Функции MS Exsel

13

Институт экономики, управления и права (г.Казань)

Экономический факультет

Контрольная работа

По Информатике

тема «Функции MS Exsel»

Казань - 2009

Содержание

1. Назначение и функциональные возможности электронных таблиц

2. Основные элементы окна MS Exsel

3. Структура электронных таблиц

4. Способы адресации ячеек

5. Функции рабочего листа

6. Возможные ошибки при использовании функций в формулах

Список использованной литературы

1. Назначение и функциональные возможности электронных таблиц

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) - одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

2. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

3. Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

4. Способы адресации ячеек

В MS Excel имеются три способа адресации ячеек: относительная, как показано выше (A7), абсолютная и смешанная. Признаком абсолютной адресации является знак $.

Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то это будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек).

Если знак $ предшествует имени столбца $B7, то это будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23, то это будет абсолютный адреса строки. Это примеры смешанной адресации.

Для изменения способа адресации при редактировании формулы нужно выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. При одном нажатии будет абсолютный адрес ячейки. При двух нажатиях будет абсолютный адрес строки. При трёх нажатиях будет абсолютный адрес столбца. При четырёх нажатиях будет относительный адрес ячейки.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих основных типов: число, дата и время, текст или формула, а также оставаться пустой.

5. Функции рабочего листа

Вычисления в таблицах процессора MS Excel осуществляется при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединённые знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий (операций). Если ячейка содержит формулу, то в ней отображается текущий результат вычисления по этой формуле. Если сделать ячейку текущей (активной), то формула отобразится в строке формул.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10. инженерные функции;

11. внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

Все или почти все функции могут быть введены следующими способами:

1. Запись функции непосредственно в ячейку рабочего листа. При этом значения аргументов (параметров) функции могут вводиться в виде конкретных чисел, если параметр имеет одно значение, или в виде адресов ячеек, в которых предварительно записаны значения этих параметров. Если параметр имеет несколько значений, то он записывается в виде диапазона ячеек.

2. Использование мастера функций (кнопка f_x на строке формул). Для этого надо щёлкнуть мышкой по этой кнопке. В появившемся диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 выбрать нужную категорию функций в окне Категория:, а затем выбрать нужную функцию в окне Выберите функцию: и щёлкнуть мышкой по кнопке OK. Дальше действовать согласно инструкциям, сопровождающим ввод. Данный пункт изложен применительно к MS Excel 2003. Аналогичные действия применительно к MS Excel 2000 имеют следующую редакцию:

3. Использование готовой формы для вычисления функции. Для этого надо щёлкнуть мышкой по кнопке Изменить формулу на строке формул. На кнопке имеется символ <=>. Затем щёлкнуть мышкой по стрелке (маленький черный треугольник вершиной вниз) справа от окна Имя. В результате этого действия раскроется список с именами 10 функций, использовавшихся ранее, и строка Другие функции…. Если нужная функция есть в списке, то надо встать на строку с именем этой функции и щёлкнуть мышкой. Если нужной функции нет в списке, то надо встать на строку Другие функции … и щёлкнуть мышкой. В появившейся форме Мастер функций - шаг 1 из 2 выбрать нужную категорию функций в окне Категория:, а затем выбрать нужную функцию в окне Функция: и щёлкнуть мышкой по кнопке OK. Дальше действовать согласно предписаниям.

MS Excel обладает обширной справочной системой, поэтому нет необходимости приводить полное описание всех функций. Приведем информацию лишь по основным встроенным функциям, которые могут понадобиться при выполнении контрольных заданий.

Математические (арифметические и тригонометрические) функции :

ABS(x) - возвращает значение модуля числа x.

ACOS(x) - возвращает значение арккосинуса числа х. Арккосинус числа - это угол, косинус которого равен числу х. Угол определяется в радианах в интервале от 0 до p .

ASIN(x) - возвращает значение арксинуса числа х. Арксинус числа - это угол, синус которого равен числу х. Угол определяется в радианах в интервале от - p /2 до p /2.

ATAN(x) - возвращает значение арктангенса числа х. Арктангенс числа - это угол, тангенс которого равен числу х. Угол определяется в радианах в интервале от - p /2 до p /2.

COS(x) - возвращает значение косинуса числа х.

EXP(x) - возвращает значение числа е, возведённого в степень х. Число е=2,71828182845904 - основание натурального логарифма.

LN(x) - возвращает значение натурального логарифма числа х.

LOG10(x) - возвращает значение десятичного логарифма числа х.

SIN(x) - возвращает значение синуса числа х.

TAN(x) - возвращает значение тангенса числа х.

КОРЕНЬ(х) - возвращает положительное значение квадратного корня из числа х.

ПИ() - возвращает значение числа p =3,14159265358979 с точностью до 15 цифр, однако в настоящее время эта точность достигнута до 3 триллионов цифр.

РАДИАНЫ(угол) - преобразует угол из градусов в радианы. РЯД.СУММ(x; n; m; коэффициенты) - возвращает значение суммы степенного ряда, где: x - значение переменной степенного ряда; n - показатель степени х для первого члена степенного ряда; m - шаг, на который изменяется показатель степени n для каждого следующего члена степенного ряда; коэффициенты - это числа при соответствующих членах степенного ряда, записанные в определённые ячейки рабочего листа. В функции они задаются в виде диапазона ячеек, например, A2:A6.

Пример:

=РЯД.СУММ(B2;B3;B4;B5:B10)

Здесь в ячейках B2:B10 записаны значения соответствующих параметров функции.

СТЕПЕНЬ(число; степень) - возвращает результат возведения числа в степень.

СУММ(число1;число2;…;числоN) - суммирует все числа, заданные аргументами, в качестве которых могут использоваться и интервалы ячеек.

ФАКТР(число) - возвращает факториал числа. Факториал числа n - n!=1 ? 2 ? 3 ? … ? n.

Статистические функции

МАКС(число1;число2;…;числоN) - возвращает максимальное число из списка аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

МИН(число1;число2;…;числоN) - возвращает минимальное число из списка аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

СРЗНАЧ(число1;число2;…;числоN) - возвращает среднее арифметическое значение своих аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

Логические функции

И (логическое_значение1;логическое_значение2;…) - возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА. Если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ, тогда возвращается ЛОЖЬ. Логическое_значение1;логическое_значение2;… - это от 1 до 30 проверяемых условий.

Примеры: =И(2+3=5;3+4=7) равняется ИСТИНА. =И(5 < A1;A1< 50) равняется ИСТИНА, если ячейка А1 содержит число между 5 и 50.

ИЛИ (логическое_значение1;логическое_значение2;…) - возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА. Если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ, тогда возвращается ЛОЖЬ. Логическое_значение1;логическое_значение2;… - это от 1 до 30 проверяемых условий.

Примеры: =ИЛИ(2+2=5;3+4=7) равняется ИСТИНА. = ИЛИ (2+2=5; 3+5=7) равняется ЛОЖЬ. НЕ (логическое значение) - меняет на противоположное логическое значение своего аргумента.

Пример: = НЕ (1+1=2) равняется ЛОЖЬ. ЕСЛИ (логическое_выражение; 1(если_ИСТИНА);2(если_ЛОЖЬ))

Пример:

Допустим, надо вычислить значение функции ln(x) от х= -0,5 до 1,5 с шагом изменения аргумента х, равным 0,5. Значения аргумента х записаны в ячейках A3:A7. Известно, что логарифм отрицательного аргумента и нуля не существует (не определён), тогда функция ЕСЛИ() будет иметь вид:

=ЕСЛИ(A3>0;LN(A3);”Не сущ.”)

В качестве аргументов функции ЕСЛИ() могут выступать и другие функции ЕСЛИ(), то есть вложенные функции. При этом для всех функций ЕСЛИ() закрывающие скобки записываются в конце всего выражения.

Функции ссылок

СТОЛБЕЦ() - возвращает номер столбца рабочего листа, в ячейке которого введена эта функция.

СТОЛБЕЦ(ссылка) - возвращает номер столбца, определяемого ссылкой. Ссылка - это адрес ячейки или диапазона ячеек, для которых определяется номер столбца.

СТРОКА() - возвращает номер строки рабочего листа, в ячейке которой введена эта функция.

СТРОКА(ссылка) - возвращает номер строки, определяемой ссылкой. Ссылка - это адрес ячейки или диапазона ячеек, для которых определяется номер строки.

6. Возможные ошибки при использовании функций в формулах

В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1. #ИМЯ? - неправильно введено имя функции или адрес ячейки.

2. #ДЕЛ/0! - значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3. #ЧИСЛО! - значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .

4. #ЗНАЧ! - параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.

5. #ССЫЛКА! - неверная ссылка на ячейку.

Список использованной литературы

1. Макарова Н.В. Информатика. Практикум и технология работы на компьютере.Москва, 2000.

2. Холмогоров В. Секреты работы в WINDOWS. Издательство «Клуб семейного досуга». Харьков. Белгород, 2009.

3. Коуров Л.В. Информационные технологии. «Амалфея», Минск, 2000.