Создание базы данных. Создание таблиц

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Характеристика предприятия

Организация рабочего места

Теоретическая часть по теме:

«Создание базы данных»

Подготовительные работы

Охрана труда

Заключение

Используемая литература

Графическая часть

Рецензия

Введение

В данной дипломной работе я хочу раскрыть тему «Создание базы данных. Создание таблиц». На сегодняшний день база данных является очень распространенной и используется во всех, как маленьких, так и больших предприятиях, в школах и в других учебных заведениях. Я считаю, что она очень удобная и проста в использовании, если правильно с ней работать. Хранение и обработка больших объемов информации является одной из основных сфер использования компьютера в современном информатизованном обществе.

База данных (БД) - это совокупность данных, которые обладают свойствами структурированности и взаимосвязанности, а также независимости от прикладных программ.

Система управления базой данных (СУБД) - это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Изучив определение я понял, что основная особенность системы управления базы данных - это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. СУБД делятся по способу организации базы данных на: сетевые, иерархические, реляционные. В настоящее время наибольшее распространение получили реляционные СУБД.

Базы данных бывают фактографическими и документальными.

Если очень детально рассмотреть фактографические базы данных, то можно понять, что в них содержаться краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате. Например, БД библиотеки хранятся библиографические сведения о каждой книге: год издания, автор, название. Текст книги в ней содержаться не будет. В БД отдела кадров учреждения хранятся анкетные данные сотрудников: фамилия, имя, отчество, год и место рождения. БД законодательных актов в области уголовного права, будет включать в себя тексты законов; БД современной музыки - тексты и ноты песен, биографическую и творческую справочную информацию о композиторах, поэтах, исполнителях, звуковые записи и видеоклипы. Документальная БД содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.

Устройства внешней памяти, на которых хранятся БД, должны иметь высокую информационную емкость и малое время доступа к хранимой информации. Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называется объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов) данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, например, сведения о сотрудниках или заказов.

Характеристика предприятии

Я проходил практику в Джанкойской районной центральной больнице.

Центральная районная больница с поликлиникой и отделениями скорой медицинской помощи и переливания крови

Почтовый адрес: 96100, ул. Совхозная, 3, г. Джанкой.

Главный врач - Василенко Владимир Васильевич.

тел. приемной - (06564) 3-44-30.

количество коек - 440.

На базе больницы действуют родовой дом, кожно-венерологический и туберкулезный диспансеры, стоматологическая поликлиника, Азовская районная больница, 3 участковых больницы, 9 амбулаторий, 62 фельдшерско-акушерских пункта, 5 аптек, санитарно-эпидемиологическую станция.

Организация рабочего места

В организацию рабочего места входят следующие пункты:

1. Обеспечивать соответствие всех элементов рабочего места и их расположения эргономическим требованиям. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие требования к характеру и особенностей трудовой деятельности.

2. Площадь, выделенная для одного рабочего места должна составлять не менее шести квадратных метров, а объем - не менее двадцати кубических метров.

3. Рабочие места должны располагаться так, чтобы естественный свет падал со стороны, преимущественно слева.

4. При расположении рабочих мест с видеотерминалами и персональными ЭВМ необходимо придерживаться следующих требований:

5. Рабочие места должны располагаться на расстоянии не менее 1 метра от стен о световыми проемами

6. Расстояние между боковыми поверхностями видеотерминалов должно быть не менее 1, 2 метра.

7. Расстояние между тыльной поверхностью одного видеотерминала и экрана другого не должно быть менее 2, 5 метра.

8. Проход между рядами рабочих мест должен быть не менее одного метра.

9. Организация рабочего места пользователя ЭВМ должна обеспечивать соответствие всех элементов рабочего места и их расположения эргономическим требованиям. Рабочее место при выполнении работ сидя.

10. Конструкция рабочего места пользователя должна обеспечивать поддержание оптимальной рабочей позы: стопы ног - на полу или на подставке для ног; бедра - горизонтальная плоскости; предплечья - вертикально; локти под углом семьдесят-девяносто градусов к вертикальной плоскости; запястье - согнуты под углом не более 20° относительно горизонтальной плоскости; наклон головы - 15-20° относительно вертикальной плоскости.

11. Если пользование ЭВМ является основным видом деятельности, то указанное оборудование располагается на основном рабочем столе с левой стороны.

12. Высота рабочей поверхности стола должна быть в пределах 680 - 800 мм, а ширина 500 - 600 мм.

Теоретическая часть по теме: «Создание базы данных»

База данных - это совокупность данных, которые обладают свойствами структурированности и взаимосвязанности, а также независимости от прикладных программ.

В окне базы данных отображаются файлы всех объектов, которые могут быть созданы в Access. В действительности база данных - это один файл. Создаваемые новые файлы объектов хранятся внутри файла базы данных. Сами по себе они не являются файлами DOS, вместо этого они представляют собой хранимые объекты. Начальный объем файла базы данных составляет около 96 000 байт. Этот объем растет по мере создания новых объектов - таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Ввод данных также приводит к увеличению этого файла.

Имеется много способов создать новую базу данных. При запуске Microsoft Access появляется окно Создания новой базы данных (см. графическая часть рис. 1). Окно Создания новой базы данных можно также вызывать, выбирая команду Файл - Создать из главного меню Access, или щелкая на кнопке Создать (первая кнопка на панели инструментов, где изображен лист бумаги с загнутым правым верхним углом).

В окне Создания базы данных имеется три вкладки:

Общие - создание новых баз данных Access, страниц доступа к данным или баз данных Access, подключаемых к проектам SQL Server.

Базы данных - позволяет использовать мастер базы даны, создающий простые, готовые к применению базы данных Access.

После запуска процесса создания, новой базе данных следует присвоить имя. По умолчанию в строке имени файла появляется имя db 1.mdb. Нужное имя можно ввести прямо поверх этого имени. При этом добавлять расширение MDB необязательно: Access сделает это автоматически. В строке Папка отображается имя папки Мои документы, для сохранения файла можно выбрать любую другую папку.

Для вызова папок Мои документы, Рабочий стол, Избранное или Web-папки нужно щелкать на соответствующих пиктограммах, находящихся на вертикальной полосе в левой части окна Файл новой базы данных (см графическая часть рис. 2)

Щелчок на этих пиктограммах открывает соответствующую папку. Для вызова рабочего стола необходимо щелкнуть на пиктограмме стола на вертикальной полосе.

В списке файлов отображаются базы данных, расположенные в текущей папке. Можно перейти в другую папку или на другой диск. Для этого нужно щелкнуть на кнопке с изображением желтой папки со стрелкой, второй справа от поля Папки, и выбрать из списка новую папку или диск. После этого появляется Окно базы данных (см графическая часть рис. 3). В левой части окна расположено меню Объекты, выводящее список объектов для последующего выбора одного из них, и панель инструментов наверху.

2. Типы объектов

Окно базы данных содержит семь кнопок на вертикальной строке меню объектов. Используя их, можно быстро выбрать любой из семи доступных в Access объектов.

·

Таблицы

· Запросы

·

Формы

·

Отчеты

·

Страницы

·

Макросы

·

Модули

Когда создаются новые объекты, имена файлов появляются в окне базы данных. Видны только файлы типа выбранного в данный момент объекта. Тип объекта можно выбирать, щелкая на одной из кнопок объектов.

Внутри окна расположены три пиктограммы и их надписи. Они предназначены для создания соответствующих типов объектов. Можно отключать это новое свойство, выбрав команду Сервис - Параметры и сняв флажок опции Новые ярлыки объектов.

· Создание таблицы в режиме конструктора

· Создание таблицы с помощью мастера

· Создание таблицы путем ввода данных

Можно выводить дополнительную информацию о файлах объектов в окне базы данных, щелкая на последней кнопке в верхней части базы данных или выбрав, из меню Вид в строке меню Access команду Таблица. При этом выводится информация о дате последнего изменения, дате создания и о типе объекта.

3. Группы

Группы могут использоваться, чтобы хранить различные объекты базы данных в одном месте. Когда помещаются базы данных в группу, для нее автоматически создается ярлык. По умолчанию группа называется Избранное. Для присоединения к группе объект должен быть предварительно создан.

Для создания новой группе необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на группе Избранное и выбрать Новая группа. В появившемся диалоговом окне нужно напечатать имя создаваемой группы. После ввода имени щелкнуть ОК. Для просмотра и более удобной перегруппировки различных объектов базы данных в различных группах можно щелкать на объектах и перетаскивать их в нужную группу.

4. Кнопки панели инструментов окна базы данных

Кнопки панели инструментов в окне базы данных дают возможность открыть существующий объект, создать новый или открыть объект для внесения в него изменений в режиме конструктора. Соответствующее действие выполняется после щелчка по кнопке. Перед тем как открыть в одном из режимов объект, необходимо выбрать его имя. При выборе Создать тип создаваемого объекта это зависит от текущей вкладки. В некоторых вкладках состав командных кнопок немного другой. Например, если выбрать тип Отчеты, доступны три кнопки панели инструментов - Просмотр, Конструктор и Создать. Если выбрать макрос или модуль, выбор кнопок будет такой - Запуск, Конструктор и Создать.

5. Создание таблиц

После подготовки проекта таблицы на бумаге необходимо перенести его в Access. Можно создавать таблицу в интерактивном режиме безо всякой подготовки, но лучше заранее тщательно все спланировать. В противном случае система может получиться громоздкой, а ее доработка займет много времени.

В таблице хранятся исходные данные. При вводе данных в Access они записываются в таблицу в соответствии с определенным логическим подобием. В таблицах информация организована в виде строк и столбцов.

Создание структуры таблицы - многошаговый процесс. Если делать все в нужном порядке, то можно построить таблицу легко и быстро.

Для создания структуры новой таблицы можно воспользоваться одним из четырех методов.

· Щелкнуть на кнопке Создать окна базы данных

· Выбрать в главном меню Вставка - Таблица

· Щелкнуть на кнопке панели инструментов Новый объект, выбрать в появившемся меню пункт Таблица

· Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора, если опция Новые ярлыки объектов включена.

Если новая таблица создается с помощью щелчка на кнопке Создать окна базы данных, то нужно убедиться в том, что текущей вкладкой является вкладка таблиц. После открытия окна Базы данных появляется диалоговое окно Новая таблица (см графическая часть рис. 4). В этом диалоговом окне можно выбрать один из пяти способов создания новой таблицы.

· Режим таблицы - ввод данных в режиме таблицы (по строкам и столбцам)

· Конструктор - создание структуры таблицы

· Мастер таблиц - выбор построенной таблицы

· Импорт таблиц - импорт данных внешних форматов в новую таблицу Access

· Связь с таблицами - связь с существующим внешним источником данных

В Access предусмотрено несколько способ создания таблицы. Можно сначала построить структуру таблицы (определив имена полей, их размеры и соответствующие типы данных), а затем заполнить ее данными. Можно использовать мастер таблиц, выбирая готовую структуру из числа входящих в арсенал системы. В Access появилось еще три способа создания новой таблицы. Во-первых, можно вводить данные непосредственно в табличном режиме, по строкам и столбцам; Access в результате этого создаст таблицу автоматически. Во-вторых, можно импортировать данные из внешнего источника и скопировать их в новую таблицу. Этим процессом «руководит» мастер импортирования таблиц. В-третьих, использовать мастера связи с таблицами.

Создание первой таблицы лучше всего начать в режиме таблицы. Затем можно будет перейти в режим конструктора и внести в структуру окончательные правки.

6. Использование мастера таблиц

При создании новой таблицы можно ввести имя для каждого поля, соответствующих тип данных, размер и другую необходимую информацию. Но есть и другой путь - использовать мастер таблиц (см графическая часть рис.5). В этом случае выбирают подходящий вариант в длинном списке заранее подготовленных заготовок. В отличие от мастера базы данных (который обеспечивает создание целого приложения), мастер таблиц создает только таблицу и простую форму.

Мастера существенно экономят время разработчика; с их помощью легко выполняются довольно сложные задачи. В процессе работы мастер проводит пользователя через ряд экранов с вопросами, уточняющими особенности будущей конструкции. Отвечая на вопросы, пользователь щелкает на кнопках, выбирает те или иные поля, вводит необходимый текст и принимает решения: да или нет.

В самом начале работы мастера таблиц пользователь выбирает между вариантами Деловые и Личные таблиц. Среди деловых таблиц - Список рассылки, Контакты, Сотрудники, Товары, Заказы. Среди личных таблиц - Гости, Рецепты, Журнал упражнений, Растения.

После выбора таблицы появляется список всех ее полей. Из них можно выбрать только нужные. Хотя у них заранее определенные типы и размеры, после выбора поле можно переопределить. Когда выбраны все поля, мастер в следующем окне запрашивает определение первичного ключа, который затем будет создан автоматически. В следующих окнах мастера можно будет организовать автоматическую связь первичного ключа с другой таблицей. Мастер обеспечивает ввод данных в режиме таблицы или даже поможет автоматически создать форму.

7. Создание таблицы в режиме таблицы

Чтобы создать таблицу в режиме таблицы необходимо выполнить команду Таблицы - Создать. Затем в списке следует выбрать Режим таблицы и щелкнуть на кнопке ОК. На экране появится табличная форма готовая к вводу данных и созданию новой таблицы. В ней каждый столбец ответствует полю, а каждая строка - записи. Чем больше будет введено данных, тем точнее Access определит тип данных для каждого поля и приблизительные размеры полей.

Сначала табличная форма пуста, а в качестве заголовках столбцов, которые станут в дальнейшем именами полей, по умолчанию используются значения Поле1, Поле2, Поле3 и т.д. Эти имена можно переопределить, но это можно сделать и после создания таблицы. Самой таблице по умолчанию присваивается имя Таблица с порядковым номером. Если это первая создаваемая таблица, то система присвоит ей имя Таблица1; Следующей будет Таблица2. Эти имена всегда можно переопределить при охранении таблиц.

Изменить имя столбца можно с помощью двойного щелчка на нем с последующим исправлением значения. После нажатия <Enter> новое имя сохраняется и вступает в силу. Если новое имя оказывается длиннее установленной по умолчанию ширины столбца, последнюю можно отрегулировать. Для этого нужно указатель мыши поместить на границу между столбцами, а затем перетащить границу столбца.

После ввода данных можно сохранить таблицу и присвоить ей имя. Чтобы закрыть таблицу и сохранить введенные данные, следует выбрать в подменю Файл команду Закрыть или щелкнуть на кнопке закрытия в верхнем правом углу окна таблицы. Еще можно щелкнуть на кнопке Сохранить панели инструментов, но при этом таблица только сохраняется, а не закрывается. Access сохраняет таблицу и отображает на экране окно базы данных.

8. Окно конструктора таблиц

Окно конструктора таблиц состоит из двух областей (см графическая часть рис.6)

· Области описания полей;

· Области свойств полей.

В области описания полей вводятся имена, типы данных полей, а также их необязательные описания. В области свойств вводятся другие характеристики полей, именуемые свойствами. Это размер поля, формат, маска ввода, подпись для форм, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, признак «обязательное поле», признак допустимости пустых строк, признак индексированности поля и сжатие Юникод.

Поля создаются путем ввода их имен и типов данных в соответствующие строки области описания полей окна конструктора таблиц. В столбце Описание можно указать назначение поля; этот текст появляется в строке состояния при вводе данных в соответствующем поле. После ввода имени и типа данных поля можно определить порядок его использования. Для этого в области свойств нужно ввести свойства поля. Однако перед вводом любых свойств необходимо ввести все имена полей и их типы данных.

9. Имя поля

Значение имени поля однозначно идентифицирует поле для пользователя и для Access. Имена полей должны быть достаточно содержательными, но при этом как можно более краткими. Чтобы ввести имя поля, нужно установить указатель мыши в первый столбец первой строки окна конструктора таблиц, а затем ввести допустимое имя, соблюдая следующие правила:

· Имена полей могут быть длинной от 1 до 64 символов

· Имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы

· Имена полей не могут включать запятых (,), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]) и знаков ударения (`)

· Не допускается использование ASCII-символов, коды, которых попадают в диапазон от 0 до 31

· Имя поля не может начинаться с пробела.

В именах полей могут использоваться и строчные, и прописные знаки. Если при вводе имени поля допущена ошибка, то нужно поместить в соответствующее место указатель и ввести исправление. Имя поля можно изменить в любой момент, даже когда в таблице уже содержаться данные. Если изменяется имя поля готовой таблицы, которое уже используется в запросах, формах или отчетах, то его необходимо изменить и во всех этих объектах.

10. Определение типа данных

После определения имени поля необходимо принять решение относительно типа тех данных, которые в нем будут храниться. Существует десять основных типов данных.

Тип данных	Описание	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые символы	0-255 символов
Поле MEMO	Алфавитно-цифровые символы	0-64000 символов
Числовой	Числовые значения	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Дата и время	8 байт
Денежный	Денежные значения	8 байт
Счетчик	Автоматически увеличивающиеся номера	4 байт
Логический	Логические значения Да/Нет, Истина/Ложь	1 бит (0 или - 1)
Поле объекта OLE	Рисунки, диаграммы, звук и видео	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Связь с ресурсом Internet	0-6144 символа
Мастер подстановок	Отображает данные, подставляемые из другой таблицы	Обычно 4 байт

После щелчка на любой ячейке столбца Тип данных она становится полем со списком, справа в ней появляется кнопка со стрелкой вниз, в результате щелчка на которой раскрывается список-меню.

Текстовые данные - это просто набор символов. Имена, адреса, описания, а также числовые данные, которые не используются в вычислениях - все это данные текстового типа. Длина текстового поля задается в области свойств, но общее ограничение составляет 255 символов. Независимо от количества введенных символов, Access автоматически использует то значение длины, которое задано в свойствах поля, заполняя незначащие позиции длины, которое задано в свойствах поля, заполняя незначащие позиции пробелами.

В поле MEMO содержится текст произвольной длины (от 0 до 64 000 символов на одну запись). Если в одной записи используется 100 символов, в другой - 10, а еще в одной - 3 000, то в результате для них будет отведено ровно только места, сколько требуется. За счет этого будет сэкономлен существенный объем памяти.

Данные Числового типа (см графическая часть рис.7) - это числа, используемые в вычислениях.

Данные Дата/время предназначены для хранения значений дат, времени или обеих этих величин. Для данных этого типа предусмотрено несколько форматов. Формат задается в области свойств полей.

Данные Счетчик используется для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает при переходе к новым записям. Счетчик можно использовать в качестве уникального идентификатора записи таблицы, в которой не предусмотрено другой такой величины.

Данные логического типа представлены двумя значениями: значению Да соответствует - 1, а значению Нет - 0.

Данные наподобие объектов OLE обеспечивает связь с OLE-сервером. Они охватывают растровые рисунки, файлы со звуком, деловую графику и даже файлы видео.

В полях гиперссылок содержаться комбинации текста и чисел в виде текста. Они используются в качестве адресов гипертекстовых связей.

Данным типа мастера подстановок соответствует поле со списком, позволяющее выбирать значение из другой таблицы или списка. Такие поля наиболее удобны для хранения ключевых полей из другой таблицы для связи с данными этой таблицы. При выборе в списке этого типа данных запускается мастер подстановок, с помощью которого определяется тип данных и организуется связь с другой таблицей.

11. Изменение структуры таблицы

Обычно таблицу создают в соответствии с заранее подготовленным проектом. Но иногда уже в ходе реализации приложения приходится что-то менять. Например, может понадобиться добавить новое поле или удалить ненужное, изменить имя поля, тип данных или попросту переставить поля местами. Подобные изменения можно реализовать в любой момент. Но если уже введены данные, то задача несколько усложняется: нужно будет проследить за тем, чтобы изменения не повлияли на эти данные.

Чтобы вставить новое поле, нужно поместить курсор в существующее поле и выбрать команду Вставка - Строки или щелкнуть на кнопке Добавить строки панели инструментов. Новое поле вставляется перед текущим. После этого можно вводить характеристики нового поля. Вставка поля не влияет на другие поля и содержащиеся в них данные.

Удалить поле можно одним из трех способов:

· выбрать поле, щелкнув на маркере строки, а затем нажать клавишу <Delete>;

· выбрать поле, а затем выполнить команду Правка - Удалить строки;

· выбрать поле, а затем щелкнуть на кнопке Удалить строки панели инструментов.

Когда удаляется поле с данными, на экране появляется предупреждение о потере всех данных в этом поле. После удаления поля можно сразу щелкнуть на кнопке Отменить, и поле вернется на свое место. Но восстановление произойдет только в том случае, ели измененная структура таблицы не была сохранена. При удалении поля необходимо удалить все ссылки на него в Access. Поскольку поле может использоваться в формах, запросах, отчетах и даже в условиях допустимости данных, следует тщательно проверить все объекты приложения.

Чтобы изменить имя поля, нужно в режиме конструктора ввести поверх старого имени новое. Access при этом автоматически обновит структуру таблицы. При создании новой таблицы это одно из простейших действий.

В режиме конструктора увеличить размер поля очень просто. Но увеличение доступно только для текстовых и числовых полей. Просто в области свойств в строке размера поля вводится новое значение. Необходимо обращать внимание на количество десятичных знаков в числовых полях: задание нового размера может привести к его нежелательному уменьшению. Когда принимается решение уменьшить длину поля, нужно убедиться в том, что это не приведет к потере данных за счет их усечения. Каждому текстовому полю отводится столько места в памяти, сколько определено его размером, независимо от реальной длины содержащихся в нем данных. Поэтому нужно стараться не определять текстовые поля длиннее содержащихся в них реальных значений.

Изменять тип данных поля следует очень осторожно, чтобы не повредить содержащихся там данных. Подобные изменения крайне редки, поскольку большинство типов данных по определению строго ограничивают данные, которые могут быть введены в соответствующих полях. Некоторые типы данных допускают подобные преобразования. Например, числовые данные могут быть преобразованы в текстовые, но при этом теряется смысл математических расчетов, поскольку после преобразования фактически перестает существовать участвующие в таких расчетах величины. Реально необходимость в таком преобразовании может возникнуть тогда, когда номер телефона или почтовый индекс случайно будет определен как числовая величина. Естественно, при выполнении подобных преобразований нужно помнить о других объектах (запросах, формах или отчетах), в которых может использоваться имя соответствующего поля. Поле объектов OLE не допускают никаких преобразований.

В Access существует четыре основных типа преобразований данных:

1. От других типов данных к типу Текстовый

2. От типа Текстовый к типу Числовой, Денежный, Дата/время, Логический или Гиперссылка

3. От типа Денежный к типу Числовой

4. От типа Текстовый к типу Поле MEMO

12. Свойства полей

После ввода имен полей, их типов данных и описаний можно вернуться назад и поточнее определить каждое поле. У каждого поля есть свойства, отличающиеся у данных разных типов. Переключение между областью ввода полей и областью свойств полей осуществляется с помощью клавиши <F6> или щелчок мыши на соответствующей области. Некоторые свойства представлены писком возможных значений, т.е. реализованы в виде поля со списком (когда указатель попадает на такое поле, справа в нем появляется кнопка со стрелкой вниз, щелчок на которой раскрывает список возможных значений).

Существует всего десять общих свойств, но одновременно отображаться на экране будут не все поля, а только соответствующие выбранному типу данных.

1. Размер поля - текстовый: ограничивает размер поля заданным числом символов (1 - 255); по умолчанию принимается значение 50. Числовой: позволяет задавать тип числа.

2. Формат поля - изменяет внешний вид данных после ввода значений

3. Маска ввода - используется для организации ввода данных в строго определенном формате (номера телефонов, почтовые индексы, номера документов, даты, коды)

4. Число десятичных знаков - задает количество десятичных знаков

5. Значение по умолчанию - значение, автоматически появляющееся в поле перед вводом данных

6. Условие на значение - обеспечивает проверку допустимости данных на основе правил, созданных с помощью выражений или макросов

7. Сообщение об ошибке - сообщает о недопустимости введенного значения

8. Обязательное поле - определяет, обязательно ли вводить в этом поле значения

9. Пустые строки - определяет, можно ли вводить значение «» в поле текстового типа, чтобы отличать его от пустого значения

10. Индексированное поле - ускоряет доступ к данным и при необходимости ограничивает вводимые данные только уникальными значениями

13. Размер поля

Свойство Размер поля имеет два назначения. Применительно к текстовым полям в нем просто определяется размер памяти для хранения и отображения ответствующих данных. По умолчанию Access устанавливает размер текстового поля равным 50 байт. Для числовых данных размер поля служит дополнительным определением типа числа, от которого зависит объем выделяемой памяти. Размер поля следует устанавливать как можно меньшим, так как Access быстрее работает с полями меньшего размера. Для хранения данных выражающих количество денег, предназначен тип данных Денежный.

14. Использование форматов

Форматы позволяют указывать способ отображения на экране текста, чисел, значений дат и времени. Одни типы данных имеют стандартный формат, другие - только определенный пользователем формат, а третьи - и то, и другое. Форматы влияют на отображение данных, а не на способ их ввода или сохранения в таблице. В Access есть четыре символа, которые используются в определенных пользователем форматах в полях данных типа Текстовый и Поле MEMO.

@ - обязательный текстовый символ или пробел

& - необязательный текстовый символ

> - преобразует все символы в прописные

< - преобразует все символы в строчные

Для данных типов Числовой и Денежный можно выбрать любой из шести стандартных форматов: основной, денежный, фиксированный, с разделителями разрядов, процентный, экспоненциальный. Или создать собственный формат.

Существует семь стандартных типов форматов для данных Дата/время: полный формат даты, длинный формат даты, средний формат даты, краткий формат даты, длинный формат времени, средний формат времени, краткий формат времени.

15. Маска ввода

Маска ввода (см графическая часть рис.8) задает шаблон, облегчающий ввод данных в поле. Если определить для одних и тех же маску ввода и свойство Формат поля, то при отображении данных в Access свойство Формат поля будет иметь преимущество. Это означает, что даже после сохранения маски ввода вместе с данными, она будет игнорироваться при форматировании данных.

При создании общей маски ввода можно воспользоваться мастером создания масок ввода. После щелчка на свойстве Маска ввода появится кнопка построителя (с изображением троеточия), с помощью, которой вызывается мастер создания масок ввода. В окне мастера создания масок ввода видно не только имя каждой стандартной маски ввода, но и примеры каждой из них. Чтобы узнать, как будут выглядеть введенные данные, нужно щелкнуть на поле Проба. После выбора маски ввода появится экран мастера, позволяющий настроить эту маску и определить символ шаблона. После завершения работы с мастером Access поместит данные символы маски ввода на лист свойств (в поле Маска ввода).

16. Подписи

Подписи используются для отображения в формах или отчетах альтернативного имени для данного имени поля. Названием, которое используется для описания поля в форме или отчете, как правило, является само имя поля. Но иногда возникает необходимость назвать поле одним именем, а отображать другое - более или менее развернутое. Имена поле должны быть максимально короткими, поскольку тогда их проще использовать в вычислениях. А для названия в форме или отчете можно использовать более длинное имя.

17. Значение по умолчанию

Значение по умолчанию - это значение, которое Access отображает автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу. Им может быть любое значение, которое удовлетворяет типу данных поля. Значение по умолчанию - это не более чем начальное значение, и его можно изменить при вводе данных. Стандартное значение можно ввести в строке свойства Значение по умолчанию. Это может быть выражение, число или текст. Для данных типа Числовой и Денежный значение по умолчанию равно 0.

18. Условие на значение

Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Оно может задаваться автоматически, например, при проверке числового поля или корректности ввода даты. Условие на значение может также определяться пользователем. Этим условием может быть принадлежность данных некоторому диапазону значений либо некоторое выражение.

19. Вкладка Подстановка

Во вкладке Подстановка (см графическая часть рис.9) содержится только свойство Тип элемента управления. Для каждого свойства есть три варианта выбора: Флажок или Список, Поле, Поле со списком. Выбор одного из этих вариантов определяет стандартный тип элемента управления для данного поля. Свойства во вкладке Подстановка различны для каждого из типов данных.

20. Создание первичного ключа

Первичный ключ можно создать четырьмя способами:

1. Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и выбрать команду Правка - Ключевое поле

2. Выделить роле для использования в качестве первичного ключа и щелкнуть на кнопке Ключевое поле (с изображением ключа), которая находится на панели инструментов.

3. Щелкнуть правой кнопкой мыши на выбранном поле и выбрать в контекстном меню команду Ключевое поле.

4. Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не было определено, то Access автоматически создаст ключевое поле типа Счетчик.

Прежде чем щелкать на пиктограмме ключа или выбирать команду из меню, необходимо щелкнуть на маркере текущей строки, расположенном на левой границе поля, которое нужно выбрать в качестве первичного ключа. В результате появится треугольник, указывающий вправо. После создания первичного ключа на маркере текущей строки появится пиктограмма ключа.

21. Окно Свойства таблицы

Область свойств есть не только у каждого поля, но и у всей таблицы. Чтобы ее отобразить, нужно щелкнуть правой кнопкой в области окна конструктора и выбрать Свойства или щелкнуть на кнопке Свойства панели инструментов конструктора таблиц. В окно Свойства таблицы (см графическая часть рис.10) можно ввести условие на значение и сообщение о возможной ошибке, выдаваемое программой при сохранении записи. Можно также установить порядок сортировки по умолчанию и фильтр для отображения только определенного подмножества данных. Также можно установить свои подтаблицы.

22. Печать структуры таблицы

Напечатать структуру таблицы можно с помощью команды Сервис - Анализ - Архивариус. Архивариус базы данных - это инструмент Access, который предназначен для подробного описания объектов базы данных (см графическая часть рис.11). При выборе этой команды Access открывает окно, позволяющее выбирать объекты для анализа. В окне Архивариус можно также выбирать опции печати. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке Параметры, и на экране появится диалоговое окно, позволяющее выбрать, какую информацию из описания таблицы необходимо напечатать. Можно вывести на печать различные имена полей, все их свойства, индексы и даже права доступа пользователей из сетевого окружения. Выбрать нужные параметры и щелкнуть на кнопке ОК, в результате Access создаст отчет, который можно просмотреть в окне Предварительный просмотр или вывести на печать. Архивариус базы данных создаст таблицу всех объектов и их выбранных свойств. С его помощью можно документировать такие объекты базы данных, как формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

23. Сохранение таблицы

Завершенную структуру таблицы можно сохранить, выбрав команду Файл - Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить, расположенной на панели инструментов. При первом сохранении таблицы Access попросит указать ее имя; необходимо ввести его и щелкнуть на кнопке ОК. Имя таблицы должно состоять не более чем из 64 символов и удовлетворять стандартному соглашению об именах, принятому в Access. Если уже существует сохраненная таблица и ей необходимо присвоить новое имя, нужно выбрать команду Файл - Сохранить как и ввести это имя. В результате создастся новая таблица и при этом сохранится первоначальная. Чтобы удалить старую таблицу, нужно выбрать ее в окне базы данных и нажать клавишу <Delete>. Сохранить таблицу можно и при закрытии.

24. Операции с таблицами в окне базы данных

Если создано несколько таблиц в базе данных, то можно использовать их в других базах данных или скопировать в файл предыстории. Иногда необходимо скопировать только структуру таблицы. В окне базы данных можно выполнить множество операций над таблицами:

· Переименовать таблицу

· Удалить таблицу

· Копировать таблицу в базе данных

· Копировать таблицу из другой базы данных

25. Переименование таблиц

Переименовать таблицу можно следующим образом:

1. Выбрать имя таблицы в окне базы данных

2. Щелкнуть один раз на имени таблицы

3. Ввести имя новой таблицы и нажать клавишу <Enter>

Чтобы переименовать таблицу, можно также выбрать команду Правка - Переименовать или щелкнуть правой кнопкой мыши на таблице и выбрать команду Переименовать из контекстного меню. После изменения имени таблицы это имя появится в списке Таблицы. При этом элементы данного списка будут заново упорядочены в алфавитном порядке. При переименовании таблицы необходимо изменить ее имя во всех объектах, в которых оно использовалось, включая запросы, формы и отчеты.

26. Удаление таблиц

Чтобы удалить таблицу, нужно просто выбрать ее имя в окне базы данных и нажать клавишу <Delete>. Можно также выбрать команду Правка - Удалить или щелкнуть правой кнопкой мыши в таблице и выполнить команду Удалить из контекстного меню. Необходимо подтвердить удаление, щелкнув на кнопке Да в диалоговом окне удаления таблицы.

27. Копирование таблиц в базе данных

С помощью команд Копировать и Вставить (см графическая часть рис.12) из меню Правка или кнопок панели инструментов можно копировать любую таблицу базы данных. Для вставки этой таблицы в базу данных можно выбрать одну из трех опций:

1. Только структура

2. Структура и данные

3. Добавление данных в таблицу

Выбор опции Только структура приводит к созданию новой структуры таблицы без данных. Это позволяет создать пустую таблицу с теми же именами полей и свойствами, которые были в исходной таблице.

Опция Структура и данные позволяет создать полную копию структуры таблицы вместе со всеми ее данными.

Выбор опции Добавление данных в таблицу приводит к добавлению данных в существующую таблицу. Эта опция используется для объединения таблиц, например для добавления данных, из ежемесячной таблицы расчетов в таблицу расчетов за год.

Чтобы скопировать таблицу, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать имя таблицы в окне базы данных

2. Выбрать команду Правка - Копировать

3. Выбрать команду Правка - Вставить

4. Ввести имя новой таблицы

5. Выбрать одну из опций Параметры вставки

6. Щелкнуть на кнопке ОК для завершения операции копирования.

28. Копирование таблицы в другую базу данных

Копирование таблицы в другую базу данных выполняется так же, как и копирование внутри базы данных. Такая необходимость возникает при использовании одной и той же таблицы многими системами или при создании резервных копий важных таблиц.

При копировании таблиц в другую базу данных связи между таблицами не копируются: Access копирует только структуру таблицы и данные. Чтобы скопировать таблицу в другую базу данных, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать имя таблицы в окне базы данных

2. Выбрать команду Правка - Копировать

3. Открыть другую базу данных

4. Выбрать команду Правка - Вставить

5. Ввести имя новой таблицы

6. Выбрать одну из опций группы Параметры вставки

7. Щелкнуть на кнопке ОК для завершения копирования.

Подготовительные работы

Свою производственную практику я проходил на КП «Медиа-Альянс» рекламное агентство. По приходу на практику меня ознакомили с техникой безопасности, дали расписаться в журнале о технике безопасности и охране труда.

Мой рабочий день начинался с 800.

Перед тем как начать работу за компьютером, я расписывался в журнале по технике безопасности. Затем садилась за свое рабочее место, включала компьютер и приступала к заданной работе. Работал я в операционной системе Windows XP.

Работа была у меня разной: набирала и редактировала тексты в Word.

В Corel DRAW занималась процессом макетирования, производила различные операции с объектами (выравнивание объектов, дублирование объектов, булевые операции с объектами).

В Microsoft Access создавала и работала с таблицами различных видов, создавала фильтры в таблице и межтабличные связи. Также работала в Internet, отправляла и получала сообщения.

По окончанию рабочего дня сохраняла всю свою выполненную работу. Затем выключала компьютер, приводила в порядок свое рабочее место для следующего рабочего дня. Мой рабочий день заканчивался в 1500.

база данное таблица

Охрана труда

1.1 Правила работы работников на предприятии.

1.1.1 На предприятии установлена дорогая и сложная аппаратура, которая требует бережного и аккуратного обращения с компьютером, принтером, сканером.

Поэтому: необходимо бережно обращаться с этой техникой, не спеша, не толкаясь, не задевая столов, входить в кабинет и занимать отведенное место, ничего не трогая на столах.

1.1.2 На рабочем столе установлены основные части персональной ЭВМ - системный блок, клавиатура, мышь, монитор, принтер, сканер. Во время работы электронно-лучевая трубка монитора работает под высоким напряжением. Неправильное обращение с аппаратурой, кабелями, монитором может привести к поражению электрическим током и возгоранию аппаратуры.

Строго запрещается: трогать место подсоединения кабеля. Прикасаться к проводам питания и устройствам заземления. Класть документы и другие предметы на монитор и клавиатуру. Работать во влажной одежде и влажными руками.

1.1.3 При появлении запаха, гари немедленно прекратить работу, выключить аппаратуру и сообщить инструктору по технике безопасности.

1.1.4 Перед началом работы:

а) убедиться в отсутствии видимых повреждений рабочего места

б) необходимо сесть так, чтобы линия взгляда приходилась на середину экрана, чтобы не наклоняться для пользования клавиатуры

в) разместить на столе документы так, чтобы они не мешали при работе на ЭВМ

г) расчехлить машину

Во время работы на ЭВМ

1.1.5 Во время работы персональная ЭВМ электронно-лучевая трубка монитора является источником электромагнитного излучения, которая при работе экрана вредно воздействует на зрение. Вызывает утомление и понижение работоспособности. Поэтому необходимо работать на расстоянии 70 см не сутулясь, не наклоняясь. Люди, которые постоянно носят очки - должны работать в очках.

1.1.6 Работа на ЭВМ требует пристального внимания четких действий и самоконтроля. Поэтому нельзя работать при недостаточном освещении, при плохом самочувствии.

1.1.7 Во время работы:

а) четко выполнять все правила, а также текущие рекомендации.

б) следить за работой аппаратуры и немедленно прекращать работу при появлении звука и самопроизвольного отключения.

в) плавно нажимать на клавиши без резких ударов

г) не пользоваться клавиатурой, если не подключено питание

д) работать на клавиатуре чистыми руками

е) не вставать со своего места, если в кабинет входят посетители

1.1.8 После завершения работы:

а) выключить питание аппаратуры

б) указать в журнале регистрации работы ЭВМ время окончания работы

в) протереть аппаратуру мягкой и чистой губкой

г) зачехлить аппаратуру

1.1.9 Необходимо хорошо знать и выполнять эти правила, чтобы избежать несчастных случаев, успешно овладеть знаниями, умениями и навыками, сберечь государственное имущество. Невыполнение правил грубое нарушение правил и дисциплин.

Заключение

Детально раскрыв свою тему дипломной работы «Создание базы данных. Создание таблиц» я сделал вывод, что в Access база данных - это общее хранилище данных и соответствующих им объектов, а объекты базы данных - это таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Размещено на http://www.allbest.ru/

В некоторых программных продуктах базой данных считается объект, в котором непосредственно хранятся данные; в Access такой объект называется таблицей.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна база данных Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей, которые хранятся в единственном файле с расширением MDB или ADP.

Также я узнал, что в таблице хранятся исходные данные. При воде данных в Access они записываются в таблицу в соответствии с определенным логическим подобием. В таблицах информация организована в виде строк и столбцов. В базах данных содержатся такие объекты, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Создать таблицу можно с помощью режима таблицы, конструктора, мастера таблиц, мастера импортирования таблиц и мастера связей с таблицами. Структура таблицы включает имена полей, типы данных и описания.

Я узнал, что существует десять основных типов полей: Текстовый, Числовой, Денежный, Счетчик, Дата/время, Логический, Поле MEMO, Поле объекта OLE, Мастер подстановки и Гиперссылка.

Каждое поле характеризуется свойствами: Размер поля, Формат поля, Подпись, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Индексированное поле и Сжатие Юникод.

Каждая таблица имеет поле первичного ключа, которое является индексом и должно содержать уникальное значение для каждой записи. Создав структуру таблицы можно переупорядочивать, вставлять, удалять и переименовывать поля.

Используемая литература

1. С.В. Глушаков. А.С. Сурядный «Microsoft Office 2000», Харьков, изд. «Фолио», 2002г

2. Керн Н. Браг. Майкл Р. Ирвин «Microsoft Office 2000. Библия пользователя», Москва, 2001г

3. С.В. Глушаков. Д.В. Ломотько «Базы данных», Харьков, изд. «Фолио», 2003г

4. С.В. Глушаков. А.Л. Клевцов «Базы данных в DELPHI», Харьков, изд. «Фолио», 2004г

5. Журнал “PC Magazine Russian Edition” №7 1994, статья У. Плейна, “Microsoft Access”.

6. Электронная встроенная гипертекстовая справочная система Microsoft Access, файл MSACC20.HLP, 4.7 Мбайта.

Графическая часть на тему: «Создание базы данных. Создание таблиц»

Рис.1 Создание базы данных и файла данных

Рис.2 Файл новой базы данных



Рис.3 Окно пустой базы данных

Рис.4 Диалоговое окно Новая таблица



Рис.5 Окно мастера таблиц

Рис. 6 Окно конструктора таблиц



Рис. 7 Область свойств числового поля

Рис. 8 Окно мастера создания масок ввода

Рис. 9 Вкладка Подстановка поля



Рис. 10 Определение основных параметров в окне

Свойства таблицы

Рис. 11 Окно Архивариус

Рис. 12 Диалоговое окно Вставка таблицы

Размещено на Allbest.ru