Основы ERP-систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Украины

Харьковский национальный университет радиоэлектроники

Кафедра СТ

Реферат

На тему: Основы ERP-систем

Дисциплина: Введение к компьютерным наукам

Харьков 2011



Введение

Современный бизнес уже достаточно трудно представить себе без автоматизированных систем планирования и управления ресурсами предприятия (ERP). В то же время до сих пор открытыми остаются следующие вопросы: какие преимущества дает компании внедрение такой системы; как выбрать, спроектировать, внедрить и настроить систему, оптимальную для бизнеса компании; требует ли переход к использованию ERP системы комплексного реинжиниринга бизнес-процессов; какие риски ожидают компанию до, в момент и после внедрения системы?



1. Зачем изучать ERP системы?

1.1 Что такое ERP системы?

ERP системы -- это компьютерные системы, созданные для обработки деловых операций организации и для содействия комплексному и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и обслуживанию клиентов. В частности, ERP системы имеют следующие характеристики:

* это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях;

* эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов;

* они обрабатывают большую часть деловых операций организации;

* эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды;

* они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени;

* в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование).

Более того, ERP системы все чаще имеют такие дополнительные характеристики, как:

* поддержка многочисленных валют и языков (что очень важнодля транснациональных компаний);

* поддержка конкретных отраслей (например, SAP поддерживает большое число отраслей, включая нефтяную и газовую отрасли, здравоохранение, химическую промышленность и банковское дело);

* способность к настройке (кастомизации) без программирования (например, установкой «переключателей»).

Сферы влияния ERP-систем

Системы планирования ресурсов предприятий имеют огромное влияние и на мир бизнеса, и на мир информационных технологий, включая следующие аспекты:

* ERP системы влияют на большинство крупных корпораций в мире;

* ERP системы влияют на многие малые и средние предприятия;

* ERP системы влияют на поведение конкурентов;

* ERP системы влияют на требования к деловому партнеру;

* ERP системы изменили природу консалтинговых компаний;

* ERP системы -- одно из основных средств реинжиниринга;

* ERP системы распространили многие «лучшие практики»;

* ERP системы дали клиент-серверным технологиям их первый корпоративный продукт;

* ERP системы изменили природу подразделений информационных систем;

* ERP системы изменили природу рабочих мест во всех функциональных областях;

* Стоимость ERP систем высока;

* ERP системы претерпели значительный рыночный рост.

ERP системы влияют на большинство крупных корпораций в мире (Bowley 1998). Одну только систему класса ERP (SAP R/3)используют более 60% транснациональных фирм. Далее, согласно лидеру всемирной стратегии Артуру Д. Литтлу, компания, специализирующаяся на ERP системах (SAP), «покоряет мир. Почти каждая важная компания в той или иной степени находится в ее руках».

ERP системы влияют на многие малые и средние предприятия (Foley and Stein 1997). Влияние ERP систем не ограничивается крупными фирмами. В 1995 г. компания SAP получила 90% своих доходов от крупных транснациональных компаний, но ожидала получить к 1997 г. 50% своих доходов от малых и средних предприятий. Приблизительно 35% клиентов SAP в 1997 г. имели доходы ниже 200 млн.долларов.

ERP системы влияют на требования к деловому партнеру. Как правило, внедрение ERP-систем делает фирмы более «подвижными»в плане информации. Они могут лучше обрабатывать информацию и интегрировать ее в свои бизнес-процессы и процедуры принятия решений. Соответственно, деловым партнерам необходимо адаптироваться к изменениям, которые будут происходить в организациях, использующих ERP системы. Например, фирмы, использующие ERP-системы, осуществляют операции в реальном времени и того же ожидают от своих партнеров. Кроме того, фирмы, внедрившие ERP-системы, могут начать интеграцию системы в направлении цепочки поставок, продвигая эти системы в звенья цепочки поставок, включающие их партнеров.

ERP-системы сыграли решающую роль в росте услуг компаний «большой шестерки» (с недавних пор -- «большой пятерки») и других фирм, оказывающих профессиональные услуги. Согласно Public Accounting Report (1998), услуги с привлечением программных пакетов ERP приносят от трети до половины всего дохода от консалтинговых услуг американских фирм, специализирующихся на предоставлении профессиональных услуг.

1.2 ERP-системы -- одно из основных средств реинжиниринга

В 1990 г. статья Хеммера по реинжинирингу вызвала интерес корпораций к ликвидации существующих у них бизнес-процессов (т. е. отказу от них). К сожалению после такой ликвидации многие фирмы не представляли, чем их заменить. Системы планирования ресурсов предприятия являются, возможно, основным средством решения данной проблемы: Джендрон (Gendron 1996) назвал ERP системы(в частности систему SAP R/3) «электронным воплощением» реинжиниринга, а Хеммер (Hammer 1997) отметил, что «SAP -- это вынужденный реинжиниринг».

ERP системы распространили многие «лучшие практики». Системы планирования ресурсов предприятий базируются на так называемых «лучших практиках» -- лучших способах осуществления бизнес-процессов.

1.3 Влияние ERP-систем на применение информационных систем на предприятии

ERP системы изменили природу подразделений информационных систем. Изначально, работа подразделений информационных систем заключалась в разработке, развитии и внедрении ПО. В настоящее время благодаря ERP системам функции разработки и развития выводятся за пределы предприятия. Системы планирования ресурсов предприятий удовлетворяют большую часть потребностей фирмы в ПО. Это изменяет основную природу подразделений информационных систем, и, в то время, как раньше требовались системные аналитики и программисты, теперь решающим является знание существующих пакетов ПО.

ERP системы изменили природу рабочих мест во всех функциональных областях. Системы планирования ресурсов предприятий изменили природу рабочих мест в функциональных областях, таких как производство. Как пишет Коркоран (Corcoran 1998):

Специалисты в области информационных технологий (ИТ) на производстве говорят, что ERP системы размывают границы между информационными технологиями и пользователями. Существует огромная потребность в пользователях или персонале по линии бизнеса, которые также владели бы информационными технологиями на профессиональном уровне. Но традиционные специалисты в области информационных технологий, знающие только технологию и ничего не знающие о бизнесе, не нужны сейчас, как когда-то. «Понимание бизнеса, возможно, самый важный аспект, -- говорит Джоан Кокс, главный менеджер по информатизации сектора космических и стратегических ракет Lockheed Martin в Бетесде. -- Важнее понимать, как должно работать предприятие, чем уметь программировать, -- кроме тех нескольких мест, где SAP не делает того, что нужно, вам не придется кодировать».

1.4 Почему ERP-системы представляют ценность

1.4.1 ERP-системы интегрируют виды деятельности фирмы

По замечанию Хеммера (Hammer 1997): «Интеграция -- отличительная характеристика SAP». Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

1.4.2 ERP-системы используют «лучшие практики»

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP систем требует внедрения таких лучших практик.

1.4.3 ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

1.4.4 ERP-системы устраняют информационную асимметрию

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Как сказал один из пользователей (Brownlee 1996, с. R17): «Если ты не выполняешь свою работу, я вижу, что что-то не было сделано». Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений.

В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность -- подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

1.4.5 ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени

В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.



1.4.6 ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.

1.4.7 ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству.

Стандартизация процессов так же способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

1.4.8 ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности.

Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP системы могут быть использованы для содействия таким обменам.



2. Основные понятия ERP-систем

2.1 SAP R/3

Говоря «SAP» в большинстве случаев подразумевают другую аббревиатуру: SAP R/3, здесь «R/3» -- краткое обобщённое название интегрированной автоматизированной системы управления, которая и является, по сути, основным продаваемым продуктом этой фирмы. Известно, что до R/3 была система R/2 и R/1. Однако, широкую известность приобрела именно система R/3, поэтому именно эта аббревиатура и применяется наиболее широко. В данный момент, в связи с активным развитием линейки продуктов SAP, центральная ERP-система официально называется SAP ERP ECC (Enterprise Core Component). Текущая версия системы, официально продаваемая и поддерживаемая компанией, -- 6.0.

Система SAP R/3 ориентирована главным образом на крупные и средние предприятия. (В западном понимании <300 человек -- малый бизнес).

Буква R из R/3 является начальной буквой слова «Realtime» и означает немедленную проводку и актуализацию данных, которые в рамках интеграции немедленно доступны всем заинтересованным отделам предприятия. Цифра 3 означает, что в системе реализована архитектура клиент/сервер приложений/система управления базами данных (трёхзвенная модель), в отличие от R/2, которая работала на мейнфреймах (больших ЭВМ).

Трехзвенная клиент-серверная архитектура, которая часто используется для обработки данных на предприятии, включает три сервера (или три группы серверов), которые выполняют разные задачи.Один работает с прикладным ПО, другой -- с ПО баз данных, третийобеспечивает интерфейс с пользователем. Дополнительно могуттакже использоваться серверы, обеспечивающие поддержку сервисов, осуществляемых серверами приложений. Эти вспомогательные серверы могут осуществлять функции управления диалогом, межсетевого обмена и др.

2.2 Сетевая интеграция ERP-систем

Конфигурация клиент-сервер предполагает связь клиента с сервером с помощью локальной сети или через Интернет. Возможности, стандарты и защита сети имеют первостепенное значение для успешной работы любой системы. В этом разделе дан краткий обзор информации по концепциям сетей, и эта информация будет в дальнейшем использована в книге.

Локальные сети, интранет и экстранет

Локальные сети -- это сети, использующиеся для соединения компьютеров между собой в пределах сравнительно небольших географических пространств, например, в пределах одного здания. Глобальные сети соединяют компьютеры на больших расстояниях. Интернет-сетями (intranet) обычно называют глобальные сети, предназначенные для использования конкретной корпорацией, а экстранет - сетями (extranet) -- глобальные сети, предназначенные для использования, кроме самой корпорации, и ее партнерами.

Пропускная способность, стандарты и защита

Сеть должна соответствовать требованиям, предъявляемым приложениями. Чем больше пропускная способность, тем больше возможности сети.

Стандартные протоколы позволяют передавать информацию в общепринятой форме, способствуя взаимодействию между компонентами. Наиболее распространенными сетевыми стандартами сегодня, наверное, являются стандарты, связанные с Интернетом: протокол управления передачей (transmission control protocol (TCP)) и Интернет-протокол (IP).

Одними из многочисленных способов защиты информации являются использование межсетевых экранов* и шифрование. Межсетевые экраны обеспечивают мероприятия по защите в сетях. Они усиливают защиту серверов, контролируя трафик. Межсетевые экраны обычно размещают между локальной сетью корпорации и внешней сетью (например, Интернетом).

Шифрование обеспечивает безопасность информации, передаваемой через открытые сети. В частности, путем шифрования информация, которую можно прочесть, преобразуется в нечитаемую форму. При этом информационная безопасность может быть обеспечена путем шифрования данных таким образом, что к ним могут получить доступ только те, кто обладает специальными правами и в силу этого может использовать соответствующие механизмы дешифрирования.

Каналы связи, используемые SAP

Если ERP система работает в автономной сети, то пропускная способность данной сети должна быть достаточной для того, чтобы соответствовать потоку деловых операций этой системы. Другими словами, сеть должна адаптироваться и к потоку операций в ERP, и к нагрузке, вызванной работой любых других приложений, использующих ту же самую сеть.

Коммуникации внутри ERP системы обычно базируются на стандартных протоколах связи. Например, система SAP R/3 для организации взаимодействия между клиентом и сервером использует протокол TCP/IP (ASAP 1996).

Два способа защиты, используемых SAPSAP предлагает несколько способов защиты. В данном разделе говорится о маршрутизаторах SAP и шифровании (см. Juergens 1999).

Маршрутизатор SAP -- это ПО, обеспечивающее дополнительный уровень защиты. Оно обеспечивает соединения SAP через межсетевой экран. Маршрутизатор SAP не заменяет межсетевые экраны, а используется в сочетании с ними. Его задача -- запретить или разрешить соединения отдельной машины или некоторого подмножества машин. Эти маршрутизаторы могут использоваться, например, для соединения пользователей ERP системы с торговым партнером.

Сетевые взаимодействия SAP не шифрует. Однако для тех организаций или учреждений, которым требуется защита данных, SAP предоставляет возможность шифрования определенных взаимодействий.

Базы данных

Большая часть корпоративного ПО, такого как ERP системы, использует реляционные БД для сбора и обеспечения доступности данных предприятия всем модулям ПО. Однако некоторая часть корпоративного ПО все еще базируется на БД «плоских файлов», которые непосредственно не взаимодействуют друг с другом.

«Плоские файлы» -- двумерны (строки и колонки). Их легко использовать, но их возможности в части моделирования корпоративных событий ограничены. БД «плоских файлов» обычно используются в ПО, предназначенном для решения конкретной задачи. Например, система продаж содержит информацию, относящуюся к продавцам. БД не могут непосредственно взаимодействовать с другими «плоскими файлами».

Проблема использования «плоских файлов» состоит в том, что может возникнуть избыток информации. Рассмотрим в качестве при мера «плоский файл», созданный для сбора данных по продаже товаров, Например, нам нужно найти в БД информацию о том, кто совершил продажу, его адрес, номер карточки социального страхования ит. д. Однако, если тот же самый человек совершит другую продажу, вБД снова будут записаны те же данные, что приведет к избытку информации. Одним из средств устранения избыточной информации является использование реляционных БД, где может быть использован единственный номер ссылки для сбора всей информации о том, кто совершил продажу.

Реляционная БД -- это набор связанных между собой таблиц (см. рис. 2.3). Например, вместо того чтобы фиксировать полный набор данных о покупателе (продавце) для каждого заказа, можно воспользоваться только номером покупателя (продавца). Затем, если нужна более детальная информация, можно найти ее в связанной таблице, используя этот номер.

Реляционные структуры достаточно надежны и могут широко использоваться на предприятии. Например, как показано на рис. 2.4,собрана более подробная информация о продажах, в частности о товарах и их количестве в заказе на закупку. Используя реляционный подход, для каждого наименования товара можно сформировать новую таблицу. В результате отпадает нужда в предварительном планировании того, сколько наименований товара будет в продаже, и других связанных вещей.

Хранилища данных

Хранилище данных -- это «единое место в сетях корпорации, где любой пользователь может получить самые последние эффективно организованные данные» (Radding 1995, с. 57). Хранилища данных -- это большие репозитории данных, которые были оптимизированы для обеспечения быстрого ответа на запросы пользователей. Обычно они содержат данные, собранные за много лет, так что пользователи могут принимать решения, базирующиеся на выявленных при анализе данных тенденциях.

Программное обеспечение

ERP системы -- это, в конце концов, программные продукты, и говоря об этих системах, необходимо затронуть такие вопросы, касающиеся ПО, как операционные системы, традиционные системы, готовое ПО, системы управления базами данных (СУБД) и существование различных версий ПО.

Операционные системы.

Системы планирования ресурсов предприятий были спроектированы для работы со многими операционными системами, включая системы, базирующиеся на UNIX и Windows NT. Изначально, фактически все крупные внедрения ERP систем были сделаны под UNIX. Однако, как сказано в ASAP (1996) о системе SAP R/3, для представления информации, прикладных задач и БД могут использоваться свои операционные системы.

Традиционное программное обеспечение

Традиционным или унаследованным ПО называют ПО, которое предшествовало внедряемому ныне. Традиционное ПО обычно разрабатывалось самой фирмой для автоматизации своей работы. Чаще всего -- это ПО для мейн-фреймов. Чтобы иметь возможность создавать традиционное ПО, фирма должна располагать штатом сотрудников, владеющих навыками системного анализа и способных разрабатывать и внедрять ПО. Обычно традиционное ПО требует значительных затрат на свое содержание, так как его необходимо обновлять в соответствии с новыми организационными нуждами.

Готовое программное обеспечение

Готовое ПО -- это ПО, разработанное для использования во многих организациях. Возможно, самое известное готовое ПО было разработано компанией Microsoft. Сейчас существует большое число готовых программных продуктов, предназначенных для использования на персональных компьютерах, включая такие программы, как MS Word и MS Excel. В последнее время на предприятиях отчетливо видна тенденция к использованию готового ПО, и ERP системы сейчас относят к этой категории продуктов.

Готовое ПО создается с большим набором возможностей. Однако многие из них фактически не используются, поскольку каждая компания выбирает из ряда возможностей только те, что нужны именно ей. Одно из средств удовлетворения нужд конкретного предприятия -- настройка параметров ПО. Доступ к возможностям системы не требует ее обязательного перепрограммирования. Вместо этого для выбора необходимых возможностей часто используется «установка переключателей» -- эквивалент переключателей, включающих и выключающих опции в программах.

В конечном счете, использование готового ПО означает отказ от разработки ПО внутри компании и передачу таких разработок на аутсорсинг (т. е. силами сторонних организаций). Как результат, «купить ERP систему значит больше, чем купить программное обеспечение. Вы покупаете у компании точку зрения» (Langdoc 1998). Выбирая ERP систему, вы передаете большую часть обязанностей по содержанию и развитию своих систем ее производителю. Это значит, что важным критерием выбора ПО может быть дальновидность его производителя.

Система управления базами данных

СУБД -- это ПО, разработанное для облегчения использования конкретных структур БД, например, реляционных. СУБД необходимы не только потому, что в них сосредоточены данные, но и потому, что они обеспечивают доступ к данным. Информация в виде отчетов извлекается из БД в результате запросов к ним. Это означает, что СУБД умеют формировать команды запроса данных (они позволяют пользователю задавать вопросы о данных) и снабжены генераторами отчетов, позволяющими создавать отчеты о данных.

Обычно системы класса ERP разрабатываются таким образом, чтобы они могли использовать любую СУБД. Например, система SAPR/3 поддерживает СУБД от Oracle, MS SQL от Microsoft, Sybase, DB2от IBM и Informix .

В некоторых случаях фирмы ограничивают свой выбор ERP систем теми системами, которые совместимы с существующей у них СУБД. Если это так, можно ожидать, что производители ERP систем будут больше заинтересованы в поддержке их продуктами доминирующих на рынке СУБД. Для справки: в 1997 г. рыночная доля СУБД Oracle составляла 39,2%, IBM -- 13,3%, Informix -- 5,6%, Sybase --5,4% и Microsoft -- 4,5% (Markoff 1998).

С другой стороны, выбор СУБД зависит от операционной системы. Однако, как заметил Юргенс (Juergens 1999), после внедрения сменить СУБД фактически уже невозможно. Аналогично, возможность модернизации ERP системы будет зависеть от совместимости ее новой версии с определенной СУБД.

Выбор программного обеспечения и анализ требований

Выбор программного обеспечения: анализ затрат и выгод. Выбор ПО не должен быть случайным процессом, а должен представлять собой результат тщательного учета всех факторов, которые могут повлиять на принятие решения. Кроме того, рациональный выбор, отдающий предпочтение какому-то программному пакету, обычно подразумевает разновидность анализа экономической эффективности или«возврата на инвестиции» (Returnon Investment, ROI). К сожалению, выгоды могут быть неявными (трудными для определения и прогнозирования), а некоторые расходы скрытыми. Фактически, расходы и выгоды невозможно полностью измерить, пока система не проработала год или около того. В результате многие попытки анализировать готовое ПО оказываются бесполезными из-за недостатка достоверной информации.

Выбор модели бизнес-процесса

Существует по крайней мере две модели бизнес-процессов организации: модель «как есть» используется для моделирования текущих процессов, в то время как модель «как должно быть» -- для моделирования будущего организации (т. е. тех процессов, которые являются для нее предпочтительными). При выборе ПО организации разрабатывают либо модели своих процессов «как есть», либо модели «как должно быть», либо и те, и другие. И эти модели затем становятся основой для выбора.

Лучшие практики

Реинжиниринг бизнес-процессов, впервые рассмотренный Хэммером (Hammer 1990), предполагал отказ от существующих процессов и создание процессов, которые соответствовали бы нуждам компании в свете передовых технологий. К сожалению, для фирм оказалось трудным отказаться от существующих процессов и работников. Когда же они все-таки решались на это, они не знали, чем нужно заменить существующие процессы или как разработать новые.

Поскольку «лучшие практики» представляли собой процессы, «проверенные жизнью», они быстро нашли признание как средство выбора новых процессов. «Лучшие практики» -- это те, что считаются наилучшими или просто лучшими способами реализации определенного бизнес-процесса.

Одним из источников лучших практик является ERP система. Обычно лучшие практики заложены в библиотеках процессов ERP систем, и при внедрении нужно лишь сделать соответствующий выбор. Как правило, ERP системы содержат множество лучших практик, так что ПО может быть настроено (кастомизировано) для удовлетворения потребностей каждой компании-заказчика, которая устанавливает его. Например, система SAP R/3 содержит более 1 100 лучших практик. Благодаря наличию такого их числа, практически каждая реализация системы является индивидуальной, поскольку набор отобранных лучших практик варьируется от внедрения к внедрению. компьютерный оперативный планирование реинжиниринг

Некоторые консалтинговые фирмы имеют свои собственные БД лучших практик, которые используются в качестве альтернативных в процессе поддержки внедрения ERP систем.

2.3 Модули ERP систем

Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто называются «модулями». Однако различные пакеты включают различные модули, названия которых также варьируются.

Модули SAP:

Система SAP R/3 содержит следующие прикладные модули (см., например, ASAP 1996, с. 74-8)

* AM (fixed asset management -- «Управление основными средствами»), отвечающий за информацию относительно износа, страхования, основных фондов и т. д.

* СО (controlling -- «Управление»), включающий блоки «Учет центров затрат», «Управление себестоимостью» и «Функционально-стоимостной анализ» (activity-basedcosting, ABC).

* FI (financialaccounting -- «Финансы»), включающий блоки «Главная книга», «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» и «Консолидация в соответствии с законодательством» (legal consolidations).

* HR (human resources -- «Кадры»), включающий блоки «Управление персоналом» и «Планирование и развитие».

* MM (materials management -- «Управление материалами»), включающий блоки «Управление запасами», «Контроль счетов-фактур», «Управление складами».

* РМ (plant maintenance -- «Обслуживание предприятия»), включающий блоки «Производственные и технические объекты», «Профилактическое обслуживание», «Управление техническим обслуживанием», «Управление заказами на техническое обслуживание».

* РР (production planning -- «Производственное планирование»),включающий блоки «Операционное планирование и планирование продаж», «Материальное планирование» и «Планирование мощностей».

* PS (project system -- «Проектная система»), который включает блоки «Управление проектами» и «Управление бюджетом». В настоящее время компания предпочитает называть их компонентами{прим. науч. редактора).В настоящее время этот модуль носит название АА (asset accounting --Учет основных средств) (прим. науч. редактора).

* QM (quality management -- «Управление качеством»), включающий блоки «Сертификаты качества», «Инспектирование», «Средства планирования» и «Уведомление о качестве».

* SD (sales and distribution -- «Продажи и дистрибуция»).

Кроме того, в системе существуют так называемые «общие» (cross-application) модули, которые могут быть использованы в системе R/3 повсеместно. Среди них -- SAP business workflow (поддержка рабочих процессов) и SAP office (поддержка офисной работы).

2.4 Модели, объекты и процессы (МОПы) ERP систем

Конфигурировать ERP систему -- значит выбрать модели, объекты и процессы (МОПы), которые заложены в системе и используются организацией.

Модели

В ERP системах заложено несколько моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3 (рис. 3.1).Эти модели -- отображение реального мира в системе, и их качество важно для отражения реальности. Например, модель организационных структур позволяет фиксировать информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.

Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут обеспечить системе определенный уровень детализации организации, необходимый для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе.

В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.

Существуют определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, как указано в приложении к главе 9, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыр. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.

Объекты

Саймон (Simon 1985, с. 10) определил объект как «интерфейс между «внутренней» средой -- содержанием и организацией самого объекта -- и «внешней» средой -- окружением, в котором он функционирует». Внутренняя среда -- это компьютерная программа, а внешняя -- это мир, в котором функционирует система. Объекты предприятия -- пища для информационных процессов.

Например, под таким объектом предприятия, как «документ», обычно понимается счет. Кроме того, объектами также являются реализации моделей (в форме перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т. д.). Объекты предприятия известные как документы генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или используются ими в качестве входных данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей(например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.

Процессы

Процессы -- это потоки деятельности и информации, необходимые для выполнения определенной задачи или группы задач. Обычно организации должны выбирать процессы, соответствующие их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP системе. Поскольку, в принципе, существует множество способов выполнения задачи или групп задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так как они не являются единственно возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.

На рисунке 3.2 изображен процесс управления заказами SAP(McAfee and Upton 1997). Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между собой. В традиционной функционально-ориентированной системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между ними производился бы вручную, если бы вообще производился.

Внедрение процессов системами планирования ресурсов предприятий, в конечном счете, требует многих решений, которые обычно принимаются группой внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и кому отказать, или, когда предложить скидки и кто их должен получить. Коч (Koch 1999) цитирует одного из членов группы внедрения ERP системы: «Мы практически управляем компанией. Мы принимаем решения. Еще два года назад было бы неслыханно, чтобы те, кто занимает подобные должности, принимали бы такие решения, но сейчас люди хотят, чтобы мы управляли их подразделениями».

2.5 Как работают ERP системы?

Чтобы составить общее представление о работе ERP систем, рассмотрим систему компании SAP. Прекрасный пример находим у Эдмондсона и др. (Edmondson1997), который мы здесь и приводим.

International Sneaker Company (ISC) -- это некая гипотетическая американская компания, ведущая торговлю во всем мире; свой продукт она производит в Тайване.

(1) Заказ. Торговый представитель компании ISC принимает заказ от розничного торговца в Бразилии. Вводя данные в свой персональный компьютер, этот представитель получает доступ к модулю продаж системы R/3. Система проверяет цену и скидки для данного розничного торговца, а также его кредитную историю, чтобы убедиться в том, что фирма готова совершить продажу.

(2) Наличие. Затем ПО проверяет наличие товара. Оно находит, что половина заказа есть в наличии на складе в Бразилии, и эта часть заказа может быть реализована немедленно. Система R/З выясняет также, что другую половину заказа нужно будет доставить с предприятия компании ISC.

(3) Производство. Система R/З уведомляет склад о том, что необходимо доставить розничному торговцу часть его заказа. Кроме того, «производственное» ПО системы R/З планирует изготовление остальной части заказа. Счет распечатывается в Португалии.

(4) Рабочая сила. Во время планирования производства система R/З отмечает недостаток рабочей силы для выполнения заказа. Она уведомляет менеджера по персоналу о необходимости нанять временных рабочих.

(5) Закупка. Модуль материального планирования системы R/3оповещает менеджера по закупкам, что пришло время заказать новое сырье, а также указывает его необходимое количество.

(6) Отслеживание выполнения заказа и последующие заказы. Бразильский розничный торговец входит в систему R/З компании ISC через Интернет и видит, что часть заказа была выполнена. Кроме того, он может при этом сделать следующий заказ.

2.6 Обучение и персонал

Как было замечено ранее, при использовании ERP систем ввод данных происходит ближе к источнику информации. В некоторых случаях это означает, что данные будут вводить служащие, не знакомые с этой задачей. Например, при использовании ERP системы ввод данных может осуществляться персоналом погрузочной площадки.

Но если эти люди не знают, как пользоваться системой, задача выполнена не будет. Следовательно, особенное внимание должно быть уделено тому, чтобы служащие получили достаточное образование для правильного использования системы.

Однако основной организационный риск, связанный с обучением и персоналом, в том, что может не оказаться адекватно обученных людей после внедрения системы. Например, как отметил Ферранти (Ferranti 1998): «Если проект терпит неудачу, то распространенная причина этого состоит в том, что основной проектный персонал переманивается конкурентами компании, а управлять внедрением остаются люди, не знакомые с ним». Таким образом, необходимо обеспечить соответствующие карьерные возможности для проектной команды с тем, чтобы эти люди после внедрения системы продолжили работать на компанию.



Выводы

В данной работе были рассмотрены основные принципы ERP-систем, цели, которыми руководствуются организации при выборе производителя ERP-систем и частично была рассмотрена система организации SAP -R/3.



Перечень использованных источников

1) O'Лири Дэниел. "ERP системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация"

2) ru.wikipedia.org

Размещено на Allbest.ru