Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка базы данных для хранения информации о документации, имеющейся в отделе управления транспортного предприятия

Введение

Любое предприятие, фирма, банк, учреждение обрабатывает большой объем информации, связанной как с внешними партнерами, так и с внутренними операциями, начиная от начисления заработной платы сотрудникам и заканчивая учетом операций с материальными и денежными средствами внутри и вне фирмы. Эти данные могут представлять собой бизнес-информацию (имя клиента, суммы платежей в платежных ведомостях, данные о сотрудниках и т.д.), предоставляться другой системой (информация о курсах валют, акций), носить временный характер (результаты промежуточных преобразований информации, имена временных файлов и т.д.). Независимо от типа используемой информации и способа работы с ней, данные должны быть логически организованы. Может понадобиться ввод новых данных, редактирование имеющихся, их просмотр и представление в виде отчета.

Табличный процессор Microsoft Excel позволяет хранить данные в одной или нескольких таблицах, проводить однотипные расчеты с большими наборами данных, формировать сводные таблицы и т.д. Однако в электронных таблицах данные не всегда структурированы, в связи с этим в записях таблицы имеется много повторений. Все это затрудняет корректировку и обработку данных. Более гибкие средства обработки данных представляет приложение Microsoft Access 2000.

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2000 поддерживает самую распространенную модель хранения данных - реляционную. Ссылка из одной таблицы на другую через какое-нибудь общее (ключевое) поле называется отношением (relation), а база данных, построенная на таком принципе, - реляционной.

Цель работы создание базы данных.

Задачи работы:

1. Создание таблиц

2. Создание схемы данных

3. Заполнение таблицы данными

4. Формирование запросов

5. Формирование отчетов

Данная работа проводилась на домашнем персональном компьютере (оперативная память 256, HDD 120 Гб), с установленным программным обеспечением: ОС Windows, MS Office.

Глава 1. Теоретическая часть

1.1 Понятие автоматизированных баз данных

Во всех областях человеческой деятельности, где необходимо проводить исследования, анализ, выработку и принятие решений с последующим их контролем - основным ресурсом этих действий является информация. Информационные ресурсы - это все виды информации, доступные пользователю и необходимые для выполнения стоящих перед ним задач и (или) повышающие эффективность его деятельности.

Если провести аналогию с природными и производственными ресурсами, то можно сказать, что для превращения природных ресурсов (полезные ископаемые, вода и т.д.) в производственные их подвергают определенной первичной обработке, например, обогащение полезных ископаемых. Информационные ресурсы, для того, чтобы они могли быть использованы в вышеперечисленных процессах, также должны быть подвергнуты определенной обработке. После первичной обработки они накапливаются в информационных фондах предприятий, организаций и др. Информационные фонды - это информационные ресурсы, организованные специальным образом для повышения эффективности информационной работы.

Сбор, упорядочение, хранение, обработку и выдачу пользователям информационных ресурсов осуществляют АИС. Под информационным обеспечением АИС понимается система реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АИС при ее функционировании. Специфическими формами организации информации в АИС являются:

- база данных (БД) - поименованная, целостная, единая система данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных;

- база знаний (БЗ) - формализованная система сведений о некоторой предметной области, содержащая данные о свойствах объектов, закономерностях процессов и явлений и правила использования в задаваемых ситуациях этих данных для принятия новых решений.

В БЗ центральным понятием является - представление знаний в информационных системах, т.е. формализация метапроцедур, используемых биологическими объектами при решении интеллектуальных задач.

Базы данных являются ядром информационного обеспечения АИС. В них должна быть представлена информация, отражающая различные направления деятельности организации и пригодная для проведения всестороннего анализа. Хранилище данных, которое является следующим этапом развития БД выполняет следующие функции:

- собирает информацию из различных источников, прежде всего из оперативных приложений АИС, а также от внешних источников, например, организаций по исследованию рынка, лабораторий по оценке качества, консалтинговых компаний и независимых аналитиков;

- интегрирует данные в логические модели по определенным предметным областям;

- хранит информацию таким образом, чтобы она была легко доступна и понятна различным категориям пользователей;

- предоставляет данные разнообразным приложениям.

АИС работает с двумя разными типами информации:

- постоянно изменяемые базы данных систем оперативной обработки содержат детальную информацию по определенному процессу;

- аналитические данные содержат обобщенные сведения по достаточно широкой предметной области, которая может охватывать различные направления деятельности.

Проблемы накопления, хранения и использования информационных ресурсов резко возрастают при увеличении организации и усложнении организационной структуры.

Чем больше накапливается информации, тем сложнее становится хранить ее на бумажных носителях или запоминать. Бумажные документы имеют ограниченный доступ, и их трудно изменять. А если из организации уходит высококвалифицированный специалист, потеря ценных знаний и опыта зачастую оказывается для компании невосполнимой. Поэтому предприятия и организации сейчас переходят к использованию интегрированных информационных ресурсов, чтобы все сотрудники могли использовать накопленную информацию, вносить при необходимости изменения, архивировать данные и т.д.

Например, в сфере финансовых услуг наблюдаются те же тенденции, что и в других секторах рынка, связанных с непосредственной работой с клиентами: телекоммуникации или розничная торговля. Речь идет о фрагментации рынка - при общем достаточно высоком качестве услуг, предоставляемых множеством конкурирующих между собой компаний, клиенты имеют возможность выбрать наилучшие. Следовательно, поставщики вынуждены переходить с массовых маркетинговых мероприятий к индивидуальным, направленным на конкретного потенциального заказчика - маркетинг в режиме диалога. В связи с этим очень важную роль начинают играть информационные ресурсы и особенно системы их анализа и обработки. Без эффективного управления накопленной стратегической и оперативной информацией никакая компания не сможет сегодня выдержать новых условий рынка. Необходимы аналитические решения на базе информационных фондов, которые позволят оперативно отвечать на текущие вопросы, поддерживать бизнес-процессы и распознавать возможности их совершенствования.

Для того чтобы сделать свой бизнес продуктивным и конкурентоспособным, добиться успеха в маркетинговой политике и работе с клиентами, банки, инвестиционные и страховые компании должны найти ответы на следующие основные вопросы.

Какие продукты или услуги, направления бизнеса или группы клиентов обеспечивают наибольший вклад в общую прибыль компании и какие средства чаще всего используют клиенты для обратной связи с компанией? Где чаще всего заключаются новые контракты? Какие группы клиентов имеют самый высокий процент поданных заявок на выплату страховки? Насколько успешными были предыдущие маркетинговые кампании? Каких клиентов можно выделить в качестве целевой группы для определенного продукта или услуги? В каких группах наиболее вероятна потеря клиентов? Какие каналы сбыта наиболее прибыльны? Ответить на эти вопросы нетрудно, если в информационном фонде компании имеется объемное хранилище данных и действующие на его основе системы многомерного и интеллектуального анализа данных, а также приложения для обработки результатов такого анализа

Кроме всего этого, необходимо учитывать, что пользователи АИС не являются специалистами по компьютерным технологиям и им нужны удобные, интуитивно понятные, но одновременно мощные инструменты для работы с информационным хранилищем и анализа данных. Многие организации осознают актуальность создания системы, которая охватывала бы все необходимые сотрудникам знания и обеспечивала бы доступ к ним. Например, 40% компаний, входящих в список “Fortune 1000” (1000 наиболее интенсивно, развивающихся компаний), имеют в своем составе специальную службу, ответственную за создание информационной инфраструктуры и развитие культуры совместного использования информационных ресурсов компании.

1.2 Базы данных и системы управления базами данных (СУБД)

Практически любому специалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором, накоплением и обработкой данных. Microsoft Access является популярной системой управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

База данных - это совокупность информации по определенной теме (по определенной предметной области). Это файл специального формата, содержащий определённым образом структурированную информацию. Это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач.

Базы данных должны обеспечивать:

· Лёгкую, быструю и дешевую разработку приложений, многократное использование данных;

· Гибкость использования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;

· Высокую производительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искажения и уничтожения.

При создании базы данных используются различные типы данных:

· Числовые;

· Символьные данные переменной длины;

· Типы даты;

· Гиперссылки;

· Двоичные данные.

Системы управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения и организации совместного доступа к базе данных множеству пользователей. Современные СУБД в основном являются приложениями операционной системы Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ по сравнению с операционной системой DOS.

Виды и функции СУБД приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Виды и функции СУБД

Виды СУБД	Функции СУБД
Lotus Approach Ms-Access Bortand dBase Bortand Paradox Microsoft Visual FoxPro Microsoft Visual Basic Microsoft SQL Server Oracl	Управление данными во внешней памяти Управление буферами оперативной памяти Ведение журналов изменений в базе данных Обеспечение целостности и безопасности базы данных

Целостность базы данных подразумевает наличие средств, позволяющих удостовериться в том, что информация в базе данных всегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память (с помощью специальной программы, в интерактивном режиме, посредством импорта). Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежной безопасности.

Информация в базе данных определённым образом структурирована, т.е. её можно описать определённой моделью. Классическими являются три модели описания данных - иерархическая, сетевая, реляционная.

1.3 Модели описания баз данных

Основное различие между моделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей и взаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.

Иерархическая модель. В ней связи между данными можно представить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). При программировании для описания структуры иерархической базы данных используется тип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено на иерархической модели данных.

Достоинства модели:

· Эффективно используется память ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Удобство работы с иерархически упорядоченной информацией.

Недостатки модели:

· Модель становится громоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложными логическими связями;

· Обычным пользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.

Сетевая модель. Описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, в которых каждый элемент может быть информационно связан с любым другим элементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектами присутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Её можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. В этой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в виде произвольного графа.

Достоинства модели:

· Эффективное использование памяти ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Возможно описание произвольных связей.

Недостатки модели:

· Высокая сложность и жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;

· При добавлении новых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных при обратной загрузке;

· Трудность для понимания и выполнения операций обработки.

СУБД, построенные на основе этой модели, также не получили широкого распространения в практике.

Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежит понятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой модели данных.

Достоинства модели:

· Простота построения;

· Гибкость структуры;

· Независимость данных;

· Данные представляются в простой, понятной и удобной форме;

· Удобно реализовать такую базу данных на ЭВМ.

Недостатки модели:

· Отсутствуют стандартные средства для идентификации отдельных записей;

· Низкая производительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;

· Избыточность, сложность программного обеспечения.

Глава 2. Практическая часть

база данные информационный автоматизированный

2.1 Создание формы для ввода

· Создайте свободную форму, запрашивающую условия отбора для отчета.

· В окне базы данных нажмите кнопку Формы на панели Объекты.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· В диалоговом окне Новая форма выберите Конструктор и нажмите кнопку OK.

В режиме конструктора задайте следующие значения свойств формы.

Свойства	Значения
Подпись	Имя, которое будет выводиться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию	Одиночная форма
Режим формы (AllowFormView)	Да
Режим таблицы (AllowDatasheetView)	Нет
Режим сводной таблицы (AllowPivotTableView)	Нет
Режим сводной диаграммы (AllowPivotChartView)	Нет
Полосы прокрутки	Отсутствуют
Область выделения	Нет
Кнопки перехода	Нет
Тип границы	Окна диалога

Чтобы добавить в форму текстовое поле нажмите кнопку Поле на панели элементов. Определите свойства этих полей следующим образом.

Свойство	Значение
Имя	Имя, описывающее тип условия; например, НачальнаяДата.
Формат поля	Формат, соответствующий типу данных, используемому в условии. Например, если определяется условие на дату, выберите значение Средний формат даты.

Сохраните форму и присвойте ей имя, например, «Условия продаж».

Кнопки OK и «Отмена» следует добавлять в форму после определения связанных с этими кнопками макросов.

2.2 Создание схемы данных

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

· В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных, а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном Добавление таблицы.

· Чтобы добавить таблицу в схему базы данных, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить.

Чтобы создать новую таблицу в схеме базы данных, щелкните правой кнопкой любое место в схеме базы данных и выберите в контекстном меню команду Новая таблица.

Размещение объектов в схеме базы данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

· Чтобы выделить таблицу, щелкните ее заголовок.

· Чтобы выделить набор таблиц, щелкните заголовок каждой таблицы из набора при нажатой клавише CTRL.

· Чтобы выделить набор соседних таблиц, установите указатель около одной из таблиц, а затем протащите указатель по всем таблицам из набора.

При выделении нескольких таблиц автоматически выделяются линии связи, которые их соединяют.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.

2.3 Заполнение таблицы данными

Для повышения быстродействия можно указать максимальное число записей, загружаемых из базы данных SQL Server, при работе с данными формы или таблицы в проекте Microsoft Access.

· Откройте таблицу или форму в режиме просмотра данных.

Выполните одно из следующих действий.

· Выберите команду Максимальное число записей в меню Записи.

· Нажмите кнопку Максимальное число записей, расположенную справа от кнопок перехода.

В диалоговом окне Максимальное число записей введите предельное число записей в поле. Ввод нуля означает, что ограничение отсутствует и загружаются все записи.

1. Создать таблицу базы данных для хранения информации о документации. Предусмотреть возможность хранения и обработки следующей информации:

- код книги (документа);

- автор (фамилия, имя, отчество) или исполнитель;

- наименование;

- издательство;

- год издания;

- краткая аннотация;

- количество страниц;

- цена (важность).

2. Разработать структуру таблицы «Документация», определить типы полей. Рассмотреть варианты ввода (отображения) информации в определенном виде; обеспечить проверку данных на корректность на этапе внесения информации в базу.

Создадим документ по названием Access «Документация»:

Разработаем структуру таблицы с наименованием полей:

Определим типы полей:

3. Разработать внешний вид библиотечной карточки (форма для ввода и редактирования данных).

Выберем формат «Ввод данных», для этого пройдем следующие действия «Записи» - «Ввод данных», после чего появляется следующее окно:

4.Заполнить таблицу данными (не менее 10 записей).

5. Организовать поиск информации следующего характера:

- документы (книги) тех авторов (исполнителей), фамилии которых начинаются с двух определенных символов, например, на "Ив".

- Самый важный документ (книга) в библиотеке;

- самое раннее издание документа (книги) определенного автора (например, самое раннее издание плана эвакуации имущества в библиотеке);

- документы (книги) определенного издательства.

6. Разработать отчеты (формы) для отображения выбранной информации.

7. Разработать отчет, выводящий список всех документов (книг) библиотеки: фамилии авторов в алфавитном порядке; документы одного и того же ответственного исполнителя - в порядке убывания года издания; предусмотреть подсчет общего количества документов (книг).

Заключение

В ходе работы по подготовке данной курсовой мною были углублены знания по теме «Базы данных», «MS Access». Из проделанной работы я узнала:

· Как создаются базы данных

· Основные принципы работы с ними

· Формирование таблиц

· Формирование запросов

· Формирование отчетов.

База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Список литературы

«Информатика», под редакцией Хубаева Г.Н., г. Ростов-на-Дону, 2010 г., учебное пособие.

Информатика: Базовый курс. С.В. Симонович и др. СПб.: Питер. 2009.

Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб: ВНV, 2008.

Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. - М: Издательский дом «Вильямс», 2009.

Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004.

Размещено на Allbest.ru