Абзац - это структурная составляющая текста, обычно связанная логически и выделенная графически, например, в виде отступов. Когда при наборе текста, каждый раз при нажатие клавиши «Enter», создается новый абзац. Настройка вида абзаца определяет его формат, который отвечает за размещение текста на странице.

Настройка (форматирование) абзаца, подразумевает:

· расстояние справа или слева от абзаца;

· выравнивание строк абзаца относительно левого поля;

· отступ или выступ первой строки абзаца;

· междустрочный интервал;

· интервал перед абзацем и после него;

· разбивка абзаца на страницы.

2.1 Выравнивание строк абзаца

По умолчанию текст абзаца выравнивается по левому краю. Но документы бывают разные, и выравнивание тоже может требоваться другое. Например, для контрольных работ ВУЗов принято выравнивание по ширине.

Есть несколько способ выравнивания строк абзаца:

1 способ:

На вкладке «Главная», выделить необходимые абзацы (очередность не имеет значения).

В группе «Абзац» щелкнуть одну из четырех доступных кнопок выравнивания:

· «По левому краю» - выравнивание строк абзаца по левому краю;

· «По центру» - выравнивание строк абзаца по центру (пропорционально равноудалены от правого и левого края);

· «По правому краю» - выравнивание строк абзаца по правому краю;

· «По ширине» - выравнивание строк абзаца одновременно и по левому и по правому полю. При этом текст визуально «растянется», а между словами появится расстояние.

2 способ:

Использование быстрых клавиш:

· <Ctrl+L> - выравнивание по левому краю;

· <Ctrl+E> - выравнивание по центру;

· <Ctrl+R> - выравнивание по правому краю;

· <Ctrl+J> - выравнивание по ширине.

2.2 Отступ первой строки абзаца

Наиболее часто применяется при форматировании абзацев установка отступа первой строки. Обычно используют для этих целей двойное или тройное нажатие пробела, или, в лучшем случае, клавишу <Tab>. И хотя щелчок по этой клавише визуально задает отступ, равный 1,25 см (0,5 дюйма) и внешне все выглядит «правильно» - в целом, этот подход нерационален. Незачем делать работу, для которой и была создана программа для редактирования текстовых документов. Кроме того, используя «правильное» форматирование абзацев, вы впоследствии сэкономите время на множестве ненужных нажатий клавиши пробел (или <Tab>).

Настроить отступы можно визуально (на глаз) или точно (задав определенное значение в окне «Абзац»). Визуальная настройка предполагает использование горизонтальной линейки, когда вы можете быстро менять размер отступа, руководствуясь ощущением нужного размера «на глаз». Точная настройка позволяет задать значение отступа в единицах измерения, используемых в документе - стоит использовать ее тогда, когда вы знаете размер величины отступа.

2.3 Визуальная настройка отступа первой строки

1 способ:

1. Выделение нужного абзаца;

2. На горизонтальной линейке подводится курсор к значку «Отступ первой строки»;

3. Щелкните и удерживайте левую кнопку мыши, а затем перетащите значок по линейке до нужного места.

2 способ:

1. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции до появления значка «Отступ первой строки»;

2. Щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен находиться отступ первой строки.

2.4 Точная настройка отступа первой строки

1 способ:

1. Выделение нужного абзаца;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту;

3. В контекстном меню (выбрать пункт «Абзац» (перейдете в окно «Абзац»);

4. На вкладке «Отступы и интервалы» в группе «Отступ» в графе «Первая строка» задайте нужное значение отступа (по умолчанию 1,25 см).

2 способ:

1. В окне открытого документа перейдите к вкладке «Главная»;

2. Выделите нужные абзацы;

3. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;

4. Далее в окне «Абзац» действуйте так же, как и в первом случае.

2.5 Междустрочный интервал

Междустрочный интервал очень часто используется при форматировании документов, а наиболее распространенные его значения - одинарный и полуторный. Сам интервал определяется на основе базовых линий строк, которые проходят по центру букв (при этом учитываются их верхние и нижние элементы, типа надстрочного / подстрочного знаков). Так, одинарный интервал, соответствует величине шрифта текста. Полуторный интервал используется в большинстве деловых документов, в курсовых и рефератах. Для того чтобы задать междустрочный интервал, сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы и щелкните правой кнопкой мыши по выделенному участку;

2. В контекстном меню выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац», вкладки «Отступы и интервалы» в группе «Интервал» в графе «Междустрочный» выберите из списка нужный:

· «Одинарный» - интервал соответствует размеру шрифта текста абзаца;

· «1,5 строки» - интервал равен полуторному размеру шрифта текста абзаца;

· «Двойной» - интервал равен двойному размеру шрифта текста абзаца;

· «Минимум» - интервал не меньше заданного в пунктах размера;

· «Точно» - интервал точно соответствует заданному в пунктах размеру (то есть если шрифт равен 12 пт, то интервал будет точно таким);

· «Множитель» - множитель для интервала, равного размеру шрифта текста абзаца (чем больше множитель, тем больше интервал).

2 способ:

1. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Междустрочный интервал» (вы перейдете в окно «Абзац» на вкладку «Отступы и интервалы»).

2. В группе «Интервал» в поле значение, введите нужную величину и щелкните «ОК».

3 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Используя сочетания клавиш, задайте необходимый интервал:

· Ctrl+1 - одинарный интервал;

· Ctrl+5 - полуторный интервал;

· Ctrl+2 - двойной интервал.

2.6 Настройка интервала между абзацами

В большинстве случаев, когда не требуется особенная аккуратность в оформлении документа, расстояние по вертикали между абзацами (интервал) задается нажатием клавиши <Enter> по окончании абзаца. При этом это расстоянии может визуально портить общий вид документа, и чем больше абзацев, тем это заметнее. Кроме того, бывает нужно задать интервал, независимый от размера используемых шрифтов. Для этого необходимо сделать следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац» вкладки «Отступы и интервалы» в группе «Интервал» в пунктах «Перед» (сверху абзаца) и «После» (после абзаца) задайте при помощи регуляторов нужное значение. Учтите что каждый щелчок по ним, соответствует шагу кратному 6 пт (пунктов). Чтобы ввести произвольное значение, используйте область ввода данных.

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы и перейдите к вкладке «Разметка страницы»;

2. В группе «Абзац» в графе «Интервал» задайте нужное значение.

Рисунок 2.1. Междустрочный интервал

2.7 Разбивка абзацев по страницам

При работе с большими документами, бывает нужно задать пропорциональное размещение абзацев текста на страницах. Например, вы пишете документ с большими абзацами, и вам надо, чтобы каждый новый абзац начинался с новой страницы. Для разбивки абзацев по страницам сделайте следующее:

1. Выделите необходимые абзацы;

2. Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац» перейдите на вкладку «Положение на странице»;

4. В группе «Разбивка на страницы» выберите нужные пункты:

· «Запрет висячих строк» - запрет перехода одной строки на следующую страницу или первой строки на предыдущую;

· «Не отрывать от следующего» - запрет перехода следующего абзаца на следующую страницу;

· «Не разрывать абзац» - запрет разделения абзаца на две страницы;

· «С новой страницы» - вставка разрыва страницы перед абзацем (каждый следующий абзац начинается на новой странице).

Рисунок 2.2. Разбивка абзаца при помощи средств вкладки «Положение на странице»

2.7 Сортировка абзацев

Иногда необходимо отсортировать абзацы, например, когда вы создали список литературы (для контрольной работы или реферата) и его надо отсортировать по алфавиту. Другой пример - когда вы формируете выборку новостей и вам необходимо выбрать статьи и комментарии по дате. Чтобы произвести сортировку, сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку «Главная» и выделите нужные абзацы;

2. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Сортировка» и в окне «Сортировка текста» в графе «Сначала по» выберите значение «Абзацам»;

3. В графе «Тип» выбираем значение «Текст», «Число» или «Дата», в зависимости от того, с чего начинается абзац (с числа, даты или текста);

4. Задайте направление сортировки - «По возрастанию» (от меньшего к большему), или «По убыванию» (от большего к меньшему);

5. Щелкните «ОК».

Рисунок 2.3. Сортировка абзацев

2.8 Выделение абзацев с одинаковым форматированием

Этот прием можно применять, когда вы вставляете фрагменты текста с разным форматированием, например, готовите рецензию на новый автомобиль от «Aston Martin» и вам нужно максимум информации с различных сайтов. При этом вы вставляете текстовые фрагменты с сайтов, по мере загрузки (ознакомления) со статьей. Сайты разные и форматирование там тоже разнится, но, к примеру, вы наиболее доверяете паре сайтов, специализирующихся на освещении области автомобилестроения. Соответственно, вам надо найти все статьи с этих сайтов, которые вы скопировали в ваш документ. Сделать это можно, задав в качестве примера всего один абзац - все остальные абзацы с подобным форматированием будут выделены, и вы, например, сможете их перестроить в блок для последующих действий (редактирования, форматирования).

Чтобы выделить абзацы с идентичным форматированием, сделайте следующее:

1. Выделите абзац с нужными параметрами форматирования;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в контекстном меню наведите курсор на пункт «Стили»;

3. Во всплывающем меню «Стили» щелкните по пункту «Выделить текст, имеющий такой же формат».

Настройка абзацев позволяет полностью изменить вид документа. Меняя значения междустрочного интервала, можно визуально увеличить или уменьшить размер документа. При этом можно задавать вполне стандартные значения отступа первой строки, и при этом, придать документу правильный и завершенный вид. Это имеет определенное значение для общего вида документа, ведь отсутствие визуального оформления абзаца ухудшает «удобочитаемость» документа.

Знать, как форматировать абзацы, необходимо каждому, кто работает с документами, требующими хотя бы минимального оформления.

3. Табличный процессор Microsoft Excel. Создание формул назначение строки