Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

16

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему «Инструментальные средства пользователя в среде MS Office»

Введение

Основной целью курсовой работы по дисциплине «Информатика» является:

1. Закрепление теоретических и практических знаний, полученных при изучении курса «Информатика»;

2. Приобретение навыков работы с такими программами как MS Word и MS Excel;

3. Обучение умению пользоваться справочной литературой;

В теоретической части мы рассматриваем основные характеристики программ, входящих в пакет Microsoft Qffice.

Основными задачами практической части являются:

§ расчет средней цены горючего за месяц;

§ формирование сводной ведомости затрат на приобретение ГСМ за квартал;

§ представление результата расчета средней цены 1 л топлива по каждому месяцу и по каждому виду топлива в графическом виде.

При выполнении курсовой работы был использован ПК (AMD Atlon 3200/DDRII 1Gb/ Seagate 250 Gb), операционная система Windows, программы: MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint.

1. Теоретическая часть

1.1 Основные приложения Microsoft Qffice

Пакет Microsoft Office 2003 включают следующие приложения:

§ Word 2003 () - текстовый редактор, предназначенный для ввода, редактирования и форматирования текста различной сложности.

§ Excel 2003 () - программа, предназначенная для обработки числовой информации, для построения и анализа таблиц, диаграмм и графиков.

§ Access 2003 () - реляционная система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая корректную обработку данных.

§ PowerPoint 2003 () - помогает создать красочные, наглядно оформленные слайды и мультимедийные презентации.

§ Outlook 2003 () - настольный органайзер, призванный помочь пользователю планировать рабочее время. Он предназначен для работы с электронной почтой.

Такие приложения, как Microsoft Qffice Publisher, Microsoft Qffice FrontPage, Microsoft Qffice InfoPath, OneNote, Visio, Project интегрированы с другими программами Microsoft Qffice 2003.

Microsoft Word - это текстовый редактор, то есть программа, предназначенная для подготовки документов, состоящих преимущественно из текста. Она позволяет выполнять ввод, редактирование, проверку текста и выводить его на печать. Microsoft Word предназначен для индивидуальных пользователей и компаний, позволяющий подготовить профессионально оформленные печатные и электронные текстовые документы: отчеты, письма, бизнес-планы и др.

Основной задачей редактора Word является подготовка документов различного уровня сложности: от делового письма до сложных элементов верстки. Кроме текста, документы могут включать графику, звуковые файлы и видеоклипы, рисунки, диаграммы, формулы, таблицы и многое другое. С помощью новой версии Word 2003 можно не только выводить документы на печать, но и отправлять их по факсу или электронной почте прямо из окна программы, а также сохранять на веб-сервере в виде веб-страниц.

Приложение Microsoft Excel применяется для выполнения различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул, для проведения статистического анализа, а также позволяет строить на основании полученных данных диаграммы и графики.

Термин «электронная таблица» используется для обозначения данных при использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. Обработка включает в себя:

§ проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

§ исследование влияния различных факторов на данные;

§ решение задач оптимизации;

§ получение выборки данных, удовлетворяющим определенным критериям;

§ построение графиков и диаграмм;

§ статистический анализ данных.

Основное достоинство электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с электронными таблицами не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

При запуске Excel на экране появляется рабочая книга «Книга1», содержащая несколько рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. В этих таблицах хранятся данные, которые необходимо обрабатывать.

В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики и т.д. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи специальных функций.

Система управления базами данных Access. Термины база данных (БД) и система управления базами данных (СУБД) чаще всего употребляются в компьютерной тематике.

База данных (БД) - это файл специального формата, содержащий структурированную заданным образом информацию.

Система управления базами данных (СУБД) - это программное средство, с помощью которого можно создавать БД наполнять их и работать с ними [1, С. 378].

Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом - как правило, в виде таблиц. При этом возникает необходимость выполнения ряда операций с БД, в частности:

§ добавление новой информации в существующие файлы БД;

§ добавление новых пустых файлов в БД;

§ изменение информации в существующих файлах БД;

§ поиск информации в БД;

§ удаление информации из существующих файлов БД;

§ удаление файлов из БД.

Программа Microsoft Access предоставляет широкий спектр возможностей по обработке реляционных баз данных, в том числе построение сложных запросов, а также создание форм и отчетов.

PowerPoint - программа, предназначенная для создания мультимедийных презентаций, которая предоставляет пользователю функции работы с текстом, построения диаграмм, широкий набор стандартных рисунков, возможность использовать фотографии, звук и мультипликационные спецэффекты, шаблоны презентаций и шаблоны дизайна, позволяющие выбирать стандартные темы и готовые стили для оформления презентации.

Среди возможностей PowerPoint по созданию презентаций, представляющих собой набор слайдов, можно отметить следующее:

§ управление процессом проведения презентации, т.е. отображением слайдов, которые в ней имеются;

§ управление переходами между слайдами, т.е. определение порядка отображения слайдов презентации во время ее показа;

§ установка параметров внешнего вида, отображения и появления слайдов;

§ работа с текстом, таблицами, графикой, анимацией, звуком, видео.

Презентация имеет следующие основные свойства и характеристики:

§ набор слайдов и их параметры;

§ содержание слайдов;

§ параметры рабочей области, т.е. ее размер, ориентация и т.д.

Outlook - это программа доставки электронной почты, планирования и управления контактами, включенная в пакет Microsoft Office 2003. С помощью Outlook можно упростить расстановку приоритетов тех или иных задач и встреч, а также наладить отправку и получение электронных писем.

Многие пользователи применяют Outlook только для работы с электронной почтой, однако возможности программы гораздо шире. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений и присвоение письмам различной маркировки, облегчающей работу с ними.

Встроенная система поиска позволяет без труда находить определенный текст в календаре, письме, списке контактов и задач, а также в заметках и журнале. Календарь может отображать все встречи в дневном, недельном и месячном формате, а список задач служит для размещения текущих заданий и отслеживания процесса их выполнения.

1.2 Главное меню пакета Microsoft Qffice

Отличительным свойством Microsoft Qffice является унифицированный интерфейс всех его приложений. Иначе говоря, во всех приложениях одни и те же команды находятся в одинаковых меню и, соответственно, представлены на панелях инструментов одинаковыми кнопками. Данная особенность значительно повышает удобство работы в различных приложениях пакета.

Основные приложения Microsoft Qffice имеют идентичное главное меню (рис. 1). Строка главного меню расположена под заголовком окна любой программы. Активизировать какую-либо команду можно, щелкнув левой клавишей мыши по соответствующему пункту [4, С. 257 - 259].

Рис. 1. Главное меню приложения Microsoft Qffice

При этом необходимо отметить, что подобного рода унификация в значительной степени коснулась следующих трех приложений пакета:

Word, Excel и PowerPoint, и в меньшей степени - остальных приложений, в частности Access и Outlook. Объяснить данную особенность пакета

Microsoft Qffice можно тем, что именно в приложениях Word, Excel и PowerPoint в понятие документа вкладывается схожий смысл. Другими словами, именно в этих приложениях имеются три одинаковых особенности работы с документами:

1. Документ представляет собой основную составляющую обработки информации (создание, открытие, закрытие файла).

2. Чтобы зафиксировать внесенные в документ изменения, нужно выполнить действие сохранения документа (сохранение, экспорт файла).

3. В одном приложении возможна одновременная работа с несколькими документами.

В отличие от приведенных выше приложений в программах Access и Outlook описанные особенности не присутствуют в полном объеме, т.е. отсутствует хотя бы одна из них.

Для работы с документами в приложениях Microsoft Qffice имеется возможность выбора различных вспомогательных средств, позволяющих быстро и легко выполнить стоящую перед пользователем задачу. Такую возможность позволяет реализовать меню панели инструментов, которое доступно в режиме главного меню, в пункте вид.

пакет оffice инструментальный ведомость

1.3 Инструментальные средства Microsoft Qffice 2003

Программы пакета Microsoft Qffice имеют общие элементы интерфейса, в частности команды главного меню и кнопки на панелях инструментов Стандартная и Форматирование, которые имеются во всех приложениях Microsoft Qffice [2, С. 102 - 109].

Меню Файл (панель Стандартная). Команды меню Файл, используются для выполнения операций с файлом документа, а также для настройки параметров печати.

Меню Правка (панель Стандартная). Команды меню Правка, используются для отмены или повтора выполняемых действий, работы с буфером обмена, а также для поиска и замены текста в документе.

Меню Вид (панель Стандартная). Команды меню Вид, используются для отображения панелей инструментов и изменения масштаба.

Меню Вставка (панель Стандартная). Посредством команды меню Вставка, можно вставлять в текущий документ различные объекты.

Меню Сервис (панель Стандартная). Команды меню Сервис, используют для проверки правописания и орфографии, создания и редактирования макросов, а также установки параметров приложения Office.

Меню Справка (панель Стандартная). Команды меню Справка, которые используются для вызова помощника или отображения окна помощи.

Меню Формат (панель Форматирование). Команды меню Формат, которые используются для форматирования выделенного текста в документе.

Панель инструментов можно расположить в виде полосы ниже главного меню или вдоль края окна программы. Такая панель инструментов называется закрепленной. Панель инструментов, не привязанная к краю окна программы, называется перемещаемой. Ее форму можно менять, сдвигая одну из границ панели при нажатой кнопке мыши.

Кнопки панелей инструментов позволяют быстрее выбрать команду, так как для их использования не надо открывать многоступенчатые меню. В окне приложения Office 2003 можно расположить различные панели инструментов: Стандартная (Standard), Форматирование (Formatting), Рисование (Drawing) и т.д., отметив флажком соответствующий пункт меню на панели инструментов [2, С. 184 - 186].

2. Практическая работа

2.1 Общая характеристика задачи

В бухгалтерии ООО «Снежок» производится расчёт отчислений по каждому сотруднику предприятия:

· в федеральный бюджет;

· фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС - федеральный, ТФОМС - территориальный);

· фонд социального страхования (ФСС).

Процентные ставки отчислений приведены на рис. 1. Данные для расчёта размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику приведены на рис. 2.

1. Построить таблицы по приведённым ниже данным.

2. Выполнить расчёт размеров отчислений с заработной платы по каждому сотруднику предприятия, данные расчёта занести в таблицу (рис. 2).

3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования ведомости расчёта ЕСН (единого социального налога) по предприятию.

4. Сформировать и заполнить ведомость расчёта ЕСН (рис. 3).

5. Результаты расчёта ЕСН по каждому сотруднику за текущий месяц представить в графическом виде [3, С. 28].

Фонд, в который производится отчисление	Ставка, %
ТФОМС	2,00
Федеральный бюджет	20,00
ФСС	3,20
ФФОМС	0,80
ИТОГО	26,00

Рис. 1. Ставки ЕСН



Табельный номер	Ф.И.О. сотрудников	Начислено за месяц, руб.	Федеральный бюджет, руб.	ФФС, руб.	ФФОМС, руб.	ТФОМС, руб.	Итого, руб.
001	ИвановИ.И.	15600,00
002	СидоровА.А.	12300,00
003	Матвеев К.К.	9560,00
004	СорокинМ.М.	4620,00
005	Петров С.С.	7280,00

Рис. 2. Данные для расчёта ЕСН за текущий месяц по каждому сотруднику

Табельный номер	Ф.И.О. сотрудника	Федеральный бюджет, руб.	ФСС, руб.	ФФОМС, руб.	ТФОМС, руб.	Итого, руб.
001	Иванов И.И.
002	Сидоров А.А.
003	Матвеев К.К.
004	Сорокин М.М.
005	Петров С.С.
Всего по ведомости

Рис. 3. Ведомость расчёта ЕСН

2.2 Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу.

3. Лист 1 переименовать в лист с названием Процентные ставки.

4. На рабочем листе Процентные ставки MS Excel создать таблицу процентных ставок отчислений.

5. Заполнить таблицу исходными данными (рис. 4)



Рис. 4. Расположение таблицы «Процентные ставки отчислений» на рабочем листе MS Excel

6. Разработать структуру шаблона таблицы «Данные для расчета ЕСН за текущий месяц» (рис. 5).

Колонка электронной таблицы	Наименование (реквизит)	Тип данных	Формат данных
			длина	точность
A	Табельный №	Числовой		2
B	Ф.И.О. сотруд.	Текстовый	50
C	Начислено	Числовой		2
D	Федер.бюджет	Числовой		2
E	ФСС, руб.	Числовой		2
F	ФФОМС, руб.	Числовой		2
G	ТФОМС, руб.	Числовой		2
H	Итого, руб.	Числовой		2

Рис. 5 Структура шаблона таблицы «Данные для расчета ЕСН»

7. Лист 2 переименовать в лист с названием Данные для расчета ЕСН.

8. На рабочем листе Данные для расчета ЕСН MS Excel создать таблицу, в которой будут содержаться данные для расчета ЕСН за текущий месяц.

9. Заполнить таблицу «Данные для расчета ЕСН» исходными данными (рис. 6).

Рис. 6. Расположение таблицы «Данные для расчёта ЕСН за текущий месяц по каждому сотруднику» на рабочем листе Данные для расчёта ЕСН MS Excel

10. Заполнить графу Федеральный бюджет таблицы «Данные для расчета ЕСН» следующим образом:

Занести в ячейку D2 формулу: =ПРОИЗВЕД (C2;'Ставки ЕСН'!$B$3)

Размножить введенную в ячейку D2 формулу для остальных ячеек данной графы [2, С. 16].

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого является номер строки.

11. Заполнить графу ФСС таблицы «Данные для расчета ЕСН» следующим образом:

Занести в ячейку Е2 формулу =ПРОИЗВЕД (C2;'Ставки ЕСН'!$B$4)

Размножить введенную в ячейку E2 формулу для остальных ячеек данной графы.

12. Заполнить графу ФФОМС таблицы «Данные для расчета ЕСН» следующим образом:

Занести в ячейку F2 формулу: =ПРОИЗВЕД (C2;'Ставки ЕСН'!$B$5)

Размножить введенную в ячейку F2 формулу для остальных ячеек данной графы.

13. Заполнить графу ТФОМС таблицы «Данные для расчета ЕСН» следующим образом:

Занести в ячейку G2 формулу: =ПРОИЗВЕД (C2;'Ставки ЕСН'!$B$2)

Размножить введенную в ячейку G2 формулу для остальных ячеек данной графы.

14. Заполнить графу Итого с помощью автосуммы следующим образом:

Занести в ячейку Н2 формулу: =СУММ (D2:G2)

Размножить введенную в ячейку Н2 формулу для остальных ячеек данной графы.

В результате проведенных операций, получим следующую таблицу (рис. 7)

Рис. 7. Расчёт отчислений по каждому сотруднику предприятия ООО «Снежок»

15. Лист 3 переименовать в лист с названием Ведомость расчета ЕСН.

16. На рабочем листе Ведомость расчета ЕСН MS Excel создать ведомость расчета.

17. Путем создания межтабличных связей заполнить созданную ведомость полученными данными из таблицы «Данные для расчета ЕСН».Получим следующую ведомость (рис. 8) [2, С. 16-28].



Рис. 8. Ведомость расчёта ЕСН

18. Лист 4 переименовать в лист с названием График.

19. По данным расчета ЕСН по каждому сотруднику за текущий месяц представить в графическом виде (рис. 9).

Рис. 9. Данные расчёта ЕСН по каждому сотруднику за текущий месяц

Список использованный литературы

1. Г. Евсеев, С. Симонович. Новейший самоучитель работы на компьютере - Москва: «ДЕСС КОМ», 2006. - 688 с., илл.

2. Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э. Microsoft Office 2003. - М.: ООО Бином-Пресс, 2004. - 462 с., илл.

3. Информатика: Методические указания по выполнению курсовой работы для самостоятельной работы студентов II курса (первое высшее образование). - М.: Вузовский учебник, 2006. - 60 с.

4. Сагман С. Microsoft Office 2003 для Windows. - М.: ДМК Пресс, 2004. - 589 с.

Размещено на Allbest.ru