Характеристика автоматизованих систем обробки економічної інформації, функціонування та принципи побудови

Характеристика автоматизованих систем обробки економічної інформації, функціонування та принципи побудови

Автоматизовані системи обробки інформації (АСОІ) - це людино-машинні системи, які забезпечують автоматизоване збирання і обробку інформації, необхідної для оптимізації управління в різних сферах діяльності.

Щодо управління народним господарством АСОІ поділяють на державну автоматизовану систему (ДАС), галузеву автоматизовану систему управління (ГАСУ), територіальну автоматизовану систему управління (територіальну АСУ), автоматизовану систему управління підприємством (АСУП), автоматизовану систему управління технологічним процесом (АСУ ТП).

Вдосконалення контрольно-аудиторської роботи в народному господарстві відповідно до вимог ринку певною мірою залежить від сумісності АСОІ різних рівнів і різного функціонального призначення.

Технічною базою їх є комплекс технічних засобів (КТЗ), до якого належать: персональні, універсальні і малі ЕОМ; обладнання збирання, підготовки І попередньої обробки інформації, засоби зв'язку і передавання інформації; пристрої тиражування, комплектування і остаточної обробки документів, автоматизованого видавання документів та збереження їх.

Важливу роль у погодженні функціонування різних рівнів АСОІ виконує інформаційне забезпечення.

Для цього необхідна єдина система кодування і класифікації техніко-економічної інформації, яка є частиною інформаційного забезпечення АСОІ і комплексом взаємопов'язаних загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, пристосованих для безпосередньої обробки обчислювальною технікою.

Сумісність АСОІ залежить від організаційної, технічної, програмної, математичної, інформаційної і лінгвістичної сумісності.

Організаційна сумісність АСОІ полягає в спільності організаційної структури АСОІ різних рівнів і різного функціонального призначення (АСУ підприємства, АСУ галузі).

Технічна сумісність передбачає автоматичне функціонування комплексу технічних засобів АСОІ різних рівнів, включаючи обмін інформацією і можливість спільного розв'язання великомасштабних завдань (контроль виконання державних замовлень по галузі, її об'єднаннях та ін.).

Програмна сумісність полягає у можливості використання програм в АСОІ різних рівнів і різного функціонального призначення.

Математична сумісність - це можливість використання єдиних математичних методів, моделей і алгоритмів в АСОІ різних рівнів.

Інформаційна сумісність передбачає використання єдиних баз даних АСОІ різних рівнів (галузевої і підприємства).

Лінгвістична сумісність - використання однозначності науково-технічних і економічних термінів, а також інших мовних засобів в АСОІ, правил формалізації природної мови, включаючи методи стискання і розгортання текстів.

Сумісність АСОІ забезпечується розробкою їх відповідно до галузевих керівних методичних матеріалів (ГКММ).

АСОІ для управління і контролю господарської діяльності об'єднання переважно створюються на базі власного інформаційно-обчислювального центру (ЮЦ) і охоплюють у складі об'єднання всі підприємства і виробничі одиниці.

Там, де недоцільно створювати власний ЮЦ, АСОІ функціонують на базі відомчого (галузевого) кущового інформаційно-обчислювального центру (КІОЦ) або інформаційно-обчислювальних центрів системи Держкомстату України, а також обчислювальних центрів колективного користування.

Основою технічної бази АСОІ є обчислювальні системи.

Обчислювальна система - це сукупність взаємопов'язаних і погоджено діючих обчислювальних машин, об'єднаних математичним забезпеченням і технічними засобами, призначеними для автоматизації процесу приймання вхідної інформації від її джерел, обробки і видавання результативної інформації користувачам.

Обчислювальна система складається з вхідного і вихідного трактів, спеціалізованої обчислювальної техніки.

Вхідний і вихідний тракти - це сукупність однотипних пристроїв, відповідно приймання і видавання інформації, об'єднаних у самостійні блоки.

Обчислювальні системи належать до категорії складних систем. Найбільш прогресивним методом, який застосовується при створенні складних економічних систем, є системний підхід. Суть його полягає в тому, що кожний досліджуваний об'єкт розглядають у зв'язку з іншими об'єктами єдиної системи, виходячи із функціональних взаємозв'язків вхідних і вихідних характеристик системи, використання математичного апарату дослідження з кількісним вираженням окремих параметрів і властивостей об'єкта, який підлягає контролю.

Характерними рисами складних систем є те, що вони не мають єдиного критерію ефективності їх або кількох рівноцінних критеріїв, один із яких можна прийняти за основний, домінуючий, залежно від призначення і характеру завдань І стану системи. Це передусім стосується системи господарської діяльності підприємства, яка є об'єктом фінансово-господарського контролю.

Автоматизовану систему обробки інформації для управління і контролю господарської діяльності подано на рис. 1.

При організації АСОІ для управління і контролю господарської діяльності на технічній базі ЕОМ застосовуються терміни і визначення кібернетики, знання яких необхідне; економісту-контролеру для пошуку даних в АСОІ, використання їх при ревізії й аудиті господарської діяльності, а також автоматизованого виконання контрольно-аудиторського процесу.

Дані - це інформація, подана у формалізованому вигляді, який дає змогу передавати або обробляти її за допомогою технічних засобів (виконання плану державного замовлення, договорів поставки тощо).

Підсистема - частина системи, яка є сукупністю деяких відносно автономних елементів і разом з тим характеризується підпорядкованістю функціонуванню всієї системи.

Так, якщо розглядати в АСОІ для управління підприємством підсистеми планування, обліку, контролю і регулювання, то всі вони підпорядковані єдиній меті - оптимізації системи господарської діяльності. Всі ці підсистеми є умовно локальними, але між собою вони перебувають у системному взаємозв'язку, що дуже важливо для фінансово-господарського контролю й аудиту, оскільки вивчають вони не лише зміст інформації зазначених систем, а й достовірність даних про господарську діяльність підприємства, які формуються АСОІ відповідно до заданих алгоритмів.

Алгоритм - точне загальноприйняте приписання, що визначає перетворення первинних даних у шуканий результат. Щодо задач, які розв'язує ЕОМ, алгоритм - це упорядкована сукупність елементарних і логічних операцій, записаних будь-якою вхідною мовою (ланцюг математичних формул, запис універсальною алгоритмічною мовою), виконання яких приводить до вирішення відповідного завдання (контроль виконання договорів поставки продукції та Ін.).

Основні властивості алгоритму полягають у визначенні точності виконання операції, масовості - придатності для розв'язання цілої низки аналогічних задач, результативності - властивості визначити процес, який при будь-яких припустимих первинних даних дає змогу дістати пошуковий результат за певний відрізок часу.

Для алгоритму характерні також дискретність визначеного ним процесу і простота операцій, які виконуються обчислювальною машиною за певною програмою.

Так, при вирішенні комплексного завдання "Контроль використання праці" за заданим алгоритмом ЕОМ у порядку дискретності видає дані про чисельність працівників основного і допоміжного виробництв, продуктивність їхньої праці за звітний період та за минулі аналогічні періоди, темпи зростання продуктивності праці і заробітної плати на підприємстві, у госпрозрахункових підрозділах, бригадах і окремих працівників.

Рис. 1. Автоматизована система обробки інформації для управління і контролю господарської діяльності

Програма обчислювальної машини - перетворена форма алгоритму, записаного мовою конкретної машини.

Мультипрограмування, або багатопрограмний режим виконання програм на ЕОМ полягає в тому, що центральний процесор і пристрої ЕОМ поперемінне надаються кільком програмам.

Програма, якій у певний момент надається процесор, називається активною і розміщується повністю або частково в оперативній пам'яті ЕОМ. Решта програм перебуває у стані очікування процесора і може обслуговуватися тільки зовнішніми пристроями. Якщо обсяг оперативної пам'яті досить великий, то очікуючі програми також зберігаються в оперативній пам'яті. Програми можна розміщувати також у зовнішніх накопичувачах пам'яті.

Моменти переведення активної програми у стан чекання і вибір активної програми встановлюються алгоритмом планування операційної системи.

Мультипрограмування дає змогу в ряді випадків ефективніше (ніж при послідовному виконанні програм) використовувати ЕОМ. Іноді його застосовують для організації обслуговування програм переважно з мінімальним часом виконання, для роботи в режимі розподілення часу.

Реалізація мультипрограмування ґрунтується на використанні можливостей сучасної ЕОМ (автономне управління зовнішніми пристроями, система переривання роботи центрального процесора).

Операційна система - частина математичного забезпечення ЕОМ, призначена для управління процесором виконання готових програм на ЕОМ. У зв'язку з тим що операційна система управляє виконанням таких системних програм, як транслятори, прикладні програми обробки даних, інформаційно-пошукові програми та інші, вона є універсальним засобом доступу до виконання різних послуг, які надають користувачу обладнання ЕОМ, і до всього математичного забезпечення.

Математичне забезпечення обчислювальної машини - це сукупність програм, процедур і правил, пов'язаних Із цими компонентами документацією, яка дає змогу використати обчислювальну машину для розв'язання різного класу задач.

Кожна програма має коментар, складений початковою мовою. До програм включено оператори, які являють собою сукупність символів і вказують операцію, її значення або місцезнаходження операндів, тобто елементів даних, що беруть участь у виконанні операцій ЕОМ. Оператор у програмі - машинна команда для виконання певних робіт технічними засобами обчислювальної машини.

Умовно математичне забезпечення можна поділити на внутрішнє і зовнішнє.

Внутрішнє математичне забезпечення - комплекс програмних засобів, які забезпечують експлуатацію ЕОМ і ефективну організацію обчислювального процесу. Комплекс складається із експлуатаційних програм, операційної системи, що становлять апаратно-програмний комплекс, у якому об'єднано засоби організації, збереження і вибирання даних.

Так, у процесі ревізії у запитному режимі можна добути дані про витрачання сировини на виготовлення продукції за певний період, виконання договорів кооперованих поставок, закріплення матеріальної відповідальності за збереження матеріалів, сировини, напівфабрикатів тощо.

Зовнішнє математичне забезпечення - комплекс програмних засобів, які забезпечують вигоди абоненту при постановці, програмуванні і розв'язанні задач на ЕОМ і зменшення трудомісткості, а також спрощення підготовчих робіт, пов'язаних з обробкою інформації на ЕОМ. До цього виду математичного забезпечення належать:

бібліотеки стандартних програм;

алгоритмічні мови як засоби описування розв'язуваних задач.

Транслятори - машинні програми, призначені для автоматичного переведення алгоритмів, складених на алгоритмічних мовах проектування машинної обробки інформації, на мову конкретної ЕОМ.

Бібліотеки стандартних програм містять набір типових модулів, призначених для реалізації стандартних рішень економічних та інших прикладних задач. Для проведення аудиту з використанням ЕОМ такими типовими модулями можуть бути: інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, аналізу її результатів і відображення в бухгалтерському обліку; виявлення приписок в оплаті праці; платоспроможності підприємства та ін.

Алгоритмічні - це умовні мови, за допомогою яких записують програми роботи ЕОМ. Вони універсальні, оскільки за допомогою їх можна зобразити будь-яке перетворення інформації, яке може бути записане іншим зрозумілим ЕОМ алгоритмом.

Отже, алгоритмічна мова - це набір символів та система правил утворення і тлумачення конструкцій із цих символів для складання алгоритмів розв'язання задач ЕОМ.

Розрізняють мову програмування, передбачену для записування програм і даних, та метамову - для визначення іншої мови, на якій працює конкретна ЕОМ.

Початковою (вхідною) називається мова, з якої здійснюється переклад програм на машинну мову програмування, оператори якого складаються з машинних команд.

Основними видами алгоритмічних мов є машинно-незалежні і машинно-орієнтовані. Перші найбільш зручні, оскільки ними може бути записана будь-яка задача; другі - мови програмування, які відображують структуру певних ЕОМ.

Для того щоб приступити до розв'язання задачі, потрібно перевести програму на ту машинну мову, яку розуміє ЕОМ. Це виконується автоматично на обчислювальній машині за спеціальною програмою-транслятором.

Машинно-незалежні мови поділяють на універсальні (для різних видів знань) і спеціалізовані; машинно-орієнтовані - на проблемно орієнтовані, що відображують особливості того класу задач (економічних, математичних), для запису яких вони призначені.

Для послідовного перетворення і виконання команд кожного оператора початкової мови застосовується програма-інтерпретатор.

У процесі застосування програм обробки інформації на ЕОМ виникають деякі похибки (помилки).

Розпізнавання, місцезнаходження і характер помилок у програмі виявляє спеціальна діагностична програма.

ЕОМ за спеціальними програмами може видавати інформацію користувачам за системою пріоритетів. Обробка даних за програмою, при якій набір послідовності команд виконується на певному етапі, за встановленою черговістю, називається обробкою за пріоритетами. Так, інформацію про виконання плану виробництва за минулу добу керівнику підприємства в порядку пріоритету ЕОМ може видати раніше, ніж головному бухгалтеру.

Для виконання контрольно-ревізійних процедур на ЕОМ структура математичного забезпечення повинна давати змогу реалізувати режим запит - відповідь (діалог людина - машина), тобто діалоговий режим.

При цьому доцільно застосовувати багатопрограмні ЕОМ, а також широку номенклатуру периферійних технічних засобів (реєстраторів виробництва різних типів, автоматизованих пунктів підготовки даних - АПД та ін.).

Комплексне використання різних засобів обчислювальної та організаційної техніки (збирання, передавання, накопичення, переробка і подання інформації) у режимі запит - відповідь аудитором здійснюється комплексом технічних засобів (КТЗ) автоматизованої системи обробки даних (рис. 2).

Розвиток обчислювальних систем різного рівня дає змогу об'єднати їх між собою утворенням мереж ЕОМ для ефективного використання автоматизованого банку даних.

Експлуатація мережі ЕОМ ґрунтується на дистанційній обробці завдань користувача на універсальній ЕОМ і на апаратурі теле-обробки даних, яка включає обробку даних, що надходять від віддалених абонентів, і управління їх передаванням по каналах зв'язку між абонентами і ЕОМ. Абонентами виступають користувачі - контрольно-аудиторські підрозділи (відомчі і позавідомчі), окремі працівники контрольних органів.

Рис 2 Класифікація комплексу технічних засобів обробки економічної інформації

Отже, кібернетизація контрольно-аудиторського процесу є основним напрямом розвитку фінансово-господарського контролю й аудиту, спрямованого на активізацію бізнесу в народному господарстві.