Табличный процессор Microsoft Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

Табличный процессор Microsoft Excel

Введение

табличный excel процессор электронный

Потребность в автоматизации обработки данных, в том числе вычислений, возникла очень давно. Многие тысячи лет назад для счета использовались счетные палочки, камешки и т.д. Более 1500 лет тому назад (а может быть и значительно раньше) для облегчения вычислений стали использовать счеты.

В 1642 г. Блез Паскаль изобрел устройство, механически выполняющее сложение чисел, а в 1673 г. Готфрид Вильгельм Лейбниц сконструировал арифмометр, позволяющий механически выполнять четыре арифметических действия. Начиная с 19в. арифмометры получили широкое применение. На них выполняли даже очень сложные расчеты, например расчеты баллистических таблиц для артиллерийских стрельб. Но такие расчеты производились очень медленно - десятки счетчиков должны были работать по несколько недель и месяцев. Причина проста - при таких расчетах выбор выполняемых действий и запись результатов производились человеком, а скорость его работы весьма ограничена.

В первой половине 19в. английский математик Чарльз Бэббидж попытался построить универсальное вычислительное устройство - аналитическую машину, которая должна была выполнять вычисления без участия человека. А в 1943 г. американец Говард Эйкен с помощью работ Баббиджа на основе техники 20 в. - электромеханических реле - смог построить на одном из предприятий фирмы IBM такую машину под названием «Марк-1». К тому времени потребность в автоматизации вычислений (в том числе для военных нужд - баллистики, криптографии и т.д.) стала настолько велика, что над созданием таких машин, одновременно работало несколько групп исследователей. И в 1949 г. английским исследователем Морисом Уилксом был построен первый компьютер. Так начиналась эпоха компьютеров, и с той поры компьютеры стали гораздо более мощными, а функциональные возможности почти безграничными.

С момента появления компьютера было создано большое множество различных программ. Из всего множества программ, в данном реферате, мы остановимся на программах электронных таблиц. Технологии электронных таблиц реализуются в специальных программных продуктах - табличных процессорах. Более подробно будет рассмотрен текстовый процессор Microsoft Excel.

История создания и тенденции развития

Табличные процессоры различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel, Lotus1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc.

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

VisiCalk скоро стала одной из наиболее популярных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalс. В появившихся вскоре электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц - появление в1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией - производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг - появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров. 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel, на втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro.

Excel - пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы.

Надо сказать, что программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, - более двухсот штук. Конечно, даже просто перечислить их все в реферате нереально. Рассмотрим самые важные, базовые понятия программы, а также некоторые способы работы с ней. Все остальные сведения по мере необходимости можно добывать из разветвленной справочной системы самого Excel.

Пару слов о версиях электронных таблиц. Excel 5.0 примерно соответствует шестому Word'у по интерфейсу, по времени выпуска, да и используется примерно также - на слабых компьютерах, в том числе с Windows 3.x.

Шестой версии не было, появилась сразу седьмая, включенная в комплект MS Office 7.0. дальше так и пошло - Excel 97, Excel 2000, Excel XP…

Назначение и области применения табличного процессора

Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно-сметных работах и т.п., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц; при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Для проведения таких работ на компьютере и были разработаны электронные таблицы.

С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Табличные процессоры обеспечивают:

· Ввод, хранение и корректировку данных;

· Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

· Наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

· Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных, что особенно важно при решении некоторых задач экономического характера;

· Оформление и печать электронных таблиц;

· Создание итоговых и сводных таблиц;

· Работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам;

· Дружественный интерфейс;

Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:

· Возможность работы в локальной сети;

· Организацию обмена данными с другими программными средствами, например, с системами управления базами данных;

· Возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;

· Разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Excel сумеет не только вычислить суммы по столбцам и строкам таблиц, взять проценты, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию; в нем вообще можно использовать множество стандартных функций - финансовых, математических, логических, статистических.

А также к функциям табличного процессора относятся:

· Дата и время;

· Ссылки и массивы;

· Текстовые функции;

· Проверка свойств и значений;

· Работа с базой данных.

Обработка данных в табличном процессоре Microsoft Excel включает в себя:

· Проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

· Исследование влияния различных факторов на данные;

· Решение задач оптимизации;

· Получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

· Построение графиков и диаграмм;

· Статистический анализ данных.

Оформление таблиц может самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный материал), возможности форматирования данных - как в хорошем текст-процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом (в особенности, если у вас цветной принтер), рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д.

Типовая структура интерфейса

Рассмотрим структуру интерфейса являющегося типичной для табличных процессоров, предназначенных для работы в среде Windows.

Панель управления - часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы. Панель управления обычно включает: главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки.

Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, мы получаем доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него команд. После выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.

Вспомогательная область управления включает:

- строку состояния;

- панели инструментов;

- вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) имеются сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Размер электронной таблицы иногда существенно превышает ту ее часть, которая может одномоментно разместиться на экране компьютера. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Бегунок (движок) полосы прокрутки показывает относительную позицию активной ячейки в таблице и используется для быстрого перемещения по ней. В некоторых табличных процессорах на экране образуются специальные зоны быстрого вызова. При щелчке мыши в такой зоне вызывается соответствующая функция. Например, при щелчке мыши на координатной линейке вызывается диалог задания параметров страницы.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней можно просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не результат расчета. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых и других данных.

Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.

Рабочее поле - пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А доZ, затем от АА до АZ, ВА до ВZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4). В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором или линии.

Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Активная ячейка обычно выделяется жирной рамкой. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора, как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш управления курсором или мыши. Так как возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу, то можно рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором или мыши. При таком перемещении по таблице новые области автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.

Окно, рабочая книга, лист

Основные объекты обработки информации - электронные таблицы - размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окно, с которым в настоящий момент мы работаем, называется текущим (активным).

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Мы можем создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих нас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Рабочая книга, как правило, сохраняется в одном файле.

Знакомство с табличным процессором MS Excel

Наиболее просто запустить Excel из главного меню или из панели Microsoft Office. В главном меню надо нажать мышью на опции «Создать документ» Microsoft Office, а на панели Microsoft Office - пиктограмму «Создать документ».

В обоих случаях на экране появляется окно диалога «Создание документа». Для запуска Excel дважды нажать мышью пиктограмму «Новая книга».

При запуске Excel на экране появляется рабочая книга «Книга 1», содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. В этих таблицах хранятся данные, с которыми нам предстоит работать. Мы можем вводить в таблицы любую информацию: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи специальных функций. При помощи графических средств Excel можно рисовать, строить графики и диаграммы. Excel предоставляет в наше распоряжение средства для работы с базами данных.

Панели инструментов располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы кнопок. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями Excel и появляются после процедуры установки пакета на компьютер.

Встроенные панели инструментов содержат наборы кнопок, состав которых не может быть изменен. Это означает, что мы можем удалять с этих панелей и размещать на них любые кнопки, но стандартные наборы всегда восстанавливаются при новой установке этих панелей на экран. Большая часть кнопок предназначена для выполнения наиболее употребительных операций из главного меню.

Строка состояния расположена в нижней части экрана Excel. В левой части строки состояния кратко описывается выделенная команда. Левая часть строки состояния также указывает на выполняемую операцию. Правая часть строки состояния содержит калькулятор и показывает, включены ли ключи Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock. Команда Вид | Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее вновь.

Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Excel выводит в этой строке постоянное значение или формулу активной ячейки.

Поле имени - это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки, где расположен маркер. В поле имени можно задать имя ячейки или интервала ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Эти кнопки не выделяют ярлычки. Для выделения ярлычка нужно нажать на нем мышью. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз надо удерживать нажатой клавишу Shift во время нажатия мышью кнопок прокрутки.

Панели инструментов в окне MS Excel

В главном окне Excel мы видим две панели инструментов. Наиболее простой способ получения информации о кнопках панели состоит в следующем. Мы перемещаем указатель мыши на интересующую нас кнопку. При этом рядом с кнопкой появляется ее название в окошке желтого цвета, а в левой части строки состояния - краткая характеристика действий, которые произойдут при нажатии этой кнопки. Кнопки панели инструментов «Форматирование» выполняют функции обработки информации в ячейках, устанавливают шрифт и его размер, цвет ячеек и шрифта, стиль текста и рамок.

Основное меню Excel

Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из основного и текущего меню. Часть этих команд являются иерархическими. Это означает, что в результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Каждому типу объектов в рабочей области таблицы соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к этому типу объектов. Все эти команды и функции вызываются из текущего меню. Названия пунктов основного и текущего меню всегда совпадают, но ниспадающие меню могут отличаться.

Получение справочной информации

Подобно большинству популярных программ Excel имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что вы можете получить справку по использованию средства, с которым работаете в настоящий момент. Справочная система считает, что нас интересует информация о текущей операции, и выбирает соответствующий раздел справочника.

Работа с файлами в Excel

В Excel под рабочую книгу отводится один файл со стандартным расширением.XLS. команды работы с файлами собраны в пункте Файл основного меню.

Создание файла. Для создания нового файла надо нажать мышью на строке «Создать». Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием «Книга1». Следующая книга в том же сеансе работы в Excel будет открыта под именем «Книга2».

Открытие файла. Команда «Открыть» выводит окно диалога «Открытие документа». Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файлов для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl. Для открытия мы можем также нажать кнопку «Открыть», которая находится на Стандартной панели инструментов.

Закрытие файла производится стандартным путем.

Характеристика режимов работы и команд табличного процессора

Табличный процессор может иметь несколько режимов работы. Наиболее важные из них: режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.

Режим готовности - режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение ячеек цветом (подсвечивание).

Режим ввода данных. Как только мы начали вводить данные в определенную ячейку, мы автоматически покидаем режим готовности и входим в режим ввода данных. Этот режим может также инициироваться специальной комбинацией «горячих» клавиш. Закончив ввод данных в ячейку, мы покидаем режим ввода и выбираем новую ячейку в режиме готовности. Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока мы не закончим ввод данных во все нужные нам ячейки.

Рано или поздно нам потребуется сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом наших действий будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Нам потребуется перейти в командный режим.

Командный режим. В этот режим электронная таблица перейдет, когда мы с помощью мыши или комбинации клавиш выберем и начнем выполнять нужную нам команду (пункт) главного меню.

Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Если мы хотим, чтобы этого не происходило, используем специальный режим редактирования, инициируемый определенной клавишной комбинацией. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения ее набора с клавиатуры. Этот режим особенно удобен, когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики. В режиме редактирования содержимое активной ячейки появляется в строке ввода, доступной для внесения изменений.

Основные группы команд

Табличный процессор располагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различные параметры (опции). Команды совместно с дополнительными опциями образуют систему иерархического меню. На верхнем уровне иерархического меню находится главное меню. Выбор команды из меню производится одним из способов:

- щелчком мыши;

- при помощи клавиш управления курсором с нажатием клавиш ввода;

- вводом с клавиатуры специальной последовательности символов, инициирующей выбранную команду (эти символы могут указываться в меню).

Дополнительную информацию о командах, составляющих меню электронной таблицы, и их использовании можно получить, вызвав систему помощи.

Команды можно разбить на следующие типовые группы:

- команды для работы с файлами;

- команды редактирования;

- команды форматирования;

- команды для работы с окнами;

- команды для работы с электронной таблицей как с базой данных;

- печать;

- сервис;

- получение справочной информации;

- использование графики.

Команды для работы с файлами

Чтобы созданный документ можно было использовать в дальнейшей работе после выхода из электронной таблицы, его нужно сохранить, записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружать файлы в окна электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в отдельном окне. Специальные команды дают возможность открывать и закрывать определенные окна. При запуске программы, как правило, открывается новое, пустое окно. При большом количестве информации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицы может стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных для работы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поиска необходимых файлов без выхода из программы электронной таблицы.

Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любого диапазона ячеек осуществляются с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление.

Наряду с изменением и удалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуется вставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление) ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. В ряде электронных таблиц имеются также команды вставки нового рабочего листа, макроса, диаграммы, рисунка и т.д., включая объекты, созданные в других программных средах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды поиска и замены определенного контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последних введенных команд (откатка).

Команды форматирования

Важное значение имеют не только содержащиеся в электронной таблице данные, но и их визуальное представление. Табличные процессоры предоставляют в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением таблиц. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных в ячейках, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т.п. при выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую будет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активной ячейки. Также можно назначать и удалять параметры форматирования для данного диапазона ячеек независимо от его содержимого.

Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически в зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа - по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем не заданы другие параметры. Табличный процессор позволяет скрыть отдельные столбцы или строки таблицы.

Совокупность выбранных параметров форматирования образует «стиль», который может быть задан различным для отдельных ячеек таблицы. Поддержка списка стилей позволяет пользователю назначать тому или иному объекту сразу всю группу нужных атрибутов форматирования (т.е. стиль) как единое целое. Это не просто ускоряет процесс форматирования, а позволяет, классифицируя объекты по их виду, реализовать принцип объектно-ориентированного форматирования. Стиль, выбранный пользователем в рамках реализации режима автоформатирования, используется для всего документа.

Команды для работы с окнами

Табличный процессор позволяет одновременно открывать множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся под ними. Открыв несколько окон, мы сразу работаем с несколькими электронными таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, пользователь может разделить на две части для одновременного просмотра различных частей большой таблицы или фиксировать шапку (или другие части) таблицы, которая не будет исчезать с экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы. Существует также возможность работы с одним и тем же документом в нескольких окнах.

Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. (сортировка строк или столбцов состоит в изменении их взаимного расположения по некоторому правилу, например, в алфавитном порядке). Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как базой данных. Требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк (столбцов). Так, если в качестве базы данных рассматривается совокупность строк, то в одном и том же столбце должны находиться однотипные данные. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Критерий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает некоторый диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логические операторы «ИЛИ» и «И». С помощью сложного критерия поиска можно найти все строки (столбцы), удовлетворяющие заданному условию.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные - в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать «блок сортировки», включающий все сортируемые строки.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор имеет ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам данных, автоматическое создание новых таблиц на основе ряда уже существующих и др.

Печать

Как правило, распечатка электронной таблицы требует простейших действий: включить принтер и нажать клавишу печати в инструментальном меню с помощью мыши. При необходимости, вызвав через меню соответствующие диалоги, можно задать такие параметры, как шрифт, поля, число копий, качество печати, номера распечатываемых таблиц и др.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Сервис

Группа команд (мы условно назвали ее «сервис») предназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнительных математических инструментов и т.п.

Табличный процессор имеет электронный справочник, предоставляющий пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенность получения справочной информации с помощью электронного справочника в том, что она выдается в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если вменю пользователем выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно оно инициируется клавишей <F1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

Использование графики

Значение представления данных в графической форме трудно переоценить. Это повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессор располагает рядом команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по разному интерпретировать числовые значения. Удобство представления данных в графической форме во многом обусловлено тем, что автоматически выполняются такие трудоемкие операции, как выбор масштаба, разметка оси и цветовое оформление диаграмм. Важно, что при изменении исходных данных в ячейках таблицы графические изображения автоматически корректируются, включая, при необходимости, выбор масштаба, разметку осей и другие элементы оформления.

Технология работы с электронной таблицей

Рассмотрим технологию работы с электронной таблицей. Схема такой технологии приведена на рисунке 2.

На этапе 1 формируется структура таблицы. Структура включает: определение заголовка таблицы, названий строк и столбцов, а также ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.

На этапе производится работа с данными, которая состоит в исследовании сформированной таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием определенных математических моделей (моделированием), методов одновременной работы с несколькими таблицами и методов работы с базой данных.

Математические модели помогают пользователю на основе имеющейся таблицы получить новую информацию решением типовых задач компьютерного моделирования: «Что будет, если?», анализ чувствительности и др. Решение задач типа: «Что будет, если?» дает возможность пользователю узнать, как изменятся выходные параметры при изменении одной или нескольких входных величин (условий). Расширением таких задач являются задачи анализа чувствительности, позволяющие определить, как изменится выходной параметр при изменении одной или нескольких входных величин с заданным шагом в определенном диапазоне значений. Обратной по отношению к задаче: «Что будет, если?» является задача: «Как сделать, чтобы?». Она возникает в случае, если наша цель - достижение определенной выходной величины и мы ищем значения входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, можно проводить с использованием встроенных функций и процедур. Так, входящие в состав электронной таблицы статистические функции могут использоваться в статистическом анализе или для прогноза содержащихся в таблице данных. Использование финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности планируемых капитальных вложений, рассчитать стоимость ценных бумаг или размер амортизационных отчислений.

Часто фирма имеет центральный офис и несколько филиалов. В таких условиях появляется задача объединения различных документов и отчетов, приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с файлами и генерации отчетных форм. Одновременная работа с несколькими таблицами - это одна из возможностей работы с данными в электронных таблицах.

Иногда при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке. Для этого в электронной таблице предусмотрен ограниченный программный инструментарий СУБД, позволяющий манипулировать строками и столбцами как компонентами бах данных.

Этап 3 технологии позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на первом и втором этапах, и наиболее ярко их интерпретировать.

Этап 4 обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде или в виде графических диаграмм.

Заключение

Итак, мы выяснили, что электронная таблица - это автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой находятся либо данные (тексты, даты, формулы, числа и т.д.), либо результаты расчета по формулам. При изменении этих данных расчет выполняется автоматически.

Электронная таблица - одна из самых распространенных и удобных информационных технологий для обработки данных, требующих арифметических вычислений и представляемых в табличном виде. Типичным примером применения электронных таблиц является составление смет, финансовых планов и бюджетов, а также матричные вычисления в инженерных расчетах.

Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.

Размещено на Allbest.ru