Электронный офис фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Электронный офис

В наше время большая часть любого офиса связана с обработкой информации. Существует огромная разница между офисом современным и офисом 10 лет назад как в способах коммуникации (голосовой, бумажной, электронной), так и типом передачи (данные, образцы, текст, голос). Термины «Электронный офис» или «Безбумажный офис» часто используются для описания окружения современного офиса.

Сегодня трудно представить себе фирму или организацию, которые не использовали бы в той или иной мере компьютеры для решения своих задач- делопроизводства, управления, учета, контроля исполнения , конструирования и т.д. Как правило, каждая фирма проходит свой собственный , «особый» путь внедрения компьютеров. При этом выбор того или иного программного продукта, типа компьютера целиком зависит от компетентности одного-трех сотрудников, что порождает спонтанность и тенденциозность выбора и приводит к неоправданному завышению стоимости оснащения офиса. Чтобы не оказаться в плену у проблем совместимости тех или иных программных пакетов , каждый из которых в отдельности может предоставлять « фантастические» возможности, необходимо выработать комплексный подход к решению данной проблемы и в основу его заложить стандарт на используемые программные продукты. Далее можно достаточно быстро найти свое собственное офисное решение с учетом этого стандарта.

Как известно, структура любой фирмы предполагает некоторую типовую организацию: независимо от размера фирмы, в ней всегда имеется один или несколько офисов, сотрудники которых выполняют как однотипные , так и разные , но связанные между собой задачи. На более крупных фирмах подразделения объединяются в отделения, каждое из которых имеет своего руководителя и нацелено на решение конкретной задачи. Отделения могут объединяться в более крупные структуры и т.д.

Но в любом случае в конечном итоге управление всей деятельностью фирмы базируется на документах, подготовленных , полученных и обработанных сотрудниками одного или нескольких офисов.

Возможности эффективного использования информации , заложенной в этих документах, во многом определяется программными инструментальными средствами их создания , обработки, хранения, поиска и передачи.

Что же можно предложить в качестве стандарта при подборе программного обеспечения? Таким стандартом являются офисные программные пакеты. Как правило, они включают в себя стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных ( СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т.д. Общая ориентация подобных программных пакетов автоматизация наиболее типичных работ , выполняемых сотрудниками любого офиса ( отсюда и нередко встречающееся в их названии слово офис).

Производители быстро движутся к созданию среды, способствующей коллективной работе пользователей. Сегодня ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения являются три известные компании- майкрософт, лотус, новель. Их продукты предлагают много свежих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка. Однако наибольшее распространение получил пакет Майкрософт офис.

Знание возможностей и умение работать с программами офисного назначения - обязательное условие подготовки современного специалиста в области бухучета и аудита, менеджмента, коммерции, права, банковской работы и др.

Информационные технологии в офисе. Оптимальная информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям , является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

Существует принципиальное отличие информационной технологии от производственной. В информационные технологии процесс, как правило , не может быть непрерывным, так как соединяет работу рутинного типа ( снятие копий, оперативный учет, ввод данных и т.д.) и работу творческую , не всегда поддающуюся к формализации (принятие решений) . Напротив, функции производства как правило, непрерывно и отражает строгую последовательность всех операций, каждая из которых строго определена , т.е. формализована. Используемые в производственной сфере технологические понятия ( форма, норматив, технологический процесс и т.д.) могут быть распространены только на рутинные операции выполняемые с информацией.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления представляет самые высокие требования « человеческому фактору» оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника , содержание его труда, физическую и умственную нагрузку , профессиональные перспективы и уровень отношений. Социальный подход ко всем инновациям в информационной технологии особенно важен при внедрении человеко-машинных систем и переносе достижений компьютерной революции из одной социальной сферы в другую.

Появление во второй половине 60- х годов производительных ЭВМ позволило сместить акцент в информационные технологии на обработку не формы, а содержание информации. Это было началом формирования электронной , или компьютерной информационной технологии.

Таким образом, настоящие этапы информационной технологии- это информационно-компьютерная технология, которую можно определить как совокупность методов , информационных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор , обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации в целях снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Информационно- компьютерная технология управления должна реализовывать как минимум три важнейших обработки использования информации: учет, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются « в вязкой среде» - бумажном море документов , которая становится все более необъятным.

В 60-е годы с СССР получили широкое распространение автоматизированные системы управления- АСУ. Однако применение АСУ в народном хозяйстве не всегда и не в полной мере отвечало задаче совершенствования управления и оптимальной мобилизации компонентов ИТ. Методологически концепция использования АСУ опиралась на представлении о неограниченных возможностях

« кнопочной» ИТ при непрерывном наращивании вычислительной мощности АСУ и применении наиболее общих имитационных моделей , которые в ряде случаев далеки от реального механизма оперативного управления.

Название « автоматизированные системы обеспечения управления» и (АСОУ), либо существовавших АСУ понятия «система» не включала решающего звена управления- пользователя.

Игнорирование этого принципиального обстоятельства привлекло к тому, что расширение сети АСУ и увеличение мощности их вычислительных средств обеспечили лишь улучшение учетных функций ( справочных, статистических, следящих).

При этом АСУ обладали следующими недостатками:

-реализация в основном учетных функций, которая отражала только прошлое состояние управляемых объектов, не позволяла оценивать перспективы его развития, т.е. не обеспечивало нужный динамизм в управлении;

- отсутствие развитых коммуникационных связей рабочих мест пользователей центральной ЭВМ, пакетный режим работы ЭВМ , низкий уровень диалоговой поддержки, не позволяющее обеспечить высокое качество анализа пользователями данных статистической отчетности и интерактивный уровень аналитической работы;

-низкая эффективность АСУ нижних уровней управления, т.е. там, где формировались информационные потоки, по причине значительной избыточности поступающей информации при отсутствии средств агрегирования данных.

В связи с этим развитие АСУ привело к возрастанию количества работников занятых учетными функциями ( шестая часть управленцев - учетно- бухгалтерский персонал).

Начиная с 70-х годов сформировалась тенденция перенесения центра тяжести развития АСУ на фундаментальные компоненты информационные технологии, особенно на аналитическую работу с максимальным применением человеко-машинных процедур. Однако по прежнему вся работа производилась на больших ЭВМ, размещаемых централизованно в вычислительных центрах. При этом в основу построения подобных АСУ была положена гипотеза , согласно которой задача анализа и принятия решений относились к классу формализуемых , поддающихся математическому моделированию. Предполагалось , что такие АСУ должны были повысить качество, полноту , подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения, эффективность работы которых будет возрастать благодаря увеличению числа анализируемых задач.

Однако внедрение подобных АСУ не оправдало надежд , оказалось, что применяемые экономико-математические модели имеют ограниченные возможности практического использования. Причины этого заключались в следующем:

- аналитическая работа и процесс принятия решений происходит в отрыве от реальной ситуации и не подкреплялись коммуникационным процессом их формирования;

- для каждой новой задачи требовалась новая модель, но поскольку модель создавалась специалистами по экономико- математическим методам , а не пользователями, то процесс принятия решений происходил как бы не в реальном масштабе времени и терялся творческий вклад самого пользователя, особенно при решении не типовых управленческих задач;

- вычислительный потенциал управления , сосредоточенный в вычислительных центрах, находился в отрыве от других средств и технологий обработки информации вследствие неэффективной работы нижних ступеней АСУ и необходимости непрерывных преобразований информации. Это понижало эффективность информационных технологий при решении задач на верхних ступенях управленческой лестницы;

-для сложившейся АСУ организационной структуры технических средств характерны низкий коэффициент использования, значительные сроки проектирования АСУ и невысокая их рентабельность из-за слабого воздействия результатов автоматизации на эффективность управления.

С появлением персональных компьютеров произошла принципиальная модернизация идеи АСУ:

- переход вычислительных центров к распределенному вычислительному потенциалу;

-повышение однородности технологии обработки информации ( раньше на различных ступенях АСУ технологически отличались потенциально);

- переход от централизованного управления к децентрализованному ;

- персонализация АСУ.

Реализация этих положений нашла свое воплощение в автоматизированных рабочих местах (АРМ), системах поддержки принятия решений ( СППР) и экспертных системах (ЭС).

Системность -основной признак нового подхода к автоматизации управления и признания того, что самое совершенное ЭВМ не может заменить человека. В данном случае речь идет о структуре человеко- машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы : возможности ЭВМ расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы данных, базы знаний, а возможности пользователя- за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на ЭВМ по экономическим или техническим соображениям. Становится возможным анализировать последствия различных решений и получать ответы на вопросы типа « что будет если….?», не тратя времени на трудоемкий процесс программирования.

Важнейший результат внедрения АРМ , СППР и ЭС - рационализация повседневной деятельности работников управления , благодаря чему на нижних ступенях управления существенно укрепляется весь фундамент управления , уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные сети и верхние ступени управления, это позволяет сосредоточить в них вопросы решения крупных досрочных стратегических задач. Естественно, что компьютерная АРМ , СППР и ЭС использует и другие современные средства обработки информации : локальные вычислительные сети (ЛВС), мини- и большие ЭВМ, корпоративные и региональные вычислительные сети, общедоступны телекоммуникационные сети ит.п.

Офис фирмы как центр обработки информации в системе менеджмента

Подход к обработке данных как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Противники такого подхода полагают, что имеется принципмальное отличие между производственным и управленческим трудом . Они считают, что управленческий труд носит творческий характер и разработка норм и нормативов времени на управленческие работы- задача сложная , а нередко и неразрешимая.Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной ( поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих (особенно низших ступеней) явно не в пользу последней.

Рассмотрим офис как структуру, которая обрабатывает входящую информацию для двух видов продукции: выходящей информации( данных, документов, речевой информации) и решений ( оперативных и стратегических). Офис получает информационное сырье в различных видах: документы, речевая информация ( в том числе по телефону), данные от ЭВМ, часто в безбумажной ( электронной форме).Продукция офиса вырабатывается в таких же видах. Технологический цикл офиса может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с другой, накопление информации, ее обработку, отображение( документирование) и распределение (передачу).

К учреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские фирмы, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы и т.д. Работа исполнителей в этом типе учреждений связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов. Диспетчерские службы , конторы по сбыту продукции, различные управленческие структуры верхних уровней занимаются в основном выработкой решений.

Анализ видов управленческой деятельности позволяет классифицировать в общем виде как задачи , решаемые учреждением , так и исполнителей этих задач. В основу классификации задач можно, например , положить степень их интеллектуальности и сложности.

Первый класс- наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых , кроме затарат времени , трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование , рассылка и т.п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (АИС) , например бухгалтерский учет, подготовка производства, кадры, складской учет и т.д.

Второй класс-более сложные задачи- задачи принятия решений в условиях риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение задач возможны на основе методов теории вероятностей , аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс- задач составляют слабосконструированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые) . Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации.В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и предложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвертый класс задач образуют задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта( например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны ( не всегда) методами теории вероятностей , нечетких множеств и теорий игр.

Пятый класс наиболее сложные задачи принятия решений, характеризующиеся отсутствием возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека.

обработка информация офис автоматизированный

Классификация работников офиса

Можно провести также классификацию работников офиса. Здесь явно выделяются три группы.

Первая группа- руководители( генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.д.), решающие , как правило , задачи четвертого и пятого классов ( в зависимости от уровня управления) Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов учреждения.

Основная форма деятельности руководителя - деловое общение. Для руководителей характерно следующее распределение времени в течение дня:

47 %-деловые контакты;

29%-работа с документами;

9%-телефонные разговоры;

4%-анализ проблем и принятие решений;

5%-прочее.

Вторую группу составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения. Для специалистов характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

23%-деловые контакты;

42%-работа с документами;

17%-телефонные переговоры;

12%-аналитическая работа;

6%-прочее.

Третья группа- технические работники, которые выполняют рутинную работу( задачи первого класса). В нее входят младшие специалисты-кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики(младшие бухгалтеры) и т.п.Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. Наиболее функциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.

Для этой группы работников характерен следующий расклад времени:

69%-работа с документами;

20%-телефонные переговоры;

6%- ведение учета;

5%-прочее.

Типовые офисные работы

Основной класс задач, присущий офису-документационное обеспечение управления. Приведенные классификации задач, решаемых в офисе, и классификация работников офиса определяют виды офисных работ. Однако не зависимо от класса задач решение любой из них предполагает проведение большого объема типовых офисных работ включающих в себя:

- обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма(как в электронном виде так и обычные), написание всевозможных отчетов.

-сбор и последующий анализ некоторых данных, например отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям. Здесь требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм.

- хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ в ней и поиск необходимой в данный момент, т.е. работу с некоторыми базами данных.

Офисные решения Майкрософт

Можно ли удовлетворить все эти требования, изложенные выше , используя офисные пакеты? Да, в значительной степени можно. Например , фирма Майкрософт предлагает большой набор офисных программах продуктов. Выбор решения определяется конкретными потребностями и техническими возможностями организации. Прежде всего , нужно иметь ввиду, что работники одного офиса должны работать сообща, а не просто сидеть в одной комнате. Поэтому все рабочие места сотрудников должны быть объединены в единую сеть.

Все возможности нужны, прежде всего , для:

-для того, чтобы элементарно перенести файл с одного компьютера на другой , а не переходить от одного компьютера к другому с дискетой;

-сотрудник получает возможность сэкономить массу рабочего пространства на дисках.

- если информация является достаточно важной и ее потеря может дорого обойтись фирме, то можно поставить на одну из машин стример (накопитель на магнитной ленте).

-решается проблема с использование принтеров. Даже если необходимо распечатать документы в одно и тоже время, нет никакой необходимости каждому подключать отдельный принтер.

Это лишь некоторые из всего многообразия возможностей, которые представляет виндовс.

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты.

Актуальным является вопрос , можно ли сотрудникам, часто выезжающим в командировки не «отрываться от жизни» , быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное? Определенная программа позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру, как по модему, через коммутируемые или выделенные линии. После установки соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети.

Программа обслуживания факс-модема позволит обходиться без секретаря при рассылке факс сообщений.

Если дополнительно установить определенную программу , то возможности почты становятся практически неограниченными.

Направления применения электронной техники в кадровой службе фирмы

Анализ опыта функционирования кадровых электронных служб предприятий и фирм различных форм собственности показывает, что их эффективность еще не высока. Причины этому разные. Они имеют как объективный , так и субъективный характер.

Сегодня от работников отдела кадров требуется многое и , прежде всего , понимание людей , знание нужд предприятия, перспектив его развития, потребностей в специалистах и пр.Работники отдела кадров обязаны активнее заниматься совершенствованием работы по профориентации и профотбору, проявлять оперативность в организации подготовки и переподготовки работников, систематически анализировать и устранять причины текучести , нарушений трудовой дисциплины.

Разработка схем потоков персональной информации предполагает формирование задач, подлежащих решению в процессе управления кадрами, возможного необходимого объема информации , месте образования и маршрутов движения, принципов фиксирования и обработки в массивах ПЭВМ.

Используемая литература

1. К.А.Зуев. Компьютер и общество. М: 1990 г.

2. В.В.Александров. Что может ЭВМ? М: 1987 г.

3. Компьютер в офисе.В сб. «Вычислительная техника и ее применение» М: 1990г.

4. Е.А.Волков. Информатизация управления. М: 1990 г.

5. Н.Н.Пушкарев. Информационные системы в экономике. Учебное пособие . М: ГИНФО 2002 г.

Размещено на Allbest.ru