На сегодняшний день в мире работают сотни миллионов персональных компьютеров. Ученые, экономисты, политики считают, что к началу третьего тысячелетия: количество компьютеров в мире сровняется с числом жителей развитых стран; большинство этих компьютеров будет включено в мировые информационные сети; вся накопленная человечеством к началу третьего тысячелетия информация, будет переведена в компьютерную форму, а вся информация будет готовиться при помощи компьютеров; вся информация будет бессрочно храниться в компьютерных сетях.

С появлением вычислительной техники, значительно упростились способы хранения, передачи и обработки информаций.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003.

Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

Таблицы - содержат данные.

Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

Страницы - файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью броузера Internet Explorer.

Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы - выполняют одну или несколько операций автоматически.

1. Пояснительная записка

1.1 Краткая характеристика предметной области

1.2.3 Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

access база таблица структура

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

­ нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

­ щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­ в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

­ закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

­ чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна "Базы данных Таблицы" в окно "Схема данных";

­ создадим связь между таблицами Сотрудники и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники на поле <<Код сотрудника>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;

­ устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­ щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­ аналогично создаем связи между полем <<Код клиента>> в таблице Клиенты и полем <<Код клиента>> в таблице Заказы, и т.д. Рисунок 3 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.

­ закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Рисунок 3. Реляционная структура СУБД Access для информационной системы туристической фирмы.

1.2.4 Заполнение базы данных

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать"

После этого в появившемся окне следует выбрать способ создания формы "Мастер форм" и выбрать таблицу, по которой необходимо сделать форму, в нашем случае таблица "Сотрудники".

Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме. Нажимаем кнопку "Далее". Затем нужно выбрать внешний вид формы, стиль (рисунок 7), задать имя формы и форма готова. Если автоматическое расположение полей формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим конструктора (кнопка на панели инструментов ). Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект.

Рисунок 4 Готовая форма таблицы Сотрудники.

Предположим, что вам необходимо найти в базе данных определённого сотрудника (например, по фамилии). Для этого нужно:

установить курсор в поле "Фамилия".

выполнить команду меню Правка > Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

Или необходимо найти всех сотрудников - менеджеров. Для этого:

выбираем необходимое поле (в данном случае ставим курсор в поле "Должность" > "менеджер") и нажимаем кнопку (или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о сотрудниках, имеющих должность менеджер;

для отмены фильтрации нажимаем на кнопку на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access.

1.3 Оперирование данными

1.3.1 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на наличие путёвки в определённую страну.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку "Запросы" окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать "Простой запрос". В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу "Туры", добавляем необходимые поля (Рисунок 5), нажимаем кнопку "Далее". На основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем "Далее". Теперь задаем имя запроса "Доступные туры" и отмечаем галочкой пункт "Изменить макет запроса", нажимаем "Готово". Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце "Страна" в строке "Условие отбора" задаем [Введите страну]. При выполнении запроса (значок на панели управления) появится окно с предложением ввести название страны. (Рисунок 6)

Рисунок 5. Создание запроса "Доступные туры".

Рисунок 6. Окно с предложением ввести страну.

Для удобства использования запросов, для них создаются формы.

1.4 Выходные данные

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка "Итоги" становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке "Связи с Office", расположенной на панели инструментов "Предварительный просмотр".

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку "Отчеты" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать" в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне "Новый отчет" выбрать пункт "Мастер отчетов" и указать источник данных - таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках услуг), нажать кнопку "ОК". Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных, нажимаем "Далее". Добавляем уровни группировки, нажимаем "Далее". Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке "Далее". Выберите стиль отчета и щелкните по кнопке "Далее". Введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке "Готово". На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

1.4.1 Создание кнопочной формы

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

· выполните команду Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм;

· подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке "Да";

· Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке "Создать";

· введите имя Меню и щелкните по кнопке "ОК";

· в окне выберите Меню и щелкните по кнопке "Изменить";

· создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке "Создать";

· в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке - Сотрудники;

· в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования; Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.

· в строке Форма выберите из списка форму Сотрудники и щелкните по кнопке "ОК";

· введите в меню все созданные формы и отчеты по данному образцу;

· закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке "3акрыть";

· щелкните по кнопке "По умолчанию";

· закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке "3акрыть";

Моё меню.

Заключение