Разработка приложения в СУБД Access "Детские пособия"
Проектирование приложения в СУБД Access, выбрав в качестве предметной области выплату пособий на детей. Реализация семантической и логической моделей данных, определение физических характеристик атрибутов. Создание, связывание и заполнение таблиц.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.01.2011 |
| Размер файла | 1,3 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1 Возникновение и развитие автоматизированных информационных технологий
2 Постановка задачи на разработку базы данных
2.1 Анализ предметной области
2.2 Требования к информационной системе
3 Проектирование модели данных
3.1 Семантическая модель данных
3.2 Логическая модель данных
3.3 Определение физических характеристик атрибутов
4 Реализация системы
4.1 Создание, связывание и заполнение таблиц
4.2 Реализация запросов к базе данных
4.3 Создание отчетов
4.4 Создание форм
Заключение
Литература
ВВЕДЕНИЕ
В узком смысле под информационными системами понимают аппаратно-программные комплексы, предназначенные для хранения информации в специальным образом организованной форме и обеспечивающие ее ввод и различные манипуляции с ней, включая поиск по некоторым признакам, подготовку сводок и т.д. Библиотеки, архивы, адресные бюро, телефонные справочники, словари - все это информационные системы. Для реализации традиционных информационных систем использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги и т.д.
Обслуживание информационных систем, реализованных в бумажном виде, сопряжено со многими трудностями: чем больше информационная система, тем больше бумаги (карточек) и места требуется для ее хранения; много времени тратиться на поиск нужной информации. Сложности возникают и при обновлении, анализе и обработке данных. В современной информатике рассматриваются такие информационные системы, которые используют для хранения и обработки информации компьютерную технику. Именно компьютеризация придала информационным системам их современный облик, на несколько порядков повысила эффективность и расширила сферу их применения. [5]
Таким образом, взаимосвязанные данные, которые позволяют описать ту или иную реальную систему, называются информационной системой. Каждая информационная система ориентирована на конкретную предметную область, которую она описывает.
Предметная область - это часть реального мира, данные о которой мы хотим отразить в базе данных. Например, в качестве предметной области можно выбрать бухгалтерию какого-либо предприятия, отдел кадров, банк, магазин, библиотека и т.д. [6]
Цель данной курсовой работы - самостоятельно разработать проект приложения в СУБД Access, выбрав в качестве предметной области выплату пособий на детей.
1 ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы.
Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым, ростом объема информационных потоков. В наибольшей степени их рост наблюдается в промышленности, финансово-банковской и образовательной сфере. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологий, оборудования, расширением внутренних и внешних связей экономических объектов.
Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации. Без выполнения этих требований немыслима маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная и другие виды деятельности
В последнее десятилетие осуществляется переход от индустриального общества к информационному. Принято считать, что в своем развитии мир пережил несколько информационных революций:
- появление устной речи. Она выделила человека из мира животных и позволила хранить, передавать, совершенствовать и увеличивать приобретенную информацию.
- изобретение письменности. Зафиксированное в письменных текстах знание было ограниченным и мало доступным широкому кругу лиц. Так было до изобретения книгопечатания.
- изобретение печатного станка. Он удешевил книгу и сделал информацию более доступной.
- изобретение телеграфа, телефона, радио, телевидения.
- разработка компьютерных информационных технологий и средств телекоммуникаций. [2]
Информационные технологии являются наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени они прошли несколько эволюционных этапов. Смена этапов определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий, которые определяются различными признаками деления.
1. Вид задач и процессов обработки информации.
Здесь выделяют два этапа:
- 60-70-е года 20 в. - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация рутинных действий человека.
- с 80-х годов - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.
2. Проблемы, стоящие на пути информатизации общества.
Различают четыре этапа:
- до конца 60-х годов. Этап характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.
- до конца 70-х годов. Данный этап связывается с распространением компьютеров серии IBM. Проблемой является отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.
- с начала 80-х годов компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя. Проблема состоит в максимальном удовлетворении информационных потребностей пользователя и создании соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.
- с начала 90-х годов. Создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Проблемой является выработка соглашений и установление стандартов и протоколов для компьютерных связей; организация доступа к стратегической информации; организация защиты; организация безопасности информации.
3. Преимущества использования информационных технологий.
Различают три этапа:
- с начала 60-х годов. Характеризуется эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием эффективности была разница между затраченными на разработку информационной технологии и сэкономленными и результате внедрения информационной системы средствами. Проблема была психологической. Она состояла в плохом взаимодействии пользователей, для которых создавались информационные системы с разработчиками, что приводило к тому, что созданные системы не использовались в полной мере.
- середина 70-х годов. Этап связан с появлением персональных компьютеров. Изменяется подход к созданию информационной системы. Системы создаются для индивидуальных пользователей и имеют цель поддержки принимаемых ими решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке. Налажено взаимопонимание с разработчиком, что повышает возможность использования информационных систем. На этом этапе используется централизованная обработка данных в вычислительных центрах и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.
- с начала 90-х годов. Этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе, основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные технологии призваны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущества на рынке.
4. Виды инструментария.
Различают пять этапов:
- до второй половины 19 века - ручная технология. Ее инструментарий составили перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом, путем переписывания книг, пакетов, депеш. Целью является предоставление информации в нужной форме.
- с конца 19 века - механическая технология. Ее инструментами были пишущая машинка, телефон, более совершенная почта. Основная цель предоставление информации в нужной форме более удобными средствами.
- 40-60-е годы 20 века - электрическая технология. Инструменты: большой компьютер, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Акцент информационной технологии перемещается с формы представления информации на формирование ее содержания.
- начало 70-х годов - электронная технология. Инструменты: большой компьютер, автоматизированные системы управления (АСУ), информационно-поисковые системы. Центр тяжести еще более смещается на формирование содержательной стороны информации, особенно на организацию аналитической работы.
- с середины 80-х годов - компьютерная информационная технология. Основным инструментом является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов различного назначения. Происходит процесс персонализации АСУ. Он проявляется в создании систем поддержки и принятием решений определенными специалистами. Такие системы называются автоматизированными рабочими местами (АРМ). Кроме того, здесь широко используются глобальные и локальные компьютерные сети. [7]
2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ НА РАЗРАБОТКУ БАЗЫ ДАННЫХ
2.1 Анализ предметной области
Рассмотрим следующую задачу. Для систематизации информации о сотрудниках в отделе кадров необходимо разработать базу данных, содержащую следующие сведения: табельный номер, ФИО, пол, семейное положение, адрес, телефон, дату приема на работу, должность, размер оклада, количество детей.
Кроме того, надо учесть, что в бухгалтерии для начисления детского пособия иногда требуется более подробная информация о детях: имя ребенка, дата рождения, пол.
Начисление заработной платы производиться ежемесячно (последний день месяца). За каждый отчетный период (квартал, полгода, год) определяется итоговая сумма пособия. Для этого нужно хранить информацию за все предшествующие месяцы.
Таким образом, в некоторой организации имеется отдел кадров, где хранится подробная информация о ее сотрудниках. Многие сотрудники имеют детей, информация о них также имеется в отделе кадров.
Если у сотрудника имеется ребенок в возрасте от 0 до 3 лет, сотрудник имеет право взять отпуск по уходу за ребенком, либо остаться на работе. О своем решении он ставит в известность отдел кадров, написав соответствующее заявление. Рассмотрим случай, когда сотрудник взял отпуск по уходу за ребенком до 3 лет:
- если ребенок не посещает дошкольное учреждение и брак между его родителями зарегистрирован официально, то на этого ребенка ежемесячно будет начисляться пособие в размере 200 тыс. руб.;
- если ребенок не посещает дошкольное учреждение и брак между его родителями не зарегистрирован официально, то на этого ребенка ежемесячно будет начисляться пособие в размере 400 тыс. руб.;
- если ребенок посещает дошкольное учреждение и брак между его родителями зарегистрирован официально, то на этого ребенка ежемесячно будет начисляться пособие в размере 100 тыс. руб.;
- если ребенок посещает дошкольное учреждение и брак между его родителями не зарегистрирован официально, то на этого ребенка ежемесячно будет начисляться пособие в размере 200 тыс. руб.
Информация о том, что ребенок посещает или не посещает дошкольное учреждение, обновляется каждые полгода, начиная с возраста 1 год и 6 месяцев, т.е. сотрудник предприятия каждые полгода предоставляет соответствующий документ в бухгалтерию.
В случае, когда сотрудник (мать ребенка) не взял отпуск по уходу за ребенком до 3 лет или вышел на работу до наступления трехлетнего возраста, детское пособие составляет
- 100 тыс. руб., если брак между его родителями зарегистрирован официально;
- 200 тыс. руб., если брак между его родителями не зарегистрирован официально.
Детское пособие на детей в возрасте от 3 до 18 лет, которое на данный момент составляет 40 тыс. руб., выплачивается только в том случае, если среднегодовой доход семьи в предыдущем году не превысил прожиточного минимума: 250 тыс. руб. на взрослого члена семьи и 70 тыс. руб. - на ребенка. Информация о совокупном доходе семьи за предыдущий год хранится и обрабатывается в бухгалтерии.
2.2 Требования к информационной системе
Основные требования, предъявляемые к базам данных, можно сформулировать следующим образом: [3]
- адекватность базы данных предметной области;
- интегрированность данных;
- независимость данных;
- минимальная избыточность хранимых данных;
- целостность БД;
- обеспечение защиты от несанкционированного доступа или случайного уничтожения данных;
- гибкость и адаптивность структуры БД;
- динамичность данных и способность к расширению;
- возможность поиска по многим ключам. [5]
Перечислим требования, предъявляемые к создаваемой информационной системе:
- ввод, хранение и обработка информации о сотрудниках и их детях;
- ввод и хранение информации о детских пособиях согласно действующему законодательству;
- заполнение таблиц базы данных через формы с соответствующими названиями;
- обработка имеющейся информации и начисление детского пособия;
- формирование ведомости за каждый отчетный период (квартал, полгода, год);
- расчет итоговой суммы пособия и т.п.
- удобный интерфейс для работы с информационной системой.
Более того, информационная система должна
- определять совершеннолетних детей, которым пособие не выплачивается;
- в конце каждого года напоминать бухгалтеру об обновлении информации о совокупном семейном доходе для детей в возрасте от 3 до 18 лет;
- напоминать бухгалтеру об обновлении информации о том, что ребенок в возрасте от 1,5 до 3 лет не посещает дошкольное учреждение.
3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ ДАННЫХ
3.1 Семантическая модель данных
Представим предметную область как взаимодействие двух сущностей - «Ребенок» и «Пособие»: согласно законодательству каждый ребенок имеет право получать некоторое денежное пособие, выраженное определенной суммой, которая должна быть зафиксирована в модели данных.
«Пособие» с точки зрения решаемой задачи должно быть представлено группой свойств, позволяющих характеризовать его: ИН (идентификационный номер), название, расшифровка, сумма. Отдельный экземпляр такой сущности однозначно идентифицируется свойством - ИН.
Сущность «Ребенок» для обеспечения выполнения объявленных функций должна характеризоваться следующими свойствами: ФИО, дата рождения, родитель и дополнительная информация. Однако следует отметить, что даже набор значений всех этих свойств не может однозначно характеризовать экземпляр сущности, так как можно предполагать наличие полных тезок. Таким образом, для идентификации отдельного экземпляра сущности необходимо ввести дополнительное (ключевое) свойство - идентификационный номер ребенка.
Взаимодействие сущностей реализуется связью «Ведомость», т.е. на каждого Ребенка каждый месяц начисляется детское Пособие. Мощность связи - «многие ко многим» (М : М). Для идентификации связи «Ведомость» отдельных экземпляров сущностей необходимо наличие у связи дополнительного свойства: дата начисления.
3.2 Логическая модель данных
ER-диаграмма рассматриваемой задачи представлена на рисунке 1. Построенная ER-диаграмма находится в первой нормальной форме, так как сущности не имеют повторяющихся групп свойств. Однако при рассмотрении свойств сущности «Ребенок» можно заметить, что свойство «Родитель» зависит только от части ключевых свойств, - а именно от свойств «Фамилия», «Отчество» и, возможно, «Дополнительная информация». Следовательно, для того, чтобы привести ER-диаграмму ко второй нормальной форме, необходимо выделить свойство «Родитель» в отдельную сущность.
приложение access модель таблица
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рисунок 1 - ER-диаграмма рассматриваемой задачи
Новая сущность «Сотрудник» характеризуется группой основных свойств - фамилия, имя, отчество, и группой дополнительных свойств - пол, семейное положение, количество детей, должность, оклад, дата приема на работу.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рисунок 2 - Нормализованная ER-диаграмма
Так же, как и для сущности «Ребенок», для сущности «Сотрудник» необходимо ввести дополнительное ключевое свойство - табельный номер сотрудника (ТН).
Определим для сущности «Сотрудник» еще два дополнительных свойства, которые не будут непосредственно обеспечивать решение поставленной задачи, но могут служить для реализации дополнительных (сервисных) функций: адрес и телефон. Свойство «Адрес» является по сути составным, будет на самом деле рассматривать в контексте решаемых задач как простое, а свойство «Телефон» - как условное.
Взаимодействие новой сущности с сущностью «Ребенок» осуществляется посредством новой связи «Имеет». Мощность связи - «Многие к одному» (М : 1), т.е. у одного родителя может быть несколько детей.
Далее выделим в отдельную сущность свойство «Должность». Новая сущность характеризуется группой свойств - название и размер оклада. Отдельный экземпляр такой сущности однозначно идентифицируется свойством - ИН. Взаимодействие новой сущности с сущностью «Сотрудник» осуществляется посредством новой связи «Работает». Мощность связи - «Многие к одному» (М : 1), т.е. на одной и той же должности могут работать несколько сотрудников.
Измененная ER-диаграмма представлена на рисунке 2. Новый вариант ER-диаграммы находится в третьей нормальной форме, так как сущности не имеют свойств, зависящих от неключевых.
3.3 Определение физических характеристик атрибутов
Следующий этап проектирования - построение даталогической модели. В рассматриваемом случае задача этого этапа - преобразование ER-диаграммы в реляционную схему. На основе полученных отношений можно построить базу данных в первой нормальной форме. Для устранения избыточности и транзитивных зависимостей между атрибутами (сведение базы данных к третьей нормальной форме) перейдем к анализу данных и объединению отдельных атрибутов данных в объекты и составим комплект рабочих бланков описания объектов (табл. 1-7). Заполним графу «Связанные объекты» всех рабочих бланков. В столбце «Имя» надо указать список объектов, связанных с данным объектом, а в столбце «Связь» - тип связи между этими объектами.
Таблица 1 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Должность |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Сотрудник |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ИН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
Название |
Текстовый(20) |
Введите название должности |
|
|
Оклад |
Денежный |
Введите размер оклада |
Таблица 2 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Пособие |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Ведомость |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ИН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
Название |
Текстовый(25) |
Введите название пособия |
|
|
Расшифровка |
Поле MEMO |
Введите краткое описание пособия |
|
|
Сумма |
Денежный |
Введите размер пособия |
Таблица 3 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Дополнительная информация |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Ребенок |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ИН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
Информация |
Текстовый(25) |
Введите дополнительную информацию о ребенке |
|
|
Расшифровка |
Поле MEMO |
Введите краткое описание |
Таблица 4 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Семейное положение |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Сотрудник |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ИН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
Название |
Текстовый(15) |
Определите семейное положение |
Таблица 5 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Сотрудник |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Семейное положение |
Один |
||
|
Должность |
Один |
||
|
Ребенок |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ТН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
Фамилия |
Текстовый(20) |
Введите фамилию сотрудника |
|
|
Имя |
Текстовый(20) |
Введите имя сотрудника |
|
|
Отчество |
Текстовый(20) |
Введите отчество сотрудника |
|
|
Пол |
Текстовый(3) |
С помощью поля со списком введите пол сотрудника |
|
|
Семейное положение |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Семейное положение |
|
|
Количество детей |
Числовой |
Введите количество детей сотрудника |
|
|
Дата приема на работу |
Дата/время |
Введите дату приема на работу сотрудника |
|
|
Должность |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Должность |
|
|
Адрес |
Текстовый(40) |
Введите домашний адрес сотрудника |
|
|
Телефон |
Текстовый(10) |
Введите телефонный номер сотрудника |
Таблица 6 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Ведомость |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Ребенок |
Один |
||
|
Пособие |
Один |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
Ребенок |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Ребенок |
|
|
Дата |
Дата/время |
Введите дату начисления пособия |
|
|
Пособие |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Пособие |
Таблица 7 - Рабочий бланк (описание объектов)
|
Имя объекта: Ребенок |
|||
|
Связанные объекты: |
Имя |
Связь |
|
|
Сотрудник |
Один |
||
|
Дополнительная информация |
Один |
||
|
Ведомость |
Многие |
||
|
Имя атрибута объекта |
Тип данных |
Описание |
|
|
ИН |
Счетчик |
Уникальный идентификатор записи |
|
|
ТН |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Сотрудник |
|
|
Фамилия |
Текстовый(20) |
Введите фамилию ребенка |
|
|
Имя |
Текстовый(20) |
Введите имя ребенка |
|
|
Отчество |
Текстовый(20) |
Введите отчество ребенка |
|
|
Дата рождения |
Дата/время |
Введите дату рождения ребенка |
|
|
Дополнительная информация |
Числовой |
Копия первичного ключа объекта Дополнительная информация |
Заключительный этап проектирования базы данных заключается в создании связей между таблицами. Для каждого объекта надо рассмотреть столбец «Связь» в рабочем бланке и отметить те случаи, когда встречается связь «многие». Надо проверить, чтобы у соответствующего объекта была указана связь «один». Если связь «многие» встречается с обеих сторон отношения, то необходимо создать дополнительную таблицу пересечения, с помощью которой связь «многие ко многим» будет сведена к двум связям типа «один ко многим».
Все таблицы базы данных «Детские пособия» находятся в третьей нормальной форме:
- каждый столбец таблицы неделим, и в рамках одной таблицы нет столбцов с одинаковыми по смыслу значениями (1НФ);
- первичные ключи однозначно определяют запись и неизбыточны, все поля каждой из таблиц зависят от ее первичного ключа (2НФ);
- значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависит от значения другого поля, тоже не входящего в первичный ключ (3НФ).
4 РЕАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ
4.1 Создание, связывание и заполнение таблиц
В Access используется три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого их этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. При создании нового файла базы, кроме этих ярлыков в списке таблиц больше ничего нет.
Наиболее часто применяемый способ создания таблиц - использование режима Конструктора, так как он используется не только для просмотра структуры таблицы, но и для изменения этой структуры. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора нужно:
- дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать на кнопку Ok. После этого открывается пустое окно Конструктора таблиц.
- в окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести соответствующие имена полей создаваемых таблиц.
- в столбце Тип данных выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в поле, для каждого поля создаваемой таблицы.
- в нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставляем значения свойств по умолчанию.
- задать ключевое поле, воспользовавшись контекстно-зависимым меню.
- после описания всех полей будущей таблицы нажать на кнопку Закрыть.
- на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы < имя таблицы >? нажать на кнопку Ok.
- в окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать на кнопку Ok.
После указанных действий в списке таблиц в окне БД появится имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно открыв таблицу в режиме Таблицы. Для того чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных.
Рисунок 3 - Схема данных
Для того чтобы создать связь между таблицами с помощью Схемы данных, необходимо:
- выбрать команду Сервис, Схема данных…;
- в диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу «Сотрудник», нажать кнопку Добавить; аналогично добавляются оставшиеся шесть таблиц: «Ребенок», «Должность», «Дополнительная информация», «Пособие», «Ведомость» и «Семейное положение»;
- нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы;
- в таблице «Ребенок» выберем поле ТН, нажмем левую кнопку мыши и перетащим поле ТН в таблицу «Сотрудник». Отпустим кнопку мыши над полем ТН;
- в диалоговом окне Изменение связей устанавливаем флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
Аналогичные действия выполняем для установления оставшихся связей (рисунок 3). [3]
Заполнять таблицы удобнее с помощью форм. В отличие от таблиц, в формах не содержится информация баз данных. Форма - это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера.
4.2 Реализация запросов к базе данных
Поиск домашнего адреса и номера телефона определенного сотрудника. Выражение на языке SQL:
SELECT Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон
FROM Сотрудник
WHERE (Фамилия) = [Введите фамилию сотрудника];
Результат работы запроса для сотрудника Бобр:
Рисунок 4 - Результаты выполнения запроса «Адрес и телефон сотрудника»
Поиск информации о детях определенного сотрудника. Выражение на языке SQL:
SELECT Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя,
Ребенок. Отчество, Ребенок. [Дата рождения]
FROM Сотрудник INNER JOIN Ребенок ON Сотрудник. ТН = Ребенок. ТН
WHERE (((Сотрудник. Фамилия) = [Введите фамилию сотрудника]) AND
((Сотрудник. Имя) = [Введите имя сотрудника]) AND
((Сотрудник. Отчество) = [Введите отчество сотрудника]));
Результат работы запроса для сотрудника Бобр Наталии Николаевны:
Рисунок 5 - Результаты выполнения запроса «Дети сотрудника»
Поиск одиноких сотрудников. Выражение на языке SQL:
SELECT Сотрудник. Фамилия, Сотрудник. Имя, Сотрудник. Отчество,
[Семейное положение]. Название
FROM [Семейное положение] INNER JOIN Сотрудник ON
[Семейное положение]. ИН = Сотрудник. [Семое положение]
WHERE ((([Семейное положение]. Название) = «холост» Or
([Семейное положение]. Название) = «в разводе»));
Результат работы запроса:
Рисунок 6 - Результаты выполнения запроса «Список одиноких сотрудников»
Информация о начислении детских пособий за квартал. Выражение на языке SQL:
SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,
Ведомость. Дата, Пособие. Сумма
FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость ON
Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок
WHERE (((IIf ((Month([Дата]) > = 1) And
(Month([Дата]) < = 3), 1, IIf ((Month([Дата]) > = 4) And
(Month([Дата]) < = 6), 2, IIf ((Month([Дата]) > = 7) And
(Month([Дата]) < = 9), 3, 4)))) = [Введите квартал]));
Результат работы запроса для второго квартала:
Рисунок 7 - Результаты выполнения запроса «Квартальный отчет»
Информация о начислении детских пособий за полугодие. Выражение на языке SQL:
SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,
Ведомость. Дата, Пособие. Сумма
FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость ON
Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок
WHERE (((IIf ((Month([Дата]) > = 1) And
(Month ([Дата]) < = 6), 1, 2)) = [Введите полугодие]));
Результат работы запроса для второго полугодия:
Рисунок 8 - Результаты выполнения запроса «Полугодовой отчет»
Информация о начислении детских пособий за год. Выражение на языке SQL:
SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,
Ведомость. Дата, Пособие. Сумма
FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость ON
Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок
WHERE (((Year ([Дата])) = [Введите год]));
Результат работы запроса для 2009 года:
Рисунок 9 - Результаты выполнения запроса «Годовой отчет»
4.3 Создание отчетов
Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Он позволяет:
- представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
- сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
- включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы), но не позволяют вводить данные.
Отчет можно создавать тремя различными способами.
- при помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
- при помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
- вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Создадим годовой отчет, в котором будет определяться итоговая сумма пособия за год, при помощи мастера. Для этого выполним следующие действия.
- в окне базы данных выберем в списке объектов Отчеты.
- нажмем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
- в диалоговом окне Новый отчет выберем Мастер отчетов. (Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.)
- выберем таблицу «Сотрудник», содержащую данные о сотрудниках предприятия, на которых должен быть основан отчет.
- нажмите кнопку OK.
- на шаге Создание отчетов выберем доступные поля «Фамилия», «Имя», «Отчество».
- далее в поле со списком Таблицы и запросы, выберем таблицу «Должность». В ней нам потребуется только поле «Название».
- вернемся снова в поле со списком Таблицы и запросы и выберем запрос «Годовой отчет», откуда мы возьмем все поля, кроме, поля «ТН».
- далее. Далее. Нажмем кнопку Итоги и установим вычисление итоговой суммы по полю «Сумма».
- Ok. Далее. Выберем макет - по левому краю 1.
- далее. Стиль - деловой.
- далее. Зададим имя отчета «Годовой отчет».
- готово. Созданный отчет отредактируем в режиме конструктора.
Аналогично создадим отчеты «Список детей», «Список сотрудников», «Квартальный отчет» и «Полугодовой отчет».
4.4. Создание форм
При загрузке базы данных «Детские пособия» автоматически загружается главная кнопочная форма с именем «Главная» (рис. 10).
В заголовке формы находится надпись «Детские пособия», отражающая назначение созданной нами информационной системы.
Рисунок 10 - Главная кнопочная форма приложения
Во втором столбце расположены две кнопки. Нажатие кнопки «Закрыть форму» приведет к закрытию главной кнопочной формы. При нажатии кнопки «Выйти из приложения» закрывается база данных «Детские пособия» и осуществляется выход из MS Access.
В первом столбце области данных главной формы расположены две кнопки, при нажатии которых открываются одноименные формы. Кнопка «Отдел кадров» открывает форму «Отдел кадров» (рис. 11), предназначенную для ввода, редактирования и удаления информации о сотрудниках. Кнопка «Бухгалтерия» открывает форму «Бухгалтерия» (рис. 12) для начисления детского пособия и составления соответствующих ведомостей.
Рисунок 11 - Форма «Отдел кадров»
На форме «Отдел кадров» расположены поля для ввода информации о сотрудниках, подчиненная форма «Ребенок» для ввода информации о детях сотрудника. Причем, если в поле «Кол_во детей» было введено число 0, то подчиненная форма на экран не выводится. Это событие выполняется следующей процедурой обработки событий:
Private Sub Кол_во_детей_AfterUpdate()
If Me![Кол_во детей] > 0 Then
[Информация о детях Надпись].Visible = True
[Информация о детях].Visible = True
Else
[Информация о детях Надпись].Visible = False
[Информация о детях].Visible = False
End If
End Sub
Если в поле «Дата рождения» подчиненной формы «Ребенок» введена дата рождения ребенка старше 18 лет, то какое бы значение не ввел пользователь в поле «Доп_ая информация», процедура обработки событий:
Private Sub Дата_рождения_AfterUpdate()
Dim d, d16, d2, d26 As Date
Dim g As Integer
d = Date
d16 = Abs(DateAdd(«m», 18, Me![Дата рождения]) - d)
d2 = Abs(DateAdd(«m», 24, Me![Дата рождения]) - d)
d26 = Abs(DateAdd(«m», 30, Me![Дата рождения]) - d)
g = Year(d) - Year(Me![Дата рождения])
If g >= 18 Then
MsgBox («Ребенку больше 18 лет!»)
Me![Доп_ая информация] = 4
Else
If ((d16 >= 0) And (d16 <= 2)) Or ((d2 >= 0) And (d2 <= 2)) Or ((d26 >= 0) And (d26 <= 2)) Then
MsgBox («Проверьте,не посещает ли ребенок ДУ!»)
End If
End If
End Sub
изменит его на код 4, что означает, что ребенок не будет получать детское пособие. Эта же процедура напомнит об обязанности сотрудника в течение трех дней подать сведения о том, что его ребенок посещает (или не посещает) дошкольное учреждение, так как его ребенку исполняется 1,5, 2 или 2,5 года.
Работая с формой «Отдел кадров» можно изменять информацию о должностных окладах (кнопка «Должностные оклады» открывает форму «Должность» для редактирования или просмотра), о семейном положении (кнопка «Семейное положение» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра) и дополнительную информацию о ребенке (кнопка «Дополнительная информация» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра).
Кнопки «Адрес и телефон», «Дети сотрудника» и «Одинокие сотрудники» выполняют соответствующие запросы, рассмотренные в п. 4.2.
Кнопки «Сотрудников» и «Детей» откроют для просмотра отчеты: первый отчет содержит информацию о всех сотрудниках предприятия, а второй - о детях сотрудников.
Рисунок 12 - Форма «Бухгалтерия»
На форме «Бухгалтерия» расположены поля для просмотра информации о сотрудниках, подчиненная форма «Ведомость» для начисления детских пособий.
Бухгалтер на основании справок, предоставляемых сотрудником, определяет, какое пособие будет получать его ребенок и вносит эту информацию в поле со списком «Дополнительная информация». Причем, если в этом поле выбирается число 4 (пособие начисляться не будет), то подчиненная форма «Ведомость» на экран выводиться не будет. Это событие выполняется следующей процедурой обработки событий:
Private Sub Form_Current()
Dim d, d16, d2, d26 As Date
Dim g As Integer
d = Date
d16 = Abs(DateAdd(«m», 18, Me![Дата рождения]) - d)
d2 = Abs(DateAdd(«m», 24, Me![Дата рождения]) - d)
d26 = Abs(DateAdd(«m», 30, Me![Дата рождения]) - d)
g = Year(d) - Year(Me![Дата рождения])
If g >= 18 Then
MsgBox («Ребенку исполнится 18 лет!»)
Me![Доп_ая информация] = 4
Me![Доп_ая информация].Enabled = False
[Ведомость Надпись].Visible = False
[Ведомость].Visible = False
Else
Me![Доп_ая информация].Enabled = True
If Me![Доп_ая информация] <> 4 Then
[Ведомость Надпись].Visible = True
[Ведомость].Visible = True
Else
[Ведомость Надпись].Visible = False
[Ведомость].Visible = False
End If
If (Month(d) = 12) And ((Day(d) >= 29) And (Day(d) <= 31)) And (g >= 3) Then
MsgBox («Проверьте, имеет ли право ребенок получать пособие на следующий год!»)
Else
If ((d16 >= 0) And (d16 <= 2)) Or ((d2 >= 0) And (d2 <= 2)) Or ((d26 >= 0) And (d26 <= 2)) Then
MsgBox («Проверьте, не посещает ли ребенок ДУ!»)
End If
End If
End If
End Sub
Эта же процедура напомнит об обязанности сотрудника в течение трех дней подать сведения о том, что его ребенок посещает (или не посещает) дошкольное учреждение, так как его ребенку исполняется 1,5, 2 или 2,5 года, а также в конце года подать сведения о совокупном семейном доходе за прошедший год, чтобы бухгалтер мог высчитать, будет ли ребенок 3-18 лет получать детское пособие в следующем году.
Если в подчиненную форму «Ведомость» заносится новая запись, то после обновления поля «Дата» следующая процедура обработки событий автоматически введет код необходимого пособия.
Private Sub Дата_AfterUpdate()
Dim st As String
Dim d As Date
Dim kol, kod As Integer
If Forms![Бухгалтерия]![Доп_ая информация] = 3 Then
Me![Пособие] = 5
Else
st = «[ТН]=« & Forms![Бухгалтерия]![ТН]
DoCmd.OpenForm «Отдел кадров», acNormal, , st
kod = Forms![Отдел кадров]![Сем_ое положение]
kol = Forms![Отдел кадров]![Кол_во детей]
DoCmd.Close acForm, «Отдел кадров», acSaveYes
If Forms![Бухгалтерия]![Доп_ая информация] = 1 Then
If kod = 5 Then
Me![Пособие] = 2
Else
Me![Пособие] = 1
End If
Else
If Forms![Бухгалтерия]![Доп_ая информация] = 2 Then
If kod = 5 Then
Me![Пособие] = 4
Else
Me![Пособие] = 3
End If
Else
If Forms![Бухгалтерия]![Доп_ая информация] = 5 Then
If kol = 1 Then
Me![Пособие] = 6
Else
Me![Пособие] = 7
End If
End If
End If
End If
End If
End Sub
Работая с формой «Бухгалтерия» можно также изменять информацию о детских пособиях (кнопка «Виды пособий» открывает форму «Пособие» для редактирования или просмотра) и дополнительную информацию о ребенке (кнопка «Дополнительная информация» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра).
Кнопки «Годовой», «Полугодовой» и «Квартальный» откроют для просмотра итоговые отчеты, в которых вычислены суммы пособий за каждый отчетный период (год, полгода, квартал).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Разработанное нами информационное приложение выполняет следующие основные функции: ввод, хранение и обработку данных, ответы на запросы по данным, просмотр информации в компактном виде с помощью форм.
Приложение предоставляет возможность накапливания и упорядочения данных. Обеспечивает просмотр этих данных, внесение в них изменений и дополнений с тем, чтобы поддерживать актуальность информации.
В приложении существует возможность находить и просматривать отдельные части накопленной информации.
Таким образом, создание комплексной системы, основанной на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, поиска, контроля информации и документов, необходима для повышения оперативности и качества работы с экономической документацией.
ЛИТЕРАТУРА
1. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003.
2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник, 4-е изд., перераб. и доа. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2005. - 448 с.
3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. - М.: Мир, 1980.
4. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 1999.
5. Могилев А.В. Информатика: Учеб. пособие для студ. пед. вузов / А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер; Под ред. Е.К. Хеннера. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2004.
6. Острейковский В.А. Информатика: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.
7. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник, 2007. - 300 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Методы проектирования базы данных по заданной предметной области с использованием CASE-средств ER/Studio и СУБД MS Access. Формирование и связывание таблиц, ввод данных. Создание экранных форм, запросов, отчетов, меню приложения. Генерация приложения.
курсовая работа [884,0 K], добавлен 08.09.2010Основные понятия баз данных: нормализация, связи и ключи. Создание и этапы проектирования базы данных, решение задачи о предметной области. Изучение СУБД Microsoft Access s 2003: пользовательский интерфейс, главное окно приложения, создание таблиц.
реферат [2,1 M], добавлен 10.11.2010Описание первичных и результатных документов, типа связи информационных объектов. Построение информационно-логической модели базы данных и её реализация в СУБД Access (создание таблиц, запросов, форм, отчётов). Разработка интерфейса пользователя.
курсовая работа [2,1 M], добавлен 14.11.2013Разработка информационной базы данных для компании с помощью СУБД Microsoft Office Access. Построение семантической модели предметной области. Листинг программного продукта: создание и заполнение таблиц. Инструкция по применению автоматизированной ИС.
курсовая работа [1010,5 K], добавлен 26.03.2014Процесс проектирования базы данных, разработка её логической структуры в соответствии с инфологической моделью предметной области. Работа с программой СУБД Access, свойства таблиц и их полей, создание межтабличных связей; инфологическое проектирование.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 17.12.2009Проектирование базы данных в среде СУБД MS Access. Автоматизация учета информации о товаре в магазине. Определение требований и функций системы. Анализ предметной области. Разработка, создание таблиц, запросов, форм и отчетов. Инструкция для пользователя.
отчет по практике [523,6 K], добавлен 21.04.2014Проектирование баз данных и заполнение таблиц: сбор данных, составление логической модели, определение ключевых полей. Создание форм для ввода данных. Отбор записей с помощью запросов. Настройка параметров приложения ACCESS, его командный интерфейс.
отчет по практике [6,7 M], добавлен 13.09.2012Автоматизация деятельности книжного магазина. Информация базы данных. Заполнение полей таблиц "Книги", "Покупатель", "Поставщик", "Сотрудники". Создание запроса в режиме конструктора. Вывод данных с помощью форм. Разработка приложения СУБД MS Access.
курсовая работа [3,2 M], добавлен 13.01.2015Создание базы данных при помощи СУБД, разработка собственного приложения. Информационно-логическая модель рекламного агентства. Структура реляционной базы данных в Access. Заполнение таблиц информацией. Структура приложения и взаимодействия форм.
курсовая работа [12,6 M], добавлен 17.06.2014Состав, расширение баз данных Access (Microsoft Office). Выполнение запросов, заполнение форм и таблиц. Типы данных Microsoft Access. Средства создания объектов базы данных СУБД. Дополнительные возможности запросов. Свойства полей. Режим работы с формами.
презентация [3,0 M], добавлен 28.10.2014
