Архитектура экономических информационных систем

13

Содержание

Введение

Архитектура экономических информационных систем (функциональные и обеспечивающие подсистемы)

Практическая часть

Заключение

Список литературы

Введение

Информационные технологии - процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Развитие информационных технологий, как элемента управления экономикой страны, тесно связано с изменениями, происходящих в различных отраслях производства и экономики. Перемены в экономике страны происходят как на микроэкономическом уровне (на различных предприятиях страны), так и на макроэкономическом уровне (в отраслях экономики).

Организация информационных технологий управления является необходимым условием функционирования рыночной экономики на современном этапе развития страны. При этом большое значение имеет их исполнение в управлении предприятием, бухгалтерском учете, статистике, банковском деле, налогообложении, в социальной сфере, и т.д.

Основная задача информационных технологий управления - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Архитектура экономических информационных систем (функциональные и обеспечивающие подсистемы)

Методологическую основу проектирования ЭИС составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели.

Для системы характерно изменение состояний объектов, которые с течением времени происходят в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой.

В результате такого поведения системы важно соблюдение следующих принципов:

* эмерджентности, то есть целостности системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных объектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;

* гомеостазиса, то есть обеспечения устойчивого функционирования

системы и достижения общей цели;

* адаптивности к изменениям внешней среды и управляемости посредством воздействия на элементы системы;

* обучаемости путем изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

С позиций кибернетики процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

Структура экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.) с позиции кибернетики выглядит как основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления и связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС).

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и др. отделы), осуществляющих следующие функции управления:

* планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

* учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

* контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

* оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

* анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

ИП 1 - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП 2 - информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИП З - информационный поток из системы управления на объект управления

(прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП 4 - информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системы (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услуг) в результате выполнения хозяйственных процессов.

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

* полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

* своевременность предоставления информации;

* обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

* экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

* адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

В соответствии с характером обработки информации в ЭИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем:

* системы обработки данных (ЕDP - electronic data processing);

* информационной системы управления (МIS - management information system);

* системы поддержки принятия решений (DSS - decision support system).

Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней, и реализует регистрацию и обработку событий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например, анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например, свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющих стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.

Идеальной считается ЭИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.

Корпоративная (интегрированная) ЭИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая ЭИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.

Локальная ЭИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая ЭИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.

Одним из основных свойств ЭИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения разработки и эксплуатации ЭИС, к которым относятся:

· Упрощение разработки и модернизации ЭИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;

· Упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;

· Упрощение эксплуатации ЭИС вследствие специализации работников предметной области.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы ЭИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких, как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.

Практическая часть

Постановка задачи

1. Создайте базу данных «Заказы» в соответствии с приложением 3, установите связи между таблицами базы данных.

2. Создайте запросы к базе данных для оперативного получения следующей информации:

· Есть ли у нас клиенты в Москве?

· Сколько раз в течение февраля-марта 2002 г. Товары отпускались в день поступления оплаты?

· Кто из наших клиентов оплачивал заказы по карточке в январе 2002 г.?

Создайте базу данных «Заказы». Включите в нее следующие таблицы:

1. Таблица «Города», первичный ключ «КодГорода»

2. Таблица «Клиенты», первичный ключ «КодКлиента», вторичный ключ «КодГорода»

3. Таблица «Заказы», первичный ключ «КодЗаказа», вторичный ключ «КодКлиента»

Порядок выполнения задания

1. Подготовка к работе.

1. Запустили программу Microsoft Access.

2. Создали новую базу данных с именем Заказы.

2. Создание структур таблиц.

Создали структуру таблицы Города. Для этого:

• на вкладке Таблицы нажали кнопку Создать и выбрали способ создания Конструктор;

• ввели следующие имена полей и соответствующие им типы данных:

• поле КодГорода назначили ключевым. Для этого установили табличный курсор в это поле и на панели инструментов нажали клавишу ;

• сохранили структуру таблицы Для этого достаточно закрыть окно конструктора таблицы.. На экран было выведено предложение ввести имя таблицы. Ввели ее название - ГОРОДА.

Выполнив аналогичные действия, создайте в режиме Конструктор таблицу КЛИЕНТЫ. Назначили поле КодКлиента ключевым.

И, наконец, создали последнюю таблицу с именем ЗАКАЗЫ. Назначили поле КодЗаказа ключевым.

3. Связывание таблиц.

Для того чтобы, установить связи между таблицами, необходимо вызвать меню Сервис/Схема данных. Затем выделить и добавить в схему данных все три таблицы. Для указания связи нужно с помощью мыши перетащить ключевое поле из одной таблицы в соответствующее поле другой таблицы.

Для всех таблиц установили связь один-ко-многим. Включили признак Обеспечение целостности данных. Если наложены условия целостности данных, в связанную таблицу нельзя будет добавлять записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице. И наоборот, нельзя удалить или изменить записи в главной таблице, для которых есть соответствующие в связанной таблице. Установили флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда любое изменение значения в главной таблице приведет к автоматическому изменению соответствующих значений в связанных таблицах, поэтому целостность данных не будет нарушена.

Закрыли окно Схема данных, сохранив изменения.

4. Заполнение таблиц данными.

Заполнили таблицы данными в соответствии с заданием. Для того чтобы перейти в режим ввода данных, нажали кнопку Открыть на вкладке Таблицы.

5. Формирование запросов.

Перешли на вкладку Запрос и создали запрос в режиме Конструктор. В меню Добавление таблицы выделили необходимые таблицы и нажали кнопку Добавить. Закрыли диалоговое окно. Заполнили бланк запроса, перетаскивая имена необходимых полей с помощью мыши из таблиц в бланк запроса. Определили в запросе условие отбора. Просмотреть результаты запроса можно в меню Запрос/Запуск или, нажав соответствующую кнопку с красным восклицательным знаком.

Запрос 1. Есть ли у нас клиенты в Москве?

Конструктор запроса:

Результат выполнение запроса:

Запрос 2. Сколько раз в течение февраля-марта 2002 г. Товары отпускались в день поступления оплаты?

Конструктор запроса:

Результат выполнение запроса:

Запрос 3. Кто из наших клиентов оплачивал заказы по карточке в январе 2002 г.?

Конструктор запроса:

Результат выполнение запроса:

На этом выполнение практической части контрольной работы можно считать законченным.

Заключение

Сегодня управление организацией, если она хоть сколько-нибудь вышла за рамки кустарной мастерской, без применения информационных технологий не то, что не эффективно, но просто невозможно. Сегодня фирма может не иметь своего офиса, но ей просто необходимо иметь собственный e-mail - адрес. Скорость принятия решений в современном мире играет решающее значение, особенно это касается решений управленческих. От того насколько быстро организация среагирует на изменение во внешних или внутренних условиях зависит само дальнейшее существование этой организации. Повысить оперативность, достоверность и полноту информации позволяют современные информационные технологии.

Каждый день создается новое программное решение в чем-то опережающее своих предшественников. Задача управляющего следить за новыми технологиями и внедрять их в своей организации по мере необходимости.

Список литературы

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. - СПб.: СПбГУ

2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000

3. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.

4. Информационные технологии управления