Интерфейс и основные особенности работы в Microsoft Excel
Программа для работы с электронными таблицами, диапазонами ячеек, функциями, массивами, экономико–статистическими расчётами. Интерфейс программы MS Excel, основные структурные элементы программы. Принципы работы и правила составления функций и формул.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.08.2011 |
| Размер файла | 396,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
В данной курсовой работе будет говориться об интерфейсе и основных принципах работы в табличном редакторе Microsoft Excel.
Данная программа предназначена для работы с электронными таблицами, диапазонами ячеек, функциями, массивами, экономико - статистическими расчётами. Программа даёт возможность представлять данные как в текстовом(табличном), так и в графическом виде - диаграммы. Пользование данным приложением даёт возможность «быстрой» и самое главное лёгкой работы с данными, оформляя её в надлежащем виде. Поэтому, освоить программу можно с лёгкостью с помощью вкладок, которые разъясняют и дают чётко знать пользователю о том, что он именно сейчас выполняет.
Поэтому, можно за сравнительно короткий срок овладеть основными понятиями и приёмами работы в MS Excel.
Цели, поставленные при составлении курсовой работы:
v Ознакомиться с интерфейсом программы MS Excel;
v Рассказать об основных структурных элементах программы;
v Раскрыть основные принципы работы;
v Ознакомиться с основными правилами составления функций и формул.
Актуальность выбранной темы объясняется сегодняшней востребованностью данной программы, так как она подходит для любой операционной системы, и к тому же в последнее время идёт активная пропаганда офисных приложений, в частности и Microsoft Excel.
Причём, каждому пользователю необходимо (если имеется пакет MS Offce) знать хотя бы то, для чего предназначена каждая из программ, входящих в данный пакет, в частности MS Excel, о котором и пойдёт речь ниже.
1. Интерфейс MS Excel
электронная таблица excel
Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word
Рис.1 Интерфейс окна приложения
После запуска окна приложения экран табличного процессора содержит двенадцать основных областей:
1) Строка заголовка приложения;
2) Строка «Меню»;
3) Панель инструментов «Стандартная»;
4) Адресное поле;
5) Строка формул;
6) Заголовки столбцов;
7) Номера строк;
8) Ячейки;
9) Пиктограммы рабочих листов;
10) Полосы прокрутки(вертикальная и горизонтальная);
11) Ползунок;
12) Строка состояния;
Основным отличием от MS Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, или электронной таблицы.
Книга MS Excel разбита на несколько листов (или таблиц), листы можно вставлять и добавлять новые. Как и всякая другая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых называются ячейками.
В нижней части окна рабочей книги находятся кнопки, с помощью которых можно переключаться с одного листа на другой. Если видны не все ярлыки листов, то для просмотра содержания книги используются четыре кнопки , расположенные в нижнем левом углу окна.
Ячейки являются основными строительными единицами рабочего листа каждая ячейка имеет свои строго определённые координаты, называющиеся адресом этой ячейки, где можно хранить и отображать информацию.
Полосы прокрутки служат для того, чтобы можно было просмотреть всё содержимое рабочего листа.
В самой верхней части рабочей области расположена строка «Меню», она включает в себя следующие вкладки: «Файл» - с помощью неё можно выполнять простейшие операции над документом: открывать, закрывать и сохранять документ, выводить на печать; «Правка» - с помощью неё можно выполнять непосредственную работу с данными : копировать, вставлять, осуществлять поиск, удалять данные из ячеек, осуществлять специальный поиск, заполнять, очищать и удалять ячейки; «Вид» - здесь расположены все элементы управления видом документа; «Вставка»- с помощью данной вкладки можно вставлять различные объекты Excel (диаграммы, функции, рисунки, примечания, новые листы и т. д), в том числе и гиперссылки ; «Формат» - здесь можно форматировать данные в ячейках, задавать нужный стиль вводимых данных, изменять ширину строк и столбцов и т. д) ; меню «Сервис» - настройка параметров листа, введение защиты как листа, так и книги, вставка макросов) ; «Данные» - непосредственная работа с данными: фильтрация, группировка, сортировка в нужном порядке, вставка сводных таблиц, обработка запросов; «Окно» - настройка параметров окон в MS Excel; «Справка» - служит для получения справки непосредственно по объектам MS Excel как в области самой программы, так и в сети.
Ниже строки «Меню» расположена строка форматирования - это краткое содержание операций строки «Меню» но в виде выноски.
Ниже, перед рабочим лисом расположены адресное поле - адрес ячейки, на которой в данный момент находится пользователь и строка формул - в ней отображаются все данные, вводимые в активную ячейку.
Само рабочее поле больше напоминает бухгалтерскую книгу или оформление школьного журнала.
2. Перемещение по листу Excel и выделение ячеек
Чтобы производить какие-либо действия с ячейками, их нужно вначале выделить. При выделении одной ячейки её адрес появляется в адресном поле.
Существует два способа выделения ячеек:
v С помощью мыши;
v С помощью курсорных клавиш.
Самый распространенный способ выделения ячеек - щелчок левой кнопкой мыши. Необходимо подвести стрелку мыши к нужной ячейке и нажать левую кнопку. При этом, вокруг ячейки появится рамка, которая говорит о том, что данная ячейка является активной то есть в неё можно вводить данные и производить над ними редактирование.
Для ускорения выполнения операций часто бывает необходимым выделение группы ячеек или диапазона. Чтобы выделить диапазон надо установить курсор на левую верхнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, «тащить» мышь к правой нижней ячейке. При достижении нужной ячейки кнопку мыши надо отпустить. При этом выделенный диапазон будет подсвечен другим цветом.
Для выделения большого диапазона ячеек можно воспользоваться приёмом расширения выделения. Для этого надо выделить левую верхнюю ячейку выделяемого диапазона, затем, удерживая клавишу Shift, щёлкнуть на правой нижней ячейке, если ячейка не видна, то можно воспользоваться полосами прокрутки.
Если известны координаты ячеек, то следует выделить левую верхнюю ячейку, затем в поле имени в строке формул, через двоеточие ввести координаты правой нижней ячейки, нажать Enter.
Для увеличения или уменьшения изображения можно воспользоваться командой «Масштаб» меню «Вид».
Для выделения групп диапазонов ячеек пользуются клавишей Ctrl.
Чтобы выделить строку или столбец целиком, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши на номере строки или на заголовке столбца.
2.1 Работа с блоком ячеек
Блок - это диапазон ячеек, окружённый со всех сторон пустыми ячейками, или заголовками столбцов и строк.
Активная область - это прямоугольник, который заключает в себя все столбцы и строки листа, содержащие непустые ячейки.
Если установить указатель мыши на нижней границе активной ячейки и дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши, то будет выделена нижняя ячейка блока. Если активной является самая нижняя ячейка блока, то двойной щелчок на нижней границе ячейки приведёт к выделению ячейки, расположенной ниже блока. Аналогичным способом выделяются ячейки, расположенные на правой, левой и верхней границах ячейки.
Для перемещения к краю блока ячеек используются курсорные клавиши при нажатой клавише Ctrl.
Для перемещения по листу Excel и выделения ячеек удобно использовать клавиши Home и End и их комбинации :
v Home - перемещение к первой ячейке текущей строки;
v Ctrl + Home - перемещение к ячейке А1;
v Ctrl + End - перемещение последней ячейке последнего столбца активной области;
v End - включение/выключение режима Еnd;
v Scroll Lock + Home - перемещение к первой ячейке текущего окна;
v Scroll Lock + End - перемещение к последней ячейке текущего окна.
Для быстрого перемещения и выделения ячейки или диапазона можно воспользоваться клавишей F5 или меню «Правка» - «Перейти».
3. Ввод данных в ячейки
Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - это константы и формулы.
Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.
Для ввода данных в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию символов.
По завершению ввода нужно нажать клавишу Enter. После этого данная комбинация будет записана в ячейку.
3.1 Числовые значения
Числовые значения могут содержать цифры от «0» до «9», а также специальные символы: «+», «-», «Е», «е», «(», «)», «.», «,», «$», «%», «/», «*».
Ввод числовых значений осуществляется по плану:
v Если нужно ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак минус «-»;
v символ «Е» или «е» используется для представления числа в экспоненциальном виде;
v Числа, заключённые в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака «-»;
v При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов используется пробел;
v Для ввода денежного формата используется знак «$»;
v Для ввода процентного формата используется знак «%»;
v Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (слэш) «/»;
v Для ввода длинных чисел используется экспоненциальное представление не более чем с пятнадцатью значащими цифррами.
Значение в строке формул называется хранимым значением.
Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки(рис.2).
Рис.2. Отображение числовых значений в ячейке
3.2 Текстовые значения
Вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, но на самом деле он находится в текущей ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке (рис 4).
Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце (Рис.3):
Рис. 3 Автоматическая настройка ширины столбца
Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки.
Различить, какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время, как числа - по правому.
При вводе значений в диапазон ячеек ввод будет происходить слева на право. Т. е., вводя значения и завершая ввод нажатием Enter, курсор будет переходить к соседней ячейке, находящейся справа, а по достижении конца блока ячеек в строке, перейдёт на строку ниже в крайнюю левую ячейку.
Текст также отображается и в строке формул.
Рис 4. Перекрывание текста в соседней ячейке.
3.3 Изменение значений и защита данных в ячейках
Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в текстовом редакторе клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щёлкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке.
Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать. После окончания редакции нужно нажать Enter для фиксации изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно «отмотать» при помощи Ctrl + Z, или значка на панели инструментов в виде стрелки.
Для защиты отдельных ячеек надо воспользоваться командой «Сервис» - «Защита» - «Защитить лист». После включения защиты изменить заблокированную ячейку невозможно.
Однако, не всегда необходимо блокировать все ячейки листа. Прежде чем защищать лист, необходимо выделить ячейки, которые надо оставить незаблокированными, а затем в меню «Формат» выбрать команду «Ячейки». В окне диалога «формат ячеек» на вкладке «Защита» снять флажок «Защищаемая ячейка». В защищённом листе можно свободно перемещаться по незаблокированным ячейкам при помощи клавиши Tab.
4. Создание формул в MS Excel
Вводить формулу надо со знака равенства. Это нужно для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные. В формулах можно использовать математические действия: «+», «-», «*», «/» выполняются они по определённому приоритету:
v В первую очередь выполняются выражения внутри скобок;
v Выполняются операции умножения и деления;
v Выполняются операции сложения и вычитания;
v Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева на право.
Если в формуле количество закрывающихся и открывающихся скобок не совпадает, то Excel выдаёт сообщение об ошибке и предложит вариант её исправления.
Сразу после ввода закрывающей скобки, Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого числа скобок.
4.1 Относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Использование текста в формулах
Относительная ссылка указывает на ячейку, согласно её положения относительно ячейки, содержащей формулу. Обозначение относительной ячейки - «А1»(Рис.5):
Рис.5.Относительная ссылка на соседнюю ячейку.
Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение которой неизменно. Обозначение абсолютной ячейки - «$A$1»(Рис 6.):
Рис.6.Абсолютная ссылка на соседнюю ячейку.
Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и абсолютной ссылок - «$A1», «A$1»(Рис. 7):
Рис.7 Виды смешанных ссылок на соседнюю ячейку
Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4.
Ссылка на ячейку с другой книги будет выглядеть в строке формул так:
«=[Книга 2] Лист 2! А1».
Редактирование формул происходит аналогично редактированию текстовых значений в ячейках. Т. е., надо активизировать ячейку с формулой выделением или двойным щелчком мыши, а затем произвести редактирование, используя, при необходимости, клавиши Del, Backspace. Фиксация изменений выполняется клавишей Enter.
С текстовыми значениями можно выполнять математические операции, если текстовые значения содержат только следующие символы: цифры от «0» до «9», «,» «+», «-», «Е», «е», «/».
Еще можно использовать пять символов числового форматирования: «$», «%», «(», «)», «пробел».
При этом текст должен быть заключён в двойные кавычки: «=$55 + $33» - неправильно; «=''$55'' + ”$33”» - правильно.
При выполнении вычислений Excel преобразует числовой текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение «88».
Для объединения текстовых значений служит текстовый оператор «&» (амперсанд).
4.2 Использование заголовков в формулах
Можно использовать в формулах вместо ссылок на ячейки заголовки таблицы.
Необходимо учитывать следующее:
v Если формула содержит заголовок столбца/строки, в котором она находится, то Excel считает, что произведена попытка использовать диапазон ячеек, расположенных ниже заголовка столбца таблицы ( или справа от номера строки);
v Если формула содержит заголовок столбца/строки, отличного от того, в котором она находится, Excel считает, что произведена попытка использовать ячейку на пересечении столбца/строки с таким номером строки и заголовком столбца, где расположена формула.
При использовании заголовков можно указать любую ячейку таблицы с помощью пересечения диапазонов.
v Если формула содержит заголовок столбца/строки, отличного от того, в котором она находится, Excel считает, что произведена попытка использовать ячейку на пересечении столбца/строки с таким номером строки и заголовком столбца, где расположена формула при этом Excel автоматически настраивает их на нужные столбцы и строки если будет произведена попытка скопировать формулу в неподходящее место, то Excel выведет в ячейке значение «ИМЯ?». Аналогично это и в формулах.
5.Функции MS Excel
Функция Excel - это заранее определённая формула, которая работает с одним или с несколькими значениями и возвращает результат.
Наиболее распространённые функции Excel являются краткой записью часто используемых формул.
Например, функция =СУММ(А1:А4) аналогична записи =A1 + A2 + A3 + A4.
Некоторые функции выполняют очень сложные вычисления.
Каждая функция состоит из имени и аргумента. В предыдущем случае СУММ - это имя функции, А1:А4 - аргумент. Аргумент функции всегда заключается в круглые скобки.
Так как функция суммы используется наиболее часто, то на панель инструментов «Стандартная» вынесена кнопка «Автосумма», которая представляет собой греческую букву «» (сигма).
Чтобы выполнить автосуммирование, нужно в ячейки А1, А2 ввести произвольные числа, а ячейку А3 выделить и нажать на значок «», будет выполнено автосуммирование А1 + А2.
Кнопка «» снабжена выпадающим списком, из которой можно выбрать другую формулу для ячейки.
Для выбора функций служит кнопка «Вставка функции» в строке формул, при её нажатии появляется окно «Мастер функций шаг 1 из 2» с перечнем всех функций Excel(Рис.8.):
Рис.8.Окно мастера функций
Если точно неизвестна функция, которую надо применить в данный момент, то в окне диалога «Поиск функции» можно произвести поиск.
В выпадающем списке «Категория» нужно выбрать подходящую категорию для использования функции. Саму функцию выбирают в нижнем окне «Выберите функцию».
Если формула очень громоздкая, то можно включить в текст формулы пробелы или разрывы строк. Это никак не влияет на результаты вычислений.
Для разрыва строки необходимо нажать комбинацию клавиш Alt + Enter.
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции реализовать в виде формул невозможно.
Функции состоят, как говорилось ранее, из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую она выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. Например, СУММ(В1:В5): СУММ - имя функции, В1:В5 - аргумент, функция суммирует значения в ячейках с В1 по В5. знак равенства в начале формулы означает то, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то программа воспримет ввод просто как текст.
Аргумент функции заключён в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела, или какого либо другого символа между открывающей скобкой и именем, в ячейке будет отображено ошибочное значение «#ИМЯ». Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки, например: =ПИ().
При использовании в функции нескольких аргументов, они отделяются друг от друга точкой с запятой: =ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6).
В функции можно использовать до тридцати аргументов, если общая длина формулы не превосходит 1024 символа. Глубина вложения, те количество открывающих скобок должно быть не более шести, количество открывающих скобок должно соответствовать числу закрывающих.
В качестве аргумента могут быть использованы числовые, текстовые, логические значения, имена диапазонов и ошибочные значения.
Для графического представления данных по результатам работы с функциями можно воспользоваться диаграммой. Для этого: выделить необходимые ячейки, вызвать окно мастера диаграмм «Вставка» - «Диаграмма», или «Инструмент» - «Вставить диаграмму». MS Excel работает с десятками различных видов диаграмм.
6. Имена ячеек и диапазонов
Ячейкам и диапазонам можно присваивать имена и затем использовать их в формулах. Если формулы, содержащие заголовки, можно применять в том же листе, где находится таблица то, используя имена диапазонов, можно ссылаться на ячейки таблицы в любом месте любой книги.
6.1 Присвоение имён в поле имени
Для присвоения имени ячейке (диапазону ячеек) надо выделить соответствующий элемент, а затем в поле имени ввести наименование, при этом нельзя использовать пробелы.
Если выделенной ячейке или диапазону было дано имя, то в поле имени выводится именно оно, а не ссылка на ячейку. Если имя определено для диапазона ячеек, оно появится в поле имени только при выделении его диапазона.
Если нужно перейти к именованной ячейке или диапазону, щёлкнуть на стрелке рядом с полем имени и выбрать в раскрывающемся списке имя ячейки или диапазона(Рис9):
Рис.9. Список имён ячеек и диапазонов
Для этого можно также пользоваться командой «Вставка» - «Имя».
Правила присваивания имён ячейкам и диапазонам:
v Имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты «\», или символа подчёркивания «_»;
v В имени можно использовать только буквы, цифры, обратную косую черту и символ подчёркивания;
v Нельзя использовать имена, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки (А1, С4);
v В качестве имён могут использоваться одиночные буквы за исключением букв «R» и «С»;
v Пробелы необходимо заменять символом подчёркивания.
7. Форматирование в MS Excel
Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.
Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применён новый формат или не удалён старый.
v Назначение формата:
· Выделить ячейку;
· Выбрать команду «Формат - «Ячейки», или нажать Ctrl + 1;
· В появившемся окне диалога ввести нужные параметры форматирования;
· Нажать «ОK»;
v Удаление формата:
· Выделить ячейку (или диапазон ячеек);
· Выбрать команду «Правка» - «Очистить» - «Форматы»;
· Для удаления значений в ячейках необходимо выбрать команду «Правка» - «Очистить» - «Всё»;
Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с её содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки;
v Форматирование с помощью панели инструментов:
Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов «Форматирование». Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов необходимо выделить ячейку или диапазон ячеек и затем нажать кнопку мыши. Для удаления формата надо нажать кнопку «Повторно». Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку «Формат по образцу» панели «Форматирование»;
v Форматирование отдельных символов:
Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого надо выделить нужные символы и затем в меню «Формат» выбрать команду «Ячейки». Установить нужные атрибуты и нажать «OК». Нажать клавишу Enter, чтобы увидеть результат своих действий.
7.1 Автоформатирование
Автоматические форматы Excel - это заранее определённые сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки. Чтобы использовать автоформат, нужно выполнить следующие действия:
· Ввести нужные данные в таблицу;
· Выделить диапазон ячеек, которые необходимо форматировать;
· В меню «Формат» выбрать команду «Автоформат». При этом откроется окно диалога(Рис.10):
Рис.10.Окно диалога «Автоформат»
· В окне диалога «Автоформат» нажать кнопку «Параметры», чтобы отобразить область «Изменить»;
· Выбрать подходящий автоформат и нажать кнопку «ОК»;
· Выделить ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и на экране появятся результаты форматирования.
7.2 Форматирование чисел и текста
Окно диалога «Формат ячеек» позволяет управлять отображением числовых значений и изменять вывод текста. Пред открытием окна диалога выделить ячейку, содержащую число, которое надо форматировать. В этом случае всегда будет виден результат в поле «Образец».
v Общий формат.
Любое введённое текстовое значение или числовое значение по умолчанию отображается в формате «Общий». При этом оно отображается точно так, как было введено в ячейку за исключением трёх случаев:
· Длинные числовые значения отображаются в экспоненциальной форме записи или округляются;
· Формат не отображает незначащие нули;
· Десятичная дробь, введённая без числа слева от десятичной запятой, выводится нулём.
v Числовые форматы.
Этот формат позволяет выводить числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой , а также выделять отрицательные числа с помощью цвета.
v Денежные форматы.
Эти форматы аналогичны числовым форматам за исключением того, что вместо разделителя групп разрядов они позволяют управлять выводом символа денежной единицы, который можно выбрать в списке «Обозначение».
v Финансовые форматы.
Финансовый формат в основном соответствует денежным форматам - можно ввести число с денежной единицей или без неё с заданным количеством десятичных знаков. Основное различие состоит в том, что финансовый формат выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, в то время, как число выравнивается по правому краю ячейки. В результате и денежная единица, и числа, вертикально выравниваются в столбце.
v Процентные форматы.
Данный формат выводит числа в виде процентов. Десятичная запятая в форматируемом числе сдвигается на два знака в право, а знак процента выводится в конце числа.
v Дробные форматы.
Данный формат выводит дробные значения как обычные, а не десятичные дроби. Эти форматы особенно полезны при вводе биржевых цен или измерений.
v Экспоненциальные форматы.
Экспоненциальные форматы отображают числа в экспоненциальной записи. Данный формат очень удобно использовать для отображения и вывода очень малых или очень больших чисел.
v Текстовый формат.
Применение к ячейке текстового формата означает, что значение в этой ячейке должно трактоваться как текст, о чём свидетельствует выравнивание по левому краю ячейки.
v Дополнительные форматы.
Эта категория содержит два формата почтовых индексов, формат номера телефона и формат табельного номера. Эти форматы позволяют быстро вводить числа без ввода специальных символов.
v Создание новых форматов.
Чтобы создать формат на базе существующего формата, необходимо сделать следующее:
· Выделить ячейки, которые надо отформатировать;
· Нажать комбинацию клавиш Ctrl + 1 и на вкладке «Число» открывшегося окна диалога выбрать категорию «Все форматы»;
· В списке «Тип» выбрать формат, который надо изменить и отредактировать содержимое поля. При этом исходный формат сохранится без изменений, а новый формат добавится к списку «Тип».
8. Шрифт
В Excel выбор шрифта осуществляется на вкладке «Шрифт» окна диалога «Формат ячеек». В рабочем листе шрифты используются для наглядного оформления информации различного типа и, в частности для выделения заголовков. Чтобы задать шрифт для ячейки или диапазона, сначала выделить эту ячейку или диапазон. В меню «Формат» выбрать команду «Ячейки» и затем перейти на вкладку «Шрифт».
v Выбор шрифта и его размера.
Чтобы выбрать шрифт, щёлкнуть на его имени в списке шрифтов или ввести его имя в поле «Шрифт». Чтобы задать размер шрифта, щёлкнуть на нужном номере шрифта на вкладке «Размер». Чтобы задать размер, не указанный в списке, выделить содержимое поля «Размер» и ввести новое число.
v Выбор начертания.
Для выбора начертания выбрать нужное в списке»Начертание» на вкладке «Шрифт». Начертания курсив, полужирный шрифт, подчёркивание можно выбрать комбинациями Ctrl + I, Ctrl + B и Ctrl + U соответственно.
Список «Подчёркивание» предлагает четыре варианта подчёркивания: одинарное по значению, двойное по значению, одинарное по ячейке, двойное по ячейке.
v Выбор цвета.
Чтобы увидеть имеющиеся цвета, на вкладке «Шрифт» окна диалога «Формат ячеек» щёлкнуть справа от поля со списком «Цвет». Если выбрать пункт «Авто», Excel выведет содержимое ячейки в чёрном цвете. Можно также изменить цвет символов, пользуясь кнопкой «Цвет шрифта» на панели инструментов «Форматирование».
9. Диаграммы
Диаграмма в Microsoft Excel - это своеобразный набор художественных решений в виде различных графических изображений: линейных графиков, очертаний геометрических фигур, графическое отображение данных в трёхмерном пространстве. Диаграмма предоставляет пользователю производить анализ данных пошагово, с нужной частотой отслеживания изменений какой-либо величины относительно другой, а также производить работу с данными быстрее и комфортнее.
Все виды диаграмм, используемых в программе делятся на:
v Стандартные;
· Гистограммы - отображают значения различных категорий, вклад каждой категории в общую сумму, долю каждой категории в общей сумме, существуют и объёмные варианты;
· Линейчатые - также отображают значения категорий, но направлены горизонтально;
· Графики - отображают развитие процесса во времени или по категориям. Различают графики с накоплением, нормированные графики, графики с маркерами;
· Круговые диаграммы - отображают каждого значения в общую сумму. Различают простые круговые диаграммы и вторичные круговые диаграммы и гистограммы (в первом случае часть значений вынесена во вторую диаграмму, во втором в гистограмму), есть и разрезанные диаграммы, имеются объёмные варианты;
· Точечные - позволяют сравнивать пары значений т.е., образуют математическую функцию, соответствие м межу двумя множемтвами;
· С областями и накоплениями - отображают как изменение общей суммы, так и накопление вклада отдельных значений. Существуют также нормированные диаграммы с областями, и простые диаграммы с областями, также существуют объёмные варианты;
· Кольцевые - подобно круговой, но может отображать несколько рядов данных, существует и разрезанная диаграмма;
· Лепестковые - являются аналогом графика в полярной системе координат, отображая распределение значений относительно начала координат. Существуют ещё диаграмма с маркерами, и заполненная диаграмма;
· Поверхность - отображает изменение значений по двум измерениям, в виде поверхности. Различают ещё проволочную контурную диаграмму, проволочную прозрачную поверхность, контурную диаграмму;
· Пузырьковые - отображают на плоскости и в пространстве набоы из трёх значений, подобна точечной диаграмме, но третий параметр отображает размер пузырька;
· Биржевые диаграммы - отображает наборы данных из трёх, четырёх, пяти значений, делящихся по курсам;
· Цилиндрические - гистограммы со столбцами в виде цилиндров (вертикальные и горизонтальные);
· Конические - гистограммы в виде конусов (вертикальные и горизонтальные);
· Пирамидальные - гистограммы со столбцами в виде пирамид (вертикльные и горизонтальные);
v Нестандартные;
Нестандартные диаграммы представляют собой различные художественные решения стандартных диаграмм, их интегрирование.
Существуют также дополнительные графики, они находятся по умолчанию.
Чтобы вставить любую из этих диаграмм, нужно нажать вкладку «Вставка» на строке «Меню» или значок диаграммы на панели инструментов «Стандартная», выбрать тип диаграммы, её вид, задать диапазон расположения на рабочем листе, ряды в строках или столбцах, ввести название диаграммы, оси данных, параметры линии сетки, заголовки, и расположение легенды, выбрать, на каком листе располагать, нажать «ОК» внизу окна диалога, после чего заданная диаграмма будет вставлена.
Заключение
На базе данной курсовой работы были разобраны понятия, которые необходимы для работы в MS Excel в основном для самых простейших методов работ, без которых невозможно хотя бы какое-то представление о данной программе, её интерфейсе, принципах работы, и вообще о программе в целом.
Зная теперь основные понятия, структурные и функциональные элементы MS Excel можно с лёгкостью выполнять некоторые виды операций над данными: составлять таблицы и строить диаграммы, форматировать данные в таблицах.
Стоит отметить, что табличный редактор MS Excel - это одна из самых лёгких в понимании и работе программ по работе с таблицами по сравнению с другими, какой она оставалась и остаётся.
Можно даже предположить, что даже если со временем будет произведена новая программа по работе с таблицами, включающая более широкий спектр решаемых задач, то Excel (если эта программа тоже будет модернизироваться) будет более востребован как на предприятиях, так и простыми пользователями.
Также можно сказать, что все поставленные задачи в самом начале работы выполнены и разобраны с точностью до деталей.
Список использованной литературы:
1. Тетрадь по лекциям.
2. Марк Л. Чемберс «Полный справочник по Microsoft Office» издательство «Диалектика», 2008 год.
3. «Практическая бухгалтерия на Excel для малого бизнеса. Второе издание». Соломенчук В.Г. Издательство «Питер», 2005 год.
4. Встроенная справка по MS Excel.
- Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Программа Microsoft Excel для работы с таблицами данных и формулами. Абсолютные и относительные ссылки. Использование мастера функций, ввод ее параметров. Суммирование, построение диаграмм и графиков. Арифметические и логические табличные формулы.
курсовая работа [47,3 K], добавлен 28.11.2009Принцип работы и особенности интерфейса табличного процессора Microsoft Office Excel. Описание правил адресации ячеек, освоение приемов их выделения и заполнения данными. Обобщение приемов ввода и редактирования данных в ячейках. Элементы окна Excel.
лабораторная работа [2,7 M], добавлен 15.11.2010Назначение и скорость работы видеоадаптера. Программы для работы с электронными таблицами. Основные черты операционных систем. Назначение расширения в имени файла. Основные компоненты пакета Microsoft Office 2000 (XP). Понятие рабочего листа Excel.
контрольная работа [219,8 K], добавлен 02.02.2010История счета как начало начал всех измерений. Калькулятор и его типы: простейшие, бухгалтерские, финансовые, инженерные, программируемые. Microsoft Excel - программа для работы с электронными таблицами и выполнения экономико-статистических расчетов.
презентация [181,5 K], добавлен 26.03.2013Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.
курсовая работа [2,2 M], добавлен 08.06.2014Предназначение программы Microsoft Excel, основные возможности электронных таблиц и способы их создания. Элементы рабочего окна, принципы форматирования содержимого ячеек. Использование формул для сравнения данных, вычислений, создания ссылок на ячейки.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 13.02.2012Работа в Microsoft Access, выделение фамилий и количества преподавателей мужского и женского пола со стажем работы более 10 лет. Общий вид текста SQL-запроса. Работа с электронными таблицами в Microsoft Excel. Результаты расчета зарплаты в Access и Excel.
курсовая работа [2,3 M], добавлен 21.12.2013Поиск значений показателя "количество абонентов оператора Мегафон" в сети Интернет с помощью различных поисковых систем; их сравнительный анализ. Формирование навыков работы с приложением Microsoft Word; работа с электронными таблицами в Microsoft Excel.
курсовая работа [3,9 M], добавлен 12.05.2011Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.
контрольная работа [430,0 K], добавлен 05.07.2010Правила работы с текстовым редактором Microsoft Word, оценка его возможностей и перспектив развития. Ввод текста и закономерности работы с таблицами. Создание документа "Рекламный лист". Особенности работы с табличным редактором MS Excel, создание диаграм
методичка [6,4 M], добавлен 15.02.2011
