Возможности Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Раздел 1 Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2003 используются следующие типы данных:

текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

числовой - тип данных для хранения чисел;

дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,41038 до +3,41038 с точностью до 7 знаков (4 байта);

двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,79710308 до +1,79710308 с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица - информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность - в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

Раздел 2 База данных

2.1 Схема данных

Созданная база данных имеет схему данных, показанную на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема данных

2.2 Таблицы

В разработанной базе данных создано 5 таблиц, связанных между собой так, как показано в схеме данных. Все таблицы созданы с помощью конструктора.

Таблица «Автомобили (в наличии)» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленные в таблице 1. В данной таблице хранятся данные об автомобилях имеющихся в наличие в автосалоне.

Таблица 1 - Автомобили (в наличии)

Имя поля	Тип данных
*Код автомобиля	Числовой
Марка	Текстовый
№ кузова	Текстовый
№ двигателя	Текстовый
№ ПТС	Текстовый
Цвет	Текстовый
Дата выпуска	Дата/время
Дата прихода	Дата/время
Комплектация	Текстовый
Производитель	Текстовый
Цена	Денежный

Таблица «Должность» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленные в таблице 2. Данная таблица содержит список должностей сотрудников работающих в автосалоне.

Таблица 2 - Должность

Имя поля	Тип данных
*Должность сотрудника	Текстовый

Таблица «Продажа» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленные в таблице 3. Данная таблица не содержит никаких сведений, так как она создана для создания формы «Продажа».

Таблица 3 - Продажа

Имя поля	Тип данных
Код автомобиля	Числовой
Дата продажи	Дата/время
Фамилия покупателя	Текстовый
Имя покупателя	Текстовый
Отчество покупателя	Текстовый
Город	Текстовый
Адрес	Текстовый
Паспортные данные	Числовой
Телефон	Числовой

Таблица «Производитель» имеет только одно ключевое поле - Производитель с текстовым типом данных. Данная таблица содержит список производителей, имеющихся в автосалоне, машин.

И наконец, таблица «Сотрудники» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных представленных в таблице 4.

Таблица 4 - Сотрудники

Имя поля	Тип данных
Фамилия сотрудника	Текстовый
Имя сотрудника	Текстовый
Отчество сотрудника	Текстовый
Должность сотрудника	Текстовый
Адрес сотрудника	Текстовый
Телефон сотрудника	Числовой

2.3 Запросы

В созданной базе данных имеются 5 запросов, созданных в режиме конструктора.

Два из этих запросов связаны с таблицами так, как показано на рисунке 1.

Первый запрос - запрос на выборку «Автомобили в (наличии)» не несет никакого самостоятельного значения, он создан для отчета «Продажа». Данный запрос представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Запрос «Автомобили в (наличии)»

Второй запрос на выборку - «Запрос на общее количество каждой марки», подсчитывает количество автомобилей одинаковой марки и их общую стоимость. Данный запрос представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 - «Запрос на общее количество каждой марки»

третий запрос на выборку - «Запрос на остаток машин» создан также для отчета «Остаток машин». Данный запрос представлен на рисунке 4.



Рисунок 4 - «Запрос на остаток машин»

Четвертый запрос на выборку- «Производитель Запрос» создан для отчета «продажа» Данный запрос представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 -«Производитель Запрос»

Пятый запрос на выборку-«сотрудники Запрос» создан для для отчета «сотрудники». Данный запрос представлен на рисунке .

Рисунок 6 -« сотрудники Запрос».

2.4 Формы

В разработанной базе данных создано 10 форм. Все они созданы в режиме конструктора.

Форма «Автосалон» является главной формой, которая автоматически появляется при запуске базы данных. Подробнее она будет рассмотрена в руководстве пользователя.

Форма «Должность» является подчиненной и входит в состав формы «Сотрудники» и позволяет добавлять новые должности. Данная форма представлена на рисунке 5.

Рисунок 7- Форма «Должность»

Форма «подчиненная форма Автомобили (в наличии)» также является подчиненной и в ходит в состав главной формы.

Формы «Продажа» и «Продажа подчиненная форма» являются подчиненными и входят в состав формы «Продажа1».

Форма «Продажа1» является сложной формой и входит в состав главной формы. Подробнее о работе данной форме будет рассказано в руководстве пользователя.

Форма «Производитель» входит в состав формы «Форма1» и позволяет добавлять новых производителей. Данная форма представлена на рисунке 6.



Рисунок 8 - Форма «Производитель»

Форма «Сотрудники» входит в состав главной формы.

И наконец последняя форма «Форма 1» также входит в состав главной формы.

2.5 Отчеты

В созданной базе данных составлено, с помощью конструктора 2 отчета.

Первый отчет - «Запрос на остаток машин», представлен на рисунке 7.



Рисунок 9 «Отчет по остатку машин»

Второй отчет - отчет «чек» представляет из себя чек о продаже автомобиля. Данный отчет показан на рисунке 10.

Третий отчет-отчет «продано» это список проданных автомобилей.

Данный отчет показан на рисунке 11.

Четвертый отчет-отчет «сотрудники» - список сотрудников.

Данный отчет показан на рисунке 12.

Пятый отчет «Запрос на общее количество каждой марки» список машин каждой марки. Данный отчет показан на рисунке 13.



Рисунок 10 - Отчет «чек»



Рисунок 11-«продано»



Рисунок 12 «сотрудники»



Рисунок -13 «Запрос на общее количество каждой марки»

Раздел 3 Руководство пользователя

На диске, вложенном в курсовую работу, хранится файл - Автосалон трансриэлт.mdb. При запуске данного файла пользователя встречает кнопочная форма «Автосалон», представленная на рисунке 14.

Рисунок 14 - Форма «Автосалон»

Данная форма предлагает пользователю следующие действия:

Просмотр имеющихся автомобилей в наличии;

Просмотр отчета по остатку машин;

Осуществление продажи;

Просмотр сотрудников автосалона;

Количество машин каждой марки;

Список проданных машин;

Выход из базы данных.

Рассмотрим последовательно все эти действия:

Просмотр имеющихся автомобилей в наличии реализован формой «Форма1», представленной на рисунке 15.



Рисунок 15 - Форма «Форма 1»

В данной форме имеются возможности осуществить поиск по выделенному столбцу, добавить новый автомобиль и добавить производителя.

Для добавления нового автомобиля вызывается форма «Автомобили (в наличии)», представленная на рисунке 11. Затем заполняются все поля и нажимается кнопка “СОХРАНИТЬ”. Если нужно добавить еще один автомобиль нажимается кнопка “ДОБАВИТЬ” и проделываются аналогичные действия. После того как нужное количество автомобилей было добавлено нажимается кнопка “НАЗАД” для возврата на форму «Форма1».



Рисунок 16 - Добавление нового автомобиля

Для добавления нового производителя вызывается форма «Производитель». На которой вписывается новый производитель и нажимается кнопка сохранить. Для добавления еще одного производителя нажимается кнопка добавить, и выполняются аналогичные действия. Для возврата на форму «Форма1» нажимается кнопка выхода.

Просмотр отчета по остатку машин. Для просмотра отчета по остатку машин нажимается соответствующая кнопка, после нажатия на экране появляется данный отчет.

Осуществление продажи. Данная операция реализуется формой «Продажа 1», представленной на рисунке 17.



Рисунок 17 - Форма «Продажа 1»

программный база поле запрос конструктор

Для того чтобы продать автомобиль заполняются все поля, при этом после того как мы внесем код автомобиля в таблице, входящей в состав формы появляются все необходимые для продажи данные об этом автомобиле. После заполнения всех полей нажимаем на кнопку “ЧЕК” и появляется уже заполненный чек, реализованный с помощью отчета «Продажа». После того как чек будет напечатан проданный автомобиль удаляется из базы данных.

Просмотр сотрудников Автосалона. представленной на рисунке 18.



Рисунок 18 - Форма «Сотрудники»

Заключение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно работать автосалону. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от сотрудников каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. Данные сведения позволяют проводить достаточно глубокие маркетинговые исследования, на основе которых можно анализировать текущее состояние автосалона и планировать его дальнейшую деятельность.

Список литературы

1. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. - 8-е изд. - СПб.: Питер, 2003. 800с.

2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

3. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

Размещено на Allbest.ru