Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Создание отчета как объекта базы данных

Простые отчеты

Структура отчета в режиме Конструктора

Способы создания отчета

Изменение масштаба отображения отчета

Печать отчета

Создание отчета

Редактирование

Форматирование

Изменение стиля

Подготовка составных отчетов

Создание составных отчетов

Применение подчиненных отчетов

Создание подчиненных отчетов

Перекрестные отчеты

Печать отчета в несколько колонок

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одной из главных задач любой базы данных является создание отчетов. Именно этой теме и посвящена данная работа.

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Простые отчеты

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

· Конструктор

· Мастер отчетов

· Автоотчет: в столбец

· Автоотчет: ленточный

· Мастер диаграмм

· Почтовые наклейки

Рис. 1. Способы создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

· Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

· В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

· Щелкнуть на кнопке ОК.

· Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

· В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем -- лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

· В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

· В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

· Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

· Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

· изменить значение ширины отчета;

· уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2. Предварительный просмотр

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис.3. Отчет в режиме конструктора

Редактирование

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

· В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

· Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

· Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Форматирование

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

· На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

· В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

· Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

· Сохранить и закрыть отчет.

Подготовка составных отчетов

Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют настольные СУБД, является возможность создания различных отчетов -- документов, содержащих данные из таблиц базы данных. Отличительной особенностью Microsoft Access является наличие очень мощного генератора отчетов, который позволяет создавать отчеты высокого качества. Наличие мастеров, генерирующих автоматически или при помощи диалога с пользователем самые разнообразные отчеты, значительно облегчает трудоемкий процесс их создания.

Создание составных отчетов

Под составными отчетами в данном случае понимаются отчеты, имеющие сложную структуру: включающие подчиненные отчеты, построенные на базе перекрестных запросов, выводимые на печать в виде нескольких колонок, как это делается, например, в газетах. Ниже будут описаны такие отчеты, их назначение и способы создания.

Применение подчиненных отчетов

По аналогии с составными формами, включающими подчиненные формы, можно предположить, что составные отчеты используются также и для печати данных из таблиц, связанных отношением "один-ко-многим". Однако это не совсем так. В большинстве случаев для отображения данных из связанных таблиц не требуется внедрять подчиненные отчеты.

Например, если нужно создать отчет по товарам с разбивкой по категориям товаров, это можно сделать двумя способами:

· в основном отчете выводятся данные о категории товаров, а в подчиненном -- о товарах, входящих в категории. И это будет аналогично созданию формы "Категории товаров", в которую включается подчиненная форма, отображающая данные из таблицы товаров;

· то же самое может быть выполнено без использования подчиненного отчета с помощью группировки товаров по категориям. Отчет в этом случае должен строиться на базе запроса, включающего данные из таблиц "Категории" и "Товары".

Тем не менее, бывают ситуации, когда использование подчиненного отчета необходимо или предпочтительно. Например:

Главный отчет представляет собой контейнер, в который включаются один или более подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. В этом случае главный отчет может вообще не быть связанным с таблицей или запросом и содержать только надписи и вычисляемые элементы.

Иногда итоговые данные требуется представить в документе в виде отдельной таблицы наряду с детальными данными. В этом случае просто группировкой записей с итоговыми строками не обойтись, нужно ввести подчиненный отчет, который выведет итоговые данные в требуемом виде.

Группировка в отчетах Access является очень мощным механизмом, который позволяет получить самые разные способы обработки данных отчета. Однако только при использовании подчиненных отчетов можно создать группы, которые содержат две и более подгруппы данных.

Главный отчет может содержать, во-первых, несколько подчиненных отчетов и, во-вторых, два уровня вложенности подчиненных отчетов. И, кроме того, на любом уровне вложенности наряду с подчиненным отчетом можно вставить в главный отчет подчиненную форму.

Основное достоинство подчиненных отчетов состоит в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную информацию в удобном структурированном виде, чего невозможно добиться, если просто создать сложный запрос, включив в него данные из многих таблиц.

Примеры использования подчиненных отчетов можно найти в списке отчетов учебной базы данных "Борей" (Northwind). На рис. 4 представлен отчет "Продажи по типам" (Sales by Category), который содержит один подчиненный отчет и внедренную диаграмму.

Рис. 4. Отчет, содержащий подчиненный отчет

Откройте отчет "Продажи по типам" (Sales by Category) в режиме Конструктора. Вы увидите, что подчиненный отчет размещен в разделе заголовка группы "Категория" (CategoryName) (рис. 5). Оба отчета, и главный и подчиненный, базируются на одном и том же запросе "Продажи по типам" (Sales by Category), но в главном отчете выводятся данные о категориях -- имя категории, а в подчиненном -- о товарах, входящих в эту категорию (наименование товара и его цена).

Выделите элемент управления Подчиненная форма/отчет (Subform/siibreport) и посмотрите свойства этого элемента. Вы увидите, что главный и подчиненный отчеты связываются по полю "Категория" (CategoryName). Поскольку и в формах, и в отчетах используется один и тот же элемент управления Подчиненная форма/отчет, свойства для связанных полей те же, что и в форме.

Обратите внимание, что в макете подчиненного отчета нет элемента управления, связанного с полем "Категория", однако, как и при связывании форм, в качестве полей для связи можно использовать поля базового запроса.

Рис. 5. Отчет "Продажи по типам" в режиме Конструктора

Отчет "Продажи по годам" (Sales by Year) является примером отчета, в котором подчиненный отчет используется для вывода итоговых данных о продажах по кварталам года (рис. 6).

Рис. 6. Использование подчиненного отчета для вывода итогов

Оба отчета, основной и подчиненный, базируются на запросе "Продажи по годам" (Sales by Year), который позволяет выбрать все заказы за указанный период времени (проверяется поле "ДатаИсполнения" (ShippedDate). Запрос включает вычисляемое поле "Год" (Year), которое рассчитывается на основе даты заказа и используется при группировке в отчете, и поле, содержащее итоговую сумму каждого заказа "ПромежуточнаяСумма" (Subtotal).

Создание подчиненных отчетов

Подчиненные отчеты могут создаваться двумя способами:

· с помощью Мастера подчиненной формы/отчета для создания нового подчиненного отчета в существующем отчете;

· путем внедрения уже существующего отчета (или формы) в другой отчет (в этом случае внедряемый отчет становится подчиненным).

Для того чтобы продемонстрировать, как создаются составные отчеты, мы построим отчет, показывающий квартальные обороты клиентов. Сначала нужно создать запрос, который будет базовым для главного отчета. Этот запрос будет иметь параметр [Отчетный год:] и выбираться будут все клиенты, которые имеют заказы в указанном году (рис. 7).

Этот запрос очень просто создать на основе имеющегося в базе данных "Борей" подобного запроса "Квартальные обороты" (Quarterly Orders):

Выделите названный запрос в окне базы данных и скопируйте его, используя команды копирования и вставки Правка, Копировать(Edit, Copy) и Правка, Вставить (Edit, Paste). Дайте ему название "Квартальные обороты клиентов".

Откройте его в режиме Конструктора.

Удалите последнее поле "ДатаРазмещения" (OrderDate) из таблицы полей внизу окна запроса и вместо него вставьте вычисляемое поле: ГодЗаказа: Year ("[ДатаРазмещения]) (для английской версии используйте английское имя поля OrderDate, в качестве имени вычисляемого поля можете задать OrderYear), а в строку Условие отбора (Criteria) введите имя параметра запроса [Отчетный год: ]. Сохраните и закройте запрос.

Рис. 7. Базовый запрос для отчета "Квартальные обороты клиентов"

Теперь создадим отчет на основе только что созданного запроса. Для этого можно воспользоваться Мастером отчетов (Report Wizard).

Выберите для помещения в отчет поля "Название" (CompanyName), "Город" (City) и "Страна" (Country), отсортируйте записи по полю "Название", выберите тип отчета в столбец (Column) и один из предложенных стилей отчета. В результате вы получите отчет примерно такой, как изображен на рис. 8.

Для того чтобы построить подчиненный отчет, содержащий квартальные обороты клиентов, воспользуемся уже готовым запросом "Квартальные обороты по товарам" (Quarterly Orders by Product), слегка его изменив. А именно, нужно удалить из запроса последнее поле "ДатаРазмещения" (OrderDate), для которого задано лишнее в нашем примере условие выборки. Тогда запрос будет выглядеть так, как это представлено на рис. 9. Сохраните его с именем "Квартальные обороты клиентов по товарам".



Рис. 8. Главный отчет составного отчета

Рис. 9. Базовый запрос для подчиненного отчета

Чтобы создать подчиненный отчет, воспользуемся Мастером подчиненных отчетов. Для этого:

Откройте отчет "Квартальные обороты клиентов" в режиме Конструктора.

Выберите элемент управления Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) на Панели элементов (Toolbox) и разместите его в разделе Область данных (Detail) ниже полей, содержащих данные о клиенте. (Кнопка Мастера (Control Wizards) должна быть нажата.)

В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель Имеющиеся таблицы и запросы (Use existing Tables and Queries). Нажмите кнопку Далее (Next).

Во втором диалоговом окне мастера нужно определить, какие поля требуется включить в подчиненный отчет. При этом поля в общем случае можно выбирать из нескольких таблиц и запросов. В данном случае нужно в раскрывающемся списке Таблицы и запросы(Tables/Query) выбрать запрос "Квартальные обороты клиентов по товарам" (который был создан для этого примера), затем нажать кнопку с двумя стрелками, чтобы включить в подчиненный отчет все поля запроса, и нажать кнопку Далее (Next).

В следующем диалоговом окне необходимо определить связь между главным и подчиненными отчетами, если эта связь существует, или выбрать из списка значение Отсутствует (None), если вы создаете независимый подчиненный отчет. В данном случае можно выбрать связь в отображенном списке, но нам предложенные варианты не подходят, поэтому выберите переключатель Самостоятельное определение (Define my own), чтобы задать эту связь самостоятельно.

В диалоговом окне появятся две пары раскрывающихся списков. В списках слева отображаются поля главного отчета, а в списках справа -- связанные с ними поля подчиненного отчета. Связь может быть задана по одному или нескольким полям. В данном случае требуется задать связь по двум полям, чтобы связать источники данных главного и подчиненного отчетов одновременно и по коду клиента, и по отчетному году. Для этого выберите в раскрывающихся списках слева элементы: "КодКлиента" (CustomerlD) и "ГодЗаказа" (OrderYear), и соответствующие (с такими же именами) элементы в раскрывающихся списках напротив (справа).

Определив связь между отчетами, нажмите кнопку Далее (Next).

В последнем диалоговом окне требуется задать имя подчиненного отчета. Вы можете оставить предложенное мастером название "Подчиненный отчет Квартальные обороты клиентов по товарам" и нажать кнопку Готово (Finish).

В результате в главном отчете будет создано поле Подчиненный отчет (Subreport). Вам потребуется только настроить высоту и ширину этого поля, удалить его метку, и вы получите отчет, аналогичный изображенному на рис. 10.

access база данное отчет

Рис. 10. Отчет "Квартальные обороты клиентов"

В качестве подчиненного отчета может быть использована и форма. Например, отчет, аналогичный только что описанному, можно получить с помощью уже имеющейся в базе данных "Борей" формы "Подчиненная для квартальных оборотов" (Quarterly Orders Subform).

Для этого:

Скопируйте данную форму, задав ей новое имя "Подчиненная для квартальных оборотов 2".

Откройте полученную копию в режиме Конструктора и замените источник данных на запрос "Квартальные обороты клиентов по товарам", созданный для предыдущего примера. Сохраните и закройте форму.

Затем скопируйте созданный ранее отчет "Квартальные обороты клиентов", задав ему новое имя "Квартальные обороты клиентов 2", и откройте его в режиме Конструктора.

Удалите подчиненный отчет и вместо него просто перенесите с помощью мыши созданную форму из окна базы данных в область данных отчета. Автоматически будет создан элемент Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) с именем "Подчиненная для квартальных оборотов".

Теперь настройте высоту и ширину созданного элемента и в свойствах подчиненной формы на вкладке Данные (Data) определите связующие поля. Для этого нажмите кнопку Построителя справа от свойства Подчиненные поля (Link Child Fields) и задайте в появившемся диалоговом окне две пары одноименных связанных полей: "КодКлиента" (CustomerlD) и "ГодЗаказа" (OrderDate), таким же образом, как это было описано в предыдущем примере. Указанные поля запишутся в качестве значений свойств Подчиненные поля (Link Child Fields) иОсновные поля (Link Master Fields).

В результате вы получите отчет, аналогичный представленному на рис. 11.



Рис. 11. Составной отчет, включающий подчиненную форму

Перекрестные отчеты

Перекрестные отчеты строятся на основе перекрестных запросов и содержат итоговые данные.

В предыдущем разделе мы использовали один из таких перекрестных запросов для создания подчиненного отчета "Квартальные обороты клиентов по товарам". Аналогично создается и обычный отчет на базе перекрестного запроса. Пример такого отчета приведен на рис. 12. Он создан на базе того же самого запроса "Квартальные обороты клиентов по товарам", но отображает данные в другом разрезе: проданные товары группируются по наименованию, затем по клиентам. Разработать такой отчет не сложно:

Создайте новый отчет в режиме Конструктора и выберите для него в качестве источника данных запрос "Квартальные обороты клиентов по товарам".

Разместите надписи, содержащие заголовки столбцов отчета, в разделе Верхний колонтитул (Page Header), а все текстовые поля со значениями -- в области данных. (Еще проще создать такой отчет с помощью автоотчета ленточный.)

Определите в окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) группировку по полям "Марка" (ProductName) и "КодКлиента" (CustomerlD). Для поля "Марка" отобразите заголовок группировки, выбрав значение Да (Yes) в раскрывающемся списке Заголовок группы(Group Header). Закройте окно.

Перенесите текстовое поле "Марка" в отображенный заголовок группы.

Отчет готов. Такой отчет называется статическим перекрестным отчетом, т. к. хотя его источник данных -- перекрестный запрос, число столбцов в нем всегда одинаково, заголовки столбцов являются постоянными. Он создается так же, как и обычный отчет, на базе готового запроса.

Рис. 12. Статический перекрестный отчет

Более сложной задачей является создание динамического перекрестного отчета. Это такой отчет, у которого в качестве источника данных задан перекрестный запрос, и формирующийся этим запросом набор записей может иметь разное количество и разные заголовки столбцов, в зависимости от выполнения некоторых условий. Пример такого запроса приведен на рис. 13. Этот отчет показывает выработку сотрудников фирмы по месяцам года. Такой отчет может создаваться ежеквартально, и каждый раз число столбцов в нем будет увеличиваться, пока в конце года не станет равным 14 (12 месяцев плюс итоговый столбец и столбец с фамилиями сотрудников).

Еще одним примером динамического перекрестного отчета является отчет, в котором показывается, какие товары вы заказали поставщикам, но еще не получили. Такой отчет может представлять собой таблицу, в которой по вертикали отображаются товары, а по горизонтали -- поставщики, которым эти товары заказаны. Его можно построить, если число поставщиков ограничено и не очень велико.

Рис. 13. Динамический перекрестный отчет

Для создания динамических отчетов не обойтись без программирования. В режиме Конструктора отчет о выработке сотрудников выглядит так, как это представлено на рис. 14, т. е. он содержит несвязанные с данными надписи и текстовые поля.

Привязка их к результатам запроса выполняется программным путем в процессе выполнения отчета.

Рис. 14. Динамический перекрестный отчет в режиме Конструктора

Печать отчета в несколько колонок

Иногда возникает необходимость отобразить данные на листе бумаги в несколько колонок. Это может потребоваться для компактного представления данных в отчете. Пример такого отчета приведен на рис. 15 -- это отчет "Товары по типам" (Products by Category) из базы данных "Борей" (Northwind). В нем содержатся данные о количестве товаров на складе. Данные о товарах группируются по категориям товаров и отображаются в три колонки.

Чтобы получить такой отчет, нужно задать определенным образом параметры печати отчета. Эти параметры задаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup). Для того чтобы вывести это окно, в режиме Конструктора отчета, выберите команду меню Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). На вкладке Поля (Margins) определите ширину полей страницы. Затем раскройте вкладкуСтолбцы (Columns).

Группа полей Параметры сетки (Grid Setting) позволяет определить количество колонок на листе (поле число столбцов (Number of Columns)) и расстояние между колонками (поле столбцов (Column Spacing)). Поле интервал строк (Row Spacing) используется при печати наклеек на конверты.

Группа полей Размер столбца (Column Size) позволяет определить ширину колонки. Если установить флажок по размеру данных (Same As Detail), то поля ширина (Width) и высота (Height) будут установлены равными ширине и высоте раздела Область данных (Detail) отчета. Если этот флажок сброшен, то значение поля ширина (Width) будет определять ширину колонки (поле высота (Height) используется для определения размера наклеек).

Переключатели в группе Макет столбца (Column Layout) определяют ориентацию колонок. В данном случае выбран переключательсверху вниз (Down, then Across), который обеспечивает печать данных в виде газетных полос.

Рис. 15. Отчет в три колонки

Заключение

Современные информационные технологии - это методы и средства для сбора, хранения, обработки и получения информации на основе современных средств вычислительной техники.

Составными частями любой информационной системы являются БД и приложение для обработки данных. Появление персональных машин класса Pentium, семейства операционных систем Windows фирмы Microsoft и различного программного обеспечения позволяют автоматизировать ручные операции, вести любые виды работ по накоплению информации, ее обработки и получению различных выходных форм.

В данной работе рассмотрены несколько видов отчетов: простые и составные, которые в свою очередь делятся на перекрестные, подчиненные и т.д. Также уделено внимание способам создания и редактирования отчетов. Рассмотрены такие методы, позволяющие избежать программирования при создании отчетов. Материал подобран так, чтобы на примере показать, как можно создать и редактировать отчет.

Список литературы

1. Диго СМ. Проектирование баз данных. - М.: «финансы и статистика», 2001

2. Морозов В.,Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии. - М.: «АБФ», 2003

3. Информационные технологии в маркетинге. - М.: «Юнити», 2000

4. А. Гончаров «Компьютер для менеджера». Самоучитель - СПб: Изд-во «Питер».2000

5. Ф. Новиков, А. Яценко. Microsoft Access 2000. - ВНV - Санкт-Петербург - 2004.

6. Р. Селеста « Access 2000: Учебный курс”.М., 2000

Размещено на Allbest.ru