Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

28

29

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт права, социального управления и безопасности

Средний гуманитарно-юридический колледж

Курсовая работа

Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Семакиной Ирины Владимировны

студентки группы СПО-О-0611-21(к)

специальности «Документационное

обеспечение управления и архивоведение»

Руководитель: старший преподаватель

Волкова А.В.

Ижевск 2008

Оглавление

Введение

1. Системы подготовки текстовых документов

2. Пакет прикладных программ Microsoft Office

2.1 Прикладные программы, входящие в Microsoft Office

2.2 Текстовый процессор Microsoft Word

2.3 Табличный процессор Microsoft Excel

3. Системы автоматизации документационного обеспечения управления

Заключение

Список использованной литературы и источников

Введение

В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и становилось практически незаметным, а в какие-то периоды, напротив, происходил качественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов документов привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Тема моей курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Целью моей курсовой работы является:

- Рассмотреть наиболее популярные программы, которые используются для создания документов.

- Выявить какие прикладные программы входят в Microsoft Office.

- Определить и изучить системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Задачами моей курсовой работы является:

- Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редакторам, текстовым процессорам и настольным издательским системам.

- Описать пакет прикладных программ Microsoft Office, программы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word (далее MS Word) и табличного процессора Microsoft Excel (далее MS Excel).

- Рассмотреть основные системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Делопроизводство 2.5», «NauDoc».

Все программы для создания документов условно можно разделить на системы подготовки текстовых и табличных документов и на программы для автоматизации делопроизводства.

Для достижения цели и решения задач я пользуюсь в основном периодическими изданиями, такими как: журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», которые рассказывают о внедрении программы «БОСС-Референт» в крупные организации, и как это повлияло на их работу, а также о компании «NAUMEN» и ее программах.

Также в написании моей курсовой работы я использовала автоматизированную систему по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

А также я использовала информацию из глобальной сети Internet, где сайт «www.document.ru» содержит информацию по автоматизации обработки документов и т.д.

Курсовая работа имеет такое строение, которое позволяет очень подробно раскрыть и обосновать выбранную мною тему. Также хочу отметить, что структуру своей курсовой работы я обосновала, таким образом, чтобы оптимально достичь поставленные мною цели и решить поставленные задачи.

Данная курсовая работа включает в себя: введение, три главы, заключение, список использованных источников. В первой главе рассматриваются системы подготовки текстовых документов. Вторая глава рассказывает о пакете прикладных программ Microsoft Office, а третьей главе описываются автоматизированные системы управления, такие как: «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Делопроизводство 2.5» и «NauDoc».

Также хочу отметить, что данная курсовая работа позволит мне закрепить знания, полученные в курсе теоретического обучения по дисциплине «Документоведение», а также отработать и сформировать практические навыки по данной теме.

1. Системы подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода информации (печать), а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но, прежде всего, необходимо придерживаться принципа разумной достаточности.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения. Например, редактор текстов, который обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требует форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. д.

Редактор текстов (text editor) - это текстовый редактор, обеспечивающий достаточно сложное форматирование. По функциональности “Text editor” сравним со встроенной в Windows программой “Word Pad”. С помощью данной программы можно открывать, редактировать, сохранять, печатать файлы следующих форматов: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT и т.д. Есть возможность выровнять текст по левому, правому краю или по центру, вставить абзац (пулю), произвести откат на 1 изменение, получить жирное, курсивное или подчёркнутое начертание текста, произвести выбор шрифта, его символов, видоизменение, цвет, кегль. Можно форматировать текст отступами первой строки и абзаца. Данная программа не работает с внедрёнными в текст картинками - внедрённые изображения, имеющиеся в открытом документе, например формата RTF, сохраняться не будут. Шрифт, которым набирается документ по умолчанию - `Times New Roman'. Его можно поменять на любой другой шрифт, доступный операционной системе. Документ печатается по принципу «что вижу, то и получаю» через вызов диалога драйвера принтера, что позволяет оптимальным образом выбрать принтер, настроить печать.

Результат работы экранного редактора выражается в виде файла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII - файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

- набирать текст с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов;

- исправлять ошибочные символы в режиме замены;

- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки:

- удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

- раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

- вставлять группы строк из других текстов;

- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

- сохранять, набранный текст для последующих корректировок;

- печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить «Norton Editor» (фирма “Peter Norton Computing Inc.”), «SideKick» (фирма “Borland”), «Brief» (фирма “Solution Systems”), многофункциональный многооконный редактор «Multi-Edit» (фирма “American Cybernetics Inc.”). К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо - системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы «Word Star» и в высшей степени стандартизированы.

Когда основная задача пользователя состоит в подготовке текстов на естественных языках для печати и печатании этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество - систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует англоязычный термин `word processor'). Такие программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естественных языках выделяют три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа, можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов. Например, такие системы как:

Форматер - это система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор - это система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами - разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма представления текста имеет большое значение.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие функции:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.:

-автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

- ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

- объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Большинство текстовых процессоров располагает средствами настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и монитора. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими текстовыми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения - конвертеры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора - получателя документа. Программа-конвертер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем.

Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на 2 категории.

К 1 категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся «WinWord», «WordPerfect», «ChiWriter», «WordStar 2000», «AmiPRo», «Т3». Самым популярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор «Лексикон», поддержка и дальнейшая разработка, которого осуществляется компанией «Арсеналъ».

Текстовые процессоры 2 категории имеют существенно меньшие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести `Beyond Word Writer', `Professional Write', `Symantec Just Write', `DacEasy Word'.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем иное назначение. Настольные издательские системы (`desktop publishing') по сути, представляют собой инструмент верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольного издательства, позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

В заключение 1 главы следует отметить, что в настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

2. Пакет прикладных программ Microsoft Office

2.1 Прикладные программы, входящие в Microsoft Office

Сегодня программные продукты фирмы Microsoft (далее MS) являются "де-факто" стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (98, 98SE, 2000, NT, ХР, Vista) и пакетом прикладных программ MS Office.

Популярный пакет программ - Microsoft Office 2003, включающий в себя в стандартном наборе «MS Word 2003», «MS Excel 2003», «MS Outlook 2003» и «MS PowerPoint 2003». Также в использование входит, совсем недавно вышедший, пакет программ Microsoft Office 2007, включающий в себя обновлённые: «MS Word 2007», «MS Excel 2007», «MS Outlook 2007» и «MS PowerPoint 2007» и т.д.

В версии «Small Business» - «PowerPoint 2003» заменен издательским пакетом «MS Office Publisher 2007», версия «Professional» включает в себя как стандартный набор, так и дополнения «Small Business», а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2003. Но также используется и обновлённый «Power Point 2007». Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графики «Photo Draw 2003» и средство создания Web-сайтов «Front Page 2003». Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит `Internet Explorer 5.0` - набор программ для работы в Internet.

Самое привлекательное в пакете MS Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень, похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. Основная идея пакета программ - работа в Internet. Если раньше MS Word и MS Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики MS Office включили в продукт еще один формат файлов - HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows. Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках (немецкий, испанский, французский, арабский, японский и т.д.).

Microsoft Access 2003 - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. Microsoft Access (далее MS Access) отличается от MS Excel тем, что в отличие от MS Excel, СУБД MS Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД MS Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.

Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей - дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии «Orfo», электронные словари «Lingvo», переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.

2.2 Текстовый процессор Microsoft Word

Microsoft Word - основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор MS Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия для создания документов. Среди них, такие функции как:

- автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

- стили для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

- слияние для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

- макросы - для выполнения последовательности часто используемых команд;

- “мастера” - для создания профессионально оформленных документов.

С помощью MS Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В MS Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности. MS Word даёт возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В MS Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз. Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:

1) создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением «.doc») и затем изменять в нем переменную часть текста;

2) создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением «.dot») и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста.

Шаблон - это некий трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением «.dot».

Шаблоны используются для:

~ стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением «.dot»), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

~ повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния.

Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией

2.3 Табличный процессор Microsoft Excel

текстовый документ редактор автоматизация управление

Область применения Microsoft Excel весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а также многое другое.

При работе с Microsoft Excel для Windows соблюдается принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте «WYSIWYG» (What You See Is What You Get). Это придает работе с Excel несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

Кроме того, MS Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, создание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гибки. Вы можете напечатать все страницы сразу, можете напечатать только часть страниц рабочей книги.

Основные возможности MS Excel:

v Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

v Справочная система. Она организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

v Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех - четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный.

v Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

v Пиктографическое меню. Командам, с которыми работают чаще всего, соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

v Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит, облегчает поиск и переход от документа к документу.

v Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей - разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

v Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

v Средства оформления рабочих листов. Excel предоставляет широкие возможности по форматированию таблиц, шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.). А также автоформатирование - в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся способов.

v Шаблоны MS Excel, как и MS Word, позволяет создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы.

v Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения, и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг.

v Вычисления. Для удобства вычисления в MS Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

v Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в MS Excel. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие мощные средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

v Выполнение MS Excel функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате «dBase» или «PARADOX».

v Моделирование. Подбор параметров и моделирование - одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

v Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с MS Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом, расширяют набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос - это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму.

Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и т.д. То есть MS Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании.

Благодаря программе встроенной в Microsoft Word и MS Excel программы «Visual Basic» пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.

3. Системы автоматизации документационного обеспечения

управления

Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

Внедрение системы автоматизации документационного обеспечения управления «БОСС - Референт» значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций.

Результатами внедрения системы являются:

§ сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации;

§ экономия рабочего времени на работу с документами;

§ ускорение процедур согласования, визирования документов;

§ повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений;

§ быстрая и удобная регистрация документов;

§ улучшение процессов планирования мероприятий.

Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота «БОСС - Референт», разработанной компанией «АйТи», показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.

Недавно на сравнительно небольшом рынке систем автоматизации делопроизводства появилась фирма «NAUMEN» со своим программным продуктом «NauDoc», имеющим ряд существенных отличий оттого, что ранее предлагалось пользователям. Программа обеспечивает создание документов на основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное оформление и типовые (трафаретные) тексты для основных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание документов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

Графический интерфейс пользователя «NauDoc» позволяет оперативно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя следующие компоненты:

1. Блок основного содержания.

2. Панель навигации.

3. Панель инструментов для работы с документами.

Программа предусматривает то, что любой документ может быть поставлен на контроль: по нему назначаются ответственные за выполнение, ответственные за контроль, поддерживается итоговый контроль исполнения.

Разграничение прав пользователей позволяет обеспечить дополнительную защиту для конфиденциальных документов. Безусловно, программа «NauDoc», как и любая другая программа, не является идеальным решением. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционными терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве.

Там, где нужно обрабатывать большие объемы документов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы, - вне конкуренции «DOCs Open».

«DOCs Open» позволяет решать следующие задачи:

~ интеграция с программами создания документов;

~ регистрация всей поступающей и создаваемой документации;

~ контроль движения документов и выполнения работ;

~ ускорение движения документов между исполнителями;

~ обеспечение сохранности документации;

~ улучшение информационно справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу;

~ автоматизация составления отчетных документов.

Особенность этой системы электронного делопроизводства - полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хранение и быстрый поиск документов. «DOCs Open» в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространенными офисными приложениями.

Компания «ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему «CompanyMedia», построенную на базе «Lotus Notes».

«CompanyMedia» позволяет решать большое количество прикладных задач в области документационного обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреждений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирована; идеально подходит для компаний со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. «CompanyMedia» позволяет наладить «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, причем система будет отслеживать движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними.

Предусмотрена возможность:

- проведения глобального визирования;

- создания приказов, распространяющихся на любую глубину иерархии управления;

- отбор документов по определённой и не сложной системе;

- контроля над исполнением документов и поддержания горизонтальных информационных связей между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом режиме. Программный комплекс позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов.

Основными функциями данной программы являются:

- операции по регистрации, редактированию и архивации документов;

- контроль исполнения документов; - создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам;

- создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 2003 или MS Office 2007;

- создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии;

- учет документов с помощью журнальной регистрации;

- регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте.

Блок приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).

Модули блока обеспечивают:

· регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

· постановку на контроль документов и резолюций руководства;

· статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

· автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

· подготовку проектов документов, их визирование и рассылку;

· создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Модуль “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле реализованы механизмы контроля над исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов служб документационного обеспечения.

Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов.

Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких как: нормативные документы организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т.д.

Модуль “Организационно распорядительные документы” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля над исполнением распоряжений, приказов и поручений.

Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации подготовки организационно - распорядительных документов.

Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль над процессом ознакомления и визирования документов.

Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов руководящего звена.

В заключении 3 главы, хочу отметить, что база данных позволяет автоматически оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении.

Заключение

Поставленные мною цели и задачи в данной курсовой работе достигнуты. Рассмотрены и изучены наиболее популярные программы, которые используются для создания документов. Также рассмотрен пакет прикладных программ Microsoft Office, (MS Word, Microsoft Excel и т.д.) и системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт» и «Делопроизводство 2.5»

Таким образом, делая выводы, хочется сказать, что в последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций. Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office - это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), созданная, как и Office компанией MS. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги.

Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office, так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в памяти компьютера - один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа.

В заключение своей курсовой работы, хочу отметить, что сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.

Список использованной литературы и источников

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

2. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

3. Городин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. С. 146-153.

4. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело. - М.: Издательство Эвилен, 1999. №3. С. 33-36.

5. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб.: БХВ - Санкт Петербург, 2000. С. 256.

6. Савельев А.М. CompanyMedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство. - 2002. №4. С. 39-41.

7. Пашков Д.Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело. - М.: Издательство Эвилен, 2002. №3. С. 42-44.

8. Серова Г.А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело. - М.: Издательство Эвилен, 2003. №6. С. 35-37.

9. Кузнецов С.Л. DOCs Open // Секретарское дело. - М.: Издательство Эвилен, 1997. №4. С. 57-62.

10. Кузнецов С.Л. NAUDOC - новое решение по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - М.: Издательство Эвилен, 2003. №8. С. 25-26.

11. http://www.wikipediya.ru

12. http://www.document.ru - Автоматизация управления документами.

Размещено на Allbest.ru