Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документоведение»

на тему: «Электронный документооборот»

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
• 1.1 Базовые понятия и терминология и основные задачи, решаемые системами документооборота
• 1.2 Общая классификация систем документооборота
• 1.3 Обзор основных систем документооборота, представленных в России
• 2. ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ И ИХ ВЛИЯНЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ СИСТЕМЫ
• 2.1 Проблемы внедрения системы документооборота и основные факторы, влияющие на решение о выборе системы
• 2.2 Защита информации в электронном документообороте
• 2.3 Юридическая сторона вопроса
• 3. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ. ПРОГРАММА «ЭКОНОМИЧЕСКАЯ РОССИЯ»
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ

ВВЕДЕНИЕ

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта [3].

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария [2].

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

- электронный архив документов;

- согласование и утверждение ОРД (организационно-распорядительной документации);

- контроль исполнения документов и поручений;

- автоматизация договорного процесса;

- библиотека регламентов управленческих процедур;

- оформление командировок;

- организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

- система контроля знаний должностных инструкций [3].

Что такое электронный документооборот?

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято принимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Главное назначение системы электронного документооборота - это организация хранения документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системе электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации [4].

Назначение СЭД. В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать.

Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать [1].

Данная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как автоматизация работы с документами позволит своевременно получать и обрабатывать информацию, что является это не только залогом успеха и конкурентоспособности предприятия, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель - изучить терминологию и раскрыть понятия «системы электронного документооборота».

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть делопроизводство и документооборот в управлении предприятием;

- изучить системы управления электронным документооборотом;

- ознакомиться с корпоративный электронный архив;

- также рассмотреть защиту информации в том числе безопасность электронной почты и защита электронного обмена данными;

- рассмотреть электронную цифровую подпись.

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В данный момент очень удобно использовать электронный документооборот. Поэтому рассмотрение этой темы является очень актуальным.

Многие западные организации давно перешли на ЭДО, в нашей стране этот переход был совершен относительно недавно.

Целью реферата является изучение существующих систем электронного документооборота.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить этапы перехода к электронному документообороту и их влияние на эффективность системы;

- изучить понятие электронного документооборота;

- рассмотреть преимущества электронных документов.

1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Базовые понятия и терминология и основные задачи, решаемые системами документооборота

Как бит - единица информации в кибернетике, в системах документооборота такой единицей является документ. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот.

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства.

Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача не тривиальная [2].

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач:

- Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [4].

Документооборот для офиса так же важен, как кровообращение для жизни человека. Потоки документов несут жизнь любому делу, от их правильного обращения зависит, насколько организм бизнеса будет выносливым, продуктивным, удачливым и привлекательным. Поэтому правильной организации документооборота всегда уделялось немало внимания и средств.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Ведь гораздо проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или неторопливой традиционной почтой бумажное послание!

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами [1].

Перечислять преимущества электронных документов можно еще долго. Вопрос в том, насколько сложно изменить устоявшуюся традиционную бумажную систему на электронную. Технически - довольно просто, все для этого уже есть. Более того, все об этом вы уже знаете. Вы в состоянии создавать разнообразные электронные документы и организовывать их обмен с помощью электронной почты. Но правовые аспекты электронного документооборота порой ставят непреодолимые препятствия его внедрению и развитию.

В самом деле, возьмем такую проблему: для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала! Идентификация документа тоже затруднена - достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись - и никто не сможет доказать, что его автор не вы. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается.

И все же плюсов у электронного документа намного больше, чем минусов. И никуда не уйти от уже утвердившихся практик обмена информацией в электронном виде.

В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается описанными программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных, и даже баз знаний.

Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями.

Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.

Одним словом, простая и выгодная система электронных документов обрастает обширным аппаратом жизнеобеспечения, существенно увеличивающим ее стоимость. Тем не менее, даже в таком бумажное делопроизводство остается выгодным и удобным [2].

1.2 Общая классификация систем документооборота

электронный документооборот информация система

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта:

- Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

- Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

- Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

- При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

- Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в internet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

- Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной) [1].

1.3 Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Ниже приведены главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России. В обзоре сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного продукта.

Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно. Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота [5].

Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз». Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных [2].

LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow. Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным.

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер.

«Евфрат». «Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. «Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Lotus Domino.doc. Представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии, что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes.

«Эффект-Офис». Продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция - электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

«1С:Архив». «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет. Обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

«1С:Архив» позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей.

«Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства [5].

Выводы по ценам и функциональным возможностям СЭД. Учитывая высокую стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе можно выделить в отдельный класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить самыми недорогими продуктами этого класса («ЭСКАДО», OfficeMedia) даже небольшие компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента.

Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft - сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus.

Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

«Эффект-офис», «1С: Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены [2].

Выводы по сегментации рынка. Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы на автоматизацию бизнес-процессов, можно порекомендовать полноценное внедрение систем на базе Lotus Domino, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и функциональные различия между последними не столь уж велики).

Если дело касается автоматизации отдельных департаментов крупных предприятий, то «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начал составлять конкуренцию признанным монстрам, а что касается предприятий среднего и малого бизнеса с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то он видится лучшим решением. Несмотря на то, что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности.

В госструктурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО.

Если преследуется цель организовать, прежде всего, полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет «Эффект-Офис» или «1С: Архив», или же не вошедший в данный обзор «Электронный архив ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies [4].

2. ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ И ИХ ВЛИЯНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ СИСТЕМЫ

Хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности систем электронного документооборота могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени. Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов будет проявляться по-разному. Проанализируем теперь несколько характерных этапов, которые может проходить организация на пути от бумажного документооборота и делопроизводства к электронному.

В ходе анализа будем обращать внимание на три основные группы пользователей.

Руководители - те сотрудники, которые осуществляют руководство организацией и ее структурными подразделениями.

Секретари (делопроизводители) - к этой категории относятся сотрудники подразделений, отвечающих за документационное обеспечение управления (канцелярии, экспедиции, отдела контроля исполнительской дисциплины и т.п.), секретари-референты и помощники руководителей, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Исполнители - все остальные сотрудники организации, непосредственно работающие с документами. Это самая многочисленная группа пользователей.

Для сравнения различных ситуаций необходима точка отсчета. В качестве такой точки отсчета, своеобразного «нулевого этапа», возьмем организацию, все сотрудники которой работают с документами только лишь на основе традиционной бумажной технологии.

Другими словами, доля сотрудников, работающих с электронными документами, среди всех сотрудников организации и доля самих документов, существующих в электронном виде, равны нулю. Фактически этот нулевой этап существовал во всех организациях до начала периода широкого внедрения средств вычислительной техники.

Этап 1. В организации внедрена система, позволяющая автоматизировать работу пользователей, относящихся к группе «Секретари». Все остальные сотрудники организации (и «Руководители», и «Исполнители») по-прежнему работают с бумажными документами.

Именно с этого около 20 лет назад начиналась автоматизация делопроизводства во многих государственных организациях и на крупных предприятиях, когда создавались системы класса АСКИД (автоматизированные системы контроля исполнения документов).

Основная масса документов по-прежнему представлена в бумажном виде, а в электронном виде существуют только регистрационные карточки документов. Доля сотрудников, принимающих участие в работе системы, также минимальна и соответствует удельному весу группы «Секретари» в общей массе сотрудников организации.

Дело в том, что результаты работы большинства сотрудников не зависят от того, регистрируют ли документы в канцелярии в бумажном журнале или же в компьютерной программе.

Этап 2. Наряду с «Секретарями» в работу с электронными документами включаются «Исполнители». В канцелярии для регистрации документов применяются элементы системы электронного документооборота, иногда могут использоваться и традиционные бумажные журналы или регистрационные карточки, а также электронные таблицы. Многие рабочие места сотрудников из группы «Исполнители» оснащены персональными компьютерами, однако большинство сотрудников используют их лишь в качестве мощной пишущей машинки.

Обмен документами в электронном виде между сотрудниками организации практически отсутствует (иногда переносят на другой компьютер файлы на дискете). Поэтому, несмотря на то, что доля сотрудников, работающих с электронными документами, возрастает, процент самих электронных документов по-прежнему невелик. Этот этап большинство российских организаций переживали 7 -10 лет назад.

На данном этапе еще не происходит сокращения затрат на поддержание бумажного документооборота. Скорее наоборот, часто затраты подобного рода возрастают. Небольшая экономия рабочего времени сотрудников связана, главным образом, с возможностью быстро подготовить текст нужного документа и распечатать его на принтере, не прибегая к услугам машинописного бюро.

Заметного ускорения информационных потоков между подразделениями и сотрудниками также обычно не наблюдается, а вот изменения в корпоративной культуре могут быть весьма значительны. Фактически для многих сотрудников освоение работы с персональным компьютером было серьезным испытанием.

Этап 3. Компьютеры организации объединены в локальную сеть. Для обмена информацией между сотрудниками все шире используется корпоративная электронная почта. Наряду с «Секретарями» и «Исполнителями» с электронными документами начинают работать и некоторые «Руководители».

Введены в эксплуатацию многие элементы системы электронного документооборота. Доля документов, существующих и распространяющихся в электронном виде (в том числе по электронной почте), значительно возрастает, хотя общий объем бумажных документов составляет более половины. За счет этого возрастает и средняя скорость распространения информации.

Перенос части информационных потоков в электронный вид приводит к реальному сокращению затрат на поддержание бумажного документооборота. Для пользователей становятся доступны возможности поиска электронных документов в системе, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления о поступлении новых документов и т.п., что позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций.

Переход от второго этапа к третьему также означает очередное, довольно значительное изменение корпоративной культуры в результате перехода сотрудников к новым способам коммуникаций.

Этап 4. В организации внедрена полномасштабная система электронного документооборота. Многие бизнес-процессы протекают непосредственно в электронном виде, без использования бумажных документов в качестве носителей информации. Доля электронных документов существенно превышает долю бумажных документов в общем объеме документооборота.

Практически все сотрудники организации работают именно с электронными документами. Для управления рабочим временем сотрудников применяются средства календарного планирования.

В полной мере проявляются факторы повышения эффективности, связанные с ускорением информационных потоков, сокращением непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, изменением корпоративной культуры.

Итак, можно сделать вывод о том, что наибольший экономический эффект внедрение системы электронного документооборота дает в том случае, когда оно является наиболее полным, предусматривающим подключение к системе всех сотрудников организации.

Часто люди рассуждают о том, как будет выглядеть их работа после внедрения системы, и невольно думают, что все прочие способы взаимодействия исчезнут.

Требуется, как ни странно, некоторое усилие для сознания того, что внедрение электронной почты не отменяет разговоров по телефону, а переход на электронное согласование документов не означает отказа от личных встреч сотрудников между собой. Системы электронного документооборота предоставляют новый, эффективный способ взаимодействия не заменяют, а дополняют и обогащают уже существующие способы [4].

2.1 Проблемы внедрения системы документооборота и основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные:

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

- Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

- Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

- Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

- Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Если говорить об основных факторах, влияющих на решение о выборе системы, то они следующие:

- Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

- Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

- Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

- Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

- Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

- Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

- Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке бизнес-процессов, возможно работающих с прикладными системами поддержки этих процессов.

- Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

- Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

- Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

- Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

- Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

- Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации [1].

2.2 Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация - это самый ценный товар. Современные «злоумышленники» (агенты иностранных спецслужб, промышленного и экономического шпионажа, криминальных структур, психически больные лица и др.) не будут, подобно Бене Крику, «брать банк» - им это не надо. Достаточно стать специалистом в области компьютерных технологий и похитить этот самый ценный товар - информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения целой и невредимой организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем ее видоизменения, делающего невозможным ее прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии - ровесница истории человеческого языка. Более того, первоначально письменность сама по себе была криптографической системой, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

С широким распространением письменности криптография стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографические системы получили в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с послевоенного времени и по нынешний день появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обеспечения безопасности. Объясняется это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а также появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электронно-цифровая подпись.

Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценной информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым передаются большие объемы информации государственного, военного, коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не предпринять соответствующих мер.

В то же время появление новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся практически не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем ее преобразования занимается криптология (kryptos - «тайный»,logos - «наука»). Криптология разделяется на два направления - криптологию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация - понятия гуманитарные, но при решении проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации. Сфера интересов криптоанализа - исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи - другими словами пароли - это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Современная криптография состоит из четырех крупных разделов:

- симметричные криптосистемы;

- криптосистемы с открытым ключом;

- системы электронной подписи;

- управление ключами.

Основные направления использования криптографических методов - передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Криптографическая система представляет собой семейство Т преобразований открытого текста. Члены этого семейства индексируются, или обозначаются символом k; параметр k является ключом. Пространство ключей k - это набор возможных значений ключа. Обычно ключ представляет собой последовательность букв алфавита.

Криптосистемы разделяются на симметричные и с открытым ключом.

В симметричных криптосистемах и для шифрования, и для дешифрования используется один и тот же ключ.

В системах с открытым ключом используются два ключа - открытый и закрытый, которые математически связаны друг с другом. Информация шифруется с помощью открытого ключа, который доступен всем желающим, а расшифровывается с помощью закрытого ключа, известного только получателю сообщения.

Термины распределение ключей и управление ключами относятся к процессам системы обработки информации, содержанием которых является составление и распределение ключей между пользователями. Электронной (цифровой) подписью называется присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование, которое позволяет при получении текста другим пользователем проверить авторство и подлинность сообщения. Криптостойкостью называется характеристика шифра, определяющая его стойкость к дешифрованию без знания ключа (то есть криптоанализу). Имеется несколько показателей криптостойкости, среди которых:

- количество всех возможных ключей;

- среднее время, необходимое для криптоанализа.

Эффективность шифрования с целью защиты информации зависит от сохранения тайны ключа и криптостойкости шифра [2].