Содержание

Введение

1. Создание базы данных

1.1 Структуры таблиц

1.2 Связи таблиц

1.3 Ввод данных в таблицу

2. Построение запросов

2.1 Запрос на поиск по фамилии исполнителя, по названию

2.2 Запрос на поиск списка утерянных и отсутствующих носителей с вычислением их общей стоимости

2.3 Запрос на удаление информации о потерянных носителях

3. Разработка отчетов по таблицам и запросу поиска утерянных носителей

4. Автоматизация работы с базой данных с помощью макросов

5. Список литературы

Введение

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

Access- это, прежде всего, система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. Система Access- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования.

1. Создание базы данных

Проектируется база данных с информацией о носителях (название альбома ключевое поле, год выпуска, стоимость, наличие и др.), и исполнителях с названием песен (в качестве кода, название альбома). Учитывая то, что в библиотеке может быть несколько произведений одного исполнителя, используется реляционную модель данных.

1.1 Структуры таблиц

В таблицах хранится основная информация, имеющиеся в базе данных. Создание базы данных начинается с проектирования структуры таблицы в режиме конструктора, имен полей и типов данных, которые будут в них храниться.

Наша база данных будет состоять из двух таблиц: «Носители» (на каждом носителе свой альбом) и «исполнители».

Создается структура таблицы «Носители» согласно рисунку 1.

Рисунок 1.

Затем поле «альбом» делается ключевым, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2.

Для того чтобы можно было вызывать контекстное меню и изменять состояние альбома делается следующее:

Во вкладке «Общие» в строке «Подпись» вписывается имя поля. Во вкладке «подстановка» в строке «Источник строк» вписывается имена пунктов меню, рисунок 3.

Рисунок 3.

Должно получится следующее, рисунок 4.

Рисунок 4.

1.2 Связи таблиц

Связь между таблицами осуществляется по ключевым полям, в нашем случае это название альбома, которое присутствует в обеих таблицах (можно использовать код, но при этом будет создано ещё одно поле). Создаётся связь один-ко-многим, и перед «Обеспечение целостности данных» ставится галочка, рисунок 5.

Рисунок 5.

1.3 Ввод данных в таблицу

Для ввода данных в таблицу необходимо открыть её и ввести данные, рисунок 6.

Рисунок 6.

После создания связей таблиц, данные в таблицу можно вносить в одну таблицу «носители», а добавляться будет в обе, рисунок 7.

Рисунок 7.

2. Построение запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

2.1 Запрос на поиск по фамилии исполнителя, по названию

Для создания запроса необходимо перейти на вкладку «Запросы» и выбрать способ создания в режиме конструктора. Далее выбирается таблица «исполнители», «добавить», «закрыть» и оформить запрос, как представлено на рисунке 8.

Рисунок 8.

2.2 Запрос на поиск списка утерянных и отсутствующих носителей с вычислением их общей стоимости

Для создания запроса необходимо перейти на вкладку «Запросы» и выбрать способ создания в режиме конструктора. Далее выбрать таблицу «носители» и оформить запрос, как представлено на рисунке 9.

Рисунок 9.

Затем вызвать контекстное меню запроса, выбрать пункт Свойства и установить режим по умолчанию Сводная таблица, рисунок 10.

Рисунок 10.

При первом запуске добавить все необходимые поля, щелкнуть по полю «Стоимость» правой кнопкой, выбрать пункт меню Автовычисления -Сумма, рисунок 11. После этого сохранить созданный макет таблицы.

Рисунок 11.

2.3 Запрос на удаление информации о потерянных носителях

С помощью запроса на удаление можно удалять информацию отобранную по определённым критериям. В данном случае осуществляется отбор и удаление утерянных носителей. Очень важно, если удаляется информация из нескольких таблиц, правильно настроить связь между таблицами. В схеме данных выбирается изменение связи и напротив «каскадное удаление связанных записей» ставится галочка. То же самое можно сделать при создании связи между таблицами, рисунок 12.

Рисунок 12.

Создание запроса показано на рисунке 13, выбирается таблица, тип запроса «удаление» и столбец по которому будет осуществляться отбор условия «Утерян».

Рисунок 13.

3. Разработка отчетов по таблицам и запросу поиска утерянных носителей

В отчете располагается информация из таблиц в удобной для пользователя форме. Существует два способа составления отчета, с помощью мастера или с помощью конструктора отчетов. Легче всего создавать отчет с помощью мастера, где используется способ диалога с пользователем.

В первом поле выбирается запрос или таблица, по которой будет создан отчет, рисунок 12. Добавляются нужные поля и далее, по усмотрению пользователя, поля группируются, рисунок 13.

Рисунок 12.

Рисунок 13.

Затем выбирается сортировка, макет, стиль заголовка и отчета. После задается имя. Редактировать пунктов отчета можно через «конструктор», рисунок 14.

Рисунок 14.

При создании отчета «утерянных носителей с общей стоимостью» из списка полей добавляется пункт «стоимость» в поле «примечание отчета». Слева пишется имя пункта, а справа вводится формула, рисунок 15.

Рисунок 15.

Созданные отчеты по таблицам представлены ниже на рисунке 16.

Рисунок 16.

4. Автоматизация работы с базой данных с помощью макросов

С помощью макросов можно выполнять сразу несколько команд. Для самого простого создания макроса необходимо выполнить операции показанные на рисунке 17.

Рисунок 17.

В появившемся окне выбирается макрокоманда, рисунок 18.

Рисунок 18.

В нижней части окна выбирается имя таблицы, запроса или отчета и режимы, рисунок 19.

Рисунок 19.

При создании макроса для запроса «Утерянные и отсутствующе носители с вычислением общей стоимости» необходимо выбрать режим «Сводная таблица», иначе макрос не выполнится полностью, потому что при выполнении этого запроса используется открытие сводной таблицы, рисунок 20.

Рисунок 20.

Так же уже готовые макрокоманды вставляются в формы или создаются в них, рисунок 21.

Рисунок 21.

Список литературы

1. РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ПРИЛОЖЕНИЯХ ЭЛЕКТРОННОГО ОФИСА. Учебно-методическое пособие А.В. Кибардин. Научный редактор - проф., д-р тех. Наук С.Л. Гольдштейн. Екатеринбург 2005

2. Справка Microsoft Office Access.