Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

17

Контрольная работа

Дисциплина: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Барнаул - 2010

1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления

Переход к безбумажной технологии заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Постоянное увеличение информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по данным разных организаций, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, для их поиска сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При переходе

к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25--50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения.

Системы управления документами (СУД) предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами

разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации.

Развитые системы управления документами осуществляют следующие функции:

* индексирование документов;

* полнотекстовый поиск по ключевым словам;

* управление конфигурацией документа с установлением взаимосвязи между отдельными структурными компонентами;

* ассемблирование документов, позволяющее объединить все части составного документа для отображения на экране;

* организация доступа к документу независимо от места его хранения;

* поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов, таких как оглавление или название раздела;

* многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например, «только для чтения»;

* администрирование учета и архивирования;

* организация выдачи/возврата документа;

* контроль версий документа;

* рассылка документов.

Развитие сети Интернет определяет появление ряда новых функций современных СУД, например, возможность помещения документов на Web-узле; поддержка обмена документами по ЛВС или по корпоративной сети между сотрудниками фирмы, а по Интернет -- с клиентами и партнерами фирмы. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. Стр. 58

В настоящее время полный переход к безбумажным технологиям не возможен поскольку отсутствует юридическая основа для внедрения безбумажных. Нет общегосударственных и отраслевых стандартов на ЭД, к требованиям функционирования систем, уровням защиты от несанкционированного доступа. Поэтому часто, ссылаясь на отсутствие законов и стандартов, руководители разработок решают оставаться в рамках действующего законодательства. То есть создавать традиционные бумажные системы, может быть только с элементами безбумажной технологии.

Замечательные достижения в развитии вычислительной техники и каналов связи, а также достижения в теории и практике программирования последних лет сделали реальностью переход к безбумажным технологиям. Пожалуй, сейчас фактором, наиболее сдерживающим массовое внедрение безбумажной технологии, является отсутствие соответствующей юридической основы.

2. Что такое программное обеспечение ЭИС и его состав

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Методологическую основу проектирования ЭИС составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели. Для системы характерно изменение состояний объектов, которые с течением времени происходят в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой.

Классификация ЭИС

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетом сферы применения выделяются:

• банковские информационные системы;

• информационные системы фондового рынка;

• страховые информационные системы;

• налоговые информационные системы;

• информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские ИС);

• статистические информационные системы и др.

Структура ЭИС

Структура экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т. д.) с позиции кибернетики выглядит как основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления и связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС).

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Функции ЭИС

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и др. отделы), осуществляющих следующие функции управления:

• планирование -- функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

• учет -- функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

• контроль -- функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

• оперативное управление -- функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

• анализ -- функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период. Корнеев И. К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. «ИНФРА-М», 2000. Стр. 103.

3. Дайте характеристику организационно-распорядительной документации, приведите примеры документов

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции управления);

· происхождению (служебные и личные);

· месту составления (внешние и внутренние);

· способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские);

· форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные);

· количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов).

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более. Гнедова Н.М. Кузнецова С.В. Романова Т.А. Проектирование развития ДОУ: Методическое пособие. - Сфера, 2010. Стр. 95.

4. Требования к системам управления документооборотом

Типовые требования к системам управления документооборотом.

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

· обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

· поддерживать технологию HSM;

· протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

· необходимо наличие развитых средств администрирования;

· поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

· кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

· территориально распределенные организации;

· алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

· цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

· наличие выделенного сервера приложений;

· наличие тонкого клиента;

· поддержка доступа к документам с использованием браузера.

· многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

· интеграция со средствами потокового ввода документов;

· интеграция с офисными приложениями;

· интеграция с электронной почтой;

· наличие развитого программного интерфейса (API);

· интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

· возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

· возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

· в случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебник. 2-е изд. -М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. Стр. 188.

5. Оценка эффективности внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия

ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System -- Система планирования ресурсов предприятия) -- это интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).

Цель системы -- содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое информационное пространство предприятия.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning -- Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning -- Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Функции ERP-систем

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов:

· модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;

· аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;

· СУБД, системное и обеспечивающее ПО;

· набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;

· регламент использования и развития программных продуктов;

· IT-департамент и обеспечивающие службы;

· собственно пользователи программных продуктов.

Основные функции ERP систем:

· ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

· формирование планов продаж и производства;

· планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;

· управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;

· планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;

· оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;

· управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Достоинства

Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Столярова Г.А. Информатика: учебно-методический комплекс. - Челябинск: Цицеро, 2005. Стр. 201.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

6. Устройства резервного копирования информации

Резервное копирование (англ. backup) -- процесс создания копии данных на носителе (жёстком диске, дискете и т. д.), предназначенном для восстановления данных в оригинальном месте их расположения в случае их повреждения или разрушения.

Резервное копирование необходимо для возможности быстрого и недорогого восстановления информации (документов, программ, настроек и т. д.) в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине.

Кроме этого решаются смежные проблемы:

· Дублирование данных

· Передача данных и работа с общими документами

Виды резервного копирования:

· Полное резервирование Full Backup

· Дифференциальное резервирование Differential Backup

· Добавочное резервирование Incremental Backup

· Пофайловый метод

· Блочное инкрементальное копирование Block Level Incremental

Хранение резервной копии:

· Лента стримера -- запись резервных данных на магнитную ленту стримера.

· «Облачный» бэкап» -- запись резервных данных по «облачной» технологии через онлайн-службы специальных провайдеров.

· DVD или CD -- запись резервных данных на компактные диски.

· HDD -- запись резервных данных на жёсткий диск компьютера.

· LAN -- запись резервных данных на любую машину внутри локальной сети.

· FTP -- запись резервных данных на FTP-серверы.

· USB -- запись резервных данных на любое USB-совместимое устройство (такое, как флэш-карта или внешний жёсткий диск)

· ZIP, JAZ, MO -- резервное копирование на дискеты ZIP, JAZ, MO.

Типы резервного копирования

· Полными копиями

· Добавочные копии

· Разностные копии

Полные копии

Полная копия -- это копия, при которой на резервный носитель сохраняется каждый файл. Если копируемые данные никогда не меняются, все создаваемые полные копии будут одинаковыми. Это объясняется тем фактом, что при создании полной копии не проверяется, был ли файл изменён со времени последнего копирования, и таким образом, на носитель записывается все файлы, вне зависимости от того, были они изменены или нет.

Вот почему полные копии не делаются постоянно -- все файлы уже записаны на резервный носитель. При полном копировании, даже если ничего не меняется, используется большой объём резервного носителя. Ежедневное копирование 100 гигабайт данных, когда возможно, изменяются только 10 мегабайт, противоречит здравому смыслу, вот почему были придуманы добавочные копии.

Добавочные копии

При создании добавочных копий, в отличие от полных, сначала проверяется время изменения файла и сравнивается со временем последнего копирования. Если время изменения более раннее, значит, файл не был изменён после последнего копирования и в этот раз его можно пропустить. С другой стороны, если дата изменения файла более поздняя, чем дата последнего копирования, значит, файл был изменён и его следует включить в резервную копию.

Добавочные копии используются в сочетании с регулярными полными копиями (например, полные копии делаются еженедельно, а добавочные -- ежедневно).

Основное преимущество добавочных копий состоит в том, что они выполняются гораздо быстрее, чем полные. А основной их недостаток состоит в том, что для восстановления нужного файла может потребоваться просматривать несколько добавочных копий, пока он не будет найден. При восстановлении всей файловой системы необходимо восстановить последнюю полную копию и все последующие добавочные копии.

С целью исключить необходимость восстановления всех копий по очереди был разработан немного другой подход, который называется разностным.

Разностные копии

Разностные копии похожи на добавочные тем, что они включают только изменённые файлы. Однако разностные копии являются накопительными -- другими словами, при разностном копировании файл, изменённый однажды, будет включаться во все последующие разностные копии (имеется в виду до следующей, полной копии).

Это значит, что каждая разностная копия содержит все файлы, изменённые со времени последней полной копии, что позволяет выполнить полное восстановление, восстановив только последнюю полную и последнюю разностную копию.

Стратегия резервного копирования с разностными копиями обычно похожа на стратегию с добавочными копиями: за одним периодическим полным копированием следует несколько более частых разностных.

Эффект такого использования разностных копий заключается в том, что со временем разностные копии обычно немного вырастут (если в интервале времени между полными копиями меняются разные файлы). Таким образом, разностные копии находятся где-то между добавочными и полными с точки зрения использования резервных носителей и скорости копирования, а также быстроты восстановления одного файла и всей файловой системы (так как приходится просматривать/восстанавливать меньше копий).

Учитывая все эти характеристики, разностные копии заслуживают внимательного изучения. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебник. 2-е изд. -М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. Стр. 154.

7. Каковы методы составления моделей документов

Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому деловые документы печатаются на бумаге хорошего и высшего качества, машинной резки. Конверты для служебных документов должны быть соответствующего размера и качества.

Оформление документов регламентируется стандартами и инструкциями по делопроизводству. Некоторые документы должны оформляться, как правило, на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках -- национальном и русском (реквизиты 06, 07, 12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20--35 -- левое; 10-- правое; 20 -- верхнее; 10--нижнее.

Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вступивший в действие 01.07.2003 г.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром -- переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11, 12;14,15,16;17; 18;19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17;18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.

Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.

На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Заместитель директора Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации». Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. Стр. 178.

Список литературы

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.

2. Гнедова Н.М. Кузнецова С.В. Романова Т.А. Проектирование развития ДОУ: Методическое пособие. - Сфера, 2010.

3. Корнеев И. К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. «ИНФРА-М», 2000.

4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

5. Столярова Г.А. Информатика: учебно-методический комплекс. - Челябинск: Цицеро, 2005.

6. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебник. 2-е изд. -М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005.