Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

1.1. ВОЗМОЖНОСТИ MICROSOFT ACCESS

1.2. ТИПЫ ДАННЫХ

1.3. СВОЙСТВА ПОЛЕЙ БАЗЫ ДАННЫХ

1.4. БЕЗОПАСНОСТЬ БАЗ ДАННЫХ

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ

2.2 СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА

2.3 СОЗДАНИЕ ФОРМ

2.4 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы

Введение

На сегодняшний день в мире работают сотни миллионов персональных компьютеров. Ученые, экономисты, политики считают, что к началу третьего тысячелетия: количество компьютеров в мире сровняется с числом жителей развитых стран; большинство этих компьютеров будет включено в мировые информационные сети; вся накопленная человечеством к началу третьего тысячелетия информация, будет переведена в компьютерную форму, а вся информация будет готовиться при помощи компьютеров; вся информация будет бессрочно храниться в компьютерных сетях.

С появлением вычислительной техники, значительно упростились способы хранения, передачи и обработки информаций.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В данном курсовом проекте рассмотрены основные понятия баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Представлен электронный вариант базы данных «Туристическое агентство», в которой хранятся данные о клиентах, которые хотят поехать отдыхать. Разработка проекта проводилась в приложении Microsoft Access, предназначенный для управления, проектирования и разработки баз данных.

Целью курсового проекта является разработка базы данных для автоматизации работы с данными, а также предоставить клиентам, куда они могут поехать отдыхать. Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить основные возможности Microsoft Access

2. Получить и обработать необходимую информацию по разрабатываемой базе данных

3. На основе полученных знаний преступить к разработке базы данных.

Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

В первой главе «Представление базы данных» рассматриваются возможности Microsoft Access, описываются типы данных.

Во второй главе «Проектирование базы данных» рассматривается база данных «Туристическое агентство», также описывается, как она создавалась, начиная с таблиц и заканчивая отчетами.

1. Представление базы данных

1.1 Возможности Microsoft Access

Access - система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения предоставления этих данных при выводе на экран или печать.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц.

Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access - мощное приложение Windows, впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта - детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95/98/2000/NT/XP, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и вставить его в конструктор форм. Microsoft Access может использоваться в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL. Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем необязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу», которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети - в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам базы данных.

Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2000, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Эту систему можно и как среду разработки приложений. используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как приложения, написанные на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама Access написаны именно на VBA.

Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами, просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов, а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчётов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы через Интернет.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули). Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

1.2 Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Включает денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, при добавлении новой записи в таблицу. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Поле объекта OLE - включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

1.3 Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

1.4 Безопасность баз данных

Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

2. Проектирование базы данных

2.1 Создание таблицы

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Но я рассмотрю только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой базе данных «Туристическое агентство». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты; для чего они служат, и как с ними работать.

Таблица - это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных полей (рис 1).

Рис 1. Режимы создания таблиц

Диалоговое окно состоит из некоторых частей, которые позволяют создать таблицу в режиме, в котором удобно:

· Режим таблице. Ввод данных в строки и столбцы

· Конструктор. Создание структуры таблицы

· Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.

· Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла новую таблицу Access

· Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами (рис 2).

Рис 2. Создание таблицы в режиме Мастер таблиц

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Я создавал таблицы с помощью Конструктора таблиц, т.к. с его помощью это делается быстро и без особых труднойстей. В процессе выполнения поставленной задачи, мною было создано 8 таблиц: 1) Заказы, 2) Клиенты, 3) Отели, гостиницы, 4) Поставщик, 5) Сотрудники, 6) Транспорт, 7) Туры, 8) Услуги. Каждая таблица имеет по одному ключевому полю. Список таблиц изображен на рис 3.

Рис 3. Список таблиц

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема данных из меню Сервис (рис 4).

Рис 4. Определение связей

В таблице «Заказы» изображены столбцы: Код заказа, Код сотрудника, Код тура, Код услуги, Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество и Дата оформления. Здесь отображается информация о заказах клиентов. Можно обозначить эту таблицу главной в схеме данных, т.к. большинство связей имеют отношение именно к этой таблице (из рис 4). 10 записей.

Рис 5. Таблица «Заказы»

В таблице «Клиенты» Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Возраст, Адрес, Домашний телефон, Мобильный телефон, Банк и Номер карты (рис 6). 10 записей.

Рис 6. Таблица «Клиенты»

В таблице «Отели, гостиницы» содержится следующая информация: Код места проживания, Страна, Курорт, Отель, Гостиница, Количество звезд, Контактный телефон а так же информация о наличии свободных апартаментов (рис 7). 58 записей.

Рис 7. Таблица «Отели, гостиницы»

В таблице «Поставщик» содержится вся информация о поставщиках: Код поставщика, Название Поставщика, Представитель Поставщика (должность представителя), Обращаться (ФИО представителя), Телефон и Адрес (рис 8). Значение «N/A» задано в качестве пустого для таблицы «Услуги» с кодом, равным «0». 8 записей.

Рис 8. Таблица «Поставщик»

В таблице «Сотрудники» описывается все о сотрудниках туристической фирмы: Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Зарплата, Должность, Адрес и Телефон (рис 9). 15 записей.

Рис 9. Таблица «Сотрудники»

В таблице «Транспорт» имеется короткая информация о транспорте, которым клиенты могут добраться до места назначения (рис 10). 4 записи.

Рис 10. Таблица «Транспорт»

В таблице «Туры» содержится основная информация о турах: Код тура, Страна, Курорт, Код транспорта, Тип проживания, Дата отправления, Дата прибытия а так же стоимость тура (рис 11). 100 записей.

Рис 11. Таблица «Транспорт»

В таблице «Услуги» указаны дополнительные услуги, которые клиент может заказать в добавок к своему путешествию: Код услуги, Код поставщика, Визовое обслуживание, Проживание, Питание, Экскурсии а так же указана стоимость пакета услуг. Как видно на изображении, тут так же присутствует пустое поле «N/A» с кодовым значением «0». Эти поля необходимы для подсчета суммы заказа клиента. В случае, если клиент не заказывает дополнительные услуги, выставляется значение «N/A» с кодом «0» и стоимость высчитывается только из стоимости заказанного тура.

Рис 12. Таблица «Услуги»

2.2 Создание запроса

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

Запросы в Microsoft Access можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Результат запроса, созданного при помощи Конструктора показан на рис 13.

Рис 13. Результат запроса

Запросов 15: «Доступные туры», «Информация о заказах», «Информация о клиентах», «Информация о поставщиках», «Информация о сотрудниках», «Информация о турах», «Информация об услугах», «Наценка на путевку», «Наценка на путевку (ввод параметров)», «Стоимость заказа», «Стоимость туров», «Туры по дате отправления», «Увеличение зарплаты сотрудникам», «Увеличение зарплаты сотрудникам (ввод параметров)», «Удаление сотрудника» (рис 14). А теперь вкратце опишу все запросы.

Рис 14. Список запросов

Запрос под названием «Доступные туры» сперва спросит по какой стране искать туры, а затем предоставит их в виде таблицы (рис 15.1, 15.2)

Рис 15.1 Ввод страны

Рис 15.2 Результат по введенной стране «Египет»

Запрос «Информация о заказах» выводит список заказов: ФИО заказчика, Дата оформления и Стоимость (рис 16).

Рис 16. Запрос «Информация о заказах»

Запрос «Информация о клиентах» выводит всех клиентов фирмы (рис 17).

Рис 17. Запрос «Информация о клиентах»

Запрос «Информация о поставщиках» выводит всю информацию о поставщиках (рис 18).

Рис 18. Запрос «Данные о клиентах»

Запрос «Информация о сотрудниках» выводит ФИО всех сотрудников, должности, зарплату, адреса и контактные телефоны (рис 19).

Рис 19. Запрос «Информация о сотрудниках»

Запрос «Информация о турах» выводит значения из таблицы «Туры». В последующих запросах будут установлены фильтры на данный запрос (рис 20).

Рис 20. Запрос «Информация о турах»

Запрос «Информация об услугах» так же базируется на данных из таблицы «Услуги» (рис 21).

Рис 21. Запрос «Информация об услугах»

Запрос «Наценка на путевку» производит модификацию значений из столбца «Стоимость» в таблице «Туры». Значение наценки составляет +20% для туров, стоимость которых ниже указанного значения (<30000). Запрос предоставлен в режиме конструктора на рис 22.

Рис 22. Запрос «Наценка на путевку»

Запрос «Наценка на путевку (ввод параметров)» работает по тому же принципу что и запрос «Наценка на путевку», однако в этом случае уже производится ввод параметров для модификации записей (рис 23.1, 23.2).

Рис 23.1 Запрос «* (значение наценки)» Рис 23.2 Запрос «* (для туров, дешевле *)»

Запрос «Стоимость заказа» производится по запросу «Информация о заказах», но на этот раз будет задан вопрос о коде клиента, заказ которого необходимо осмотреть (рис 24). Поле «Код клиента» было скрыто.

Рис 24. Запрос «Стоимость заказа»

Запрос «Стоимость туров» так же сначала спросит на какую сумму рассчитывает клиент при заказе, а затем выдаст все туры от указанного значения и ниже (рис 25). Введенное значение: 10000. Отображено 59 из 100 записей о турах, стоимость которых не превышает 10000. Далее записи выводятся по убыванию.

Рис 25. Запрос «Стоимость туров»

Запрос «Туры по дате отправления» позволяет отсеять лишние туры, которые не подходят клиенту по дате отправления. При выполнении запроса необходимо будет ввести дату отправления, от какого числа (рис 26). Введенное значение: 05.01.2010. Далее построение списка производится по возрастанию.

Рис 26. Запрос «Туры по дате отправления»

Запросы «Увеличение зарплаты сотрудникам» и «Увеличение зарплаты сотрудникам (ввод параметров)» производятся по такому же принципу что и запросы «Наценка на путевку» и «Наценка на путевку (ввод параметров)». В данных запросах модифицируются значения столбца «Зарплата» из таблицы «Сотрудники». (рис 27.1, 27.2).

Рис 27.1 Запрос «* по заданным параметрам» Рис 27.1 Запрос «* по изменяемым параметрам»

Запрос «Удаление сотрудника» удалит сотрудника с заданным кодом (рис 28).

Рис 28. Запрос «Удаление сотрудника»

Я перечислил все запросы, которые есть в моей базе данных.

2.3 Создание форм

Форма - это объект базы данных, имеющий вид окна и позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде.

Описание форм, которые можно создавать в СУБД Microsoft Access.

· Конструктор. Отображает совершенно пустую форму в окне конструирования формы.

· Мастер форм. Создает форму в одном из трех принятых по умолчанию форматов(в столбец, ленточная или табличная) на основание ответов пользователя на заданные мастером вопросы. Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса.

· Автоформа: в столбец. Автоматически создает форму с полями в один или несколько столбцов.

· Автоформа: ленточная. Автоматически создает ленточную форму.

· Автоформа: табличная. Автоматически создает табличную форму.

· Диаграмма. Создает форму с диаграммой.

· Свободная таблица. Создает свободную таблицу для Excel.

В базе имеется 10 форм: «Заказы», «Запросы», «Заставка», «Клиенты», «Основное меню», «Отчеты», «Поставщик», «Редактирование данных», «Сотрудники», «Таблицы».

Рис 29. Список форм

В форме «Заказы» за основу взята таблица «Заказы». Посредством данной формы возможно редактирование, удаление, а так же добавление новых записей в таблицу (рис 30).

Рис 30. Форма «Заказы»

В форме «Клиенты» за основу взята таблица «Клиенты». Посредством данной формы возможно редактирование, удаление, а так же добавление новых записей в таблицу (рис 31).

Рис 31. Форма «Клиенты»

В форме «Поставщик» за основу взята таблица «Поставщик». Посредством данной формы возможно редактирование, удаление, а так же добавление новых записей в таблицу (рис 32).

Рис 32. Форма «Поставщик»

В форме «Сотрудники» за основу взята таблица «Сотрудники». Посредством данной формы возможно редактирование, удаление, а так же добавление новых записей в таблицу (рис 33).

Рис 33. Форма «Сотрудники»

Теперь перейдем к главным формам.

Форма «Запросы» содержит всю информацию о запросах. Условно она разделена на 2 части: 1) Информационная часть (за основу взяты запросы на выборку) и 2) Дополнительные операции (за основу взяты запросы на обновление и удаление ). Кнопка «Выход» закрывает форму (рис 34).

Рис 34. Форма «Запросы»

Форма «Таблицы» содержит всю информацию о таблицах. С помощью данной формы можно просмотреть содержимое каждой таблицы не выходя из основного меню. Так же возможно редактирование содержимого таблиц. Кнопка «Выход» закрывает форму (рис 35).

Рис 35. Форма «Таблицы»

microsoft access отчет таблица

В форме «Редактирование данных» можно открыть другие формы, тем самым группируя схожие по смыслу массивы данных. В блоке «Другие операции» есть кнопка «Увеличение зарплаты», которая вызывает запрос «Увеличение зарплаты сотрудникам (ввод параметров)». Так же, кнопка «Выход» закрывает форму (рис 36).

Рис 36. Форма «Редактирование данных»

В форме «Отчеты» содержатся все отчеты. Позднее эта форма будет составляющей «Основного меню». Форма «Отчеты» изображена на рис 37.

Рис 37. Форма «Отчеты»

В форме «Заставка» можно сразу перейти в форму «Основное меню», просто закрыть заставку или же закрыть всю базу данных. Кстати, на этом этапе мне пришлось думать над названием фирмы. Я искал в интернете схожие фирмы и нашел одну под названием «Exotic Tour». Так вот, Моя БД тур агенства не имеет ничего общего с тем сайтом и его материалом. Конечно, страны и курорты не вымышлены, а найдены на другом сайте и записаны в эту БД путем copy-paste. Форму «Заставка» изображено на рис 38.

Рис 38. Форма «Заставка»

В последней форме «Основное меню» есть кнопки: «Отчеты», «Запросы», «Редактирование данных (формы)», «Таблицы», кнопка «Выход» и кнопка «Закрыть БД». При нажатии кнопки «Отчеты» откроется другое окно с формой «Отчеты». При нажатии по кнопке «Запросы» выходит другое окно и выходит форма «Запросы». При нажатии по кнопке «Редактирование данных (формы)» выходит, соответственно, форма «Редактирование данных». Так же при нажатии по кнопке «Таблицы» выходит форма «Таблицы». В случае нажатия кнопки «Выход», закроется окно формы «Основное меню». При нажатии кнопки «Закрыть БД» закроется проект и процесс «MSACCESS.EXE» будет выгружен. Форма «Основное меню» изображена на рис 39.

Рис 39. Форма «Основное меню»

2.4 Создание отчета

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Наиболее удобным способом создания отчетов является создание отчета с помощью Мастера (рис 40).

Рис 40. Создание отчета с помощью Мастера

Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Создано 7 отчетов: «Информация о заказах», «Информация о клиентах», «Информация о поставщиках», «Информация о сотрудниках», «Информация о турах», «Отели, гостинницы», «Услуги» (рис 41).

Рис 41. Список Отчетов

Опишу все отчеты без пояснений, ограничившись изображениями.

Отчет «Информация о заказах» на рис 42.

Рис 42. Отчет «Информация о заказах»

Отчет «Информация о клиентах» на рис 43.

Рис 43. Отчет «Информация о клиентах»

Отчет «Информация о поставщиках» на рис 44.

Рис 44. Отчет «Информация о поставщиках»

Отчет «Информация о сотрудниках» на рис 45.

Рис 45. Отчет «Информация о сотрудниках»

Отчет «Информация о турах» на рис 46. (Одна из 5-ти страниц).

Рис 46. Отчет «Информация о турах»

Отчет «Отели, гостинницы» на рис 47. (Одна из 3-х страниц).

Рис 47. Отчет «Отели, гостинницы»

Отчет «Услуги» на рис 48. (Одна из 2-х страниц).

Рис 48. Отчет «Услуги»

Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

В настоящее время базы данных проникают во многие сферы человеческой деятельности, в том числе и в библиотеки. С помощью электронных баз данных работа библиотекаря значительно облегчается.

В результате выполнения поставленных задач, мной была достигнута цель, конечным результатом которой являлась разработка базы данных «туристическое агентство», которая включает в себя: 8 таблиц, 15 запросов, 10 форм и 7 отчетов. Создаваемые запросы, формы и отчеты позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и т.д. Она позволяет полностью автоматизировать, и тем самым облегчить работу с данными пользователю.

Данная база данных позволяет легко найти необходимого клиента, помочь ему в выборе страны, города. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны представляет пользователю информацию о клиентах. Эта база данных очень полезна, т.к. она помогает нам узнать много нового: поехать в различные страны, побывать в разных городах мира.

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ- Петербург, 2001.

2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ- Петербург, 2002.

3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ - Петербург, 2001.

4. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000.

5. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001.

6. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001.

Размещено на Allbest.ru