Создание базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство Труда и занятости и социальной защиты

Республики Татарстан Государственное бюджетное образовательное

Учреждение начального профессионального образования

"Профессиональное училище №14"

Контрольная работа

Тема: Создание базы данных

Выполнила: обучающаяся

группы 469

Аксанова С.Р.

Проверил: Газизов Р.Г.

г.Лениногорск 2009г.

Содержание

1) Microsoft сегодня

2) Microsoft Access 7.0 for MS-Windows

3) Основные понятия базы данных

4) Запуск Microsoft Access

5) Создание базы данных

6) Создание таблицы

7) Перемещение по полям и записям

8) Редактирование записей

9) Как закрыть таблицу

10) Как закрыть базу данных

11) Выход из Microsoft Access

12) Оборудование

13) Правила техники безопасности

Список используемой литературы

microsoft access программный таблица

1. Microsoft сегодня

Теперь уже никто не сомневается, что продукция корпорации Microsoft - это ключ к успеху в Вашей профессиональной деятельности и украшение Вашей повседневной жизни.

Образованная в 1975 году, Microsoft Corporation является признанным мировым лидером в производстве программного обеспечения для персональных компьютеров. Компания предлагает широкий спектр программных продуктов и услуг для делового и личного применения. Каждый такой продукт создан для того, чтобы наши пользователи могли легко, просто и эффективно работать с персональными компьютерами в своей повседневной практике.

В ноябре 1992 г. компания открыла свой филиал в Москве - Microsoft A.O., в задачи которого входит развитие рынка программного обеспечения на территории бывшего СССР, а также внедрение и локализация новейших технологий.

2. Microsoft Access 7.0 for MS-Windows

В состав профессиональной версии Microsoft Office для Windows 95 входит продукт, который называется Microsoft Access. Это новая версия широко известной СУБД, которая идеально подходит для решения различного рода задач по обработке массивов информации.

В России продается версия Microsoft Access на английском и русском языках. Русская версия полностью переведена на русский язык. Это значит, что:

Все элементы меню интерактивной системы русской версии Microsoft Access переведены на русский язык; в состав русской версии входит справка на русском языке (и в том числе справка по программированию на языке Visual Basic - описание функций, директив компилятора, методов, объектов, инструкций и т. д.);

Microsoft Access корректно обрабатывает данные, содержащие русский текст (поиск и сортировка данных выполняются правильно).

Кроме того, стоит отметить, что Microsoft Access - это не просто отдельное приложение, а элемент, входящий в состав семейства Microsoft Office. И как любой элемент этого семейства, Microsoft Access хорошо интегрирован с остальными приложениями Microsoft Office. Работая с Microsoft Access, пользователь имеет доступ к функции авто замены, список которой един для всех приложений Microsoft Office. А встроенный в Microsoft Office механизм проверки правописания помогает избежать орфографических ошибок при работе с базами данных. Microsoft Access - это мощная СУБД, доступная любому пользователю. Этот инструмент предназначен для человека, текущей задачей которого является быстрая и эффективная организация накопленного (или вновь создаваемого) объема информации. Несмотря на мощь инструментария, Microsoft Access прост в использовании. Это достигается прежде всего, удобным интерфейсом (который полностью соответствует общему стилю любого приложения семейства Microsoft Office). Кроме того, Microsoft Access имеет развитую систему справки, содержащую всю необходимую информацию, которая требуется для работы с Microsoft Access и при создании приложений на его основе.

Microsoft Access - это реляционная СУБД. Это значит, что в состав базы данных могут входить несколько таблиц, между которыми можно создавать сложные системы взаимосвязей. В результате база данных, созданная с помощью Microsoft Access, не будет содержать дублирующейся информации и будет работать с максимальной производительностью.

Новая версия Microsoft Access обеспечивает удобство при работе с данными. Создание базы данных - это процесс абсолютно понятный для пользователя. При необходимости создать новую базу данных, достаточно выбрать соответствующую позицию в меню, или воспользоваться одним более чем из двадцати готовых шаблонов, поставляемых вместе с русской версией Microsoft Access. В состав библиотеки шаблонов входят шаблоны "Адресная книга", "Библиотека", "Контакты", "Каталог видеозаписей" и др.

После создания базы данных можно воспользоваться мастером анализа таблиц. Он поможет полностью использовать преимущества реляционных баз данных. Это достигается повышением эффективности базы данных путем минимизации количества повторяющихся данных за счет более эффективной структуры таблиц.

Если у Вас уже есть данные, которые хранятся в каком-то формате, отличном от формата Microsoft Access, можно воспользоваться специальными мастерами для выполнения операций с такими данными. Новые мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте или экспорте текста или данных из электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы. Мастера позволяют выбрать правильные разделители полей, типы данных и т.д.

При необходимости произвести выборку из имеющихся данных, можно воспользоваться мастером по созданию запросов. Новый мастер по созданию запросов автоматически создает запросы, как однотабличные, так и много табличные. Возможность оперировать несколькими таблицами, связывая отдельные поля таблиц произвольным образом, дает возможность создавать гибкие разветвленные структуры данных, удобные в управлении и эффективные в использовании. Кроме того, мастер позволяет группировать данные и вычислять итоговые значения, например, выполнить подсчет заказов, сгруппированных по датам размещения.

Итоговая информация, конечно, должна быть представлена в форме, удобной для восприятия. Для этого в Microsoft Access входят мастера по созданию форм и отчетов. Они не требуют предварительного создания запроса при создании многотабличной формы или отчета. В открываемом мастером окне выбора полей пользователь имеет возможность выбирать поля из любых таблиц в базе данных. Microsoft Access анализирует связи, определенные для отобранных данных, и предлагает выбрать соответствующие параметры. Имеется также выбор из широкого набора стандартных авто форматов и фоновых рисунков для форм и отчетов.

В Microsoft Excel существует мощное средство анализа данных - мастер сводных таблиц. Теперь он доступен и в среде Microsoft Access. Мастер по созданию сводных таблиц позволяет создавать в формах элемент управления, в котором выводятся обработанные данные для большого объема исходных данных. При этом у пользователя имеется широкий выбор форматов и способов обработки данных. Сводная таблица во многом напоминает перекрестный запрос, однако, в ней допускается динамическое изменение заголовков строк и столбцов, что позволяет просматривать данные, обработанные различными способами.

Специальный мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы данных, а во второй запросы, формы макросы и модули. Это необходимо, когда существует потребность в организации процесса обработки одного массива данных несколькими пользователями. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут изменять формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных.

Кроме этого, Microsoft Access умеет синхронизировать данные. Для этого используется механизм "портфельной репликации", реализованный в Windows 95 (ведь Microsoft Access - это приложение, написанное специально для Windows 95 , причем с учетом особенностей и возможностей этой операционной системы). Это экономит массу времени, если, например, сотрудники предприятия часто работают с общей базой данных, находясь за пределами офиса. После возвращения достаточно запустить механизм синхронизации и общая база будет обновлена теми данными, которые были добавлены в период командировки.

Для осуществления разграничения прав доступа к данным для различных пользователей в Microsoft Access имеется мастер защиты на уровне пользователя. Этот мастер создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает для защиты объектов новой базы данных все права, присвоенные членам группы "Users" и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера разработчик имеет возможность самостоятельно присвоить права доступа пользователям и/или группам.

При создании приложений с помощью средств разработки нередки случаи возникновения избыточности, т.е. дублирования, данных. Специальный анализатор быстродействия, который входит в Microsoft Access, позволяет повысить производительность всех или выделенных объектов базы данных. При этом анализатор быстродействия выполняет ряд изменений автоматически и выдвигает ряд советов и предложений по действиям, которые пользователь должен выполнить самостоятельно.

В Microsoft Access для Windows 95 входят самые различные средства, которые облегчают создание баз данных и работу с ними. К ним относятся:

? Диспетчер связанных таблиц. Этот диспетчер позволяет просматривать или обновлять связи при изменении структуры или места сохранения одной или нескольких связанных таблиц. Новый диспетчер связанных таблиц позволяет легко переключаться с одной архивной базы данных на другую.

? Построитель меню. Он позволяет создавать специальные контекстные меню.

? Мастер по созданию масок ввода. Усовершенствованный мастер по созданию масок ввода позволяет изменять список масок ввода непосредственно в окне мастера. Теперь для этого не требуется вызов диспетчера надстроек.

? Мастера по созданию списка и поля со списком. В новой версии эти мастера позволяют создать свободные список или поле со списком, используемые для поиска записей.

? Мастер по созданию почтовых наклеек. В новой версии Microsoft Access процесс создания наклеек существенно упрощен. Новые шаблоны позволяют создавать не только почтовые наклейки, но и наклейки других типов.

? Мастер по созданию диаграмм. Усовершенствованный мастер по созданию диаграмм существенно облегчает процесс создания имеющих профессиональный вид диаграмм в формах или отчетах.

С помощью Microsoft Access можно создавать законченные отчуждаемые приложения. Специальные средства, входящие в состав поставки продукта, позволяют сформировать дистрибутив нового приложения и снабдить его полноценной программой инсталляции (установки), полностью соответствующей по стилю программе установки любого программного продукта компании Microsoft. В процессе создания программы установки разработчик может определить "сценарии" для полной, типичной и выборочной установок, а также выполнить комплектацию файлов для дискетной, сетевой и административной установки за один проход.

В среде Microsoft Access используется единый язык программирования, который аналогичен для Microsoft Excel и Microsoft Project. В специальный продукт Microsoft Access Developer's Toolkit, который приобретается отдельно включено двухтомное руководство по языку.

Таким образом, приобретя в составе Microsoft Office для Windows 95 Professional программный продукт Microsoft Access, Вы получите полный набор программных продуктов для автоматизации офисной деятельности и создания решений для конкретных задач в офисе любого уровня.

3. Основные понятия базы данных

База данных - это хранилище информации. Информация в базе данных хранится в определённом порядке. База данных, в которой данные хранятся в виде таблицы, называется реляционной базой данных или таблично - ориентированной.

Обычно базы данных содержат огромное количество данных. Н а основе баз данных создаются информационно-поисковые системы, которые позволяют быстро найти нужную информацию в базе данных. Создаются такие системы специальными программами, которые называются СУБД - системами управления базами данных. СУБД обеспечивает создание базы данных, редактирование данных, выполняют поиск нужных данных, выводят данные в требуемом виде на экран или печать.

СУБД позволяет создавать следующие виды объектов:

§ Таблицы, в которых хранятся данные базы данных Microsoft Access.

§ Формы для просмотра, редактирования или ввода данных в таблицы и оформления запросов.

§ Запросы, собирающие необходимые данные в таблицах для просмотра или печати.

§ Отчёты, задающие определённый порядок вывода данных из запросов и таблиц на печать.

§ Макросы, которые автоматизируют выполнение конкретных действий с базой данных.

§ Модули, содержащие программы для работы с базой данных.

4. Запуск Microsoft Access

Для запуска программы Access нужно:

Ш На Панели задач Windows нажать кнопку Пуск.

Ш В появившемся Главном меню выбрать пункт Программы.

Ш В последующих меню выбрать Стандартные, Microsoft Office, Microsoft Access. На рабочем столе Windows может быть выведен значок вида:

Щёлкнуть кнопкой мыши на значке Microsoft Access.

Строка меню - содержит команды, которые служат для создания и работы с объектами базы данных.

Панель управления - содержит кнопки с пиктограммами. С каждой кнопкой связана некоторая команда, а рисунок на кнопке передаёт суть команды.

5. Создание базы данных

Для того чтобы создать базу данных, нужно:

§ Выбрать в меню Файл команду Создать.

§ На экране появится окно диалога Создание базы данных.

§ Выбрать в раскрывающемся списке Диски устройство, на котором должен храниться файл.

§ Выбрать в списке Каталоги имя каталога, в котором нужно сохранить файл.

§ Выбрать в раскрывающемся списке Тип файла тип файла Базы данных (*.mdb).

§ Ввести в поле Имя файла имя для базы данных.

§ Выбрать кнопку ОК.

Microsoft Access создает пустую базу данных и на экране появится окно базы данных:

6. Создание таблицы

Первыми в базе данных создаются таблицы. Таблицу можно создать с помощью мастера создания таблиц или абсолютно новую.

Для того чтобы создать новую таблицу, нужно:

1. Задать структуру таблицы.

2. Ввести данные в таблицу.

Для того чтобы определить структуру, необходимо описать каждое поле таблицы. В описании каждого поля необходимо указать его имя, тип данных, хранящихся в данном поле. Также в описании можно добавить определение формата данных. Имя таблицы может содержать буквы, цифры и не должно превышать 64 символа.

Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объём памяти, выделяющейся для этого поля.

После того как все поля будут описаны, необходимо сохранить макет таблицы прежде, чем вводить в неё данные.

Для того чтобы сохранить структуру таблицы, нужно:

ь Выбрать в меню Файл команду Сохранить.

ь На экране появится окно для ввода имени таблицы.

ь Ввести имя таблицы. Имя таблицы может содержать буквы, цифры и пробелы. Длина имени не должна превышать 64 символов.

ь Щёлкнуть мышью по кнопке ОК.

Если в процессе описания таблицы не было определено ключевое поле, на экране появится окно с предупреждением.

· Выбрать Нет, если ключ ещё не определён.

Ввод данных в таблицу.

Для ввода данных нужно:

· Перейти в режим таблицы. На экране появится созданная вами пустая таблица.

· Ввести значения в каждое поле. Для ввода данных в поле можно открыть окно Область ввода.

· Перейти к следующему полю используя клавишу Enter или Tab.

· После того как будут введены данные в текущую запись, нажать клавишу Enter для перехода в следующую запись. При переходе к следующей записи, текущая запись сохраняется. Поэтому при закрытии таблицы не требуется выполнять команду сохранения.

7. Перемещение по полям и записям

Перемещение по таблице

В окне таблицы обычно видна только часть таблицы. Для того чтобы вывести на экран другую часть таблицы, необходимо поместить в эту часть курсор. Это можно сделать, используя клавиатуру или мышь.

Для перемещения по таблице можно использовать следующие клавиши:

Перемещение по записям.

Внизу окна находится строка состояния, в которой отражается общее число записей в таблице и номер текущей записи. На текущую запись всегда указывает указатель записи.

Для того чтобы перейти на нужную запись, которую не видно на экране, можно использовать кнопки для перехода по записям. Кнопки перехода по записям расположены в строке состояния окна таблицы.

Для выполнения перехода необходимо щёлкнуть мышью про нужной кнопке.

Для перехода к определённой записи нужно:

· Нажать клавишу F5. Курсор перейдёт в поле номера записи.

· Ввести номер нужной записи и нажать клавишу Enter.

8. Редактирование записей

Под редактированием понимается изменение информации, ранее введённой в базу данных. Исправление опечаток, изменение данных, замена содержимого - всё это редактирование.

Для того чтобы заменить данные в ячейке нужно:

Ш Поместить курсор в ячейку, содержимое которой необходимо заменить. Текущая ячейка всегда является выделенной по умолчанию.

Ш Ввести новое значение.

Если вы не перешли на следующую запись, можно отменить изменения, нажав клавишу Esc.

Для того чтобы исправить содержимое ячейки нужно:

§ Поместить курсор в ячейку, содержимое которой нужно изменить.

§ Нажать клавишу F2 для отмены выделения данного.

§ Выполнить необходимые изменения. При этом можно использовать клавиши , Del, BackSpase.

9. Как закрыть таблицу

После того, как будет создана таблица, её необходимо закрыть. Для того чтобы закрыть таблицу нужно:

· Выбрать в меню Файл команду Закрыть. При закрытии таблицы изменения в таблице сохраняются автоматически.

10. Как закрыть базу данных

Для того чтобы закрыть базу данных нужно:

· Выбрать в меню Файл команду Закрыть.

11. Выход из Microsoft Access

При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически.

Для того чтобы выйти из Microsoft Access нужно:

§ Выбрать в меню Файл команду Выход.

§ Дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по кнопке системного меню в верхнем левом углу окна Microsoft Access.

Если после сохранения базы данных были внесены изменения в структуру и содержимое, то перед выходом из Microsoft Access выводится запрос на сохранение изменений.

§ Выбрать Да для сохранения изменений в таблице.

12. Оборудование

Для нормального функционирования Microsoft Access необходим персональный компьютер со следующими характеристиками:

1. Операционная система M S DOS версии 3.34 и выше.

2.Microsoft Windows 3.1 и выше

3. Мышь и клавиатура

Для нормальной работы Microsoft Access 7.0 требуется:

· компьютер с процессором Intel 486 или более мощный

· О С Windows95

· 6 Мбайт оперативной памяти

· 18Мбайт свободного пространства на жёстком диске

· Мышь, клавиатура.

13. Правила техники безопасности

1. Необходимо помнить, что в компьютере имеются точки с потенциалами более 200В, представляющие опасность для жизни.

2. Перед включением электропитания компьютера необходимо визуально проверить целостность соединительных проводов и кабелей.

3. Запрещается включать и отключать провода компьютера при включённом напряжении сети.

4. Категорически запрещается работа на компьютере при снятом кожухе любого из его устройств.

5. Не рекомендуется оставлять компьютер включённым без наблюдения.

6. По окончании работы необходимо отключить компьютер от сети.

7. Системный блок не подвергать толчкам и вибрациям.

8. В помещении не курить.

9. Не следует открывать крышку монитора и трогать его внутренние детали, кинескопом монитора используется высокое напряжение, которое сохраняется даже при выключенном напряжении сети.

10. Нельзя работать на компьютере в верхней одежде.

11. Нельзя работать на клавиатуре влажными и грязными руками.

12. По окончании работы сдать рабочее место преподавателю.

Список используемой литературы

1. Встроенная справка Microsoft Access.

2. Встроенный учебник по Windows - 98.

3. Картинки и свежая информация получены по сети Internet:

4. http://www.microsoft.com/rus/ - Российская страница компании Microsoft.

5. Провайдер ООО "Интернет - Сервис CONVEY".

6. http://www.convey.ru

7. По всем вопросам обращаться: E-mail: JULIAN@mail.convey.ru

Размещено на Allbest.ru