Автоматизація документообігу складу дитячих іграшок

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Розробка та створення баз даних

Ефективне управління фірмою неможливе без постійної перевірки її стану, наявності на складах необхідної для виробництва сировини, та наявності поставок замовникам продукції, без списків замовників та списків самої продукції. Все це коротко можна назвати базою даних.

Отже, думаю, цілком зрозуміло, що будь-якій фірмі, що має справу більш ніж із десятьма найменуваннями товарів, абсолютно необхідна власна база даних. Загалом, можна описати два існуючих підходи до її створення: старий (для солідності назвемо його традиційним) та новий сучасний. Звісно можна використати старий підхід - взяти купу паперових листків, та написати все вручну - так здається легше всього. Але, такий підхід, хоч і здається простим, та має купу недоліків у порівнянні із сучасним підходом: у паперовій базі даних легше заплутатись, вона менш надійна (кілька листків можуть, наприклад, загубитись), паперова база даних не дає можливостей автоматизації та оперативності електронної і нарешті, головний довід: подивіться на календар (на комп'ютері він, доречі, теж є) який зараз рік? Якщо клієнти вашої фірми дізнаються, що ви все ще використовуєте паперову базу даних, то цих клієнтів ви найпевніше втратите (зате, безмірно порадуєте такою базою даних своїх конкурентів).

Метою проекту є розробка бази даних для автоматизації документообігу складу дитячих іграшок.

База даних, що проектується повинна забезпечувати всі потреби складу.

Ієрархічно структуровані дані складаються із декількох записів, одна з яких визначається як коренева. Прикладом ієрархічної моделі. Можуть бути дерева.

Між записами в ієрархії можуть бути визначені зв'язки: “один до багатьох”, або “один до одного”, де запис, що відповідає елементу “один” визначається, як висхідна, а та, що відповідає елементу “багатьох” - як породження.

Мережева модель подібна до ієрархічної, але є більш загальною моделлю, в том розумінні, що між записами присутні звязки “багато до багатьох” і “багато до одного”, а також тут немає кореневого вузла, тобто, будь-який запис може бути кореневим.

Реляційна модель даних є одним із самих простих видів представлення інформації і самою легкою концепцією для розуміння. Ця модель являє собою дані, впорядковані в таблиці, найчастіше двомірні. Таблиці такого виду називаються відношеннями (реляціями) і кожна таблиця являє слбою окремий файл.

Кожна таблиця складається із стовпців та рядків. Кожен стовпець має однозначне ім'я, один елемент стовпця називається полем, а рядок називається записом.

В залежності від розглянутих вище моделей даних, бази даних поділяються на ієрархічні, мережеві та реляційні. Надалі, розглядатимемо ми лише реляційні бази даних.

З базами даних нерозривно зв'язане таке поняття як СУБД. СУБД (система управління базами даних) - програма, що керує даними, реалізує зберігання, здобуття, пошук, редагування інформації, що зберігається в базі. СУБД також діляться на ієрархічні, мережеві та реляційні в залежності від даних, якими вони оперують. Існує чимало різних СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO та звісно MICRPSOFT ACCESS.

Microsoft Access (надалі, для простоти Access) є потужною високоефективною системою управління базами даних (надалі СУБД).

База даних - це сукупність структурованих та взаємоповязаних даних та методів, що забезпечують вибірку і відображення даних.

Access - потужний додаток Microsoft Office для Windows. При цьому, продуктивність СУБД органічно поєднується із усіма зручностями та перевагами Windows.

Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних та дозволяє одночасно використовувати множину таблиць базы данных. Можна використовувати таблиці, створені у інших середовищах наприклад Excel.

Працюючи в середовищі Microsoft Office, користувач отримує в своє розпорядження цілком сумісні з Access текстові документи (Word) , електронні таблиці (Excel), презентації (PowerPoint). Також, є можливість напряму взаємодіяти з даними із World Wide Web.

Access спеціально спроектований для створення багатокористувацьких додатків, де файли бази даних є розділюваними ресурсами в мережі. В Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступу.

Незважаючи на те, що Access є потужною та складною системою, його використання не є проблемою навіть для непрофесійних користувачів.

2. Створення бази даних

база даних microsoft access

Часи стихійного програмування минули. Справді, часи, коли програми писались без попереднього плану тепер вже пройшли. Переписування програми по дванадцять разів, через зміни типу однієї змінної точно не можна назвати гарною практикою. Уявіть, щоб якийсь великий полководець, скажімо Суворов перед боєм не розробляв плану битви, постройки бойових порядків, розподіл резервів, а доручав цю справу сліпому випадку мовляв, - та все якось буде, на місці розберемось. Набагато розумніше, створити план програми, потім продумати всі ньюанси, а вже після цього приступати до створення програми (а в нашому випадку - бази даних).

Отже, на першому етапі створення бази даних, нам необхідно розробити її логічну структуру. Темою роботи є «Автоматизація документообігу складу дитячих іграшок», отже від теми і будемо відштовхуватись. Розробимо логічну структуру та вміст таблиць бази даних (Таблиця 1), та продумаємо попередньо зв'язки в базі даних.

Таблиця 1.

Структура таблиць

Після, малюємо попередню схему даних, та перевіряємо задуману базу даних на можливі помилки і розбіжності.

Після розробки та попереднього перегляду, приступаємо безпосередньо до створення бази даних у Access.

Спочатку, створюємо таблиці, та створюємо в кожній з них відповідні поля. Вказуємо типи полів та первісні ключі в таблицях (Мал.1).

Мал. 1 Структура таблиці Співробітники.

Заповнюємо таблиці даними (мал. 2).

Мал. 2 Таблиця „Співробітники”, заповнена даними

Нарешті, вказуємо зв'язки між таблицями на схемі даних (Мал3).

Мал. 3 Схема даних

Для ефективної роботи, бази даних, необхідно створити запити - модулі, що будуть видавати із бази даних необхідну нам інформацію.

Запити можуть проводити вибірку із кількох таблиць, це саме те, що нам необхідно.

Створюємо запити, та вказуємо, які запити вони будуть проводити (мал.4).

Мал. 4 Створення запиту

Мал. 5 Робота запиту

Звіти показуватимуть роботу запитів у зручному вигляді, крім того, вони зручні для друку.

Мал. 6 Майстер створення звітів

Кінцевий етап створення бази даних - створення користувацьких форм, з якими безпосередньо буде працювати користувач.

Для повного та зручного доступу до бази даних, створюємо форми, що до того ж матимуть гарний вигляд.

Безпосередньо для редагування даних створюємо форми: Замовники , Замовлення, Іграшки, Постачальники, Співробітники.

Мал.7 Створення головної форми

ВИСНОВКИ

База даних - це сукупність структурованих і взаємозв'язаних даних і методів, що забезпечують додавання, вибірку і відображення даних. Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних. В рамках цього файлу використовуються наступні об'єкти:

- таблиці для збереження даних;

- запити для пошуку і вибірки тільки необхідних даних;

форми для перегляду, додавання і зміни даних в таблицях;

звіти для аналізу і друку даних в певному форматі.Вдала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки.Розроблена в даному курсовому проекті автоматизована система для задоволення потреб складу іграшок. В ході виконаної роботи, були створені:

9 таблиць;- 5 запитів;

10 форм;

5 звітів.

Microsoft Access - потужна програма для створення баз даних, що надає користувачу у розпорядження багато зручних інструментів, а інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дозволяє використовувати її навіть недосвідченим користувачам.

Размещено на Allbest.ru