Информационная система поддержки центра международного студенческого обмена

ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

ЦМО - центр международного студенческого обмена (International Exchange Student Center).

ПрО - предметная область.

ПО - программное обеспечение.

ИС - информационная система.

UML (Unified Modeling Language) - унифицированный язык моделирования.

IT (Information Technology) - информационные технологии.

PR (Public Relation) - отношения с общественностью.

RUP (Rational Unified Process) - методология разработки программного обеспечения, созданная компанией Rational Software.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

ВВЕДЕНИЕ

1.2 Организационная структура предприятия

В структуре ЦМО, как и во многих других организациях, существуют четко обозначенные подразделения, во главе которых стоит генеральный директор. Основными подразделениями являются: финансовый отдел, бухгалтерия, отдел IT, отдел управления персоналом, отдел программ международного студенческого обмена, PR-отдел, хозяйственный отдел. Каждый отдел возглавляется своим руководителем.

Финансовый отдел возглавляет финансовый директор. В его подчинении находится экономист по планированию. Финансовый отдел занимается финансовыми операциями, подсчетом прибыли, вложенных средств, коммерческими предложениями. Основные направления деятельности финансового отдела:

- финансовый менеджмент. Разработка и внедрение эффективной финансовой системы компании. Осуществление контроля эффективного использования финансовых средств компании. Управление финансовыми потоками. Минимизация издержек.

- финансовое планирование. Осуществление финансового анализа, стратегического и тактического финансового планирования в соответствии с целями и стратегией компании. Создание информационно-аналитической системы планирования и реализации финансовых операций. Финансовый инжиниринг.

- налоги и аудит. Совместно с главным бухгалтером несет ответственность за правильность, своевременность и оптимальность уплаты налогов в соответствии с российским законодательством. Несет ответственность за разработку системы по оптимальному налогообложению, прогнозирует налогооблагаемую базу. Осуществляет внутренний аудит.

Бухгалтерия разделена на группы: касса и сама бухгалтерия. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, имеющий в подчинении двух бухгалтеров и кассира. Касса непосредственно связана с работой наличных денежных средств. Сама же бухгалтерия работает с документальным учётом, учётом хозяйственных средств и объектов учёта.

Отдел IT возглавляет руководитель отдела, в его подчинении находятся системный администратор и программисты-операторы.

Отдел управления персоналом возглавляется специалистом по персоналу, занимается подбором персонала, консультированием желающих устроиться на работу.

В PR-отдел входит PR-специалист, который обеспечивает продвижение ЦМО на рынке услуг.

В подчинении руководителя отдела программ обмена находятся менеджер программы Work&Travel и консультанты Work&Travel и менеджер образовательных программ и подчиненные ему консультанты.

В хозяйственный отдел входит заведующий и уборщица.

Организационная структура предприятия отображена в Приложении 1.

1.3 Документы

В процессе осуществления профессиональной деятельности в ЦМО используются следующие документы:

- договора с клиентами;

- договор об оказании тестирования и информационных услуг;

- договор об оказании услуг;

- договор со спонсорской организацией;

- акт об оказании услуг;

- квитанции об оплате услуг;

- кассовые чеки.

Также ЦМО занимается подготовкой документов, которые требует Спонсорская организация и Консульство Соединенных Штатов Америки.

1.4 Бизнес-процессы

В ходе обследования деятельности по обслуживанию клиентов ЦМО были выявлены следующие основные процессы:

- проведение презентаций для ознакомления потенциальных клиентов с предоставляемыми программами.

- проведение тестирования клиента для выявления уровня знания английского языка; на основании тестирования определяется, может ли клиент участвовать в программе.

- предоставление информационных услуг клиенту.

- подготовка документов, требуемых Консульством Соединенных Штатов Америки (для визы J-1) и Спонсорской организацией (для работодателей).

- оплата клиентом услуг, клиенту предоставляется кассовый чек об оплате.

- предоставление клиенту предложения о работе и данных о работодателе.

2 КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

На основе предметной области, представленной в Разделе 1, приведем ряд необходимых высказываний.

Таблица 1 - Перечень необходимых высказываний о предметной области

Необходимые высказывания, приведенные в Таблице 1, будут представлены UML-диаграммами:

- диаграммой вариантов использования, моделирующих функциональную (процессную) структуру ПрО посредством вариантов использования и отношений между ними;

- диаграммой активности, моделирующих алгоритмы ключевых процессов ПрО средствами вариантов использования;

- диаграммой классов, моделирующих отношения ключевых объектов средствами диаграмм классов.

Модель ПрО содержит ключевые понятия проектируемой системы:

1. ЦМО - агент Спонсорской организации, действующий в интересах и от имени Спонсора.

2. Менеджер программ по обмену студентами - сотрудник ЦМО, осуществляющий работу со Спонсором.

3. Спонсор - внешняя организация, непосредственно отвечающая за реализацию и проведение Программы на территории другой страны, обладающая всеми необходимыми разрешениями уполномоченных органов государственной власти другой страны; создана, чтобы способствовать укреплению взаимопонимания, дружбы и образования путем программ по обмену студентами.

4. Программа - программа международного студенческого обмена.

5. Консультант - сотрудник ЦМО, предоставляющий информационные услуги клиенту.

6. Клиент - человек, желающий получить услуги, предоставляемые ЦМО.

7. Кассир - сотрудник компании, осуществляющий оплату услуг в ЦМО.

8. Чек - бумажный документ, выдаваемый клиенту после оплаты услуги.

9. Лицевой счет - счет в банке для перевода денег спонсорской организации при оплате заказанных услуг.

10. Договор - бумажный документ, подтверждающий исполнение Клиентом и ЦМО соответствующих обязательств.

11. Акт об указании услуг - бумажный документ, подтверждающий, что все услуги по договору оказаны в полном объеме и надлежащим образом.

12. Офис ЦМО - место предоставления информационных услуг клиенту и заключения договоров.

13. Торговая операция - продажа услуги клиентам.

На Рис. 1 представлена диаграмма вариантов использования, представляющая процессную модель ПрО.

Рисунок 1 - Диаграмма вариантов использования

Моделирование отношений ключевых объектов ПрО, выполненное посредством диаграммы классов (Рис. 2), отражает объекты, на основе которых определяются основные понятия концепции ИС.

Рисунок 3 - Диаграмма классов объектов ПрО

Пооперационное моделирование процесса заключения договора на услуги, выполненное посредством диаграммы активности (Рис. 3), отражает потоки управления, т.е. последовательность выполнения операций или бизнес-логику.

Рисунок 3 - Диаграмма активности, моделирующая процесс заключения договора на услуги

3 ПРОБЛЕМЫ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И КОНЦЕПЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Проблемы предметной области

В данном разделе будет проведен предметный анализ предметной области. Проблемный анализ должен осуществляться с точки зрения менеджеров ЦМО, которые заинтересованы в решение ряда проблем управления производством путем применения ИС.

Необходимо помнить, что цель курсового проекта - проект ИС, которая посредством своих функциональных возможностей решает полностью или частично существующие при выполнении бизнес-процессов проблемы.

Под проблемой понимается некоторое препятствие, которое либо стоит на пути достижения цели, либо требует дополнительных ресурсов для ее достижения (под целью понимают выполнение бизнес-плана).

Исходным материалом для проблемного анализа ПрО являются диаграммы модели ПрО, разработанные в результате решения задачи концептуального моделирования ПрО (см. Раздел 2). Основной диаграммой, которую необходимо анализировать на предмет выявления проблем, является диаграмма активности, раскрывающая ключевые варианты использования ПрО. В процессе анализа диаграммы активности необходимо определить потоки управления бизнес-процессов, информационные потоки и материальные потоки. На основе полученных знаний будут определены препятствия, которые существуют при движении информации (в информационных потоках), которые сказываются на эффективности выполнения бизнес-процесса (варианта использования) или вообще препятствуют получению его выходного результата.

Результат проблемного анализа - перечень проблем и их краткое описание - служит исходным материалом для разработки концепции ИС.

В результате анализа диаграмм модели ПрО (Рис. 1 - Рис. 3) были определены следующие проблемы:

1. Необоснованные затраты времени кассира на ввод кода услуги и номера квитанции в кассовый аппарат.

2. Высокая вероятность ошибок ручного ввода кода услуги и номера квитанции, что приводит к затратам времени на их устранение.

3. Данные чека несут мало информации и остаются на бумажном носителе в кассовом аппарате, что затрудняет получение оперативных данных о заключении сделок.

3.2 Концепция информационной системы

Концепцию ИС иногда называют моделью требований или моделью желаемого результата. Содержание концепции (модели желаемого результата), используемой в процессе проектирования курсового проекта, определяет первую модель ИС и упрощенно выполняет функции технического задания и описания постановки задач.

Концепция ИС содержит набор требований, сгруппированный в три подраздела:

- основные понятия, которые должна использовать в процессе функционирования ИС;

- функциональные требования (или функциональные возможности), которыми должна удовлетворять (обладать) ИС для того, чтобы успешно решать проблемы;

- нефункциональные требования, которые определяют другие аспекты построения ИС (режимы работы, среда разработки, типовую архитектуру, используемые форматы данных и т.п.).

3.2.1 Основные понятия

В данном разделе будут приведены определения основных понятий, которые должны использоваться для описания функционирования и разработки ИС. Перечень основных понятий и их определения являются результатом следующих взаимосвязанных работ:

1) анализа перечня и определений основных понятий, выделенных при решении задачи концептуального моделирования ПрО;

2) анализа типовых понятий и средств, используемых информационными технологиями для информационной поддержки (автоматизации бизнес-процессов).

Основные понятия:

1. Консультант - сотрудник ЦМО, предоставляющий информационные услуги клиенту.

2. Спонсор - внешняя организация, непосредственно отвечающая за реализацию и проведение Программы на территории другой страны, обладающая всеми необходимыми разрешениями уполномоченных органов государственной власти другой страны; создана, чтобы способствовать укреплению взаимопонимания, дружбы и образования путем программ по обмену студентами.

3. Клиент - потребитель услуг в ЦМО.

4. Кассир - сотрудник компании, осуществляющий оплату услуг в ЦМО.

5. Программа - программа международного студенческого обмена.

6. Квитанция - документ, выдаваемый клиенту, подтверждающий сумму оплаты.

7. Код услуги - уникальный номер, присвоенный услуге.

8. Брошюра - книжное издание небольшого объема, содержащее рекламную информацию об предоставляемых услугах.

9. Чек - бумажный документ, выдаваемый клиенту после оплаты услуги.

10. Договор - бумажный документ, подтверждающий исполнение Клиентом и ЦМО соответствующих обязательств.

3.2.2 Функциональные требования

- возможность расширения системы;

- безопасность работы информационной системы, т.е. создание списка сотрудников и соответствующих прав доступа;

- использование современного аппаратного обеспечения;

- удобный интуитивно-понятный интерфейс

4 КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Таблица 2 - Назначение классов концептуальной модели