Разработка базы данных учета товародвижения на предприятии торговли на примере ООО "Алко"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

на тему: Разработка базы данных учета товародвижения на предприятии торговли (на примере ООО «Алко»)

Оглавление

Список сокращений

Введение

1. Исследование предметной области

1.1 Общая характеристика деятельности организации

1.2 Нормативно-законодательная база по регулированию торговой деятельности

1.3 Порядок работы с документами

1.4 Порядок исследования данных

Выводы по главе

2. Проектирование модели

2.1 Результаты исследования деятельности организации

2.2 Исследование примерного набора данных и логическое проектирование модели

2.2.1 Выбор логической модели данных

2.2.2 Выбор концептуальной модели данных

2.3 Построение схемы данных

Выводы по главе

3. Создание субд «учет товародвижения в организации»

3.1 Организация многопользовательского доступа

3.2 Проектирование интерфейса пользователя

3.3 Отчеты реализованные в приложении

Выводы по главе

Заключение

Библиографический список

проектирование модель база данное товародвижение

Список сокращений

БД - база данных

ИНН - индивидуальный налоговый номер

К/с - корреспондентский счет

Р/с - расчетный счет

ООО - общество с ограниченной ответственность

СУБД - система управления базами данных

ТТН - товарно-транспортная накладная

Введение

Общество с ограниченной ответственностью «Алко» создано сравнительно недавно, а именно с начала 2007 года для продажи алкогольной продукции. И за это короткое время его продажи постоянно увеличиваются, появляются новые площади.

Для эффективной работы организации необходимы своевременные поставки продукции для ее последующей реализации. Поэтому для этих целей заключаются договорные отношения с организациями-поставщиками. Заказчик встречается с торговыми представителями и по мере реализации той или иной продукции делает заявку на заканчивающуюся продукцию. Алкогольный ассортимент не такой большой и поэтому у торговых представителей бывает схожий товар, но с разными ценами и сроками уплаты по накладным, что вносит свою конкуренцию.

После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому в организации для документального обеспечения процесса разрабатываемое программное обеспечение должно создавать (распечатывать) приходную накладную от поставщика на склад (прил. № 1), также для учета поставок внутри организации программное обеспечение должно создавать (распечатывать) внутреннюю необходимую документацию.

Одним из показателей характеризующих работу организации является товарооборот, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота входит вся продукция, реализованная организацией, т.е. полученная от предприятий-поставщиков. Также товарооборот показывает насколько быстро организация использует полученную продукцию, т.е. какими темпами она осуществляет свою деятельность, чем больше в организации осуществляется поставок, тем она более стабильно работает.

При осуществлении поставок производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

- своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

- контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

- своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что будет осуществлять разрабатываемое программное обеспечение. Оно будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования на любом предприятии.

На основе выше изложенного можно выделить следующие задачи дипломной работы:

изучить деятельность организации;

создать базу данных, позволяющую осуществлять функции хранения, доступа к данным с целью отображения ввода, обработки;

разработать приложения, позволяющие эксплуатировать и сопровождать печать необходимых документов.

Целью дипломной работы является разработка программного обеспечения «Учета товародвижения на предприятии торговли (на примере ООО «Алко»).

1. Исследование предметной области

1.1 Общая характеристика деятельности организации

Общество с ограниченной ответственность «Алко» - юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, имеющее самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, устав, печать, содержащую его полное название и другие реквизиты.

Главная цель организации - это получение прибыли.

Основные виды деятельности:

торговля алкогольной продукцией;

расширение торговых площадей;

увеличение ассортимента товара.

1.2 Нормативно-законодательная база по регулированию торговой деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Алко» в своей деятельности руководствуется следующими нормативно-правовыми документами:

Конституцией РФ.

Гражданским кодексом РФ.

Трудовым кодексом РФ.

Налоговым кодексом РФ.

Закон "Об обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции".

Уставом организации.

1.3 Порядок работы с документами

Любые поставки товара осуществляются на основании договоров, которые заключаются между поставщиками и заказчиками. И каждая хозяйственная операция по работе с товарами должна быть оформлена в соответствии с Положениями о бухгалтерском учете и отчетности, и исходя из которых документ имеет следующие основные реквизиты:

наименование документа;

дата поставки;

содержание хозяйственной операции;

измерители (в количественном и стоимостном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровка.

Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно непосредственно после окончания операции.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры (прил. №2), товарно-транспортные накладные (прил. №3). Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры составляются предприятием - поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счет-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счет-фактуре указываются:

порядковый номер счет - фактуры;

наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

наименование получателя товаров;

стоимость (цена) товаров;

сумма налога на добавленную стоимость;

дата предоставления счет - фактуры;

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

В зависимости от особенности товаров к товарно-транспортным накладным или счет-фактурам могут быть приложены документы, подтверждающие количество товаров или их качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов).

За нарушение условий договоров поставщики и заказчики несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

Независимо от способа оплаты и доставки порядок оприходования товарно-материальных ценностей отвечает определенным требованиям. При любом варианте получения товаров у поставщика и любом варианте доставки их предъявляют материально ответственному лицу для оприходования. Приемка товара производится методом прямого счета и осмотра внешнего вида, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов.

Товары, поступающие в розничную торговлю, приходуются в день их поступления на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных или иных сопроводительных документов по наименованию товаров в стоимостном выражении

Учет товаров в розничных торговых предприятиях ведется на счете 41 “товары”, субсчет 1 “Товары и тара на складах розничной торговли”. Учет товаров на этом счете ведется по розничным или окончательным продажным ценам. Разность между стоимостью товаров по розничным или окончательным продажным ценам и их покупной стоимостью учитывается на счете № 42, субсчет 1 “Торговая наценка (скидка, накидка) по товарам в розничных предприятиях.

Поступившие товары от поставщиков, подтвержденные подписью материально - ответственных лиц в документах (счет - фактурах, товарно-транспортных накладных и др.), приходуются в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета № 41, субсчет 1 “Товары и тара в предприятиях розничной торговли” (по розничным или окончательным продажным ценам)

Кредит счета № 60 “Расчеты с поставщиками» - на покупную стоимость товаров и тары".

Если товары учитываются на счете 41 по продажным ценам, то на сумму торговой надбавки, рассчитанной по ее среднему проценту от стоимости фактически поступившего товара, делается дополнительная запись:

Дебет счета № 41, субсчет 1 “Товары и тара в предприятиях розничной торговли” (по розничным или окончательным продажным ценам)

Кредит счета № 42 “Торговая наценка”

1.4 Порядок исследования данных

Для удовлетворения потребностей покупателей, в организации создана сеть магазинов. Кроме этого организация заключает договора с поставщиками и старается, чтобы они были длительными и на большие поставки. (прил. №4)

Материальные запасы являются эффективным средством предупреждения диспропорций в народном хозяйстве благодаря тому, что гарантируя нормальный кругооборот средств организации, они обеспечивают условия для гибкого изменения их экономической стратегии, поскольку имеется возможность быстрого маневрирования.

Запасы в торговле как составная часть материальных ресурсов призваны обеспечить соответствие спроса и предложения, совершенствование ассортимента товаров. Формирование ассортимента товаров связано с образованием, хранением и управлением запасами, т. е. учетом поставок. Товарные запасы необходимы для обеспечения непрерывности и ритмичности процесса обращения.

Товарный запас - это масса товаров, находящихся в сфере обращения с момента их поступления в торговлю из производства до момента реализации, т. е., применительно для нашего случая, в процессе перемещения от поставщика к потребителю.

Необходимость образования запасов объясняется условиями транспортирования и реализации товаров, изменениями предложения и спроса, дискретностью процесса поставки товаров при относительно непрерывном потреблении, возможностью случайных колебаний размеров предложения и спроса, а также интервалов завоза товаров.

Товарные запасы имеют не только стоимостное выражение, но существуют и как потребительские стоимости. Как потребительские стоимости товары постоянно обновляются, а как стоимости товары постоянно находятся в сфере обращения. Как потребительские стоимости все товары различны, а как стоимости - однородны. Размеры товарных запасов должны находится в определенном соответствии с размером товарооборота. Для осуществления бесперебойного товарооборота в каналах товарного обращения все время должен находится достаточный, оптимальный товарный запас (с учетом того, что ассортимент его в максимальной степени должен быть приближен к спросу). Как чрезмерное наличие запасов, так и их недостаточность приносят экономический ущерб организации. В первом случае замораживаются средства, затраченные на производство и хранение излишнего количества товаров, ухудшается финансовое состояние организации, нарушается процесс воспроизводства. Наличие больших запасов может привести к тому, что их ценность (как потребительных стоимостей) вследствие морального и материального старения резко упадет или вообще исчезнет. Во втором случае недостаток товарных запасов отрицательно сказывается на торговом обслуживании населения, предложение товаров будет отставать от платежеспособного спроса. В конечном счете в обоих случаях ухудшается финансовое состояние организации, поэтому вопрос о размере товарных запасов является актуальным. Следовательно, важно добиваться постоянного наличия в организации таких товарных запасов, которые бы по своим размерам и составу соответствовали бы установленному объему товарооборота и обеспечивали бесперебойное удовлетворение спроса населения, а потребность в товарных запасах определялась бы на основе прогнозируемого товарооборота и их прироста за счет расширения (улучшения) ассортимента товаров.

Увеличение товарного запаса, расширение ассортимента товаров позволят удовлетворить потребность населения в товарах, но одновременно могут отрицательно повлиять на эффективность функционирования торговой организации. Товарные запасы в торговой организации составляют большой удельный вес в сумме оборотных активов. Нормализация товарных запасов, их эффективное управление - одно из важнейших направлений совершенствования работы торговли. Успешное выполнение ее функций во многом зависит от создания запасов товарно-материальных ценностей в достаточном количестве и в необходимых местах для обеспечения в торговой организации тех видов товаров и в таком количестве, которые необходимы для бесперебойного удовлетворения потребностей населения, что приведет в итоге к росту продаж и прибыли.

Одним из показателей эффективного использования товарных запасов является товарооборачиваемость или время обращения товаров. Время обращения товаров показывает продолжительность их пребывания в сфере обращения (до перехода в руки потребителя). Ускорение товарооборачиваемости уменьшает затраты на хранение товарных запасов, приводит к высвобождению денежных средств и других оборотных активов. Поэтому исследованию товарооборачиваемости и товарных запасов отводится значительное место при исследовании хозяйственно-финансовой деятельности организации. Исходя из вышеизложенного исследование товарных запасов, оптимизация их величины и структуры имеет большое значение для повышения экономической эффективности организации. Его задачи в данной области таковы:

оценка состояния запасов по общему объему, товарной номенклатуре и их соответствие оптимальному размеру;

изучение динамики товарных запасов и товарооборачиваемости;

определение и изменение факторов, воздействующих на объем и состав товарных запасов и товарооборачиваемость;

вскрытие недостатков в работе торговой организации в этой области и выявление пути их устранения.

Важным моментом управленческого исследования является поддержание фактических запасов на оптимальном уровне, который достигается их эффективным управлением. При этом необходимо определить тот уровень запаса, при котором следует подавать заказ, а также оптимальный размер партии.

Поэтому организации необходимо уделять большое значение исследованию товарных запасов на складе.

При работе с документами можно выявить основные характеристики, используемые при учете:

Код поставщика;

Название поставщика;

Реквизиты поставщика: Адрес, ИНН, К/с, Р/с;

Код получателя;

Название получателя;

Реквизиты получателя: Адрес, ИНН, К/с, Р/с;

Код документа;

Вид документа;

Дата документа;

Фамилия ИО сотрудника;

Код товара;

Название товара;

Цена товара;

Количество товара;

Код товарной группы;

Название товарной группы.

Выводы (Причины)

Выводы по главе

В первой главе рассмотрена история организации, её деятельность и нормативно-законодательная база, регулирующая деятельность общества.

Кроме этого проведено исследование деятельности организации по учету поставок, проведено ознакомление с порядком обработки документов по данной деятельности. В результате проведенного исследования выявлены основные свойства и учет поставок в организации.

2. Проектирование модели

2.1 Результаты исследования деятельности организации

По результатам анализа деятельности ООО «Алко» по учету товародвижения можно выявить следующие свойства, которые отразим в следующей таблице.

№ п/п	Обозначение	Тип данных	Подпись	Формат	Свойства
		Тип	Длина
	Код реестра документа	Счетчик	Длинное целое	Вид	____	Код реестра документа
	Номер документа	Текстовое	50	Номер	____	Номер документа
	Дата Документа	Дата/Время	____	Дата	Полный формат даты	Дата документа
	Код_Вида документа	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код Вида документа
	Вид документа	Текстовое	50	Название	____	Название вида документа
	Код_Поставщика	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код поставщика
	Название поставщика	Текстовое	100	Название		Название поставщика
	Адрес	Текстовое	100	Адрес	____	Адрес поставщика
	ИНН	Текстовое	10	ИНН	____	ИНН поставщика
	Р/с	Текстовое	20	Р/с	____	Расчетный счет поставщика
	К/с	Текстовое	20	К/с	____	Корреспондентский счет поставщика
	Код_Сотрудника	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код сотрудника
	Фамилия ИО	Текстовое	50	Фамилия ИО	____	Фамилия ИО сотрудника
	Код_Получателя	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код получатель
	Название получателя	Текстовое	50	Название	____	Название получателя
	Код_Группы товара	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код группы товара
	Название	Текстовое	50	Название	____	Название группы товара
	Код_Наименования товара	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код наименования товара
	Наименование товара	Текстовое	50	Название	____	Наименование товара
	Цена	Денежное	____	Цена	Денежный	Цена на товар
	Количество	Числовое	Длинное целое	Кол-во	____	Количество товара
	Сумма	Денежное	____	Сумма	Денежный	Сумма на товар

2.2 Исследование примерного набора данных и логическое проектирование модели

Проведя анализ необходимого набора данных и логическое проектирование модели, выявлено 22 основных свойства, которые подлежат отображению.

Для эффективного функционирования разрабатываемой базы данных будет разработана СУБД - комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Поэтому ниже рассмотрены логические и концептуальные модели данных.

2.2.1 Выбор логической модели данных

Для правильного выбора и построения логической модели данных, необходимо рассмотреть несколько моделей.

Иерархическая модель данных представляет собой иерархию в виде дерева. Данная модель данных базируется на сегменте, который представляет собой совокупность полей, характеризующих данный сегмент. Сегменты различаются по типу, а каждый тип характеризуется фиксированной длиной и конкретным разбиением на поля данных. Два связанных сегмента, расположенных на смежных уровнях называются исходным (более высокого уровня) и порожденным (более низкого). Иерархическая запись - система взаимосвязанных сегментов, в которой каждый порожденный сегмент представлен столько раз, сколько необходимо для полного раскрытия данного сегмента. В иерархической структуре есть сегмент, который не имеет исходного и называется головным или корневым. В этом сегменте обычно располагается идентификатор объекта, свойства которого раскрываются в сегментах второго и более низких уровней иерархии.

Для реализации данной модели на физическом уровне используется ряд стандартных методов размещения данных на запоминающих устройствах, которые могут размещать сегменты следующими иерархическими способами доступа: последовательный, индексно-последовательный, прямой, индексно-прямой. В соответствии со способами размещения сегментов устанавливается порядок доступа к ним. Установленный порядок доступа к сегментам обуславливает процедурность языка запросов и требует от пользователя знания путей доступа к данным, проходящим по ветвям дерева иерархической записи. Что является одним из недостатков данной модели. В качестве других недостатков можно отметить следующие:

сложность реализации “многие ко многим”, требующая избыточности данных на физическом уровне, что приведет к нежелательному и не оправданному увеличению БД;

требование повышенной корректности к операции удаления, поскольку удаление исходного сегмента влечет за собой удаление порожденных;

доступ к любому порожденному сегменту возможен только через исходный, что увеличивает время ответа на запрос к БД.

В связи с тем, что иерархическая модель обладает большим количеством недостатков она не будет применятся для моделирования разрабатываемого программного обеспечения .

Сетевая модель данных. Сеть - это более общая структура в сравнении с иерархией. Узлами сети являются отдельные экземпляры записи. Узлы записи являются единицей доступа к БД. Поскольку отдельный узел может иметь несколько то данная структура обеспечивает прямое представление отношения «непосредственно» старших узлов, так же, как и несколько непосредственно подчиненных, «многие ко многим». Для связи между записями-узлами существует связующая запись, все экземпляры которой помещаются в цепочку для связи двух экземпляров.

Основной конструкцией сетевой модели данных является набор. Для каждого типа набора, определяемого в схеме, должен быть указан определенный тип записи владельца набора, а так же произвольное число типов записи членов набора. Каждый экземпляр набора состоит из одного экземпляра-владельца и одного или более экземпляров записей-членов.

Каждый экземпляр записи - набора представляет иерархические связи между экземпляром записи-владельца и соответствующими экземплярами записей-членов. Это является следствием того ограничения, что ни один экземпляр записи-члена из набора не может принадлежать более, чем одному экземпляру набора. Способ, которым каждый экземпляр записи владельца связывается с соответствующими экземплярами записей-членов, определяется в схеме сети. Одним из способов организации таких связей является установление цепочки указателей, выходящих из экземпляра записи-владельца, проходящих через все экземпляры записей-членов и возвращающихся обратно к экземпляру записи-владельца, что обеспечивает высокую скорость обработки запросов.

Главный недостаток сетевой модели заключается в сложности структур памяти. Пользователь должен знать, какие цепочки существуют и какие отсутствуют. В результате язык запросов процедурный и требует программистских навыков.

Реляционная модель данных. Реляционная модель - множественное отношение которое представляет собой подмножество декартова произведения списка доменов. Домен - это множество значений, из которого извлекаются значения для данного атрибута. Другими словами в основе реляционной модели лежат простые таблицы, которые удовлетворяют определенным ограничениям, а потому могут рассматриваться как математические отношения. Строки таких таблиц называются кортежами, имена столбцов - атрибутами. Следует отметить, что все кортежи различны, а порядок столбцов произволен, чем упрощается процесс обработки кортежей. В отношении (таблице) выделяется несколько атрибутов, однозначно идентифицирующих кортежи и называемых ключами.

Особенность реляционной модели заключается в том, что в отличии от сетевой и иерархической моделей реальные объекты и взаимосвязи между ними представляются в базе данных единообразно в виде нормализованных отношений.

Основной недостаток реляционной модели данных связывается с низкой производительностью реляционной СУБД.

Достоинства реляционной модели можно разделить на две группы:

достоинства для пользователя:

реляционная БД представляет собой набор таблиц с которыми пользователь привык работать;

не нужно помнить пути доступа к данным и строить алгоритмы и процедуры обработки своего запроса;

реляционные языки легки для изучения и освоения, в то время как языки общения с иерархической и сетевой моделями предназначены для программистов и мало пригодны для пользователей.

2. достоинства обработки данных реляционной БД:

связность. Реляционное представление дает ясную картину взаимосвязей атрибутов из различных отношений;

точность. Направленные связи в реляционной БД отсутствуют. Отношения по своей природе обладают более точным смыслом и поддаются манипулированию с использованием таких средств, как алгебра и исчисление отношений, обеспечивающих наглядность и гибкость модели данных;

гибкость. Операции проекции и объединения позволяют разрезать и склеивать отношения, так что программист может получать разнообразные файлы в нужной форме;

секретность. Контроль секретности упрощается. Для каждого отношения имеется возможность задания правомерности доступа, засекреченные показатели можно выделить в отдельные отношения с проверкой прав доступа;

простота внедрения. Физическое размещение однородных (табличных) файлов намного проще, чем размещение иерархических и сетевых структур;

независимость данных. БД должна допускать возможность расширения, т.е. добавления новых атрибутов и отношений.

Поскольку среди перечисленных логических моделей данных реляционная обладает значительными преимуществами и малыми недостатками, то она и будет взята в основу для построения СУБД.

2.2.2 Выбор концептуальной модели данных

Для выбора концептуальной модели данных рассмотрим три их разновидности:

семантическая модель;

фреймы;

модель «сущность-связь».

Семантическая модель основывается на построении семантической сети. Под семантической сетью понимают ориентированный граф, состоящий из помеченных вершин и дуг и задающий объекты и отношения предметной области. Семантические сети обладают рядом достоинств, а именно:

описание объектов предметной области происходит естественным языком;

все записи, поступающие в БД накапливаются в относительно однородной структуре.

Но, несмотря на эти преимущества, семантическая модель данных обладает рядом недостатков, один из которых и наиболее существенный, заключается в том, что построение реляционной модели данных на основе семантических сетей затруднено.

Фреймы выражаются структурами данных с привязанными процедурами обработки этих данных. Фреймы могут быть следующих видов: событийные, характеристики, логические предикаты. Использование фреймовой модели так же нецелесообразно, поскольку данная модель не отражает типы связей в реляционной модели данных.

Модель “сущность-связь” описывается в терминах сущность, связь, значение. Сущность - объект, информация о котором хранится в БД. Связь - соединение сущностей. Связи могут быть трех типов: “один к одному”, “один ко многим”, “многие ко многим”. данные типы связи присущи реляционной модели, как и сущности, которым в реляционной модели соответствуют таблицы.

В связи с тем, что модель “сущность-связь” наиболее близка по принципам организации к реляционной модели и реализация последней на основе первой наиболее удобна, то в качестве концептуальной модели выбрана модель “сущность-связь”.

Сущность “Поставщик” является главной сущностью разрабатываемой модели. С поставщиком заключается договор, на основании которого ведется вся остальная деятельность организации по поставкам, отправление заказа на поставку, получение товара, оплата поставки. В качестве ключа для данной сущности вводится атрибут «Код Поставщика».

Определения остальных сущностей выявим на основе таблицы.

В результате исследования тестовых данных для наилучшего их представления в базе выделим необходимые самостоятельные сущности, их атрибуты и свойства атрибутов. Полученные данные сгруппируем в таблице.

Обозначение	Тип данных	Подпись	Формат	Свойства
	Тип	Длина
Сущность «Вид документа»
Код Вида документа	Счетчик	Длинное целое	Вид	____	Код вида документа
Вид документа	Текстовое	50	Название	____	Название вида документа
Сущность «Поставщики»
Код Поставщика	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код поставщика
Название Поставщика	Текстовое	100	Название		Название поставщика
Адрес	Текстовое	100	Адрес	____	Адрес поставщика
ИНН	Текстовое	10	ИНН	____	ИНН поставщика
Р/с	Текстовое	20	Р/с	____	Расчетный счет поставщика
К/с	Текстовое	20	К/с	____	Корреспондентский счет поставщика
Сущность «Сотрудники»
КодСотрудника	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код сотрудника
Фамилия ИО	Текстовое	50	Фамилия ИО	____	Фамилия ИО сотрудника
Сущность «Получатели»
Код Получателя	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код получатель (магазин или склад)
Название Получателя	Текстовое	50	Название	____	Название получателя
Адрес	Текстовое	100	Адрес	____	Адрес получателя (магазин или склад )
ИНН	Текстовое	10	ИНН	____	ИНН получателя
Р/с	Текстовое	20	Р/с	____	Расчетный счет получателя
К/с	Текстовое	20	К/с	____	Корреспондентский счет получателя
Сущность «Документы»
Код Документа	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код документа
Номер Документа	Текстовое	50	№	____	Номер документа
Дата Документа	Дата/Время	____	Дата	Полный формат даты	Дата документа
Код Поставщика	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код поставщика
Код Сотрудника	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код сотрудника
Код Получателя	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код получатель (магазин или склад)
Вид Документа	Числовое	Длинное целое	Вид	____	Код вида документа
Сущность «Содержимое документа»
Количество	Числовое	Длинное целое	Кол-во	____	Количество товара
Код Документа	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код документа
Сущность «Товары»
Код Товара	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код товара
Название	Текстовое	50	Название	____	Название товара
Код Группы	Числовое	Длинное целое	Код	____	Код товарной группы
Сущность «Товарные группы»
Код Группы	Счетчик	Длинное целое	Код	____	Код товарной группы
Название	Текстовое	50	Название	____	Название товарной группы

Подводя итог мы получаем 8 сущностей - таблиц:

Поставщики;

Документы;

Вид документа;

Сотрудники;

Содержимое документа;

Товары;

Товарные группы;

Получатели.

2.3 Построение схемы данных

Проектирование любой БД начинается с построения таблиц. В п. 2.2 было определено, что в проектируемом программном обеспечении необходимо спроектировать 8 таблиц. Для построения схемы данных необходима операция связывания таблиц. При связывании двух таблиц выделяют основную и дополнительную (подчиненную) таблицы. Связывание производится с помощью ключа связи. Рассмотрим ключи, а также имеющиеся типы связи:

Ключи:

Первичный ключ - атрибут, однозначно идентифицирующий каждый кортеж (строку);

Внешний ключ - значение атрибута сущности, являющееся значением ключевого атрибута другой сущности.

Типы связи:

1:1 (один к одному). Образуется в случае, когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми;

1:М (один ко многим). Имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы;

М:М (многие ко многим). Возникает в случае, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы;

М:1 (многие к одному). Зеркальное отражение связи 1:М.

Кроме ключей, которые обеспечивают автоматическую сортировку записей, контроль отсутствия повторений значений в ключевых полях записей и повышение скорости выполнения операций поиска в таблице, для реализации этих функций в СУБД применяется индексирование. Индекс - средство ускорения операции поиска записей в таблице.

В данной таблице отображаются все виды документов необходимые для учета поставок и дальнейшей реализации товаров. Первичным ключом в данной таблице будет поле ВидДокумента. Для этого поля в наибольшей степени подходит тип «Счетчик», для правильной и автоматической нумерации. Это поле самое важное в данной таблице, так как именно с его помощью эта таблица будет связываться с главной таблицей «Документы». При этом главным свойством этого поля является то, что совпадения не допускаются. Это подразумевает что документов с одинаковым номером не должно быть.

Данная таблица отображает фамилию и инициалы сотрудников, ответственных за поставку товаров. Первичным ключом в этой таблице будет поле «КодСотрудника» с типом данных счетчик и совпадения не допускаются. Это поле имеет такие свойства для того, чтобы его можно было связать с главной таблицей документы.



Данная таблица отображает сведения о поставщиках, их название, место нахождения, реквизиты. Первичным ключом в этой таблице будет «КодПоставщика», тип данных счетчик, тип индексации Да (совпадения не допускаются). По этому полю будет осуществляться связь с таблицей «Документы».

В данной таблице находятся сведения о всех документах, которые обращаются в организации. В них отражается № Документа, его дата, Код вида документа, Код поставщика, Код сотрудника, Код получателя. Первичным ключом является поле «КодДокумента», тип данных «Счетчик», тип индексации Да (совпадения не допускаются). Это необходимое условие для того чтобы номера документов не совпадали, что может привести к неправильному учету и сбоям в работе. Таблица «Документы» содержит также внешние ключи - поля «ВилДокумента», «КодПоставщика», «КодСотрудника», «КодПолучателя», «КодЗаказа ». Эти поля необходимы для связи с таблицами «Вид документа», «Поставщики», «Сотрудники», «Получатели», «Документы».

Данная таблица отображает, код группы товара, код наименования товара, цены, количество, сумма и причины списания товара проходящего по документам. Поле «КодДокумента» с этой таблице будет внешним ключом по отношению к таблице «Реестр документов». Тип индексации Да (совпадения допускаются). Это объясняется тем, что в одном документе могут содержатся сведения о различных товарах, их количествах и ценах, причем могут быть повторяющиеся записи.

Таблица «Товары» содержит сведения о всех товарах, закупаемых, и проходящих через склад: наименование; группу товаров, к которой относится этот товар; производителя и дополнительные сведения. Первичным ключом этой таблицы будет поле «Код Наименования товара», тип данных которого «Счетчик», тип индексации Да (совпадения не допускаются), так как повторение наименования товара, приведет к ненужным сбоям в работе. Внешним ключом этой таблицы для связи с таблицей «Группа товаров» является поле «Код_Группы товаров», тип индексации Да (совпадения допускаются).

Таблица «Группы товаров» отображает все группы товаров, к которым относятся товары. Первичным ключом этой таблицы является поле «Код_Группы товаров». Тип данных «Счетчик», а тип индексации Да (совпадения не допускаются).

Таблица «Получатели» отображает сведения «Получателей» товаров. Первичным ключом является поле «КодПолучателя». Тип данных «Счетчик», а тип индексации Да (Совпадения не допускаются).

После того как спроектированы все необходимые таблицы, выявлены первичные и внешние ключи, тип индексации нужно связать эти таблицы, так как основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц.

Название таблицы	Первичный ключ	Тип связи	Внешний ключ	Название таблицы
Поставщики	Код	«один ко многим»	Код_поставщика	Реестр документов
Получатели	Код	«один ко многим»	Код_получателя	Реестр документов
Сотрудники	Код	«один ко многим»	Код_сотрудника	Реестр документов
Вид документа	Код	«один ко многим»	Код_Вид документа	Реестр документов
Место списания	Код	«один ко многим»	Код_Места списания	Реестр документов
Документы	Код документа	«многие к одному»	Код документа	Реестр документов
Наименование Товары	Код	«один ко многим»	Код_Группы товаров	Группы товаров
Группы товаров	Код	«один ко многим»	Код_Группы товаров	Документы

На основе данной таблицы мы построили схему данных, которая примет вид:

Выводы по главе

В результате исследования предметной области выявлены основные свойства деятельности организации по учету товародвижения, заданы необходимые атрибуты для этих свойств и сгруппированы полученные данные в таблицах где были определены первичные и внешние ключи. На основе этих ключей были установлены связи между таблицами и построена схема данных системы учета товародвижения в ООО «Алко».

3. Создание СУБД «учет товародвижения в организации»

3.1 Организация многопользовательского доступа

Для эффективности функционирования разработанной СУБД «Учет товародвижении в организации» необходима организация многопользовательского доступа по принципу клиент - сервер. Это подразумевает наличие компьютерной сети и распределенной базы данных, включающей главную БД и персональные БД. Главная БД размещается на складе предприятия, так называемом компьютере - сервере. Сервер - это компьютер, управляющий БД. Персональные БД размещаются на компьютерах сотрудников, являющихся клиентами главной БД. Клиент - это компьютер, использующий БД.

Использование архитектуры клиент - сервер дает возможность постепенного наращивания информационной системы предприятия, во-первых, по мере развития предприятия; во-вторых, по мере развития самой информационной системы.

В настоящее время в организации нет компьютерной сети и распределенной БД. Разработанная СУБД находится на персональном компьютере (Notebook).

3.2 Проектирование интерфейса пользователя

Интерфейс пользователя - это способ взаимодействия человека - пользователя с БД.

Созданный интерфейс пользователя представлен необходимым набором форм. Формы предназначены для упрощенного ввода новых данных в БД. Также формы позволяют просматривать данные в наглядном виде. Рассмотрим формы и порядок работы с ними.



Данная форма появляется при входе в БД и является исходной. Форма содержит перечень кнопок, нажав на которые можно открыть соответствующие формы.

Нажав на кнопку «Сведения об организации» мы видим следующую форму.

Эта форма служит для просмотра реквизитов организации ООО «Алко». Изменения можно вносить сразу в эту форму.

При нажатии на кнопку «Сведения о поставщиках» мы можем просмотреть все необходимые данные о них и при необходимости ввести нового или изменить данные о уже имеющихся. На экране эта форма выглядит как таблица. Это наилучший вариант отображения, так как просмотр и добавление записей лучше осуществлять находясь в режиме таблице, где видны данные о всех поставщиках сразу и отпадает надобность прокрутки. Выглядит эта форма следующим образом.

При нажатии на кнопку «Сведения о сотрудниках» можно просмотреть данные о них, а также существует возможность ввода новых записей. Эта форма также отображается на экране в виде таблицы для лучшего восприятия. Выглядит она следующим образом.

При нажатии на кнопку «Сведения о получателях» можно просмотреть данные о них, а также существует возможность ввода новых записей. Выглядит она следующим образом.

При нажатии на кнопку «Приход товара» на экране появляется форма следующего содержания.



Данная форма отображает следующие сведения

В окне данной формы мы можем увидеть следующую информацию:

Имя поставщика;

Дата документа;

Номер документа;

Название получателя;

Имя сотрудника, который несет ответственность за доставку товара;

Перечень заказываемых товаров, их наименование, принадлежность к группе товаров, цену, количество, сумму;

Сумму по документу.

Поля Поставщик, Получатель, Сотрудник, Товар, Группа товаров являются полями со списком. Это необходимо для того, чтобы можно было выбрать из списка нужную запись.

Поля Сумма и Сумма по документу являются вычисляемыми полями. Это служит для того, чтобы независимо от того, какие данные введены в поля Цена и Кол-во суммы считались автоматически.

Кроме всего выше перечисленного на данной форме находятся две кнопки. Одна из них служит для выхода из текущей формы, а другая для просмотра соответствующего отчета (прил. № 5).

При нажатии на кнопку «Расход товара» на экране появляется форма, имеющая вид.



Данная форма отображает сведения о перемещении товаров со склада в магазины розничной сети для дальнейшей их реализации населению. Как и в предыдущих формах поля Поставщик, Получатель, Товар и группа товаров являются полями со списком для удобства заполнения формы. Кроме этого по данной форме можно так же просмотреть соответствующий отчет (прил. № 6).

При нажатии на кнопку «Списание товара» на экране появляется форма отражающая сведения о списании товара в результате порчи или иной причины. Это необходимо для правильного количественного учета о расходовании товаров. Выглядит эта форма следующим образом.

По данной форме можно просмотреть соответствующий отчет (прил. № 7).

3.3 Отчеты реализованные в приложении

Отчеты - это специальные объекты БД, предназначенные для вывода на печать необходимую информацию.

В разработанной СУБД «Учет товародвижения в организации» реализованы следующие отчеты:

Отчет о поступлении товаров (прил. № 5);

Отчет о перемещении товаров (прил. № 6);

Отчет по списанию товаров (прил. № 7);

Поставщики;

Получатели;

Сотрудники;

Сведения об организации.

Эти отчеты необходимы для правильного ведения учета товародвижения в организации.

Выводы по главе

Преимущества СУБД на примере ООО «Алко» состоит в том, что она отвечает всем необходимым требованиям, предъявляемым к СУБД в торговых учреждениях. Позволяет осуществлять учет движения товара и денежных средств организации, осуществлять контроль за деятельностью работников.

Заключение

В данной дипломной работе были решены следующие задачи:

осуществить исследование деятельности ООО «Алко»;

создать базу данных, позволяющую моделировать функции хранения, доступа к данным с целью отображения ввода, обработки;

разработать приложения, позволяющие эксплуатировать и сопровождать печать необходимых документов.

Разработанная СУБД «Учет товародвижения в организации» позволяет осуществлять:

хранение большого количества информации;

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков;

контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки товара;

печать необходимой документации.

Поставленные перед нами в начале работы задачи решены успешно.

Но, несмотря на все это система, конечно же, имеет ряд недостатков. Она является узкоспециализированной, так как позволяет вести только количественный учет поставляемых товаров. Но в дальнейшем при доработке СУБД «Учет поставок на предприятии» есть возможность учета оплаты поставок и выявления задолженности по оплате, составления более полных отчетов по складу.

Библиографический Список

Нормативно - законодательная база:

Конституция РФ от 12.12.1998.

Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998.

Гражданский кодекс от 30 ноября 1994.

Трудовой кодекс от 30.12.2001.

Закон «Об обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции» от 25.04.2008 N 176-34.

Письмо ФНС России от 13.11.2007 N 07-5-03/0043 «Об освобождении от маркировки алкогольной продукции, упаковка которой не позволяет осуществлять маркировку федеральными специальными марками».

Письмо Минфина России от 12.10.2007 N 03-01-14/10-345 ЕГАИС: «Импорт и оптовая торговля алкогольной продукцией».

Консультация от 13.09.2007 N СП2401 «Справка к товарно-транспортной накладной на алкогольную продукцию является неотъемлемым приложением к товаротранспортным документам на алкогольную продукцию».

Устав организации.

Литература:

Microsoft Access 2003. Самоучитель. / под ред. Т.В.Тимошок: Диалектика, 2004. - 451c.

Microsoft Office Access 2007 для чайников. Пер. с англ. - М. ООО И.Д. Вильямс, 2007. - 384.

Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург. 2003. - 523с.

Информатика: Учебник для ВУЗов. 5-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 765с.

Кошелев В.Е. ACCESS 2003. ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. - СПб.: Питер. 2005. - 464с.

Пол Киммел Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа.

Пястолов С.М. Экономический анализ деятельности предприятий. Учебное пособие для студентов экономических специальностей высших учебных заведений, экономистов и преподавателей. - М.: Академический проект. 2002. - 573с.

Сьюзанн Новалис. Microsoft Access 2000. Руководство по VBA. - М.: Лори. 2001. - 468с.

Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - Издание третье, дополненное и переработанное. - СПб.: КОРОНА принт. 2003. - 672с.

Экономический анализ в торговле. Учебное пособие / под ред. М.И. Баканова. - М.: Финансы и статистика. 2004. - 400с.

Размещено на Allbest.ru