Подсистема учета и контроля исполнения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любой организации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает предприятие, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Для решения задачи оптимизации работы с управленческой документацией многие предприятия используют системы электронного документооборота. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку и обработку документации, уменьшить непроизводительные затраты и исключить возможность появления ошибок при регистрации управленческой документации, что дает для фирмы прямой и косвенный экономический эффект.

Однако еще не все предприятия в нашей стране перешли на использование систем электронного документооборота. Основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Целью написания дипломного проекта является разработка подсистемы учета и контроля исполнения документов для ОАО «Лакокраска».

Данная система должна обеспечить автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства, включая систематизацию, обработку и безопасное хранение значительных объемов информации. Для достижения этой цели необходимо определить основные задачи, которые будут решаться в автоматизированной системе делопроизводства.

Помимо регистрационно-учетных функций, система должна обеспечить архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, а также возможность поиска любого документа по любым реквизитам в максимально короткие сроки.

В итоге система должна позволить предприятию повысить эффективность управления, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное пространство на предприятии.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Открытое акционерное общество «Лакокраска» является одним из самых крупных и известных производителей лаков и красок на внутреннем рынке России. Ассортимент красок и лаков включает практически все виды лакокрасочной продукции. Предприятие расположено на большой территории, и имеет большое количество цехов, отделов и служб. На предприятии работает около 2500 человек. Структура предприятия выглядит следующим образом (см. приложение 1).

1.1.2 Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности

Любому предприятию в ходе своей деятельности приходится иметь дело с документацией. Документооборот является технологической основой деятельности предприятия.

На ОАО «Лакокраска» принята смешанная форма организации работы с документами. В каждом структурном подразделении (отделах, службах) выполняются операции по созданию специализированных документов, их систематизации и предархивной обработке.

Часть операций документооборота (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства - Административно- хозяйственном отделе (АХО).

Административно- хозяйственный отдел (АХО) является структурным подразделением ОАО «Лакокраска» и непосредственно подчиняется помощнику генерального директора по экономической безопасности.

Основной целью работы АХО является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления предприятием.

Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

· Установление единого порядка работы с управленческими документами в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления, в соответствии с Гостами и другими нормативами;

· Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;

· Осуществление контроля исполнения документов;

· Сокращение документооборота, количества форм документов;

· Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

АХО выполняет следующие основные функции:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов;

3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно- справочной работы по документам;

4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

5. Разработка и проектирование бланков документов;

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

8. Копирование документов и их оперативное размножение;

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

10. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

11. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

12. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;

13. Организация работы архива предприятия;

14. Повышение квалификации работников службы АХО, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела АХО;

15. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников отдела АХО.

Организационная структура Административно- хозяйственного отдела представлена на рисунке 1.1.1.

Рисунок 1.1.1 Структура Административно-хозяйственного отдела.

В соответствии с должностными инструкциями, принятыми в отделе, сотрудники имеют следующие обязанности:

Начальник АХО:

Начальник АХО руководит всей деятельностью отдела:

· Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работы отдела (структура отдела, новые информационные технологии);

· Осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении организации работы отдела и оформления документов;

· Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников отдела и специалистов предприятия в области документационного обеспечения управления;

· Определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников отдела исходя из задач и функций отдела.

Начальник имеет право:

· Требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию о выполнении заданий руководства предприятия;

· Привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства предприятия.

Начальник несет ответственность:

За правильный подбор и расстановку работников;

За своевременное и квалифицированное выполнение предусмотренных задач и функций отдела АХО;

За порядок и дисциплину в отделе.

На начальника возлагается:

Рассмотрение всей корреспонденции поступающей в адрес руководства;

Разработка и проектирование бланков документов;

Регистрация внутренних организационно- распорядительных документов в «журнале регистрации»;

Контроль за выполнением работниками отдела своих обязанностей;

Прием и отправка документов;

Заключение договоров со сторонними организациями по доставке корреспонденции.

Заведующий канцелярией:

1. Принимает, обрабатывает и регистрирует документы, поступающие на ОАО «Лакокраска»;

2. Передает нерегистрируемые входящие документы руководству и структурным подразделениям;

3. Регистрирует входящие документы и передает их по назначению;

4. Передает внутренние документы, подписанные руководителем по назначению: копии приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, служебных записок;

5. Принимает исходящие документы, регистрирует их и отправляет;

6. Обрабатывает исходящие документы.

Старший инспектор:

1. Принимает от заведующего канцелярией и руководителей структурных подразделений документы и личные заявления на подпись руководителю (генеральному, техническому, коммерческому директорам);

2. Передает заведующему канцелярией документы и личные заявления, подписанные руководителем;

3. Проверяет правильность оформления на подпись.

Референт (генерального директора, технического, коммерческого директоров и директора по экономике и управлению):

1. Оказывает оперативную помощь директорам в их деятельности;

2. Выполняет служебные поручения директоров по принадлежности;

3. Выполняет контроль за сроками исполнения документов (входящих, поставленных на контроль и внутренних (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки)).

Осуществляет:

- Ввод в компьютер информации о контролируемом документе;

- Направление контрольно-учетного талона (КУТ) исполнителю;

- Напоминание о сроке исполнения исполнителю и получение информации о ходе исполнения, распечатка справки «Данные по исполнителю»;

- Прием КУТ от исполнителя (ставится отметка об исполнении документа, указанного в КУТ, в файле «контроль и учет исполнения»);

- Информирование о ходе и результатах исполнения документа директора по принадлежности и предоставление справки об исполненной дисциплине в отдел охраны труда и техники безопасности.

1.1.3 Документирование управленческой деятельности

Виды документов, их классификация

Рассмотрим основные типы документов, которые проходят через АХО.

Различают три основных потока документации на предприятии:

· Входящие (документы, поступающие из других организаций);

· Исходящие (документы, отправляемые в другие организации);

· Внутренние (документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе).

Входящий документопоток складывается из:

Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности.

По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из: отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

Документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых на предприятии и отправляемых за его пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. В исходящем документопотоке выделяется группа информационных документов - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления предприятия, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи и функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности предприятия выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указы, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.

Разделение документов на входящие, исходящие и внутренние является достаточно обобщенным. Рассмотрим подробнее перечень документов, которые АХО получает и передает в подразделения (таблица 1.1.2).

Таблица 1.1.2. Список документов, проходящих через АХО

АХО получает от подразделений	АХО передает в подразделения
Исходящая корреспонденция	Входящая корреспонденция
Контрольно-учетный талон с отметкой об исполнении	Документы, поставленные на контроль и требующие исполнения в определенные сроки
Документы и личные заявления на подпись руководителю	Контрольно-учетный талон
Документы на хранение в архив	Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы)
Документы для печати и тиражирования	Документы и личные заявления, подписанные руководителем
Заявки на приобретение канцелярских товаров, штампов, печатей	Бланки для письма
	Инструкция по делопроизводству
	Выписка из номенклатуры ОАО «Лакокраска»
Отдел организации труда и управления
Утверждение штатного расписания и изменения к нему	Предложение о внесении изменения в штатное расписание
Разъяснения по вопросам труда и зарплате	Предложение о поощрении работников отдела за успехи в работе
Положение о премировании и изменения к нему	Предложение о внесении изменения в положение о премировании
АХО получает от подразделений	АХО передает в подразделения
Дополнения к оплате	Служебные записки на доплату
Отпускные записки	Графики отпусков
Согласование графика отпусков
Юридический отдел
Копии подписанных договоров	Договор на проведение работ по техобслуживанию копировальных аппаратов, доставку почты
Информация по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов

Обработка входящих документов на ОАО «Лакокраска»

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

1. Первичную обработку.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрацию.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передачу на исполнение.

6. Контроль исполнения.

7. Подшивку документа в дело.

АХО принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу. Заведующий канцелярией проверяет правильность доставки, правильность адреса, целостность. Уничтожает упаковку и проставляет дату получения. Заведующий канцелярией передает документы на предварительное рассмотрение референту генерального директора. Он распределяет документы:

- генеральному директору;

- директорам по принадлежности;

- в структурные подразделения, как не требующие резолюции руководителя.

Все входящие документы делятся на:

-регистрируемые в АХО (документы, адресованные руководителю организации и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, например письма (см. приложение 2)).

-нерегистрируемые в АХО

· Поздравительные письма и телеграммы;

· Пригласительные билеты;

· Корреспонденция с пометкой «лично»;

· Документы, поступающие в адрес общественных организаций;

· Документы первичного бухучета (банковские счета, счета- фактуры, кредитные справки, накладные, требования, платежные поручения, приходящие ордера);

· Документы первичного статистического учета и отчетности;

· Документы по кадровым вопросам и повышению квалификации;

· Документы по вопросам технической информации (периодические издания, реклама);

· Договоры, претензии, решения арбитражных судов, повестки- приглашения правоохранительных органов.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Все регистрируемые документы заносятся в «журнал регистрации входящих документов» и затем передаются в соответствии с предварительным распределением. При рассмотрении документа генеральным директором пишется резолюция, которая содержит решение по существу поставленного в документе вопроса. В резолюции определяется ФИО исполнителя, четкие и конкретные указания по исполнению, срок исполнения, подпись, дата.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в АХО на следующий день, где информация о документах, взятых на контроль заносится в компьютер (файл «контроль и учет исполнения»), затем заполняется контрольно-учетный талон (КУТ) (см. приложение 3). Референт передает КУТ исполнителю через лицо, ответственное за доставку корреспонденции в отдел под роспись в «журнале регистрации входящих документов» с датой получения документа. В течение срока референты осуществляют регулярные проверки хода исполнения. Исполнитель возвращает заполненный КУТ референту не позднее дня исполнения для внесения информации в компьютер (файл «контроль и учет исполнения») и снятия документа с контроля. Исполненные документы подшиваются в дела. Процесс обработки входящих документов представлен на рисунке 1.1.3.

Обработка исходящих документов

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами. Окончательный вариант документа передается на подпись генеральному директору или директорам по принадлежности через заведующего канцелярией АХО.

Заведующий канцелярией может вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Письма (см. приложение 4) пишутся в двух экземплярах. Первый экземпляр после регистрации пересылается адресату, второй хранится в деле.

Рисунок 1.1.3 Процесс обработки входящих документов.

Регистрацию исходящих документов осуществляет структурное подразделение, являющееся их исполнителем. Данные об исходящем документе заносятся в «журнал регистрации исходящих документов». Отправка осуществляется через АХО. Заведующий канцелярией принимает документы для отправки под роспись в «журнале регистрации исходящих документов» соответствующего подразделения. Заведующий канцелярией сортирует документы, упаковывает и адресует. Сдает на почту не позднее следующего дня.

Процесс обработки исходящих документов представлен на рисунке 1.1.4:

Рисунок 1.1.4 Процесс обработки исходящих документов.

Движение внутренних документов на предприятии

На предприятии издаются организационно- распорядительные (внутренние) документы: положения, инструкции, правила, приказы (см. приложение 5), распоряжения (см. приложение 6), протоколы, акты, письма, факсы, телеграммы, справки, докладные записки.

В приказах и распоряжениях выделяют две части: вводную и распорядительную. В распорядительной части прописывается конкретное задание с указанием исполнителя, сроков исполнения; в последнем пункте указывается наименование должности исполнителя, ФИО, телефон.

Подписанные приказы (распоряжения) поступают в АХО для регистрации в «журнале регистрации приказов (распоряжений)». При регистрации им присваивается номер и дата. После регистрации приказ (распоряжение) размножается в АХО и направляется исполнителям через ответственное лицо по доставке корреспонденции под роспись в «расписке в получении приказов (распоряжений)». Контроль за выполнением приказов возлагается по исполняемым функциям на директоров ОАО «Лакокраска». Контроль за исполнением распоряжений осуществляют руководители подразделений, подготавливающие их.

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что у исходящих документов, но приказы и распоряжения также проходят через юридический отдел. На этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Регистрация документов

Регистрация документов является важнейшей функцией документооборота. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Регистрация придает, прежде всего, юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

Регистрация преследует 3 цели:

· учет документов;

· контроль исполнения;

· справочная работа по документам.

Обязательной регистрации подлежат документы от вышестоящих организаций, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа. К этой группе относится важнейшая внутренняя документация - приказы, протоколы, доклады. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция.

Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера. Например, 01/05-08

01-индекс структурного подразделения

05- номер дела по номенклатуре дел

08- индивидуальный порядковый номер

В комплексе с датой и названием индекс служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета.

В Административно-хозяйственном отделе ОАО «Лакокраска» применяется журнальная форма регистрации документов.

Для регистрации используют различные формы журналов, в соответствии с принятым разделением документов на:

· входящие;

· исходящие;

· внутренние.

При поступлении в АХО документов, требующих регистрации, на них проставляется порядковый номер по журналу (нумерация документов начинается с №1 с 1 января по 31 декабря каждого года) и необходимые данные из документа заносятся в соответствующий журнал регистрации. Информация о документах, требующих контроля исполнения, заносится в компьютер (файл «контроль и учет исполнения») и заполняется контрольно-учетный талон (КУТ).

Таким образом, документ, требующий регистрации в АХО, приходится фиксировать несколько раз - в журнале регистрации и в компьютере. Это приводит к потерям времени на оформление документов. К тому же при использовании журнального способа регистрации невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения документов.

В АХО применяются следующие формы журналов регистрации документов:

1) Журнал регистрации входящих документов (таблица 1.1.5).

2) Журнал регистрации приказов (распоряжений) (таблица 1.1.6).

3) Журнал регистрации исходящих документов (таблица 1.1.7).

4) Журнал регистрации документов, принятых в архив (таблица 1.1.8).

Таблица 1.1.5. Журнал регистрации входящих документов

№ п/п	Номер и дата входящего документа	Дата поступления документа	Откуда поступил документ	Краткое содержание	Кому направляется документ	Расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 1.1.6. Журнал регистрации приказов (распоряжений)

№п/п	Номер приказа	Дата создания	Краткое содержание	Кто подписал
1	2	3	4	5

Таблица 1.1.7. Журнал регистрации исходящих документов

№ п/п	Номер исходящего документа	Дата документа	Краткое содержание	Адрес получателя	Дата и роспись о приеме документа
1	2	3	4	5	6

Таблица 1.1.8. Журнал регистрации документов, принятых в архив

№ п/п	Наименование документа	Структурное подразделение	Должность, ФИО сотрудника, сдающего документ	Дата сдачи	Роспись о сдаче	Роспись о приеме
1	2	3	4	5	6	7

1.1.4 Контроль исполнения документов

Значение и виды контроля

Контроль исполнения является одной из главных функций управления предприятия. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить следующие типы контроля:

Контроль по существу решения вопроса.

Контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса - это оценка, насколько правильно удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет отдел АХО.

В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

· Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

· Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

· Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение;

· Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

· Информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

· Внесение данных об исполнении документов в журнал;

· Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по предприятию в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В сроковом контроле можно выделить

1) Текущий контроль.

2) Предупредительный контроль.

3) Итоговый контроль.

Основными видами являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, референт выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Исполнитель имеет время для решения вопроса.

Если при получении документа либо в ходе исполнения выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения, который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок, в КУТ вносится новый срок исполнения.

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения должен быть записан в соответствующий журнал. Также вносятся сведения о дате исполнения, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит этот документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или предприятия. Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины на предприятии и структурном подразделении, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий.

Как было сказано выше, в отделе АХО устанавливается контроль за исполнением документов с установленными сроками исполнения (приказов, распоряжений, входящих документов, протоколов совещаний, планов мероприятий).

Постановка на контроль осуществляется генеральным директором и директорами (коммерческим, техническим, по экономике и управлению). На документе ставится буква «К». Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на референтов по принадлежности. Исполнение приказов по кадрам контролирует начальник отдела кадров.

Информация о документах, взятых на контроль, заносится в компьютер (файл «контроль и учет исполнения») и автоматически заполняется контрольно-учетный талон (см. приложение 3). Референт передает КУТ исполнителю через лицо, ответственное за доставку корреспонденции. В течение срока референты осуществляют регулярные проверки хода исполнения. Исполнитель возвращает заполненный КУТ референту не позднее дня исполнения для внесения в компьютер (файл «контроль и учет исполнения») и снятия с контроля. Отметка об исполнении проставляется на исполненных документах подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении). При наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ.

Продление срока исполнения возможно только на основании письменного разрешения лиц (резолюция на служебной записке), устанавливающих этот срок (генеральный директор и директора по принадлежности). Служебная записка с изменением срока исполнения передается референту для внесения в КУТ. Ежемесячно референты показывают директорам по принадлежности сводки:

- Общее количество документов в работе исполнителя.

- Процент выполнения или невыполнения позднее срока.

Генеральный директор и директора по принадлежности рассматривают сводки и определяют меру наказания виновных лиц. Данные о нарушении исполнения передаются референтами в Отдел организации труда и управления.

Файл «контроль и учет исполнения документов»

Для регистрации в компьютере документа, поставленного на контроль, сотрудники АХО используют файл «Контроль и учет исполнения», который представляет собой документ Microsoft Excel, в таблицу которого заносится следующая информация об исполнении документов:

Таблица 1.1.9. Файл «контроль и учет исполнения документов»

№ п/п	Наимено-вание документа	№ доку-мента	Дата выдачи задания	Содер- жание задания	Срок исполне- ния работ	Дата фактического выполнения работ	Испол-нитель	Отдел
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Данный файл представляет собой обычную таблицу Excel, которая не имеет механизма эффективного поиска нужного документа, а также механизма отслеживания за сроками исполнения. Информация о поставленном на контроль документе просто заносится в таблицу. При снятии документа с контроля также заносится нужная информация. При этом, чтобы найти документ с просроченным сроком исполнения, приходится последовательно просматривать файл, что приводит к значительным потерям времени и снижению эффективности выполнения работы отделом.

Аналитическая отчетность отдела АХО

Составление обобщающей отчетности по всему документообороту предприятия является особой формой контроля исполнения документов и помогает проанализировать работу отдела АХО.

Ежемесячно референты показывают директорам по принадлежности сводки по результатам исполнения документов за истекший период. Эти отчеты обобщают информацию по различным состояниям, движениям и исполнению документов.

АХО составляет следующие виды отчетов:

· Отчет о входящих документах (полный список и количественные данные).

· Отчет о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся на стадии исполнения (полный список и количественные данные).

· Отчет о выполненных исходящих документах (исполнителями, списочный или количественно).

· Отчет о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя к исполнителю).

· Отчет о невыполненных входящих документах (полный список и количественно).

· Отчет о неисполненных исходящих документах (исполнителями, списочный или количественно).

· Отчет о ходе выполнения внутренних документов.

Генеральный директор и директора по принадлежности рассматривают сводки и определяют меру наказания виновных лиц. Данные о нарушении исполнения передаются референтами в Отдел организации труда и управления.

Таким образом, анализ отчетов помогает своевременно принять меры, способствующие своевременному исполнению документов и повышению исполнительской дисциплины.

1.2 Экономическая сущность задачи

1.2.1 Экономическая сущность автоматизации документооборота

Объектом автоматизации в дипломном проекте является учет документов и контроль их исполнения на ОАО «Лакокраска».

В Административно- хозяйственном отделе существует бумажная технология учета документации. В среднем в год проходит порядка 2 тыс. единиц входящих документов, 1,5 тыс. исходящих документов и 2,5 тыс. внутренних.

Обработка входящих документов начинается с их предварительного рассмотрения референтом генерального директора (рисунок 1.2.1). Он распределяет документы:

- генеральному директору;

- директорам по принадлежности;

- в структурные подразделения, как не требующие резолюции руководителя.

Документы, не требующие резолюции директора, передаются в структурные подразделения. Документы, требующие резолюции директора регистрируются в «журнале регистрации входящих документов» и передаются в соответствии с предварительным распределением для внесения резолюции.

При рассмотрении документа генеральным директором пишется резолюция, которая содержит решение по существу поставленного в документе вопроса. В резолюции определяется ФИО исполнителя, четкие и конкретные указания по исполнению, срок исполнения, подпись, дата.

Рассмотренные директором документы возвращаются в АХО на следующий день, где информация о документах, взятых на контроль заносится в компьютер (файл «контроль и учет исполнения»), затем заполняется контрольно-учетный талон (КУТ). Референт передает КУТ исполнителю. В течение срока референты осуществляют регулярные проверки хода исполнения. Исполнитель возвращает заполненный КУТ референту не позднее дня исполнения для внесения информации в компьютер (файл «контроль и учет исполнения») и снятия документа с контроля. Исполненные документы подшиваются в дела.

Движение входящих документов на предприятии можно представить в виде следующей схемы (рисунок 1.2.1).

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами (рисунок 1.2.2). Окончательный вариант документа передается на подпись генеральному директору или директорам по принадлежности через заведующего канцелярией АХО. Заведующий канцелярией может вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Данные об исходящем документе заносятся в «журнал регистрации исходящих документов». Письма пишутся в двух экземплярах. Первый экземпляр после регистрации пересылается адресату, второй экземпляр подшивается в дело.

Движение исходящих документов на предприятии можно представить в виде следующей схемы (рисунок 1.2.2).

Внутренние документы (приказы, распоряжения) поступают в АХО для регистрации в «журнале регистрации приказов (распоряжений)». При регистрации им присваивается номер и дата. После регистрации приказ (распоряжение) размножается в АХО и направляется исполнителям через ответственное лицо по доставке корреспонденции под роспись в «расписке в получении приказов (распоряжений)». После исполнения документ снимается с контроля и подшивается в дело.

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что у исходящих документов, но приказы и распоряжения также проходят через юридический отдел. На этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Журнальная система неизбежно приводит к дублированию операции учета документа, так как данные о документе нужны не только в АХО, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения. Документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате документ регистрируется три- пять раз в различных формах журналов.

· Журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа.

· При журнальной системе регистрации невозможно вести формальный контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.

Кроме недостатков журнальной системы документации существуют недостатки, связанные с принятым на предприятии порядком обработки документов.

· Документы передаются с помощью лиц, ответственных за доставку корреспонденции, так как не существует системы электронного обмена. Это, в конечном счете, сказывается на времени движения документации между отделами.

· Вся документация представлена только в бумажном виде, не существует их электронной версии, что упростило бы работу с документом.

· Все документы хранятся в так называемых «делах», то есть в папках, поэтому невозможен быстрый поиск необходимого документа.

· Нет возможности отследить связи между документами.

Так как на предприятии не организован эффективный процесс по отслеживанию за движением документов, нет возможности быстро и точно ответить, в каком отделе, у какого сотрудника и на какой стадии исполнения находится тот или иной документ.

Проблема поиска документов

Поиск документов является одной из самых важных функций документооборота.

По тому, как быстро можно найти необходимый документ, можно судить об эффективности системы документооборота в организации.

На предприятии принята журнальная система учета документов. Она считается устаревшей, и имеет множество недостатков. При регистрации документов все необходимые данные заносятся в соответствующий журнал. При возникновении необходимости поиска нужного документа приходится последовательно просматривать записи в журнале регистрации. Учитывая, что объемы документооборота ОАО «Лакокраска» достаточно большие, процесс поиска необходимого документа затягивается на длительное время.

В отделе нет четкой системы отслеживания за сроками исполнения документов, поставленных на контроль (информация просто заносится в компьютер - что документ находится на контроле, и что документ исполнен), поэтому невозможно вовремя найти просроченный документ и вовремя принять меры к исполнителю, просрочившему этот документ.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования

вычислительной техники для решения задачи автоматизации

документооборота

Необходимость автоматизации документооборота на предприятии вытекает из недостатков существующей ручной регистрации документа и сложности поиска необходимого документа. С учетом достаточно большого объема документооборота в АХО, усложняется процесс обработки документации, что ведет к снижению эффективности работы отдела.

Создание автоматизированной системы учета и контроля исполнения документов позволяет устранить эти недостатки. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет заменить ручную журнальную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширяются возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Автоматизированные системы контроля за исполнением документов значительно упрощают процесс контроля за своевременным исполнением документов. Компьютер может в любой момент выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

Внедрение автоматизированного документооборота на предприятие имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделениях и на предприятии в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

Автоматизированные системы документационного обеспечения позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система документооборота позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. В итоге при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. Автоматизированная система делопроизводства представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы документооборота обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

1.4 Постановка задачи автоматизации документооборота

1.4.1 Цели, преследуемые при разработке данной системы

Целью дипломного проекта является разработка подсистемы учета и контроля исполнения документов ОАО «Лакокраска».

Основными задачами, решаемыми подсистемой электронного документооборота, являются:

· Автоматическая регистрация документа. Занесение в регистрационно-контрольную карточку сведений о документе.

· Редактирование и удаление. Возможность внесения изменений или удаления документа.

· Автоматическое формирование журналов регистрации документов на основе заполненной регистрационной карточки.

· Автоматический поиск. Возможность быстрого поиска как обычного документа, так и находящегося на контроле по различным реквизитам.

· Организация автоматического контроля за сроками исполнения документов.

· Автоматическое формирование типовых отчетов.

· Ведение и использование различных справочников.

При внедрении системы на предприятие предполагается достичь следующих результатов:

1. Сокращение времени на обработку информации.

2. Увеличение объемов обработки и объемов хранения информации.

3. Уменьшение времени поиска документов и подготовки отчетов.

4. Уменьшение количества ошибок и повышение качества обработки документации.

5. Повышение технического уровня и коэффициента использования вычислительных средств.

6. Повышение исполнительской дисциплины.

7. Повышение информированности руководства за счет централизованной обработки информации, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов.

8. Уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижение стоимости копирования и передачи бумажных документов.

Общие требования к системам автоматизированного документооборота

Масштабируемость. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие). Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, таких компаний как Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех

возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. Система электронной документации должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием.

Модульность. Система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, так как не всегда требуется внедрение всех компонентов документооборота, а только некоторый круг решаемых задач.