Системы ведения баз данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Кафедра «Информационные технологии»

Курсовая работа по информатике

На тему: «Системы ведения баз данных»

Выполнил: студент группы К-910

Скулин В.А.

Санкт-Петербург - 2010

• ОГЛАВЛЕНИЕ
• Введение
• 1 Цель курсовой работы
• 2 Постановка задачи
• 3 Задание
• 4 Кнопочная форма
• 5 Разработка таблицы «Барокко в архитектуре С-П»
• 6 Разработка таблицы «Архитекторы»
• 7 Схема данных
• 8 Создание форм
• 9 Запросы
• 10 Создание отчета
• Заключение
• Список использованной литературы
• ВВЕДЕНИЕ
• Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД).
• База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.
• Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.
• Программа «Аксес» («Access») компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с данными. Аксес позволяет хранить и обрабатывать данные, подготавливать отчеты, контролировать правильность данных на стадии их ввода, создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс). Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Для небольшой фирмы (например, туристической компании) несколько потраченных часов на создание базы данных могут дать недорогой и гибкий бизнес-инструмент. Создание такого инструмента необходимо, если в фирме растет количество используемых файлов эксель (база данных позволяет хранить данные в одном файле), создание самого простого варианта недорого (может стоить от 100$ и занимает до нескольких часов), эффект перехода на Access чувствуется сразу. Для начинающих программировать освоение программы «Аксес» может быть первым шагом к работе с другими базами данных.
• Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.
• Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте.
• Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах.
• Microsoft Access - мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для хранения и эффективного управления информацией. Возможности Access постоянно расширяются - версия MS Access 2000 содержит невероятное многообразие инструментов. Следует отметить, что в настоящее время выпущена и доступна русифицированная версия Microsoft Office 2002, в комплект которой входит и Microsoft Access 2002.
• Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД). Такие программы помогают пользователям осуществлять различные операции с файлами баз данных, которые обычно содержат очень большое число элементов. Основным компонентом любой базы данных является таблица - набор данных, расположенных в записях (строках) и полях (столбцах). База данных может состоять из нескольких взаимосвязанных таблиц. Таблицы могут содержать разную информацию, но при этом связываться между собой по какому-то определенному полю. Соответствие записей в двух таблицах будет контролироваться с помощью поля идентификатора. Базы данных, организованные в виде связанных таблиц, называются реляционными.
• Как уже упоминалось, таблица - это основной элемент базы данных. Однако база данных может включать также запросы, формы, отчеты и некоторые другие объекты, которые позволяют просматривать (визуализировать) данные и выполнять с ними различные операции.
• При работе с Microsoft Access 2000 используются следующие типы данных:
• - текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255 символов;
• - поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65535 символов);
• - числовой - тип данных для хранения чисел;
• - дата / время - тип данных для хранения значений даты и времени;
• - денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
• - счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;
• - логический - используется для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;
• - поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
• - гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;
• - мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
• 1 ЦЕЛЬ КУРСОВОЙ РАБОТЫ
• Спроектировать базу данных с помощью программы Microsoft Office Access. Связать таблицы при помощи межтабличных связей путем выбора ключевого поля, выбрать тип связи. Создать запросы, формы, отчеты, макросы. Создать кнопочную форму, содержащую в себе страницы:
• - формы для ввода данных
• - формы для коррекции данных
• - отчеты
• - запросы
• - выход из БД
• 2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
• база данные таблица отчет

1. Разработать связанные таблицы.

2. Создать необходимые формы для ввода и корректировки данных в таблицах.

3. В соответствии с функциями информационной технологии сформировать запросы и выполнить их.

4. Подготовить требуемые отчеты.

5. По результатам выполнения задания оформить пояснительную записку к Курсовой работе.

3 ЗАДАНИЕ

13 вариант. Барокко в архитектуре Санкт-Петербурга. База данных должна содержать следующую информацию.

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы (после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, при необходимости можно задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию их можно изменить:

Тип данных определяется по смыслу.

Структура таблицы:

6 РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦЫ «АРХИТЕКТОРЫ»

Тип данных определяется по смыслу.

Структура таблицы:

7 СХЕМА ДАННЫХ

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнением команды «Сервис» «Схема данных» или со щелчка на кнопке «Схема данных» на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «Схема данных» и выбором из контекстного меню команды «Добавить таблицу». На вкладке «Таблицы» окна «Добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке «Добавить», после чего в окне «Схема данных» открываются списки полей таблиц. В обеих таблицах есть ключевое поле. Это поле и будет связующим элементом. Путем перетаскивания мышью одного ключевого поля на другое мы открываем окно «Изменение связей». В окне «Изменение связей» можно установить флажок параметру «Обеспечение целостности данных». В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы удалять нельзя.

После щелчка на кнопке «Создать» окна «Изменение связей» в окне «Схема данных» установленная между таблицами связь отобразится в виде линии. Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне «Схема данных», нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Связь типа «один - к - одному» (1 : 1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированного доступа).

Связь типа «один - ко - многим» (1 : М). При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая - сторону «много».

Связь типа «много - ко - многим» (М : М). При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один - ко - многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны «много» и одна со стороны «один». Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

8 СОЗДАНИЕ ФОРМ

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм, а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы бывают трех видов: «в столбец», ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц. Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.

Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка .

Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.

Форма в конструкторе Исходный вид формы

9 ЗАПРОСЫ

Запрос на выборку. Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос.

Для создания запроса необходимо выбрать в окне базы данных «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора» Эти действия вызовут открытие окна «Запрос на выборку».

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, требуется щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке «Добавить», а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке «Закрыть».

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу.

В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Если на экран требуется вывести не все поля, то в этом случае флажок сбрасывается щелчком по значку .

Критерии поиска задаются в строке «Условие отбора». Если необходимо вывести несколько условий, то в строке «Условие отбора» указывается одно значение поля а в строке или - другое значение этого поля. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке «Условие отбора», введя в ячейку поля выражение с союзом, в котором ключевое слово or указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ.

Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке («Запуск»), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду «Запрос» «Запуск».

При закрытии диалогового окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды «Файл» «Сохранить».

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных. Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Запрос: Перечня дворцов. Результат запроса

Запрос: Списка архитекторов построивших здания в указанный период времени. Результат запроса

Запрос: Характеристики построенных зданий. Результат запроса

10 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёт так же, как и формы, можно создавать с помощью «Конструктора» или «Мастера отчётов». Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью «Мастера» такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. «Access» автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «Создание отчётов» щелкнуть на кнопке «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции «Sum» (суммы) для какого-либо поля, «Access» автоматически подсчитает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора «Word» Microsoft Word (часто - MS Word, WinWord или просто Word) - это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. или электронной таблицы «Excel» Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel[1]) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений).. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office, расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр.

Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц. Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда «Вставка» «Номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони. Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «Конструктора». Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке «Конструктора». Приёмы редактирования отчёта и форматирование элементов управления те же, что и для форм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ