Открываем Microsoft Accees и создаем таблицы в режиме конструктора. В появившемся окне, находим строку Конструктор и нажимаем ОК. Появляется новый документ. В столбце Имя поля записываем данные поля: код товара, наименование товара, цена товара за единицу. Напротив каждого поля указываем тип данных: Текстовый - для первых двух и Денежный - для цены. Также можно изменить параметры типов данных. Для этого выделяем нужное поле, внизу появляются свойства поля. Сохраняем таблицу под названием Товары. Далее в режиме таблицы вводим данные. Ключом данной таблицы выбрано поле код товара, т.к. с помощью этого поля можно связывать данную таблицу с другими. Для этого заходим в режим конструктор, выделяем поле код товара и нажимаем на панели Конструктор таблиц функцию Ключевое поле.

Рисунок 1. Структура таблицы Клиенты

Аналогично создаем еще 3 таблицы: Заказы (код заказа - ключевое поле, номер заказа, дата заказа, код клиента), Заказано (код заказа - ключевое, код товара - ключевое, количество заказанного товара) и Клиенты (Код клиента - ключевое, ФИО клиента, адрес клиента).

Рисунок 2. Структура таблицы Товары

Рисунок 2а. Структура таблицы Заказано

Рисунок 2б. Структура таблицы Заказы

После заполнения таблиц данными выбираем схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Добавим наши таблицы в Схему данных. Свяжем таблицы Клиенты и Заказы по полю Код клиента (нажимаем в таблице Клиенты поле Код клиента и, не отпуская мыши, перетаскиваем в таблицу Заказы к соответствующему полю Код клиента). В появившемся запросе связи отметим пункты: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. После этого у нас появится связь один-ко-многим. (то есть 1 клиент может участвовать во множестве заказов). Через таблицу Заказано связываем таблицы Заказы и Товары соответственно по полям Код заказа и Код товара. В итоге появляется связь многие-ко-многим, то есть множество товаров могут участвовать во множестве заказов, и наоборот.

Рисунок 3. Схема данных

Для работы с данными используют формы. Для создания формы потребуются все поля из всех таблиц. Для выборки данных сделаем запрос, содержащий эти поля, отсортируем по возрастанию по полю Клиент. В качестве источников записей для форм, отчетов можно использовать Запросы. В Microsoft Access есть несколько типов запросов: запросы на выборку, перекрестные запросы... Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (Рисунок 4) Создадим запрос на выборку в режиме конструктора, который должен обеспечивать получение данных о клиентах и заказанных ими товарах и стоимости заказов. Используя все таблицы, выбираем из них ФИО клиента, наименование товара, количество заказанного товара. Для того, чтобы узнать стоимость заказа, создадим формулу: Стоимость: Заказано![Количество заказанного товара]*Товары![Цена товара за единицу] (Рисунок 3а)

Рисунок 3а. Построение выражения

Рисунок 4. Запрос2

В итоге получаем таблицу в виде:

Теперь создадим новую форму в конструкторе, в свойствах выберем Источник записей -Запрос Для заполнения, чтобы связать ее с запросом. Из Списка полей перетащим в форму нужные поля. Добавим в форму кнопки Предыдущая запись, Следующая запись, Добавить новую запись, Удалить запись, Восстановит запись, Сохранить запись и Кнопка закрытия. Для этого на панели инструментов находим кнопку и нажимаем на нее. Затем нажимаем мышкой на форме и производим нужные действия.

Установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид - Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма):

1) сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Access). В режиме конструктор откроем окно свойств формы. Ввести значение да в ячейку Всплывающее окно. В ячейке свойства Тип границы выберем Тонкая (запрет изменения размеров формы).

2) уберем полосы прокрутки, кнопки размеров окна, кнопки перехода в соответствующих ячейках свойств и кнопку закрытия.

Вид созданной формы показан на рисунке 5.

Рисунок 5. Форма: Клиенты главная

Подчиненная форма - это форма внутри формы, которая позволяет использовать данные из нескольких в одной форме. Создадим форму, источником записей в которой укажем таблицу Клиенты. Перетащим все поля в форму. В свойствах формы во вкладке Макет укажем режим по умолчанию - режим таблицы. Сохраним форму под названием Клиенты главная.

Подчиненные формы представляют большую гибкость при отображении и вводе данных из нескольких таблиц. Другими словами, подчиненная форма - это форма внутри формы, которая позволяет использовать данные из нескольких таблиц в одной форме.

В рамках данной базы данных существует возможность того, что один заказчик может заказать несколько товаров одновременно, поэтому целесообразно будет создать такую форму, которая позволит просматривать данные о товарах, по каждому заказу, не создавая при этом каждый раз отдельный запрос.

Для подчиненную создаем предварительно запрос, содержащий таблицы Клиенты, Товары, Заказано и Заказы. Для добавления Подчиненной формы в главную нужно сделать следующее: перетащить Подчиненную форму из окна базы данных в форму Клиенты, открытую в режиме Конструктора.

Рисунок 6 - Структура формы Подчиненная заказы

Рисунок 7 - Структура формы Клиенты главная после вставки Подчиненной формы

При перетаскивании Подчиненной формы из окна базы данных в главную форму автоматически устанавливается связь между формами, т.к. выполняются следующие условия:

· Главная и подчиненная формы созданы на основе таблиц, отношение между которыми указано в окне схемы данных.

· В главной и подчиненной формах содержатся поля с одинаковыми типами и именами, и некоторое поле главной формы является ключевым полем базовой таблицы.

После этого главная форма Клиенты главная будет отображать все товары каждого клиента.

Для удобства поиска клиента создадим поле со списком где будут отражать все клиенты наше базы данных. Для этого необходимо создать запрос с наименованиями объектов, назовем его Поиск Клиентов и макрос поиска (Рисунок 8) , который будет называться Поиск клиента. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют нас от написания сложных программ и подпрограмм. Макрос -- это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например, открытие формы или запуск отчета.

В Макрокоманде найдем КЭлементуУпраления в аргументах макрокоманды введем [ФИО клиента], следующий пункт в макрокоманде будет ПоискОбъекта, где указывается аргументах макрокоманды имя Поля со списком в нашем случае это [Поиск клиента]. Затем в свойствах поле со списком выбираем Источник строк запрос под именем Поиск Клиентов и во вкладке события в поле После обновления выбираем макрос под именем Поиск клиента.

Рисунок 8. Макрос поиска клиента

Создание отчета

Отчеты используются для представления данных в удобном для пользователя виде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке.

Начинать работу нужно с общего представления о макете отчета. После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. В отчете можно использовать данные из одной таблицы базы данных или результирующий набор данных запроса.

Отчет создадим в режиме Конструктора. Необходимо получить информация о работах, производимых на каждом объекте, которые выполняться с отставанием или опережением.

Для начала добавим Заголовок отчета, который будет использоваться в качестве титульной страницы: Выполнение работ на каждом объекте. Затем откроем запрос под именем Товары клиентов, возьмем из него все поля. Эти поля размещаем в верхнем колонтитуле. Далее в область данных помещаем Наименование товара, Количество товара, Дата заказа, Стоимость.

В данной таблице будет один уровня группировки. Для создания находим на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка. При нажатии пиктограммы Сортировка и группировка появляется диалоговое окно (Рисунок 12). В поле/выражение ставим поле ФИО клиента, указав порядок сортировки по возрастанию. В свойствах изменяем заголовок группы - да, примечание - да.

Рисунок 9. Сортировка и группировка

В появившийся заголовок группы перетаскиваем поля ФИО клиента.

Для получения данных об общей стоимости заказов, добавим в область примечаний группы поле. Далее, зайдя в свойства свободной области поля (рисунок 12а), в полосе Данные запишем выражение =Sum([Стоимость]), а затем выполним: Формат поля - Денежный, для того, чтобы стоимость работ выводилась в денежных единицах.

Рисунок 9а - Создание поля Общая стоимость заказа

В область нижнего колонтитула добавим еще два поля, в котором будет выводится номер страницы и дата в настоящий момент. Для этого в свойствах поля в полосе Данные с помощью построителя выражений (Общие выражения -> Страница N из M -> Ок) введем выражение =”Страница ” &[Page]&” из ”&[Pages] (Рисунок 13). Для даты в свойствах поля в полосе Данные с помощью построителя выражений (Общие выражения ->Текущая дата и время-> Now()-> Ок) введем выражение Now() (Рисунок 14).

Рисунок 10. Построение выражения Страница N из M

Рисунок 11. Построение выражения Now()

Общая структура отчета представлена на рисунке 15.

Рисунок 12. Общая структура отчета

Нажимаем Вид - Предварительный просмотр и получаем окончательный вид отчета (Рисунок 13).

Рисунок 13. Окончательный вид Отчета

Сохраняем отчет под именем Товары клиентов1.

Окончательным этапом в базе данных будет создание главной кнопочной формы. Она необходима для быстроты и удобства пользоваться базой данных. Например, запускать макросы открытия форм, отчетов, таблиц и т.д. В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Создадим новую форму назовем ее Меню. С помощью панели элементов набросаем прямоугольников для создание отдельных площадей, затем подпишем эти площади и добавим кнопки такие как Клиенты, Заказы, Заказано, Товары, Главная, Подчиненная, Отчет.

Для того, что бы при нажатии определенной кнопки происходило действие необходимо создать макросы. В нашем случае это макросы открытия таблиц, открытия форм, просмотра отчета, печать отчета и макрос выхода из формы.

Для этого создадим новый макрос в режиме Конструктора, в поле Макрокоманда выберем ОткрытьТаблицу, в Аргументах макрокоманды выберем Имя таблицы - Клиенты, Режим данных - только чтение и еще добавим сигнал при нажатии.

Рисунок 14. Структура макроса Открыть таблицу клиенты

После этого в свойствах кнопки выберем События -> Нажатие кнопки -> Макрос Открыть таблицу клиенты (Рисунок 15).

Рисунок 15. Присоединение макроса к кнопке

Аналогично создаются кнопки и присоединяемые к ним макросы для других элементов базы данных. Структура макросов для кнопок Таблицы: Заказы, Заказано, Товары, Открытие форм: Главная, Подчиненная, Открытия запроса: Товары клиентов, Просмотр отчета представлена на рисунках

Рисунок 16. Структура макроса Открытие запроса Товары клиентов

Рисунок 17. Структура макроса Открытие формы Главная

Рисунок 18. Структура макроса Открытие формы Подчиненная заказы

Рисунок19. Структура макроса открытия таблицы Заказано

Рисунок 20. Структура макроса открытия таблицы Товары

Рисунок 21. Структура макроса Открытие отчета

Внешний вид созданной формы показан на рисунке 22.

Рисунок 22. Внешний вид главной формы Меню

Для того чтобы при открывании базы данных сплывала именно это кнопочная форма необходимо сделать следующие шаги: в меню Сервис выберем Параметры запуска и в появившемся окне проставим необходимые параметры (рисунок 23).

Рисунок 23. Установка параметров для формы Меню

3. ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

база товар поставка операционная

Данная база данных будет служить для удобства работы пользователя который желает узнать необходимые сведение о сроках работы на разных объектах.

Открываем базу данных Курсовая работа. Всплывает главная кнопочная форма. В области Открытия таблиц находиться четыре кнопки: Клиенты, Заказы, Заказано, Товары. Они предназначены для открытия таблиц Клиенты, Заказы, Заказано и Товары. Они доступны в режиме чтения, так как в макросе указано только чтение.

Следующая область это область открытия форм: Главная и Подчиненная. При нажатии кнопки Главная появиться форма, где будет показано данных о клиентах. При нажатии кнопки Подчиненная появиться форма Подчиненная.

Ниже представлены 2 кнопки, над которыми написано Запрос и Отчет. Кнопка над которой написано запрос содержит запрос об товарах клиентов т.е. товары которые они заказали, кнопка отчет выводит отчет который содержит о заказанных товарах и стоимости заказа.

Чтобы закрыть главную форму Меню, достаточно нажать кнопку Выход, находящуюся в правом нижнем углу формы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ