім'я підтаблиці;

· Висота підтаблиці (Subdatasheet Height) -- обмежує максимальну висоту вкладеної таблиці, якщо задано значення для властивості Ім'я підтаблиці;

· Розгорнута підтаблиця (Subdatasheet Expanded) -- задає початкове відображення вкладеної таблиці, якщо задано значення для властивості Ім'я підтаблиці. Після установки значення Так (Yes) таблиця відкриватиметься зі всіма відкритими вкладеними таблицями;

· Орієнтація (Orientation) -- можливо Зліва направо (Left-to-Right) або Справа наліво (Right-to-left) .

Створення або зміна ключового поля

Для створення в таблиці ключового поля типа Лічильник в режимі конструктора виконаєте наступні дії:

· виберіть в стовпці Тип даних (Data Type) значення Лічильник (AutoNum-ber);

· на вкладці Загальні в рядку Нові значення (New Value) задайте Послідовні (Increment);

· виберіть команду Ключове поле (Primary Кеу) у контекстному меню, після клацання правою кнопкою миші поля або натискуйте кнопку Ключове поле (Primary Кеу) на панелі інструментів Конструктор таблиць .

Інші способи створення ключового поля в готовій таблиці в режимі конструктора:

· встановити в полі курсор і вибрати в меню Правка (Edit) команду Ключове поле (Primary Кеу);

· виділити одне або декілька полів, утримуючи такою, що натискує клавішу Ctrl, і натискувати кнопку Ключове поле (Primary Кеу) на панелі інструментів Конструктор таблиць. Зліва від кожного ключового поля з'явиться зображення ключа.

Якщо ви забудете створити ключове поле, то Access нагадає про це вікном з відповідним попередженням.

6. Створення індексів

Індекси використовуються для прискорення пошуку і сортування даних. При пошуку запису СУБД шукає спочатку потрібне значення в індексі, а потім відбирає записи по засланнях. Розрізняють прості і складені індекси. Простий індекс створюються по одному стовпцю, складені -- по декількох. Наприклад, простий індекс можна побудувати по стовпцю Прізвище, складений -- по стовпцях Прізвище, Ім'я, По батькові.

Недолік використання індексів -- після додавання або видалення записів слід відновити індекс. При великій кількості індексів це може привести до уповільнення роботи.

Індексувати можна любимі? поля, окрім полів типа Мемо, Гіперпосилання і Поле об'єкту OLE .

Введення даних в таблицю і її редагування

Для відображення на екрані таблиці у вікні бази даних виділите ім'я таблиці в списку і виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) або натискуйте кнопку Відкрити (Open) на панелі інструментів.

Клацніть вічко, в яке необхідно ввести дані. Введіть дані і натискуйте клавіші Enter або Tab. Для переходу до порожнього запису натискуйте клавіші Ctrl + (символ «плюс») або натискуйте кнопку переходу по записах Новий запис (New Record).

Зміна значень полів, додавання або видалення даних і пошук даних виконується в режимі таблиці. Введення нових даних у виділене поле автоматично замінює старі. Кількість символів, що вводяться, залежить від розміру поля, а не від ширини стовпця. Текст не може бути розірваний усередині вічка. У одному вічку не можна відображувати декілька рядків тексту.

Аби ввести одні і ті ж дані в декілька вічок, виділите вічка, наберіть дані, а потім натискуйте Ctrl+Enter. Для видалення даних у виділеному полі натискуйте клавішу Delete .

Наприклад, аби ввести шифр компонента 06-02-11 як текст, а не значення часу, введіть 06-02-П. Аби змінити формат вічок, виберіть їх і на панелі інструментів аркуша клацніть кнопку Панель властивостей.

Формати чисел

Що зберігається в базі даних інформація може по-різному відображувати на екрані. Заданий для вічка формат чисел визначає, яким чином відображуються числа в цьому вічку. При зміні формату числа, значення, що зберігається, для числа не змінюється. У розділі Формат (Format) на панелі властивостей таблиці можна вибрати наступні формати чисел:

· Основний (General Number) -- відображує число з вирівнюванням по правому краю без роздільника розрядів. Перед негативним числом ставиться знак мінус. Відображує до 11 символів, включаючи десяткові крапки або символ «Е» і «+». Число, що містить більше 11 цифр перед роздільником цілої і дробової частини, відображується в експоненціальному форматі. Текст вирівнюється по лівому краю

· Грошовий (Currency) -- використовується для виведення грошових значень.

· Євро (Euro) -- використовується для виведення грошових значень, що обчислюються в євро.

· Фіксований (Fixed) -- Відображує число з двома десятковими знаками. Наприклад: 168,30.

· З роздільниками розділів (Standard) -- Відображує число з роздільником груп розрядів і двома цифрами праворуч від десяткового роздільника. Як роздільник груп розрядів зазвичай використовується крапка або кома залежно від національних стандартів, заданих за допомогою панелі управління Windows в розділі «Мова і стандарти». Приклад використання крапки, відповідний національним стандартам англійської мови США: 12.35. Кома може використовуватися як роздільник груп розрядів: 1,800.00.

· Процентний (Percent) -- Відображує число, помножене на 100, з двома десятковими знаками і знаком відсотка. Наприклад, число 0,4914 відображується як 49,14%.

· Експоненціальний (Scientific) -- Відображує числа в експоненціальній виставі. Цей формат доцільно використовувати для чисел, що містять більше 11 цифр. Приклад числа в експоненціальній формі: 2.35E+1Q.

Якщо ввести $2.45, автоматично буде застосований грошовий формат. Знак євро поміщається перед числом або після числа відповідно до національних стандартів для грошових одиниць, встановленим на панелі управління Windows. Аби ввести знак євро €, переконаєтеся, що включений режим Num Lock клавіатури, а потім наберіть Alt+0128 на цифровій клавіатурі.

Формати дати

Повний формат дати відображує число як дату і час. Розрізняють наступні формати дати:

· Повний формат дати (General Date) -- у вічку відображується дата з вказівкою числа, місяця, роки і час, наприклад, 20.07.2001 18:20:23.

· Довгий формат дати (Long Date) -- відображує дату з вказівкою числа, місяця, року. Для року відводяться чотири цифри, наприклад, 20 липня 2001 р.

· Середній формат дати (Medium Date) -- відображує дату, розділяючи місяць і число відповідно до національних стандартів, прийнятих в Windows. Для року відводяться дві цифри. Приклад: 20-янв-01.

· Короткий формат дати (Short Date) -- відображує дату, використовуючи короткий формат дати, задану в розділі «Мову і стандарти» панелі управління Windows, наприклад: 25.01. 2001.

Для вставки поточної дати в режимах таблиці і форми натискуйте клавіші Ctrl+; (Ctrl+$).

Формати часу

Розрізняють наступні формати часу:

· Довгий формат часу (Long Time) -- відображує час, використовуючи довгий формат часу, задану в розділі «Мову і стандарти» панелі управління Windows з вказівкою годинника, хвилин і секунд, наприклад: 8:45:36.

· Середній формат часу (Medium Time) -- наводить час доби без вказівки секунд. При введенні часу в 12-годинному форматі, після значення часу поставте пропуск і вкажіть AM або РМ; наприклад, РМ. Приклад: 8:45 РМ.

· Короткий формат часу (Short Time) -- відображує час доби в 24-годинному форматі, без вказівки секунд. Приклад: 20:45.

· Видалення записів або поля

Для виконання деяких операцій редагування запису: копіювання, переміщення, видалення, її необхідно виділити. У режимі таблиці запис можна виділити наступними способами:

1. клацнути область виділення рядка (див. рис.23.3);

2. перемістити курсор в запис і вибрати в меню Правка (Edit) команду Виділити запис (Select Record) ;

3. перемістити курсор в запис і натискувати клавіші Shift+Пробел. Якщо треба виділити декілька записів з клавіатури натискуйте клавіші Shift+Пробел, а потім Shift+стрелка-вверх або Shift+стрелка-вниз.

Для виділення всіх записів виберіть в меню Правка (Edit) команду Виділити всі записи (Select All Records) або натискуйте клавіші Ctrl+A. Для виділення поля поставте в нього курсор і натискуйте клавішу F2. Повторне натиснення клавіші F2 відмінить виділення поля.

Для виділення поля в режимі таблиці клацніть поле в області виділення поля. Для виділення поля в режимі конструктора клацніть область виділення поля таблиці. Для виділення декілька полів в режимі конструктора клацніть область виділення для кожного поля таблиці, утримуючи такою, що натискує клавішу Ctrl.

7. Редагування записів

При редагуванні запису в області її виділення з'являється зображення олівця. Для повернення в первинний стан поля, в якому знаходиться курсор, після введення в нього символів виберіть в меню Правка (Edit) команду Відмінити введення (Undo Typing) або натискуйте клавішу ESC. Аби повернути весь запис в первинний стан, залиште курсор в цьому записі і виберіть в меню Правка (Edit) команду Відновити поточне поле або запис (Undo Current Field/Record) або перейдіть в інше поле і виберіть в меню Правка (Edit) команду Відновити запис (Undo Saved Record).

Копіювання і переміщення запису виконується з використанням команд меню Правка (Edit) так само, як і в інших програмах (див. наприклад, главу 4, розділ «Переміщення і копіювання фрагментів документа»).

Видалити запис можна наступними способами:

1. виділите запис і виберіть в Правка (Edit) команду Видалити (Delete).

2. виділите запис і натискуйте клавішу Delete ;

3. натискуйте кнопку Видалити запис (Delete Record) на панелі інструментів;

4. помістите курсор в будь-яке з полів запису і натискуйте клавіші Ctr + -- (мінус).

Команда Рядки (Rows) у меню Вставка (Insert) у режимі конструктора дозволяє вставити новий рядок над тим рядком, де розміщується курсор. Команду дублює кнопка Додати рядки (Insert Rows) на панелі інструментів.

8. Зміна структури таблиці

У ряді випадків в процесі роботи з таблицею виявляється, що слід змінити її структуру: потрібно ввести нові поля, перейменувати видалити або змінити типа тих, що існують, змінити ім'я ключового поля. Зміну структури таблиці можна виконувати в режимі таблиці або в режимі конструктора. Рекомендується, зробити резервну копію таблиці до зміни її структури з тим, аби уникнути втрати частини даних.

Зміна структури таблиці в режимі таблиці

Аби додати поле, встановити курсор в поле, розташоване зліва від місця вставки, і виберіть в меню Вставка (Insert) команду Стовпець (Column). Для видалення поля виділите вічко в полі і виберіть в меню Правка (Edit) команду Видалити стовпець (Delete Column).

Для зміни імені поля двічі клацніть область виділення цього поля і введіть новий текст або встановите курсор в полі і виберіть в меню Формат (Format) команду Перейменувати стовпець (Rename column).

Зміна структури таблиці в режимі конструктора

Якщо ви хочете змінити послідовність полий таблиці, ввести нові або відредагувати імена, то у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Таблиці (Tables) виділите ім'я редагованої таблиці і перейдіть в режим конструктора, вибравши в меню Вигляд (View) команду Конструктор (Design View)

Форматування таблиці

Як і таблиці створені в інших програмах, таблиці Microsoft Access можна форматувати: змінювати ширину поле, висоту рядків, застосовувати різні шрифти. Методи форматування ті ж, що і в Microsoft Word або Microsoft Excel і детально розглянуті в главах 7 і 15. Як приклад вкажемо, що для зміни ширини стовпця, поставте курсор в цей стовпець і виберіть в меню Формат (Format) команду Ширіна стовпця (Column Width) . На екрані відображуватиметься однойменне вікно, в якому вказується ширина стовпця. Стандартна ширина стовпця в американській версії дорівнює 15,6667, в російській версії -- 15,4111. Кнопка По ширині даних (Best Fit) піджене ширину поля по щонайдовшому значенню поля.

Збереження таблиці

Для збереження створеної таблиці виберіть в меню Файл (File) команду Зберегти (Save) або натискуйте клавіші Ctrl+S. На екрані відображуватиметься вікно Збереження (Save As). У діалогове вікно Збереження (Save As) у полі Ім'я таблиці (Table Name) введіть її назву. Після того, як ви закінчите створення таблиці, закрийте вікно конструктора таблиці.

9. Зв'язки між таблицями в бази даних

база таблиця індекс конструктор

Сучасні бази даних зазвичай містять велику кількість взаємозв'язаних таблиць, що дозволяє уникнути повторів. Наприклад, крупні фірми можуть зберігати відомості про магазини в одній таблиці, номенклатуру товарів, отриманих цими магазинами в поточному місяці в іншій таблиці, а відомості про оптових покупців в третій таблиці. Access дозволяє працювати одночасно з декількома таблицями, кожна з яких повинна містити записи, присвячені певній темі. Зв'язок між ними встановлюється по загальних для декількох таблиць полях, наприклад, номера магазинів, через які здійснюється реалізація товару. Бажано, аби в одній з таблиць загальне поле було ключовим. Якщо таблиці взаємозв'язані, то зміни, виконані в записі однієї таблиці, можуть впливати на записі в іншій таблиці.

Для збереження повноти і цілісності даних Access накладає певні обмеження на введення і редагування даних, наприклад, неможливо видалити запис з однієї таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в інших таблицях.

Вила зв'язків між таблицями

Реляційна база даних може містити велику кількість взаємозв'язаних таблиць. Зв'язку встановлюється між двома загальними полями (стовпцями) двох таблиць. Зв'язувані поля можуть мати різні імена, але повинні мати однакового типа даних за винятком випадку, коли поле первинного ключа є полем типа Лічильник. Поле лічильника зв'язується з числовим полем, якщо значення властивості Розмір поля (FieldSize) обоє полів збігаються. Наприклад, якщо властивість обоє полів має значення Довге ціле. Навіть у тому випадку, коли зв'язуються поля типа «Числовою», їх властивості Розмір поля (FieldSize) повинні мати однакові значення.

Задавши зв'язки між таблицями, можна створити запити, форми і звіти для відображення відомостей, представлених в декількох таблицях. Між двома таблицями можуть існувати наступні зв'язки:

· один до одного -- при такому типові зв'язку одного запису в першій таблиці відповідає лише одна запис в іншій таблиці. В цьому випадку слід перевірити можливість розміщення всіх записів в одній таблиці. Проте у ряді випадків можна використовувати декілька простіших таблиць. Відповідність записів встановлюється по полю, яке є первинним ключем в першій таблиці, і полю, званим зовнішнім ключем іншої таблиці;

· один до багатьом -- в цьому випадку запис однієї таблиці може мати декілька погоджених з нею записів в іншій таблиці. При цьому кожен запис в другій таблиці узгоджується лише з одним записом в першій таблиці. Наприклад, кожен покупець може купити декілька товарів, але кожен проданий товар має лише одного покупця. Поле, що містить первинний ключ нової таблиці, зв'язується із зовнішнім ключем старою. Значення в полі із зовнішнім ключем можуть повторюватися;

· багато до одного -- будь-якому запису таблиці, зв'язок з якою ми розглядаємо, можуть відповідати декілька записів нової таблиці, але не навпаки. Фактично це відношення один до багатьом, що розглядається, в зворотному порядку. В цьому випадку ключове поле нової таблиці є зовнішнім ключем;

· багато до багатьом -- кожному запису з однієї таблиці може відповідати будь-яка кількість записів в іншій таблиці і навпаки. Наприклад, кожна людина може дзвонити з декількох телефонів. З іншого боку деякими телефонами можуть користуватися декілька чоловік. В цьому випадку поля, по яких встановлюється зв'язок, є зовнішніми ключами. Вони можуть містити значення, що повторюються.

Математично такі зв'язки можна записати 1:1, 1:т, т:1 і т:п. Ширшого поширення набули зв'язки один до багатьом, Наприклад, один і той же товар із складу може вивозитися в різні магазини, і одному запису в таблиці Склад відповідатиме декілька записів в таблиці Магазини. Таблиця Склад буде головною таблицею, а Магазини -- зв'язаною. У головній таблиці для опису об'єкту використовується один запис. Уникнути дублювання записів в цій таблиці дозволяє первинний ключ.

Дві таблиці зв'язує загальне поле, що дозволяє об'єднати дані з двох таблиць для перегляду, редагування або друку. Записи з таблиць, пов'язаних з поточною таблицею, можна відображувати в підтаблицях в межах основної таблиці.

Зв'язана таблиця -- це таблиця, яка зберігається у файлі, що не належить відкритій базі даних, проте, є доступною з Microsoft Access. Користувач має можливість додавати, видаляти і змінювати записи в зв'язаній таблиці, але не може змінювати її структуру. Для забезпечення цілісності даних не можна довільно видаляти або змінювати зв'язані записи. Наприклад, в таблицю Магазини можна включати лише ті записи, які містять відомості про товари, що поступили із складу.

Використання ключових полів для завдання зв'язку між таблицями

В більшості випадків ключове поле однієї таблиці пов'язують із співпадаючим полем (зовнішнім ключем) іншої таблиці. Зовнішній ключ -- це одне або декілька полів (стовпців) в таблиці, що містять заслання на поле або поля первинного ключа в іншій таблиці. Поле зовнішнього ключа визначає спосіб скріплення таблиць -- вміст поля зовнішнього ключа повинен збігатися з вмістом ключового поля, хоча імена полів можуть при цьому не збігатися. Наприклад, для пов'язання співробітників із замовленнями, за які вони відповідають, слід створити між таблицями «Співробітники» і «Замовлення» зв'язок за допомогою полів «Кодсотрудника». Таблиця «Товари» в демонстраційній базі даних «Борей» містить поле зовнішнього ключа «Кодпоставщика», яке посилається на ключове поле «Кодпоставщика» в таблиці «Постачальники».

Зовнішній ключ може мати значення Null; якщо зовнішній ключ складається з декількох полів, і хоч би одне з них має значення Null, то всі поля повинні мати значення Null.

Для встановлення відношення многие-ко-многим необхідно створити третю (єднальну) таблицю і додати в неї ключові поля з обох таблиць. Наприклад, в демонстраційній базі даних Борей є таблиці Замовлення і Товари. Замовлення може включати декілька товарів, а товар входити в декілька замовлень. Необхідно створити єднальну таблицю (таблиця Замовлено, яка має зв'язок з відношенням «один-ко-многим» з кожною з таблиць Замовлення і Товари.

10. Схема даних

Для управління базою даних використовуються зв'язки між таблицями.

Якщо між таблицями бази даних зв'язку не були задані, відкриється діалогове вікно Додавання таблиці (Show Table). Виберіть у вікні необхідні таблиці і запити і натискуйте кнопку Додати (Add). Вони відображуватимуться у вікні Схема даних (Relationships).

На мал. 13 показані лінії зв'язку між таблицями учбовій бази даних, що поставляється з Access. У кожному невеликому вікні відображують списки полів однієї з таблиць. Ключові поля виділено жирним шрифтом.

Мал. 13 Ліній зв'язку між таблицями бази даних що мають первинних ключів, неможливо зв'язати і у вікні Схема даних вони не відображуються

Символи на лініях зв'язку показують типа зв'язку. Символ нескінченності використовується для позначення «багато», і якщо ми бачимо на одній лінії зв'язку символи одиниці і нескінченності, то між таблицями існує зв'язок один до багатьом. Можна пов'язувати поля з різними іменами, а також запити з таблицями або запитами (див. главу 24).

Кнопки панелі інструментів Відображувати прямі зв'язки (Show Direct Relationships) і Відображувати все (Show All Relationships) дозволяють показати схему прямих зв'язків лише одній таблиці або схеми зв'язків всіх таблиць в базі даних.

Встановлення зв'язку між таблицями

Якщо ви хочете ввести нову таблицю у вікно Схема даних (Relationships) і встановити зв'язок між таблицями, то виконаєте наступні дії:

· закрийте всі таблиці і форми;

· у вікні бази даних виберіть команду Схема даних (Relationships) у меню Сервіс (Tools) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;

· якщо у вікні Схема даних (Relationships) буде представлена яка-небудь інформація, то натискуйте спочатку кнопку Очистити макет (Clear Layout) а потім кнопку Так (Yes) аби продовжити виконання наміченої операції;

· у меню Зв'язки (Relationships) виберіть команду Додати таблицю (Show Table) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;

· у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) на вкладці Таблиці (Tables) виділите необхідну таблицю і натискуйте кнопку Додати (Add) або двічі клацніть ім'я цієї таблиці;

· у вікні Схема даних (Relationships) відображуватиметься список полів вибраної таблиці з виділеним полем ключа;

· у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) виділите таблицю, з якою встановлюється взаємозв'язок і натискуйте кнопку Додати (Add);

· у вікні Схема даних (Relationships) перетягнете ключове поле із списку головної таблиці в список зв'язаної таблиці.

Для завдання зв'язку можна перетягнути ім'я поля із списку полий таблиці і помістити його в інший список. При завданні зв'язку «один до багатьом» первинний ключ першої таблиці перетягують в таке ж поле в другій таблиці.

Зміна зв'язку між таблицями

Для зміни зв'язку між таблицями, виберіть в меню Зв'язки (Relationships) команду Змінити зв'язок (Edit Relationship) . У діалоговому вікні Зміна зв'язків (Edit Relationship) натискуйте кнопку Нове (Create) аби створити зв'язок.

Мал. 14 Зміна зв'язків між таблицями

Аби змінити існуючий зв'язок, двічі клацніть її мишею.

Аби зв'язати співпадаючі поля в головній і зв'язаній таблицях, клацніть, порожню верхнє вічко в стовпці Табліца/запрос (Table/Query). У цьому вічку з'явиться кнопка із стрілкою, що відкриває список. Виділите в списку співпадаюче поле. Потім клацніть, порожню верхнє вічко в стовпці Зв'язаною таблица/запрос (Related Table/Query) і виберіть ім'я необхідного поля.

Після того, як зв'язок між таблицями встановлений, їх поля можна об'єднати в запиті, формі або звіті.

Цілісність даних

Аби підтримувати зв'язки між записами в зв'язаних таблицях, і забезпечити захист від випадкового видалення або, зміни зв'язаних даних використовується ряд правив, який забезпечує цілісність даних. Цілісність даних дозволяє запобігти появі незв'язаних записів. Обоє взаємозв'язаної таблиці повинні належати одній базі даних Access.

Зв'язані поля повинні мати одного типа даних. Два виключення зроблено для поля лічильника: воно може бути пов'язане з числовим полем, властивість якого Розмір поля (FieldSize) має значення Довге ціле. Крім того, поле лічильника, властивість Розмір поля (FieldSize) якого має значення Код реплікації, можна пов'язати з числовим полем, якщо властивість Розмір поля (FieldSize) має значення Код реплікації.

Для установки цілісності даних база даних, в якій знаходяться таблиці, має бути відкрита. Для зв'язаних таблиць з баз даних інших форматів встановити цілісність даних неможливо.

Для підтримки цілісності даних в зв'язаних таблицях при оновленні або видаленні запису в головній таблиці, забезпечується каскадне оновлення або видалення всіх зв'язаних записів в підлеглій таблиці або таблицях.

Стискування і відновлення бази даних

При внесенні змін до бази даних, її файл стає фрагментованим, при видаленні записів з таблиць розмір файлу не зменшується, Тому після внесення значних змін до бази даних рекомендується вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Службові програми (Database Utilities), Стискувати і відновити базу даних (Compact and Repair Database ). Після стискування база даних буде записана на диск під тим же ім'ям.

Експорт і імпорт даних

Експорт таблиць в інші застосування

Аби відкрити таблицю в додатку Microsoft Excel без прихованих стовпців і зберігши елементи форматування, виберіть у вікні бази даних після відкриття таблиці в меню Сервіс (Tools) команди Зв'язки з Office (Office Links) і Публікація в Microsoft Office Word (Publish it with Microsoft Office Word) . Команди Зв'язки з Office (Office Links) і Злиття з MS Word (Merge it with MS Word) з цього ж меню дозволяє дані таблиці з документом Word і використовується для друку листів і поштових наклейок.

При пересилці таблиці по електронній пошті не зберігається форматування таблиці, і приховані стовпці не пересилаються. Для пересилки файлу використовується формат Excel BIFF.

Імпорт даних у форматі

Аби виконати імпорт таблиць з файлу XML, виконаєте наступні дії:

· Відкрийте базу даних, в яку імпортуватимуться дані.

· Виберіть в меню Файл (File) команди Зовнішні дані (Get External Data) Імпорт (Import).

· У діалоговому вікні Імпорт (Import) у списку, що розкривається Тип файлів (Files of Турі) виберіть елемент XML.

· У полі Тека (Look in) виберіть теку що містить необхідний документ, виділите його і натискуйте кнопку Імпорт (Import).

11. Вправа

1. Створіть таблицю з допомогою майстри таблиць (Table Wizard). Виберіть у вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) значок Таблиці (Tables) і двічі клацніть значок Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard). Слідуйте вказівкам майстра таблиць.

2. Створіть таблицю в режимі конструктора. У вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Таблиці (Tables) і двічі клацніть значок Створення таблиці в режимі конструктора (Create table in design view). Введіть імена полів (Field Name) задайте їх тип даних (Data Type). Задайте властивості полий таблиці.

3. Створіть базу даних Кадри, що містить наступну інформацію: прізвище, ім'я, по батькові співробітника, його табельний номер, дата народження, адреса, сімейний стан, номер відділу, посада, оклад. Розробіть структуру таблиці БД і вкажіть первинний ключ.

4. Прослідите взаємозв'язок між таблицями учбової бази даних, що поставляється з Access. З цією метою виберіть в меню Сервіс (Tools) до оманду Схема даних (Relationships) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів у вікні бази даних.



Висновки

1. Аби відкрити таблицю, у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Таблиці (Tables ), у списку імен таблиць бази виділите ім'я таблиці, що цікавить вас, і натискуйте на панелі інструментів кнопку Відкрити (Open).

2. Для перетворення бази даних Access в інший формат виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Службові програми (Database Utilities) підміню Перетворити базу даних (Convert Database) і задайте формат, в який вироблятиметься перетворення, наприклад, у формат Access 97 або у формат Access 2002-2003.

3. Для виконання синхронізації баз даних в меню Сервіс (Tools) виберіть команди Реплікація (Replication) , Синхронізація (Synchronize Now).

4. Базу даних можна створити різними способами, використовуючи заслання в розділах Створення (New) і Шаблони в області завдань Створення файлу (New File) .

5. У базі даних Access можуть використовуватися три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складений ключ.

6. Для створення таблиці в режимі конструктора у вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Таблиці (Tables) і двічі клацніть значок Створення таблиці в режимі конструктора (Create table in design view).

7. Прослідити взаємозв'язок між таблицями дозволяє команда Схема даних (Relationships) у меню Сервіс (Tools) або однойменна кнопка на панелі інструментів у вікні бази даних.

8. Аби експортувати таблицю в інші застосування, наприклад, Microsoft Word або Microsoft Excel, виберіть команду Експорт (Export) у меню Файл (File).

Размещено на Allbest.ru