Разработка базы данных учета управления ЖКХ Администрации Самойловского сельского поселения

Конечным продуктом большинства приложений баз данных являются отчёты. Они предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Для создания отчёта, который можно распечатать и распределить между потребителями, комбинируются данные в таблицах, запросах и даже формах. Можно создавать отчёты как из одной таблицы, так и из нескольких пользуясь связями. Можно управлять внешним видом всех его элементов.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

В результате в данной работе были созданы следующие необходимые для работы отчеты:

1. отчет «дети до 18 лет» (см. Приложение №5);

2. отчет «инвалиды» (см. Приложение №6);

3. отчет «по зданиям» (см. Приложение №7);

4. отчет «приватизированные квартиры» (см. Приложение №8);

5. отчет «муниципальные квартиры» (см. Приложение №9);

6. отчет «список проживающих» (см. Приложение №10);

7. отчет «адресный листок прибытия» - унифицированная форма №2 (см. Приложение №11);

8. отчет «адресный листок убытия» - унифицированная форма №7 (см. Приложение №12);

9. отчет «заявление о регистрации по месту жительства» - унифицированная форма №6 (см. Приложение №13);

10. отчет «заявление о снятии с регистрационного учета» - унифицированная форма №6 (см. Приложение №14);

11. отчет «свидетельство о регистрации по месту жительства» - унифицированная форма №8 (см. Приложение №15);

12. отчет «карточка регистрации» - унифицированная форма №9 (см. Приложение №16).

3.6 Макросы

Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран. Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т.д.

В данной базе были созданы следующие основные макросы:

1. Autoexec - автозапуск формы «главная форма»;

2. Дети до 18 лет;

3. Инвалиды;

4. Муниципальные квартиры;

5. Приватизированные квартиры;

6. Отчет по зданиям;

7. Проживающие в поселке;

8. Сведения о жильцах;

9. Форма №2;

10. Форма №6 (о регистрации);

11. Форма №6 (о снятии);

12. Форма №7;

13. Форма №8;

14. Форма №9;

15. Хар-ка зданий.

Макросы в данной работе создавались для перехода с формы на необходимый отчет при нажатии кнопки.

Макросы Списки принятых, Списки переведенных, Списки уволенных, Фактические сотрудники были созданы для формы Списки сотрудников, открывают уже оформленные отчеты.

Макросы форм №2, форм №6 (о регистрации), форм №6 (о снятии), форм №7, форм №8, форм №9, были созданы кнопок, расположенных на форме Общие сведения о сотрудниках, причем при нажатии на эти кнопки открывается приказ именно на того сотрудника, чьи данные сейчас просматривает работник организации. Для этого в поле макроса «Условие отбора» прописано такое свойство как: [Формы]! [сведения о жильцах]! [паспортный стол подчиненная форма]! [kod]=[kod] (для адресного листка прибытия (униф. Ф. №2).

Аналогично то же свойство было прописано для макросов униф. Ф. №2, униф. Ф. №6 (о регистрации), униф. Ф. №6 (о снятии), униф. Ф. №7, униф. Ф. №8, униф. Ф. №9.

Заключение

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения специалиста отдела ЖКХ Администрации Самойловского сельского поселения.

Перспективы применения информационных систем и технологий для повышения эффективности работы: