Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
• 1.1.1 Характеристика учреждения
• 1.1.2 Краткая характеристика подразделения
• 1.2 Экономическая сущность задачи
• 1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
• 1.4 Постановка задачи
• 1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
• 1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ
• 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
• 1.6 Обоснование типовых проектных решений по видам обеспечения
• 1.6.1 По техническому обеспечению
• 1.6.2 По информационному обеспечению
• 1.6.3 По программному обеспечению
• 1.6.4 По технологическому обеспечению
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение комплекса задач
• 2.1.1 Информационная модель и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика входной оперативной и нормативно-справочной информации
• 2.1.4 Характеристика базы данных
• 2.1.5 Характеристика результатной информации
• 2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)
• 2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
• 2.3 Описание контрольного примера реализации проекта
• 3. Обоснование экономической эффективности проекта
• 3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
• 3.2 Характеристика проекта
• 3.3 Расчет сметы затрат, цены и прибыли (эффекта) при разработке данного программного средства
• 3.4 Расчет экономического эффекта от применения ПС пользователем
• 3.5 Расчет капитальных затрат
• 3.6 Расчет экономии основных видов ресурсов в связи с использованием нового ПС
• 3.7 Расчет экономического эффекта от внедрения программного средства
• 3.8 Заключение по технико-экономическому обоснованию создания АРМа экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение

Введение

Человеческое общество по мере своего развития прошло этапы овладения веществом, затем энергией, и, наконец, информацией. Первой попыткой автоматизированной обработки информации стало создание Чарльзом Бэббиджем в середине XIX века механической цифровой Аналитической машины. Однако лишь с середины XX века, с момента появления электронных устройств обработки и хранения информации (ЭВМ, а затем персонального компьютера), начался постепенный переход от индустриального к информационному обществу.

В информационном обществе главным ресурсом является информация, именно на основе владения информацией о самых различных процессах и явлениях можно эффективно и оптимально строить любую деятельность. В информационном обществе повышается не только качество потребления, но и качество производства, человек, использующий информационные технологии, имеет лучшие условия труда, а труд становится творческим и интеллектуальным.

В настоящее время развитые страны мира (США, Япония, страны Западной Европы) фактически уже вступили в информационное общество, другие же, в том числе и Беларусь, находятся на ближних подступах к нему.

В качестве критериев развитости информационного общества можно выбрать три: наличие компьютеров, уровень развития компьютерных сетей и количество населения, занятого в информационной сфере, а также использующего информационные и коммуникационные технологии в своей повседневной деятельности.

Информационное общество - это общество, в котором большая часть населения занята получением, переработкой, передачей и хранением информации.

Вот почему наличие актуальной информации и быстрого доступа к ней является важным преимуществом перед конкурентами.

Целью настоящего дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места (далее АРМ) экономиста - менеджера по контролю и учету объектов аренды. Это позволит в значительной степени упростить документооборот при ведении аренды, снизить время доступа к информации при составлении отчетов, оптимизировать движение документов между подразделениями и организациями, и, как следствие, повысить общую эффективность хозяйственной деятельности.

К числу задач, решаемых в дипломном проекте можно отнести:

- изучение ведения вопросов аренды и выявление недостатков существующей организации обработки поступающей информации, определяющих необходимость разработки данного проекта;

- разработку постановки задачи:

- обоснование выбора основных проектных решений;

- разработку всех видов обеспечивающих подсистем;

- обоснование экономической эффективности проекта;

- совершенствование информационной базы, применение новых технических средств сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Назначение решения задачи сводится к таким аспектам автоматизации комплекса задач как:

- упрощение оформления документов, приведение всей выпускаемой документации к единому виду;

- ведение файлов о действующих договорах и дополнительных соглашениях с арендаторами;

- обеспечение синхронизации данных о поступивших платежах и выставленных счетах по оплате аренды.

Дипломный проект состоит из введения, трех частей и заключения:

- во введении отражена цель дипломного проекта и обоснована необходимость разработки АРМ экономиста - менеджера по контролю и учету объектов аренды;

- в аналитической части дипломного проекта приведено описание объекта управления, раскрывается экономическая сущность комплекса решаемых задач, а так же дается обоснование проектных решений по выбору технического, информационного, программного и технологического обеспечения;

- проектная часть содержит непосредственную реализацию проектных решений, определенных в первой части. Здесь приведено описание дерева диалога, схемы данных комплекса задач, используемых классификаторов, входной и выходной информации, схемы взаимосвязи модулей и информационных массивов, технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

- в третьей части приводятся результаты расчета показателей экономической эффективности дипломного проекта на основе выбранной методики расчета.

Объектом исследований дипломной работы является ГУО "Минский финансово-экономический колледж".

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика учреждения

МФЭК является одним из старейших средних специальных учебных заведений Республики Беларусь. Его история тесно связана со становлением и развитием финансовой системы. Это единственное государственное среднее специальное учебное заведение, ведущее подготовку специалистов для финансовой и налоговой систем, страховых органов, банковской сферы и других отраслей народного хозяйства. Минский финансово-экономический колледж является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в учреждениях банка, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и своим наименованием, собственную символику и другие реквизиты. Государственная собственность, закрепленная собственником за Минским финансово-экономическим колледжем, находится в его полном хозяйственном ведении.

Высшим органом руководства колледжа является Совет. Совет колледжа осуществляет практические меры по исполнению государственных решений по подготовке, переподготовке и повышению квалификации специалистов со средним специальным образованием, решает вопросы развития колледжа, принимает Устав, вносит в него необходимые изменения и дополнения, выбирается на 5 лет. Непосредственное руководство деятельностью колледжа осуществляет директор, который назначается Министерством финансов (рисунок 1.1). [8]



Рисунок 1.1 - Организационная структура ГУО МФЭК

Основным источником формирования имущества колледжа и финансирования его деятельности согласно Уставу являются бюджетные ассигнования. Дополнительными источниками финансирования являются средства от хозяйственной деятельности, оказания платных услуг, средства спонсоров, добровольных взносов предприятий, организаций и учреждений, и иных не запрещенных законами источников.

Финансирование Минского финансово-экономического колледжа производится через управление Государственного казначейства по городу Минску.

Для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в филиале АСБ "Беларусбанк" г. Минска, колледжу были открыты следующие счета:

- расчетный бюджетный счет;

- внебюджетный счет;

- депозитный счет.

Согласно Уставу, Минскому финансово-экономическому колледжу предоставлено право на осуществление деятельности, приносящей доход. Основными видами доходов в проверенном периоде являлись: плата за обучение и курсы повышения квалификации и переподготовки, арендная плата, проценты банка, плата за услуги ксерокопирования.

В соответствии с Инструкцией о порядке планирования, учета и использования средств, получаемых организациями, финансируемыми из бюджета, от приносящей доходы деятельности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2002 № 152 (далее Инструкция № 152), колледжем составляются сметы доходов и расходов внебюджетных средств по каждому виду деятельности.

На 2008 год согласно смете доходов и расходов внебюджетных средств доходы от образовательной деятельности (платы за обучение) утверждены в сумме 1 597 444,0 тыс. рублей, расходы - в сумме 1 157488,9 тыс. рублей; доходы по арендной плате утверждены в сумме 188 879,0 тыс. рублей, расходы не запланированы; доходы от платы за услуги ксерокопирования утверждены по смете в сумме 20 900,0 тыс. рублей, расходы - в сумме 17 065,3 тыс. рублей; доходы от поступления процентов банка утверждены по смете в сумме 17 068,0 тыс. рублей, расходы - в сумме 620,0 тыс. рублей.

На 2009 год согласно смете доходов и расходов внебюджетных средств доходы от образовательной деятельности утверждены в сумме 1 728 536,0 тыс. рублей, расходы - 1 621 356,0 тыс. рублей; от арендной платы - в сумме 242 054,4 тыс.рублей, расходы не запланированы; доходы от платы за услуги ксерокопирования - в сумме 23 000,0 тыс. рублей, расходы - 18 798,4 тыс. рублей; доходы от поступления процентов банка утверждены в сумме 29 600,0 тыс. рублей, расходы - 1 200,0 тыс. рублей.

По состоянию на 01.01.2009 колледжем было заключено 13 договоров аренды нежилых помещений и 2 договора безвозмездного пользования помещениями, общей площадью 2043,5 кв.м, а на 01.03.2010 - 10 договоров аренды нежилых помещений и 3 - безвозмездного пользования помещениями, площадью 3333,8 кв.м.

Срок действия по 3-м договорам аренды заключен на срок менее года, с последующим их перезаключением. Остальные договора заключены на 3 года или 5 лет.

Одним из основных источников приносящих доход колледжу является арендная плата.

В ведении колледжа находятся здания 2-х студенческих общежитий и 2-х учебных корпусов, а также гараж и столовая. В каждом из них есть свободные нежилые помещения, которые и подлежат сдаче в аренду в целях рационального их использования.

Все здания колледжа являются республиканской собственностью. Сдача помещений в аренду, проходит по средствам выставления их на аукцион, который проводит Минский Городской Центр Недвижимости. Выигравшая организация, заключает с колледжем договор на право аренды нежилых помещений.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения

Весьма важные функции в управлении выполняет бухгалтерская служба. От своевременности, полноты и достоверности экономической информации, которой она обеспечивает руководителя учреждения, во многом зависит успешность оперативного руководства ею. Бухгалтерский учет служит важнейшим инструментом контроля над хозяйственной деятельностью, способствует получению прибыли, правильному использованию денежных, материальных и трудовых ресурсов. Поэтому бухгалтера с полным основанием можно назвать "правой рукой" директора, его первым помощником. Являясь составной частью управленческого аппарата, бухгалтерия тесно связана со всеми службами, отделами и подразделениями организации, получая от них необходимую для учета и контроля документацию и снабжая их экономической информации о результатах работы. Таким образом, она оказывает непосредственное влияние на все экономические показатели.

Место экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды в бухгалтерском отделе четко прослеживается в его структуре, представленном на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Организационная структура бухгалтерского отдела

В своей работе экономист по аренде руководствуется таким основными нормативно-правовыми документами как:

1) Гражданский кодекс Республики Беларусь.

2) Закон Республики Беларусь "Об аренде".

3) Декрет Президента Республики Беларусь от 19 декабря 2008 г. № 24 "О некоторых вопросах аренды капитальных строений (зданий, сооружений), изолированных помещений".

4) Указ Президента Республики Беларусь от 23 октября 2009 г. № 518 "О некоторых вопросах аренды и безвозмездного пользования имуществом".

5) Указ Президента Республики Беларусь от 14 сентября 2006 г. № 575 "О порядке распоряжения государственным имуществом".

6) Указ Президента Республики Беларусь от 5 мая 2009 г. № 232 "О некоторых вопросах проведения аукционов (конкурсов)".

7) Указ Президента Республики Беларусь от 4 января 1996 г. № 9 "Об упорядочении использования зданий, сооружений и иных помещений, находящихся, в государственной собственности".

8) Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 декабря 2006 г. № 1687 "О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 14 сентября 2006 г. № 575".

9) Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 8 августа 2009 г. № 1049 "О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 238".

10) Выписка из протокола № 1 заседания Межведомственной рабочей группы (о рекомендациях, связанных с реализацией отдельных норм Указа № 518 от 23 октября 2009 г.).

11) Рекомендации по установлению повышающих коэффициентов к ставкам арендной платы за торговые места на рынках и торговых объектах в торговых центрах.

12) Рекомендации по расчетам расходов по содержанию, эксплуатации, текущему ремонту сданного в аренду (переданного в безвозмездное пользование) недвижимого имущества, затрат на коммунальные и другие услуги.

13) Рекомендации о порядке заключения договоров аренды капитальных строений (зданий, сооружений), изолированных помещений, их частей, находящихся в государственной собственности.

1.2 Экономическая сущность задачи

Специфика рассматриваемого учреждения заключается в том, что это государственное предприятие, главная цель которого обучение специалистов среднего звена. Поэтому экономические показатели, направленные на извлечение коммерческой выгоды свойственные типичным субъектам рыночной экономики в нашем случае имеют второстепенное, но немаловажное значение так как учреждение подчиняется требованиям хозрасчетной организации и для него также рассчитываются показатели прибыли. На результирующие показатели экономической деятельности в первую очередь влияет платное обучение, но и сдача в аренду свободных помещений дает весомую часть получаемой прибыли, что можно увидеть на рисунке 1.3. Как и любые другие показатели, доход этот можно увеличить, путем рационального использования всех помещений.

Отсюда виден вывод о важности аренды и влияние ее на все экономические показатели.

Рисунок 1.3 - Роль аренды в формировании внебюджетных доходов ГУО МФЭК

Основными входными документами, содержащими первичные данные являются:

- информация об арендаторах (наименование организации, вид деятельности, финансовое состояние и др.);

- информация по зданиям и помещениям предоставляемых в аренду (тип здания, сдаваемая в аренду площадь, удобства и т.п.);

- информация по поступившим платежам от арендаторов.

Основными результирующими документами, в которых отражены результатные показатели являются:

- договора аренды, дополнительные соглашения;

- ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты;

- счета на оплату аренды и пени;

- акты сверок арендной платы. (рисунок 1.4)

Рисунок 1.4 - Основные входные и выходные документы

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Процесс работы экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды можно разделить на следующие этапы:

- подготовка к сдаче помещения в аренду;

- заключение договора аренды;

- хозяйственная деятельность;

- внесение изменений в условия договора (заключение дополнительных соглашений), перезаключение договоров;

- расторжение договоров.

На первом этапе проводится анализ рациональной эксплуатации всех площадей, находящихся в ведении организации и выбор тех из них, которые не используются. По согласованию с директором организации экономист - менеджер производит расчет финансовой выгоды от сдачи в аренду свободных площадей. Согласовав данное предложение с руководящей организацией (Министерство финансов) подается заявка в Администрацию района на выкипировку данного помещения из технического паспорта здания. В отдел по проведению аукционов Минского городского Центра недвижимости подается пакет документов на участие в аукционе по сдаче помещения в аренду. Победитель аукциона получает право на заключение договора.

На втором этапе происходит сбор сведений об арендаторе: его финансовом состоянии, виде деятельности, количестве сотрудников, графике работы, согласовываются условия сдачи в аренду помещения на уровне директора организации. На основании собранных сведений экономист - менеджер составляет договор на сдачу помещения в аренду. Если договор заключается сроком более чем на 1 год, то в БРТИ направляется информационное письмо о заключенном договоре. Информационные письма также направляются в Минскводоканал и Энергонадзор.

В процессе хозяйственной деятельности ежемесячно экономист - менеджер выполняет следующие отчеты:

- по поступившим от арендатора платежам составляется справка в МГЦН о перечислении в бюджет 50% полученного дохода;

- выставляются счета арендаторам по пене и по штрафам (если допущено нарушение условий договора);

- предоставляются справки в бухгалтерию о поступивших платежах и информация о текущих арендаторах и занимаемых площадях;

- справки в Энергонадзор и минводоканал о текущих арендаторах и занимаемых площадях.

Ежеквартально и раз в полгода создаются следующие документы:

- отчет по форме 1 АЗС в Министерство финансов;

- полугодовой отчет в Министерство статистики;

- акты сверки арендной платы.

Внесение изменений в существующие договора либо их перезаключение производится в следующих случаях:

- окончание срока действия договора аренды (по инициативе арендатора и с согласия директора, договор заключается на тех же либо скорректированных условиях);

- изменения в законодательстве, касающиеся ведения аренды, реквизитов сторон, способов оплаты, вносятся в существующий договор в виде дополнительных соглашений.

Все изменения и перезаключения производятся на основании писем от арендаторов (их инициатива) либо по приказу вышестоящих организаций, или действующего законодательства.

Договор аренды по истечению срока действия может быть не продлен с арендатором по инициативе арендодателя. При нарушении арендатором условий договора он может быть расторгнут досрочно в течении месяца, а при систематическом несоблюдении условий оплаты договор расторгается в сроки, устанавливаемые арендодателем.

Создаваемое АРМ экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды существенно облегчит деятельность сотрудника на всех этапах его деятельности, а в большей степени в процессе хозяйственной деятельности. Объединение и систематизация информации об арендаторах, зданиях и помещениях, платежах и расчетах, а также быстрое формирование основных документов позволит сэкономить временные затраты и увеличит производительность работы в целом. [9]

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

При проектировании и разработке АРМа экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды главный акцент был сделан на необходимость наличия в нем свойств открытой системы. Свойства открытой системы, такие как масштабируемость, модульность структуры, использование локальных сетей, обеспечиваются обоснованным выбором среды разработки ACCESS.

Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:

- сокращение времени обработки и получения данных;

- автоматизированная подготовка документов;

- оперативное, автоматизированное определение необходимой информации;

- повышение степени достоверности обработки информации;

- повышение степени защищенности информации;

- повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Использование вычислительной техники позволяет автоматизировать большинство выполняемых экономистом функций. Автоматизация дает целый ряд существенных преимуществ: улучшает условия работы, уменьшает время решения той или иной задачи, позволяет оперативно иметь необходимые сведения по интересующему вопросу, дает возможность своевременно отреагировать на сложившуюся ситуацию и принять необходимые решения, обеспечивает архив данных. На данный момент сбор и накопление информации по оплате арендной платы и пени, заключенным договорам и дополнительным соглашениям, расчетам площадей помещений, ведется неупорядоченно, в разрозненных и неоптимизированных таблицах MS Excel.

Цель создания системы - автоматизация рабочего места экономиста - менеджера по контролю и учету объектов аренды. Данная цель будет достигнута при снижении времени необходимого на обработку информации.

Основные показатели, которые должны быть достигнуты в условиях автоматизированного управления:

- повышение оперативности;

- упрощение документооборота при ведении аренды;

- повышение производительности труда;

- повышение общей эффективности хозяйственной деятельности;

- обеспечение устойчивости процесса.

Главный критерий оценки достижения цели создания системы - повышение общей стабильности и упорядоченности документооборота при ведении аренды. Планируемая динамика основных экономических показателей представлена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Диаграмма показателей экономического эффекта внедрения АРМ экономиста по аренде

На сегодняшний день в учреждении имеют место проблемы, связанные с вопросами аренды, которые требуют решения (Таблица 1.1).

Таблица 1.1 - Проблемы, существующие в работе экономиста по аренде

Проблема	Причина возникновения	Последствия
Невозможность объективного учета оплаты аренды и даты внесения платежей	Ведение статистики поступивших платежей в разрозненных неоптимизированных таблицах MS Excel	Потеря информации, увеличение времени на поиск, за счет ручной выборки платежей
Долгое время на составление отчетов и актов сверок	Обработка выборки вручную	Задержки по составлению актов взаиморасчетов
Сложности перерасчетов площадей зданий и их стоимости при изменениях в законодательстве	Расчеты выполняются вручную	Ошибки в расчетах

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Внедрение в эксплуатацию информационной системы для обеспечения деятельности экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды повлечет за собой качественные изменения в его работе. Значительно упростится механизм оформления различных документов, отчетов при осуществлении повседневной деятельности. Вся поступающая информация будет заноситься в базу.

База данных состоит из одного файла, имеющего расширение ".mdb" (формат Microsoft Access 2003). Обновление файла базы данных происходит по мере поступления новой информации. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим обработки наиболее понятен пользователю, а значит, повышает эффективность работы с программой.

Первичной информацией для разрабатываемой программы являются письма от арендаторов, банковские выписки по поступившим платежам, данные по зданиям и занимаемым площадям. Именно на основе этой информации будут приниматься управленческие решения по ведению аренды. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность ввода всей первичной информации.

Выходными документами разрабатываемой программы являются счета на оплату аренды либо пени, договора аренды, письма. Выходной информацией также будут являться различные отчеты по текущей работе. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность вывода всей результатной информации, а также результатов запросов пользователя к базе данных. Необходимо предусмотреть выдачу информации, как на экран ПК, так и на принтер по желанию пользователя.

Следует отметить, что разрабатываемое программное средство является достаточно универсальным, т.к. концепция ведения аренды приблизительно одинакова для любых предприятий и регламентируется нормативно-правовыми документами. Отличия состоят лишь в организации внутрифирменного документооборота и специфики деятельности организации. Поэтому для обеспечения переносимости разрабатываемого программного средства на предприятия иной сферы деятельности необходимо добавить к существующим модулям, отвечающим за реализацию методик, дополнительные модули, зависящие от деятельности служб конкретной организации.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Столкнувшись с объективной необходимостью проведения автоматизации какого-либо подразделения или предприятия в целом, неизбежно возникает вопрос: подойдет ли для данного предприятие какое-либо из предлагаемых на рынке готовых решений, или же необходимо разрабатывать собственную систему. Этим обусловлена следующая последовательность действий при принятии решений об автоматизации:

- анализ требований предприятия (необходимо сформулировать требования к будущей системе и максимально их формализовать);

- анализ решений, предлагаемых на рынке (на данном этапе определяется, насколько предлагаемые готовые решения соответствуют предъявленным требованиям, возможно ли их внедрение без изменения существующих процессов предприятия, сколько времени займет внедрение того или иного решения, и какие ресурсы для этого необходимы, кроме того, даже если тот или иной продукт соответствует требованиям заказчика, нужно определить, не является ли его функциональность крайне избыточной, в противном случае стоимость такого продукта и сроки его внедрения могут быть неприемлемы для предприятия);

- принятие окончательного решения о внедрении на предприятии готовой системы, либо о разработке собственного проекта.

После принятия стратегического решения о разработке собственной системы, необходимо выбрать технологию ее проектирования. Для этого требуется рассмотреть множество имеющихся технологий - технологии оригинального проектирования, технологии типового проектирования, технологии автоматизированного проектирования.

Оригинальное (индивидуальное) проектирование характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных для каждого объекта проектов, которые в максимальной степени отражают все его особенности. При использовании метода оригинального проектирования наиболее важными работами, которые должны заканчиваться проектной документацией является:

- разработка классификаторов и кодов;

- разработка нормативно-справочной информации;

- разработка постановок задач;

- разработка форм входных и выходных документов.

Бесспорным преимуществом такой системы является крайне высокая гибкость в ее настройке и сопровождении.

Основной концепцией технологии типового проектирования является выделение типовых компонент в экономических подсистемах и создание для них типовых проектных решений, которые затем объединяются в единую систему путем параметрической настройки, доработки отдельных компонент с помощью внутреннего языка программирования.

К достоинствам такого решения можно отнести относительно небольшие сроки реализации проекта и легкость последующего сопровождения отдельных модулей системы вследствие их унификации. Среди недостатков необходимо выделить неизбежность пересмотра бизнес-процессов в различных подразделениях компании и приведение их к некоему унифицированному виду.

Концепцией технологии автоматизированного проектирования является создание и автоматизированная поддержка некоторой информационной модели ЭИС. Для нее характерна автоматизация всех видов проектировочной деятельности, начиная от составления технического задания и заканчивая эксплуатацией внедренного проекта. Также широко используется автоматизация деятельности по управлению проектировочными работами (составление сетевых графиков, оптимизация использования ресурсов и т.д.). Для создания АРМ экономиста - менеджера была выбрана технология оригинального проектирования.

1.6 Обоснование типовых проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 По техническому обеспечению

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в рамках экономической информационной системы. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства накопления, хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

Для внедрения данного проекта потребуется персональный компьютер со следующими характеристиками:

Процессор не хуже Celeron 1300Mhz

Оперативная память не менее 512Мб

Жесткий диск (HDD) не менее 20Гб

Сетевая плата Мбит/с

Монитор дюймов, разрешение 1024х768

Клавиатура стандартная

Манипулятор "Мышь" стандартная

Устройство бесперебойного

питания любое

МФУ (принтер, сканер, копир) любое

1.6.2 По информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) подразделяют на 2 вида:

- внемашинное ИО;

- внутримашинное ИО.

К внемашинному ИО относится та часть информационного обеспечения, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств. В его состав входят все документы (входные и выходные), классификаторы и справочники, используемые при решении задачи.

Основными носителями информации являются документы. Унифицированная система документации представляет собой рационально организованную систему взаимосвязанных документов, которая обеспечивает полноту информации для процесса управления и ориентирована на ее обработку с использованием ЭВМ.

В проектируемом АРМ используются следующие входные документы:

- договора аренды;

- дополнительные соглашения;

- платежные документы;

- письма арендаторов.

В состав выходных документов АРМ входят:

- ежемесячные, квартальные и полугодовые отчеты;

- новые договора аренды;

- новые дополнительные соглашения;

- письма арендаторам;

- счета на оплату арендной платы и пени.

Внутримашинное ИО состоит из информационной базы экономической информации, записанной на машинных носителях и программы-справочника по нормативно-правовой поддержке.

Информационная база (ИБ) - это организованная определенным способом совокупность данных, которые отражают состояние предметной области.

Программа-справочник - ИПС "ЭТАЛОН" содержит информацию о нормативно правовых документах.

Более рациональным способом хранения данных представляется использование базы данных.

База данных - это поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области, организованных определенным образом в виде файлов.

По сравнению с организацией информационной базы в виде локальных файлов при таком способе достигается значительное уменьшение синтаксической и семантической избыточности хранимой информации, и, как следствие - ускорение ее поиска и обработки. Кроме того, обеспечивается соответствие данных реальному состоянию объекта, простота и легкость редактирования, физическая и логическая независимость данных от программ их обработки, снижение затрат на создание и внедрение баз данных.

В настоящее время различают три основные модели баз данных:

- иерархическая;

- сетевая;

- реляционная.

Данное деление баз данных по типу модели данных основывается на характере связей между записями. Запись - набор полей определенного формата, описывающих свойства одного элемента или процесса.

Иерархической называют модель, в которой имеется совокупность родственных отношений между набором объектов. Любой узел, исключая корень, связан только с одним узлом на более высоком уровне, который называется исходным. Такая структура удобна для отображения отношений типа "один-ко-многим" в предметной области. Однако вместе тем она имеет ряд существенных недостатков:

- избыточность хранимых данных и, как следствие, низкая эффективность использования ресурсов для хранения;

- медлительность доступа к объектам, находящимся на нижних уровнях иерархии;

- доступ к каждому объекту базы возможен лишь через корневой сегмент, что накладывает дополнительные ограничения на формирование запросов для доступа к определенным данным.

Сетевую модель баз данных можно представить в виде ориентированных графов. Она похожа на иерархическую, но в ней порожденный элемент может иметь более одного исходного.

Недостатками такой модели являются:

- сложность (обилие понятий, вариантов их взаимосвязей и особенностей реализации);

- необходимость знаний о физической организации базы данных, зависимость прикладных систем от этой организации;

- перегруженность логики прикладных систем деталями организации доступа к базе данных.

Реляционная модель основана на математической логике и является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а столбец - полю записи. Реляционная модель баз данных имеет ряд преимуществ по сравнению с иерархической и сетевой моделями:

- наибольшая наглядность модели для пользователя: все данные в реляционной модели представлены с помощью всего одной информационной конструкции, формализующей привычное для пользователей табличное их представление;

- независимость данных от программного продукта для их обработки: изменение в структуре той или иной таблице не ведет к необходимости доработки системы управления базами данных (СУБД);

- связность данных, так как реляционное представление дает ясную картину взаимодействия атрибутов из разных отношений;

- наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базы данных с заранее заданными свойствами (в основном, с гарантией минимальной избыточности представления данных).

При отмеченных достоинствах недостатком реляционной модели является жесткость структуры данных и зависимость скорости ее работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всех записей базы данных. Тем не менее, в настоящее время реляционные системы лучше всего соответствуют техническим возможностям персональных компьютеров и вполне удовлетворяют требованиям большинства пользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются при помощи специальных средств ускоренного доступа к информации - индексирования баз данных.

По результатам анализа достоинств и недостатков всех трех моделей построения баз данных, для данного проекта была выбрана последняя, реляционная модель. Информационная база проекта формируется в соответствии со следующими принципами:

- однократность ввода данных;

- вся информация вводится только на основе первичной документации;

- принцип полноты информации (т.е. информационная база должна содержать всю необходимую информацию для решения задач);

- недопущение информационной избыточности (одна и та же информация не должна храниться в разных таблицах базы данных);

- принцип целостности информации, то есть в информационном фонде должны быть разработаны средства обеспечения достоверности хранимой информации, средства поддержки непротиворечивости данных, обеспечения своевременности актуализации данных, обеспечения защиты данных от технических сбоев ЭВМ;

- принцип доступности информации за счет развитых средств диалога пользователя с базой;

- принцип оперативности выдачи ответов на запросы. [1. С. 32-35]

1.6.3 По программному обеспечению

Обоснование проектных решений по программному обеспечению задачи заключается в формировании требований к системному (общему) и специальному прикладному программному обеспечению и в выборе на основе этих требований соответствующих компонентов программного обеспечения.

К общему программному обеспечению (ПО) относятся операционные системы (ОС), средства автоматизации программирования, СУБД, а также комплекс программ технического обслуживания, предназначенных для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, запуска прикладных программ и управления процессом их выполнения, а также для обеспечения выполнения программ на языках программирования высокого уровня. В их окружении, под их воздействием функционируют прикладные программы.

Операционные системы могут различаться особенностями реализации внутренних алгоритмов управления основными ресурсами компьютера (процессорами, памятью, устройствами), особенностями использованных методов проектирования, типами аппаратных платформ, областями использования и многими другими свойствами.

К факторам, определяющим выбор конкретного класса ОС и его версии, относятся следующие:

- число поддерживаемых программных продуктов;

- требования к аппаратным средствам;

- возможность использования различных устройств ввода-вывода;

- поддержка сетевой технологии;

- наличие справочной службы для пользователя;

- дружественный интерфейс и простота использования;

- возможность переконфигурации и быстрой настройки на новые аппаратные средства;

- быстродействие;

- совместимость с другими ОС;

- поддержка новых информационных технологий и другие.

Операционная система Microsoft Windows XP, обеспечивающая надежность (обновленное ядро Windows, усовершенствованные средства проверки драйверов устройств, поддержка нескольких версий библиотеки DLL, защита файлов Windows), быстродействие (многозадачность с вытеснением, масштабируемая поддержка памяти и процессора), безопасность, удобство использования отвечает всем требованиям ГУО МФЭК. Немаловажным фактором при выборе именно этой ОС для разработки данного проекта явилось то, что у организации имеется достаточное количество лицензий на ее использование.

На выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как:

- надежность и устойчивость;

- быстродействие;

- масштабируемость;

- защищенность;

- наличие средств разработки приложений;

- совместимость с другими платформами и ОС;

- поддержка компании-производителя;

- стоимостные затраты на приобретение лицензий для использования выбранной СУБД.

В качестве средства разработки приложений наиболее подходящим была признана СУБД Access. СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

- простота средств реализации;

- легкость освоения инструментарием разработчика (VBA);

- наглядность визуализации информации.

Базы данных созданные с помощью системы управления базами данных "Microsoft Access" полностью реализую реляционную модель построения данных. База данных "Microsoft Access" представляет собой набор групп объектов, таких как таблицы, запросы, формы, отчеты.

Связи между таблицами можно разбить на четыре базовых реляционных типа с отношениями:

- один-к-одному;

- один-ко-многим;

- многие-к-одному;

- многие-ко-многим.

Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

Также "Microsoft Access" предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

- загрузка модулей по требованию;

- оптимизация дерева вызовов;

- использование файлов MDE;

- автоматическая поддержка компилированного состояния;

- использование библиотек Windows API;

- индивидуальная настройка системы;

- эффективное использование индексов;

- встроенный оптимизатор запросов. [2. c. 23-30]

информационный программный автоматизация менеджер

1.6.4 По технологическому обеспечению

Под технологическим процессом обработки экономической информации понимается определенный комплекс операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, которые охватывают все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю для выполнения функций управления.

Под технологической операцией понимается совокупность функционально-связанных действий по преобразованию данных, выполняемых непрерывно на одном рабочем месте.

Весь процесс обработки информации разбивается на несколько этапов. Первый этап: первоначальный сбор информации. Второй этап: регистрация первичной информации. Третий этап: систематизация и организация хранения накопленных данных, для последующего использования, а также осуществлению внутреннего поиска и быстро извлечения нужных документов. Четвертый этап: глубокий анализ информации. Пятый, завершающий этап: формирование отчета.

Технологический процесс обработки данных начинается с их сбора и регистрации. Стоит отметить три основные свойства данных на этом этапе:

- полнота;

- достоверность;

- своевременность.

Под полнотой данных понимается достаточность (но не избыточность!) информации для ее использования, то есть наличие всех сведений, необходимых и достаточных для работы.

Под достоверностью понимается соответствие имеющихся данных и реального положения вещей. Ошибки могут возникать на различных этапах работы с данными, и эффективность работы напрямую зависит от недопущения попадания в систему ошибочных данных, а в случае, если это все-таки произошло - их оперативного мониторинга и исправления.

Под своевременностью данных понимается то, насколько вовремя полная и достоверная информация поступает экономисту - менеджеру по контролю и учету объектов аренды для использования, и насколько оперативно медработник эту информацию обрабатывает.

При вводе данных в систему с клавиатуры предусмотрен программный контроль на логику и синтаксис. Он обеспечивает проверку всех логических соотношений и ограничений, накладываемых на вводимые данные. При заполнении экранных форм входных документов автоматически подключаются все необходимые справочники. Таким образом, пользователь системы просто выбирает нужную запись из справочника, и все необходимые данные автоматически заносятся в документ.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Информационная модель включает в себя совокупность входных и выходных документов, файлов входной оперативной, постоянной, промежуточной и результатной информации. Информационные модели нельзя потрогать или увидеть, они не имеют материального воплощения, потому что строятся только на информации.

Для построения информационной модели необходимо пройти ряд стадий. Процесс, проводимый от "объекта познания" до "формальной конструкции", носит название "формализация", а обратный процесс - "интерпретация" - чаще всего используется в познании мира и обучении.

При разработке ИМ используются два подхода:

- структурный;

- объектно-ориентированный.

Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее.

В качестве средств структурного анализа и проектирования, наиболее распространенны следующие нотации:

- SADT (Structured Analysis and Design Technique). Модель в нотации SADT представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм;

- DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Как правило, диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в SADT;

- ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

Методология SADT (Structured Analysis and Design Technique). Описание системы с помощью SADT называется моделью. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. Графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению.

С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных, функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые в свою очередь отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных дуальны к функциональным моделям и представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы.

Диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами. Главная цель построения иерархического множества DFD заключается в том, чтобы сделать требования ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними.

Модель Сущность-Связь ERD (Entity-Relationship Diagrams) -- это модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы. Она предоставляет графическую нотацию, основанную на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных. В этом смысле ER-модель является мета - моделью данных, то есть средством описания моделей данных.

ER-модель удобна при проектировании информационных систем, баз данных, архитектур компьютерных приложений, и других систем (далее, моделей). С её помощью можно выделить ключевые сущности, присутствующие в модели, и обозначить отношения, которые могут устанавливаться между этими сущностями. Важно отметить что сами отношения также являются сущностями (выделяются в отдельные графические блоки), что позволяет устанавливать отношения на множестве самих отношений.

ER-модель является одной из самых простых визуальных моделей данных (графических нотаций). Она позволяет обозначить структуру "крупными мазками", в общих чертах. Это общее описание структуры называется ER-диаграммой или онтологией выбранной предметной области.

На этапе перехода к реализации данной ER-диаграммы в виде реальной информационной системы или программы, происходит отображение ER-модели в более детальную модель данных реляционной (объектной, сетевой, логической, или др.) базы данных, которая называется физической моделью данных по отношению к исходной ER-диаграмм. [1. c. 67-74]

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации.

Обеспечить сжатие призначной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;

- возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

- максимальная информативность кода при минимальной его значности.

Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации.

Система классификации - это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества.

Классифицирование - это процесс распределения объектов данного множества на подмножества.

Классификация - это результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

Иерархическая система классификации предполагает разбиение исходного множества на подмножества, между которыми установлены отношения соподчиненности (иерархии). В зависимости от количества классификационных признаков возможно наличие нескольких уровней классификации.

Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

В многоаспектных системах классификации применяется параллельно несколько независимых признаков в качестве классификационных, т. е. Исходное множество рассматривается одновременно в разных аспектах.

Системы кодирования делятся на регистрационные и классификационные.

Регистрационная система кодирования используется для идентификации объектов, которые не требуют предварительной классификации и независимы от существа решаемых задач. Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования.