Размещено на http://www.allbest.ru/

17

Федеральное агентство по сельскому хозяйству РФ

ФГОУ ВПО «Дагестанская государственная

сельскохозяйственная Академия»

Кафедра: «Информатики»

Курсовая работа

по курсу: «Информационные системы в экономике»

на тему: «Информационные системы в экономике»

Руководитель:

Адуков Али Джамалович

Студент:

Мусаев Батыр Салавутдинович

Махачкала-2011г.

Содержание

Введение (понятие информационной системы)

Глава 1. Состояние информационной системы на предприятии ГУП «Каякентский»

Глава 2. Предложения по совершенствованию информационной системы в ГУП «Каякентский»

Глава 3. Программа Microsoft Outlook: назначение, управление

Введение

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем.

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием "экономическая информационная система" (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия "информация" и "система", к которым мы и переходим.

Понятие информации

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение -- это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

С ХХ века - общенаучное понятие: это отношения между людьми, человеком и автоматом, животными и растениями и т.д.

Довольно таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие Данные. экономическая информация программа outlook

Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.

Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи». При передаче речевого сообщения - воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в передаче письменного сообщения каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (см. табл. 2.1).

Таблица

Система, состоящая из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ.

Системой может называться аппаратная часть компьютера.

Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования.

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система (ИС) -- взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Под совершенствованием информационной системы понимается изыскание таких приемов и методов, которые позволили бы сократить финансовые затраты и в то же время чтоб было максимально точной информация полученная в ходе применения усовершенствованных приемов и методов.

В некоторых подразделения информация формируется ручным способом на бумажных носителях, одним из путей совершенствования информационной системы является автоматизация всех учетных процессов и создание единой информационной базы для предприятия в целом. Для этого должны быть установлены персональные компьютеры последнего поколения с соответствующим программным обеспечением.

Устанавливать персональные компьютеры, устанавливать программное обеспечение не учитывая человеческий фактор является бессмысленным занятием, так как человек который использует данный компьютер должен владеть знаниями, для этого необходимо проводить лекции или направлять работников на специализированные курсы.

Глава 3. Программа microsoft outlook: назначение, управление

Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

- Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

- Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

- Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

- Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

- Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

- Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

- Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

- Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков - библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Папка «Входящие»

Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.

Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

Календарь

События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.

Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.

Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.

Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.

Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.

Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.

Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.

Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.

Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.

Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.

Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.

Размещено на http://www.allbest.ru/