До простих прийомів редагування даних, в першу чергу, слід віднести наступні:

Повна заміна вмісту комірки. Якщо з'являється потреба замінити вміст комірки на нові дані, то потрібно виділити комірку та просто ввести в неї нові дані. Як тільки буде введено перший символ, попередній вміст комірки було видалений.

Редагування в рядку формул. У випадку часткової зміни вмісту комірки можна скористатися рядком формул. Для цього виділяють потрібну комірку та переміщують курсор в текстове поле рядка формул, клацнувши по ньому мишею. Редагують запис в рядку формул звичайними методами набору та редагування тексту.

Редагування всередині комірки. Щоб внести зміни безпосередньо в саму комірку, слід двічі клацнути мишею по комірці - при цьому виділиться весь запис. Якщо клацнути ще раз, в комірці з'явиться курсор. Ці дві операції можна замінити виділенням комірки та наступним натискуванням кнопки F2.

Поки курсор знаходиться в комірці, що редагується (або в рядку формул), можна відмінити внесенні зміни. Для цього можна натиснути клавішу Esc, або кнопку Отменить на панелі інструментів, або кнопку із значком “” в рядку формул. Завершується редагування вмісту комірки натискуванням на клавішу Enter.

За замовчуванням редагування відбувається в режимі вставка. Режим заміни вмикається клавішею Ins, при цьому в рядку стану з'являється індикатор ЗАМ. Зворотній перехід в режим вставки відбувається при повторному натискуванні Ins.

Коли зміни вносяться у велику кількість комірок, корисним може стати повноекраний режим, який встановлюється через меню Вид > Во весь екран. В цьому режимі не відображуються панелі інструментів та панелі інтерфейсу Windows. Повернення у звичайний режим відображення відбувається повторною командою Вид > Во весь екран.

Основні прийоми редагування

Вміст комірок може бути вирівняний по лівому краю, по правому краю або по центру. На новому робочому аркуші усі комірки мають формат Обычный, при якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю комірки, текст по лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ центруються. Зміна вирівнювання не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту комірок необхідно:

· виділити комірки, що слід отформатувати;

· у меню Формат вибрати команду Ячейки;

· вибрати укладку Выравнивание;

· у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання по горизонталі:

по значению - вирівнювання за замовчанням в залежності від типу даних;

по левому краю (отступ) - вміст комірки вирівнюється по лівому краю з відтступом, зазначеним у полі праворуч;

по центру - вміст комірки центрується;

по правому краю - вміст комірки вирівнюється по правому краю;

с заполнением - вміст виділеного діапазону заповнюється символами, зазначеними в лівому вічку обраного діапазону;

по ширине - вміст комірки розбивається на декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала вічку;

по центру выделения - вміст лівого комірки виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (усі інші осередки виділеного діапазону повинні бути порожніми);

· у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання по вертикали:

по верхнему краю - вміст комірки вирівнюється по верхньому краю;

по центру - по центру;

по нижнему краю - по нижньому краю;

по высоте - вміст комірки розбивається на декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі комірки;

· у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими:

переносить по словам - по досягненню правої межі комірки текст буде переноситися на новий рядок;

автоподбор ширины - розмір символів зменьшується так, що вміст комірки уміщується в межах комірки;

объединение ячеек - виділені комірки об'єднуються в одне;

· у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування тексту у вічку - текст можна розташувати вертикально, або під кутом.

Для швидкого вирівнювання даних у комірких використовуються кнопки .

Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:

· виділити вічко, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні комірки, що містяться праворуч;

· натиснути кнопку .

Установлення шрифту

Найбільш простий спосіб переміщування та копіювання даних, що полягає в перетаскуванні відображень комірок та діапазонів по полю робочого аркуша. Для використання цього методу необхідно виділити потрібні комірки, що підлягають переміщуванню або копіюванню. Потім потрібно навести курсор миші на товсту рамку комірки (діапазону). При цьому курсор миші змінить форму: з товстого хрестика на стрілку. При цьому потрібно, у випадку операції переміщування комірок, натиснути ліву кнопку миші, а у випадку копіювання - ліву кнопку миші та клавішу Ctrl (при цьому до стрілки курсору добавиться невеликий значок “+”, що позначає копіювання). Перетягнувши відображення комірок на нове місце розташування, слід відпустити кнопку миші. Якщо під час перетягування була натиснута клавіша Ctrl, то відбудеться копіювання даних в нові комірки. Якщо ж Ctrl не була натиснута, то дані будуть вирізані із попередніх комірок та поміщені в нові.

Операції через буфер обміну

Операції переміщення та копіювання через буфер можуть застосовуватися до окремих комірок та до зв'язаних (прямокутних) діапазонів. Звертання до буферу обміну може здійснюватися декількома способами:

через контекстне меню (команди Вырезать і Копировать);

з допомогою меню Excel (команди Правка>Вырезать і Правка>Копировать);

з допомогою кнопок на панелі інструментів (кнопки Вырезать и Копировать);

шляхом клавішних комбінацій.

Для виконання операції переміщення або копіювання необхідно виділити комірки або діапазон комірок, які повинні бути переміщені (скопійовані). Потім слід виконати команду Вырезать (Копировать) довільним із перерахованих вище способів. Подумки відмітивши діапазон комірок, в який буде здійснено вставку вмісту буферу, клацнути мишею по його кутовій (лівій верхній) комірці. Після необхідно виконати команду Вставить одним із перерахованих вище способів.

Після виконання операції копіювання через буфер обміну область початкових комірок залишається виділеною рухомим пунктиром - його можна відмінити натискуванням клавіші Esc.

Копіювання даних у суміжні комірки

Якщо комірки, в які виникає потреба скопіювати дані, є суміжними (сусідніми) для вихідних комірок, то копіювання можна виконати за допомогою маркера заповнення.

Для цього слід виділити вихідні комірки (область копіювання) і потім навести курсор миші на маркер заповнення. Курсор миші при цьому перетвориться в тонкий чорний хрестик. Після цього необхідно лівою кнопкою перемістити маркер заповнення в комірки, які потрібно заповнити вмістом вихідних комірок. При переміщуванні маркера область вставки буде виділятися на екрані товстим точковим пунктиром. Після відпущення кнопки миші програма скопіює у вказану область вставки дані із початкових комірок. Якщо до цього в області вставки були інші дані, то вони будуть заміщені новими даними.

4. Автоформат