Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию РФ

Пензенская государственная технологическая академия

Институт образовательных технологий

Курсовой проект

по дисциплине «Базы данных»

на тему:

Разработка базы данных для учета товаров оптового склада канцтоваров (АРМ кладовщика)

Выполнил: студентка гр. 03Э1в

Афанасьева М.С.

Проверил: ст. преподаватель

Чигирев М.А.

Пенза 2007

Введение

Целью курсового проектирования является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения экономических информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение практических навыков по созданию сопровождающей документации.

Предметной областью проекта является автоматизированное рабочее место кладовщика для выполнения бизнес-операций.

В базе данных хранится необходимая информация товарах, составляющих ассортимент оптового склада канцтоваров, нормы запаса для каждого товара, справочник организаций -производителей товаров, справочник товарных групп.

Основные виды работ:

- осуществление приема товара от поставщиков - ввод данных о приходе товара и заполнение приходной накладной.

- осуществление выдачи товара в торговый зал - ввод данных о расходе товара и заполнение расходной накладной.

- осуществление списания товара - ввод данных о списании товара и заполнение акта на списания товара.

- формирование заявки на поставку товара, количество которого меньше установленной нормы.

- составление очереди товаров на заказ, количество которых на складе превышают норму запаса меньше чем на 25 %.

- архивирование устаревших данных - создание архива приходных накладных, расходных накладных, актов на списание товара.

- осуществление изменения цен товаров по товарным группам по заданному коэффициенту изменения цены - групповая переоценка.

Входные данные: данные о товаре в соответствии с приходной накладной.

Регламентируемые запросы к БД:

- поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру;

- выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам;

- выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса;

- расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных за текущий день;

- расчет суммарной стоимости товаров, принятых за текущий день;

- расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных по заданной расходной накладной.

Выходные данные:

- расходная накладная;

- акт о списании;

- карточка складского учета;

- очередь на поставку товара;

- заявка на поставку товара, количество которого на складе меньше нормы.

Конечным пользователем системы является кладовщик. С помощью компьютера осуществляется прием товара от поставщиков, выдача товара в торговый зал, списание товара, переоценка, формирование заявок и передача устаревших документов в архив.

Режим работы: БД должна работать в диалоговом режиме, иметь интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

Применяемые операционные системы и СУБД. При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows XP. Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2000. На сегодняшний день такими системами являются MS Windows 98, MS Windows Me, MS Windows NT 4.0, MS Windows 2000, MS Windows XP.

При проектировании БД должны учитываться требования к защите и целостности данных.

Целостность БД - это правильность и непротиворечивость данных в БД в любой момент времени.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Таким образом, ограничения целостности БД - это условия проверки допустимости данных и связей в БД. Ограничения целостности могут относиться к разным информационным объектам: к полю, записи, файлу, к связям между файлами.

Для разработки БД «Склад» была выбрана СУБД Access, которая имеет ряд возможностей по обеспечению целостности данных. Например, контроль максимального числа символов (для текстовых полей), контроль обязательности данных в поле, контроль на уникальность данных в поле и др.

1. Разработка структуры БД

база данных склад интерфейс

1.1 Анализ информационных потоков

База данных, разработанная в данном курсовом проекте, предназначена для учета товара на оптовом складе канцтоваров.

Для описания информационных потоков этой задачи могут быть использованы разные виды моделей.

Диаграмма потоков данных (ДПД) показывает перемещение данных между различными процессами их обработки.

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом. Процессы на ДПД соответствуют функциям ЭИС в иерархической функциональной диаграмме.

Поток данных - это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линии со стрелкой от источника к приемнику.

Параметрами каждого блока на ДПД являются номер, имя, поле физической реализации и описание.

В описание процесса включают описание (схему) алгоритма. В описание потока данных включают подробный список всех данных, переносимых в этом потоке. Поскольку эти описания довольно громоздки, то они включаются в приложение к диаграмме, а на самой диаграмме могут быть ссылки на эти приложения.

Для достаточно сложных ЭИС составляется несколько иерархически связанных диаграмм: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Самый верхний уровень имеет номер 0 и называется контекстным, так как он наглядно показывает информационные связи системы с внешним миром (контекстом). На этом уровне диаграмма имеет форму звезды: внешние объекты связаны входными и выходными потоками данных с главным процессом.

Затем главный процесс (А0) разбивается на несколько дочерних процессов и накопителей данных, связанных потоками данных. Это разбиение соответствует второму уровню функциональной диаграммы и изображается в виде отдельного чертежа. Каждый из процессов на детальной диаграмме может быть подвергнут дальнейшему разбиению и также изображается в виде отдельного чертежа.

Детализация процессов ведется до тех пор, пока процессы не станут простейшими: с процессом должно быть связано не более трех входящих и выходящих потоков данных, описание алгоритма выполнения процесса должно умещаться в 20 - 30 строк.

1.2 Описание структуры БД

СУБД Access предназначена для разработки диалоговых информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows.

СУБД Access отличается простотой использования, также в отличие от многих других СУБД, Access включает в состав БД не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой данных. Объектом в Access считается все, что может иметь имя. Основным типом объектов в БД является таблица, остальные типы объектов - это различные способы представления информации из таблиц (формы, отчеты, динамические наборы) или действия над таблицами (запросы, макросы, модули). Все объекты БД хранятся в одном файле с расширением *.mdb. В один момент времени допускается работа только с одной БД.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле. MS Access представляет максимальную свободу в задании типа данных: текстовые, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также параметры хранения (длина строки, точность представления) чисел и даты (времени) и представления этих данных при выводе на экран или на печать.

В Microsoft Access существует ряд способов контроля данных в текущем поле:

-контроль максимального числа символов выполняется для текстовых полей;

-контроль обязательности данных в поле (для любых полей, кроме типа “счетчик”);

-контроль на соответствие маске, в пустые позиции которой можно ввести только определенные символы;

-контроль на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”);

-контроль на соответствие логическому выражению.

Для проектирования данной БД моделирование целесообразно осуществлять с помощью модели типа “сущность-связь”. Такая модель достаточно проста, легка для понимания и наглядно отображает предметную область.

Основное назначение модели “сущность-связь” - семантическое описание предметной области. Структура предметной области в данной модели изображается в форме диаграммы. Базовыми элементами в модели являются компоненты:

· сущности;

· атрибуты;

· связи.

Сущность - это реальный или представляемый объект. Многие сущности, рассматриваемые в этой модели, соответствуют физическим объектам предметной области. На диаграмме сущности изображаются прямоугольниками. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Объект, который соответствует понятию сущности, имеет свой набор атрибутов - характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

Атрибут - это поименованная характеристика сущности, которая принимает значение из некоторого множества значений.

Связь - это ассоциация между двумя понятиями. Связи выражают отношения между сущностями. Связи делятся на три типа по множественности: один - к - одному (1:1), один - ко - многим (1:М), многие - ко - многим (М:М).

Связь 1:1 означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности и наоборот. Этот тип используется редко, так как данные могут быть помещены в одну таблицу.

Связь 1:М означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи. Этот вид связи используется чаще всего.

Связь М:М означает, что один экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности и, наоборот, один экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности.

Проанализировав сведения, которые необходимы для разработки базы данных, можно выделить следующие объекты данной предметной области:

1) Товар - объект, содержащий данные о товаре. Включает в себя номенклатурный номер товара, наименование товара, код производителя, единицы измерения, срок годности, норму запаса, код товарной группы, цену. Идентификатором является номенклатурный номер товара.

2) Товарная группа - объект, содержащий данные о товарных группах. Включает в себя код товарной группы и наименование товарной группы. Идентификатор - код товарной группы.

3) Организации - объект, содержащий информацию о производителях. Включает в себя код производителя и наименование производителя. Идентификатор - код производителя.

4) Приходная накладная - объект для хранения информации о приходе товара на склад. Данный объект хранит информацию о коде документа приходной накладной, номер приходной накладной и дату прихода. Идентификатором является код документа приходной накладной.

6) Список товаров приходной накладной - объект хранит информацию о товарах оприходованных на склад. Включает в себя номер строки по порядку, код документа приходной накладной, номенклатурный номер товара и количество пришедшего товара. Идентификатором является номер строки по порядку.

7) Расходная накладная - объект для хранения информации о расходе товара со склада, т.е. передача его в торговый зал. Данный объект хранит информацию о коде документа расходной накладной, номер расходной накладной и дату расхода. Идентификатором является код документа расходной накладной.

8) Список товаров расходной накладной - объект хранит информацию о товарах переданных в торговый зал. Включает в себя номер строки по порядку, код документа расходной накладной, номенклатурный номер товара и количество отпущенного товара. Идентификатором является номер строки по порядку.

9) Акт о списании - объект для хранения информации о товара, который списан со склад по какой-либо причине. Данный объект хранит информацию о коде документа акта о списании, номер акта о списании, дату акта. Идентификатором является код документа акта о списании.

10) Список товаров акта о списании - объект хранит информацию о товарах списанных со склада. Включает в себя номер строки по порядку, код документа акта о списании, номенклатурный номер товара, количество списанного товара и причину по которой списан данный товар. Идентификатором является номер строки по порядку.

Схема БД в Access представлена в Приложении 2.

В таблице 1.1 описаны таблицы базы данных.

Таблица 1.1 Описание таблиц БД

Таблица «Акт о списании» - Акт_О_Списании

Свойство поля	Код документа	Номер документа	Дата списания
Имя поля	КодДокСпис	НоменДокСпис	ДатаСпис
Тип	Счетчик	Числовой	Дата/время
Размер	Длинное целое	Целое	-
Формат	-	-	Краткий формат даты
Маска ввода	-	-	00.00.0000;0;_
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	=Date()
Условие на значение	-	>0 And <=9999	-
Обязательность	-	Да	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле	-
Тип источника строк	-	-	-
Присоединенный столбец	-	-	-
Число столбцов	-	-	-
Ширина столбцов	-	-	-

Таблица «Организации» - Организации

Свойство поля	Код организации	Наименование организации
Имя поля	КодОрг	НаименованиеОрг
Тип	Счетчик	Текстовый
Размер	Длинное целое	50
Формат	-	-
Маска ввода	-	-
Подпись	-	-
Значение по умолчанию	-	-
Условие на значение	-	-
Обязательность	-	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Да(не допускаются)
Тип элемента управления	-	Поле
Тип источника строк	-	-
Присоединенный столбец	-	-
Число столбцов	-	-
Ширина столбцов	-	-

Таблица «Приходная накладная» - ПриходнаяНакладная

Свойство поля	Код документа	Номер документа	Дата прихода
Имя поля	КодДокПН	НоменДокПН	ДатаПн
Тип	Счетчик	Числовой	Дата/время
Размер	Длинное целое	Целое	-
Формат	-	-	Краткий формат даты
Маска ввода	-	-	00.00.0000;0;_
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	=Date()
Условие на значение	-	>0 And <=9999	-
Обязательность	-	Да	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле	-
Тип источника строк	-	-	-
Присоединенный столбец	-	-	-
Число столбцов	-	-	-
Ширина столбцов	-	-	-

Таблица «Расходная накладная» - РасходнаяНакладная

Свойство поля	Код документа	Номер документа	Дата прихода
Имя поля	КодДокРН	НоменДокПН	ДатаПн
Тип	Счетчик	Числовой	Дата/время
Размер	Длинное целое	Целое	-
Формат	-	-	Краткий формат даты
Маска ввода	-	-	00.00.0000;0;_
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	=Date()
Условие на значение	-	>0 And <=9999	-
Обязательность	-	Да	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле	-
Тип источника строк	-	-	-
Присоединенный столбец	-	-	-
Число столбцов	-	-	-
Ширина столбцов	-	-	-

Таблица «Товарные группы» -ТоварнаяГруппа

Свойство поля	Код товарной группы	Наименование товарной группы
Имя поля	КодТовГруппы	НаименованиеТовГруппы
Тип	Счетчик	Тестовый
Размер	Длинное целое	30
Формат	-	-
Маска ввода	-	-
Подпись	-	-
Значение по умолчанию	-	-
Условие на значение	-	-
Обязательность	-	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Нет
Тип элемента управления	-	Поле
Тип источника строк	-	-
Присоединенный столбец	-	-
Число столбцов	-	-
Ширина столбцов	-	-

Таблица «Список товаров для акта о списании» - СписокАкт_О_Списании

Свойство поля	Номер строк по порядку	Код документа	Номенклатурный номер	Колиество	Причина списания
Имя поля	№п/пСписпние	КодДокСпис	НомНомер	КолвоТовараСпис	Причина
Тип	Счетчик	Числовой	Числовой	Числовой	Текстовый
Размер	Длинное целое	Длинное целое	Длинное целое	Длинное целое	50
Формат	-	-	-	-	-
Маска ввода	-	-	-	-	-
Подпись	-	-	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-	0	"Истек срок годности"
Условие на значение	-	-	-	>=1	-
Обязательность	-	Да	Нет	Нет	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Да(допускаются)	Да(допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле	Поле со списком	Поле	Поле
Тип источника строк	-	-	Таблица или запрос	-	-
Источник строк	-	-	SELECT Товар. НомНомер, Товар. Наименование
Присоединенный столбец	-	-	1	-	-
Число столбцов	-	-	2	-	-
Ширина столбцов	-	-	2,54см;2,54см	-	-

Таблица «Список товаров для приходной накладной» - СписокПрихНакл

Свойство поля	Номер строк по порядку	Код документа	Номенклатурный номер	Колиество
Имя поля	№п/пПН	КодДокПН	НомНомер	КолвоТовараПН
Тип	Счетчик	Числовой	Числовой	Числовой
Размер	Длинное целое	Длинное целое	Длинное целое	целое
Формат	-	-	-	-
Маска ввода	-	-	-	-
Подпись	-	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-	0
Условие на значение	-	-	-	>0
Обязательность	-	Да	Да	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Да(допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле со списком	Поле со списком	Поле
Тип источника строк	-	Таблица или запрос	Таблица или запрос	-
Источник строк		SELECT ПриходнаяНакладная. КодДокПН	SELECT Товар. НомНомер, Товар. Наименование
Присоединенный столбец	-	1	1	-
Число столбцов	-	2	2	-
Ширина столбцов	-	0см;2,54см	2,54см;2,54см	-

Таблица «Список товаров для расходной накладной» - СписокРасхНакл

Свойство поля	Номер строк по порядку	Код документа	Номенклатурный номер	Колиество
Имя поля	№п/пРН	КодДокРН	НомНомер	КолвоТовараРН
Тип	Счетчик	Числовой	Числовой	Числовой
Размер	Длинное целое	Длинное целое	Длинное целое	Длинное целое
Формат	-	-	-	-
Маска ввода	-	-	-	-
Подпись	-	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-	0
Условие на значение	-	-	-	>0
Обязательность	-	Да	Да	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да(не допускаются)	Да(допускаются)	Да(допускаются)	Нет
Тип элемента управления	-	Поле со списком	Поле со списком	Поле
Тип источника строк	-	Таблица или запрос	Таблица или запрос	-
Источник строк		SELECT РасходнаяНакладная. КодДокРН	SELECT Товар. НомНомер, Товар. Наименование
Присоединенный столбец	-	1	1	-
Число столбцов	-	3	2	-
Ширина столбцов	-	0см;2,54см;2,54см	2,54см;2,54см	-

Таблица «Описание связей БД»

Таблица1(поле для связи)	Таблица2(поле для связи)	Свойства связей
		контроль целостности	каскадное обновление	каскадное удаление
ПриходнаяНакладная (КодДокПН)	СписокПрихНакл(КодДокПН)	да	да	да
Товар(НомНомер)	СписокПрихНакл(НомНомер)	да	да	да
ТоварнаяГруппа(КодТовГруппы)	Товар(КодТовГруппы)	да	да	да
Организация(КодОрг)	Товар(КодПроизводителя)	да	да	да
Товар(НомНомер)	СписокРасхНакл(КодДокПН)	да	да	да
РасходнаяНакладная(КодДокРН)	СписокРасхНакл(КодДокРН)	да	да	да
Товар(НомНомер)	СписоеАкт_О_Списании(НомНомер)	да	да	да
Акт_О_Списание(КодДокСпис)	СписоеАкт_О_Списании(КодДокСпис)	да	да	да

2. Разработка приложения БД

2.1 Описание информационных задач

В данном курсовом проекте выполняются следующие информационные задачи:

- поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру;

- выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам;

- выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса;

- расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных за текущий день;

- расчет суммарной стоимости товаров, принятых за текущий день;

- расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных по заданной расходной накладной

- прием товара от поставщиков (ввод данных приходной накладной);

- выдача товара в торговый зал (ввод данных о расходе и оформление расходной накладной),

- списание товара (ввод данных о списании и оформление акта о списании);

- переоценка товара (ввод данных о новой цене заданного товара, групповое изменение цены с заданным коэффициентом),

- передача устаревших документов в архив (накладные и акты за истекший финансовый год должны быть скопированы в архив и удалены из текущей БД);

- формирование очереди товаров на поставку, количество которых на складе превышают норму запаса меньше чем на 25 %;

- формирование заявки на поставку товара, количество которого на складе меньше нормы запаса;

- выводить документы на печать: расходная накладная, карточка складского учета, акт о списании, очередь на заказ, заявка.

2.2 Описание программы

Для выполнения задания на курсовой проект была разработана программа Склад.mdb

2.2.1 Функциональное назначение

Разрабатываемая в курсовом проекте база данных предназначена для автоматизации рабочего места кладовщика, учитывающего товар на складе. Программа выполняет следующие функции:

1. вывод окна-заставки с информацией о программе и авторе при запуске программы ;

2. управление программой с помощью меню главной кнопочной формы;

3. ввод, форматирование и удаление данных из БД;

4. выполнение запросов различных видов (выборка необходимых данных, поиск определенной записи, расчет стоимости);

5. формирование выходных документов (расходная накладная, акт о списании, карточка складского учета, очередь на заказ, заявка);

База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю ограниченную возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач.

2.2.2 Описание логики

Описание общей структуры программы

Структура разработанной программы включает следующие компоненты:

1. заставка, которая отображает назначение приложения, а также сведения о авторе;

2. главная кнопочная форма, которая появляется сразу после закрытия формы «Заставка». На ней расположены следующие кнопки:

ѕ товар;

ѕ приход;

ѕ расход;

ѕ списание;

ѕ архив;

ѕ отчеты

ѕ работа с данными;

ѕ групповая переоценка;

ѕ заказ по товарным группам;

ѕ количество товара на складе.

Выбрав необходимую кнопку, пользователь переходит к следующей форме, которая содержит определенный набор кнопок, отвечающий за конкретную группу функций этой формы. В этих формах выполняются ввод данных, поиск, расчет и вывод.

Логика работы программы изображается на схеме работы системы (см. Приложение 4).

Описание компонентов.

Формы - это средство представления информации для просмотра, изменения или печати данных в виде, удобном для восприятия пользователями. Использование форм существенно облегчает ввод и контроль данных. Кроме того, формы являются основной частью интерфейса прикладной программы, вокруг форм и строится весь алгоритм работы приложения, так как конечный пользователь не видит ничего, кроме набора форм. События, возникающие при работе с формами, определяют логику работы приложения.

В настоящей работе разработаны следующие формы:

1. Форма «Товар» - это простая форма, которая хранит информацию о товарах. Источником данных для формы является таблица «Товар». На форме «Товар» расположены кнопки «Новый производитель», при нажатии на которую открывается форма «Организации» (в режиме добавление) и кнопка «Новая товарная группа», при нажатии на которую открывается форма «ТоварнаяГруппа» (в режиме добавление).

2. Форма «ТоварнаяГруппа» - это простая форма, которая хранит информацию о группах товара. Источником данных для формы является таблица «ТоварнаяГруппа».

3. Форма «Организации» - это простая форма, которая хранит информацию о производителях. Источником данных для формы является таблица «Организации».

4. Форма «РасходнаяНакладная» (кнопка «Расход») - это составная форма, которая используется для хранения данных расходной накладной. Источник данных - таблица «РасходнаяНакладная». Эта форма является главной по отношению к форме «СписокРасхНакл подчиненная форма». На форме «Расход» расположена кнопка «Наличие товара на складе», при нажатии на которую открывается форма «Количество на складе».

5. Форма «ПриходнаяНакладная» (кнопка «Приход») - это составная форма, которая используется для хранения данных приходной накладной. Источник данных - таблица «ПриходнаяНакладная». Эта форма является главной по отношению к форме «СписокПрихНакл подчиненная форма». На форме «Приход» расположена кнопка: «Новый товар», при нажатии на которую открывается форма для ввода нового товара, если его нет в списке.

6. Форма «Акт_О_Списание» (кнопка «Списание») - это составная форма, которая используется для хранения данных актов о списании. Источник данных - таблица «Акт_О_Списании». Эта форма является главной по отношению к форме «СписокАкт_О_Списании подчиненная форма».

Виды экранных форм представлены в Приложении 5.

Отчет - эффективный способ представления данных в виде печатного документа, который по сравнению с формами предоставляет пользователю больше возможностей в изображении и группировании данных, подсчете итоговых значений.

1. Отчет «Акт на списание» формирует акт списания товара по заданному номеру документа.

2. Отчет «Расходная накладная» формирует расходную накладную на товар для выдачи его в торговый зал в соответствии с введенным номером документа.

3. Отчет «Карточка» предназначен для получения сведений о товаре: номенклатурный номер, наименование товара, товарная группа, срок годности, единицы измерения, цена, норма запаса, остаток на складе.

4. Отчет «на заказ» предназначен для получения сведений о товарах, количество которых на складе превышают норму запаса меньше чем на 25 %.

5. Отчет «заказ» предназначен для формирования заявки на поставку товара, количество которого меньше нормы запаса.

Виды отчетов представлены в Приложении 1.

Описание связей между компонентами

Из главной формы программы при нажатии соответствующих клавиш возможны следующие действия:

ѕ вызов формы «Товар» - форма предназначена для просмотра и добавления данных о товаре, товарной группы, поставщиках.

ѕ вызов формы «ПриходнаяНакладная» - форма предназначена для просмотра приходных накладных и введения новой приходной накладной, а так же данных о новом товаре, которого нет на складе.

ѕ вызов формы «РасходнаяНакладная» - форма предназначена для просмотра расходных накладных и введения новой расходной накладной.

ѕ вызов формы «Акт_О_Списание» - форма предназначена для просмотра актов на списание и введения новых актов

ѕ вызов формы «Архив» - форма предназначена для удаления из текущей БД накладных и актов за истекший финансовый год и копирование их в архив. На ней расположены следующие кнопки:

· Архив приходных накладных (копирование в архив данных и удаление их из текущей БД);

· Архив расходных накладных (копирование в архив данных и удаление их из текущей БД);

· Архив актов на списание (копирование в архив данных и удаление их из текущей БД);

ѕ вызов формы «Отчеты» - форма предназначена для формирования расходных накладных, актов о списании и карточек . На ней расположены следующие кнопки:

· Просмотр отчета (просмотр отчета «Карточка складского учета»);

· Печать отчета (печать отчета «Карточка складского учета»).

· Просмотр отчета (просмотр отчета «Расходная накладная»);

· Печать отчета (печать отчета «Расходная накладная»).

· Просмотр отчета (просмотр отчета «Акт на списание»);

· Печать отчета (печать отчета «Акт на списание»).

· Просмотр отчета (просмотр отчета «на заказ»);

· Печать отчета (печать отчета «на заказ»).

· Просмотр отчета (просмотр отчета «Заказ»);

· Печать отчета (печать отчета «Заказ»).

ѕ вызов формы «Работа с данными» - форма предназначена для обработки имеющейся информации. На ней расположены следующие кнопки:

· Поиск данных (вызов запроса на поиск данных о товаре по его номенклатурному номеру - запрос «ПоискПоНомномеру»);

· Сортировка по товарным группам (вызов запроса на выборку всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам - форма «Товар», запрос «СортировкаПоТовГруппам»);

· Меньше нормы запаса (вызов запроса на выборку - запрос «ТоварыМеньшеНормыЗапаса»);

· Сумма по расходной накладной (вызов запроса «СтоимТовПоРН»);

· Приход на сегодня (вызов запроса «Сумма приход на сегодня»);

· Расход на сегодня (вызов запроса «Сумма расход на сегодня»);

ѕ Групповая переоценка - данная кнопка предназначена для осуществления переоценки группы товаров: необходимо ввести процент переоценки и код товарной группы для переоценки.

3. Руководство оператора

3.1 Назначение и условия применения

База данных предназначена для решения задач автоматизированной обработки информации:

1) хранение данных о товарах;

2) вывод в удобной форме данных по следующим запросам пользователя:

- поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру;

выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам;

выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса;

расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных за текущий день;

расчет суммарной стоимости товаров, принятых за текущий день;

расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных по заданной расходной накладной.

2) автоматизация обработки информации при следующих бизнес-операциях:

прием товара от поставщиков (ввод данных приходной накладной);

выдача товара в торговый зал (ввод данных о расходе и оформление расходной накладной),

списание товара (ввод данных о списании и оформление акта о списании);

переоценка товара (ввод данных о новой цене заданного товара, групповое изменение цены с заданным коэффициентом),

передача устаревших документов в архив (накладные и акты за истекший финансовый год должны быть скопированы в архив и удалены из текущей БД);

4)вывод следующих данных на печать:

- расходная накладная;

- акт о списании;

- карточка складского учета;

- очередь на заказ;

- заявка.

3.2 Подготовка к работе

Чтобы проверить работоспособность базы данных необходимо выполнить следующие действия:

1. загрузить базу данных (автоматически выводится заставка, а затем главная кнопочная форма (см. Приложение 5));

2. ввести в любую из таблиц данные, нарушающие наложенные ограничения. Это необходимо для того, чтобы проверить осуществляется ли контроль входных данных;

3. ввести необходимые параметры для выполнения запросов и проверить правильность результатов;

4. просмотреть все отчеты и проверить выводятся ли они на печать.

При успешном завершении каждой из перечисленных операций система готова к работе.

3.3 Описание операций

После того как произошла загрузка БД, в главной кнопочной форме необходимо выбрать нужный режим работы, выбирая соответствующий пункт меню:

ѕ товар;

ѕ приход;

ѕ расход;

ѕ списание;

ѕ архив;

ѕ отчеты

ѕ работа с данными;

ѕ групповая переоценка;

ѕ заказ по товарным группам;

ѕ количество товара на складе.

Для этого необходимо щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей кнопке.

При выборе пункта меню «Товар» открывается форма «Товар».

Данная форма предназначена для ввода данных о новом товаре и просмотра уже имеющихся данных. При нажатии кнопок «Новый производитель», «Новая товарная группа» соответственно открываются формы «Организации», «Товарная группа» в режиме «добавление». При нажатии стандартной кнопки «Закрыть» управление передается главной форме.

При выборе пункта меню «Приход» открывается форма «Приходная Накладная».

Данная форма предназначена для просмотра приходных накладных и введения новой приходной накладной. При нажатии на кнопку «Новый товар» откроется форма «Товар» в режиме добавления.

При выборе пункта меню «Расход» открывается форма «РасходнаНакладная».

Данная форма предназначена для просмотра расходных накладных и введения новой расходной накладной. При нажатии на кнопку «Наличие товара на складе» откроется форма «Количество на складе».

При выборе пункта меню «Списание» открывается форма «Акт_О_Списание». Данная форма предназначена для просмотра актов на списание и введения новых актов на списание.

При выборе пункта меню «Архив» открывается форма «Архив».

При нажатии кнопки «Архив приходных накладных» база запрашивает дату, до которой все документы будут помещены в архив. Происходит копирование приходных накладных за указанный период в архив и удаление их из текущей базы данных.

При нажатии кнопки «Архив расходных накладных» база запрашивает дату, до которой все документы будут помещены в архив. Происходит копирование расходных накладных за указанный период в архив и удаление их из текущей базы данных.

При нажатии кнопки «Архив актов на списание» база запрашивает дату, до которой все документы будут помещены в архив. Происходит копирование актов на списание за указанный период в архив и удаление их из текущей базы данных.

При нажатии стандартной кнопки «Закрыть» управление предается главной форме.

При выборе пункта меню «Отчеты» открывается форма «Отчеты».

Данная форма предоставляет возможность просмотра и печати следующих отчетов:

ѕ Карточка складского учета;

ѕ Расходная накладная;

ѕ Акт о списание товара;

ѕ Заявка;

ѕ Очередь на заказ.

Для просмотра каждого отчета необходимо нажать кнопку «Просмотр отчета», находящуюся под названием отчета, для печати - соответственно кнопку «Печать отчета».

При выборе пункта меню «Групповая переоценка» происходит групповое изменение цены с заданным коэффициентом. При этом пользователь сначала вводит процент переоценки,

а затем код товарной группы для которой нужно провести переоценку.

При выборе пункта меню «Работа с данными» открывается форма «Работа с данными».

При нажатии на одну из кнопок этой формы произойдет выполнение запроса обозначенного на данной кнопке.

При нажатии стандартной кнопки «Закрыть» управление предается главной форме. Для того чтобы завершить работу с программой необходимо воспользоваться стандартной кнопкой «Закрыть» в правом верхнем углу окна Windows.

3.4 Аварийные ситуации

При возникновении каких-либо аварийных ситуаций на экран выводятся различного рода сообщения для пользователя. Основные сообщения представлены в таблице.

Таблица 3.1 Обработка аварийных ситуаций.

Текст сообщений	Причина	Действия пользователя
Недопустимое значение Null	Не введены данные в обязательные поля	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в поле
Введенное значение не соответствует маске ввода	Введено значение не соответств маске ввода	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с маской ввода
Введенное значение не соответствует заданному типу данных	Введено значение не соответствующее заданному типу данных	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с заданным типом данных
Введенное значение превышает допустимое число символов	Введено значение, которое превышает допустимое число символов	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с допустимым числом символов

Чтобы предотвратить повреждение данных БД необходимо придерживаться следующих правил: регулярно создавать резервные копии файлов Access; не выходить из Access нештатным образом. Например, не выключать компьютер до закрытия Access.

Заключение

В соответствии с заданием на курсовой проект была разработана база данных «АРМ кладовщика» для кладовщика, которая позволяет автоматизировать обработку информации о товаре - ввод данных с приходной накладной, а так же расходование товара (расходная накладная и акт о списании), а так же формирует заявку на поставку товара. БД обеспечивает поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру, выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам, выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса, так же существует возможность просмотра и печати отчетов.

База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач.

Разработанная программа имеет удобный пользовательский интерфейс. При запуске программы открывается форма «Заставка1», которая отображает назначение приложения и содержит сведения о разработчике. После ее закрытия на экране появляется главная кнопочная форма, в меню которой можно выбрать пункты для работы с формами (ввод и редактирование данных в БД), отчетами (вывод документов на печать), запросами (поиск, выборка, расчет параметров).

Список литературы

1. ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программ и программных документов

2. ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы.

3. ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.

4. ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.

5. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 592 с.

6. Шигина Н.А. Разработка БД в среде ACCESS/ Метод.разработка. - Пенза: изд. ПТИ, 2001.

7. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2001 - 304с.

8. Базы данных: Учебник для вузов / Под ред. Проф. А.Д.Хомоненко. Изд. 2-е. - МПб.: КОРОНА принт, 2002. - 672с.

9. Дж.Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. - С.-Птб. : Питер, 2000. - 1040с. ACCESS 7.0 для Windows 95. - Киев: BHV, 1996. - 480с.

10. Джонс Дж. ACCESS 97. Книга ответов. - С.ПТБ: изд. ПИТЕР, 1998.

11. Кэмпбелл М. ACCESS. Ответы. - М.: БИНОМ, 1996.

Размещено на Allbest