Створення змісту в документах Microsoft Office Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Створення змісту в документах Microsoft Office Word

1. Створення змісту

Наступний крок полягає в позначенні тексту, який потрібно включити до змісту, стилями заголовків за допомогою виділення потрібного тексту. Щоб позначити текст, який потрібно включити до заголовка, потрібно:

1. Виберіть будь-який текст у документі, який потрібно включити до змісту;

2. Клацніть стрілку розкриття меню в полі Стиль на панелі інструментів Форматування, після чого виберіть потрібний заголовок;

3. Клацніть Оновити зміст на панелі інструментів Структура, щоб оновити зміст.

Текст документа за замовчуванням має стиль Звичайний для створення змісту всі заголовки, що мають входити до нього спочатку визначають стилем заголовок. Заголовок створюється тільки з цілого абзацу (абзацом може бути також окреме слово).

Зміст документа - це перелік, який створюється автоматично з попередньо визначених у структурі документа заголовків. Спочатку текст, що ввійде у зміст виділяють далі активізують список кнопки стиль на панелі інструментів Форматування. У виділеному тексті присвоюють стиль (заголовок 1, заголовок 2, може бути створено до 9 заголовків).

Цю операцію також здійснюють активізувавши режим перегляду структури (команда Вид > Панелі інструментів > Структура) на екрані з'явиться панель інструментів Структура (мал. 4), яка містить такі кнопки:

Мал. 4 Панель інструментів Структура

Для створення заголовків таким способом, потрібно:

1. Виділяти потрібний текст;

2. На панелі інструментів Структура розгорнути список кнопки Рівень структури і вибрати потрібний рівень для тексту;

3. Таким способом потрібно зробити весь документ, тобто помітити всі заголовки потрібним рівнем;

4. Після того як всі заголовки були помічені, потрібно перейти на ту сторінку де буде зміст, клацнути один раз на помилку що видав Word, натиснути ПКМ и вибрати з контекстного меню Оновити поле і в діалоговому вікні (мал. 5), що з'явилося вибрати Оновити поле цілком або натиснути на кнопку F9;

5. Після чого зміст оновиться і з'являться всі заголовки що були включені до змісту.

Мал. 5 Діалогове вікно Оновлення змісту

2. Використання роздільників стилів зі стилями заголовків

Роздільник стилів - це нова функція ,що доступна у Word 2003 та Word 2002. За допомогою тегів роздільників стилів можна виконати таке:

Ш Застосувати стилі заголовків до окремого слова чи фрази в абзаці так, щоб у змісті відображалося лише це слово чи фраза.

Ш Застосувати два стилі до одного абзацу так, щоб у змісті відображався початковий текст абзацу.

Ш Застосувати рівні структури до початкового тексту так, щоб у змісті відображався лише початковий текст.

Роздільник стилів - це прихована позначка абзацу, яка визначає межі окремих стилів, застосованих до документа. Щоб відобразити позначку роздільника стилів, виконайте такі дії:

Ш У меню Сервіс клацніть Параметри.

Ш На вкладці Вигляд клацніть Усі для параметра Роздільник стилів.

Щоб мати змогу скористатися функцією роздільника стилів, потрібно додати кнопку Роздільник стилів до панелі інструментів:

Ш Клацніть Настроювання в меню Сервіс.

Ш Виберіть вкладку Команди та клацніть Усі команди у списку Категорії.

Ш Знайдіть Вставити роздільник стилів у списку Команди та перетягніть цей елемент на панель інструментів Форматування. Натисніть кнопку Закрити.

3. Експорт змісту у Word

Створення змісту у Word складається з двох основних етапів. Спочатку слід позначити в документі текст, який має бути включено до вмісту. Позначення - це виокремлення певним чином тексту, який має відображатися у змісті як пункт. Звичайно таким текстом є заголовки або підзаголовки, які показують читачеві хід викладення. Потім необхідно вручну вставити зміст у документ або оновити його.

Вбудовані стилі заголовків

текстовий редактор зміст форматування

Вкладка Зміст діалогового вікна Зміст і покажчики (мал. 6) містить команди й параметри для створення та форматування змісту. Як відкрити її:

1. У меню Вставка у Word виберіть команду Посилання.

2. Виберіть пункт Зміст і покажчики та відкрийте вкладку Зміст.

Мал. 6 Діалогове вікно Зміст і покажчики

Додатково на вкладці Зміст і покажчики можна відкрити панель інструментів Структура. Ця панель інструментів дає такі можливості:

Ш швидко установлювати рівні структури (навіть не в поданні «Структура»);

Ш оновлювати зміст;

Ш переходити до змісту з будь-якої частини документа.

Кнопки Оновити зміст і Зміст діють лише для першого змісту в документі та лише в тому разі, якщо зміст було створено із вбудованих стилів Word.

Кнопка Параметри відкриває діалогове вікно Параметри змісту (мал. 7), в якому можна вибрати пункти для включення до змісту (залежно від способу, яким їх було позначено в документі). Параметри показують, з яких пунктів слід збирати зміст - із форматованих певними стилями, із рівнів структури, із позначених полями TC або з комбінації цих трьох способів.

Мал. 7 Діалогове вікно Параметри змісту

1. Якщо зміст збирається із заголовків, відформатованих вбудованими стилями заголовків, введіть рівень вмісту (1-9), який відповідає рівню вмісту (рівень 1 для заголовка 1 і т.д.), у списку Наявні стилі.

2. Якщо для позначення заголовків використовуються рівні структури, можна вибрати параметр Рівні структури. Кожному рівню структури автоматично призначається рівень змісту (тобто для заголовка, який має рівень структури 1, у змісті використовується стиль «Зміст 1», і так далі).

3. Якщо для включення до змісту заголовки форматуються користувацьким форматом, введіть рівень змісту (1-9) для кожного потрібного заголовка у списку Наявні стилі.

4. Якщо для позначення пунктів змісту використовуються поля TC, установіть прапорець поля елементів змісту. Під час вставлення поля TC кожному пункту присвоюється рівень змісту.

5. Коли зміст буде вставлено, пригадайте, що кнопка Змінити в діалоговому вікні Зміст і покажчики дає змогу змінити форматування пунктів змісту.

5. Сполучення клавіш для роботи зі змістом