Проектирование базы данных отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Содержание

1. Проектирование баз данных

2. Реализация СУБД

3. Разработка руководства пользователя

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

База данных - приложение, в котором в специальной удобной форме хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД) - это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, депортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

Базы данных призваны упростить работу с большими объемами информации, упростив доступ к ней и помогает получать отчеты по найденной информации в удобной форме.

По модели данных БД бывают:

· Иерархические

· Сетевые

· Реляционные

· Объектно-ориентированные

В данной курсовой работе использована реляционная База данных, которая характеризуется простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

· каждый элемент таблицы - один элемент данных

· все ячейки в столбце таблицы однородные, то есть все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.)

· каждый столбец имеет уникальное имя

· одинаковые строки в таблице отсутствуют

· порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

1. Проектирование баз данных

Предметная область

1. Сотрудники

В этой таблице будут использоваться следующие поля: Код сотрудника, ФИО, Отдел, Образование, Специальность - разряд, Дата поступления на работу, Дата рождения, Стаж, Семейное положение, Количество детей. В качестве ключевого поля будет использоваться Код сотрудника. Данная таблица связана с таблицами Отделы, Образование, Специальности - разряд.

2. Отделы

В этой таблице следующие поля: Код отдела, Название, Этаж, Телефон. В качестве ключевого поля будет использоваться Код отдела. Данная таблица связана с таблицей Сотрудники.

3. Образование

В этой таблице будут использоваться следующие поля: Код образования, Название. Данная таблица связана с таблицей Сотрудники.

4. Специальности

В этой таблице необходимы следующие характеристики: Код специальности, Специальность. Данная таблица связана с таблицей Специальности - разряд.

5. Специальности - разряд

В этой таблице: Код_спец_разряда, Специальность, Разряд, Оклад. Данная таблица связана с таблицами Сотрудники и Специальности.

Режимы работы с базами данных

Обычно с базами данных работают две категории пользователей. Первая категория - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

Проектирование базы данных

Процесс проектирования информационных систем начинается с построения концептуальной модели данных, т.е. идентификации сущностей. Затем необходимо выполнить следующие шаги процедуры проектирования даталогической модели.

1. Представить каждый стержень (независимую сущность) таблицей базы данных (базовой таблицей) и специфицировать первичный ключ этой базовой таблицы.

2. Представить каждую ассоциацию (связь вида "многие-ко-многим" или "многие-ко-многим-ко-многим" и т.д. между сущностями) как базовую таблицу. Использовать в этой таблице внешние ключи для идентификации участников ассоциации и специфицировать ограничения, связанные с каждым из этих внешних ключей.

3. Представить каждую характеристику как базовую таблицу с внешним ключом, идентифицирующим сущность, описываемую этой характеристикой. Специфицировать ограничения на внешний ключ этой таблицы и ее первичный ключ - по всей вероятности, комбинации этого внешнего ключа и свойства, которое гарантирует "уникальность в рамках описываемой сущности".

4. Представить каждое обозначение, которое не рассматривалось в предыдущем пункте, как базовую таблицу с внешним ключом, идентифицирующим обозначаемую сущность. Специфицировать связанные с каждым таким внешним ключом ограничения.

5. Представить каждое свойство как поле в базовой таблице, представляющей сущность, которая непосредственно описывается этим свойством.

6. Для того чтобы исключить в проекте непреднамеренные нарушения каких-либо принципов нормализации, выполнить описанную процедуру нормализации.

7. Если в процессе нормализации было произведено разделение каких-либо таблиц, то следует модифицировать инфологическую модель базы данных и повторить перечисленные шаги.

8. Указать ограничения целостности проектируемой базы данных и дать (если это необходимо) краткое описание полученных таблиц и их полей.

Связь один-ко-многим реализуется путём перетаскивание ключа из одной таблице в другую, содержащую поле, с таким же форматом.

Концептуальная модель представлена в приложении А, схема данных в приложении Б.

На этом этапе заканчивается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается её непосредственная разработка. С этого момента начинается работа с СУБД.

2. Реализация СУБД

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Для создания таблиц в данной работе использовался конструктор таблиц. Конструктор таблиц является графическим средством представления и изменения структуры таблицы в базе данных, к которой имеется подключение.

Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. Для каждого столбца отображаются его основные характеристики: имя столбца, тип данных, длина и параметр допустимости пустых значений.

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области. Из окна конструктора таблиц можно также получить доступ к окнам свойств, с помощью которых создаются и изменяются межтабличные связи, ограничения, индексы и ключи таблицы.

В разделе 2.1 в данной пояснительной записке представлен список таблиц, созданный при помощи конструктора, а также для каждой из созданных таблиц приведён список ее полей с указанием таких параметров, как “Имя поля” и “Признак ключевого поля”.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов:

v Запросы на выборку

v Запросы с параметрами

v Перекрестные запросы

v Запросы на изменение

v Запросы SQL

В данной курсовой работе использованы следующие запросы:

Упорядочение по названию отдела:

SELECT Отделы.[Название отдела], Отделы.Этаж, Отделы.Телефон, Сотрудники.ФИО, Сотрудники.[Специальность, разряд]

FROM Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел

ORDER BY Отделы.[Название отдела];

Упорядочение по ФИО сотрудника:

SELECT Сотрудники.ФИО, Сотрудники.Отдел, Отделы.Этаж, Отделы.Телефон

FROM Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел

ORDER BY Сотрудники.ФИО;

Поиск сотрудников, работающих на одном этаже:

SELECT Отделы.Этаж, Сотрудники.ФИО

FROM Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел

WHERE (((Отделы.Этаж) Like [Введите нужный этаж]));

Выборка сведений о сотруднике:

SELECT Сотрудники.ФИО, Отделы.[Название отдела], Сотрудники.Образование, Сотрудники.[Специальность, разряд], Сотрудники.[Дата рождения], Сотрудники.[Дата поступления на работу], [Специальности-разряд].Специальность, [Специальности-разряд].Оклад

FROM Специальности INNER JOIN ([Специальности-разряд] INNER JOIN (Отделы INNER JOIN (Образование INNER JOIN Сотрудники ON Образование.[Код образования] = Сотрудники.Образование) ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел) ON [Специальности-разряд].Код_спец_разряда = Сотрудники.[Специальность, разряд]) ON Специальности.Код_специальности = [Специальности-разряд].Специальность

WHERE (((Сотрудники.ФИО) Like [Введиет ФИО сотрудника]))

ORDER BY Сотрудники.ФИО;

Как позвонить сотруднику Х:

SELECT Сотрудники.ФИО, Отделы.Телефон

FROM Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел

WHERE (((Сотрудники.ФИО) Like [Введите ФИО сотрудника]));

Количество сотрудников в каждом отделе:

SELECT Отделы.[Название отдела], Count(Сотрудники.ФИО) AS [Количество сотрудников]

FROM Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел

GROUP BY Отделы.[Название отдела];

Фонд заработной платы:

SELECT Отделы.[Название отдела], Sum([Специальности-разряд].Оклад) AS [Фонд заработной платы]

FROM [Специальности-разряд] INNER JOIN (Отделы INNER JOIN Сотрудники ON Отделы.[Код отдела] = Сотрудники.Отдел) ON [Специальности-разряд].Код_спец_разряда = Сотрудники.[Специальность, разряд]

GROUP BY Отделы.[Название отдела], Сотрудники.ФИО;

Удаление данных об уволенных сотрудниках:

DELETE Сотрудники.ФИО, Сотрудники.*

FROM Сотрудники

WHERE (((Сотрудники.ФИО) Like [Введите ФИО]));

По своим свойствам и структуре отчёты во многом похожи на формы, предназначенные только для вывода данных, причём для вывода не на экран монитора, а на принтер. В связи с этим отчёты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

3. Разработка руководства пользователя

база данные сотрудник пользователь запрос

1. Открываем базу данных.

2. В появившемся окне «Предупреждение системы безопасности» нажимаем открыть.

3. Далее выбираем формы и главную форму, появляется форма-навигатор.

4. На ней располагаются кнопки: запросы, формы, задание. Необходимо кликнуть по той или иной кнопке.

5. При щелчке по кнопке открывается нужная таблица или запрос.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была создана база данных, позволяющая автоматизировать работу отдела кадров фирмы. В самом начале определено 5 сущностей и определены связи между ними, разработана концептуальная модель.

Далее были составлены таблицы с помощью конструктора таблиц и проведена нормализация базы данных, внесены связи в схему данных с условием обеспечения целостности. Затем все таблицы были заполнены данными и проверены на целостность. После всего этого были созданы запросы с помощью конструктора запросов. Некоторые запросы необходимо было сделать более эффективными, для чего был использован язык SQL. После проверки запросов, проведена разработка форм в режиме мастера (для таблиц и запросов) и конструктора (для кнопочных форм).

Однако для обеспечения корректной работы некоторых запросов при вызове их кнопкой на форме, были использованы возможности макросов. В ходе работы также были созданы отчёты, позволяющие пользователю проанализировать данные, вывести на печать или просто посмотреть в удобном для него виде. Отчёты также вызываются по кнопке на одной из форм. В самом конце разработки было составлено руководство пользователя.

Список литературы

1. Справка MS Access 2003.

2. Сайт ru.wikipedia.org.

3. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. и другие - СПб.: Питер, 2000. - 640 с.

4. Стоцкий Ю. Самоучитель по Office XP. ? СПб.: Питер, 2002.

Приложение А

Концептуальная модель

Приложение Б

Схема данных

Размещено на Allbest.ru