Информализация процессов обработки данных на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПРЕДПРИЯТИЯ

НА ТЕМУ: «Информализация процессов обработки данных на предприятии»

Исполнитель: Артюхова Е.Л.

Специальность: МО

Дневная группа, 6 курс

№05ММД22358

Преподаватель: Блинников А.Е.

Сочи 2010

Содержание

1. Краткая характеристика И.П. Чинёнов

2. Используемая вычислительная техника для решения задач управления

3. Решение задач управления с применением средств

вычислительной техники

4. Перечень и характеристика задач, решаемых с использованием средств вычислительной техники

5. Характеристика используемых программных продуктов

6. Технологический процесс решения задач

7. Информационные связи, реализуемые в организации И.П. Чинёнов и за пределами компании

Список используемой литературы

Приложения

1. Краткая характеристика И.П. Чиненов

Организация И.П.Чиненов - это оптово ритуальный склад. Имеет расчетный счет в банке, печать со своим наименованием. Оптовый склад ритуальных принадлежностей работает в Орле более 7 лет. Фирма готова предложить комплексные ритуальные услуги, а также большой выбор ритуальной фурнитуры, принадлежностей, венки, букеты, гробы, кресты, корзины, текстиль, памятники и прочее. Оптовый склад располагается по адресу: г. Орел, ул. 1-ая Курская,67 (территория фабрики «Ока»). В организации работает более 40 человек. Структурно-функциональную организацию объекта можно представить в виде блок-схемы:

Рассмотрим немного подробнее каждый из блоков схемы:

1. Отдел менеджмента и маркетинга. Данный отдел занимается приемом заявок, продажей продукции, заказа продукции у других производителей и т.д.

2. Веночный цех специализируется на изготовлении венков уже имеющихся в каталоге и изготовлении новой продукции.

3. Сварочный цех. Здесь идет изготовление каркасов из проволоки для венков, а также изготовление оград.

4. Цех оплетения каркасов. Сюда поступают «голые» каркасы, изготовленные в сварочном цехе, которые оплетаются ершом или елкой.

5. Фурнитурный цех изготовляет изделия из фольги, которые используются для изготовления венков и оформления гробов.

6. Цех обобивания гробов, сюда поступают необоббитые гробы, которые оформляются спец. тканью и фурнитурой.

7. Швейный цех. Здесь шьются костюмы и платья, а также подушки в гроб.

8. Отдел по приему заказов на изготовление памятников. Обсуждаются с клиентами изготовление и установка памятников, из какого материала будет изготовлен, какого размера и т.д.

9. Транспортный отдел занимается доставкой заказов по Орлу и соседствующим городам.

2. Используемая вычислительная техника для решения задач управления

В организации используются различные технические средства. Перечень этих технических средств представлен в таблице 1.

Таблица 1

Все имеющиеся компьютеры объединены вычислительной локальной сетью, которая имеет следующую структуру:

Данная структура называется звездообразная. Она проста в монтаже, обслуживании, отличается достаточной надежностью. Её недостаток блокировка работы всей сети при выходе центрального компьютера из строя. АРМ 1. Генеральный директор. Основная задача: руководит процессом работы работников. АРМ 2. Главный бухгалтер. Основная задача: следить за правильностью выполнения бухгалтерских операций, учитывает денежные средства и кредиты банков, расчет з/п. АРМ 3. Старший менеджер. Основная задача: прием заявок от контрагентов, заказ необходимых товаров для фирмы. АРМ 4. Менеджер 1. Основная задача: прием заявок от контрагентов, слежение за долгами клиентов, выбивание накладных и т.д. АРМ 4. Менеджер 2. Основная задача: прием заявок от контрагентов, слежение за долгами клиентов, выбивание накладных и т.д.

3. Решение задач управления с применением средств вычислительной техники

С применением средств вычислительной техники предприятие перешло на новый этап развития. В связи с этим, приходилось повышать квалификацию работников или принимать на работу уже достаточно обученных специалистов. Поначалу никакой автоматизации не было: информация фиксировалась на бумаге и хранилась в бумажных архивах, новые документы создавались вручную. Копирование было трудоемким, документы терялись, старели, долго проходили согласование и утверждение. Такие вот чисто бумажные технологии встречаются и сегодня - правда, уже довольно редко... Как только проблемы бумажных технологий становятся очевидными, а новая техника - доступной, организация начинает обзаводиться техническими устройствами. База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных.

4. Перечень и характеристика задач, решаемых с использованием средств вычислительной техники

В организации И.П.Чиненов выполняется несколько функций, решаемых с использованием средств вычислительной техники. В офисе организации установлены компьютеры, на которые установлена программа 1С Предприятие, с помощью которой бухгалтер организации начисляет заработную плату всем работникам, также в данной программе работают менеджеры, мы в свою очередь, выбиваем накладные на приобретенную продукцию; по факсу принимаем и отправляем заявки и отчеты, от , и для контрагентов ; следим за долгами клиентов, выбиваем приходные и расходные кассовые ордеры. Принтер и факс играют также существенную роль в решении задач, без принтера невозможно отдать накладную клиенту, которая является документом, а также в свою очередь, «пропуском» через проходную организации. При получении заявки от контрагента, часто бывает необходимо сделать несколько копий заказа, ну а тут без ксерокса не обойтись. Таким образом, можно сделать вывод, о том, что без перечисленных средств невозможно обойтись, перечень решаемых задач будет затруднен , и гораздо медленнее будет решаться, от сюда следует, что современное положение предприятия позволяет решить все поставленные задачи.

5. Характеристика используемых программных продуктов

Выбор программного продукта для управления проектами должен зависеть от целей, задач стоящих перед организацией и масштабов осуществляемых проектов. Для реализации локальных проектов можно выбрать упрощенные версии, но для координации крупных проектов и мультипроектного управления нужны более сложные программы с большим набором функций. Грамотно внедренный программный продукт дает возможность специалистам предприятия:

1 )структурировать, описывать состав и характеристики работ, ресурсов, доходов и расходов проекта;

2) рассчитывать расписание исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;

3) определить критические операции и резервы времени для исполнения других операций проекта;

4) рассчитывать бюджет проекта и распределять запланированные затраты во времени;

5) рассчитывать распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании;

6) определять оптимальный состав ресурсов проекта и распределить во времени их плановую загрузку;

7) анализировать риски и необходимые резервы для надежной реализации проекта;

8) определить вероятность успешного исполнения директивных показателей;

9)вести учет и анализ исполнения проекта;

10) получать необходимую отчетность по проекту. В целом, применение технологий проектного управления дает возможность предприятию перейти на новый уровень развития, когда любые проекты будут осуществляться в заданные сроки и в рамках бюджета.

На анализируемом объекте используется оперативная система Windows ХР, а также пакет прикладных программ Microsoft Office, который включает текстовый редактор Word,табличный процессор Excel, Access , PowerPoint. Так же применяется специализированная прикладная программа 1С предприятие. Операционная система - это комплект программ, позволяющих управлять ресурсами (оперативной памятью, жестким диском, процессором, периферией) компьютера. Без операционной системы невозможно запустить какую-либо прикладную программу, например, текстовой редактор. Поэтому операционная система -это база, под которую разрабатываются различные приложения. На сегодняшний момент операционная система Windows фирмы Microsoft во всех ее проявлениях бесспорно считается самой распространенной операционной системой на ПК. Windows имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам можно отнести:

1. Единый пользовательский интерфейс.

2. Поддержка масштабируемых шрифтов.

3. Поддержка мультимедиа.

4. Многозначность т.е. возможность одновременного выполненинескольких программ и переключения с одной программы на другую.

Главный недостаток Windows для пользователей состоит в том, что описанные преимущества Windows достигаются за счет значительного увеличения нагрузки на аппаратные средства компьютера. Графический интерфейс, поддержка масштабируемых шрифтов, поддержка многозадачности и т. д. требуют большой мощности процессора, значительной оперативной памяти и дискового пространства. Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access). В Microsoft Office входит: Word 2003- представляет собой популярный текстовой процессор, обладающий широкими возможностями обработки текстовых документов. Прежде всего в Word имеются мощные средства форматирования текста. В частности, для того или иного фрагмента текста можно задать практически любую настройку: тип и размер шрифта, начертание, цвет, а так же разнообразные эффекты. Word предоставляет пользователю богатый набор инструментов для работы с таблицами. Редактор Word имеет возможность вставлять в текстовой документ различные объекты, например, надписи, картинки или диаграммы, а также математические формулы. Кроме того, возможно создавать собственные рисунки и схемы, используя встроенные средства редактора. Для удобства работы пользователю предоставляются такие сервисные возможности, как встроенный режим проверки правописания содержимого документа, расстановка переносов, поиск синонимов на требуемые слова или словосочетания. При подготовки документа к печати важно задать поля страницы, содержимое колонтитулов, формат и ориентацию страницы. Имеется удобное средство предварительного просмотра документа перед печатью, предоставляющего возможность просмотра сразу нескольких страниц. Таким образом, текстовой процессор Word позволяет быстрым и удобным способом создавать и обрабатывать текстовые документы любой структуры и степени сложности. Excel 2003 - программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с большими массивами чисел. Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных. Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Access 2003 - сильнейшее средство для работы с базами данных. PowerPoint 2003 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов). Программа 1С: предприятие, предлагаемая для автоматизации различны служб предприятия, реализации кадровой политики, быстро и удобно подготовит любую информацию, необходимую для принятия решений на разных уровнях, в любой момент времени выдаст детальную расшифровку показателей, сформирует т предоставит обзор текущей ситуации. Руководителям, специалистам программа даёт широкие возможности подготовки всех необходимых документов для обеспечения эффективности ежедневной работы: по планированию потребности предприятия в персонале, проведению аттестации и управлению мотивацией персонала. Работникам бухгалтерии программа предоставляет инструмент, позволяющий избавится от рутинной работы: планирование потребности в персонале, проведение набора персонала, планирование занятости, кадровый учёт.

информализация склад управление программный

7. Технологический процесс решения задач управления

Для осуществления решения задачи используется программа 1 С: предприятие , заполнение накладной. Решим следующую задачу : заполнение накладной для вывода на печать и передачи на руки покупателю. Процесс решения поставленной задачи осуществляется в 3 этапа:

1. Начальный. Включает включение компьютера, запуск программы.

2. Подготовительный. Включает заполнение предлагаемых программой диалоговых окон документа: выбор контрагента и перечня предлагаемой продукции (Приложение 1).

3. Основной. Распечатываем выходной документ: приказ о приёме на работу (Приложение 2).

8. Информационные связи, реализуемые в организации И.П. Чиненов и за его приделами

Информационные связи осуществляются не только внутри предприятия, между подразделениями, но и с внешними организациями. такая взаимосвязь осуществляется по средствам электронной почты. Предприятие взаимодействует: с поставщиками продукции по вопросам получения от них прайс-листов на цены предлагаемой продукции, с рекламными кампаниями по вопросам размещения рекламы, с потребителями по вопросам предоставления сведений о наиболее популярной продукции. Информация внутри склада передаётся через локальную вычислительную сеть быстро и не происходит потерь в процессе передачи. Недостатком является не возможность прямого взаимодействия между подразделениями.

Список использованной литературы

1. Емельянова Н.З. «Основы построения автоматизированных информационных систем: учебное пособие» / Н.З. Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И. Попов - М.: Форум: Инфра-М, 2005. - 412 с.

2. Ильина О.П. «Информационные технологии бухгалтерского учета» / О.П. Ильина - СПб: Питер, 2001 - 688 с.

Размещено на Allbest.ru