Работа с электронной почтой
Понятие и значение, правила эксплуатации, история систем электронной почты. Почтовый клиент Outlook Express, параметры и закономерности его работы. Чтение пришедшей почты и создание нового сообщения, возможности прикрепления различных файлов к письму.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.01.2011 |
| Размер файла | 23,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Работа с электронной почтой
Знакомство с электронной почтой
История систем электронной почты насчитывает более 15 лет. За это время электронная почта успела занять ведущее место в структуре средств обмена информацией между людьми. В отличие от таких традиционных способов передачи информации, как обычная «бумажная» почта, телефонные переговоры или факс-передача, электронная почта имеет ряд неоспоримых преимуществ.
На передачу информации по электронной почте требуется гораздо меньше времени. Как правило, передача электронной информации оказывается существенно дешевле, чем альтернативные виды обмена. Помимо этого, электронная почта позволяет легко передавать такие данные, которые либо невозможно, либо весьма проблематично передать каким-то иным способом, например файлы, содержащие записи баз данных, электронные изображения, выполняемые задачи и прочее. Современные алгоритмы шифрования, используемые в электронной почте, позволяют обеспечить недоступную ранее секретность передачи информации.
Первые системы электронной почты реализовывали весьма ограниченный набор функций. Пользователь мог послать электронное сообщение - обычный текстовый фрагмент, содержащий в лучшем случае один или несколько вложенных файлов, - другому абоненту той же системы. Эти системы, как правило, применялись для обмена информацией между удаленными пользователями по глобальным сетям передачи данных или по модемным линиям связи. Со временем набор функций систем электронной почты начал существенно расширяться. При этом такие системы все больше и больше стали применяться для обмена информацией внутри организаций. Программные продукты, реализующие функции обмена информацией внутри организации, получили название «систем корпоративной электронной почты». Современные системы электронной почты могут быть использованы в качестве базовой технологии, обеспечивающей информационный обмен в комплексных автоматизированных системах. Это более чем естественно, так как любая крупная организация, как правило, уже имеет электронную почту, используемую для обмена сообщениями между служащими организации. Использование системы электронной почты для обмена информацией между пользователями и приложениями иногда оказывается единственно приемлемым решением - например, в том случае, когда информационная система состоит из отдельных распределенных узлов, а специфика задач информационного обмена не требует синхронизации информации в реальном времени.
В 1996 году появилось новое поколение программных продуктов для организации корпоративных систем электронной почты. Среди них прежде всего можно выделить Lotus Notes компании IBM и Microsoft Exchange Server фирмы Microsoft. Эти продукты унаследовали основные функции систем электронной почты предыдущего поколения, но существенно расширили их набор. Среди наиболее существенных особенностей этих систем можно отметить следующие:
- архитектура клиент-сервер. Она позволяет строить надежно функционирующие и широко масштабируемые системы. В системах электронной почты, построенных в архитектуре клиент-сервер, функции разделяются между программами клиента и сервера. Это позволяет более рационально использовать вычислительные ресурсы серверного и клиентского компьютеров;
- поддержка стандартов. Системы содержат средства, позволяющие интегрировать их в существующие программно-аппаратные комплексы, сложившиеся на предприятии. Они поддерживают различные операционные системы и могут работать в сетях на базе различных транспортных протоколов. Кроме того, поддерживаются средства взаимодействия с наиболее распространенными системами электронной почты;
- открытая архитектура. Системы базируются на программных интерфейсах, позволяющих создавать приложения различной сложности;
- поддержка работы с электронными формами. Помимо обычных сообщений системы позволяют обмениваться сообщениями, содержащими самую различную структурированную информацию. Для ввода и чтения подобных сообщений применяются специальные экранные формы, позволяющие упростить работу с информацией;
- встроенные средства поддержки групповой работы. Помимо средств пересылки информации системы содержат механизмы совместной работы пользователей с различными данными - электронными формами и документами, - а также средства поддержки телеконференций;
- средства создания приложений комплексной автоматизации бизнес-процессов;
- развитые средства администрирования. Современные системы содержат в своем составе средства управления, которые позволяют управлять всей системой из одного места.
В последнее время пристальное внимание привлекает все, что имеет отношение к глобальной сети Интернет. На базе сети Интернет функционирует электронная почта E-mail.
E-mail - это комплекс приложений, работающих в архитектуре клиент-сервер. Сервер это ядро системы обмена информацией. Он осуществляет все основные функции хранения и передачи информации, разграничения полномочий пользователей, предотвращения несанкционированного доступа к данным, защиты сохраняемых и передаваемых сообщений, контроля работоспособности и обеспечения безотказной работы системы. Клиент отвечает за подключение к серверу, формирование, отправку и получение почты. В качестве клиентского почтового приложения могут быть использованы Outlook Express, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook и т.д. Схема взаимодействия клиента и серверов приведена на рис. 10.1.
Как видно из схемы в электронной почте E:mail работают два сервера:
сервер SMTP, который предназначен для отправки сообщений по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, RFC821). Сервер работает через 25-й порт;
сервер POP3, который предназначен для приема сообщений по протоколу POP3 (Post Office Protocol - Version 3, RFC1939). Сервер работает через 110-й порт.
Это подразумевает, что обработку приема и передачи сообщений выполняют разные процессы. Более того, они могут быть разнесены на разные физические системы. Номера портов определены стандартом, но в некоторых случаях они могут быть изменены администратором сервера на свободный номер. Именно поэтому почтовые клиенты предусматривают переопределение этих параметров (так, например в Outlook Express, чтобы переопределить их необходимо из меню «Сервис» выбрать пункт «Учетные записи», затем в появившемся диалоге указать редактируемую запись, далее кнопка «Свойства», и на странице «Дополнительно» указать номера портов).
Подобная схема взаимодействия почтового клиента с cерверами имеет много преимуществ, например, позволяя пользователям электронной почты отправлять сообщения с одного ящика, а получать из нескольких совершенно разных.
Для того, чтобы стать пользователем электронной почты, необходимо зарегистрироваться на одном из почтовых серверов. Сейчас в сети Интернет существует множество бесплатных почтовых серверов, например, mail.ru, mail.spbnit.ru, tut.by. При регистрации для нового пользователя на почтовом сервере будет создан почтовый ящик (папка, куда будут складываться все сообщения приходящие для этого пользователя) и присвоен уникальный почтовый адрес.
Почтовый адрес в электронной почте E:mail генерируется в формате SMTP и имеет следующий вид: электронный почта сообщение письмо
xxxxxxxx@ddddd.ddd,
где xxxxxxxx - идентификатор пользователя. Присваивается пользователю на этапе регистрации;
ddddd.ddd - имя почтового сервера.
Почтовые сообщения в простейшем случае представляют собой текстовый фрагмент определенной структуры. Сообщение условно можно разделить на две основные части: заголовок сообщения и тело сообщения. Заголовок включает в себя поля:
- адрес получателя, т.е. кому адресовано сообщение;
- адрес отправителя;
- тема сообщения, т.е. краткий идентификатор сообщения.
Тело сообщения содержит текст сообщения и файлы-вложения.
Почтовый клиент Outlook Express
Почтовый клиент Outlook Express является стандартным приложением, предназначенным для работы с электронной почтой. Основными функциями Outlook Express являются получение входящих сообщений, подготовка и отправка собщений.
Пользовательский интерфейс Outlook Express
Строка заголовка содержит стандартные элементы окна Windows-приложения (кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть). В этой строке также указано название приложения (Outlook Express).
Строка меню содержит заголовки меню, предоставляющие доступ ко всем функциям, необходимым для работы с Outlook Express. С помощью меню можно создавать учетные записи, формировать новые сообщения, отправлять и получать почту, пересылать сообщения другим пользователям, настраивать интерфейс Outlook Express и т.д.
Панель инструментов предназначена для быстрого доступа к некоторым наиболее часто используемым командам Outlook Express.
Панель «Папки» позволяет вывести на экран списки сообщений и их содержимое, хранящихся либо в одной из стандартных папок Outlook Express, либо в личных папках пользователя.
Область просмотра Outlook Express при работе с электронной почтой или новостями разделена на две части: вверху Вы видите список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней части окна показывается содержимое отмеченного письма. Содержимое письма можно посмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке с выбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали, или по вертикали. Все письма в папках располагаются в соответствии с алфавитном порядком имен отправителей, но их можно отсортировать и иначе - например, по дате поступления письма.
Несколько слов о том, как интерпретируются значки с различными изображениями конверта в области просмотра:
- открытый конверт отмечает прочитанное письмо;
- закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает непрочитанноеписьмо;
- скрепка у письма указывает на наличие в сообщении файлов-вложений (например, документ в формате Word, графический файл и т.д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.
В строке состояния Outlook Express указывает:
- общее число сообщений в текущей (выделенной) папке;
- число непрочитанных сообщений в текущей папке;
- уведомление о получении нового сообщения или, наоборот, отсутствии новых писем;
- режим работы клиента (автономная работа, локальная сеть, удаленное соединение).
Почтовые папки Outlook Express
Outlook Express предоставляет пользователю следующие стандартные папки: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики.
Входящие. Предназначена для приема и хранения всех поступающих сообщений.
Исходящие. Предназначена для временного хранения отправляемых сообщений. Зачем это нужно? Представьте, что Вы подготавливаете несколько писем друг за другом. Чтобы не соединяться каждый раз с Интернетом для отправки очередного письма, письма временно накапливаются в этой папке. Затем при нажатии на кнопку Доставить почту они разом уходят на почтовый сервер и далее - к своим адресатам. Именно такой режим отправки писем устанавливается в Outlook Express по умолчанию.
Отправленные. Предназначена для хранения копий отправленных сообщений.
Удаленные. Предназначена для временного хранения удаленных сообщений. Если вы решите окончательно удалить сообщения из этой папки, сделайте правый щелчок по значку папки и из выпавшего меню выберите пункт Очистить папку.
Черновики. Предназначена для хранения рабочих материалов. В эту папку могут быть перемещены как входящие сообщения, так и новые сообщения для дальнейшей обработки.
Outlook Express позволяет создавать новые дополнительные папки пользователя, которые позволят хранить сообщения в систематизированном виде. По мере поступления почты можно помещать сообщения в соответствующие папки для последующей обработки.
Настройка Outlook Express
Для работы с почтовой программой ее необходимо настроить на конкретный почтовый ящик, т.е. создать учетную запись.
Для создания учетной записи необходимо выполнить команду Сервис / Учетные записи. В появившемся диалоговом окне выбрать закладку Почта и нажать кнопку Добавить.
Далее последовательно в диалоге вы должны ввести:
имя, которое будет отображаться в заголовке в поле «От» для всех отправляемых сообщений;
свой почтовый адрес;
имя сервера POP3;
имя сервера SMTP;
идентификатор пользователя и пароль, которые были присвоены на этапе регистрации на почтовом сервере.
Имя сервера POP3 и сервера SMTP обычно совпадают с именем почтового сервера, на котором вы регистрировались. Например, если вы регистрировались на mail.ru, поля «имя сервера POP3» и «имя сервера SMTP» можно заполнить «mail.ru».
Outlook Express позволяет создать несколько учетных записей, т.е. один почтовый клиент может читать разные почтовые ящики. Причем, почтовые ящики необязательно должны находиться на одном почтовом сервере.
Соединение с почтовым сервером
Для получения входящей почты и отправки исходящей необходимо установить соединение с почтовым сервером. Как это сделать?
Опять выполняем команду Сервис / Учетные записи. В появившемся диалоговом окне выбрать закладку Почта, выделить учетную запись и нажать кнопку Свойства.
В этом диалоговом окне вы можете изменить учетные характеристики, которые вы вводили при создании учетной записи (закладки Общие, Серверы). А для настройки соединения предназначена закладка Подключение.
Если вы работаете с почтовым сервером через локальную сеть, необходимо выбрать «Локальная сеть».
Если почтовый сервер находится в сети Интернет, необходимо выбрать ранее созданное удаленное соединение, через которое вы выходите в сеть. При соединении с почтовым сервером для удаленного соединения появляется дополнительное окно, где необходимо вводить ваше имя пользователя и пароль.
Когда соединяться с почтовым сервером? Outlook Express позволяет устанавливать следующие параметры соединения:
чтение сообщений: проверять новые сообщения через определенные промежутки времени, т.е. через установленный промежуток времени программа будет соединяться с сервером и проверять наличие новых сообщений;
отправка сообщений: отправлять созданные сообщения немедленно, т.е. при нажатии кнопки Отправить после создания нового сообщения будет немедленное соединение с почтовым сервером для его отправки;
чтение и отправка сообщений через кнопку Доставить (Рис. 10.5), которая позволяет как одновременное чтение и отправку сообщений (Доставить все), так и необходимое (Получить все, Отправить все), и выбрать учетную запись через которую будет происходить отправка сообщений.
Параметры работы Outlook Express
Для установки параметров работы Outlook Express необходимо выполнить команду Сервис / Параметры.
Outlook Express позволяет устанавливать множество параметров для удобства вашей работы с электронной почтой, приведем лишь некоторые из них.
Отправка и получение сообщений. Можно установить;
звуковое уведомление при получении новых сообщений;
промежуток времени, через который будет проверяться наличие новых сообщений;
уведомлении о доставке и прочтении посланного вами сообщения;
сохранение копий посланных сообщений в папке Отправленные;
немедленную отправку посланных сообщений.
Создание сообщений. Можно установить:
выбор шифра;
проверку правописания;
цифровую подпись.
Подключение к почтовому серверу. Можно установить немедленное прекращение соединения после доставки почты.
Чтение пришедшей почты
По умолчанию вся пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые Вы еще не читали, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т.д.). Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.
Познакомиться с содержимым письма совсем просто - нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра Outlook Express появится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне, которое раскроется, если сделать двойной щелчок по заголовку выбранного письма.
Если в письмо вложен файл, его можно открыть, распечатать, сохранить на диск.
На присланное вам письмо Outlook Express позволяет ответить (кнопка Ответить) либо переслать его другому адресату (кнопка Переслать). При ответе на письмо или его переадресации другому пользователю Outlook Express автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил к Вам от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки >, чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст «пропутешествовал» несколько раз между Вами и Вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству ходок Вашего письма туда и обратно. В теме сообщения для ответного письма будут прставлены символы «Re:», а для переадресованного - «Fw:».
Если Вы отвечаете на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце Вашего ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если же Вы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строки исходного текста (цитаты), на которые Вы конкретно отвечаете. Важно помнить: если в пришедшее к Вам письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают.
Создание нового сообщения
Для создания нового сообщения необходимо нажать кнопку Создать сообщение на панели инструментов Outlook Express, что вызовет появление отдельного окна. Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержащий поля: Кому:, Копия:, Тема:.
Обязательным является заполнение только поля Кому:, - иначе письмо просто не найдет своего адресата. Рассмотрим подробнее элементы заголовка:
Кому: - адрес электронной почты Вашего адресата. Вы можете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда заранее (см. далее раздел «Адресная книга»).
Копия: - почтовые адреса, которым необходимо послать копию письмо, разделяются точкой с запятой. Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.
Тема: - краткая характеристика письма. Заголовок лучше писать по-английски, если вы не уверены, что почтовая программа Вашего адресата поддерживает 8-битовую кодировку заголовков и на его машине инсталлированы русские шрифты.
Само письмо может быть набрано в поле Текст сообщения. Редактор подготовки сообщений позволяет форматировать посылаемые сообщения, используя шрифты различных начертаний, размеров и цветов, а также маркированные списки.
Outlook Express позволяет вложить в сообщение файл любого формата. Тем самым вы можете направить своим адресатам и документ Word, и файл с нужным изображением, звуковое или видео-приветствие и любые другие файлы. Следует помнить: по электронной почте не могут пересылаться файлы большого объема. Почти на каждом почтовом сервере накладываются ограничения на объем пересылаемых файлов. Например, на почтовом сервере mail.spbnit.ru - три файла по 200 Кб.
Для того, чтобы вложить файл в сообщение, необходимо выполнить команду Вставка / Вложить либо нажать кнопку Вложить на панели инструментов диалогового окна создания сообщения. На экран будет выведено стандартное диалоговое окно с изображением файловой структуры вашего компьютера. Когда вы найдете на диске нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Вложить. Outlook Express вставит файл в ваше электронное письмо, и ниже заголовка письма появится дополнительное окно с именем вставленного файла и его объемом.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Сравнительная характеристика работы программ Outlook Express и Outlook. Особенности создания факс-сообщения. Работа с адресной книгой. Создание и отправка нового сообщения, работа электронной почты в www. Преимущества использования электронной почты.
реферат [376,6 K], добавлен 10.11.2009Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей. Программы электронной почты, их отличительные признаки и выполняемые операции. Анализ работы и надежности программы Outlook Express. Работа с сообщениями.
контрольная работа [19,8 K], добавлен 21.10.2010Применение телекоммуникационных технологий. Настройка почтового клиента. Интерфейс Outlook Express. Правила оформления адресов. Почтовые программы Internet. Особенности электронных писем. Степень важности сообщения. Просмотр и хранение сообщений.
курсовая работа [40,0 K], добавлен 15.07.2013Пользовательский интерфейс MS Outlook, основные компоненты программы и их использование. Возможности при работе с электронной почтой. Архивация и удаление элементов с помощью средства автоархивации. Заявление о конфиденциальности, использование шаблонов.
курсовая работа [494,3 K], добавлен 25.06.2009Базовые понятия систем электронной почты. Протокол обмена электронной почтой. Релеи, маршрутизация почты. Основные угрозы почтовой службы. Безопасность почтового сервера. Защита от вредоносного программного обеспечения. Средства динамического скрининга.
курсовая работа [2,3 M], добавлен 28.01.2016Струйные принтеры, их типы и модели. Печатающие устройства с термографическими исполнительными механизмами. Как устроен струйный принтер. Технические характеристики струйного принтера. Структура сообщения электронной почты. Работа с почтой. Спам.
контрольная работа [42,9 K], добавлен 23.07.2008Всемирная система рассылки и получения электронной почты. Низкий уровень защищенности электронной почты по сравнению с другими средствами. Рекомендации по ведению электронной корреспонденции. Организация рабочего места, электронная почта, Outlook Express.
дипломная работа [5,1 M], добавлен 05.12.2010История появления электронной почты как технологии и сервиса по пересылке электронных сообщений между пользователями компьютерной сети. Система организации почтовых адресов. Принцип работы электронной почты, ее основные преимущества и недостатки.
презентация [842,6 K], добавлен 03.10.2016Сущность понятия электронной почты, ее возможности в современной сети Интернет. Основные угрозы, мешающие работе этой формы электронной коммуникации. Особенности способов информационной защиты, принципы корректного использования электронной почты.
контрольная работа [20,0 K], добавлен 28.12.2012Применение, настройка и правила работы в программе Outlook Express. Управление e-mail аккаунтами и аккаунтами новостных групп, быстрый просмотр сообщений. Адресная книга, отправка и получение защищенных сообщений. Ошибки и средства устранения неполадок.
статья [21,7 K], добавлен 03.05.2010
