Автоматизация учета информации об основной деятельности АНО "Учебно-деловой центр" г. Тихвина

Участие в аналитических и проектных работах для областных структур (экспертизы и консалтинг).

Мониторинг малого бизнеса, создание и эксплуатация информационно- аналитической базы в регионе, участие.

Основные понятия метода.

Основными понятиями метода сущность-связь являются:

сущность,

атрибут сущности,

ключ сущности,

связь между сущностями,

степень связи.

Сущность представляет собой объект, информация о котором хранится в БД. Экземпляры сущности отличаются друг от друга и однозначно идентифицируются. Названиями сущностей являются, как правило, существительные.

Атрибут представляет собой свойство сущности. Это понятие аналогично понятию атрибута в отношении.

Ключ сущности - атрибут или набор атрибутов, используемый для идентификации экземпляра сущности. Как видно из определения, понятие ключа сущности аналогично понятию ключа отношения.

Связь двух или более сущностей - предполагает зависимость между атрибутами этих сущностей.

Приведенные определения сущности и связи не полностью формализованы, но приемлемы для практики. Следует иметь в виду, что в результате проектирования могут быть получены несколько вариантов одной БД. Так, два разных проектировщика, рассматривая одну и ту же проблему с разных точек зрения, могут получить различные наборы сущностей и связей. При этом оба варианта могут быть рабочими.

Степень связи является характеристикой связи между сущностями, которая может быть типа: 1:1, 1:М, М:1, М:М.

· Связь вида 1:1 образуется в случае, когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми;

· Связь вида 1:М имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы (поля связи ключевые) соответствует несколько записей вспомогательной (поля связи неключевые).

· Связь М:1 имеет место в случае, когда одной или нескольким записям основной таблицы (поля связи неключевые) соответствует одна запись дополнительной таблицы (поля связи ключевые).

· Связь М:М возникает в случае, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы (и в той и в другой поля связи неключевые).

2.1 Схема данных

Установление связей между таблицами облегчает доступ к данным, повышает достоверность хранимой в БД информации. Для создания связей СУБД Access имеет специальное диалоговое окно - Схема данных. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать приступаем к созданию связей между полями таблиц.

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами и атрибуты, по которым они связываются (первичные и внешние ключи).

Схема данных:

База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области. Концептуальная схема является общим логическим описанием БД, как её представляет себе администратор БД, учитывающий интересы всех пользователей.

Глава 3

Разработка пользовательского интерфейса (приложений)

1. Разработка форм

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют, по крайней мере, четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам.

Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

В-третьих, ввод данных в таблицу -- чрезвычайно утомительное занятие. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

В-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Главная форма:

В своей работе создала главную форму содержащую:

а) подчиненные формы:

- учебный план;

- студенты;

- услуги;

- преподаватели;

- детализированный список услуг.

б) кнопки просмотра и вывода на печать следующих документов:

- реестр успеваемости;

- должники по оплате;

- реестр свидетельств.

В этой форме отражается вся необходимая информация по ведению образовательного процесса.

В данной форме можно просмотреть успеваемость каждого студента с помощью его индивидуального кода.

В форме «Оплата обучения студента» отслеживается информация по оплате студентов за период всего обучения.

2. Создание отчетов

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

- Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчёт позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

- В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

- Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Отчеты, созданные в данной работе, приведены в приложении (см. далее).

Заключение

Исследование образовательной деятельности проводилось в учреждении дополнительного профессионального образования Автономной некоммерческой организации «Учебно-деловой центр» (бизнес-инкубатор) (далее АНО «УДЦ») г. Тихвина Ленинградской области.

Поставленная мною цель выполнена: Совершенствование учета информации образовательной деятельности АНО «Учебно-деловой центр».

Выполнены следующие задачи:

· получить общие представления об исследуемом объекте (АНО «УДЦ»);

· получить общие представления о предметной области (образовательная деятельность);

· документальное оформление образовательного процесса;

· разработать концептуальную модель, т.е составить логическое описание базы данных;

· обеспечить целостность базы данных;

· на основе полученных данных и установленных взаимосвязей создать Схему данных, позволяющую эффективно работать с Базой данных, вводить и получать необходимую пользователю информацию и обеспечивать сохранность данных;

· разработать удобный для пользователя интерфейс, откуда он будет иметь возможность непосредственно работать с Базой данных, вводить и редактировать данные (без необходимости открывать таблицы), просматривать и выводить на печать документы.

Список литературы

1. Гамольский П.Ю. Некоммерческие организации: бухгалтерский учет и налогообложение в 2001 г.- М.: издательство «Бухгалтерский учет»,2001.- 240 с.

2. Макальская М.Л, Пирожкова Н.А «некоммерческие организации в России.Создание.Права.Налоги»3-е изд., перераб. И доп. - М.: издательство «Дело и сервис»,1998.- 720 с.

3. Пашигорева Г.И, Пилипенко В.И «Учет в некоммерческих организациях» - С-Пб.: 2002, 176 с.

4. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г.Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - СПб.: КОРОНА, 2003. - 672 с.

5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г.Специальная информатика: Учебное пособие. - М.:АСТ-ПРЕСС, 1999. - 480 с.

6. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. - М.,1998

7. Налоговый кодекс РФ

8. Гражданский кодекс РФ

9. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций». Приказ МФ РФ от 29.07.98 г.

10. «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Приказ МФ РФ от 13.01.00 г. № 60-н

Размещено на Allbest.ru