Шаблоны в редакторе Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

введение

1. Шаблон, как базовый инструмент для создания документа в редакторе WinWord.

1.1 Создание документа, связь между шаблонами и документами.

1.1.1 Использование шаблонов документа.

1.1.2 Создание нового документа.

1.1.3 Использование мастеров.

1.1.4 Создание различных документов с использованием мастеров.

1.1.4.1 Создание служебных записок.

1.1.4.2 Создание резюме.

1.1.4.3 Создание бюллетеней.

1.2 Работа с шаблонами.

1.2.1 Создание нового шаблона.

1.2.2Изменение существующего шаблона.

1.2.3 Создание шаблона на основе документа.

1.2.4 Изменение документа в соответствии с новым шаблоном.

заключение

список использованной литературы

Введение

В среду Windows внесен текстовый процессор фирмы Microsoft-Word. Оказавшись в среде W. Word сохранил мощь своего DOS-овского собрата, но приобрел и новые ха-ые для W-приложений качества:

-большинство команд доступно через Tad-Bar;

-редактор отвечает принципу WУSIWУG, и использует шрифты Try-Type;

-Word поддерживает OLE, позволяющим сделать работу над создаваемым документом наиболее удобной .

-возможность вычислений в таблицах;

-наличие Тезиса и системы проверки орфографии, делающими Word-текстовым редактором;

-встроенный язык Word Basic -делает редактор гибким и удобным при обработке однотипных документов, и позволяет настраиваться на ту предметную область, в которой он используется;

-возможность импорта многих графических форматов, редакторов формул, программ деловой графики и возможность многоколонной верстки.

Цель курсовой работы - ознакомиться с базовым инструмента редактора WinWord. Шаблоном, который служит для создания документа.

1. Шаблон, как базовый инструмент для создания документа в редакторе “Win Word”

1.1 Создание документа, связь между документами и шаблонами

1.1.1 Использование шаблонов документа

Шаблоном является файл, содержащий информацию о параметрах страниц документа, стилях используемых в документах, макросах и т.п, а также информацию бланкового характера, которая должна быть в создаваемом документе.

Для эффективной работы с Word каждый документ основывается на шаблоне, который является моделью документа.

Некоторые шаблоны не содержат текста, представляя пустой документ с некоторыми заданными параметрами форматирования, в который вводится текст. Другие шаблоны содержат текст и / или некоторые параметры форматирования. К примеру, если пишем много деловых писем, можно использовать шаблон, содержащий дату, обратный адрес и приветствие. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него, и все, что нужно, - добавить остальные части письма. Если шаблон содержит заданные параметры форматирования, то все документы, основанные на нем, будут иметь унифицированный вид ( например, один и тот же шрифт и размеры полей страницы ).

В Word есть много заранее созданных шаблонов, готовых к использованию. Эти шаблоны соответствуют многим видам документов, таким как факс- страницы, служебные записки, деловые письма и Web-страницы. Также можно создать свои шаблоны.

1.1.2 Создание нового документа.

Многие документы базируются на шаблоне Normal, создающем пустой документ. При запуске Word на экране автоматически появляется новый документ, с которым можно работать. Если Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопки Создать на панели инструментов.

Чтобы создать документ , основанный на другом , непустом шаблоне, нужно делать следующее:

1.Выбрать команду Файл - Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

2.Корешки вкладок в верхней части окна обозначают различные категории шаблонов. Щелкнуть на нужном корешке, соответствующем определенной категории документа, который нужно создать.

3.Щелкнуть на пиктограмме, которая соответствует нужному шаблону. Если возможен просмотр общего вида шаблона, то он появится в области просмотра. На рис.1 показан шаблон стандартного резюме в окне просмотра.

4. Щелкнуть на кнопке OK. Word создаст документ, который можно редактировать.

Когда создается документ, основанный на шаблоне, текст и формат шаблона будут отображены в новом документе. В тексте шаблона нет ничего особенного- его можно редактировать точно также, как любой другой текст.

Рис.1 Диалоговое окно Создание документа.

документ шаблон создание мастер

Если нужный шаблон или мастер отсутствует в диалоговом окне Создание документа, можно просмотреть полный список шаблонов и мастеров Microsoft Word и выбрать нужные.

1.1.3 Использование мастеров

В Word есть шаблоны специального вида, называемые мастерами. Если стандартный шаблон- это статичная комбинация текста и параметров форматирования, то мастер- это активный инструмент, задающий вопросы о документе, который нужно создать, и создающим документ на основании ответов. При создании нового документа мастера распознают в диалоговом окне Создать по названиям и маленькой “волшебной палочке” на его пиктограмме (рис.1).

Каждый мастер уникален, но все они выполняют одни и те же основные процедуры. Мастер выполняет некоторое количество шагов, на каждом из которых запрашивается дополнительная информация о документе, который нужно создать. На рис.2 показан пример одного из таких шагов в мастере факсов.

Рис. 2 Диалоговое окно Мастера факсов.

В таблице 1. описаны различные элементы диалогового окна мастера.

Таблица 1.

Элементы диалогового окна мастера.

Чтобы создать документ с помощью мастера, нужно делать следующее:

1. Выбрать команду Файл - Создать для открытия диалогового окна - Создание документа (см. рис. 1).

2. Щелкнуть на корешке в кладке, соответствующей категории того документа, который создается. Но не все они содержат мастеров.

3. Щелкнуть на пиктограмму нужного мастера, а затем на кнопке OK.

4. В диалоговом окне мастера ввести информацию, необходимую для создания документа, потом щелкнуть на кнопке Далее.

5. Повторить пункт 4. для каждого шага мастера. Если необходимо, нужно щелкнуть на кнопке Назад один или несколько раз, чтобы вернуться к одному из предыдущих шагов для внесения изменений.

6. На последнем шаге мастера щелкнуть на кнопке Готово, тем самым закрыв мастер и создав документ.

1.1.4 Создание различных документов с использованием мастеров

1.1.4.1 Создание служебных записок

Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки, форматировать служебные записки и автоматически добавлять заголовки и другие часто используемые элементы, например дату, тему и инициалы машинистки. Мастер также позволяет рассылать записки по электронной почте или факсу.

Для создания нужно делать следующее:

1. Выбрать команду Создать в меню Файл.

2. Выбрать вкладку Записки.

3. Дважды щелкнуть значок Мастер записок.

4. Следовать указаниям мастера.

1.1.4.2 Создание резюме

Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы. Он представляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть расположены в произвольном порядке, а так же позволяет вставлять дополнительные заголовки.

Кроме того, существует возможность создания титульного письма и посылки резюме по электронной почте или факсу.

Для создания нужно делать следующее:

1. Выбрать команду Создать в меню Файл.

2. Выбрать вкладку другие документы.

3. Дважды щелкнуть значок Мастер резюме.

4. Следовать указаниям мастера.

1.1.4.3 Создание бюллетеней

Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и плавающий текст. После создания бюллетеней в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. В бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.

Для создания нужно делать следующее:

1. Выбрать команду Создать в меню Файл.

2. Выбрать вкладку Публикации..

3. Дважды щелкнуть значок Мастер бюллетеней.

4. Следовать указаниям мастера.

1.2 Работа с шаблонами

1.2.1 Создание нового шаблона

Можно создать новый шаблон на основе уже существующего, тогда новый шаблон будет содержать все элементы старого и любой текст или форматирование.

Для создания нового шаблона нужно взять за основу Обычный шаблон и действовать так :

1. Выбрать файл - Создать для открытия диалогового окна - Создание документа (рис.3).

Рис. 3. Создание нового документа, основанного на Обычном шаблоне документа.

2. Выбрать кнопку переключателя Шаблон.

3. Если нужно создать шаблон на основе уже существующего, нужно выбрать пиктограмму шаблона в диалоговом окне Создание документа. В противном случае- щелкнуть на пиктограмме Обычный вкладки Общие.

4. Щелкнуть на кнопке ОК. В рабочей области появится пустой документ, названный Шаблон 1.

5. Ввести стандартный текст и другие элементы, которые нужно сохранить в новом шаблоне, и, если нужно, применять к тексту нужное форматирование. Для нового шаблона можно создавать любые стили.

6. Выбрать команду файл - Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Сохранить.

7. Выбрать папку, в которой будет храниться новый шаблон.

8. В текстовом поле Имя файла ввести имя нового шаблона, которое не должно превышать 256 символов. Убедиться, что новому шаблону не было присвоено имя уже существующего, иначе новый шаблон заменит базовый.

9. Щелкнуть на кнопке Сохранить. Новый шаблон будет сохранен под указанным именем, и его можно будет использовать всякий раз при создании нового документа.

Если сохранить шаблон в папке “Шаблоны”, то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1.2.2 Изменение существующего шаблона

Можно открыть любой шаблон, сохраненный на диске, и модифицировать его. Это делается так:

1. Выбрать команду Файл - Создать для открытия диалогового окна Создать.

2. Выбрать вкладку, содержащую шаблон, который нужно изменить, затем щелкнуть на пиктограмме нужного шаблона.

3. Щелкнуть на кнопке Шаблон.

4. Щелкнуть на кнопке OK.

5. Внести желаемые изменения и дополнения в текст и стиль шаблона.

6. Выбрать команду Файл - Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Измененный шаблон будет сохранен на диске

При модификации шаблона внесенные изменения не повлияют на ранее созданные документы, документы основанные на этом шаблоне. Они появятся только в новых документах.

1.2.3 Создание шаблона на основе документа

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиши, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Нужно делать следующее:

1. Открыть документ на основе которого нужно создать шаблон.

2. Использовать команды редактирования Word для удаления всех элементов текста и форматирования которые не должны войти в новый шаблон.

3. Выбрать команду Файл - Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документов (рис.4).

4. Из раскрывающегося списка Тип документа выбрать Шаблон документа. В текстовом поле Папка автоматически появится название папки Шаблоны.

Рис.4 Сохранение шаблона документа.

5. Выбрать папку, в которой будет храниться новый шаблон, дважды щелкнув на ее имени.

6. Ввести имя шаблона в текстовом поле Имя файла.

7. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

В пункте 5. важно выбрать подходящую папку для хранения шаблона. Когда в пункте 4. нужно выбрать Шаблон документа, Word автоматически откроет папку Шаблоны (которая отличается от той, где хранятся документы ). Шаблоны, хранящиеся в этой папке, появятся в диалоговом окне Создать при щелчке на вкладке Общие. Поскольку Word разделяет шаблоны на категории, следует помесить шаблон в соответствующую папку, чтобы потом не иметь проблем с его поиском. К примеру, был создан шаблон для записки, сохранен в папке Записки, его всегда можно найти щелкнув на вкладке Записки в диалоговом окне Создать.

1.2.4 Изменение документа в соответствии с новым шаблоном

При изменении шаблона только последующие документы, основанные на нем, будут содержать эти изменения. Уже существующие документы, базирующиеся на старой версии шаблона, не изменятся.

Можно внести новые стили из измененного шаблона существующий документ. Для этого нужно следующее:

1. Открыть документ.

2. Выбрать команду Сервиз - Шаблоны и надстройки.

3. Установить флажок Автоматически обновлять стили.

4. Щелкнуть на кнопке OK .

Если флажок установлен, стили документа будут каждый раз автоматически обновляться при его загрузке в соответствии с изменениями шаблона. Остальные элементы шаблона, такие как стандартный текст, не появятся.

Заключение

В данной работе был подробно рассмотрен и изучен Шаблон. А именно как использовать шаблон документа, который является моделью шаблона; как создать новый документ; как использовать мастера и рассмотрели создание различных документов с его использованием. Так же рассмотрели работу с шаблонами, как создать новый шаблон, рассмотрели изменение шаблона, создание его на основе документа и изменение документа в соответствии с новым шаблоном.

Список использованной литературы

1. Текстовый редактор WORD. Версии 6.0 для Windows 3.1-3.11 и версии 7.0 для Windows95. А.В. Потапкин Москва 1997 год.

2. WORD 97 c самого начала. В.Денисов Санкт-Петербург 1997 год.

Размещено на Allbest.ru