11

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Во все времена в экономической, социальной и многих других областях человеческой жизни довольно остро чувствовалась необходимость упорядочения больших объёмов информации. Для выполнения задач такого рода были созданы базы данных. Основными операциями при этом являются сбор информации, её обработка, создание форм для просмотра и распечатки данных. А как следствие необходимости эффективного управления базами данных возникли программные продукты, называемые системами управления базами данных или СУБД. В настоящее время среди огромного количества всевозможных СУБД особо выделяется разработка информационного гиганта, фирмы Microsoft, MS Access.

Среди причин такой популярности можно выделить следующие:

Ш отличное взаимодействие Windows и Access;

Ш универсальность и продуманность интерфейса;

Ш возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в Microsoft Office;

Ш богатый набор визуальных средств разработки.

А, как правило, если продукт популярен, то появляется интерес в его исследовании.

В данной курсовой работе отражаются не только возможности MS Access, но и исследуется назначение СУБД. В первой части работы даётся общее понятие СУБД, их типы и модели организации. И, в свете этого, определяется MS Access, как реляционная модель. Во второй части выделены основные возможности MS Access и его влияние в экономической сфере жизнедеятельности. Проследить основные этапы создания, а также поиска по базе данных Access можно в третьей части, где они расписаны по пунктам и подтверждены соответствующими иллюстрациями, которые могут послужить неопытному пользователю наглядным пособием.

1. Общее понятие СУБД, и определение типа СУБД ms Access

1.1 Определение СУБД, области их применения

В самом широком смысле любая программа имеет дело с некоторой внешней по отношению к её коду информацией, задающей какие-либо параметры или режим её работы. Такую информацию также называют данными программы. Очевидно, что, в зависимости от типа решаемых задач, проблемы организации работы с данными будут качественно различными. В подавляющем большинстве случаев, при решении хозяйственных, экономических и финансовых задач приходится иметь дело с обширными, специфически структурированными и взаимозависимыми массивами данных. Такие сложные наборы данных традиционно принято называть базами данных.

Таким образом, базу данных можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы.

Теория управления базами данных как самостоятельная дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия.

Процедуры хранения данных в базе должны подчиняться нескольким общим принципам, среди которых в первую очередь следует выделить:

ь целостность и непротиворечивость данных, под которыми понимается как физическая сохранность данных, так и предотвращение неверного их использования, поддержка допустимых сочетаний их значений, защита от структурных искажений и несанкционированного доступа;

ь минимальная избыточность данных обозначает, что любой элемент данных должен храниться в базе в единственном виде, что позволяет избежать необходимости дублирования операций, производимых с ними.

Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД - системы управления базами данных, чья работа должна быть организована таким образом, чтобы соответствовать перечисленным принципам.

Следовательно, под СУБД понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определённом формате, но и обрабатывать их, предоставляя в удобном для пользователей виде, что позволяет автоматизировать часто выполняемые операции, создавать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчёты. Информатика: учебник./ Под редакцией Н.В.Макаровой.- М.: Финансы и статистика, 2002.

1.2 Модели организации СУБД

Набор принципов, определяющих организацию логической структуры хранения данных в базе, получил название модели данных. Модели баз данных определяются тремя компонентами:

ь допустимой организацией данных;

ь ограничениями целостности;

ь множеством допустимых операций.

В теории систем управления базами данных выделяют модели трех основных типов: иерархическую, сетевую и реляционную.

Терминологической основой иерархической и сетевой моделей являются понятия: атрибут, агрегат и запись. Под атрибутом понимается наименьшая поименованная структурная единица данных. Поименованное множество атрибутов может образовывать агрегат данных. В некоторых случаях отдельно взятый агрегат может состоять из множества экземпляров однотипных данных, или, как еще говорят, являться множественным элементом. Наконец, записью называют составной агрегат, который не входит в состав других агрегатов.

В иерархической модели все записи, агрегаты и атрибуты базы данных образуют иерархически организованный набор, то есть такую структуру, в которой все элементы связаны отношениями подчиненности и при этом любой элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу. Такую форму зависимости удобно изображать с помощью древовидного графа. Пример иерархической структуры базы данных приведен на рис. 1.2.1.

Рис. 1.2.1 Схема иерархической модели базы данных

Типичным представителем семейства баз данных, основанных на иерархической модели, является Information Management System фирмы IBM, первая версия которой появилась в 1968 г.

Концепция сетевой модели данных связана с именем Ч. Бахмана. Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического. В иерархических структурах запись-потомок должна иметь в точности одного предка, а в сетевой структуре данных потомок может иметь любое число предков рис. 1.2.2.

Рис 1.2.2 Схема сетевой модели базы данных

Сетевая БД состоит из набора записей и набора связей между этими записями, а точнее, из набора экземпляров записей заданных типов и набора экземпляров из заданных типов связи.

Примером системы управления базами данных с сетевой организацией является Integrated Database Management System компании Cullinet Software Inc., разработанная в середине 70-х годов.

Среди достоинств систем управления данными, основанных на иерархической или сетевой моделях, могут быть названы их компактность и, как правило, высокое быстродействие. К недостаткам можно отнести неуниверсальность и высокую степень зависимости от конкретных данных.

Концепции реляционной модели впервые были сформулированы в работах американского ученого Э.Ф. Кодда. Откуда происходит ее второе название - модель Кодда.

Таблица 1

Таблица 2

Таблица 3

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ - поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице.

Если заданы произвольные конечные множества D₁, D₂,…, D_n, то декартовым произведением этих множеств D₁ x D₂ x… х D_n называют множество всевозможных наборов вида {d₁, d₂…, d_n}, где d₁ ? D₁, d₂ ? D₂,…, d_n ? D_n. Отношением R, определенным на множествах D_1, D₂…, D_n, называется подмножество декартова произведения D₁ x D₂ x… х D_n. При этом множества D₁, D₂…, D_n называются доменами отношения, а элементы декартова произведения - кортежами отношения. Число n определяет степень отношения, а количество кортежей - его мощность. Наряду с понятиями домена и кортежа при работе с реляционными таблицами используются альтернативные им понятия поля и записи.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ - поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице.

Важным преимуществом реляционной модели является то, что в ее рамках действия над данными могут быть сведены к операциям реляционной алгебры, которые выполняются над отношениями. Это следующие операции: объединение, пересечение, вычитание, декартово произведение, выборка, проекция, соединение, деление.

Важнейшей проблемой, решаемой при проектировании баз данных, является создание такой их структуры, которая бы обеспечивала минимальное дублирование информации и упрощала процедуры обработки и обновления данных. Коддом был предложен некоторый набор формальных требований универсального характера к организации данных, которые позволяют эффективно решать перечисленные задачи. Эти требования к состоянию таблиц данных получили название нормальных форм. Первоначально были сформулированы три нормальных формы. В дальнейшем появилась нормальная форма Бойса-Кодда и нормальные формы более высоких порядков. Однако они не получили широкого распространения на практике.

ь Говорят, что отношение находится в первой нормальной форме, если все его атрибуты являются простыми.

ь Говорят, что отношение находится во второй нормальной форме, если оно удовлетворяет требованиям первой нормальной формы и каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от ключа.

ь Говорят, что отношение находится в третьей нормальной форме, если оно удовлетворяет требованиям второй нормальной формы и при этом любой неключевой атрибут зависит от ключа нетранзитивно. Заметим, что транзитивной называется такая зависимость, при которой какой-либо неключевой атрибут зависит от другого неключевого атрибута, а тот, в свою очередь, уже зависит от ключа.

Принципиальным моментом является то, что для приведения таблиц к состоянию, удовлетворяющему требованиям нормальных форм, или, как еще говорят, для нормализации данных над ними, должны быть осуществлены перечисленные выше операции реляционной алгебры.

Основным достоинством реляционной модели является ее простота. Именно благодаря этому она положена в основу подавляющего большинства реально работающих СУБД. Экономическая информатика./ Под редакцией П.В.Конюховского и Д.Н.Колесова.- СПБ.: Питер,2001.

1.3 Access как реляционная модель

Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами баз данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office, с помощью команды Microsoft Web из пункта меню. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 97.- СПБ.: «Вильямс», 1998.

2. СУБД MS Access. Её основные возможности