База данных Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Тюменский государственный нефтегазовый университет

Институт транспорта

Реферат

по дисциплине «Информатика»

на тему: «База данных Microsoft Access»

Выполнил:

студент группы СФО-07

Габдрахимова З.Р.

Проверил: Кривоногова М.А.

Тюмень 2008

Содержание

Вступление

1. Характеристики базы данных

2. Основные функции СУБД

3. Запуск и завершение работы с программой

4. Структура базы данных

5. Объекты MS Access

6. Режимы работы с Access

7. Разработка однотабличных пользовательских форм

8. Создание многотабличной базы данных

9. Установка связей между таблицами

10. Разработка многотабличной пользовательской формы для ввода данных

11. Формирование запросов для многотабличной базы данных

12. Этапы проектирования базы данных

13. Visual Basic for Application

Заключение

Литература

Вступление

Базы данных и системы управления базами данных (СУБД).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД).

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Если подойти к понятию базы данных с чисто пользовательской точки зрения, то возникает другое определение.

База данных - совокупность хранимых операционных данных некоторого предприятия.

Опыт использования баз данных позволяет выделить общий набор их рабочих характеристик.

1. Характеристики базы данных

? Полнота - чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако не должно быть избыточной информации);

? Правильная организация - чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимые сведения;

? Актуальность - любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т.е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;

? Удобство для использования - база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь развитые методы доступа к любой части информации.

Надо отметить, что база данных - это, собственно, хранилище информации и не более того. Однако работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, введения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных средств, предназначенный для:

- создания структуры новой базы,

- наполнения ее содержимым,

- редактирования содержимого,

- отбора данных в соответствии с заданным критерием.

Иными словами, СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.

2. Основные функции СУБД

? Определение данных - определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать свойства данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.

? Обработка данных - данные могут обрабатываться самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой, связанной с ними, информацией и вычислять итоговые значения.

? Управления данными - можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию.

В последнее время широкое распространение имеют СУБД ACCESS (входит в состав MS Office). ACCESS - в переводе с английского означает “доступ”. MS ACCESS одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД.

3. Запуск и завершение работы с программой

Для запуска Access из операционной системы Windows необходимо:

- Выполнить щелчок на кнопке Пуск линейки инструментов;

- Установить указатель мыши на меню Программы;

- В открывшемся меню активизировать команду Microsoft Access.

Работу с Access можно завершить одним из следующих способов:

1. С помощью команды Файл/Выход;

2. Посредством кнопки , которая расположена в строке заголовка любого окна;

3. Используя комбинацию клавиш <Alt>+<F4>.

4. Структура базы данных

база данные табличный запрос

Типы полей

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Таблицы - основные объекты базы данных. В таблицах хранятся необработанные данные. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в средних учебных заведениях.

Запись - полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.

Таким образом, поле - это наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в базе данных и рассматриваемый как единое целое.

Структура базы данных - это набор полей, которые определяют содержание и вид БД. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Термины база данных, таблица, запись, поле и значение указывает на иерархию от наибольшего элемента к наименьшему в базах данных Access.

Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы

Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: “.”, “!”, “[”, “]”.

Типы полей

Тип поля указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

- Текстовый - для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).

- Поле МЕМО - для хранения произвольного текста, комментариев.

- Числовой - при выполнении над данными математических операций.

- Денежный - специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

- Дата/Время - предназначено для хранения информации о дате и времени.

- Счетчик - специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

- Логический - может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.

- Поле объекта OLE - объект, созданный другим приложением.

Базы данных, имеющие связанные таблицы по совпадающим значениям полей, называются реляционными. Большинство современных БД для персональных ЭВМ являются реляционными.

5. Объекты MS Access

База данных в ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Прежде, чем начать непосредственную работу по разработке базы данных, остановимся на характеристиках некоторых основных объектов базы данных.

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблица - это основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма - объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Запрос - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макросы - это макрокоманды (простые команды), предназначенные для автоматизации выполнения каких-то операций с базой без программирования.

Модули - это программные процедуры, написанные на языку VBasic.

Открытие базы данных делает ее объекты доступными для Access. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов (все эти объекты хранятся в одном файле с расширением MBD).

6. Режимы работы с Access

Создание базы данных

Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:

1) режиме конструктора, предназначенном для правки не содержимого, а устройства. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления;

2) режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.

Ввод и форматирование данных

В созданную таблиц данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

При любом из указанных способов ввода и корректировки, данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске (том, на котором создана таблица БД).

Ввод данных

В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

7. Разработка однотабличных пользовательских форм

Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и т.д.

При вызове на экран окна формы, в которое можно вводить новые записи, необходимо выбрать команду Записи/Перейти, а затем в появившемся подменю позицию Новая.

Access создает новую незаполненную запись после последней записи таблицы. Новая запись выводится в виде формы с пустыми полями, с курсором в первом поле. Данные выводятся в каждое поле, не определенное с типом Счетчик. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши Tab.

Создание отчета

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать мастера отчетов.

Access включает следующие мастера отчетов:

?В один столбец;

?Ленточный;

?Почтовая наклейка;

?Мастер диаграмм;

?Табличный отчет;

?Простой отчет;

?Слияние с MS Word.

При создании простого отчета выводятся все поля и записи таблицы или запроса, причем каждое поле - на отдельной строке.

При выборе Мастера отчета (за исключением Простого отчета) требуется определить стиль отчета (Строгий, Сжатый, Полужирный, Спокойный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.

Если созданный мастером отчет не полностью удовлетворяет, его можно изменить в режиме конструктора или создать специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов.

Поиск и отбор данных

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды Найти, фильтрацию, сортировку.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование команды Найти. Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию и по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определенных записей таблицы используется фильтрация.

Формирование запросов

В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные ранее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы.

Запрос предназначен для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данных о торговых операциях за последний квартал).

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:

Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например, для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Для подготовки запроса необходимо определить:

? Поля, по которым будет проводиться поиск;

? Искомое значение;

? Поля, выводимые в результате выполнения запроса.

8. Создание многотабличной базы данных

СУБД Access может обрабатывать данные различных таблиц базы данных. Для этого пользователю необходимо при формировании каждой из этих таблиц БД установить ключ (определить ключевое поле), а затем создать связи между таблицами.

Напомним, что при создании любой таблицы необходимо определение состава, тип и размера полей, составляющих таблицу.

В случае если БД содержит несколько таблиц, необходимо также определение ключа для каждой таблицы.

Access создает индекс для ключевого поля таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц в запросе. Ключевое поле не может содержать пустых и повторяющихся значений.

Таблицу, в которой не определен ключ, нельзя использовать при установке связей, кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.

9. Установка связей между таблицами

Для того чтобы установить связи между таблицами, необходимо установить связи между теми полями, в которых содержится общая информация. Как правило, связь устанавливается соединением ключевых полей таблиц: первичного ключа в одной таблице и внешнего ключа в другой.

Для сформированных таблиц с установленным ключевым полем в каждой из них возможно создание определенных взаимоотношений. Access использует эти взаимоотношения для связывания данных в каждом новом запросе, форме или отчете, включающем связанные таблицы.

В Access возможно создание двух типов связей:

- отношение один-к-одному (1:1);

- отношение один-ко-многим (1:M).

Создать связь между таблицами можно, если в них есть совпадающие поля. Ключевое поле первой таблицы должно соответствовать аналогичному полю связанной таблицы. Если связанная таблица не содержит такого поля, то его необходимо добавить.

Для установления отношения многие-ко-многим (M:M) необходимо создать связующую таблицу, содержащую ключевые поля обеих связанных таблиц.

10. Разработка многотабличной пользовательской формы для

ввода данных

Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.

Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиненной формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.

Основным способом создания формы является использование Мастера составной формы. Мастер может создать и связать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы и запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.

11. Формирование запросов для многотабличной базы данных

Для получения определенных данных из базы данных пользователь может построить запрос. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц. Запросы используются аналогично таблицам. Соответствующий динамический набор можно просмотреть в табличном представлении. На основе запроса можно построить отчет или форму. При обновлении данных в динамическом наборе возможно включение этих изменений в таблицы. Использование запросов позволяет осуществить различные формы доступа к одной и той же информации.

Access обеспечивает корректную связь между таблицами базы данных за счет ключей.

При включении в запрос связанных таблиц базы данных в окне < Запрос на выборку> между ними автоматически возникает соединительная линия.

Если между таблицами, включенными в запрос, нет связи, и она не возникает автоматически, можно соединить таблицы в окне <Запрос на выборку>. Для этого необходимо наличие в них полей с совпадающими данными. Однако надо учесть, что такое соединение сохраняется лишь для данного запроса и при использовании этих же таблиц в новом запросе требуется соединить их заново.

12. Этапы проектирования базы данных

Прежде чем преступить к созданию таких объектов как базы данных, как таблицы, формы и отчетов, нужно разработать проект. Главное назначение проекта - выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. Процесс проектирования базы данных обычно включает следующие этапы:

- общее проектирование системы;

- проектирование отчетов;

- проектирование данных;

- проектирование таблиц;

- проектирование полей;

- проектирование форм.

Приведенная версия этапов проектирования БД не является строгой в смысле очередности и обязательности. Общие проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.

Создание общего проекта системы

Важный этап проектирования базы данных заключается в определении объектов и свойств, которые необходимо задать базе данных. Этот процесс называется моделированием данных. Моделью данных является логическое представление структуры данных предметной области, а так же информационные потребности приложений (задач и вопросов), которые используются при создании прикладной базы данных.

Модели данных не связаны с языком программирования или средствами создания приложений.

Приложение представляет собой программу или комплекс программ, использующих БД и обеспечивающих автоматизацию обработки информации из некоторой предметной области.

Приложения разрабатывают для удобства обеспечения работы с БД неквалифицированным пользователем. Модель, в которой участвуют объекты, а не таблицы, создаваемые в дальнейшем на основе этих объектов, называется концептуальной моделью данных.

Основные информационные объекты предметной области для создания прикладной базы данных сформулированы в задаче.

Проектирование данных

После того, как решено, что необходимо отобразить в отчетах, следует систематизировать данные, чтобы сделать их доступными для разработанных отчетов. Следующий шаг проектирования - составление описи всех полей данных, которые понадобятся в отчетах. Один из лучших методов - записать на бумаге все элементы данных, находящихся в каждом отчете.

Проектирование полей

Сначала необходимо назвать каждое поле. Имя поля позволяет идентифицировать конкретное поле. При присвоении имени полю следует соблюдать следующие правила:

-имя должно быть описательным, чтобы функция поля узнавалась по его имени;

-поле может содержать от 1 до 64 символов;

-имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы;

-они не могут содержать точку (.), знак восклицания (!), квадратные скобки ([ ]);

-имя поля не должно начинаться с пробела.

Записи в Access идентифицируются уникальными кодами поля Счетчик, которое создается в Access автоматически.

Проектирование форм

После создания данных и установления связей между таблицами необходимо спроектировать формы. Формы состоят из полей, с помощью которых осуществляется ввод или просмотр данных. Формы должны выглядеть как бланки бумажных документов. Такая установка создает наиболее дружественную пользователю систему.

13. Visual Basic for Application

В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

Заключение

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно.

Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного, в частности одну из его программ Access.

От того, насколько профессионально будет выполнена ваша работа, будет зависеть успех.

Литература

1. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. - СПб: Питер, 2001. - С. 211.

2. Робинсон С. Microsoft Access 2000: Учебный курс. - СПб: Питер, 2000. - С. 117.

3. Соболь Б.В. и др. Информатика. - Р-н/Д., 2005. С. 247.

4. Медведев М.В., Окулов О.А. Информатика, базовый курс. - М.: Омега, 2007. - С. 153.

Размещено на Allbest.ru