Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Разработка технического задания функционального модуля по учету закупок сырья и материалов на предприятии ООО "Mebele Life"

Введение

Данная курсовая работа представляет собой проектирование функционального модуля по учету закупок сырья и материалов в отделе снабжения на предприятии ООО «Mebele_life».

Отдел снабжения несет ответственность за своевременную закупку сырья и материалов, чтобы не допустить простоев производства.

Цель курсовой работы: спроектировать функциональный модуль по учету закупок сырья и материалов в отделе снабжения.

Задачами курсовой работы являются:

Ш Проведение предпроектного обследования (изучение предметной области предприятия, описание основных бизнес-процессов на предприятии);

Ш Выявление «узких мест» на предприятии и формирование предложений по их усовершенствованию;

Ш Разработка и документирование концепции проектирования функционального модуля (описание бизнес-требований к системе, разработка требований пользователей);

Ш Разработка системного проекта (создание технического задания функционального модуля)

В результате курсовой работы должен быть спроектирован функциональный модуль, а также создан документ, формально определяющий существование проекта, то есть техническое задание на проект фрагмента ИС.

В качестве методологии проектирования используются методологии структурного (SADT) и объектного(RUP) анализа и проектирования. В рамках данных методологий основными инструментальными средствами являются AllFusion Process Modeler (Bpwin), AllFusion Data Modeler (ERwin) (IDEF1X), Case-средство MS Visio (Cause and Effect Diagram - «Диаграмма Исикавы», Organization Chart Diagram - организационная диаграмма). А также Case-средство Rational Rose (Use Case Diagramm - диаграмма вариантов использования, State/Activity Diagramm - Диаграмма активности).

Моделирование должно выполняться в рамках стандартов, поддерживаемых программными средствами моделирования ERWin 7.х и BPWin 7.х.

1. Обследование объекта информатизации «Отдел снабжения»

1.1 Характеристика отдела снабжения и построение модели «как есть (as-is)» бизнес-процессов

автоматизация снабжение отдел модуль

ОТДЕЛ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

I. Общие положения

1. Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с отделом кадров.

2.

Рисунок 1. Организационная структура отдела снабжения

III. Задачи

1. Обеспечение производственных подразделений предприятия материально-техническими ресурсами.

2. Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов.

3. Организация рационального использования материально-технических ресурсов.

4. Количественный учет сырья и материалов.

5. Планирование закупок сырья и материалов.

6. Формирование сводных отчетов.

IV. Права

1. Отдел материально-технического снабжения имеет право:

1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению.

1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

1.3. Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями предприятия.

1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам материально-технического снабжения.

1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

1.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.

V. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав отдел материально-технического снабжения взаимодействует c:

1 - Бухгалтерией: выдача отчетов о закупленном сырье;

2 - Администрацией: выдача отчетов по закупленному сырью;

3 - Отделом маркетинга: отправка заявки на проведение маркетингового исследования;

4 - Складом сырья и материалов: получение ведомости учета остатков материалов;

5 - Планово-производственным отделом: в отдел снабжения поступает производственный план.

Рисунок 2. Диаграмма вариантов использования - Взаимодействие отдела снабжения с смежными отделами

Так как рассматриваемый бизнес-процесс включает отношения с поставщиками в отделе снабжения, то нам необходимо обозначить границы проекта с использованием методики будет/не будет.

Методика будет/не будет

Проект будет:

· Проект будет внутренним, т.к. в процессе участвуют только сотрудники отдела снабжения;

· Проект будет предназначен для: сотрудников отдела снабжения (Руководитель отдела снабжения, главный специалист), бухгалтера;

· Проект будет выполнять: количественный учет сырья и материалов, планирование и закупку сырья и материалов;

· Проект будет взаимодействовать с другими службами: бухгалтерией, планово-производственным отделом, складом сырья и материалов, администрацией, отделом маркетинга.

Проект не будет:

· Проект не будет полномасштабной системой работы с поставщиками сырья и материалов;

· Проект не будет рассматривать работу по разгрузке и распределению сырья и материалов на складе;

· Проект не будет проводить маркетинговые исследования в области закупок сырья и материалов.

На основании информации, полученной при анализе предметной области, построим диаграмму потоков данных (DFD) «как есть» бизнес процессов.



Рисунок 3 - Контекстная диаграмма

Отчет по диаграмме потоков данных

Название модели: Учет закупок сырья и материалов на ООО «Mebele_life»

Описание: Учет закупок сырья и материалов.

Точка зрения: Руководитель отдела снабжения.

Цель: уменьшить трудовые, временные и финансовые ресурсы по учету закупок сырья и материалов в отделе снабжения.

Time Frame: (AS-IS)

Таблица 1 - Описание процессов контекстной диаграммы потоков данных

Декомпозируем контекстную диаграмму потоков данных (рис. 4).



Рисунок 4 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Декомпозируем процесс «Количественный учет сырья и материалов» (рисунок 5).

Отчет для диаграммы А 1.1

Работа 1: Учет количества поступивших материалов.

Работа 2: Учет количества оставшихся материалов.

Работа 3: Проверка договора купли-продажи.

Работа 4: Составление акта о браке.

Работа 5: Формирование количественного отчета поступивших / оставшихся материалов.



Рисунок 5 - Декомпозиция процесса «Количественный учет сырья и материалов»

Отчет для диаграммы А 1.2

Работа 1: Составление плана на основе ведомости учета остатков материалов.

Работа 2: Составление плана на основе производственного плана.

Работа 3: Формирование отчета по закупленным материалам.



Рисунок 6 - Декомпозиция процесса «Планирование закупок»

Декомпозируем процесс «Формирование сводных отчетов» (Рисунок 7).

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса «Формирование сводных отчетов»

Отчет для диаграммы А 1.3

Работа 1: Проверка количества используемого / купленного сырья.

Работа 2: Формирование отчета об использовании МПЗ.

Работа 3: Формирование отчета по закупленному сырью и материалам.

Работа 4: Составление сводных отчетов.

Определение «узких» мест и выработка предложений по усовершенствованию ИС компании

«Узкие» места будем определять на основе анализа построенной модели документооборота.

В нашей предметной области рассматриваются следующие основные функции: количественный учет сырья и материалов, планирование закупок и формирование сводных отчетов.

Функция «количественный учет сырья и материалов» ведется непрерывно. Следует заметить, что затруднительно оперативное обновление данной информации, так как номенклатура материалов достаточно объемная.

Процесс составления договора купли-продажи занимает длительное время, поскольку нет единой базы, откуда можно вносить необходимую информацию. Поэтому данный процесс занимает много лишнего времени.

Ведение учета закупок занимает много неоправданного времени, поскольку приходится заново вносить требующуюся информацию, т.е. налицо ее дублирование.

Дублирование информации также происходит во время составления отчетности. Необходимо учесть и то, что требуемые для этого ведомости учета остатков материалов, приходящие со складов, поступают в бумажной форме через третье лицо и могут просто потеряться.

Передача документов между отделами происходит в начале смены, то есть некоторая информация в течение рабочей смены не поступает в отдел. Запаздывание информационного потока, замедляет процесс работы отдела. Например, запаздывание (или потеря) производственного плана из планово-экономического отдела, может затормозить работу по планированию закупок.

После проведенного анализа имеющейся ИС можно выявить следующие «узкие» места системы:

- Нет единой системы учета закупок;

- Данные о материалах хранятся в таблицах MS Excel, что отягощает процесс поиска;

- Как следствие на составление договора тратится много времени;

- Отчет может быть составлен с запозданием из-за несвоевременного поступления документов из смежных отделов.

Как следствие можно вынести следующее решение по усовершенствованию имеющейся ИС: купить имеющуюся готовую ИС или разработать новую с учетом особенностей организации.

1.2 Формирование требований пользователя к функциональному модулю по учету закупок сырья и материалов в отделе снабжения

Сведем требования каждого пользователя в таблицу 1:

Таблица 1. Варианты использования

Действующее лицо	Вариант использования (прецедент)
Главный специалист	Ввод данных о закупленных материалах Проверка количества оставшихся материалов Формирование заявки на проведение маркетингового анализа Составление плана закупок сырья и материалов Проверка срока годности товаров Создание, редактирование и просмотр ведомостей остатков материалов
Руководитель отдела снабжения	Создание, редактирование и просмотр сводных отчетов Создание, редактирование и просмотр отчета поступления и отпуска сырья Просмотр ведомостей остатков материалов
Сотрудник другого отдела	Просмотр отчетности

На основании таблицы построим диаграмму вариантов использования (Use Case Diagram):

Рисунок 8. Диаграмма вариантов использования

1.3 Расчет экономической эффективности проекта

Определим методику расчета экономической эффективности, которая может быть использована для оценки данного проекта. При этом будем учитывать следующее:

1) для расчетов используется система обобщающих показателей и частные показатели, отражающие отраслевую и функциональную специфику проекта;

2) для расчетов абсолютной эффективности, будет использована экономия совокупных затрат живого и овеществленного труда, как в сфере производства, так и в сфере эксплуатации. При отрицательной абсолютной эффективности проект исключается из дальнейшего рассмотрения.

Методы расчета экономической эффективности можно сгруппировать по двум направлениям. В первую группу входят методы, базирующиеся на расчетах показателей срока окупаемости, коэффициента рентабельности. Методы второй группы основаны на использовании показателя чистой приведенной (текущей) стоимости проекта и коэффициентов внутренней рентабельности проектов.

Для оценки экономической эффективности данного проекта будем руководствоваться первой группой методов, рассчитывая показатели срока окупаемости и коэффициент рентабельности, используя методику определения экономической эффективности на основе статических показателей. Данная методика сводится к расчету годового экономического эффекта (экономической прибыли), который в общем рассчитывается по формуле (1):

Э = ?Эгод - С - ЕЧК = ?Эгод - П (1),

где ?Эгод - годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС; С - эксплуатационные затраты на ИС; Е - норма прибыли на капитал (нормативная прибыльность); К - единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИС; П - годовые приведенные затраты на ИС:

П = С + ЕЧК (2),

Единицы измерения в формуле (размерность величин) следующие:

Э - руб./г.; ?Эгод - руб./г.; С - руб./г., К - руб.; Е - 1/г.; П - руб./г.

(?Э - С) - это хозяйственная или бухгалтерская прибыль. Она представляет собой разность между выручкой и явными затратами. По рыночной терминологии, явные затраты (Explicit Cost) - это все денежные издержки предприятия, включая амортизацию.

Рассмотрим составляющие формулы (1). Начнем с показателей расчета годовых приведенных затрат (П).

Эксплуатационные затраты (С)

- Эксплуатационные затраты, в отличие от капитальных, являются повторяющимися. Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются суммарно за год. Эксплуатационные затраты осуществляются синхронно с производством.

В состав этих затрат включаются все издержки, учитываемые в соответствии с принятым порядком калькулирования себестоимости продукции. Причем на ранних стадиях разработки и внедрения новых технологий, когда отсутствует конкретная (отчетная и нормативная) информация, для расчета затрат на производство услуг могут применяться укрупненные методы калькулирования, в частности метод удельных показателей, методы регрессионного анализа, метод структурной аналогии, агрегатный и балловый метод и др.

В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят следующие затраты:

С = Сао + Сто + Син + Сэл + Спр (3),

где Сао - амортизационные отчисления; Сто - затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС; Син - затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернета и др.); Сэл - затраты на электроэнергию; Спр - прочие затраты составляют примерно 7%.

Наибольший удельный вес в эксплуатационных затратах принадлежит заработной плате, амортизационным отчислениям, техническому обслуживанию.

Норма прибыли на капитал (Е)

С точки зрения экономического содержания, величина Е состоит из нормы отдачи на капитал и нормы предпринимательского дохода. Величина Е в рыночных условиях не должна быть меньше годовой банковской процентной ставки.

Капитальные затраты (К)

Капитальные затраты на ИС носят разовый характер. Те из них, которые направляются в основные средства обработки информации, переносят свою стоимость на продукцию по частям за счет амортизационных отчислений. Капитальными их называют потому, что они не утрачиваются, а воспроизводятся.

Применительно к ИС группировать капитальные затраты можно следующим образом (4):

К = Кпр + Ктс +Клс + Кпс + Киб + Куч + Кво + Кпл + Кнеучт (4),

где Кпр - затраты на проектирование АИС; Ктс - затраты на технические средства управления; Клс - затраты на создание линий связи локальных сетей; Кпс - затраты на программные средства; Киб - затраты на формирование информационной базы; Куч - затраты на обучение персонала; Кво - затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.); Кпл - затраты на производственную площадь; Кнеучт - неучтенные затраты, обычно составляют 7-8% от общих затрат.

Затраты на формирование информационной базы Киб относятся к формированию условно-постоянной информации.

Перейдем к рассмотрению показателей расчета годовой экономии (прибыли), вызванной ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС (ДЭгод).

Методика определения экономической эффективности на основе статических показателей сводится к расчету годовой экономии (прибыли), вызванной ИС, как суммы прямого и косвенного эффектов:

ДЭгод = Эпрям + Экосв (5),

Прямой экономический эффект (Эпрям) может выражаться в натуральных, стоимостных и трудовых показателях, а также в их сочетаниях, когда внедрение новой информационной технологии:

- обеспечивает рост производительности труда работников аппарата управления;

- позволяет расширить спектр производимой продукции (услуг);

- приводит к сокращению затрат, связанных с производством продукции и услуг (материалов, технических средств, производственных и вспомогательных площадей и т.п.).

Иными словами, прямой экономический эффект - это результат каких-либо изменений в характере реализации функциональной составляющей управленческого процесса, как правило, непосредственно связанных со спецификой предметной области деятельности объекта управления. При этом рост производительности труда может осуществляться за счет сокращения объема операций, выполняемых вручную, или более оперативной обработки информации с помощью вычислительных средств.

Прямой экономический эффект рассчитывается как разность в годовых приведенных затратах по базовому и предлагаемому вариантам ИС:

Эпрям = Пб - П = Сзп - СУ - ЕЧК (6),

где СУ - суммарные эксплуатационные затраты на АИС за исключением заработной платы управленческого персонала, Е - норма прибыли на капитал, К - единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИС.

Сзп - сокращение заработной платы управленческого персонала при внедрении АИС, рассчитывается по формуле:

Сзп = Сзпб - Сзп (7),

где Сзпб - заработная плата управленческого персонала в базовом варианте, Сзп - заработная плата управленческого персонала в предлагаемом варианте.

Косвенный экономический эффект (Экосв) является результатом влияния факторов, как правило, не имеющих непосредственного отношения к специфике предметной области и носящих общий социальный, эргономический, экологический и иной характер.

Косвенный экономический эффект рассчитывается по формуле:

Экосв = А + Ссеб +Ш + ЕО (8),

Данный расчет предполагает определение следующих составляющих:

А - годовой прирост выручки от реализации продукции, прочей реализации и внереализационной деятельности, связанной с АИС;

Ссеб - годовая экономия на себестоимости продукции объекта управления;

Ш - сокращение штрафов и незапланированных потерь за год.

Годовой экономический эффект (экономической прибыли) представляет собой абсолютный показатель эффективности. Система считается эффективной, если Э > 0.

На основе рассчитанных показателей определяются рентабельность и срок окупаемости проекта.

Расчетная прибыльность (рентабельность) (Ер) определяется по формуле (20):

Ер = Э/К (9),

Срок окупаемости (Ток) проекта рассчитывается по формуле (10):

Ток = 1 / Ер = К/Э (10)

Расчет годового экономического эффекта

Рассчитаем годовой экономический эффект по формуле (1). Для этого определим:

1) годовые приведенные затраты на ИС (П) (по формуле 2):

- эксплуатационные затраты на ИС (С) (по формуле 3);

- норму прибыли на капитал (нормативную прибыльность) (Е);

- единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИС (К) (по формуле 4);

2) годовую экономию (прибыль), вызванную ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИСС (?Э_год).

1) Расчет годовых приведенных затрат на ИС

Определение эксплуатационных затрат по формуле

С = С_ао + С_то + С_ин + С_эл + С_пр

Наибольший удельный вес в эксплуатационных затратах принадлежит заработной плате, амортизационным отчислениям, техническому обслуживанию.

Введение новой ИС не повлияет на такие затраты, как:

а) амортизационные отчисления (С_ао) - их величина не изменится, так как не изменится парк оборудования;

б) затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (С_ин) и затраты на электроэнергию (С_эл) будут неизменными, поэтому при проведении расчетов их тоже не учитываем.

Рассчитаем другие элементы эксплуатационных затрат.

Затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС:

Сто1=(з/пл инженера*12 мес)*3%=15000*12*0,03=5 400 руб./год

С=5 400+7%= 5 778 руб./год

Определение нормы прибыли на капитал

Центральный банк РФ с апреля 2011 года установил ставку рефинансирования 8,25%, следовательно установим норму прибыли на капитал Е равной 8,25% [Указание Банка России от 29.04.2011 №2618-У «О размере ставки рефинансирования Банка России»].

Определение капитальных затрат по формуле:

К = К_пр + К_тс +К_лс + К_пс + К_иб + К_уч + К_во + К_пл + К_неучт

Ктс, Кпс, Кво, Кпл, Клс, Куч - данные показатели не будем учитывать в данном случае, так как при внедрения ИСС они не повлияют на затраты: ИСС внедряется в отдел с уже имеющимися техническими средствами и предустановленными программными средствами.

Затраты на формирование информационной базы Киб относятся к формированию условно-постоянной информации.

Произведем расчет капитальных затрат, в которые будут входить затраты на оплату труда и техническое оснащение.

Кпр=з/пл программистов*кол-во программистов*срок проектирования = 7 000 руб.*1*1 мес= 7 000 руб.

Киб=кол-во экспертов*з/пл*срок формирования инф. базы =1*7000*1 мес =7 000 руб.

К=(7000+7000)+7% неучтенных затрат =14 980 руб.

На основании произведенных расчетов определим размер годовых приведенных затрат на ИС (по формуле 2):

Как было отмечено, ДЭгод - годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС, будет определяться по формуле (2):

Итого размер годовых приведенных затрат на ИС:

П=С+Е*К=5 778+0,0825*14 980=7 013,85 руб.

2) Расчет годовой экономии (прибыли)

Определение прямого экономического эффекта по формуле:

Э_прям = П_б - П = С_зп - С_У - ЕЧК

В нашем случае С_зп = 0, так как с внедрением ИС не предполагается понижение зарплаты работников или реструктуризация подразделений.

На основе имеющихся данных рассчитаем величину внутреннего экономического эффекта.

Итого: Э_прям = П_б - 7 013,85= - 7 013,85 руб.

Величина прямого экономического эффекта является недостаточной для оправдания затрат на внедрение ИС. В этом случае внедрение ИС целесообразно, только если есть уверенность в достаточно большом косвенном экономическом эффекте.

Определение косвенного экономического эффекта по формуле:

Э_косв = А + С_себ +Ш + ЕО

Рассчитаем перечисленные показатели.

Внедрение ИС не предусматривает экономии на заработной плате персонала, поэтому при расчете Э_косв не будет учитываться показатели А и С_себ (С_зппр, С_сэо, С_док). Поскольку ИС поможет сократить время на заключение договоров, косвенный экономический эффект будет рассчитан как прибыль от сокращения временных затрат на заключение одного договора:

Э_косв = Ш + ЕО

Ш = Ш_б - Ш

(Ш_б - затраты на обслуживание в базовом периоде, Ш - затраты на обслуживание после внедрения ИС).

Начнем с расчета экономических показателей на основе данных имеющейся в отделе и после ее автоматизации (таблице 3). Расчет показателей приводится за месяц. За месяц специалист может обслужить 330 человек. На обсуждение одного гражданина тратится около 15 минут.

Таблица 3 - Расчет показателей затрат за месяц до и после внедрения ИС

Сотрудники	з/р в час, руб.	Времени на 1 заявку, ч.	Кол-во смен в месяц, шт.	Кол-во заявок в день, шт.	Итого
Специалист (До)	60	0,30	22	15	5490
Специалист (После)	60	0,15	22	20	3960

При автоматизированной работе отдела время на составления того же числа договоров сократится в 2 раза, соответственно трудовые затраты снизятся.

Разница составляет:

Ш = Ш_б - Ш=5 490 - 3 960 = 1 980 руб.

Итого Э_косв =1 980 руб. * 12 = 23 760 руб.

После расчета необходимых показателей определим годовую прибыль от внедрения информационно - справочной системы:

Итого годовая экономия (прибыль):

?Э_год = (-7013,85) руб. +23 760 руб. = 16 746,15 руб.

Таким образом, годовой экономический эффект от внедрения системы:

По формуле 1: Э = ?Э_год - П = 16 746,15 - 7013,85 = 9 732,3 руб.

Рассчитаем качественные показатели эффективности проекта.

Рентабельность проекта (по формуле 9):

Итого: Е_р = 9 732,3/14 980 = 0,65

Денежная отдача проекта высока, потому что разрабатывается в рамках функционирования крупного промышленного предприятия.

Срок окупаемости проекта (по формуле 10):

Итого Т_ок = 1 / 0,65 = 1,5 месяца.

Следовательно, автоматизация деятельности мебельной фабрики целесообразна, так как позволяет сэкономить трудозатраты и позволит обеспечить высокое качество сервиса. Годовой экономический эффект от внедрения ИС в равен 9 732,3 рублей.

2. Формирование технического задания функционального модуля по учету закупок сырья и материалов на предприятии ООО «Mebele Life»

ООО «Компания-разработчик»

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Доминик» Личная подпись: Расшифровка подписи: Печать Дата: __.__.11	УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Mebele_life» Личная подпись: Расшифровка подписи: Печать Дата: __.__.11

Функциональный модуль учета закупок сырья и материалов

ООО «Mebele_life»

наименование вида АС

Отдел снабжения ООО «Mebele_life»

Наименование объекта автоматизации

«ФМОС»

сокращенное наименование АС

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

На 45 листах

Действует с __.__.2011

СОГЛАСОВАНО

Руководитель: начальник отдела снабжения

ООО «Компания-разработчик»

Личная подпись

Расшифровка подписи

Печать

Дата

1. Общие сведения

1.1. Наименование системы

1.1.1. Полное наименование системы

Полное наименование - функциональный модуль учета закупок сырья и материалов

1.1.2. Краткое наименование системы

Краткое наименование - ФМОС.

1.2. Основания для проведения работ

Работа выполняется на основании договора №100 от ___.___.____ между ООО «Доминик» и ООО «Mebele_life».

1.3. Наименование организаций - Заказчика и Разработчика

1.3.1. Заказчик

Заказчик: ООО «Mebele_life»

Адрес фактический: 141103, Московская область, ул. 1-ая Линия, д. 49.

Телефон: +7 (495) 3748392

Факс: +7 (495) 2222234

1.3.2. Разработчик

Разработчик: ООО «Доминик»

Адрес фактический: г. Москва, Фрунзе 34

Телефон: +7 (495) 3333343

Факс: +7 (495) 3347333

1.4. Плановые сроки начала и окончания работы

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: план-график.

1.5. Источники и порядок финансирования

Источники и порядок финансирования указаны в договоре №100. Финансирование работ осуществляет Заказчик. Объем и порядок финансирования определяется Календарным планом работ, Рабочей программой и Протоколом договорной цены, являющихся неотъемлемой частью Контракта (Дополнительных Соглашений) на выполнение работ в соответствии с настоящим Частным техническим заданием.

1.6. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию ФМОС сдаются Разработчиком поэтапно в соответствии с Календарным планом Проекта. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчетные документы этапа, состав которых определен Договором.

2. Назначение и цели создания системы

2.1. Назначение системы

ФМОС предназначена для уменьшения временных, трудовых и финансовых ресурсов по учету закупок сырья и материалов, повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками отдела снабжения.

Основным назначением ФМОС является автоматизация информационно-аналитической деятельности в существующих бизнес-процессах отдела: количественный учет материалов, планирование закупок материалов, формирование сводных отчетов.

2.2. Цели создания системы

ФМОС разрабатывается для сотрудников отдела снабжения с целью:

· оперативности в обработке документов;

· повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

· упрощению поступления документов из других отделов;

· составление плана закупок сырья и материалов;

· интеграции в общую среду информационной системы предприятия, в том числе финансовую и производственную, для создания более целостного представления о деятельности предприятия, чем традиционные фрагментированные представления на уровне отдельных подразделений;

· обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по показателям деятельности отдела снабжения.

3. Характеристика объектов автоматизации

Основными задачами деятельности компании ООО «Mebele_life» являются: извлечение прибыли всеми допускаемыми законом способами; наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей граждан и исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов. Основной задачей деятельности ООО «Mebele_life» является повышение экономической эффективности производства, и получение максимально возможной прибыли.

Организационная диаграмма представлена на рис. 1

Рисунок 1 - Организационная структура

В отделе снабжения выполняются следующие основные операции: количественный учет оставшихся материалов, составление плана закупок сырья и материалов, составление сводных отчетов по закупкам сырья и материалов.

Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с отделом кадров.

Начальник отдела материально-технического снабжения занимается распределением обязанностей между сотрудниками:

· Руководитель отдела снабжения занимается составлением сводных отчетов по закупкам сырья и материалов.

· Главный специалист отвечает за учет количества закупленного и использованного в производстве сырья.

· Помощник главного специалиста оказывает помощь главному специалисту по учету сырья и материалов.

Для учета движения материалов ООО «Mebele_life» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматической обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным; при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.

На ООО «Mebele_life» поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиком договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Рассмотрим факторы, которые смогут повлиять на результат работы исследуемого нами отдела. В качестве основной методологии проектирования на данном этапе будем использовать методологию ARIS, диаграмму причин и факторов Исикавы (рис. 2).

Рисунок 2 - Диаграмма Исикавы

Проведем анализ построенной диаграммы.

В начале анализа выделим «показатель качества» - «Эффективность деятельности отдела снабжения», который является основным.

Далее обозначим факторы, оказывающие на него непосредственное влияние.

К ним можно отнести: рабочий персонал; поставщиков; обработку поступающих заявок; доставку. Рассмотрим каждый фактор подробнее.

Рабочий персонал - это непосредственные работники отдела снабжения, т.е. люди, ответственные за учет и планирование закупок сырья и материалов. На данный фактор влияет следующее: квалификация сотрудника (подготовка, образование, опыт); состояние здоровья сотрудника (физическая подготовленность, усталость, болезнь); время работы (гибкий график, отпуск, сверхурочность); заинтересованность (карьера, заработная плата, поощрения).

Поставщики - это разные субъекты хозяйствования, обеспечивающие предприятие материально-техническими и энергетическими ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. На данный фактор влияет следующее: цена и качество продукции; географическая близость; условия доставки (стоимость и сроки).

Обработка поступающих заявок - оценивается оперативность и качество анализа поступающих заявок на проведение маркетингового анализа либо на недостающее сырье.

Доставка - оцениваются внешние факторы (Погодные условия: гололед, дожди и т.д., стоимость доставки), которые могут привести к задержке доставки сырья и материалов.

При дальнейшем анализе рассматриваемой предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к неудовлетворительному качеству снабжения сырьем и материалами и, как следствие, к плохому функционированию отдела снабжения.

Далее разработаем диаграмму потоков данных (Data Flow Diagramming), представленную на рис. 3.



Рисунок 3 - Контекстная диаграмма

Отчет по диаграмме потоков данных

Название модели: Учет закупок сырья и материалов на ООО «Mebele_life»

Описание: Учет закупок сырья и материалов.

Точка зрения: Руководитель отдела снабжения.

Цель: уменьшить трудовые, временные и финансовые ресурсы по учету закупок сырья и материалов в отделе снабжения.

Time Frame: (AS-IS)

Отчет для диаграммы A-0, Учет закупок сырья и материалов (таблица 1).

Таблица 1 - Описание процессов контекстной диаграммы потоков данных

Объект	Название	Описание
Процесс	Учет закупок сырья и материалов	Основная деятельность отдела снабжения заключается в своевременной закупке сырья и материалов
Дуги	Копия договора купли-продажи	Договор, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определённую денежную сумму (цену)
	Заявка на проведение маркетингового анализа	Проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на закупаемую продукцию
	Ведомости учета остатков материалов	Сведения об остатках сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих
	План закупок	Расчет потребности и заявок на материально-технические ресурсы
	Отчет об использовании МТР	Отчет об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования
	Акт о браке	Акты о бракованной продукции, оформленные в установленном порядке
	Приказы и распоряжения	Приказы и распоряжения, влияющие на отклонения от нормативных расходов материально-технических ресурсов
	Производственный план	Производственный план должен подробным образом описывать путь, посредством которого предприятие планирует эффективно производить продукцию или услуги и поставлять их потребителю
	Отчет по закупленным сырью и материалам	Данные об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной планами материально-технического снабжения и заключенными договорами
Внешняя сущность	Администрация	Аппарат управления, руководство организации, фирмы. Представляет собой группу лиц, осуществляющих оперативное управление.
	Бухгалтерия	Самостоятельное структурное подразделение предприятий и организаций, осуществляющее бухгалтерский учёт, составление отчётности и контроль за соблюдением финансовой и сметной дисциплины.
	Отдел маркетинга	Разработка маркетинговой стратегии. Организация процесса маркетинговых исследований, включающего следующие операции: - определение проблемы, связанной со сбытом продукции; - получение первичной информации (внешней и внутренней); - проведение анализа вторичной информации (внешней и внутренней); - проведение анализа данных, характеризующих рынок рассматриваемого вида продукции; - формирование рекомендаций по результатам проведенного анализа; - использование результатов маркетингового исследования.
	Склад сырья и материалов	Прием, учет, хранение и передача сырья и материалов. Приемка сырья и материалов, их рассортировка.
	Планово-производственный отдел	Основной задачей планово-производственного отдела является организация хозяйственной деятельности, выявление резервов производства с целью достижения наибольшей результативности в деятельности института. Совместно с бухгалтерией осуществляет методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности. Отдел разрабатывает совместно с главным диспетчером планы работ по производственным отделам, анализирует их выполнение. Оформляет материалы для заключения договоров и дополнительные соглашения к ним, отслеживает сроки выполнения договорных обязательств. Оформляет акты сдачи-приемки работ с заказчиками. Ежемесячно ведет учет выполненных работ по объектам.

Декомпозируем контекстную диаграмму потоков данных (рис. 4).



Рисунок 4 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Отчет для диаграммы A0 (таблица 2).

Таблица 2 - Описание процессов, дуг и хранилищ декомпозиции контекстной диаграммы потоков данных

Объект	Название	Описание
Процесс	Количественный учет сырья и материалов	Документы количественного учета использования сырья, материалов и других материальных ценностей оформляются, как правило, теми должностными лицами, на которых возложена ответственность за их правильное использование в производстве. Функции по ведению бухгалтерского учета и контроля за использованием в производстве материалов осуществляются бухгалтерией.
	Планирование закупок	Планирование действий по производству и снабжению, необходимых для поставки материалов в соответствии с основным производственным планом. Кроме этого формируются рекомендации по текущим действиям (завершить, отложить, отменить, передвинуть во времени) и согласовываются с текущими потребностями. Все служит одной цели: реализация внешней потребности (заказов клиентов / прогнозов) при минимальных уровнях запасов материалов, готовой продукции и незавершенного производства
	Формирование сводных отчетов	Формируется отчетность по итоговым операциям приема и отпуска сырья за определенный период времени
Дуги	Информация о поставщике	Данные о поставщике: местоположение, цены на продукцию, стоимость доставки, качество поставляемой продукции и т.д.
	Отчет по закупленному сырью и материалам	Данные об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной планами материально-технического снабжения и заключенными договорами
	Отчет об использовании МТР	Отчет об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования
	Сводные отчеты	Все итоговые сметы об учете закупок и использования материалов за определенный промежуток времени
Хранилище	Акт о браке	Акты о бракованной продукции, оформленные в установленном порядке
	Ведомости учета остатков материала	Сведения об остатках сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих
	Производственный план	Производственный план должен подробным образом описывать путь, посредством которого предприятие планирует эффективно производить продукцию или услуги и поставлять их потребителю
	Приказы и распоряжения	Приказы и распоряжения, влияющие на отклонения от нормативных расходов материально-технических ресурсов
	Заявка на проведение маркетингового анализа	Заявление на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию
	Планы закупок	Расчет потребности и заявок на материально-технические ресурсы
	Сводные отчеты	Итоговый документ, предназначенный для директора предприятия и содержащий все итоговые сметы об учете закупок материалов в отделе снабжения за определенный промежуток времени

Декомпозируем процесс «Количественный учет сырья и материалов» (рисунок 5).

Отчет для диаграммы А 1.1

Работа 1: Учет количества поступивших материалов.

Работа 2: Учет количества оставшихся материалов.

Работа 3: Проверка договора купли-продажи.

Работа 4: Составление акта о браке.

Работа 5: Формирование количественного отчета поступивших / оставшихся материалов.

Рисунок 5 - Декомпозиция процесса «Количественный учет сырья и материалов»

Декомпозируем процесс «Планирование закупок» (Рисунок 6).

Отчет для диаграммы А 1.2

Работа 1: Составление плана на основе ведомости учета остатков материалов.

Работа 2: Составление плана на основе производственного плана.

Работа 3: Формирование отчета по закупленным материалам.



Рисунок 6 - Декомпозиция процесса «Планирование закупок»

Декомпозируем процесс «Формирование сводных отчетов» (Рисунок 7).

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса «Формирование сводных отчетов»

Отчет для диаграммы А 1.3

Работа 1: Проверка количества используемого / купленного сырья.

Работа 2: Формирование отчета об использовании МПЗ.

Работа 3: Формирование отчета по закупленному сырью и материалам.

Работа 4: Составление сводных отчетов.

Выделены следующие бизнес-процессы в деятельности отдела снабжения, в рамках которых производится анализ информации и вынесены соответствующие выводы о возможности их автоматизации: количественный учет материалов, планирование закупок и формирование сводной отчетности (табл. 3).

Таблица 3

1.	Наименование бизнес-процесса	Возможность автоматизации	Решение об автоматизации в ходе проекта
2.	Количественный учет материалов	Возможна	Будет автоматизирован
3.	Планирование закупок	Возможна	Будет автоматизирован
4.	Формирование сводной отчетности	Возможна	Будет автоматизирован

Размещено на Allbest.ru