Создание и проектирование базы данных

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИМОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ КОЛЛЕДЖ

Курсовая работа

по дисциплинам: «Базы данных и Программное обеспечение»

Тема: Создание и проектирование базы данных «ГСМ»

Выполнил студент группы 153

Воробьёва Оксана Александровна

Проверил:

Зарубина Людмила Леонидовна

2009



Содержание

Введение

Глава 1. Создание и проектирование базы данных «ГСМ»

1.1 Программное обеспечение

1.2 Особенности используемого программного обеспечения

1.3 Проектирование базы данных

1.4 Технологическая карта пользователя

Вывод

Список литературы

Приложение



Введение

За последние годы в нашей стране произошли значительные перемены, которые не могли не затронуть область информатики и вычислительной техники.

Всего каких-нибудь десять лет назад работа с базами данных и электронными таблицами была уделом профессиональных программистов. Сами системы не предназначены для широкого пользования. Их основным потребителем был военно-промышленный комплекс.

С появлением огромного числа банков, акционерных обществ и частных компаний ситуация резко изменилась.

В настоящее время обработка и хранение информации не является чисто умозрительной задачей. Потеря информации или ее несвоевременное получение могут обернуться потерей денег.

Именно этими обстоятельствами можно объяснить столь бурный рост компьютерной техники и стремительное развитие электронных таблиц систем управления базами данных (СУБД) в нашей стране и за рубежом.

Для оперативного, гибкого и эффективного управления предприятиями, фирмами и организациями различных форм собственности, телекоммуникационными средствами гражданского и военного назначения, информационно-вычислительной, экологическими, радиолокационными и радионавигационными системами широко внедряются системы автоматизированного управления, ядром которых являются базы данных (БД).

При большом объеме информации и сложности, производимых с ней операций, проблема эффективности средств организации хранения, доступа и обработки данных приобретает особое значение.

Учитывая важность и значимость баз данных в современной жизни, весьма серьезные требования предъявляются к квалификации специалистов, создающих приложения на их основе.

Предметная область - это часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и, в конечном счете, автоматизации.

Предметной областью базы, которую я создала, являются горюче-смазочные материалы (в дальнейшем ГСМ).

Под ГСМ понимают автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельные и автотранспортные масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а так же другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов и специальных автомобилей).

Акционерное общество закрытого типа «Малино» зарегистрировано 5 января 1993 г., Ступинским городским Советом народных депутатов Московской области, рег. № 0314 серия VI, как правопреемник реорганизованного совхоза «Малино», с 11 апреля 2002 г. переименовано в ЗАО «Малино».

Предприятие расположено на территории с. Березнецово, улица Центральная.

Как сельхозпредприятие ЗАО «Малино» организованно в 1931 году со специализацией: картофелеводство, овощеводство, садоводство, молочно-мясное производство, с 1980 года основное направление - молочное производство и реализация молока.

В настоящее время хозяйство специализируется на разведении скота джерсейской породы и их помесей с другими породам, характеризирующиеся высоким содержанием жира и белка в молоке.

Анализируя деятельность предприятия, я сделала вывод, что в процессе его деятельности данная организация использует в большом количестве автотранспорт и, следовательно, необходимо вести учет ГСМ, а в частности его нормативный расход и оценку себестоимости топлива. Поэтому задачами данной работы является автоматизация расчета фактического расхода топлива на автотранспорт, с целью получения информации о том, эффективно ли работает автотранспорт и сколько топлива соответственно следует выдавать водителю автомобиля, в расчете на то, чтобы транспорт доехал до места назначения и вернулся обратно. Это позволит более быстро, удобно и просто рассчитать расход топлива и упростит работу бухгалтера. Так же задачей является автоматизация расчета средней себестоимости топлива, для того, чтобы сотрудник бухгалтерии не тратил много времени на этот расчет и не допустил ошибки при подсчетах.



Глава 1. Создание и проектирование базы данных «ГСМ»

1.1 Программное обеспечение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление - применение вычислительной техники для выполнения вычислительных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно произвести вручную.

Второе направление - это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах. В самом широком смысле информационная система представляет собой программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надежного хранения информации в памяти компьютера, выполнении специфических для данного приложения преобразований информации и/или вычислений, предоставлении пользователям удобного и легкого осваиваемого интерфейса.

На данном предприятии используются ЭВМ четвертого поколения, с операционной системой Windows XP Professional и Office 2007. Так же все программы переустанавливаются при появлении новой и обновленной версии.

Основу любой информационной системы составляет база данных - это набор данных, которые организованны специальным образом.

Информационные системы ориентированы главным образом на хранение, выбор и модификацию постоянно существующей информации. Структура информации зачастую очень сложна, и хотя структуры данных различны в разных информационных системах, между ними часто бывает много общего.

Стремление выделить и обобщить общую часть информационных систем, ответственную за управление сложно структурированными данными, явилось причиной создания систем управления базами данных - СУБД.

					КР БД ПО 080110 группа 153№ зачётной книжки 7065
Изм	Лист	№ документа	Подпись	Дата
Разработ.	Воробьвва О.А.			Создание и проектирование базы данных «ГСМ»	Лит.	Лист	Листов
Консульт.	Зарубина Л.Л.
Руковод.	Зарубина Л.Л.				МОГАДК
Н. контр.
Утв.

Соответственно СУБД - это инструментальная оболочка пользователя. Ввиду того, что такая среда ориентирована на немедленное удовлетворение его запросов, это всегда система-интерпретатор. Наличие в СУБД языка программирования позволяет создавать сложные системы обработки данных, ориентированные под конкретные задачи и под конкретного пользователя.

СУБД Access имеет достаточно скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета Microsoft Office. Набор команд и функций, предлагаемых разработчиками программных продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. В Access поддерживаются разнообразные всплывающие и многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управление цветами, настройка принтера, данные могут быть представлены в виде электронных таблиц и т.д. система так же обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык управления запросами SQL, имеет встроенный язык Visual Basic for Applications (VBA), хорошо работает в сети. СУБД Access позволяет использовать другие компоненты пакета Microsoft Office.



1.2 Особенности используемого программного обеспечения

Для данной работы я выбрала именно эту программу, так как считаю, что она позволит более наглядно видеть производимые операции, и она более удобна для дальнейшей эксплуатации базы данных.

По структурной организации, созданная мной база данных является реляционной, т. е. это такая база данных, которая состоит из отношений. Модель опирается на систему понятий реляционной алгебры, важнейшие из которых: таблица, трока, столбец, отношение и первичный ключ, а все операции сводятся к манипуляциям с таблицами.

В реляционной модели информация представляется в виде прямоугольных таблиц. Каждая таблица состоит из строк и столбцов и имеет имя, уникальное внутри базы данных.

					КР БД ПО 080110 группа 153№ зачётной книжки 7065	Лист
Изм	Лист	№ документа	Подпись	Дата

Таблица - отражает объект реального мира - сущность, а каждая ее строка (запись) отражает один конкретный экземпляр объекта - экземпляр сущности.

Сущность - реальный либо воображаемый объект, имеющий существенное значение для рассматриваемой предметной области, информация о котором подлежит хранению. Сущностью в данной базе являются ГСМ. Экземпляром сущности являются отдельные виды ГСМ, например бензин.

Атрибут - любая характеристика сущности, значимая для рассматриваемой предметной области. Атрибутом сущности ГСМ, например, можно назвать, плотность, цвет, норма расхода.

Каждый столбец таблицы имеет уникальное для своей таблицы имя. Столбцы расположены в таблице в соответствии с порядком следования их имен при ее создании. Таблица не может иметь менее одного столбца.

В отличие от столбцов строки не имеют имен, порядок их следования в таблице не определен, а количество логически не ограниченно.

В каждой таблице реляционной модели должен быть столбец или совокупность столбцов, значение которых однозначно идентифицируют каждую строку таблицы. Этот столбец или их совокупность называется первичным ключом таблицы. Если он не был задан вручную, то машина автоматически его ставит.

Если таблица удовлетворяет требованию уникальности первичного ключа, она называется отношением. В реляционной модели все таблицы должны быть преобразованы в отношения. Отношения связаны между собой. Эти связи отражаются на схеме данных и поддерживаются внешними ключами. Внешний ключ - это столбец (совокупность столбцов), значение которого однозначно характеризует значение первичного ключа отношения (таблицы).

Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных (Рис.1), которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Причем, для связей типа «один к одному» и «один ко многим», можно задать параметр обеспечения целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей.



Рис. 1 Схема данных

В данной базе используется связь вида «один ко многим» (1:М). Она означает, что каждому экземпляру первого объекта соответствует несколько экземпляров другого объекта, а каждому экземпляру второго объекта может соответствовать только один экземпляр первого объекта.

Так же существует связи:

· «один к одному» (1:1) т.е. в каждый момент времени каждому представителю сущности соответствует один представитель второй сущности.

· «многие ко многим» (М:М) т.е. связь может иметь различное количество отношений сущностей.

Мастер Access позволяет, даже мало подготовленному пользователю, создать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их выполнить:

· Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.

· Мастер по созданию форм и отчетов упрощает и ускоряет создание многотабличных форм и отчетов.

· Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения.

· Мастер по импорту/экспорту позволяет просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.

· Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, снимает все права, присвоенные ленам группы пользователей, и шифрует новую базу данных.

· Мастер по разделению базы данных помогает разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй - запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Microsoft Access, как средство сохранения реляционных БД, использует все технологии Windows.

Среди достоинств средств Access выделим следующее:

· СУБД Access полностью совместима с другими компонентами пакета Microsoft Office (электронные таблицы, текстовый редактор);

· Access обеспечивает возможность динамического обмена данными DDE с любым приложением Windows, поддерживающим DDE;

Access поддерживает так же механизм OLE, обеспечивающий связь и внедрение объектов различных приложений, различного вида: установление связи с объектами другого приложения; внедрение объекта в данное приложение БД.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows - рисунки, графики, электронные таблицы или звуковые файлы.

Основными компонентами (объектами) БД являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица - фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Запрос - вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

В Access может быть создано несколько видов запросов:

· Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. Таблицу, с результатами запроса можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

· Запрос на создание таблицы - основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.

· Запрос на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

· Перекрестный запрос - выполняет сведение данных по двум наборам значений, один из которых отражается в левой части таблицы, а другой в верхней ее части.

Форма - это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы.

Отчет - это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос - одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи. Макрокоманда - основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами, чтобы автоматизировать выполнение задачи.

Модуль - набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. Имеются три типа модулей: модуль формы, модуль отчета и общий модуль.

1.3 Проектирование базы данных

Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Работа по созданию базы данных на ПК начинается с создания таблицы. После нажатия вкладки Создать на ленте БД в поле таблицы предложены несколько вариантов действий: Таблица, Шаблон таблицы, Списки и Конструктор таблиц.

Для создания таблиц я выбираю Конструктор таблиц. Появляется окно Таблица 1: таблица, в которой определяется структура таблица базы данных.

В окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных и Описание - краткий комментарий, а так же свойства поля в разделе Свойства поля: общие свойства - на закладке Общие и тип элемента управления - на закладке Подстановка.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением « . ! “ ” ». Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. Access допускает использование одиннадцати типов данных: Таблица 1. Типы данных Тип данных Содержимое Текстовый Текст и числа Поле Мemo Длинный текст и числа Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Дата/время Значения даты и времени. Денежный Денежные значения. Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Логический Значения «Да/Нет», «Истина/Ложь», т.е. одно из двух возможных значений. Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, а также внедренные или связанные с базой данных через элемент управления в форме или отчете. Гиперссылка Текст или число берутся из текста и используются в качестве гиперссылки. Вложение Вставка любой части текста из файла. Мастер подстановок Вставка в таблицу поля из другой таблицы. При этом образуется связь. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля. Затем определяется ключевое поле в таблицах - № п/п с типом данных Счетчик. Сохраняем таблицу, давая ей имя. Затем заполняем таблицы нужными нам значениями.

Таблица «Водители» содержит необходимые сведения о водителях, работающих на данном предприятии. Данную таблицу можно назвать своеобразным «каталогом», в котором хранится нужная нам информация о данных работниках. Необходимую информацию вводят по данным кадровой службы.

Рис. 2 Таблица «Водители»



Таблица «Список автомобилей», как и таблица «Водители», является «каталогом», в который внесен список имеющихся на данном предприятии автомобилей из сведений, которые нам предоставит бухгалтерия, а именно данные о находящихся на балансе предприятия основных средствах - автомобилях.

Рис. 3 Таблица «Список автомобилей»

Таблица «Тип автомобиля» является, как бы, вспомогательной таблицей, в которой содержится тип автомобиля и его код, используемый в большинстве других таблиц.

Рис. 4 Таблица «Тип автомобиля»



Таблица «Нормы расхода» включает в себя информацию о базовых нормах расхода топлива на различные марки автомобилей. Вся информация в таблице является справочной и используется при расчетах.

Рис. 5 Таблица «Нормы расхода»

Таблица «Приход ГСМ» включает сведения о поступившем топливе, ведется его учет. Сведения из данной таблицы берутся в другую таблицу для расчетов себестоимости и создании отчета.

Рис. 6 «Приход ГСМ»



Таблица «Оценка себестоимости» содержит сведения о топливе: его марка, цена за литр и количество. Эти данные необходимы для оценки себестоимости топлива. Несколько данных берутся из другой таблицы в дальнейшем, с помощью них производятся расчеты в одноименной форме.

Рис.7 Таблица «Оценка себестоимости»

Таблица «Путевой лист» является основной и главной таблицей. В ней содержаться сведения о работе автомобиля.

Рис. 8 Таблица «Путевой лист»



Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представление выбранных данных также в виде таблицы.

Для создания запроса необходимо выбрать вкладку Создать. На ленте в поле Другие можно выбрать команды Мастер запросов, Конструктор запросов. Выбираем Конструктор запросов.

В окне Добавление таблицы выбираем используемые в запросе таблицы и нажимаем кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из данного окна.

Появляется окно конструктора Запрос 1. Окно разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные нами таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить. Для добавления поля в бланк запроса надо перетащить его с помощью мыши из таблицы в схеме данных в нужное место бланка. На ленте Конструктор выбираем тип запроса. При необходимости пишем условия отбора в соответствующее поле в бланке запроса. Сохраняем запрос, присвоив ему имя.

Запрос «Нормативный расход грузовых автомобилей», построенный на основе таблиц «Нормы расхода», «Путевой лист», служит для отбора информации из данных таблиц, с целью построения на его основе формы с дальнейшими расчетами.

Рис. 9 «Нормативный расход грузовых автомобилей»



Запрос «Нормативный расход легковых автомобилей», построенный также как и предыдущий, на основе таблиц «Нормы расхода», «Путевой лист». Целью его создания также является отбор информации из данных таблиц, и построение на его основе формы с дальнейшими расчетами. Данный запрос является запросом на выборку, условием отбора является - отбор машины по типу 1 и 3 (легковые и автобусы).

Рис. 10 «Нормативный расход легковых автомобилей»

Запрос «Приход ГСМ по дате» является запросом на выборку. Он построен на основе одной таблицы «Приход ГСМ». По данному запросу составляется отчет. Все поля из таблицы были использованы в запросе, причем в поле Дата поставки было внесено условие отбора в виде формулы.

Рис. 11 «Приход ГСМ по дате»



Запрос «Запрос на обновление пробега» - это запрос на обновление. В основе лежит таблица «Путевой лист». В строчке Обновление мы записываем формулу, по которой нам нужно произвести расчет. При открытии запроса, происходит расчет пробега и объема транспортной работы, по введенным формулам.

Рис. 12 «Запрос на обновление пробега»

Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы можно тоже распечатывать, а так же применять для создания панелей управления в приложении.

Любая форма, с помощью которой вы хотите просматривать, вводить или редактировать записи таблицы БД, должна быть предварительно сконструирована. В процессе подготовительной работы по разработке формы определяется, из каких таблиц нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы, служащие для ее оформления, будут использоваться (линии, рисунки).

Однотабличная форма может быть создана в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм.

Чтобы создать форму необходимо на вкладке Создать в поле формы выбрать либо Конструктор форм, либо Другие формы - Мастер форм. При выборе Мастера, в открывшемся диалоговом окне Создание формы, выбираем на основании какой таблицы или запроса нам нужно создать форму и выбираем нужные нам поля, причем количество возможных используемых таблиц и запросов ограничено лишь их количеством в данной базе. Затем выбираем внешний вид формы и ее стиль. Задаем имя формы и открываем ее.

При создании формы в режиме Конструктор открывается пустая форма, поля в которые мы выбираем вручную, нажатием на ленте Конструктор кнопки Добавить поля. Из предложенного списка полей выбираем нужные нам. Затем производим редактирование формы по собственному вкусу на вкладках Конструктор и Упорядочить.

Форма «Главная кнопочная форма» является стартовой формой, т.е. данная форма должна открываться первой при запуске данной базы. На ней располагаются такие элементы управления как кнопки. С их помощью переходим на другие нужные нам формы, после произведения действий в других формах, при их закрытии, всегда возвращаемся на данную форму.

Рис. 13 Форма «Главная кнопочная форма»



Форма «Водители», созданная на основе таблицы «Водители», предназначена для удобного просмотра данных о водителях, редактировании и записи новой информации.

Рис. 14 Форма «Водители»

Форма «Список автомобилей» является как бы справочной формой, в которой можно увидеть данные обо всех автомобилях, находящихся на данном предприятии. Построена данная форма на основании таблицы. Возможен ввод новых, редактирование старых данных и их удаление из списка.

Рис. 15 Форма «Список автомобилей»

Форма «Путевой лист» представляет собой путевой лист автомобиля. В данной форме производятся некоторые расчеты, такие как пробег и объем транспортной работы автомобиля с помощью запроса на обновление, и время в пути рассчитывается сразу же в форме автоматически. Можно наглядно увидеть всю информацию, а так же быстро, легко и доступно ввести новые записи, редактировать старые или удалить ранее внесенные денные.

Рис. 16 Форма «Путевой лист»

Формы «Нормативный расход топлива на грузовые автомобили в зимний период» и «Нормативный расход топлива на грузовые автомобили в летний период - являются формами, в которых производится конечный расчет нормативного расхода топлива на определенный тип автомобилей - грузовые в летний или зимний период. В данных формах не производится никаких записей, нам выдается конечный результат. Данные формы построены на основе запроса.

Рис. 17 Форма «Нормативный расход топлива на грузовые автомобили в летний период»



Формы «Нормативный расход топлива на легковые автомобили и автобусы в зимний период» и «Нормативный расход топлива на легковые автомобили и автобусы в летний период», также как и предыдущие две формы, содержат расчет нормативного расхода топлива, с тем отличием, что расчет производится на легковой автотранспорт и автобусы соответственно в летний или зимний периоды.

Рис. 18 Форма «Нормативный расход топлива на легковые автомобили и автобусы в зимний период»

Форма «Приход ГСМ» позволяет быстро и удобно ввести данные по приходу топлива, а так же наглядно увидеть всю информацию по приходу из предоставленных нам документов, а именно чеков с автозаправочных.

Рис. 19 Форма «Приход ГСМ»



Форма «Оценка себестоимости» позволяет оценивать себестоимость топлива различных марок, путем ввода лишь количества топлива и его цены. Все расчеты производятся автоматически. В данной форме удобно и быстро производятся расчеты, и получается конечный, нужный нам результат.

Рис. 20 Форма «Оценка себестоимости»

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных.

Он состоит из: раздела верхнего колонтитула, раздела нижнего колонтитула, раздела заголовка отчета, раздела примечания отчета, раздела области данных, раздела заголовка группы.

При создании отчета пользуемся Мастером отчетов на вкладке Создать в поле Отчеты. (Так же можно воспользоваться и Конструктором Отчетов). Открывается диалоговое окно, в котором надо выбрать на основании какой таблицы или запроса будет строиться отчет. Также выбираем поля, которые должны входить отчет. Затем при необходимости выбираем уровень группировки. Следующий этап - это выбор вида макета отчета. А затем и стиля. Даем название отчета и открываем его.

Отчет «Приход ГСМ по дате» представляет все данные по приходу ГСМ и может быть выведен на печать, как и любой отчет. Отчет построен на основании запроса с диапазоном дат. Поэтому открывая отчет с главной формы, сначала приходит диалоговое окно, в котором необходимо ввести с какой по какую дату нам нужен отчет.

1.4 Технологическая карта пользователя

Первое, что необходимо сделать для работы, это соответственно включить базу данных «Горюче-смазочные материалы».

Затем, нам надо включить главную кнопочную форму. На данной форме в поле «Расчет нормативного расхода топлива» мы видим четыре кнопки, при нажатии на которые открываются другие формы, в которых непосредственно происходит расчет расхода топлива.

В расчетных формах по нормативному расходу топлива все расчеты производятся автоматически. Вводить вручную ничего не требуется. Расчет в данных проводится по определенному времени года (зимний или летний период) и по разному типу автомобилей (легковые и автобусы, грузовые). Все данные берутся из других форм и таблиц, но лишь по имеющемуся автотранспорту предприятия.

Расчет нормативного расхода производится в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность предприятий в данной сфере (расчет нормативного расхода). Так же в базе данных заложена таблица с базовыми значениями норм расхода топлива, которые применяются при расчете фактического расхода. И с базовыми нормами можно сравнить рассчитанную нами норму, что бы увидеть как сработал автотранспорт (экономия или перерасход).

Для удобства все формы снабжены кнопками перехода. Можно перейти как к следующей или предыдущей записи, так и в начало и в конец списка одним нажатием кнопки. Так же имеется кнопка, при нажатии на которую открывается пустой бланк для записи, затем кнопка для ее сохранения или удаления любой записи, а так же кнопка для восстановления удаленной записи. Для выхода из формы следует нажать кнопку выхода. Для удобства все кнопки снабжены всплывающей подсказкой, то есть при наведении на выбранную кнопку высвечивается действие, которое она совершает. Так же на форме имеется строчка состояния, которая показывает количество имеющихся записей.

Для того чтобы расчеты были произведены, нам следует заполнить другие формы.

На главной кнопочной форме имеются кнопки для перехода на другие формы.

Открыв форму «Список автомобилей», мы можем перейти к списку автомобилей, находящихся на предприятия. В ней можно просто просмотреть имеющийся автомобиль, его номер, тип. Если нужно ввести новый транспорт, следует вписать новые данные об автомобиле, нажав на кнопку Добавить запись. Заполнив бланк, нажимаем кнопку Сохранить запись. Затем можно выйти из данной формы нажатием на соответствующую кнопку.

Затем из главной формы открываем форму «Список водителей». Все действия абсолютно похожи на то, что мы делали в предыдущей форме, лишь с тем отличием, что следует ввести данные о водители автотранспорта.

Две данные формы заполняются один раз, при начале работы с данной базой данных. Данные в них добавляются или убираются лишь при поступлении/увольнении сотрудника или при приеме на баланс/списании автотранспорта.

Форма, которую следует заполнить для получения конечного результата, - это «Путевой лист». Часть данных берется из других источников путем выбора из заполненных ранее нами форм. Выбор типа зависит от того, к какому типу принадлежит автотранспорт. 1 - легковой автомобиль, 2 - грузовой автомобиль, 3 - автобус. Так же автоматически берутся данные, путем выбора из списка: автомобиль, базовая норма, водитель и марка топлива. А часть данных вводится вручную из предоставленных нам документов - путевых листов. В данной форме, наряду с простым заполнением бланка, производятся два расчета - это расчет времени в пути, транспортной работы и пробега. Причем, расчет двух последних показателей, производится путем выполнения запросов на обновление из главной кнопочной формы.

Для этого следует ввести в «Путевом листе» массу груза, пробег с грузом, показания спидометра. Затем сохранить все внесенные нами данные и выйти из формы. На главной форме находится кнопка для обновления расчетных данных. Для этого следует всего лишь нажать на данную кнопку. В появившемся диалоговом окне следует нажать кнопка Да. Расчет произведен. Если мы откроем форму «Путевой лист», мы увидим, что в полях Пробег и Объем транспортной работы стоят числа. Это и есть результат выполнения запроса - расчет данных показателей. Можно выйти из формы, сохранив изменения.

Следующая форма - «Приход ГСМ». Все данные, имеющиеся в форме, вводятся вручную из предоставленных нам документов по приходу ГСМ. Вводится марка бензина, количество, цена за литр и дата поставки. Данные служат для составления отчета по приходу ГСМ. Нажимаем кнопку выхода.

В форме «Оценка себестоимости» расчеты производятся автоматически, но для этого следует ввести некоторые данные. Открываем чистый бланк, нажатием на кнопку создать запись. Необходимо выбрать марку топлива из списка, вписать вручную цену за литр и количество бензина по остатку, приходу и расходу из поступивших документов. Все суммы тут же будут считаться автоматически. Данная форма позволяет оценить себестоимость топлива, на какую сумму и какое количество было отправлено на производство. После проведения всех расчетов закрываем форму, сохранив результат.

Так же в данной базе возможно составление отчета по приходу ГСМ за определенный период, путем нажатия на главной форме соответствующей кнопки - открыть отчет по приходу. Нажав на данную кнопку, появляется диалоговое окно, в котором нам сначала надо ввести начальную дату периода, за который нам необходим отчет, нажимаем ОК. Затем вводим конечную дату периода. Нажимаем ОК. Открывается отчет за выбранный период. В отчете можно произвести изменения, а затем, нажав на панели базы в категории Режимы, выбрать предварительный просмотр. Затем можно распечатать отчет, нажав на панели кнопку Печать. Выполнив все необходимые нам действия, закрываем отчет.



Вывод

Данная база создавалась с целью облегчения работы по ведению учета ГСМ, а именно расчета нормативного использования топлива и оценке себестоимости.

Цели и задачи, которые были поставлены при создании данной базы, были выполнены, так как база облегчает работу бухгалтера по учету ГСМ. Теперь быстро можно посчитать фактическую норму расхода топлива на автомобилях различных марок и работающих на разных видах топлива, определить экономию или перерасход топлива фактически происходит и, следовательно, определить приносят ли предприятию это прибыль или убыток. Также же упростился процесс оценки себестоимости. Теперь в краткие сроки возможно оценить себестоимость топлива и рассчитать все суммы, не боясь совершить ошибку при подсчетах.

Появилась возможность оперативно формировать отчеты по ГСМ за определенный промежуток времени.

В ходе работы были созданы таблицы, в которые вводилась вся информация, нужная для работы.

Создавались запросы для поиска информации.

Формы, находящиеся в базе, помогают более наглядно предоставить информацию из таблиц и запросов, и предполагают более быстрое и удобное заполнение форм, что позволит эффективнее работать.

Так же были созданы отчеты, представляющие информацию в конечном виде. Отчеты готовы к распечатыванию их на листах, т.е. являются документом для отчетности о проделанной работе.



Список литературы

1. Вонг Вэлес, Паркер Роджер С. «Microsoft Office для Windows». Издательство «Диалектика», Москва, 2003г.

2. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. «Базы данных» учебник информатики. Издательство «Феникс», Москва, 2007г.

3. Демин В.М., Кузин А.В. «Разработка баз данных в системе Microsoft Access. Издательство «ФОРУМ», Москва, 2009г.

4. Полетаев А.В. «Автотранспорт. Учет. Налоги. Нормы расхода ГСМ». Журнал «Консультант бухгалтера», №3, издательство «Дело и сервис», 2008г.

5. Проданова Н.А. «Бухгалтерский учет ГСМ». Издательство «Феникс», 2007г.