Інформаційні системи в обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

Втуп

1 Виробничо-фінансова характеристика господарства

2 Автоматизована форма бухгалтерського обліку

3 Загальна характеристика комп'ютерних систем бухгалтерського обліку

4 Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку на базі «1С: Підприємство»

5 Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку на базі Microsoft Office 2000

6 Стан та напрямки удосконалення комп'ютерної форми обліку на підприємстві

Висновки

Список використаних джерел

ВТУП

Функціонування будь-якої системи управління повязано з циркуля-цією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інфор-маційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення. При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). Має значення не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів ії використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процeci збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та отримання звітних показників. На відміну від механізації, комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів.Існує декілька підходів до організації бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації:

1) системний підхід до бухалтерського обліку;

2) розробка форм обліку, що орієнтовані на використання комп'ютерів;

3) трансформація методу бухгалтерського обліку.

Для вирішення проблеми комп'ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп'ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації. Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо. Такий суто, індивідуальний підхід був придатний для механізації обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого виконувалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. При комп'ютерній формі бухгалтерськоro обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється; вона починає визначати не тільки методолorічні, але й технолоriчні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації. Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм. Крім того комп'ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxraлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

1 ВИРОБНИЧО-ФІНАНСОВА ХАРАКТЕРИСТИКА ГОСПОДАРСТВА

Центр електрозвя'зку №3 Миколаївської філії відкритого акціонерного товариства «Укртелеком» ( м. Вознесенська ). Центр створений за рішенням Правління Товариства ( протокол від 06 березня 2008року №5) в межах наданих йому повноважень і діє на підставі діючого законодавства України, Статуту ВАТ «Укртелеком», Типового положення та інших внутрішніх документів Товариства. Місцезнаходження та адреса Центру: Україна, 56500, Миколаївська обл., м.Вознесенськ, вул. Жовтневої Революції, 11.

Метою дiяльностi товариства є здiйснення виробничої, комерцiйної, господарської, фiнансової та iнших видiв дiяльностi для задоволення суспiльних потреб в послугах електрозв'язку та одержання прибутку з дотриманням вимог чинного законодавства щодо забезпечення iнтересiв обороноздатностi та безпеки держави. Предметом дiяльностi товариства є:

- надання послуг мiжнародного, мiжмiського i мiсцевого телефонного зв'язку та iнших послуг електрозв'язку на принципах рiвного доступу споживачiв - як фiзичних, так i юридичних осiб усiх форм власностi;

- будiвництво i технiчне обслуговування мереж мiжнародного, мiжмiського i мiсцевого телефонного зв'язку, супутникового зв'язку, мереж передачi даних i документального зв'язку загального користування, мереж зв'язку з рухомими об'єктами та iнших мереж електрозв'язку, використання радiочастот;

- технiчне обслуговування та експлуатацiя засобiв зв'язку, забезпечення дотримання при цьому правил, стандартiв, у тому числi мiжнародних;

- розробка планiв розвитку мереж електрозв'язку та їх реалiзацiя, здiйснення проектування, фiнансування, будiвництва, ремонту, реконструкцiї об'єктiв зв'язку та житлових, громадських, виробничих та iнженерних споруд, виконання топографо-геодезичних робiт, надання послуг та виконання робiт протипожежного призначення;

- пiдготовка, перепiдготовка, стажування та пiдвищення квалiфiкацiї робiтникiв, спецiалiстiв i керiвникiв товариства та iнших осiб;

- монтаж, обслуговування iнформацiйних i комп'ютерних мереж та комутацiйного устаткування;

- проведення науково-дослiдних, науково-конструкторських та впроваджувальних робiт в галузi електрозв'язку, розробка, впровадження нових технологiй, в тому числi «ноу-хау»;

- оптова та роздрiбна торгiвля матерiально-технiчною продукцiєю i товарами народного споживання;

- лiзингова дiяльнiсть;

- дiяльнiсть, пов'язана з випуском, використанням та обiгом цiнних паперiв;

- зовнiшньоекономiчна дiяльнiсть.

2 АВТОМАТИЗОВАНА ФОРМА БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку грунтується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожного синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нормативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: досить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із класифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності). Автоматизація обліку ставить нові вимоги до первинної і нформації. Різноманітність форм подання такої інформації, що надходить до бухгалтерії, дозволяє вести зведений облік безпосередньо на підставі первинних документів без попереднього їх накопичення та узагальнення. Відмінності технології документування в комп'ютеризованих системах обліку наступні:

а) накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на використанні комп'ютерів безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складах, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

б) обробка даних документування здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп'ютерної бази даних;

в) можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення вручну отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Отже, система обліку, яка грунтується на використанні високоефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бухгалтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам управління і забезпечує: суміщення документації і реєстрації облікової інформації; зниження трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності й оперативності інформації; інтеграцію окремих видів господарського обліку - оперативного, бухгалтерського і статистичного; своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обгрунтованих рішень.

3 ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА КОМП'ЮТЕРНИХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

В умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється система бухгалтерського обліку, обліковий процес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна облікового апарату та його функцій; при цьому наукові основи теорії та організації бухгалтерського обліку залишаються незмінними. Але зміни в організації бухгалтерського обліку відбуваються на всіх її етапах, починаючи з базового, методичного. Хоча впровадження обчислювальної техніки не вносить змін до принципів облікової реєстрації, що склалися в умовах комп'ютеризованої обробки облікової інформації, техніка збору і обробки облікової інформації кардинально змінюються. В умовах застосування комп'ютерної техніки кожний з елементів методу бухгалтерського обліку, серед яких - документування господарських операцій, відображення облікової інформації за допомогою подвійного запису на рахунках, використання грошового вимірника та інших складових методу бухгалтерського обліку - зберігає і навіть збільшує своє значення, однак за формою і сутністю, як правило, трансформується. Це, в свою чергу, призводить до змін у застосуванні елементів методу бухгалтерського обліку.

Застосування комп'ютерів вносить значні зміни до організації документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

Електронний документ - це документ, представлений в комп'ютерному вигляді. Особливістю електронних документів. є необхідність використання комп'ютера для створення та обробки документів.

Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп'ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних.

Комп'ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек - бази даних. В найпростішому варіанті база даних - це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними до нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені до інших документів, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.

Отримані документи обробляються, реєструються, контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну.

Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документу, створення підбірок документів по заданій тематиці - все це досягається шляхом створення електронного архіву. На відміну від безкомп'ютерних форм бухталтерського обліку, при яких первинні документи, облікові регістри, звіти роздруковуються та зберігаються в архіві при комп'ютерній формі обліку створюються електронні сховища даних на електронних носіях первинної інформації.

Подвійний запис при комп'ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі - шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних ступенів та рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.

Суттєво змінюється і порядок складання звітності. При комп'ютерному способі обробки даних звітність формується як в регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

Існуюча форма обліку в незначній мірі модернізувалась відповідно до можливостей обчислювальної техніки, що застосовується. Використання ж сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки призводить до того, що застосування тієї чи іншої форми обліку здійснюється за допомогою програмно реалізованих алгоритмів. Таким чином, комп'ютеризації обліку на сучасних комп'ютерах не властиві обмеження форми. Хоча технічно за допомогою обчислювальної техніки можна реалізувати будь-яку ручну або механізовану форму - обліку, з'являється можливість реалізації найбільш оптимальної форми. Під час організації бухгалтерського обліку персонал повинен знати, звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для складання операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; що і кому передати по закінченні операції. Така інформація повинна надаватись працівником незалежно від того, який метод обробки інформації застосовується на підприємстві. При цьому способи, якими досягається організація праці при застосуванні прикладних програмних засобів на підприємстві, можуть бути найрізноманітнішими.

4 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА БАЗІ «1С: ПІДПРИЄМСТВО»

Набір програм «1С: Предприятие 7.7» є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма «1С: Предприятие 7.7» має компонентну структуру. «1С: Бухгалтерия 7.7» є складовою частиною системи програмі «1С: Предприятие 7.7» - її компонентою. Всього існує три основні компоненти: «1С: Бухгалтерия 7.7»; « 1С: Оперативный учет 7.7»; «1С:Расчет7.7».

«1С: Бухгалтерия 7.7» - це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності. Класифікаційні ознаки, програми наведені в табл. 1.1.

Таблиця 1.1 - Ознаки програми «1С: Бухгалтерия 7.7» та їх характеристика

Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
Клас програм	Універсальна бухгалтерська програма (міді-бухгалтерія)
Призначення	Для ведення бухгалтерського обліку
Група споживачів	Невелика чисельність персоналу бухгалтерії
Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності
Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблонами та за допомогою документів
Комплексність виконання функцій	Інтегрована програма зведеного обліку

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми (дод. 1.1).

Рисунок 1.1 - Режими роботи в програмі `1С: Бухгалтерия 7.7»

Зауважимо, що під терміном конфігурація розуміють структуру облікових даних, що встановлюється на комп'ютер при створенні нової інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів). В програмі «1С: Бухгалтерия 7.7» конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин:

- структури метаданих;

- набору інтерфейсів користувачів;

- набору прав.

Всі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються в робочому вікні. Верхній, рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню - це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності. Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші Enter або подвійним натиском лівої кнопки миші.

В деяких випадках частина пунктів меню може бути недоступною користувачеві. Причиною цього може бути або недоцільність функції в цей момент роботи, або заборона пункту меню для конкретного користувача адміністратором програми.

Третій рядок вікна програми містить інструментальну панель, де містяться екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну, пов'язану з нею функцію.

В нижній частині вікна розташований рядок, що містить два поля: ліворуч знаходиться ситуаційна підказка, що коротко пояснює, які дії можуть або повинні бути виконані в даній ситуації; праворуч - вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота і за який розраховуються підсумки.

Налагодження програми складається з двох частин: налагодження облікових параметрів та налагодження інтерфейсу. До облікових параметрів програми належать:

- структура Плану рахунків (кількість рахунків, довжина та вид подання шифрів рахунків, розміри полів для введення назв рахунків, рівні аналітичного обліку);

- структура довідників аналітичних об'єктів (їх кількість, реквізити, порядок кодування);

- перелік валют, їх курси;

- структура та порядок заповнення журналів програми: загальних журналів операцій і проводок та журналів з різних ділянок обліку;

- налагодження документів, які будуть використовуватись для автоматизації облікових процедур;

- опис необхідних констант та їх властивостей (кількість констант, ідентифікатор, тип значення).

Константи - постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на чотири групи:

- константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

- константи, значеннями яких за замовчуванням заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємства);

- константи-перемикачі (наприклад, «Да/Нет»),

- службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за винятком «Дата запрета редактирования», що дозволяє: заборонити доступ до «закритих» періодів.

Налагодження інтерфейсу полягає в налагодженні зовнішнього вигляду програми та встановленні параметрів, що забезпечують зручну роботу користувача з програмою, а саме:

- панелі інструментів;

- меню програми;

- представлення чисел, колір шрифтів тощо.

Більшість параметрів можна змінювати при безпосередній роботі користувача в режимі «1С: Предприятие 7.7». Для цього необхідно виконати дії:

«Сервис» - «Параметры» або «Панели инструментов»

Решта параметрів визначаються в режимі запуску програми «Конфигуратор».

Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків - програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі
»1С: Предприятие 7.7», з технічної точки зору, необмежена і визначається
виходячи з реальних вимог обліку. Так «багатоплановий» облік ведеться на
спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше
планами рахунків бухгалтерського обліку. До того ж для кожного Плану
рахунків може будуватись довільна ієрархія субрахунків великої вкладеності.
У Планах рахунків можна здійснювати довільну нумерацію рахунків,
використовуючи як цифри, так і літери.

Об'єкт «План счетов» створюється в режимі «Конфигуратор», При цьому частина рахунків може бути введена на етапі конфігурування. Такі рахунки, як правило, мають суттєве значення при роботі різних елементів конфігурації - документів, звітів тощо. Рахунки, введені на етапі конфігурування, підлягають редагуванню і знищенню лише в цьому режимі. Решта рахунків в вводяться безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку.

Для того, щоб перейти в режим налагодження «План счетов», необхідно запустити програму в режимі «Конфигуратор» і виконати наступні дії:

«Конфигурация» - «Открыть конфигурацию» - «План счетов»

Довідники - спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти. Всі об'єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

Так, наприклад, список працівників підприємства зберігається в довіднику «Сотрудники», а для введення основних засобів використовується довідник «Необоротные активы». Кожне поле в діалоговій формі. «Документ» або «Операция» має певний тип значення. Якщо цей тип - число, рядок символів або дата, то дане поле можна заповнювати безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника, то при звертанні до такого поля буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки назвою, але й набором інших параметрів. Наприклад, для основних, засобів це - інвентарний номер, первісна вартість, рахунок обліку, рахунок та стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію тощо. Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів.

Програма «1С: Бухгалтерия 7.7» дозволяє поповнювати перелік довідників типової конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно.

Перелік елементів довідника в програмі «1С: Бухгалтерия 7.7» може бути багаторівневим. В цьому випадку всі рядки довідника поділятимуться на два види: елементи довідника і групи довідника. Групи дозволяють переходити на нижчі рівні багаторівневого довідника. Використання багаторівневих довідників дозволяє деталізувати ступінь введення і зберігання інформації. Елементи і групи елементів в багаторівневому довіднику можна переносити з однієї групи в іншу. Програма «1С: Бухгалтерия 7.7» дозволяє створювати багаторівневі довідники з вкладеністю до 10 рівнів.

Будь-який довідник може використовуватись самостійно або бути підпорядкований іншому довіднику. Наприклад, довідник «Договора» може використовуватись окремо, а може бути пов'язаний з довідником «Организации». Залежність довідника вказується в полі «Подчинен». Порівняно з багаторівневим довідником, в якому всі елементи мають однакову структуру, використання механізму підпорядкованих довідників дозволяє пов'язати елементи різної структури. В цьому випадку кожен елемент підпорядкованого довідника буде пов'язаний з одним із елементів головного довідника.

У межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи, тому перед початком заповнення довідників бажано подумати про їх групування. За основний критерій групування потрібно взяти певну ознаку, за якою треба здійснювати аналіз облікової інформації (отримувати звіти). Групи елементів, в свою чергу, можна поділити на підгрупи (що є дуже зручним для налагодження стандартних бухгалтерських звітів) таким чином, щоб вони відображали стан господарських засобів за окремими групами. Над елементами та групами елементів у довіднику можна виконувати різні дії:

- змінювати назву;

- змінювати значення реквізитів (параметрів);

- переміщувати з однієї групи до іншої;

- знищувати (позначати на знищення);

- здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами;

- сортувати, копіювати тощо.

Робота з конфігуратором. На початку роботи з програмою необхідно, в першу чергу, налагодити робочий період. Налагодження робочого періоду складається з трьох частин:

- встановлення робочої дати;

- визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції;

- встановлення робочого періоду розрахунку підсумків.

Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата здійснення операції не вказана. При запуску програми «1С: Бухгалтерій 7.7» робоча дата за замовчуванням відповідає системній даті комп'ютера.

Робоча дата вводиться у вікні «Настройка параметров системы» (рис. 1.2), яке викликається за допомогою команд:

«Сервис» - «Параметры» - «Общие»

Для зміни робочої дати в полі «Рабочая дата» необхідно ввести нову
дату в форматі ДД.ММ.РРРР (день, місяць, рік). Вибір дати також можна
здійснити за допомогою календаря, що викликається кнопкою і праворуч від поля введення дати.

Визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції (виконуються записи в журналах документів, операцій і проводок), що одночасно є інтервалом видимості операцій в журналі операцій здійснюється за допомогою команд:

«Сервис»- «Параметры»-«Журналы».



Рисунок 1.2 - Налагодження робочої дати

У вікні «Настройка параметров системы» обираються початкова і кінцева дати в групах «Начало интервала» і «Конец интервала». Поточною датою вважається робоча дата, визначена в закладці «Журнали». Місяць, квартал і рік визначаються відповідно до робочої дати. Початкова і кінцева дати інтервалу можуть бути обрані довільними і задані за допомогою календаря що викликається екранною кнопкою, розташованою праворуч від поля введення дати (рис. 1.3).

Період, за який розраховуються підсумки, встановлюється в режимі ведення бухгалтерського обліку через виконання команд:

«Операции»-«Управление бухгалтерскими итогами»

комп'ютерний автоматизований бухгалтерський облік

У вікні, що з'являється (дод. 1.4) користувачеві надано можливість визначати поточний період актуальності бухгалтерських підсумків.



Рисунок 1.3 - Налагодження часового інтервалу введення о грацій

Рисунок 1.4 - Встановлення періоду розрахунку підсумків

Бухгалтерські підсумки формуються програмою «1С: Бухгалтерия 7.7» за різні проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін, викликаних введенням проводок і бухгалтерських операцій.

Поточне обмеження актуальності результатів зазначено у верхньому рядку вікна «Расчет итогов установлен по:». Цей інтервал може бути змінений. Для цього необхідно в полі, розташованому нижче, зазначити рік і квартал нового періоду підтримки актуальності підсумків і натиснути екранну кнопку «Установить расчет». Через те, що період розрахунку підсумків в програмі «1С: Бухгалтерия 7.7» дорівнює кварталу, слід обирати квартал, якому належить визначена дата початку обліку. Крім того, у вікні є екранна кнопка «Полный пересчет итогов», призначена для повного перерахунку всіх бухгалтерських підсумків від початку введеня бухгалтерських операцій до встановленого періоду підтримки актуальності підсумків. Примусовий перерахунок результатів може знадобитись для того, щоб відновити результати розрахунків після збою комп'ютера, а також після внесення змін в налагодження Плану рахунків у частині ведення аналітичного, кількісного або валютного обліку.

У вікні редагування «План счетов» встановлюють загальний вигляд форми План і рахунків та загальні характеристики рахунків (рис. 1.5).

Рисунок 1.5 - План рахунків в режимі «1С: Предприятие 7.7»

План рахунків в програмі «1С: Бухгалтерия 7.7» реалізований у вигляді таблиці, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. Причому важливо, щоб План рахунків містив фіктивний рахунок «00», необхідний для введення залишків (детальніше про цей рахунок описано нижче).

У вікні «План счетов» також містяться графи, що відображають різні характеристики рахунку. Графа «Код» містить повний шифр рахунку (субрахунку), а «Наименование» - назву рахунку (субрахунку).

В графі «Вал.» вказується ознака ведення валютного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться валютний облік, то в графі ставиться «+».

Програма «1С: Бухгалтерия 7.7» дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах. Бухгалтерські підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах (гривневе покриття).

В графі «Кол» вказується ознака ведення кількісного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, то в графі також ставиться «+».

Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком що дозволяє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному виразі. Однак програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку на субрахунках.

В графі «Заб.» вказується, чи є рахунок позабалансовим. Якщо рахунок є позабалансовим, то в графі «Заб». ставиться «+», Такі рахунки не кореспондують ні між собою, ні з балансовими рахунками.

В графі «Акт.» вказується ознака «активності» рахунку, яка визначає яким чином відображатиметься залишок по рахунку. Порядок визначення «активності» рахунку залежить від того, чи створюється у Плані рахунків новий рахунок, чи новий субрахунок до вже існуючого рахунку.

Для нового рахунку ця ознака може приймати будь-яке із значень «активний», «пасивний» або «активно-пасивний». Нагадаємо, що згідно з діючим Планом рахунків в Україні активно-пасивних рахунків не існує. Конкретне значення реквізиту визначається потребами обліку. Проте, якщо вводиться новий субрахунок до вже існуючого рахунку, ця ознака проставляється автоматично, виходячи з рахунку вищого порядку.

У графах «Субконто1...Субконто5» вказуються види субконто рахунку. Значення цих стовпчиків вказують розрізи, в яких здійснюється ведення аналітичного обліку по цьому рахунку. Наприклад, зазначення в графі «Субконто1» виду субконто «Материалы» буде означати, що по рахунку ведеться аналітичний облік в розрізі найменувань матеріалів (детальніше механізм субконто описано нижче).

Ліворуч від коду рахунку особливими значками, схожими на стилізовану літеру «Т», позначається стан рахунку. Ці значки відрізняються кольором. Жовтий колір означає, що рахунок є рахунком-групою (має субрахунки). Такий рахунок не може використовуватись при введенні проводок - в проводках кореспондуючими можуть бути тільки субрахунки, цього рахунку. Зазвичай, рахунками-групами є рахунки, для яких потрібно знати розгорнуте сальдо по субрахунках.

Значок «Т» блакитного кольору означає, що цей рахунок є субрахунком або рахунком без субрахунків і може брати участь як кореспондуючий при формуванні проводок.

Позначка у вигляді червоної галочки означає, що рахунок (субрахунок) введений В режимі «Конфигуратор» і не підлягає редагуванню в режимі запуску програми «1С: Предприятие 7.7».

Змінюючи План рахунків в режимі «Конфигуратор», слід пам'ятати, що зміна елементів конфігурації може вплинути на роботу інших елементів. Наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку по деякому рахунку, це може призвести до неправильного формування звітів, в яких використовується розгорнуте сальдо по цьому рахунку.

В програмі «1С:Бухгалтерия 7.7» аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму «субконто». На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто «Основные средства», всі матеріали, відповідно, - «Материалы» і т.д.

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням субконто, що задається в Плані рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичній облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі «1С: Бухгалтерия 7.7» існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічно відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюйся для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести для будь-якого рахунку або субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, Організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах. Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів використовуються довідники.

5 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА БАЗІ MICROSOFT OFFICE 2000

Програмний комплекс MS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. Тому СКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійної версії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасному бізнесі. СУБД вкрай корисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити оборот і доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на імідж фірми і теж дозволяє залучати клієнтів.

База даних у MS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливість створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.

Створення баз даних і введення даних. Для створення нової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу «Створення», що містить дві вкладки:

- «Загальні» - дозволяє створити нову порожню базу даних;

- «Бази даних» - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.

Для створення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку «Загальні « і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу «Файл нової бази даних». У даному вікні діалогу зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access містить великий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.

Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шести вкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі об'єкти, що входять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися у вкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.

Створення таблиць. Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних. Розглянемо послідовність Ваших дій при створенні таблиці в новій базі даних: Конструктор - дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Для того щоб зв'язати таблицю з інформацією, що утримується в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. Задайте ім'я таблиці у вікні діалогу «Збереження» і натисніть кнопку ОК.

Створення таблиці в режимі конструктора. Створення таблиць у вікні конструктора надає Вам більш широкі можливості по визначенню параметрів створюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстра по створенню таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу «Нова таблиця», вибравши зі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. У результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, що містить наступні атрибути створюваної таблиці: найменування полючи, тип даних і опис. Крім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості, відображуваними в нижній частині конструктора і визначальної умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але таким чином, щоб відбити характер інформації, що буде зберігатися в даному полі. Тип полючи визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі.

Типи даних. Найменування полючи використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:

- текстовий;

- числовий;

- грошовий;

- лічильник;

- дати/часу;

- логічний;

- поле MEMO;

- поле об'єкта OLE;

- майстер підстановок.

Кожний з типів даних наділений власними властивостями, що відображаються в розділі «Властивості полючи» вікна конструктора.

Розмір полів задає максимальне число символів для введення в дане поле Нові значення Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів Формат полів задає формат висновку значень даного поля. Число десяткових знаків визначає число десяткових знаків, використовуваних при відображенні чисел. Маска введення Задає маску введення, що полегшує введення даних у поле Текстові поля. Створення запитів за допомогою майстра

Відмітною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.

Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку «Запити» і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.

Додавання полів у бланк запиту. Для вибору полів , що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити них у бланку запиту.

У MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільш прийнятним з Вашого погляду.

Для додавання в таблицю окремих полів Ви можете вибрати поле таблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле буде вставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядку Ім'я таблиці відразу ж з'явиться ім'я таблиці, а позиція Висновок на екран буде позначена.

У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити (drag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть у таблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати поля. Виділите поля, що Ви збираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи неї , перенесіть обрані поля в бланк запиту.

Зміна порядку полів. Порядок полів у бланку запиту визначає порядок появи їхній у результуючій таблиці. Для того щоб змінити розташування полючи в цьому списку, виконаєте наступні дії.

Установите покажчик миші на область вибору стовпця, що розташовується прямо над назвою полючи. Коли покажчик змінить вид на стрілку, натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.

Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні. На кінці покажчика з'явиться прямокутник.

Переміщайте стовпець у необхідному напрямку. Толста вертикальна лінія покаже його поточне положення.

Відпустите кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.

Для створення найпростішого звіту в MS Access досить виконати усього лише кілька дій:

Відкрийте вікно бази даних.

У вікні бази даних перейдіть на вкладку «Звіти».

Установите покажчик на таблицю, для якої хочете створити звіт.

Виконаєте команду Вставка/Автоотчет або натисніть кнопку Новий об'єкт на панелі інструментів і зі списку, що розкривається, виберіть Автоотчет.

На екрані в лічені секунди з'явиться готовий до використання звіт. У цей звіт включені всі поля таблиці. Їхні назви розташовані вертикально в тім же порядку, у якому вони знаходяться в таблиці. Праворуч від назви кожного полючи відображається його значення в таблиці.

СКБД Access надає необхідні кошти для роботи з базами даних недосвідченому користувачеві, дозволяючи йому легко і просто створювати бази даних, вводити в них інформацію, обробляти запити і формувати звіти.

6 СТАН ТА НАПРЯМКИ УДОСКОНАЛЕННЯ КОМП'ЮТЕРНОЇ ФОРМИ ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Засоби обчислювальної техніки створювались та удосконалювались так само, як і всі інші прилади, машини і обладнання що, призначались для полегшення праці людини. Удосконалення засобів обчислювальної техніки йшло від простого до складного і було тісно пов'язане зі станом техніки на певному етапі, а також з розвитком певних галузей математики, кібернетики та інших наук. З позицій користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед на підвищення рівня механізації та автоматизації виконання технічних операцій, що часто повторюються; cтвopeння нових засобів введення та отримання даних; збільшення обсяry пам'яті; розробку нових носіїв інформації.

Основні напрямки вдосконалення облікової інформації:

- поєднання в одному обліковому реєстрі хронологічного та систематичного обліків;

- застосування позиційного (лінійного) і шахового записів в облікових реєстрах;

- застосування систем нагромаджувальних і групувальних документів для одержання узагальнених показників за групою однорідних документів і оптимізації їх подальшої реєстрації;

- якнайширше застосування сучасної обчислювальної техніки для опрацювання облікової інформації.

Оперативність результатної облікової інформації дозволяє також посилити контроль за законніcтю та економічною ефективністю господарських операцій. В комп'ютерній сиcтемі бухгалтерського обліку є можливість посилити функцію контролю не підвищуючи і не ускладнюючи при цьому трудомісткості ведення обліку.

Традиційно в основі поділу праці бухгалтерів лежить принцип організації обліку за окремими обліковими завданнями або ділянками: облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік грошових коштів, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо. При комп'ютеризації бухгалтерського обліку за принципами комп'ютерно-комунікаційної форми обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі.

Застосування комплексних програмних систем дозволяє радикально поліпшити ситуацію з організації обліку в цілому. Бухгілтерський облік є найбільш регламентованою функцією управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній автоматизації обліку таким системоутворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле, яким цей процес раніше не був. Фактично - це дозволяє здійснити перехід до концепції активної організації виробництва, праці , та управління в бухгалтерії, при якій організоване ціле є продуктом свідомої цілеспрямованої роботи бухгалтера.

ВИСНОВКИ

Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.

Розповсюдження інформаційних технологій у 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого - використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.

З впровадженням комп'ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування комп'ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:

- необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;

- потребою ведення детального аналітичного обліку;

- необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.

Форма обліку, реалізована на базі сучасної комп'ютерної техніки та засобів комунікації (комп'ютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для комп'ютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових алгоритмів.

При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр складається з:

- комп'ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

- бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам'яті комп'ютера, що слугують для систематизації та узагальнення інформації;

- відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.

При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Наведений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють об'єктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.

Для побудови комп'ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури дорожнього підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.

При безкомп'ютерних способах обробки облікової інформації найбільш доцільна побудова бухгалтерії за принципом централізації. При організації бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації основна тенденція полягає в накопиченні та централізованій обробці облікових даних і децентралізованому введенні первинної інформації та використанні підсумкових облікових показників.

При побудові структури бухгалтерії одним з найважливіших факторів є можливість здійснення контролю за точністю облікових даних і надійність інформаційних зв'язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами дорожнього підприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерії при застосуванні комп'ютерів, що складається з двох основних відділів: відділу інформаційної системи та відділу контролюю.

Проблема оперативного зведення облікових даних ефективно вирішується при застосуванні комп'ютерних форм обліку. Але для підприємств, які мають в своєму складі географічно відокремлені підрозділи, що саме характерно для дорожніх підприємств, для об'єднання облікової інформації можна використовувати мережу Internet, зокрема електронну пошту, інтегровану до Internet-у чи відокремлену в самостійну службу.

Перспективним напрямком у створенні комп'ютерних систем бухгалтерського обліку є використання мережевих комп'ютерних систем. Побудова комп'ютерного робочого місця бухгалтерів на базі мережевих комп'ютерів замість персональних дозволить підприємству заощадити значні кошти на обладнанні кожного робочого місця.

В організації комп'ютерного обліку великі перспективи має використання Internet-технологій. Перевагою таких технологій є можливість модернізувати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в структурі обчислювальної системи. А також використовувати широкий діапазон технічних засобів з різною обчислювальною потужністю. Дієвим засобом підвищення кваліфікації облікових працівників є створення спеціально впорядкованих бухгалтерських бібліотек на чолі з бібліотекарем-бухгалтером. Такі спеціалізовані бібліотеки доцільно створювати на Internet-серверах.