Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ (ПО)

1.1 Назначение информационной системы

1.2 Основные задачи ПО

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

2.1 Построение инфологической модели

3. ОБЪЕКТЫ БАЗЫ ДАННЫХ Ассеss

3.1 Таблицы

3.2 Экранные формы ввода и редактирования данных

3.3 Отчеты

3.4 Макросы

3.5 Главная кнопочная форма

ВЫВОДЫ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу одну или несколько записей;

удалить из таблицы одну или несколько записей;

обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ (ПО)

1.1 Назначение информационной системы

В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматриваются телеканалы. База данных предназначена для телезрителей, которые имеют возможность просматривать программу передач в удобной форме, а так же информацию о каналах.

Для оператора имеется возможность вводить новую программу передач и удалять старую.

1.2 Основные задачи ПО

База данных должна решать следующие задачи:

- просмотр и редактирование телевизионных каналов и информации о них;

- просмотр и редактирование списка телепередач;

- поиск передач, которые выходят на определенном канале;

- поиск передач определенного жанра;

- ввод программы телепередач;

- поиск телепередач, идущих сегодня;

- просмотр телепрограммы на неделю;

-удаление старой программы передач из базы данных.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

2.1 Построение инфологической модели

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Между двумя сущностям, например, А и В возможны четыре вида связей.

Первый тип - связь ОДИН-К-ОДНОМУ (1:1): в каждый момент времени каждому представителю (экземпляру) сущности А соответствует 1 или 0 представителей сущности В:

Студент может не "заработать" стипендию, получить обычную или одну из повышенных стипендий.

Второй тип - связь ОДИН-КО-МНОГИМ (1:М): одному представителю сущности А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности В.

Квартира может пустовать, в ней может жить один или несколько жильцов.

Так как между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях, то существует еще два типа связи МНОГИЕ-К-ОДНОМУ (М:1) и МНОГИЕ-КО-МНОГИМ (М:N). Но в нашей работе такие типы связи нам не следует употреблять.

В данной базе данных были выделены следующие объекты:

Жанр передачи - идентифицируется по коду и жанру;

Телепередачи - идентифицируются по коду, названию, жанру и описанию;

Программа передач - идентифицируется по коду, дате, времени начала и конца передачи, каналу и передаче;

Каналы - идентифицируются по коду, телеканалу, и специализации;

Специализации - идентифицируются по коду и специализации.

Мы получили следующие таблицы, приведенные к 3 НФ и связи образующие схему базы данных:



Рис.1 Схема базы данных

Эти связи обеспечивают целостность базы данных, и обновление соответствующей информации при изменении ее в других таблицах.

3. ОБЪЕКТЫ БАЗЫ ДАННЫХ МS Ассеss

3.1 Таблицы

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

- Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

- Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

- Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

- МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

- Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

- Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

- Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

- Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

- Поле объекта OLE. Включает звукозапись, Рис. и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

База данных имеет 5 таблиц, построенных с помощью конструктора:

1) Таблица Жанр передачи, хранит информацию о существующих жанрах передач. Имеет два поля - код (тип данных счетчик) и жанр(тип данных текстовый). Вид таблицы в конструкторе:

Рис.2 Таблица Жанр передачи в конструкторе

Рис.3 Таблица Жанр передачи

Таблица каналы хранит информацию о существующих каналах. Имеет три поля - код (тип данных счетчик), телеканал (тип данных текстовый) и специализация (тип данных числовой)

2) Таблица Специализации содержит информацию о различных специализациях каналов. Состоит из двух полей - Код (тип данных счетчик) и специализация (тип данных текстовый).

3) Таблица Телепередачи содержит информацию о существующих телепередачах. Состоит из 4х полей - Код (тип данных счетчик), Название (Тип данных текстовый), Жанр (Тип данных числовой), с помощью этого поля таблица связана с таблицей Жанр передач, Описание (тип данных текстовый).

Таблица Программа передач предназначена для хранения всех телепередач, которые будут идти в определенное время по определенным каналам. Состоит из шести полей - Код (тип данных счетчик), Дата (тип данных дата/время), Время начала (тип данных дата/время), Время окончания (тип данных дата/время), № Передачи(тип данных числовой), с помощью этого поля таблица связана с таблицей Телепередачи, № Канала (тип данных числовой), с помощью этого поля таблица связана с таблицей Каналы.

3.2 Экранные формы ввода и редактирования данных

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

- ввода и просмотра информации базы данных

- изменения данных

- печати

- создания сообщений

Способы создания форм:

- Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

- Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

- Автоформа: в столбец (многостраничная - поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

- Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

- Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

- Автоформа: сводная таблица

- Автоформа: сводная диаграмма

- Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

- Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий:

- Открыть окно БД

- В окне БД выбрать вкладку Формы

- Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

- В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

- Щелкнуть на кнопке ОК

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

Например, выберем источник - таблицу Каналы и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в табличный и щелкнуть Далее.

После выбора стиля формы (например, эркер), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. После ввода имени формы (например, Каналы), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Каналы.

Создание формы с помощью Конструктора

Для создания формы Программа передач необходимо выполнить следующие действия: Запустить программу Microsoft Access и открыть БД. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Программа передач). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.

Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)

Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу Перемещение полей и их имен по форме производится следующим образом:

- Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

- Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

- Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

- Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

- Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

- Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

Просмотреть форму в режиме Формы, выполнив щелчок по кнопке Открыть.

Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл -- Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

Остальные формы были созданы с помощью мастера и доработаны в режиме конструктора.

Форма Жанр передачи создана на основе таблицы Жанр передачи и предназначена для просмотра и редактирования данных о жанрах передач:

Форма специализации создана на основе таблицы Специализации и предназначена для просмотра и редактирования данных о специализациях каналов:

Форма Телепередачи была создана на основе таблицы Телепередачи и предназначена для просмотра и редактирования данных о различных телепередачах:

Форма «Жанр передачи 1» является сложной, состоящей из главной формы Жанр передачи, и двух подчиненных - Телепередачи и Программа передач.

Сложная форма «Передачи по каналам», состоящая из главной формы Каналы, и подчиненной Программа передач. Эта форма отображает программу передач на выбранном канале.

3.3 Отчеты

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

- Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

- Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

- Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

- Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

- Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет: в столбец

- Автоотчет: ленточный

- Мастер диаграмм

- Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Авто отчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Авто отчета необходимо выполнить следующие действия:

- В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

- Выделить в списке пункт Авто отчет: в столбец или Авто отчет: ленточный.

- В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

- Щелкнуть на кнопке ОК.

- Мастер авто отчета создает авто отчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

- В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем -- лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

- В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

- В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

- Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

- Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой:

ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

- изменить значение ширины отчета;

- уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

В данной базе данных было создано 5 отчетов.

Отчет «Передачи по жанрам» отображает список передач, сгруппированных по жанрам, был создан с помощью мастера.

На первом шаге выбираются поля, которые будут участвовать в отчете.

Далее, выбирается вид представления данных.

Далее добавляются уровни группировки, для нашего отчета это жанр.

Далее выбирается сортировка по названию.

Далее выбирается вид макета для отчета.

Далее выбирается стиль.

Получаем отчет в форме конструктора.

Отчет Жанр передачи отображает список существующих жанров передач.

Отчет «специализации каналов» отображает список каналов, сгруппированный по специализациям.

Отчет 1 дает информацию о передачах, которые идут сегодня на различных телеканалах. Этот отчет построен на основе запроса1. Отчет «Программа передач» предоставляет информацию о передачах на неделю вперед. Этот отчет построен на основе запроса 4.

3.4 Макросы

Макрос -- это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле. Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

Предположим, требуется запустить отчет непосредственно из формы ввода данных. Можно добавить в форму кнопку и затем создать макрос, который будет запускать отчет. Макрос может быть изолированным (отдельный объект в базе данных), который затем связывается с событием OnClick для кнопки, или же он может быть внедрен непосредственно в событие кнопки OnClick -- это новая возможность в Office Access 2007. В любом случае, при нажатии кнопки выполняется макрос, который запускает отчет.

Чтобы отобразить построитель макросов

· На вкладке Создание в группе Другие щелкните Макрос. Если эта команда недоступна, щелкните стрелку либо под кнопкой Модуль, либо под кнопкой Модуль класса, а затем щелкните Макрос.

Термин «макрос» часто используется по отношению к изолированным макрообъектам (то есть объектам, отображаемым в области переходов в разделе Макросы), но на самом деле, один макрообъект может содержать несколько макросов. В этом случае он называется группой макросов. Группа макросов отображается в панели переходов как один объект, хотя в действительности содержит несколько макросов. Разумеется, каждый макрос может быть создан как отдельный макрообъект, но зачастую имеет смысл сгруппировать несколько связанных макросов в один макрообъект. Имя в столбце Имя макроса идентифицирует каждый макрос.

Макрос состоит из отдельных макрокоманд. Для большинства макрокоманд требуется один или несколько аргументов. Каждому макросу в группе может быть присвоено имя и добавлены условия для контроля за выполнением каждой макрокоманды. В следующем разделе подробно рассмотрена каждая эта особенность.

Имена макросов

Если макрообъект содержит только один макрос, имя макроса излишне. Для макроса может использоваться имя макрообъекта. Однако в случае группы макросов необходимо присвоить каждому макросу уникальное имя. Если столбец Имя макроса не отображается в построителе макросов, нажмите кнопку Имена макросов в группе Отображение на вкладке Конструктор.

Аргументы

Аргумент -- это значение, которое обеспечивает необходимую для макрокоманды информацию, например, какая строка должна отображаться в окне сообщения, с каким элементом управления следует выполнять действия и т. п. Некоторые аргументы являются обязательными, другие -- нет. Аргументы отображаются в области Аргументы макрокоманды в нижней части окна построителя макросов.

В построителе макросов в Office Access 2007 имеется столбец Аргументы, позволяющий просматривать (но не изменять) аргументы макрокоманды в строке макрокоманды. Так легче читать макрос, так как уже не нужно выбирать каждую макрокоманду, чтобы увидеть ее аргументы. Чтобы отобразить столбец Аргументы, нажмите кнопку Аргументы в группе Отображение на вкладке Конструктор.

Условия

Условие определяет требования, которые должны быть соблюдены, для того чтобы была выполнена макрокоманда. Можно использовать любое выражение, результатом которого являются значения «Истина» или «Ложь» либо «Да» или «Нет». Если выражение вычисляется как «Ложь», «Нет» или 0 (нуль), макрокоманда не будет выполнена. При любом другом значении выражения макрокоманда будет выполнена.

Одно условие может управлять несколькими макрокомандами, если в столбце Условие ввести многоточие (...) для каждой следующей по порядку макрокоманды, к которой будет применяться данное условие. Если выражение вычисляется как «Ложь», «Нет» или 0 (нуль), ни одна из макрокоманд не будет выполнена. При любом другом значении выражения будут выполнены все макрокоманды.

В проектируемой базе данных было создано пять макросов.

1) Макрос autoexec предназначен для вызова главной кнопочной формы: Макрос Выход предназначен для выхода из базы данных.

2) Макрос Добавить каналы открывает форму каналы в режиме добавления. Он используется в форме программа передач, и вызывается кнопкой Добавить новый канал.

3) Макрос Добавить передачу также используется в форме Программа передач, и вызывается кнопкой добавить передачу. Он открывает форму Передачи в режиме добавления данных

4) Макрос1 предназначен для вызова Запроса3. Он вызывается из главной кнопочной формы, выбором в меню Программы передач - Удаление старой программы.

Запрос3 предназначен для удаления из программы передач всех телепередач которые выходили до сегодняшнего дня. Вид запроса3 в конструкторе.

3.4 Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Структура кнопочной формы представлена в следующем виде:

Рис. Структура главной кнопочной формы

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм».

В котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Далее нужно создать все страницы кнопочной формы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы.

И щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы. Аналогичным образом надо создать остальные страницы, в итоге получим семь страниц кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

Остальные страницы имеют вид:

Рис. Страница «Каналы»

Рис. Страница «Телепередачи»



Рис. Страница «Программы передач»

Рис. Страница «Ввод телепередач»

Рис. Страница «Просмотр телепередач»

макрос автоматизация передача отчет

Рис. Страница «Поиск ПП»

ВЫВОДЫ

В результате курсового проекта была реализована база данных «Телеканалы». Изучение предметной области позволило выделить и реализовать основные запросы и представления к базе данных.

Реализованная база данных позволит в дальнейшем хранить необходимую информацию, добавлять данные и редактировать их.

Система может быть использована телезрителями, для хранения информации о каналах и передачах и для просмотра программы передач.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 468 с.

3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 510 с.

5. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

6. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1998. - 416 с.

Размещено на Allbest.ru