Разработка базы данных и автоматизация "автосалона"

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Анализ предметной области

2. Постановка задачи

3. Разработка информационного обеспечения задачи

3.1 Этапы проектирования базы данных

3.2 Создание базы данных

3.3 Работа с таблицами

3.4 Типы данных

4. Разработка диалогового приложения пользователя

4.1 Построение сценариев диалога

4.2 Создание экранных форм для ввода данных

4.3 Создание экранных форм для вывода данных

ВЫВОДЫ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Приложение А

Приложение В

Приложение С

Приложение D

Приложение E

ВВЕДЕНИЕ

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Иногда бывает необходимо создать собственную процедуру, которая должна запускаться из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу, называется модуль. Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули класса - это модули форм и модули отчетов, связанные с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события.

В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

автоматизация классификатор база данные автосалон

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Предметной областью базы данных данной курсовой работы является продажа автомобилей в автосалоне. Элементами предметной области являются поставляемые автомобили, которые обозначены следующими признаками - страна производитель, категория (легковая; грузовая), марка, цена.

Движение автомобилей происходит следующим образом - при продаже автомобиля производится учет его признаков, указанных выше, в соответствие с документооборотом.

Предполагаемая база данных должна обеспечивать работу автосалона по учету продаж автомобилей различных видов, автоматизированную выдачу отчетов по операциям за определённые периоды и по категориям автомобилей. БД будет относиться к классу БД управления предприятием, т. к. она будет обслуживать конкретный один автосалон.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Проектируемая система должна хранить и обрабатывать информацию, введенную на основе входных документов, выдавать результаты обработки пользователю. Число расчетов системы невелико. На входе системы имеются количество заказов, которые необходимо выполнить, а также количество ресурсов (транспорт). Система определяет, каким образом оптимально выполнить все заказы с минимально затраченными ресурсами.

Система содержит нормативно-справочную информацию:

- информация об автопарке предприятия;

- данные о клиентах предприятия;

- список всех скидок, предоставляемых клиенту;

Входными документами для системы являются листы оформления заказов, чеки оплаты заказов. Также к входным документами можно отнести документы, которые вносят изменения в справочную информацию, например, об обновлении парка автомобилей и другие.

Выходными данными задачи являются отчеты по клиентам, выполненным заказав, отчеты о наличии основных средств на предприятии.

3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ

3.1 Этапы проектирования базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2.Разработайте на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3. Определите необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4. Задайте ключевое поле. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определите связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

7. Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8. Используйте средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

3. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами.

Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Если Вы создаете новую базу данных (только в этом случае), появится диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb.

Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты.

При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

3.3 Работа с таблицами

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля".

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных", нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка. Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

3.4 Типы данных

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Поле МЕМО

Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик

Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический

Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

4. РАЗРАБОТКА ДИАЛОГОВОГО ПРИЛОЖЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1 Построение сценариев диалога

Диалог между человеком и ЭВМ - это обмен информацией между ЭВМ и пользователем, который происходит при помощи интерактивного терминала и по определенным правилам.

Выделяют четыре основных структуры типов диалога: запрос и ответ; меню; экранных форм; на базе команд.

Для организации диалога между человеком и ЭВМ для учета информации по автосалону, определяются следующие требования:

1) выдача характеристик обо всех автомобилях в автосалоне;

2) произвести отчетность о поставленных автомобилях;

3) произвести отчетность о проданных автомобилях;

4) диалог должен быть простым, понятным для неопытного пользователя;

5) простота ввода информации, и ее корректировка.

Сценарий диалога: при запуске программы открывается меню, в котором пользователю предлагается выбрать следующее действие - вывод характеристик автомобилей в автосалоне, вывод отчета по продажам, вывод отчета по поставкам, выход из программы. В данный момент диалог будет управляемым пользователем. После выбора действия из предложенного меню появится ряд экранных форм для ввода новой информации или для просмотра уже имеющихся данных о автомобилях, поставке или продаже. В каждой экранной форме реализована возможность печати данных и выхода в меню. Эти формы управляемые системой, так как в них определена четкая последовательность ввода данных.

Диалог является природным, так как для удобства пользователя ведется в разговорном стиле на русском языке. Элементы диалога реализованы в базе данных Access с помощью форм. При запаске Access открывается окно, в котором предлагается ряд действий. Выбирается конструктор форм. В чистой форме выделяются поля для ввода данных, а также обозначаются кнопки для перехода к другой форме и печати данных.

4.2 Создание экранных форм для ввода данных

Первой формой Access является меню - главная кнопочная форма, в которой не происходит ввода данных, а производится выбор дальнейшего действия. Данная форма состоит из четырех кнопок, которые создаются в режиме конструктора - переход к форме характеристики автомобилей, переход к форме Отчет по поставкам, переход к форме Отчет по продажам и Выход из программы (см. приложение D).

Форма Отчет по поставкам состоит из следующих полей - дата поставки, поставщик, категория, наименование, производитель, количество, цена. Поле сумма вычисляется автоматически. В конце формы кнопки печати и выхода в меню (см. приложение D).

Форма Отчет по продажам состоит из полей - дата продажи, категория, наименование, количество, цена. Поле выручка рассчитывается автоматически, после ввода необходимых данных. В конце формы кнопки печати и выхода в меню (см. приложение D).

Форма «автомобили в автосалоне» содержит всю информацию о автомобилях, которые привозятся в автосалон: код, категория, наименование, цена входная, цена выходная, количество, дата. В правом верхнем углу расположена кнопка Фильтр, которая выдает список автомобилей, количеством 0, что позволяет легко определить обувь, которую необходимо заказать поставщику.

В верхней части каждой формы расположена кнопка обновления в виде блокнота, что позволяет удалить предыдущие записи и ввести новые.

Контроль введенной информации произвольный, т.е. пользователь контролирует информацию, просматривая ее на экране по своему желанию.

4.3 Создание экранных форм для вывода данных

Экранные формы выходной информации соответствуют формам ввода информации с заполненными полями. Они предназначены для просмотра и контроля движения автомобилей в автосалоне. Существует возможность быстрой печати в виде документа с помощью кнопки Печать в нижней части экранной формы (см. приложение Е).

Для защиты информации от намеренного и ненамеренного изменения используется программное средство, т.е. установлен пароль для входа в систему, а также технологическое средство - резервные копии, которые хранятся у директора фирмы.

ВЫВОДЫ

В данной курсовой работе проводился анализ предметной области автоматизации «автосалона», разработка локального классификатора технико-экономической документации, а также систему первичных и выходных документов.

Курсовая работа также включает в себя разработку элементов приложения пользователя.

При использовании баз данных в торговле, в торговых сетях различных магазинах, то можно обеспечить значительный прирост производительности труда.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. д.э.н., проф. В.В.Евдокимова. - СПб: Питер, 1997.

2. Пономаренко Н.А. Основи економічної кібернетики: Підручник. - К.: Київ. нац. торг.-екон. ун-т, 2002.

3. Информатика: учебник / Под ред. проф. Н.В.Макаровой. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 1998.

4. Шумаков В.Н. Базы данных в среде Delphi 3. (из www).

5. Штриховые коды в системах обработки информации. В.А. Арманд, В.В. Железнов. (www.klubok.net).

Приложение А Классификатор

Форма №100

ЧП «УкрАвто»

Херсонская об.

Утвержден

г. Херсон директором ЧП «УкрАвто» ул. Карла Маркса 28

__________________ от ____________2003г.

Классификатор

Страна производитель	Категория	Марка	Цена, гр-н.	Код
Германия	Легковая	Опель	24 000	1/01/001/0100
Германия	Легковая	Фольцваген	56 000	1/01/002/0110
Германия	Легковая	Ауди	45 000	2/01/003/0120
Германия	Грузовая	Мерседес	55 000	2/01/004/0130
Франция	Микроавтобус	Фиат	60 000	2/02/005/0200
Россия	Легковая	Жигули	25 000	2/02/006/0240
Украина	Легковая	Запорожец	15 000	2/02/007/0240
Украина	Легковая	Ланос	26 000	2/01/008/0270
Украина	Легковая	Леганза	35 000	2/02/009/0300
Украина	Легковая	Нубира	30 000	2/02/010/0310
США	Грузовая	Форд	50 000	3/01/011/0340

Приложение В Макеты входных документов

Форма 001

ЧП «УкрАвто»

Винницкая об.

Утвержден

г. Херсон директором ЧП «УкрАвто» ул. Карла Маркса 28

__________________ от ____________2004г.

Договор на поставку автомобилей № ____

от _____________

Категория	Марка	Производитель

Директор ЧП «УкрАвто» _______________ Додик А.В.

Приложение В Форма 002

ЧП «УкрАвто»

Винницкая об.

Утвержден г. Херсон директором ЧП «УкрАвто»

ул. Карла Маркса 28 Додик А.В. от 8 марта 2004г.

Накладная по поступлениям № 1250 от 8.03.2004 г.

Категория	Марка	Количество, шт	Цена, гр-н
Легковая	Опель	2	24 000
Легковая	Фольцваген	5	56 000
Легковая	Ауди	10	45 000
Грузовая	Мерседес	8	55 000
Микроавтобус	Фиат	5	60 000
Легковая	Жигули	25	25 000
Легковая	Запорожец	30	15 000
Легковая	Ланос	15	26 000
Легковая	Леганза	20	35 000
Всего:

Принял директор ЧП «УкрАвто»

Додик А. В.

Поставщик менеджер ЧП «АвтоМир»

Ломов В.В.

Приложение С Пример выходных документов

Форма 003

ЧП «УкрАвто»

Херсонская об.

Утвержден

г. Херсон директором ЧП «УкрАвто»

ул. Карла Маркса 28 Додик А.В.

от 7 февраля 2004г.

Отчет по продажам № 1233 от 7.11.2003 г.

Категория	Марка	Количество, ед.	Цена, гр-н	Всего,гр-н
1	2	2	4	5
Легковая	Опель	5	24 000	120000
Легковая	Фольцваген	10	56 000	560000
Грузовая	Ауди	8	45 000	360000
Микроавтобус	Мерседес	5	55 000	275000
Легковая	Фиат	25	60 000	1500000
Легковая	Жигули	30	25 000	750000
Легковая	Запорожец	15	15 000	225000
Легковая	Ланос	20	26 000	520000
Легковая	Леганза	2	35 000	70000
Всего	4380005

Приложение С Форма 004

ЧП «УкрАвто»

Херсонская об.

Утвержден

г. Херсон директором ЧП «УкрАвто»

ул. Карла Маркса 28 Додик А.В.

от 20 марта 2004г.

Прайс-лист автомобилей от 20.03.04

Код	Наименование	Цена, гр-н
1	2	3
1/01/001/0100	Опель	24 000
1/01/002/0110	Фольцваген	56 000
2/01/003/0120	Ауди	45 000
2/01/004/0130	Мерседес	55 000
2/02/005/0200	Фиат	60 000
2/02/006/0240	Жигули	25 000
2/02/007/0240	Запорожец	15 000
2/01/008/0270	Ланос	26 000
2/02/009/0300	Леганза	35 000
2/02/010/0310	Нубира	30 000
3/01/011/0340	Форд	50 000

Приложение С Форма 005

ЧП «УкрАвто»

Херсонская об.

Утвержден г. Херсон

директором ЧП «УкрАвто»

ул. Карла Маркса 28 Додик А.В.

от 20 марта 2004г.

Заявка на поставку автомобилей № 1001 от 3.03.2004 г.

Категория	Марка	Производитель	Количество, ед.
1	2	3	4
Легковая	Опель	Германия	5
Легковая	Фольцваген	Германия	8
Грузовая	Ауди	Германия	25
Микроавтобус	Мерседес	Германия	5
Легковая	Фиат	Франция	10
Легковая	Жигули	Россия	20
Легковая	Запорожец	Украина	15
Легковая	Ланос	Украина	8
Легковая	Леганза	Украина	5
Легковая	Нубира	Украина	2

Приложение D Экранная форма и схема данных

Приложение Е Таблицы

Продолжение приложения E

Размещено на Allbest.ru